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Leistungsbeschreibung zur Bereitstellung eines
Gesamtsystems zur Bezügeabwicklung
(LEBE.Bezüge)
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I. Inhaltsverzeichnis
I. Inhaltsverzeichnis 2
II. Abbildungs- und Tabellenverzeichnis 11
III. Abkürzungsverzeichnis 12
IV. Glossar 21
1 Einleitung 36
2 Ausgangsituation und Zielsetzung 38
2.1 Ausgangssituation 38
2.1.1 Aufgabenverteilung im LAF in Bezug auf das Bezügeverfahren 39
2.1.1.1 Mengengerüst 39
2.1.1.2 Die Bezügestelle des LAF 39
2.1.1.3 Die Leitstelle im LAF für das Bezügeverfahren 40
2.1.2 Derzeitiges Bezügeverfahren FABEA 40
2.1.2.1 Daten der Dienststellen 40
2.1.2.2 Daten von Personalfällen 40
2.1.2.3 Bezügebearbeitung 40
2.1.2.4 Stichprobenkontrollverfahren 41
2.1.2.5 Datenaufbereitung und Output 41
2.1.2.6 Veraktung 41
2.1.3 Ausschreibungsgegenstand 42
2.1.4 Zeit- und Projektplanung 42
2.2 Zielsetzung 45
2.3 Stakeholder 46
2.3.1 Landesamt für Finanzen Mecklenburg-Vorpommern 46
2.3.2 Ministerium für Inneres, Bau und Digitalisierung 47
2.3.3 Personalführende Dienststellen 47
2.3.4 Finanzministerium 47
2.3.5 Datenverarbeitungszentrum MV GmbH 47
2.3.6 Landesrechnungshof 47
2.3.7 Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit des Landes Mecklenburg-Vorpommern
48
2.3.8 Datenschutzbeauftragte des LAF 48
2.3.9 AG Gleichstellungsbeauftragte 48
2.3.10 Personalvertretung 48
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2.3.10.1 Arbeitsgemeinschaft der Hauptpersonalräte 48
2.3.10.2 Arbeitsgemeinschaft der örtlichen Personalräte 48
2.3.10.3 Schwerbehindertenvertretung 49
2.4 Gesetzliche Rahmenbedingungen 49
3 Allgemeine Systembeschreibung 52
3.1 Systemarchitektur 52
3.1.1 Überblick Zielsystem 52
3.1.2 Netzanbindung 55
3.1.3 Bereitstellung/Installation 55
3.1.3.1 On-Premise-Betriebsmodell 55
3.1.3.2 SaaS Betriebsmodell 56
3.1.3.3 Umgebungen 56
3.1.4 Mengengerüst 57
3.2 Beschreibung von Anwendungsfällen des globalen Fachprozesses 57
3.2.1 Kommunikationsplattform (KP) (Self-Service) 59
3.2.2 Inputmanagement 60
3.2.3 Bezügebearbeitung 61
3.3 Rollenbeschreibung 64
3.3.1 Systemadministration 64
3.3.2 Zentrale Fachadministration 64
3.3.3 Ressortspezifische Fachadministration (ePAePV) 65
3.3.4 Anwendungsbetreuung der Dienststellen 66
3.3.5 Anwendungsbetreuung der Kommunikationsplattform 67
3.3.6 Datenschutzprüfung 67
3.3.7 Interne Revision LAF 68
3.3.8 Interne Revision Dienststellen 68
3.3.9 Revision Kommunikationsplattform 68
3.3.10 Leitung Justiziariat LAF MV 69
3.3.11 Sachbearbeitung Pfändung 69
3.3.12 Sachbearbeitung Widerspruch 69
3.3.13 Leitung der Abteilung Bezüge 69
3.3.14 Leitung der Sachbearbeitung im Personalbereich 70
3.3.15 Dezernatsgruppenleitung Bezüge bzw. Personal 70
3.3.16 Dezernatsleitung 71
3.3.17 Stichprobenkontrolle (Prüfgruppe) 71
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3.3.18 Zeichnungsbefugte Dienststellen 72
3.3.19 Sachbearbeitung für besondere Aufgaben LAF 72
3.3.20 Sachbearbeitung LAF 73
3.3.21 Sachbearbeitung Dienststellen 74
3.3.22 Sachbearbeitung Organisation 74
3.3.23 Sachbearbeitung Stellenhaushalt 75
3.3.24 Sachbearbeitung 4-Augen-Prinzip 75
3.3.25 Sachbearbeitung Zeichnungsbefugnis 75
3.3.26 Sachbearbeitung Ermittlungs- und Disziplinarangelegenheiten 76
3.3.27 Sachbearbeitung 4-Augen-Prinzip und Zeichnungsbefugnis Ermittlungs- und
Disziplinarangelegenheiten 76
3.3.28 Stabstelle - Dienstaufsichtsbeschwerden 77
3.3.29 Benutzer der Kommunikationsplattform 77
3.3.30 Bevollmächtigte Nutzer der Kommunikationsplattform 77
4 Funktionale Systemkomponenten 79
4.1 Übergreifende Anforderungen für Bezügeberechnung und ePA/ePV 79
4.1.1 Datenerfassung 79
4.1.2 Kataloge 83
4.1.3 Vier-Augen-Prinzip 83
4.1.4 Lebenslaufdaten 84
4.1.5 Plausibilitätsprüfungen 86
4.1.6 Dokumentenerstellung 87
4.1.7 Veraktung/Dokumentenmanagementsystem 90
4.1.8 Qualifizierte elektronische Signatur und Siegel 93
4.1.9 Workflowmanagement 94
4.2 Kommunikationsplattform (Self-Service) 106
4.3 Inputmanagement 116
4.3.1 Dokumenteninhaltserfassung (OCR/ICR) 116
4.3.2 Anbindung an bestehendes System 118
4.4 Auswertungen 119
4.4.1 Gesetzlich vorgegebene und standardmäßige Auswertungen 120
4.4.2 Weitergehende, eigene Auswertungen 123
4.5 Outputmanagement 126
4.6 Rollen und Berechtigungen 128
4.7 Bezügeabrechnung 131
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4.7.1 Rechtliche Anforderungen und Kataloge HR-System 132
4.7.2 Workflowmanagement 134
4.7.3 Datenerfassung 136
4.7.4 Mehrere Rechtsverhältnisse und Ansprüche zu demselben und unterschiedlichen
Arbeitgebern/Dienstherrn 137
4.7.5 Lebenslaufdaten 138
4.7.6 Dunkelverarbeitung 139
4.7.7 Anforderungen Entgelt 140
4.7.7.1 Bruttoberechnung 140
4.7.7.1.1 Grundbezüge 140
4.7.7.1.2 Gesonderte Beschäftigungsverhältnisse und -arten 145
4.7.7.1.3 Weitere Bezügebestandteile 147
4.7.7.1.4 Kürzungen/Minderung von Bezügen 147
4.7.7.1.5 Einmal- und Sonderzahlungen, Sterbegeld 148
4.7.7.1.6 Besondere Arbeitszeitregelungen 150
4.7.7.1.7 Weitere Anforderungen 150
4.7.7.2 Nettoberechnung 152
4.7.7.2.1 Sozialversicherung 152
4.7.7.2.2 Steuerliche Abzüge 156
4.7.7.2.3 Beiträge zur Zusatzversorgung 156
4.7.7.2.4 Einbehaltungen und Abzüge 157
4.7.7.2.5 Vorschüsse und Arbeitgeberdarlehen 157
4.7.7.2.6 Vermögenswirksame Leistungen 157
4.7.8 Anforderungen Besoldung 158
4.7.8.1 Bruttoberechnung 158
4.7.8.1.1 Allgemeine Berechnung der Besoldung 158
4.7.8.1.2 Besondere Arbeitszeitregelungen 161
4.7.8.1.3 Leistungsbezüge 162
4.7.8.1.4 Familienbezogene Leistungen 162
4.7.8.1.5 Weitere Bezügebestandteile 162
4.7.8.1.6 Auslandsbesoldung 164
4.7.8.1.7 Anwärterbezüge 164
4.7.8.1.8 Einmal- und Sonderzahlungen 166
4.7.8.1.9 Amtsbezüge 166
4.7.8.1.10 Kürzungen/Minderung von Bezügen 167
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4.7.8.1.11 Versorgungszuschlag 169
4.7.8.1.12 Weitere Anforderungen 171
4.7.8.2 Nettoberechnung 172
4.7.8.2.1 Steuerliche Abzüge 172
4.7.8.2.2 Altersvorsorge Riester 172
4.7.8.2.3 Einbehaltungen 172
4.7.8.2.4 Vorschüsse 173
4.7.8.2.5 Vermögenswirksame Leistungen 174
4.7.8.2.6 Nachversicherung 174
4.7.9 Anforderungen Versorgung 177
4.7.9.1 Bruttoberechnung – Versorgung 177
4.7.9.1.1 Ermittlung der Versorgungsdaten 178
4.7.9.1.2 Ermittlung des Ruhegehaltssatzes 179
4.7.9.1.3 Sterbegeld 182
4.7.9.1.4 Hinterbliebenenversorgung 182
4.7.9.1.5 Versorgung nach dem LMinG 186
4.7.9.1.6 Versorgungsauskunft und weitere Auskünfte 187
4.7.9.1.7 Versorgungsberechnung 189
4.7.9.1.8 Unfallfürsorge 193
4.7.9.1.9 Übergangsgeld und Ausgleich 197
4.7.9.1.10 Kürzungen/Aberkennungen der Versorgungsbezüge 198
4.7.9.1.11 Ruhensregelungen 200
4.7.9.1.12 Bruttoberechnung Altersgeld 205
4.7.9.2 Nettoberechnung Versorgung und Altersgeld 212
4.7.9.2.1 Sozialversicherung Versorgung und Altersgeld 212
4.7.9.2.3 Versorgungsempfänger- und Altersgeldempfängerausweis 214
4.7.9.4 Versorgungslastenteilung 215
4.7.9.5 Versorgungsausgleich 219
4.7.10 Übergreifende fachliche Anforderungen 223
4.7.10.1 Bruttoberechnung - Bezügeberechnung allgemein 223
4.7.10.2 Bruttoberechnung - Leistungsbezüge 224
4.7.10.3 Bruttoberechnung - Familienbezogene Leistungen 225
4.7.10.4 Bruttoberechnung - Weitere Bezügebestandteile 228
4.7.10.5 Bruttoberechnung- Einmal- und Sonderzahlungen 230
4.7.10.6 Bruttoberechnung - Sterbegeld 231
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4.7.10.7 Bruttoberechnung - Sabbatical 232
4.7.10.8 Nettoberechnung - Sozialversicherung 234
4.7.10.9 Nettoberechnung - Steuerliche Abzüge 234
4.7.10.10 Nettoberechnung - Beiträge zur Zusatzversorgung 236
4.7.10.11 Nettoberechnung - Altersvorsorge Riester 239
4.7.10.12 Nettoberechnung - Vorschüsse 239
4.7.10.13 Nettoberechnung - Vermögenswirksame Leistungen 240
4.7.11 Fiktivberechnungen und Abrechnungsläufe 241
4.7.12 Stichprobenkontrollverfahren 243
4.7.13 Dokumentenerstellung - Bezügemitteilung 244
4.7.14 Zahlung/Zahlbarmachung 245
4.7.14.1 Anforderungen an die Erstellung der Zahlungsverkehrsdatei (Zahlungsverkehrsverfahren
PPM) 245
4.7.14.2 Anforderungen an die Erstellung der Buchungsdatei (HKR-Verfahren) 246
4.7.14.3 Übergreifende Anforderungen an die Zahlbarmachung (Buchung und Zahlung) von
Bezügen 247
4.7.15 Steuerbehandlung 248
4.7.15.1 Lohnsteuerbehandlung 248
4.7.15.2 Lohnsteueranmeldung 249
4.7.16 Pfändungen, Abtretungen und Aufrechnungen 250
4.7.17 Einwandbehandlung 257
4.7.18 Rückforderung von Bezügen 262
4.8 Elektronische Personalakte/Elektronische Personalverwaltung 267
4.8.1 Übergreifende Anforderungen 267
4.8.1.1 Allgemeine Anforderungen 267
4.8.1.1.1 Dokumentenvorschau 268
4.8.1.1.2 Zentrale Massendatenänderung 269
4.8.1.2 Arbeitsbereichsstrukturierung – Generelles 269
4.8.1.2.1 Unterscheidbarkeit 269
4.8.1.2.2 Anzeigen 269
4.8.1.2.3 Individuelle Konfiguration 269
4.8.1.3 Metadaten 270
4.8.1.3.1 Anhand von Metadaten sortieren 270
4.8.1.3.2 Anzeigeeinstellung Metadaten 270
4.8.1.3.3 Metadaten konfigurieren 271
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4.8.1.4 Protokollierung 271
4.8.1.4.1 Protokollierungsfälle 271
4.8.1.5 Drucken 271
4.8.1.5.1 Allgemeine Anforderungen zum Drucken 271
4.8.1.6 Löschen von Daten 272
4.8.1.6.1 Rückstandsloses Löschen 272
4.8.1.6.2 Löschen und Vernichten 272
4.8.2 Ablagespezifische Anforderungen (Elektronische Personalakte) 273
4.8.2.1 Personalakte 273
4.8.2.1.1 Aufbau der Personalakte 273
4.8.2.1.2 Personalakte anlegen 273
4.8.2.1.3 Personalakte einsehen 273
4.8.2.1.4 Personalakte übergeben / übernehmen 274
4.8.2.1.5 Lesezeichen 274
4.8.2.1.6 Akten schließen 275
4.8.2.2 Dokumente 275
4.8.2.2.1 Dokumentengruppen 275
4.8.2.2.2 Dokumente einsehen 275
4.8.2.2.3 Dokumente ablegen 276
4.8.2.2.4 Paginierung/Nummerierung der Dokumente 276
4.8.2.2.5 Dokumente verschieben 276
4.8.3 Personalverwaltungsspezifische Anforderungen (Elektronische Personalverwaltung) 276
4.8.3.1Prozess: Personaleinstellung 276
4.8.3.1.1 Personaleinstellung durchführen 276
4.8.3.2 Prozess: Beurteilungsverfahren 277
4.8.3.2.1 Vergleichsgruppen 277
4.8.3.2.2 Beurteilungsverfahren durchführen 279
4.8.3.3 Prozess: Sonderurlaub beantragen 280
4.8.3.3.1 Sonderurlaub beantragen 280
4.8.3.4 Prozess: Stellenhaushalt 281
4.8.3.4.1 Geschäftsverteilungsplan / Organigramm 281
4.8.3.4.2 Stellenplannummer 282
4.8.3.4.3 Haushaltsstelle 282
5 Nichtfunktionale Anforderungen an das Gesamtsystem 285
5.1 Anforderungen an die Benutzeroberfläche 285
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5.2 Qualitätsanforderungen an Änderbarkeit, Erweiterbarkeit, Wartbarkeit 287
5.3 Sicherheitsanforderungen 289
5.3.1 Löschfristen und Datenschutz 289
5.3.2 IT-Sicherheit 292
5.4 Technische Anforderungen 294
5.5 Anforderungen an Schnittstellen 300
5.6 Barrierefreiheit 310
5.6.1 Anforderungen an das Gesamtsystem 311
5.6.2 Anforderungen für den Nachweis der Barrierefreiheit 313
5.6.3 Anforderungen für den Softwareentwicklungs-Prozess 316
5.7 Anforderungen an Systemumgebung, Dokumentation und Schulung 316
5.7.1 Anforderungen zu den Systemumgebungen 316
5.7.2 Dokumentation 318
5.7.3 Schulungen 319
5.7.4 Migration 322
5.8 Anforderungen an die Abnahme und Herstellung der Betriebsbereitschaft 325
5.8.1 Herbeiführung und Durchführung der Abnahme 325
5.8.2 Auditierung 327
5.9 Anforderungen zur Gewährleistung der Kassensicherheit und Revisionssicherheit des
Gesamtsystems sowie des Einwilligungsverfahrens des Landesrechnungshofes 328
5.10 Revisionsfähigkeit des Gesamtsystems 329
5.11 Software as a Service 330
6 Anforderungen an die Projektdurchführung/-umsetzung 334
6.1 Allgemeines 334
6.2 Projektsprache und Dokumentation 334
6.3 Projektmanagement und –durchführung, Rollen 335
6.3.1 Support und Betriebsüberwachung 342
6.4 Projektteam und Personalkontinuität des Auftragnehmers 344
6.5 Vertraulichkeit 345
6.6 Arbeitsort und Kernarbeitszeit 345
6.7 Mitwirkung durch den Auftraggeber 346
6.8 Test-, Qualitäts- und Fehlermanagement 346
7 Angebotsinhalte, Liefergegenstände und Projektergebnisse 351
7.1 Angebotsinhalte 351
7.2 Liefergegenstände in der Projektarbeit 358
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8 Anlagen 365
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II. Abbildungs- und Tabellenverzeichnis
In der Leistungsbeschreibung werden die folgenden Abbildungen aufgeführt:
Nummerierung
Titel
Seitenzahl
Abbildung 1
Grober Projektplan Einführung Gesamtsystem
43
Abbildung 2
Architektur neues Gesamtsystem des LAF MV
55
Abbildung 3
Globaler Fachprozess – Lebenslaufsicht
59
Abbildung 4
Globaler Fachprozess – Datensicht
60
Abbildung 5
Globaler Fachprozess – Zeitsicht
60
Abbildung 6
Umgebungen DVZ. Die Schulungsumgebung ist in dieser Abbildung nicht
enthalten, da sie nicht Bestandteil des regulären Deploymentvorgehens
ist.
338
Abbildung 7
Programmstruktur LEBE.digital
359
Abbildung 8
Projektstruktur LEBE.Bezüge
360
Neben den Anforderungen treten folgende Tabellen in der Leistungsbeschreibung auf:
Nummerierung
Titel
Seitenzahl
Tabelle 1
Prognostizierte Nutzerzahlen neues HR-System
58
Tabelle 2
Kapazitäten
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III. Abkürzungsverzeichnis
In der Leistungsbeschreibung werden die folgenden Abkürzungen verwendet:
Abkürzung
Bedeutung
AAG
Aufwendungsausgleichsgesetz
AdB-Wechsel
Wechsel der Besoldungsgruppe
AES
Advanced Encryption Standard
AG
Auftraggeber
A-Kriterium
Ausschlusskriterium
ALG
Arbeitslosengeld
AN
Auftragnehmer
AO
Abgabenordnung
API
Application Programming Interface
App
Applikation
ATAG
Authoring Tool Accessibility Guidelines
ATV
Tarifvertrag über die betriebliche Altersversorgung der Beschäftigten des öffentlichen
Dienstes
AV
Arbeitslosenversicherung
BA-BEA
Bescheinigung elektronisch einreichen (BEA) bei der Bundesagentur für Arbeit (BA)
BAG
Bundesarbeitsgericht
BAV
Betriebliche Altersversorgung
BBesG
Bundesbesoldungsgesetz
BBG
Beitragsbemessungsgrenze
BBG KV
Beitragsbemessungsgrenze Krankenversicherung
BBG RV
Beitragsbemessungsgrenze Rentenversicherung
BDSG
Bundesdatenschutzgesetz
BeamtStG
Beamtenstatusgesetz
BeamtVG
Beamtenversorgungsgesetz
BEATA
Bezüge-Bestandverfahren (Bezügedaten elektronisch anweisen, transportieren und
aufbewahren)
BeBPo
Besonderes elektronisches Behördenpostfach
BetrAVG
Betriebsrentengesetz (Gesetz zur Verbesserung der betrieblichen Altersvorsorge)
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Abkürzung
Bedeutung
BFDG
Bundesfreiwilligendienstgesetz
BGB
Bürgerliches Gesetzbuch
BGH
Bundesgerichtshof
BI
Business Intelligence
BIC
Bankidentifizierungscode
BITV 2.0
Verordnung zur Schaffung barrierefreier Informationstechnik nach dem Behinderten-
gleichstellungsgesetz
BITVO MV
Verordnung zur Schaffung barrierefreier Informationstechnik nach dem Landesbehin-
dertengleichstellungsgesetz (Mecklenburg-Vorpommern)
B-Kriterium
Bewertungskriterium
BPMN
Business Process Model and Notation
BSI
Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik
BTHG
Bundesteilhabegesetz
BV
Berufsständische Versorgungseinrichtungen
BVL
IT-Verfahren zur Bezügeabrechnung als Teil von FABEA
BVY
Name des (bisherigen) IT-Bestandverfahren zur Bearbeitung der Beihilfe (Beihilfeab-
rechnungssystem) als Teil von FABEA
Bzgl.
Bezüglich
Bzw.
Beziehungsweise
CVE
Common Vulnerabilities and Exposures
D. h.
Das heißt
DB
Datenbank
DBBG
Datenbaustein Meldesachverhalt Beitragsbemessungsgrenze
DBGZ
Datenbaustein Meldesachverhalt Gleitzone
DBMM
Datenbaustein Meldesachverhalt GKV-Monatsmeldung
DEÜV
Datenerfassungs- und –übermittlungsverordnung
DFÜ-Abkommen
Abkommen über die Datenfernübergabe zwischen Kunde und Kreditinstitut
DJubV
Dienstjubiläumsverordnung
DM
Deutsche Mark
DMS
Dokumentenmanagementsystem für die Personalfallakte
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Abkürzung
Bedeutung
DOMEA
Dokumentenmanagementsystem und elektronische Archivierung im IT-gestützten Ge-
schäftsgang des Landes Mecklenburg-Vorpommern
DSG MV
Landesdatenschutzgesetz Mecklenburg-Vorpommern
DSGVO
EU Datenschutz-Grundverordnung
DSME
Datensatz Rückmeldung der Versicherungsnummer
DSP
Dienststellenportal
DuZ
Dienst zu ungünstigen Zeiten
DVD
Digital Video Disc
DVZ
Datenverarbeitungszentrum MV GmbH, IT Dienstleister des Landes MV
DVZG MV
Datenverarbeitungszentrumsgesetz MV
eAU
Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
EDA
Erfahrungsdienstalter
EEL
Entgeltersatzleistungen
Einschl.
Einschließlich
ELStAM
Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale
ELSTER
Elektronische Steuererklärung
EltZLVO MV
Elternzeitlandesverordnung (Mecklenburg-Vorpommern)
EntgeltU
Entgeltumwandlung
EOM
Enddatum der Pflege (Maintenance)
EOS
Enddatum des Supports
ePA/ePV
Elektronische Personalakte/Elektronische Personalverwaltung
ER
Entity Relationship
EStG
Einkommensteuergesetz
Etc.
Et cetera
ETL
Extraktion, Transformation, Laden
euBP
Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung
EUrlV (Bund)
Verordnung über den Erholungsurlaub der Beamtinnen, Beamten und Richterinnen und
Richter des Bundes
EVB-IT
Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen
EWR
Europäischer Wirtschaftsraum
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Abkürzung
Bedeutung
FA
Finanzamt
FABEA
Fachanwendung der Bezügeabrechnung. Plattform (Solaris), auf der BVL und BVY be-
trieben werden
FM
Finanzministerium Mecklenburg-Vorpommern
FSJ/FÖJ
Freiwilliges Soziales Jahr/Freiwilliges Ökologisches Jahr
FV
Fachverfahren
Ggf.
Gegebenenfalls
GKV
Gesetzliche Krankenversicherung
GMBl.
Gemeinsames Ministerialblatt
GoBIT-HKR
Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung bei Einsatz automatisierter Verfahren im
Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes
GS
Gesamtsystem
GUI
Graphical User Interface
GVP
Geschäftsverteilungsplan
h
Stunden
HKR-Verfahren
Automatisierte Verfahren für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes
HPR
Hauptpersonalrat, oberste Interessenvertretung für Personal im Bereich des Finanzmi-
nisteriums
HsLeistbVO MV
Hochschul-Leistungsbezügeverordnung
HStruktG
Gesetz zur Verbesserung der Haushaltsstruktur
i.H.v.
In Höhe von
i.V.m.
In Verbindung mit
IBAN
Internationale Bankkontonummer
ICR
Intelligent Character Recognition
IDM
Identity Management
ID-Nummer
Identifikationsnummer
IdP
Identitätsprovider
IfSG
Infektionsschutzgesetz
IK
Institutionskennzeichen
IKT
Informations- und Kommunikationstechnologien
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Abkürzung
Bedeutung
IM
Ministerium für Inneres, Bau und Digitalisierung
Inkl.
Inklusive
InsO
Insolvenzordnung
IT
Informationstechnologie/Information technology
ITIL
Information Technology Infrastructure Library
ITSG
Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung
JBeitrG
Justizbeitreibungsgesetz
JFDG
Jugendfreiwilligendienstegesetz (Gesetz zur Förderung von Jugendfreiwilligendiensten)
Kap.
Kapitel
KiSt
Kirchensteuer
KLR
Kosten- und Leistungsrechnung
KP
Kommunikationsplattform für Bezüge bestehend aus einer Webportal- und App-Lösung
KTG
Krankentaggeld
KV
Krankenversicherung
LAF
Landesamt für Finanzen
LAltGG MV
Landesaltersgeldgesetz Mecklenburg-Vorpommern
LBeamtVG MV
Landesbeamtenversorgungsgesetz Mecklenburg-Vorpommern
LBesG MV
Landesbesoldungsgesetz Mecklenburg-Vorpommern
LBG MV
Landesbeamtengesetz Mecklenburg-Vorpommern
LBGG MV
Gesetz zur Gleichstellung, gleichberechtigten Teilhabe und Integration von Menschen
mit Behinderungen
LDG MV
Landesdisziplinargesetz Mecklenburg-Vorpommern
LehVDVO MV
Verordnung zum Vorbereitungsdienst und zur Zweiten Staatsprüfung für Lehrämter an
den Schulen im Lande Mecklenburg-Vorpommern
LeistbVO FHöVPR MV
Verordnung über Leistungsbezüge sowie Forschungs- und Lehrzulagen für Professorin-
nen und Professoren der Besoldungsgruppe W2 der Fachhochschule für öffentliche Ver-
waltung, Polizei und Rechtspflege des Landes Mecklenburg-Vorpommern
Lfd.
Laufend
LHA
Landeshauptarchiv (Schwerin)
LHG MV
Landeshochschulgesetz Mecklenburg-Vorpommern
LHO MV
Landeshaushaltsordnung Mecklenburg-Vorpommern
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Abkürzung
Bedeutung
LMinG
Landesministergesetz Mecklenburg-Vorpommern
LParlG
Gesetz über die Rechtsverhältnisse Parlamentarischer Staatssekretärinnen und Parla-
mentarischer Staatssekretäre
LSt
Lohnsteuer
Lt.
Laut
LTO
Linear Tape Open
LuP
Last- und Performance Tests
MAE
Mehraufwandsentschädigung
MAP
Mitarbeiterportal des Landes Mecklenburg-Vorpommern
Max.
Maximal
MFA
Multi-Faktor-Authentisierung
Mo.-Fr.
Montag bis Freitag
MTW
Manteltarifvertrag für Waldarbeiter der Länder und der Gemeinden
MV = MV
Mecklenburg-Vorpommern
MV Netz CN LAVINE
Landesnetzwerk (Corporate Network), betrieben durch DVZ
MV-Serviceportal
Antragsplattform des Landes Mecklenburg-Vorpommern für Bürgerinnen und Bürger
MVP
Minimum Viable Product
NAnpG MV
Amtsgehalt- und Besoldungsnichtanpassungsgesetz Mecklenburg-Vorpommern
Nr.
Nummer
O. ä.
Oder ähnliches
OAuth
Open Authorization
OCR
Optical Character Recognition
OEH
Organisationseinheit
OLG
Oberlandesgericht
OSCI
Online Services Computer Interface
PAJA
Personalausgaben-Jahresanalyse
P-Akte
Personalakte
PAMA
Personalausgaben-Monatsanalyse
PAN
Postabrechnungsnummer
PIN
Persönliche Identifikationsnummer
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Abkürzung
Bedeutung
PKH
Personalkostenhochrechnung
PKW-Fahrer-TV-L
Tarifvertrag über die Arbeitsbedingungen der Personenkraftwagenfahrer der Länder
PNR
Personalnummer
PPM
Name des Zahlungsverkehrsverfahren
PRINCE2
Projects in Controlled Environments
ProFiskal
Name des HKR IT-Verfahren zum Zeitpunkt der Ausschreibung, Fachverfahrenserneue-
rung derzeit in Planung
PV
Pflegeversicherung
QS
Qualitätssicherung
RAV
Rentenauskunftsverfahren
RBK
Rollen- und Berechtigungskonzept
Ref.
Referat
REST
Representational State Transfer
RiA
Rentner im Ausland
RRefUBeihV MV
Verordnung zur Regelung der Unterhaltsbeihilfe für Rechtsreferendare
RTF
Rich Text Format
RV
Rentenversicherung
rvBEA
Rentenversicherungsträger Bescheinigung elektronisch anfordern
RZK
Rollen- und Zuständigkeitskonzept
Sa.+ So.
Samstag und Sonntag
SaaS
Software-as-a-Service
SAML
Security Assertion Markup Language
SBOM
Software Bill of Materials
SCL
Structured Control Language
SG
Soldatengesetz
SGB
Sozialgesetzbuch
SOAP
Simple Object Access Protocol
SolZ
Solidaritätszuschlag
SSO
Single Sign on
SST
Schnittstelle
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Abkürzung
Bedeutung
SSV
Servicebereich Schriftgutverwaltung des LAF
Steuer-PAP
Steuer-Programmablaufpläne
SUrlV
Sonderurlaubsverordnung
SV
Sozialversicherung
SvEV
Sozialversicherungsentgeltverordnung
SZG MV
Sonderzahlungsgesetz MV
TAN
Transaktionsnummer
TBL
Haushaltsführende Dienststelle
TdL
Tarifgemeinschaft deutscher Länder
TR
Technische Richtlinie
TR-ESOR
Beweiserhaltende Langzeitspeicherung
TV Prakt-L
Tarifvertrag über die Regelung der Arbeitsbedingungen der Praktikantinnen/Praktikan-
ten der Länder
TVA-L-Forst
Tarifvertrag für Auszubildende zum Forstwirt in forstwirtschaftlichen Verwaltungen,
Einrichtungen und Betrieben der Länder
TVA-L BBIG
Tarifvertrag für Auszubildende der Länder in Ausbildungsberufen nach dem Berufsbil-
dungsgesetz
TVdS-L
Tarifvertrag für dual Studierende der Länder in ausbildungsintegrierten dualen Studien-
gängen
TV-Entgelt-U-B/L
Tarifvertrag zur Entgeltumwandlung für die Beschäftigten des Bundes und der Länder
TVF
Tarifvertrag Forst
TV-Forst
Anlage zum TV-L-Forst, welche als „Lesefassung“ von letzterem fungiert
TV-L
Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder
TV-L-Forst
Tarifvertrag zur Regelung der Arbeitsbedingungen von Beschäftigten in forstwirtschaft-
lichen Verwaltungen, Einrichtungen und Betrieben der Länder
TVÜ-Forst
Tarifvertrag zur Überleitung der Beschäftigten der Länder aus dem Geltungsbereich des
MTW/MTW-O in den TV-Forst und zur Regelung des Übergangsrechts
TVÜ-L
Tarifvertrag zur Überleitung der Beschäftigten der Länder in den TV-L
U.a.
Unter anderem
Usw.
Und so weiter
UV
Unfallversicherung
v.H.
Vom Hundert
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Abkürzung
Bedeutung
VBL
Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder
VBS
Vorgangsbearbeitungssystem
VerfRi-IT-HKR
Verfahrensrichtlinie zum Einsatz von IT-Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rech-
nungswesen im Land MV
VermBG
Fünftes Vermögensbildungsgesetz
VersAusglG
Versorgungsausgleichgesetz
VLTG MV
Versorgungslastenteilungsgesetz Mecklenburg-Vorpommern
VLT-StV
Versorgungslastenteilungs-Staatsvertrag
VM
Virtuelle Maschinen
VS
Verschlusssache
VV
Verwaltungsvorschriften
VwVfG MV
Landesverwaltungsverfahrensgesetz
VZÄ
Vollzeitäquivalent
WCAG
Web Content Accessibility Guidelines
XÖV
XML in der öffentlichen Verwaltung
z. B.
Zum Beispiel
ZDG
Zivildienstgesetz
ZfA
Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen
ZIA
Zentrale Informations- und Auskunftsstelle
ZMV
Zahlstellenmeldeverfahren
ZPO
Zivilprozessordnung
zSDV
Zentrale Stammdatenverwaltung
ZUSY
Zulagensystem
ZV
Zusatzversorgung
ZV-KapANA
Beitragsfrei umgewandelte laufende Arbeitsentgelte
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IV. Glossar
Im Glossar sind die verwendeten Begrifflichkeiten eindeutig definiert:
Definition
Die Fachanwendung ist an 24 Stunden pro Tag und 7 Tage die Woche nutzbar,
soweit keine betriebsverhindernde Störung vorliegt.
Tabellarische Darstellung von Abrechnungsobjekten, die beim AG unter ande-
rem in Form von Entgelttabellen, Besoldungstabellen, Zulagentabellen, Zeitzu-
schlagtabellen vorliegen.
Interoperabilität mit einer älteren System-Version oder mit Eingaben, die für
eine solche ältere Version entwickelt wurden.
Feststellung eines Unterschiedes zwischen der Anwendung und der Spezifika-
tion bzw. dem Testfall.
Physische oder elektronische Anordnung mit Anweisung an eine Kasse, eine
Zahlung anzunehmen und zu buchen.
Personen mit einem Anspruch auf Verwaltungsleistungen.
Programm für IT-Systeme wie Computer, Smartphones o. ä., das eine be-
stimmte, nicht systemnahe Funktion (z. B. Textverarbeitung, Bildbearbeitung,
Datenbank) für den Nutzer erfüllt.
Dient den Sachbearbeitenden als zentrale virtuelle Übersicht und Einstiegs-
punkt für die Bearbeitung relevanter Vorgänge und der dazugehörigen Aufga-
ben.
Kurzform für das Modul TR-ESOR-M.1, welches alle Funktionen umfasst, die der
Realisierung der Eingangs-Schnittstelle der TR-ESOR-Middleware sowie der
Steuerung und Kontrolle des Zugriffs externer, vorgelagerter IT-
Fachanwendungen auf den ECM/Langzeitspeicher dienen. Vornehmlicher
Zweck des ArchiSafe-Moduls ist die Implementierung eines zuverlässigen Si-
cherheitsgateways für die Kommunikation - und damit auch die Entkopplung
externer Anwendungen - mit einem ECM/Langzeitspeicher, die Regelung des
Informationsflusses in der TR-ESOR-Middleware sowie die Steuerung der durch
die TR-ESOR-Middleware bereitgestellten Funktionen zum langfristigen Beweis-
werterhalt der kryptographisch signierten Dokumente
Revisionssichere Dokumentation aller Datenveränderungen.
Prozessschritt, Teil eines Prozesses.
Bei einer Aufrechnung werden Forderungen des Arbeitgebers/Dienstherrn aus
Überzahlungen an den Personalfall mit den Forderungen des Personalfalls auf
Bezüge miteinander saldiert. Die Forderung des Arbeitgebers/Dienstherrn wird
mit zukünftigen Bezügeauszahlungen unter Beachtung der Pfändungsfreigren-
zen saldiert.
Bei der Aufrechnung(-serklärung) handelt es sich um eine einseitige Willenser-
klärung des Arbeitgebers/Dienstherrn die keiner Einwilligung des Personalfalls
bedarf.
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Definition
Beim Aufzehrmodell werden Umlagen solange steuerfrei gestellt, bis der steu-
erfreie Pauschalbetrag erreicht ist. Die Alternative zum Aufzehrmodell bildet
das Verteilmodell. Hierbei wird der steuerfreie Betrag in gleichen Monatsraten
auf die zur Verfügung stehenden Monate aufgeteilt.
Kurz: A-Kriterium. Die für eine Vergabe relevanten Anforderungen werden als
Kriterien bezeichnet. Diese Kriterien sind zum Zweck der Priorisierung in ver-
schiedene Gruppen eingeteilt. Die Ausschluss- oder kurz A-Kriterien bezeichnen
Anforderungen, die bei Nichterfüllung zum Ausschluss des jeweiligen Bieters
führen.
Anweisung zur Leistung einer Auszahlung.
Sammlung von gleichartigen Aufgaben, die automatisch abgearbeitet werden.
Automatische Abarbeitung von Batchjobs.
Hierarchische Darstellung von Daten in der Informatik, bei der ausgehend von
einem Wurzelelement jedes Element mit (in der Regel zwei anderen) hierar-
chisch verbunden ist.
Mit Anwendungsrechten ausgestattete Personen. Durch Vergabe eines Anwen-
dungsrechts erhalten Nutzende Zugriff auf betreffende Anwendungen bzw.
Funktionen von Anwendungen.
Kurz: BeBPo. Postfach gemäß §6 Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung,
mittels dessen Behörden technisch sicher auf digitalem Wege kommunizieren
können; beispielsweise für die Dokumentenübermittlung an Gerichte.
Aktuell zum Zweck der Bezügeabwicklung eingesetzte Software des LAF, beste-
hend aus der Software FABEA, dem Dienststellenportal, dem DMS „Domea“,
einer Scanlösung basierend auf der Software KOFAX Capture für das Input-/Out-
put Management sowie dem Mitarbeiterportal.
Bezeichnet alle finanziellen Leistungen, die ein Arbeitgeber seinem Arbeitneh-
mer zur Altersversorgung, Versorgung von Hinterbliebenen bei Tod oder zur In-
validitätsversorgung bei Erwerbs- oder Berufsunfähigkeit zusagt.
Liegt vor, wenn die Nutzung des Gesamtsystems erheblich eingeschränkt ist.
Die Einsatzfähigkeit des Gesamtsystems gemäß der Leistungsbeschreibung in
Bezug auf Systembereitstellung, Funktionalität und nicht funktionale Anforde-
rungen.
Ein Betriebshandbuch beschreibt je IT-Komponente alle relevanten Maßnah-
men und Daten, die für die Aufrechterhaltung des operativen Betriebs erforder-
lich sind.
Liegt vor, wenn die Nutzung des Gesamtsystems oder eines wesentlichen Teils
unmöglich oder schwerwiegend eingeschränkt ist.
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Definition
Kurz: B-Kriterium. Die für eine Vergabe relevanten Anforderungen werden als
Kriterien bezeichnet. Diese Kriterien sind zum Zweck der Priorisierung in ver-
schiedene Gruppen eingeteilt, Die Nichterfüllung von Bewertungskriterien führt
nicht zum Ausschluss des jeweiligen Bieters. Bei Erfüllung von Bewertungskrite-
rien (B-Kriterien) sammelt der Bieter Bewertungspunkte, die sich positiv auf die
Bieterbewertung auswirken.
Punkte, die mit der (teilweisen) Erfüllung von B-Kriterien gesammelt werden
und die Chance erhöhen, den Zuschlag zu erhalten. B-Kriterien können binär (0
oder 10 Punkte) oder auch gestaffelt, z. B. 0, 3, 6, 10 Punkte bei verschiedenen
Erfüllungsgraden, bewertet werden.
Bezüge ist ein Oberbegriff für Leistungen des Dienstherrn bzw. des Arbeitge-
bers an seine aktuellen oder früheren Mitarbeitenden, welche mit dem HR-
System abzurechnen sind. Zu den Bezügen gehören Entgelt, Besoldung, Versor-
gung und Altersgeld.
Beantragung und Bearbeitung von Bezügeleistungen.
Die Bezüge eines Personalfalls setzen sich aus verschiedenen Komponenten zu-
sammen, wie dem Grundgehalt, Leistungsbezügen, Familienzuschlag, Zulagen
etc.
Für die Beantragung und Bearbeitung von Bezügeleistungen erforderliche Da-
ten.
Schema zur Berechnung und Verteilung von Bezügen.
Die Bezugsgröße ist eine dynamische Rechengröße, aus der andere Werte ab-
geleitet werden, die in den einzelnen Sozialversicherungszweigen bedeutsam
sind. Die Bezugsgröße orientiert sich am durchschnittlichen Arbeitsentgelt aller
Rentenversicherten in den alten Bundesländern des vorvergangenen Jahres.
Verzeichnis von registrierten BICs inklusive dazugehöriger Namen und Adres-
sen.
Bezeichnet einen Lernansatz, bei dem unterschiedliche Schulungsformate mit-
einander verbunden werden, um Inhalte adäquat zu vermitteln.
Standardisierter Prozess zur (mindestens teilautomatisierten) Kompilierung,
Bereitstellung, Testung und Integration von Softwarepaketen in der Anwen-
dungsumgebung inklusive der dabei verwendeten Werkzeuge.
Zentrales Konto des Bundes zur Identifizierung für viele Online-Anträge der öf-
fentlichen Verwaltung.
Kurz: BI. Die Business Intelligence beschreibt die Geschäftsanalytik, also die Ver-
fahren und Prozesse zur systematischen Analyse der Organisation. Dies umfasst
die Sammlung, Auswertung und Darstellung von Daten in elektronischer Form.
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Definition
Kurz: BPMN 2.0. Die Business Process Model and Notation (BPMN) ist ein In-
dustriestandard der Object Management Group (OMG), dient der grafischen
Darstellung und Modellierung von Geschäftsprozessen und wird zur Modellie-
rung von Prozessen genutzt. BPMN 2.0 ist der in der öffentlichen Verwaltung
am weitesten verbreitete Modellierungsstandard.
Beschreibung der Beziehung zwischen zwei Computer-Programmen. In dieser
Beziehung fordert das eine Programm, der Client, einen Dienst beim anderen
Programm, dem Server, an, in Folge dessen letzterer den Dienst erbringt.
Kurz: CVE. Namenskonvention für Sicherheitslücken und weitere Schwachstel-
len in Computersystemen, deren Ziel es ist, Mehrfachbenennungen derselben
Gefahren zu vermeiden.
Visuelles Erscheinungsbild einer Organisation.
Siehe Definition in EVB-IT System-AGB. Siehe hierzu auch Konfiguration und
Modifikation.
Derzeit eingesetzter Kommunikationsserver im DVZ.
Übertragung von Daten aus einem Speichersystem oder einer Datenverarbei-
tungsumgebung in eine andere.
Ein vom Personalfall bei einer vorübergehenden Beschäftigung im europäi-
schen Ausland zu erbringender Nachweis über die Sozialversicherung im Hei-
matland. Als juristische Grundlage fungiert die Datenerfassungs- und -übermitt-
lungsverordnung.
Nutzende des Systems von Dienststellen in der Landesverwaltung MV und an-
deren Arbeitgebern, für die das LAF Dienstleistungen übernimmt. Diese greifen
z.T. über ein technisch getrenntes Software-Modul zur Übermittlung von bezü-
gerelevanten Dokumenten auf das Gesamtsystem zu.
Die Dienststellen des Landes MV können direkt auf das HR-System über eine
Rolle zugreifen.
Vom HR-System technisch getrenntes Software-Modul zur Übermittlung von
bezügerelevanten Dokumenten aus den Dienststellen an das HR-System.
- Gesamtdauer des Dienstes von der Einstellung bis zur Beendigung des
Dienstverhältnisses
- Dauer der täglichen Arbeitszeit.
Klassifikation von Dokumenten anhand technischer und organisationaler Merk-
male.
Pfad der Dokumentenspeicherung.
Kurz: DMS. Datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente, bei de-
nen die Dokumente volltextindiziert, also durchsuchbar, als z. B. PDF-Datei hin-
terlegt sind.
Geschäftsprozesse, die vollständig automatisiert im Hintergrund ohne mensch-
liches Eingreifen ablaufen.
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Definition
Kurz eAkte. Eine digitale Datensammlung, die nach dem Vorbild herkömmlicher
Akten (auf Papier) aufgebaut ist. Die Struktur der elektronischen Akten folgt der
der physischen Akten: Aktendeckblätter, Laschen und Register sind in den meis-
ten Anwendungen für eAkten vorgesehen.
Daten in elektronischer Form, die anderen Daten beigefügt oder logisch mit
ihnen verbunden werden und die Identifikation der unterzeichnenden Person
gewährleisten.
Bezeichnet den Zeitpunkt, ab welchem der Hersteller die Entwicklung bzw. spä-
ter auch den Support für ein Produkt einstellt. Es ist gleichbedeutend mit dem
Enddatum der Pflege (EOM).
Kurz: EOS. Bezeichnet den Zeitpunkt, ab dem keine Supportleistungen mehr für
ein Produkterbracht werden.
Überprüfung der Workflows aus der Endnutzerperspektive. Hierbei werden die
Prozesse vom Beginn über alle beteiligten Programme bis zur Beendigung ge-
prüft.
Ein Teil der Bruttobezüge wird in eine wertgleiche Anwartschaft auf betriebliche
Altersversorgung umgewandelt.
Es wird nicht von den tatsächlich ausgezahlten Bezügen ausgegangen, sondern
von den zu beanspruchenden Bezügen.
Nachteilige Abweichung vom intendierten oder normalen Zustand in der Spezi-
fikation der Anwendung oder dem Testfall sein. Im Falle eines Programmfehlers
wird ein Defect aufgenommen.
Fiktive Berechnung der Bezüge eines Personalfalls auf Basis der bestehenden
berechnungsrelevanten Daten. Berechnung erfolgt parallel zum Produktivsys-
tem, sodass Produktivdaten nicht geändert werden.
Eingabefeld, welches Eingaben beliebiger Zeichenketten aufnehmen und dar-
stellen kann.
Spezifikation einer Funktion oder des Verhaltens einer Anwendung
Siehe Definition in EVB-IT System-AGB.
Sachleistung des Arbeitsgebers/Dienstherren, die der Arbeitnehmer/Beamte
zuzüglich zum Gehalt/zur Besoldung erhält.
Siehe Definition in EVB-IT System-AGB.
Die beschriebenen Komponenten des Gesamtsystems und deren Zusammen-
wirken werden in Kapitel 3.1.1 durch Abbildung 2 verdeutlicht.
Ein Geschäftsgangvermerk ist ein Arbeits-/Sichtvermerk oder Bearbeitungshin-
weis mit Angabe des Laufzeichens und dem Tagesdatum an einem Dokument.
Der Geschäftsprozess (Workflow) definiert die zeitlogische Abfolge von Tätig-
keiten (Aufgaben), die einem bestimmten Vorhaben dienen und in einem direk-
ten Zusammenhang stehen.
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Definition
Ein Geschäftsverteilungsplan ist ein Regelwerk, das bei Kollegialorganen bestimmt,
welche interne Organisationseinheit des Organs für die Bearbeitung eines konkre-
ten Sachverhalts zuständig ist.
Der Geschäftsvorfall ist ein Vorgang, der Einfluss auf die betriebliche Vermö-
genssituation nimmt, nicht nur Zuwachs und Minderung, sondern auch Verän-
derungen (Umbuchungen) betreffend. Jeder Geschäftsvorfall ist Anlass einer
Buchung.
Nach Abnahme des Gesamtsystems über den Systemservice hinaus eine laufende
fachliche und technische Unterstützung für die Administration sowie für die Bedie-
nung des Gesamtsystems.
Kurz: GUI. Grafische Benutzeroberfläche, die durch grafische Symbole oder
Steuerelemente Anwendungssoftware bedienbar macht.
Personenbezogene Stammdaten zu einem Datensatz (bspw. der Name eines
Partners).
Kurz: GoB. Hierbei handelt es sich um geschriebene (HGB und UGB) und unge-
schriebene (Rechtsprechung, Wissenschaft und Empfehlungen von Verbänden)
Regeln zur Buchführung und Bilanzierung.
Kurz: HKR. Im automatisierten Verfahren für das Haushalts-, Kassen- und Rech-
nungswesen des Landes Mecklenburg-Vorpommern (HKR-Verfahren) sind alle
Maßnahmen zur Ausführung des Haushaltes in einem hierarchischen System
miteinander verknüpfter Buchungsstellen zu buchen.
Summe der Buchungen, die festhalten, wann Zahlungen geleistet oder geschul-
det werden.
Die Haushaltsstelle setzt sich zusammen aus den Teilkennungen Einzelplan, Ka-
pitel, Titel und Unterkonto.
Unterste Gliederungseinheit öffentlicher Haushalte im Gruppierungsplan.
Test von Nutzeroberflächen auf Usability-Probleme.
Automatisiertes Verfahren für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen
des Landes Mecklenburg-Vorpommern.
Variante von SaaS, bei welcher der AN für den Betrieb des Gesamtsystems von
ihm bereitgestellte „Appliances“ aus Hardware und Software des Gesamtsys-
tems einsetzt, die im Rechenzentrem des AG untergebracht werden.
System als Teil des Gesamtsystems zur Prüfung der Anspruchsberechtigungen,
Berechnungen und Anweisung von Auszahlungen von Einkommen.Des Weite-
ren umfasst das HR-System Funktionalitäten der elektronischen Personalakte,
zur Unterstützung der Prozesse des Personalmanagements sowie der Stellen-
haushaltsplanung.
Software zur Erstellung und Ausführung virtueller Maschinen.
Kurz: ITIL. Eine Sammlung von Best Practices zum Management von IT-Services
und zur Verbesserung des IT-Supports.
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Definition
Natürlichsprachliche Erläuterung im Quellcode einer Anwendung
Vorgehen zur digitalen Erfassung und Verarbeitung eingehender Daten unter
Nutzung einer ICR/OCR-Software, die über Schnittstellen an das HR-System an-
gebunden ist.
Im Kontext der Informationssicherheit bezeichnet der Begriff die Sicherstellung
der Korrektheit, Vollständigkeit und Konsistenz von Daten sowie die korrekten
Funktionsweise von Systemen.
Kurz: ICR. Automatische Texterkennung, die auch Handschriften verarbeiten
kann.
Gesamtheit von Maßnahmen und Methoden, die nötig sind, um die bestmögli-
che Unterstützung von Geschäftsprozessen durch den Einsatz moderner IKT zu
gewährleisten. Im LAF und DVZ wird das IT-Servicemanagement an der ITIL aus-
gerichtet.
Dienstleistungen aus dem Bereich der Informationstechnologie.
Schlüssel mit 13 Stellen zur eindeutigen Zuordnung zu Vorgängen (Änderungs-
kassenzeichen haben Bezug zum Urkassenzeichen).
Kausalität beschreibt die Beziehung zwischen Ursache und Wirkung. Im Rahmen
der Kausalitätsprüfung wird kontrolliert, inwiefern eine erzielte Wirkung tat-
sächlich auf die angenommene Ursache zurückgeführt werden kann.
Bestandteil der Bezüge eines Personalfalls, welcher sich an der Zahl kindergeld-
berechtigter Kinder orientiert.
Anwendungen für die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen AN, AG
und ggf. weiteren Projektbeteiligten.
Kurz: KP. Besteht als Teil des Gesamtsystems (für Bezüge) aus einer Webportal-
und einer App-Lösung zur Antrags- und Dokumenteneinreichung und zum Be-
scheidempfang sowie zur Kommunikation mit den Personalfällen und ihren Ver-
tretungsberechtigten bzw. Bevollmächtigten.
Datenannahme- und Verteilstellen der gesetzlichen Krankenversicherung und
der berufsständigen Versorgungseinrichtungen.
Einstellungen über die Anwendungs-Oberfläche durch den AG
Unter Kontierung versteht man in der Buchführung das Festlegen eines Bu-
chungssatzes. Beim Kontieren werden auf dem Buchungsbeleg die Konten, die
zu buchenden Beträge und, falls nötig, die Kostenstellen notiert.
Kurz: KLR. Ist eine schnelle und grobe Übersicht über die finanzielle Situation
einer Organisation. Sie bezieht keine außerbetrieblichen Leistungsprozesse ein,
zum Beispiel Erträge aus einem möglichen Aktienhandel. Wesentlich genauer
ist hier die Finanzbuchhaltung. In der Verwaltung fungiert die KLR vor allem als
Instrument der Haushaltsmodernisierung.
Zwingend zu erfüllendes Ausschlusskriterium (A-Kriterium) oder optional zu er-
füllendes Bewertungskriterium (B-Kriterium)
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Definition
Programm des LAF zur Modernisierung der digitalen Prozesse zur internen Ver-
waltung und Abrechnung des Landes MV.
Auch Software Lifecycle. In der Regel beginnt der Zyklus mit einer kundenseiti-
gen Problemstellung und deren Analyse und endet auf der Kundenseite durch
die Ablösung der Software durch einen Nachfolger.
Liegt vor, wenn die Nutzung des Gesamtsystems ohne oder mit unwesentlichen
Einschränkungen möglich ist. Siehe auch Defect.
Mit einem Leserecht kann ein Benutzer oder Prozess den Inhalt einer Datei o-
der eines Verzeichnisses anzeigen. Benutzer mit Lesezugriff können die Datei
öffnen und lesen, aber keine Änderungen daran vornehmen.
Technologie zur Sicherung von Daten auf Magnetband, welche nach offenen
Standards entwickelt wurde.
Schnittstellen protokollieren ihre Tätigkeiten in einer Protokolldatei. Dies wird
als Logging bezeichnet.
Mehrere Mandanten können eine einzelne Instanz (installierte Kopie) des Ver-
fahrens gleichzeitig nutzen und dürfen dabei keine gegenseitigen Einblicke in
ihre Daten haben (fachlich und technisch vollständig unabhängig).
Nichterfüllung einer Anforderung in Bezug auf einen beabsichtigten oder fest-
gelegten Gebrauch [ISO 9000:2000]. Der Mangel kann als betriebsverhindernd,
betriebsbehindernd oder leicht klassifiziert werden. Ein Fehler begründet einen
Mangel.
Unter manueller Eingriffsmöglichkeit wird eine Aktion der Sachbearbeitung ver-
standen, soweit in der jeweiligen Anforderung nicht ausdrücklich etwas anderes
beschrieben ist (z. B. Eingriff durch zentrale Fachadministration).
Als Mapping wird der Prozess der Abbildung von Datenelementen in unter-
schiedlichen Datenmodellen bezeichnet. Dies beinhaltet auch die Datentrans-
formation zwischen Datenquelle und Datenziel.
Automatisierte Erstellung von Versorgungsauskünften für eine große Anzahl an
Personen.
Daten werden übertragen, ohne dass deren Ausgangsmedium gewechselt wer-
den muss. Medienbruchfreiheit wird z. T. auch durch elektronische Schnittstel-
len gewährleistet.
Ein Personalfall hat parallel mehrere Rechtsverhältnisse und/oder Ansprüche,
z. B. ein Beschäftigungsverhältnis und ein Beamtenverhältnis.
Bezeichnen besondere Teilziele oder Zwischenergebnisse, über deren voraus-
sichtliches Erreichen im Projektverlauf regelmäßig und anlassbezogen berichtet
wird
Meldung, die für einen Personalfall über eine Schnittstelle übermittelt wird.
In elektronischen Dokumenten enthaltene Zusatzinformationen über Merk-
male, die den Ort, das Datum oder sicherheitsrelevante Attribute beschreiben.
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Definition
Kurz: MVP. Erste minimal brauchbare Version eines Produkts, die dazu dient,
aus Nutzerfeedback zu lernen und so Fehlentwicklungen zu vermeiden.
Plattform zur elektronischen Kommunikation des Landesamtes für Finanzen MV
mit den Personalfällen des Landes MV.
Reduzierung von Risiken.
Gemeinsame Versteuerung mehrerer steuerpflichtiger Bezüge.
Alle vertraglich fixierten Leistungen des AG an den AN zur Projektzeit und auch
während des Betriebs.
Anpassung auf Quellcodeebene wie in EVB-IT System-AGB.
Ein Modul ist ein Baustein eines Softwaresystems, der bei der Modularisierung
entsteht, eine funktional geschlossene Einheit darstellt und einen bestimmten
Dienst bereitstellt.
Das Monitoring einer Schnittstelle dient dazu, einen Überblick über die Tätigkeit
einer Schnittstelle zu erhalten. Dies ist beispielsweise die Anzahl verarbeiteter
Datensätze, Fehlerfälle und Performancewerte. [Betriebsüberwachung].
Bei der Netto-Methode werden zunächst die unpfändbaren Bezügebestandteile
von den Gesamtbruttobezügen abgezogen. Anschließend werden aus dem ver-
bleibenden Betrag die Steuerabzugsbeträge und Sozialversicherungsbeiträge
fiktiv ermittelt und abgezogen. Der Restbetrag ist das pfändbare Einkommen,
aus dem der Pfändungsbetrag festgestellt wird.
Kurz: NfA. Dies sind Anforderungen, welche die Art und Weise beschreiben, wie
ein System eine bestimmte Aufgabe erfüllt. NfAs betreffen verschiedene Berei-
che, zum einen die eigentliche Nutzung des Programms, zum anderen auch be-
sondere Aspekte, wie die Barrierefreiheit (BITV 2.09), oder Last- und Perfor-
manceverhalten der Software. Ihnen gegenüber stehen die funktionalen
Anforderungen, die ebenfalls im Rahmen des Glossars definiert werden.
Kurz: NDA. Bezeichnet eine Geheimhaltungsvereinbarung zwischen Auftragge-
ber und Auftragnehmer über alle schriftlichen oder mündlichen Informationen
einen Auftrag/ein Projekt betreffend. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, alle
ihm zur Kenntnis gebrachten vertraulichen Informationen strikt vertraulich zu
behandeln, auch nach Beendigung des Auftrags/Projekts. Des Weiteren werden
in dem Vertrag evtl. Ausnahmen der Vertraulichkeit, die Übertragbarkeit von
Rechten und Pflichten sowie Vertragsstrafen fixiert.
Daten, die für die Beantragung von Leistungen erforderlich sind, sollen nur ein-
malig übermittelt werden müssen (Einmaleingabe-Mehrfachnutzung).
Kurz: OCR. Bezeichnet einen Vorgang, bei dem ein Bild von einem Text in ein
maschinenlesbares Textformat umgewandelt wird.
Bestandteil des Rollen- und Rechtekonzeptes, welches die Verantwortungsbe-
reiche der am Verfahren beteiligten Personen und Stellen festlegt und gegenei-
nander abgrenzt.
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Definition
Schema in Form eines Stammbaums, das den Aufbau einer (wirtschaftlichen,
politischen o. ä.) Organisation erkennen lässt und über Einteilung der Arbeit
oder über die Zuweisung bestimmter Aufgabenbereiche an bestimmte Perso-
nen Auskunft gibt
Ein im Organigramm abgebildetes Element der Aufbauorganisation wie bspw.
ein Dezernat.
Erstellung, Generierung, Steuerung und Verteilung von elektronisch oder phy-
sisch vorliegenden Dokumenten an die Empfänger.
Kontrollierter Versuch, von „außen“ in ein Computersystem bzw. -netzwerk ein-
zudringen, um Schwachstellen zu identifizieren.
Leistung, Leistungsfähigkeit.
Beschäftigte von Dienststellen in der Landesverwaltung MV und anderen Ar-
beitgebern, für die das LAF Dienstleistungen übernimmt z. B. Bezügeempfänger,
Versorgungsempfänger oder Altersgeldempfänger.
Definiert je Personalfall, welche Stammdaten in das HR-System für einen kon-
kreten Personalfall aufgenommen werden.
Eine personalführende Dienststelle ist eine Dienststelle, welche das Personal
inkl. der zugehörigen Personalakten der Personalfälle verwaltet.
Alle Daten einer natürlichen Person, die für die Bestimmung eines Wertes im
Kontext von Zahlungen relevant sind.
Ein eigenständiges Strukturelement auf gleicher Gliederungsebene, wie die
Personalakte. Hier werden personenbezogene Dokumente abgelegt, die nicht
der Personalakte zugeordnet werden.
Zahlenkombination (Personengruppenschlüssel = dreistellig; Beitragsgruppen-
schlüssel = vierstellig), die sich aus Beitragspflicht eines Personalfalls in der
Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung zusammensetzt.
Kontrolle von Daten/Werten/Ergebnissen auf ihre Nachvollziehbarkeit/Ange-
messenheit.
Projects in Controlled Environments (Projekte in kontrollierten Umgebungen) –
Rahmenregelwerk für Projektmanagement in der jeweils gültigen Fassung
Grundsatz, nach welchem sich die Gestaltung von Prozessen am eingesetzten
System ausrichtet.
Derzeitiges HKR-Verfahren des Landes MV.
Automatisierte Abfolge unterschiedlicher Befehle, die von Programmen ausge-
führt werden können, um wiederkehrende Aufgaben ohne Beteiligung von Per-
sonal durchzuführen.
Chronologisch fortschreitend.
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Definition
Zusammenstellung ausgewählter, wesentlicher Daten über Konfiguration, Or-
ganisation, Mitteleinsatz, Lösungswege, Ablauf und erreichte Ziele des Projek-
tes.
Aufgaben, die einen Prüfauftrag beinhalten.
Zeitraum, innerhalb dessen der AN einen gemeldeten Fehler bestätigt und mit
der Behebung des Fehlers beginnt.
Bestimmungsgemäßer Ablauf.
Siehe Definition in EVB-IT System-AGB.
Allgemeine Bezeichnung für alle systematisch erstellten Berichte mit entschei-
dungs- und führungsrelevanten Informationen zur Deckung des Informations-
bedarfs der Berichtsempfänger (insbesondere für die Schaffung von Transpa-
renz sowie die Vorbereitung und Kontrolle von Entscheidungen).
Kurz: REST. Architekturstil für die Entwicklung von Webdiensten.
Als Ressource werden sämtliche im BI-Repository erzeugbaren oder dort ableg-
baren Dateitypen und Inhalte bezeichnet, dazu gehören u.a. Standard-BI-
Berichte, Ad-Hoc-Berichte, Domänen, Themen, XLSX-Dateien, PDF-Dateien, etc.
Chronologisch rückschreitend.
Die Nachprüfbarkeit der Integrität von (oft digitalen) Daten und die Nachvollzieh-
barkeit ihrer Änderungen im Zeitverlauf.
Ein Risiko ist ein Ereignis bzw. eine Gruppe von Ereignissen, deren Eintreten un-
sicher ist, aber deren Eintreten Auswirkungen auf die Erreichung der Ziele ha-
ben wird. Es setzt sich zusammen aus der Wahrscheinlichkeit, dass die erkannte
Bedrohung oder Chance eintritt und dem Ausmaß der Auswirkungen auf die
Ziele.
Eine Rolle im Umfeld von IT-Systemen dient allgemein der fachlichen Abstrak-
tion, im speziellen der Gruppierung von Benutzern mit gleichen Eigenschaften,
Funktionen und Aufgaben sowie der Bündelung von Berechtigungen, so dass
nicht jedem Benutzer die zur Ausführung seiner Funktionen bzw. Aufgaben not-
wendigen Berechtigungen auf Ressourcen einzeln erteilt werden müssen.
Dokument zur Festlegung von Zugriffs-, Zugangs- und Bearbeitungsregeln für
Nutzer und Nutzergruppen.
Zeitraum in der Vergangenheit, der in dem entsprechenden Vorgang berück-
sichtigt wird.
Zeitlich befristete Form der Teilzeitbeschäftigung mit einer Ansparphase/Ar-
beitsphase und einer Freistellungsphase. Die Freistellungsphase wird über ei-
nen längeren Zeitraum dadurch „angespart“, dass in der Arbeitsphase die bis-
herige Arbeitszeit bei anteilig gekürztem Gehalt weiter erbracht wird.
Mit der Eingabe/Auswahl einer Schlüsselnummer soll über einen Katalog ein
zugehöriger Eintrag aufgerufen werden.
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Definition
Mit Schreibrechten kann ein Benutzer oder Prozess den Inhalt einer Datei oder
eines Verzeichniesses ändern. Dazu gehört das Bearbeiten vorhandener Da-
ten, das Hinzufügen neuer Daten oder das Löschen vorhandener Daten. Bei
Verzeichnissen ermöglicht das Schreibrecht dem Benutzer das Erstellen, Lö-
schen und Umbenennen von Dateien innerhalb des Verzeichnisses.
Verzeichnis von Zahlungsdienstleistern, das der automatisierten Abwicklung
von SEPA-Zahlungen dient.
Der AG passt selbstständig ein Produkt des AN an.
Dem Personalfall, Vertretungsberechtigten bzw. Bevollmächtigten werden Res-
sourcen zur Verfügung gestellt, um Probleme selbst zu lösen, ohne dass eine
Interaktion mit dem Auftraggeber oder der personalführenden Dienststelle erfor-
derlich ist.
Webanwendung von Microsoft, die unter anderem das Speichern, Strukturie-
ren und Freigeben von Daten ermöglicht.
Ausführbare Textdatei mit Befehlen für den Computer, wird bei „Programmie-
rung/Scripting“ genutzt.
Vgl. elektronische Signatur.
Kurz: SOAP. Nachrichtenprotokoll, welches die Kommunikation zwischen den
verteilten Elementen einer Anwendung ermöglicht.
Kurz: SSO. Identitätslösung, bei der mehrere Anwendungen dieselbe Authenti-
fizierungssitzung nutzen und Anmeldedaten nicht mehrfach eingegeben wer-
den müssen.
Kurz: SBOM. Formale Aufzeichnung der Komponenten eines Softwareprodukts
sowie deren Beziehung untereinander.
Kurz: SaaS. Lizenz- und Vertriebsmodell, bei welchem der Kunde Software über
eine Cloud nutzen kann, während die Betreuung der Hardware und Software
beim Anbieter verbleibt.
Vertrag, in dessen Rahmen eine höhere Eingruppierung vorgenommen wird, als
formal vorgesehen.
Daten, die grundlegende Informationen enthalten, die ggf. von mehreren An-
wendungen genutzt werden könnten → Stammdatenverwaltung.
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Definition
Das Stammdatenblatt bezeichnet ein Dokument, welches in der Regel fol-
gende Informationen enthält:
Name, Vorname, Geschlecht, Amts-/Dienstbezeichnung, Organisationseinheit,
BVL-Gr., EG / BE, PersonalNr, Geburtsname, Geburtsort, Geburtsdatum,
Staatsangehörigkeit, Familienstand, Schwerbehinderteneigenschaft, Kind
Name, Vorname, Kind Geburtsdatum, Anschrift, Telefon, Art Beschäftigungs-
verhältnis (incl. Wochenstunden), E-Mail
Mit Einstellung einer Person ist das vollständige Stammdatenblatt an die je-
weilige Person auszugeben; auf Anfrage der/des Beschäftigten ist ein vollstän-
diges Stammdatenblatt auszugeben; Personalräte können Stammdatenblatt
anfordern - allerdings evtl. nur mit aktuell gültigen Verträgen.
Bei Übergabe an Mitbestimmungsgremien werden nur relevante Verträge und
Beschäftigungsumfänge sowie zur Vergütung/Besoldung übergeben.
Hält gemeinsame personenbezogene Stammdaten als Teil des Gesamtsystems.,
Standard meint, dass der Bieter die jeweiligen Anforderungen ohne Anpassun-
gen auf Quellcodeebene umsetzen kann. Der Standard ist auch erfüllt, wenn ein
Bieter die gleiche Funktionalität z. B. nach einem anderen Landesrecht imple-
mentiert hat.
Siehe Definition in EVB-IT System-AGB.
Das Instrument zur Kontrolle der Einhaltung des Stellenplans wird in VV Nr. 3.1
„Nachweisung zur Planstellenüberwachung“ genannt. In der Praxis spricht man
von der Stellenbesetzungsliste. Jede Dienststelle, die Stellen bewirtschaftet, ist
verpflichtet, Stellenbesetzungslisten zu führen, und zwar getrennt für Beamtinnen
und Beamte und für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer.
Methode, bei welcher eine repräsentative Auswahl einer Prüfmenge geprüft
wird.
Befehl, mit welchem eine Abfolge gespeicherter Befehle ausgeführt wird.
Ereignis, bei welchem (un-)mittelbar die bestimmungsgemäße Funktion eines
Systems gefährdet wird.
Siehe Definition in EVB-IT System-AGB.
Prüfung der korrekten Verwendung und Verbindung von Wörtern.
Zu den Systemkomponenten gehören unter anderem das HR-System, die Kom-
munikationsplattform, das Dienststellenportal und das Dokumentenmanage-
mentsystem (DMS).
Mit Hilfe der Systemparameter können bestimmte Funktionsweisen von Soft-
ware an die Erfordernisse des Kunden angepasst werden. Sie können entweder
mandantenübergreifend oder mandantenspezifisch sein.
Akzeptables Maß an Abweichung.
Gibt vor, dass verschiedene Umgebungen getrennt festgelegt werden können.
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Definition
Eine ohne Rechtsgrund geleistete Zahlung, welche zurückzufordern ist.
Überprüfung der Gebrauchstauglichkeit einer Soft- oder Hardware.
Speicherung von Dokumenten in der (elektronischen) Akte.
Laufendes, beitragspflichtiges Nettoarbeitsentgelt vor dem Sozialleistungsan-
lass, welches der Arbeitgeber den gesetzlichen Sozialversicherungsträgern zur
Berechnung der Sozialleistung in Form einer Entgeltbescheinigung übermittelt.
Übersicht über die Zahlung von familienbezogenen Leistungen.
Bei einer Verrechnung werden Forderungen des Arbeitgebers/Dienstherrn und
des Personalfalls miteinander saldiert. Die Forderung des Arbeitgebers/Dienst-
herrn wird mit vorliegenden/rückwirkenden Bezügeauszahlungen ohne Beach-
tung der Pfändungsfreigrenzen nach Zustimmung des Personalfalls saldiert.
Dokument, welches beim Eintritt in den Ruhestand eines Beamten/Richters und
bei Bezug von Altersgeld ausgestellt wird und einem Rentenausweis gleicht.
Form der Kontrolle, bei welcher Aktivitäten und Entscheidungen durch zwei
Personen bestätigt werden müssen.
Tätigkeiten, welche vor dem Beginn des Arbeits- oder Dienstverhältnisses aus-
geübt wurden und im Ruhegehalt berücksichtigt werden.
Zeitlich und sachlogisch aufeinander abgestimmte Aktivitäten von der Entste-
hung bis zur Beendigung mehrerer Aufgaben.
Kurz: WCAG. Standard zur barrierefreien Gestaltung von Internetangeboten.
„Mittler“, welcher Inhalte und Dokumente von Webseiten an Clients wie einen
Webbrowser überträgt.
Ein Webservice (auch Webdienst) ermöglicht die Maschine-zu-Maschine-Kom-
munikation auf Basis von HTTP oder HTTPS über Rechnernetze wie das Internet.
Dabei werden Daten ausgetauscht und auf externen Computern Funktionen
aufgerufen.
Siehe Definition in EVB-IT System-AGB.
Ein im Voraus festgelegter Termin, zu dem eine Aufgabe den nutzenden Perso-
nen zur weiteren Bearbeitung erneut vom System angezeigt werden soll.
Informationen über den Zeitpunkt einer Datenänderung.
Eine Wissensdatenbank ist eine in der KP des LAF angelegte zentrale Onlinebib-
liothek von weiterführenden Links zu Informationen zu einem Produkt, einem
Service, einer Abteilung oder einem Thema, auf das alle Personalfälle zugreifen
können und die durch die Zentrale Fachadministration erweitert wird.
Beschreibung der einzelnen Aktivitäten innerhalb eines Prozesses.
Definition und Steuerung von Abläufen und den damit verbundenen Prozessen
zur Bearbeitung von Vorgängen [Vorgangssteuerung].
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Definition
Programm zur Modellierung von Arbeitsabläufen.
Kurz: XÖV. Bezeichnet die fachlichen Standards für die elektronische Übertra-
gung von Informationen zwischen Behörden in Deutschland.
Zahlbarmachung umfasst die Erstellung der Zahlungsverkehrsdatei sowie der
zugehörigen Buchungsdatei für Bezügezahlungen und Bezügebuchungen durch
das HR-System und Übergabe mittels der Dateien an das Zahlungsverkehrssys-
tem sowie das Buchungssystem. Zahlbarmachung umfasst auch die Verarbei-
tung von Rückmeldungen des Buchungs- bzw. Zahlungsystems durch das HR-
System.
Alle für die Anordnung von Zahlungen sowie den Zahlungsvorgang relevanten
Unterlagen.
Bezeichnet die Reihenfolge der nach Artikel 20 Absatz 3 GG festgelegten Doku-
mentation einzelner Bearbeitungsschritte im Verwaltungshandeln.
Umfasst eine Dauer von 30 Kalendertagen.
IT-Leitstelle (Fachadministration), um Zugänge und Berechtigungen für Mitarbei-
tende und auch fachliche Konfigurationen der Anwendung durchzuführen und
zu verwalten.
Gerichtliche Anordnung zur Zusammenrechnung aller Einkünfte einer Person.
Alle Einkünfte einer Person werden zusammengerechnet, um bspw. einen
pfändbaren Betrag oder die Höhe eines Unterhaltes zu ermitteln.
Weitere Programme bzw. Programmteile, die die bestehende Software um op-
tionale Funktionen erweitern.
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1 Einleitung
Im Landesamt für Finanzen Mecklenburg-Vorpommern (im Folgenden LAF) werden unter anderem:
- die Entgelt-Bezüge der Beschäftigten, Auszubildenden, Praktikantinnen und Praktikanten,
- die Besoldungs- und Amtsbezüge der Bediensteten im Dienst-/Amtsverhältnis (einschließlich Richter,
Mitglieder der Landesregierung, Anwärter) und
- die Versorgungsbezüge der Ruhestandsbeamten/-richter und ehemaliger Mitglieder der Landesregie-
rung und ihrer Hinterbliebenen
- das Altersgeld für entsprechend Berechtigte
der in der Anlage 1.1 (Dienststellen) aufgeführten Arbeitgeber des Bundeslandes Mecklenburg-Vorpom-
mern festgesetzt, berechnet und gezahlt.
Die Abteilung Bezüge des LAF ist zuständig für die Erfüllung dieser Aufgaben und damit gleichzeitig der
direkte Ansprechpartner aller personalführenden Dienststellen dieser Arbeitgeber. Die Abteilung Bezüge
nutzt für ihre Aufgabenerfüllung FABEA als Hauptfachverfahren.
Dieses Hauptfachverfahren muss abgelöst werden.
Kapitel 2 der Leistungsbeschreibung gibt einen Überblick über das Vorhaben. Darin werden die Ausgangs-
situation zur Ausschreibung skizziert sowie das LAF als Bezügestelle und das derzeit verwendete Bezüge-
system vorgestellt. Davon ausgehend werden der Ausschreibungsgegenstand, die Zielsetzung der Verfah-
rensmodernisierung, die gesetzlichen Rahmenbedingungen und ein grober Zeit- und Projektplan
beschrieben sowie die zu berücksichtigenden Stakeholder benannt.
In Kapitel 3 wird das modular aufgebaute Zielsystem dargestellt. Eine Beschreibung des prozessualen Zu-
sammenspiels der Systemkomponenten des Gesamtsystems und ihrer Funktionalitäten erfolgt anschlie-
ßend anhand der Darstellung des globalen Fachprozesses zur Bezügeabwicklung.
In Kapitel 4 sind die funktionalen Anforderungen aufgeführt. Die Anforderungen sind thematisch gruppiert.
Dabei sind als Ausschlusskriterien gekennzeichnete Anforderungen (A-Kriterien) zwingend durch den Auf-
tragnehmer (AN) zu erbringen; eine Nichtbestätigung der Erfüllung auch nur eines A-Kriteriums führt zum
Ausschluss des Bieters aus dem Vergabeverfahren. Als Bewertungskriterien (B-Kriterien) gekennzeichnete
Anforderungen sollen erbracht werden. Die Nichterfüllung eines Bewertungskriteriums führt nicht zum
Ausschluss eines Bieters, sondern beeinflusst die Leistungsbewertung des Angebots des Bieters durch den
Auftraggeber (AG).
Kapitel 5 beinhaltet die nichtfunktionalen Anforderungen an das Gesamtsystem und die Systemkomponen-
ten. Bei den Anforderungen des Kapitels 5.1 bis 5.8 ist zu beachten, dass diese vor dem Hintergrund eines
On-Premise-Betriebs des Gesamtsystems beim IT-Dienstleister des Landes, der Datenverarbeitungszent-
rum Mecklenburg-Vorpommern GmbH (im Folgenden DVZ), im Auftrag des AG formuliert sind. Soweit der
AN ein SaaS-Betriebsmodell ermöglichen kann, kann dieses Betriebsmodell stattdessen oder zusätzlich
(durch Abgabe von zwei Hauptangeboten) angeboten werden. Dabei gelten die Anforderungen des Kapitels
5.1 bis 5.8 für ein SaaS-Betriebsmodell entsprechend, soweit dort nichts ausdrücklich abweichend geregelt.
In Kapitel 5.9 befinden sich zudem ergänzende, SaaS-spezifische Anforderungen.
In Kapitel 6 sind die Anforderungen hinsichtlich der Projektdurchführung und Projektumsetzung dargestellt.
In Kapitel 7 wird der Umfang der vom AN vorzulegenden Liefergegenstände zum Zeitpunkt der Angebots-
legung sowie ergänzende Liefergegenstände im Rahmen der Projektarbeit beschrieben.
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Kapitel 8 gibt eine Übersicht über die Anlagen zur Leistungsbeschreibung.
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2 Ausgangsituation und Zielsetzung
2.1 Ausgangssituation
Bezügefachverfahren
Das LAF hat das Programm „LEBE.digital“ zur Modernisierung der Finanzprozesse ins Leben gerufen. Dazu
gehören die Projekte zur zukünftigen Beihilfeberechnung, Dienstreiseabrechnung sowie die Ablösung des
bestehenden Bezügefachverfahrens. Im Rahmen der vorliegenden Ausschreibung soll ein modernes und
zukunftsorientiertes Gesamtsystem zur Bezügeabwicklung beschafft werden. Weiterhin verfolgt das LAF im
Rahmen des Programms die Einführung eines IT-Servicemanagements gemäß Information Technology Inf-
rastructure Library (ITIL) sowie höchste Standards in Bezug auf den Datenschutz und die Informationssi-
cherheit.
Das LAF nutzt derzeit zur Bearbeitung der Bezügevorgänge das IT-Verfahren FABEA. Der IT-technische Be-
trieb und die Entwicklung dieses Verfahrens erfolgt durch den IT-Dienstleister der öffentlichen Verwaltung
in Mecklenburg-Vorpommern, das DVZ. Das ursprünglich vor mehr als 40 Jahren technisch mit Adabas/Na-
tural für einen Mainframe Host entwickelte Verfahren wurde mittlerweile vielfach angepasst und in einen
serverbasierten Betrieb überführt. Aufgrund der mittlerweile veralteten technologischen Grundlage und
des in 2028 auslaufenden Supports einzelner Module besteht die dringende Notwendigkeit das Verfahren
komplett abzulösen. Zusätzlich besteht der Bedarf, fachliche Prozesse neu zu konzipieren und Teile der
Systemlandschaft (Dokumentenmanagementsystem (DMS), Mitarbeiterportal (MAP), Dienststellenportal
(DSP)), die das Verfahren umrahmen, ebenfalls abzulösen.
Grundlage für die Besoldungsleistungen bildet das Besoldungsgesetz für das Land Mecklenburg-Vorpom-
mern (LBesG MV). Grundlage für die Versorgungsleistungen bildet das Landesbeamtenversorgungsgesetz
MV (LBeamtVG MV). Die Entgeltleistungen basieren auf verschiedenen Tarifverträgen, insbesondere dem
Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Darüber hinaus ist eine Vielzahl weiterer bezü-
gerelevanter Rechtsgrundlagen zu berücksichtigen (siehe Kapitel 2.4).
ePAePV
Die Verwaltungsvorschrift „Richtlinien über die Führung von Personalakten“ war die normative Grundlage
für eine ordnungsgemäße Personalaktenführung in der Landesverwaltung. Diese wurde 2004 im Zuge der
Deregulierung und des Bürokratieabbaus außer Kraft gesetzt. In „Teil 1 – Landesfinanzbericht 2018“ des
Jahresberichts des Landesrechnungshofs Mecklenburg-Vorpommern empfiehlt dieser auf Seite 233f. eine
zeitnahe Erarbeitung und den Erlass von zentralen Regelungen zur Personalaktenführung, da die zurzeit
fehlenden Regelungen bereits in der Vergangenheit zu Feststellungen des Landesrechnungshofes bei der
Personalakte in Papierform geführt haben. Vor Einführung einer elektronischen Personalakte sollte gemäß
den Empfehlungen des Landesrechnungshofs eine einheitliche und gesetzeskonforme Personalaktenfüh-
rung sichergestellt werden.
Ziel des Projektes „Einführung ePA/ePV“ ist die Implementierung einer elektronischen Personalakte und
einer elektronischen Personalverwaltung in der gesamten Landesverwaltung Mecklenburg-Vorpommerns.
Durch sie werden Medienbrüche zu bereits bestehenden Systemen vermieden bzw. beseitigt. Das Recher-
chieren von Informationen wird durch technische Hilfsmittel im Vergleich zur Papierakte erheblich be-
schleunigt. Des Weiteren wird der logistische Aufwand für Aufbewahrung und Aussonderung minimiert.
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Die ePA/ePV soll eine Schnittstelle zum elektronischen Bezügeabrechnungs- und Beihilfeverfahren
(LEBE.digital) sicherstellen. Personalverwaltungsdaten sollen künftig zentral verarbeitet werden. Daten, die
sowohl bei den personalverwaltenden Dienststellen als auch beim LAF z. B. für Abrechnungszwecke benö-
tigt werden, müssen nur einmal, bei der personalverwaltenden Dienststelle, eingegeben werden. Es soll
darüber hinaus geprüft werden, ob Schnittstellen zu weiteren digitalen Verfahren der Landesverwaltung
sichergestellt werden können.
Im Rahmen der Einführung einer ePA/ePV sollen die Geschäftsprozesse in der Personalverwaltung opti-
miert und standardisiert werden. Während bestehende Personalakten in Papierform weitestgehend in die
elektronische Personalakte überführt werden sollen, ist es erstrebenswert, dass die Daten aus EPOS 2.0 in
einem automatisierten Verfahren in die neue elektronische Personalverwaltung migriert werden.
Des Weiteren kann die Digitalisierung der Personalakten beispielsweise durch mehr Transparenz, Nachvoll-
ziehbarkeit, Integrität und Löschbarkeit von Daten sowie durch die Berücksichtigung der digitalen Souverä-
nität einen wesentlichen Beitrag zur Erhöhung des Datenschutzes leisten.
Aufgrund der Erkenntnisse, die im Rahmen des Verhandlungsverfahrens für Bezüge gewonnen wurden
(hoch integrierte Systeme, gleicher Bieterkreis etc.), sollen die beiden Projekte zusammengeführt werden.
2.1.1 Aufgabenverteilung im LAF in Bezug auf das Bezügeverfahren
Die Verfahrensdurchführung und die Verfahrensbetreuung sind im LAF organisatorisch getrennt in Bezüge-
stelle und Leitstelle. Weiterhin nutzen ggf. das Justiziariat und insbesondere Kontrollinstanzen das Verfah-
ren.
2.1.1.1 Mengengerüst
Es wird davon ausgegangen, dass die Anzahl der aktiven Beamtinnen und Beamten des Landes MV von
18.638 im Jahr 2023 bis zum Jahr 2028 ungefähr gleichbleiben wird. Im Jahr 2023 waren 9.251 Versorgungs-
empfangende gemeldet. Diese Anzahl wird sich nach derzeitigen Berechnungen auf ca. 13.000 im Jahr 2028
erhöhen. Bei den 25.598 Entgeltempfängern im Jahr 2023 wird von einer Senkung auf ca. 24.600 im Jahr
2028 ausgegangen. Im Ergebnis bedeutet das, dass im Jahr 2028 voraussichtlich ca. 57.000 Personalfälle
abgerechnet werden. Die Personalfälle werden von ca. 650 Personalsachbearbeitenden in den jeweiligen
Dienststellen der Landesverwaltung betreut.
2.1.1.2 Die Bezügestelle des LAF
Für die Bearbeitung der Entgelt-, Besoldungs- und Versorgungsleistungen sind in der Abteilung 2 (Bezüge)
mit einer Abteilungsleitung insgesamt 84 Sachbearbeitende inklusive drei Prüfenden tätig. Hiervon sind in
der Dezernatsgruppe 20 (Besoldung, Versorgung, Beihilfe wurde herausgerechnet) eine Dezernatsgruppen-
leitung, 42 Sachbearbeitende und in der Dezernatsgruppe 21 (Entgelt) 40 Sachbearbeitende tätig.
In den Dezernaten 200 und 201 (Beamtenbezüge) berechnen 18 Sachbearbeitende die Bezüge, eine die
Nachversicherung und zwei den Bereich Grundsatz – besondere Aufgaben. Sie werden von zwei Dezernats-
leitenden angeleitet. Das Dezernat 203 (Versorgung) ist mit einer Dezernatsleitung, 12 Sachbearbeitenden,
einer Sachbearbeitung für Staatsvertrag und Lastenteilung, einer Sachbearbeitung für den Bereich Grund-
satz – besondere Aufgaben sowie zwei Sachbearbeitenden für die Geschäftsstelle besetzt.
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Die Entgeltleistungen werden durch die Dezernatsgruppe mit zwei Sachbearbeitenden im Bereich Grund-
satz sowie einer Sachbearbeitung für die Geschäftsstelle mit drei Dezernaten (210, 211, 212) mit drei De-
zernatsleitungen von 30 Sachbearbeitenden und drei Sachbearbeitenden im Bereich Grundsatz – beson-
dere Aufgaben bearbeitet. (Siehe Anlage 1.2 (OrgPlan))
Es werden pro Jahr ca. 5.500 neue Personalfallakten angelegt und insgesamt ca. 17.000 Personalfallakten-
aufgaben bearbeitet.
2.1.1.3 Die Leitstelle im LAF für das Bezügeverfahren
In der IT-Leitstelle Bezügeverfahren (Dezernat 61) des LAF (Fachadministration) betreuen unter Leitung ei-
nes Dezernenten 2 Sachbearbeitende Grundsatz und 13 Sachbearbeitende das Bezügesystem FABEA sowie
die unter dem Titel BEATA zusammengefassten Umsysteme (DMS, DSP, MAP). Ihre Aufgaben betreffen die
Support- und Grundsatzangelegenheiten (einschl. Erstellung und Pflege der Arbeitsanweisungen) bei der
Vorbereitung, Entwicklung u. Anwendung der IT-Bezügeverfahren, des DMS, des Dienststellen- und dem
Mitarbeiterportal.
2.1.2 Derzeitiges Bezügeverfahren FABEA
Die derzeitige Datenverarbeitung im DSP und LAF wird nachfolgend erläutert.
2.1.2.1 Daten der Dienststellen
In den Dienststellen werden durch die Sachbearbeitung die Personaldaten (Stammdaten) über Vordrucke
im derzeitig genutzten Dienststellenportal (DSP) eingegeben und an das LAF übermittelt. Teilweise, ent-
sprechend Rechtezuweisung des DSP, erfolgt die 4-Augen-Prüfung in der personalführenden Dienststelle.
Plausibilitätsprüfungen erfolgen automatisiert für die jeweiligen Vordrucke. Eine Übernahme der gemelde-
ten Daten erfolgt manuell im LAF.
Weiterhin werden über das DSP mittels CSV-Dateien monatliche Abrechnungen (z. B. unständige Bezüge)
an das Bezügesystem FABEA zur Dunkelverarbeitung (automatisierte Bearbeitung von Geschäftsprozessen)
übermittelt.
2.1.2.2 Daten von Personalfällen
Personalfälle müssen zur Aufrechterhaltung der Aktualität ihrer Stammdaten bestimmte Änderungen ihrer
persönlichen Daten melden. Hierzu sind Vordrucke zu nutzen, die mit Anhängen (begründenden Unterla-
gen) versehen werden können. Diese können über das derzeitige MAP oder postalisch (Fax, E-Mail) einge-
reicht werden. Eine Übernahme der gemeldeten Daten erfolgt manuell im LAF.
2.1.2.3 Bezügebearbeitung
Dokumente mit Mitteilungen zu Änderungen von Daten, die die Grundlage für die Bezügeberechnung bil-
den, werden von Personalfällen und deren Dienststellen über Vordrucke erstellt. Diese können von Perso-
nalfällen postalisch, per E-Mail oder Fax-Zusendung sowie über das Mitarbeiterportal eingereicht werden.
Die Dienststellen versenden die Neuaufnahmen per Kurier oder Post. Für die Mitteilung von Änderungen
der Daten anschließend das Dienststellenportal (Vorhandensein einer Personalnummer Voraussetzung).
Postalische Zusendungen werden im Bereich Servicestelle Schriftgutverwaltung (SSV) eingescannt und an-
schließend wie E-Mail oder Fax- Zusendungen als Posteingangsmappe im DMS bereitgestellt. Die Portale
stellen die übermittelten Dokumente direkt als Posteingangsmappe im DMS bereit.
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So gelangen Anträge und andere Dokumente in elektronischer Form bzw. als zentral eingescannte Papier-
dokumente mittels digitaler Postmappen in die Arbeitskörbe des DMS der Sachbearbeitung. Weiterhin kann
die Sachbearbeitung digitale Dokumente manuell in das DMS importieren.
Die Zuordnung der Posteingangsmappe an die zuständige Sachbearbeitung erfolgt über das Auslesen der
Personalnummer der Personalfälle.
Die Sachbearbeitung prüft die Angaben sowie die notwendigen antragsbegründenden Unterlagen. Die ent-
sprechenden Daten bzw. deren Änderungen werden über Bildschirmmasken manuell in das Abrechnungs-
programm eingegeben.
Das Programm ermittelt unter Berücksichtigung weiterer (Stamm-)Daten die Bezüge. Einige Berechnungen
(z. B. die Versorgungsfestsetzung vor der Zahlbarmachung der Versorgungsbezüge) können nicht in FABEA
durchgeführt werden. Die Sachbearbeitung führt diese Berechnungen in dafür programmierten Excel-Lö-
sungen oder manuell durch. Danach geben sie die Ergebnisse manuell in FABEA ein.
2.1.2.4 Stichprobenkontrollverfahren
Die Prüfgruppe führt vor der Auszahlung der Bezüge eine randomisierte Querschnittprüfung durch. Den
Umfang dieser Querschnittprüfung bestimmt eine interne Dienstanweisung.
2.1.2.5 Datenaufbereitung und Output
Im Anschluss an die Berechnung der Bezüge werden die verarbeiteten Vorgänge, teilweise mit Prüfung, zur
Zahlung aufbereitet. Dabei werden zahlungsrelevante Dokumente (z. B. Bezügemitteilungen, EDA-
Bescheide, Abrechnungslisten) erstellt.
Die Dokumente für die Personalfälle werden je nach Auswahl des Versandkanals in FABEA zur Übertragung
per Schnittstelle an das MAP versendet oder sie werden vom DVZ aus FABEA heraus gedruckt und an die
Personalfälle versandt. Weiterhin ist die hausinterne Versendung oder die Übergabe zum Druck und exter-
nen Versand an den Servicebereich Schriftgutverwaltung (SSV) des LAF möglich.
Haushaltsbuchungen werden an das IT-Verfahren zum Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (HKR-
Verfahren) per Schnittstelle übergeben.
Personalfallbezogene Dokumente werden bei Personalfällen, die das MAP nutzen in deren Konten zur Ver-
fügung gestellt. Ein postalischer Versand erfolgt zusätzlich automatisiert, wenn die empfangende Person
einen fristauslösenden Bescheid nicht innerhalb von 10 Tagen Frist über das MAP abruft.
2.1.2.6 Veraktung
Aus dem modular aufgebauten BEATA
1
wird das Dokumentenmanagementsystem (DMS) verwendet, das
eine bezügesystemspezifische Entwicklungsabspaltung vom Landesmaster DOMEA
2
ist. Es verwendet als
Identifikator und zentrales Metadatum Personalnummern und bildet darüber unter anderem die elektro-
nische Bezügeakte als Personalfallfallakte ab. Pro Personalfall wird für jede Bezügeart eine Personalfallakte
angelegt. Das DMS enthält Arbeitskörbe, die als virtuelle Schreibtische für die tägliche Arbeit der Sachbear-
beitung dienen. Aus dem Arbeitskorb können diese Dokumente in die Personalfallakte einsortiert, werden.
1
BEATA steht für „Bezügedaten elektronisch anweisen, transportieren und aufbewahren“
2
DOMEA steht für „Dokumentenmanagementsystem und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang“
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Ein Teil der erstellten Dokumente, wie die Bezügemitteilungen, wird automatisiert in der Personalfallakte
abgelegt.
2.1.3 Ausschreibungsgegenstand
Die Ausschreibung umfasst die Erstellung eines Gesamtsystems zur Bezügeabwicklung, des digitalen Perso-
nalmanagements sowie der digitalen Personalaktenführung.
- von der Entgegennahme relevanter Daten und Dokumente für das Personalmanagement von Personal-
fällen und Dienststellen,
- über deren Verarbeitung
- und die Bezügeberechnung
- bis hin zur revisionssicheren Speicherung von Output-Daten und Dokumenten
- sowie deren Übergabe ins Outputmanagement,
- die Erfüllung von Meldepflichten,
- die Möglichkeit zur Erstellung vielfältiger Auswertungen und
- ggf. das Outputmanagement selbst.
Einen Überblick über das Zielsystem gibt Kapitel 3.
Der Ausschreibungsgegenstand umfasst im Hinblick auf die Erstellung des Gesamtsystems weiterhin u.a.
die folgenden Leistungen:
- Erstellung und Vorlage der erforderlichen Konzepte gemäß Kapitel 7.2
- Anbindung der für das Beihilfe-Fachverfahrens genutzten OCR/ICR-Software.
- Zuarbeit zum Datenschutz- und IT-Sicherheitskonzept des LAF unter Berücksichtigung des Schutzbe-
darfs der Personal- und Bezügedaten.
- Beratung zur Anpassung der vorhandenen Geschäftsprozesse des AG an die prozessualen Vorgaben des
neuen Gesamtsystems.
- Umsetzung von Schnittstellen gemäß den festgelegten Anforderungen (Kapitel 5.5).
- Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Gesamtsystems einschließlich der Installation und Konfigu-
ration der gelieferten Softwarekomponenten inkl. Customizing für Produktiv-, Referenz- und Testum-
gebungen sowie Schulungsumgebungen (siehe Kapitel 5.7).
- Bereitstellung umfassender und zielgruppenspezifischer Schulungsunterlagen für die Nutzung und Ad-
ministration des Gesamtsystems sowie Durchführung entsprechender Schulungen.
- Systemservice (insbesondere Störungsbeseitigung und regelmäßige Überlassung sämtlicher neuer Pro-
grammstände) für das Gesamtsystem. Im Fall eines SaaS Betriebsmodells kommt der Betrieb des Ge-
samtsystems hinzu.
- Durchführung bzw. Unterstützen der Datenaufbereitung und -übernahme (Datenmigration).
2.1.4 Zeit- und Projektplanung
In der nachfolgenden Abbildung 1 ist ein Rahmenentwurf zur Umsetzung des Gesamtsystems dargestellt.
Darin enthalten sind die wesentlichen Meilensteine.
Durch den AN ist ein detaillierter Projektzeitplan mit dem Angebot abzugeben (Kapitel 7.1), aus dem die
zeitliche Planung der Umsetzung der einzelnen Systemkomponenten sowie ihre Integration in das Gesamt-
system hervorgeht. In Abhängigkeit von der jeweiligen Produkteinführungsstrategie und der Personalein-
satzplanung kann der AN auch alternative Vorschläge zur Reihenfolge der Meilensteine in der Umsetzungs-
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Phase unterbreiten und ggf. weitere Meilensteine vorschlagen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass der Zeit-
punkt der (Teil-)Abnahmeprüfung des Gesamtsystems so geplant wird, dass ohne Verschiebung des jeweils
vereinbarten Meilensteins M01, M4 und M7 (Bereitstellung zur (Teil-)Abnahme des Gesamtsystems) und
unter Berücksichtigung der Ressourcenverfügbarkeiten des AG (siehe Kapitel 6) für den AG ausreichend Zeit
zur Verfügung steht, um die Systemkomponenten im Rahmen der Funktionsprüfungen des AG einzeln (inkl.
Re-Test-Zyklen) zu prüfen.
Abbildung 1: Projektplan Einführung Gesamtsystem
Zentrale Meilensteine der Projektumsetzung
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Nr.
Meilenstein
Termin (späteste Zeit-
punkte)
M01
Bereitstellung zur Teilabnahme Gesamtsystem Prio 1
Der Meilenstein ist erreicht, wenn der AN das Gesamtsystem unter Erfüllung
mindestens der folgenden Voraussetzungen abnahmereif bereitgestellt hat:
1. Umsetzung aller A- und B-Kriterien mit der Priorität 1 gemäß Anforderungs-
katalog
2. erfolgreiche Anbindung des Archivsystems inklusive Zugriff aller vorhande-
nen Dokumente der Bezügeempfangenen (derzeit in TR-ESOR)
3. erfolgreiche Anbindung der Fachverfahren HKR und PPM, Dienstreise und
Beihilfe an das HR-System.
4. erfolgreiche Anbindung der bezügerelevanten Dienststellen des Landes MV
an das HR-System
5. erfolgreiche Anbindung der sich im LAF in Verwendung befindlichen
OCR/ICR Software an das HR-System und Integration der diesbezüglichen
Funktionalitäten in das Gesamtsystem
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M02
Teilabnahme Gesamtsystem Prio 1
Der Meilenstein ist erreicht, wenn nach
1. abnahmereifer Bereitstellung durch den AN (siehe M01) und Durchführung
einer entsprechenden Funktionsprüfung und
2. erfolgreicher Durchführung Probemigrationen aller für die vollständige Be-
rechnung der Bezüge aller aktiven Personalfälle notwendigen Daten in das
HR-System durch den AN die Teilabnahme für den Go-Live Prio 1 durch den
AG erteilt wurde.
01.12.2027
M03
Go Live Gesamtsystem Prio 1
Der Meilenstein ist erreicht, wenn
1. das Gesamtsystem in Bezug auf die Prio 1 Anforderungen erfolgreich in den
Produktivbetrieb überführt wurde und
2. die Migration aller für die vollständige Berechnung der Bezüge aller aktiven
Personalfälle notwendigen Daten in das HR-System durch den AN erfolgt ist.
01.01.2028
M04
Bereitstellung zur Teilabnahme Gesamtsystem Prio 2
Der Meilenstein ist erreicht, wenn der AN das Gesamtsystem unter Erfüllung al-
ler A- und B-Kriterien mit der Priorität 2 gemäß Anforderungskatalog bereit-
stellt.
01.08.2028
M05
Teilabnahme Gesamtsystem Prio 2
Der Meilenstein ist erreicht, wenn nach abnahmereifer Bereitstellung durch
den AN (siehe M04) und Durchführung einer entsprechenden Funktionsprüfung
die Teilabnahme für den Go-Live des Gesamtsystems Prio 2 durch den AG er-
teilt wurde.
01.12.2028
M06
Go Live Gesamtsystem Prio 2
Der Meilenstein ist erreicht, wenn das Gesamtsystem in Bezug auf die Prio 2
Anforderungen erfolgreich in den Produktivbetrieb überführt wurde.
01.01.2029
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Nr.
Meilenstein
Termin (späteste Zeit-
punkte)
M07
Bereitstellung zur Abnahme Gesamtsystem Prio 3
Der Meilenstein ist erreicht, wenn der AN das Gesamtsystem unter Erfüllung
mindestens der folgenden Voraussetzungen abnahmereif bereitgestellt hat:
1. Umsetzung aller A- und B-Kriterien mit der Priorität 3 gemäß Anforderungs-
katalog
1. Erfolgreiche Migration der Stammdaten aus EPOS in das HR-System
01.08.2029
M08
Abnahme Gesamtsystem Prio 3
Der Meilenstein ist erreicht, wenn nach abnahmereifer Bereitstellung durch
den AN (siehe M07) und Durchführung einer entsprechenden Funktionsprüfung
die Abnahme für den Go-Live des Gesamtsystems Prio 3 durch den AG erteilt
wurde.
01.12.2029
M09
Go Live Gesamtsystem Prio 3
Der Meilenstein ist erreicht, wenn das Gesamtsystem in Bezug auf die Prio 2
Anforderungen erfolgreich in den Produktivbetrieb überführt wurde.
01.01.2030
2.2 Zielsetzung
Übergeordnetes Ziel der Ausschreibung und der anschließenden Vergabe ist die zukunftsfähige Ausrichtung
der Bezügebearbeitung sowie des Personalmanagements. Im Mittelpunkt stehen dabei unter anderem die
Integration des Gesamtsystems und ihre Kompatibilität und die effiziente Arbeitsteilung mit weiteren IT-
Modernisierungsvorhaben des Landes MV und des LAF im Rahmen des Programms LEBE.digital. Ziele sind
ein effizienteres und effektiveres Verwaltungshandeln, die vorbildliche Berücksichtigung von Datenschutz-
und IT-Sicherheitsvorgaben sowie eine Steigerung der Nutzerfreundlichkeit im Personalmanagement im
Allgemeinen sowie bei der Beantragung und Bearbeitung von Bezügeleistungen im Besonderen. Außerdem
wird die Nachnutzung eines modernisierten Inputmanagements angestrebt, das im Fachverfahren Beihilfe
bereits bereitgestellt wird. Mit Hilfe der anzubindenden OCR-/ICR-Software sollen die postalisch eingereich-
ten Unterlagen dem HR-System als validierte Datensätze zur direkten Erfassung und weiteren Verarbeitung
zur Verfügung gestellt werden.
Zukünftig sollen die Erweiterbarkeit, Anschlussfähigkeit und Integration des Gesamtsystems in der Interak-
tion mit weiteren personalfallbezogenen und auch finanzbezogenen Prozessen vor allem im Hinblick auf
einen einheitlichen Zugriff (Single Sign-On) sowie ein zentrales Stammdatenmanagement gemäß dem
Once-only-Prinzip ermöglicht werden.
Mit der Modernisierung des Verfahrens zur Bezügeabwicklung wird eine möglichst weitreichende Automa-
tisierung der zugrundliegenden Prozesse angestrebt (Dunkelverarbeitung). Durch die Reduktion von manu-
ellen Tätigkeiten sollen die Sachbearbeitung entlastet, Fehler reduziert und Freiräume für qualifizierte Tä-
tigkeiten geschaffen werden.
Es soll ein modernes, performantes und ergonomisches Gesamtsystem zur Verfügung gestellt werden, wel-
ches die Digitalisierung am Arbeitsplatz erlebbar macht. Medienbrüche sollen zukünftig vermieden werden.
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Die Dienststellen sollen direkt an das HR-System angebunden werden. Als Endnutzende sollen die Perso-
nalfälle von intuitiven und modernen Zugangswegen für die Bezügeabwicklung, Personalverwaltung, kur-
zen Bearbeitungszeiten sowie perspektivisch vernetzten Daten (Once-only-Prinzip) profitieren.
Das Land MV zielt mit der Einführung des neuen Verfahrens darauf ab, Datenschutz- und IT-
Sicherheitsvorgaben in besonderem Maße zu berücksichtigen und damit einen „Leuchtturmcharakter“ für
zukünftige Projekte zu haben. So ist unter anderem zu beachten, dass die übermittelten persönlichen und
finanziellen Daten einen hohen Schutzbedarf nach der DSGVO haben und ein hohes BSI-Vertrauensniveau
aufweisen. Schließlich sollen die Einführung, die Pflege und der Betrieb im Rahmen von IT-Prozessen erfol-
gen, die einen hohen Standardisierungsgrad nach ITIL aufweisen.
In der Projektdurchführung strebt das Land MV eine optimale Ressourcennutzung (personell, technisch,
wirtschaftlich) durch die übergreifende Koordinierung von Aufgaben, Spezialwissen und Strukturen an.
Diese Ziele sollen durch eine positive Führungskultur, gemeinsames iteratives Lernen, Transparenz, Kom-
munikation und Standardisierung erreicht werden.
2.3 Stakeholder
Bei der Ausgestaltung und Einführung des zukünftigen Gesamtsystems sind unterschiedliche Stakeholder
zu berücksichtigen. Diese sind im Folgenden beschrieben. Im Rahmen eines zu erstellenden Rollen- und
Rechtekonzepts sind einigen dieser Stakeholder entsprechende Rollen zuzuordnen (siehe Kapitel 3.3).
2.3.1 Landesamt für Finanzen Mecklenburg-Vorpommern
Das LAF ist eine obere Landesbehörde im Geschäftsbereich des Finanzministeriums MV (im Folgenden FM)
mit ca. 290 Beschäftigten. In Abteilung 2 des LAF erfolgt die Ermittlung und Zahlung der Bezüge für die
Angestellten (Entgelt), die Beamtinnen und Beamten/Richterinnen und Richter (Besoldung) und die Versor-
gungsempfangenden (Versorgungsbezüge) des Altersgeldes. Ebenfalls wird in Abteilung 2 die Beihilfe für
die Beschäftigten im Fall von Krankheit und Dienstunfall des Landes MV berechnet und zur Zahlung ange-
wiesen. Weiterhin werden die Aufgaben für die Landesverwaltung im Zusammenhang mit dem zentralen
Zahlungsverkehr, der Buchführung, der Funktion als Hinterlegungskasse sowie der Bearbeitung der zentra-
len Reisekostenbearbeitung für die Landesverwaltung MV (LAF Abteilung 4) bearbeitet. Aufgaben als Voll-
streckungsbehörde nach dem Justizbeitreibungsgesetz (JBeitrG) und für andere öffentlich-rechtliche Geld-
forderungen des Landes MV (außer Steuern) werden ebenfalls wahrgenommen (LAF Abteilung 5).
Die Abteilung 2 setzt sich aus der Dezernatsgruppe „Besoldung, Versorgung, Beihilfe“, der Dezernatsgruppe
„Entgelt“ sowie der Prüfgruppe für das bestehende Stichprobenkontrollverfahren der fachlichen Bezüge-
bearbeitung zusammen. Innerhalb der Dezernatsgruppen erfolgt die Bearbeitung von Bezügeanträgen, -
vorgängen und –widersprüchen entsprechend der Zuständigkeitszuordnung über die Personalnummern
der Personalfälle.
Die Bearbeitung von Widersprüchen, denen nicht im vollen Umfang abgeholfen werden kann, erfolgt im
Justiziariat.
Der Abteilung IT (LAF Abteilung 6) obliegt die Vorbereitung, Entwicklung und Anwendung der zentral für
die Landesverwaltung MV verantworteten IT-Verfahren für die Beihilfe- und Bezügezahlungen sowie zum
HKR- und PPM-Verfahren. Die gesamte Betreuung des bestehenden Bezügesystems auf IT-Ebene, inklusive
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der administrativen, operativen und strategischen IT-Themen, erfolgt hier. Der Informationssicherheitsbe-
auftragte ist dieser Abteilung angegliedert. Das Projektmanagement zur Ablösung des Bezügesystems wird
ebenfalls in dieser Abteilung verantwortet.
2.3.2 Ministerium für Inneres, Bau und Digitalisierung
Das Ministerium für Inneres, Bau und Digitalisierung des Landes Mecklenburg-Vorpommern (IM) ist für Di-
gitalisierung und somit die IT-Standards des Landes zuständig. Das Ministerium ist zentraler Akteur bei der
Initiierung von ressort- und behördenübergreifenden IT-Vorhaben und –Projekten. Es ist bei der Ausgestal-
tung und Nachverfolgung einzelner Projekte, wie der Modernisierung der Bezügeabwicklung, durch die Lei-
tungsebene entsprechend einzubinden.
Laut E-Gouvernement Gesetz von MV (siehe §15 Absatz 3) sind Basisdienste einzusetzen und Landesstan-
dards (insbesondere gemäß IT-Richtlinie) einzuhalten. Diese werden zumeist zentral finanziert. Wenn an-
gestrebt wird von diesen Standards abzuweichen muss eine Abstimmung mit dem Ministerium erfolgen.
Das IM ist zuständig, das Fachverfahren Personalmanagement zu novellieren und eine elektronische Perso-
nalakte einzuführen.
2.3.3 Personalführende Dienststellen
Das LAF übernimmt die Bezügeabwicklung für die Dienststellen des Landes Mecklenburg-Vorpommern.
Durch 109 personalführende Dienststellen werden die hierzu benötigten Informationen, die dienstliche und
teilweise persönliche Daten enthalten, dem LAF übermittelt.
2.3.4 Finanzministerium
Das Finanzministerium Mecklenburg-Vorpommern (FM) übt die Dienst- und Fachaufsicht über das LAF aus.
Das FM wird im Rahmen der Projektregelstrukturen einbezogen. Bei Projekten hat das LAF Abstimmungs-
und Informationspflichten gegenüber dem FM. Weiterhin erfolgt hier das Einwilligungsverfahren entspre-
chend der LHO.
2.3.5 Datenverarbeitungszentrum MV GmbH
Das DVZ ist der IT-Dienstleister der Landesverwaltung MV mit Sitz in Schwerin. Gesellschafter der eigen-
ständigen GmbH ist das Land MV. Das DVZ erbringt die ihm nach dem „Gesetz über die Rechtsstellung des
Datenverarbeitungszentrums Mecklenburg-Vorpommern (Datenverarbeitungszentrumsgesetz - DVZG
MV)“ vom 01. November 2000 im öffentlichen Interesse übertragenen Dienstleistungen für die Landesver-
waltung. Das bestehende Bezügesystem und Personalmanagementsystem EPOS2.0 wird durch das DVZ be-
trieben.
2.3.6 Landesrechnungshof
Der Landesrechnungshof ist eine oberste Landesbehörde und als unabhängiges Organ der Finanzkontrolle
nur dem Gesetz unterworfen. Der Landesrechnungshof überwacht die gesamte Haushalts- und Wirtschafts-
führung des Landes und somit auch die wirtschaftliche Durchführung der Ablösung des bestehenden Bezü-
gesystems.
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2.3.7 Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit des Landes Mecklenburg-
Vorpommern
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz überwacht und berät die öffentlichen Stellen des Landes in
Fragen des Datenschutzes auf Grundlage von § 7 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), weil die im Gesamtsys-
tem genutzten Daten einem hohen Schutzbedarf unterliegen. Der Landesbeauftragte für den Datenschutz
wird in Regelterminen durch den IT-Abteilungsleiter des LAF über den Stand der Ablösung des Bezüge-Be-
standsverfahrens informiert.
2.3.8 Datenschutzbeauftragte des LAF
Zusätzlich zum Landesbeauftragten für den Datenschutz ist die im LAF sowie die im Projektmanage-
mentteam mit Datenschutz beauftragte Person bei datenschutzrelevanten Themen im Hinblick auf das zu-
künftige Gesamtsystem einzubeziehen.
2.3.9 AG Gleichstellungsbeauftragte
Die AG Gleichstellungsbeauftragte ist ein Gremium aus den Gleichstellungsbeauftragten der Ministierien
sowie der Staatskanzlei. In diesem Gremium werden aktuelle Themen der Gleichstellung diskutiert und Hil-
festellungen und Informationsangebote erstellt. Die Arbeitsgemeinschaft bietet den Teilnehmenden eine
Plattform zum Erfahrungsaustausch, zur Erweiterung und Vertiefung von Fachwissen sowie auch eine Basis
zum Netzwerken. Die Gleichstellungsbeauftragten sind zur Verschwiegenheit verpflichtet und in ihrer Funk-
tion weisungsfrei. Sie sind unmittelbar der Dienststellenleitung zugeordnet, woraus ein unmittelbares Vor-
tragsrecht aber auch eine Vortragspflicht gegenüber der Behördenleitung besteht. Sieüberwachen und för-
dern die Umsetzung des Bundesgleichstellungsgesetzes (BGleiG) und der Vereinbarungen im
Gleichstellungsplan. Sie wirken bereits im Vorfeld bei allen personellen, organisatorischen und sozialen
Maßnahmen ihrer Dienststelle zu folgenden Themenbereichen mit:
• Gleichstellung von Frauen und Männern,
• Vereinbarkeit von Familie und Erwerbstätigkeit und
• Schutz vor sexueller Belästigung am Arbeitsplatz,
• Schutz vor Diskriminierung und sexueller Belästigung
2.3.10 Personalvertretung
2.3.10.1 Arbeitsgemeinschaft der Hauptpersonalräte
Die Hauptpersonalräte, im Bereich der Landesverwaltung bilden die Arbeitsgemeinschaft der Hauptperso-
nalräte (AG HPR). Sie vertreten ihre Mitglieder in Angelegenheiten, die von allgemeiner Bedeutung sind
und über den Geschäftsbereich einer obersten Landesbehörde hinausgehen.
Im Gesamtsystem werden personenbezogene Daten der Personalfälle verarbeitet. Die AG HPR ist daher in
die Systemmodernisierung und –einführung miteinzubinden.
2.3.10.2 Arbeitsgemeinschaft der örtlichen Personalräte
Die AG öPR ist ein Gremium aus den örtlichen Personalräten (AG öPR) der Ministerien sowie der Staats-
kanzlei. Die örtlichen Personalräte sind im Hinblick auf Veränderungen in der Arbeitsorganisation, die sich
aus der Einführung des Gesamtsystems ergeben zu informieren und entsprechend zu beteiligen.
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2.3.10.3 Schwerbehindertenvertretung
Bei der Entwicklung des zukünftigen Gesamtsystems wird hoher Wert auf die Sicherstellung der Barriere-
freiheit gelegt. Die AG Schwerbehindertenvertretung (AG SBV) ist dementsprechend über die Systemein-
führung zu informieren und angemessen einzubinden.
2.4 Gesetzliche Rahmenbedingungen
Der AN ist dafür verantwortlich, dass das künftige Verfahren dem Auftraggeber die Bezügebearbeitung und
-abrechnung auf der Grundlage der jeweils aktuellen
- bundes- und landesgesetzlichen Regelungen sowie unmittelbar anwendbares EU-Recht,
- Verwaltungsvorschriften und Erlasse (insbesondere Vorgriffsregelungen) und
- Grundsatzentscheidungen des EuGHs, der obersten Gerichte des Bundes sowie der oberen Gerichte
der Länder
(nachfolgend zusammen „Vorschriften“) ermöglicht. Gleiches gilt für das Personalmanagement. Änderun-
gen von Vorschriften sind durch den AN bis zur Abnahme des Gesamtsystems als Teil der Projektleistung
laufend im System umzusetzen. Auch nach der Abnahme obliegt die Einarbeitung der Vorschriften und ihrer
Änderungen dem AN im Rahmen der Systemservices. Dabei sind die Übergangszeiträume jeweils mit abzu-
bilden, z. B. die Bearbeitung von Anträgen vor einem Stichtag nach altem Recht.
Zu berücksichtigen sind durch den künftigen AN sämtliche relevanten Vorschriften, insbesondere jedoch
folgende:
1. Fünftes Vermögensbildungsgesetz (5. VermBG)
2. Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG)
3. Abgeordnetengesetz MV (AbgG MV)
4. Abgabenordnung (AO)
5. Arbeitsplatzschutzgesetz (ArbPlSchG)
6. Bundesbesoldungsgesetz (BBesG 2006 + Abschnitt 5)
7. Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
8. Beamtenstatusgesetz (BeamtStG)
9. Verwaltungsvorschriften zum BeamtVG (BeamtVGVwV)
10. Bundesfreiwilligendienstgesetz (BFDG)
11. Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)
12. Mehrarbeitsvergütungsverordnung (MVergV 2006)
13. Bundesstatistikgesetz (BStatG)
14. Datenerfassungs- und -übermittlungsVO (DEÜV)
15. Dienstjubiläumsverordnung (DJubV)
16. Deutsches Richtergesetz (DRiG)
17. Landesdatenschutzgesetz (DSG MV)
18. EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
19. Datenverarbeitungszentrumsgesetz (DVZG MV)
20. Elternzeitlandesverordnung (EltZLVO MV)
21. Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG)
22. Einkommensteuergesetz (EStG)
23. Erholungsurlaubsverordnung (EUrlV)
24. Erschwerniszulagenverordnung (EZulV MV)
25. E-Gouvernement-Gesetz Mecklenburg-Vorpommern (EGovG MV)
26. Finanz- und Personalstatistikgesetz (FPStatG)
27. Gerichtsvollzieherbürokostenverordnung (GVBkVO)
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28. Gesetz zur Überleitung in den Besoldungsordnungen sowie sonstige Übergangsregelungen vom 4.
Juli 2011 (§ 1)
29. Verwaltungsvorschrift des Justizministeriums zur Gewährung von Gehaltsvorauszahlungen an Ge-
richtsvollzieher zur Einrichtung eines Geschäftszimmers (2017 – III 121c/2343 - 15 SH – VV Meckl.-
Vorp. Gl. Nr. 2032 – 34)
30. Haushaltsgrundsätzegesetz (HGrG)
31. Hochschul-Leistungsbezügeverordnung (HsLeistbVO MV)
32. Hochschulleitungs-Stellenzulagenverordnung (HstZulV 2002)
33. Informationsfreiheitsgesetz (IFG MV)
34. Informationskostenverordnung (IFGKostVO MV)
35. Jugendfreiwilligendienstegesetz (JFDG)
36. Landesaltersgeldgesetz (LAltGG MV)
37. Landesbeamtenversorgungsgesetz MV (LBeamtVG MV)
38. Landesbesoldungsgesetz MV (LBesG MV)
39. Landesbeamtengesetz MV (LBG MV)
40. Landesdisziplinargesetz MV (LDG MV)
41. Landeshochschulgesetz (LHG MV)
42. Landeshaushaltsordnung (LHO MV)
43. Landesministergesetz (LMinG)
44. Landesreisekostengesetz (LRKG MV)
45. Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV)
46. Landesumzugskostengesetz (LUKG MV)
47. Mindestlohngesetz (MiLoG)
48. 3. Mindestlohnanp.VO (MiLoV3)
49. Mutterschutzverordnung MV (MuSchVO MV)
50. Onlinezugangsgesetz (OZG)
51. Landesrichtergesetz (RiG MV)
52. Schulgesetz (SchulG MV)
53. Soldatengesetz (SG)
54. Drittes Buch Sozialgesetzbuch (SGB III)
55. Viertes Buch Sozialgesetzbuch (SGB IV)
56. Fünftes Buch Sozialgesetzbuch - GKV (SGB V)
57. Sechstes Buch Sozialgesetzbuch - GRV (SGB VI)
58. Sonderurlaubsverordnung (SUrlV)
59. Sonderzahlungsgesetz MV (SZG MV)
60. Trennungsgeldverordnung (TGVO MV)
61. TV Auszubildende (TVA-L BBiG)
62. Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder inkl. Anlagen A-G (TV-L)
63. Tarifvertrag zur Regelung der Arbeitsbedingungen von Beschäftigten in der Forst (TV-L-Forst)
64. Tarifvertrag über die Arbeitsbedingungen der Personenkraftwagenfahrer der Länder (TV-L-Pkw-
Fahrer)
65. Tarifvertrag zur Überleitung der Beschäftigten der Länder in den TV-L inkl. Anlagen 1-5 (TVÜ-L)
66. Versorgungsausgleichs-Erstattungsv. (VAErstV)
67. Verdienststatistikgesetz (VerdStatG)
68. Verfahrensrichtlinie zum Einsatz von IT-Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen im
Land Mecklenburg-Vorpommern (VerfRi-IT-HKR)
69. Versorgungsausgleichgesetz (VersAusglG)
70. Versorgungsfondsgesetz (VersFondsG MV)
71. Verordnung zur Bestimmung der Prozentsätze für regelmäßige Zuführungen an das Sondervermö-
gen „Versorgungsfonds des Landes Mecklenburg-Vorpommern“
72. Versorgungslastenteilungsgesetz (VLTG MV)
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73. Versorgungslastenteilungs-Staatsvertrag (Vlt-StV)
74. Versorgungslastenteilungs-Staatsvertrag - Durchführungshinweise (Vlt-StV)
75. Versorgungsrücklagengesetz - VersRücklG MV)
76. Vollstreckungsvergütungsverordnung (VollstrVergV MV)
77. Verwaltungsgerichtsordnung (VwGO)
78. Landesverwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG MV)
79. Zivildienstgesetz (ZDG)
80. Zivilprozessordnung (ZPO)
81. DIN ISO 15489-1 Leitfaden zur qualitätssicheren Aktenführung
82. LeistbVO FHöVPR MV
83. LParlG
84. NAnpG MV
85. Allgemeinen Verwaltungsvorschriften über die Landesdienstwohnungen
86. TV EntgO-Lehrer
87. BVG - Bundesversorgunggesetz
88. Entgeltbescheinigungsverordnung
89. Versorgungsausgleichs-Erstattungsverordnung
90. Kirchensteuergesetz des Landes Mecklenburg-Vorpommern
91. Kirchensteuerbeschlüsse
92. Kirchensteuerverordnung des Landes Mecklenburg-Vorpommern
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3 Allgemeine Systembeschreibung
Das nachfolgende Kapitel beschreibt die verschiedenen Bestandteile des Gesamtsystems und ihren Einsatz-
zweck.
Kapitel 3.1 gibt einen Überblick über die Systemarchitektur. So werden neben der Skizzierung des Zielsys-
tems, die Netzanbindung, die Bereitstellung bzw. Installation sowie das Mengengerüst des Systems defi-
niert.
In Kapitel 3.2 schließt sich die Beschreibung der Anwendungsfälle des globalen Fachprozesses an.
In Kapitel 3.3 werden die verschiedenen Rollen der Akteure beschrieben, die auf das System mit jeweils
unterschiedlichen Berechtigungen zugreifen sollen.
3.1 Systemarchitektur
3.1.1 Überblick Zielsystem
Die Bezügebearbeitung (Besoldung, Versorgung sowie Entgelt und Altersgeld) soll durch ein neues, moder-
nes, leistungsfähiges und zukunftssicheres HR-System unterstützt werden.
Die Personalakte soll künftig ausschließlich digital geführt werden. Die Personaldaten sollen die Grundlage
des Personalmanagements darstellen und sind ebenfalls im HR-System zu führen.
Das neue Gesamtsystem zeichnet sich insbesondere durch ein durchgängig digitales Personalmanagement
sowie der Bezügebearbeitung aus, wie u.a.
- Bearbeitung von Personalvorgängen durch alle Beteiligten
- Bearbeitung von Bezügevorgängen durch alle Beteiligten
- die Zugangsmöglichkeit für die verschiedenen Nutzergruppen in den Dienststellen, für die Bezüge-Sach-
bearbeitung und Personalfälle
- Personalfall-Self-Service, einschließlich Eingangs- und Ausgangs-Postfächer sowie einer Upload-/Down-
load-Funktion von Dokumenten
- Lokationswechsel (also Wechsel zwischen Amt und Home-Office) und Benutzung des Systems auf ver-
schiedenen Endgeräten (Desktop Computer, Smart Phone und Tablet Computer) werden unter Beach-
tung softwareergonomischer Anforderungen und ohne Funktionseinschränkung unterstützt.
- Durchgängiger Einsatz von Plausibilisierungsprüfungen und Vorbelegungen (default-Werte), u.a. unter-
stützt durch Abfragen von internen und externen Datenbanken
- Bereitstellung von umfassenden Im- und Exportfunktionen
- Messbare Reduktion von Papierverarbeitung im Ein- und Ausgang
- Funktionen zur Einbindung einer qualifizierten elektronischen Signatur
- Unterstützung eines zentralen Stammdatenmanagements
- Unterstützung von Workflows (z. B. für Freigaben, Genehmigungen, etc.), die rechteabhängig definiert
und überwacht/kontrolliert werden können
Das Gesamtsystem beinhaltet alle funktionalen Komponenten und Module, die im Rahmen der Prüfung,
Bearbeitung, Simulation (z. B. Test von Auswirkungen von Änderungen) und Festsetzung von Bezügen rele-
vant sind. Dazu zählen insbesondere:
- Steuerung des Datenein- und ausgangs
- Aufgaben- und Workflowmanagement
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- Workflowbasierte Bearbeitung (unter anderem die Unterstützung der postalischen Prozesse)
- Verwaltung und Ablage von Dokumenten und Vorgängen in einer integrierten elektronischen Akte
(DMS)
- Bezügebearbeitung (Besoldung, Versorgung und Entgelt sowie Altersgeld) durch die Bezügesachbear-
beitung und die Sachbearbeitung in den Dienststellen
- Prüfung von Vorgängen und Dokumenten (v.a. formelle Prüfung, Plausibilitätsprüfung, Stichproben,
Vier-Augen-Prüfung)
- Erstellung von Mitteilungen und Bescheiden
- Auswertungen und Statistiken
- Schnittstellen und Meldungen zu Systemen des LAF, sowie Behörden und Organisationen im Land MV
und außerhalb.
Der AN hat sicherzustellen, dass das zu liefernde Gesamtsystem bzw. dessen Systemkomponenten mit den
angrenzenden IT-Systemen über Schnittstellen miteinander verbunden werden, soweit dies zur Erfüllung
der Anforderungen aus der Leistungsbeschreibung erforderlich ist. Die ausführliche Beschreibung der
Schnittstellen befindet sich in Kapitel 5.5. Bereits existierende Schnittstellenfunktionalitäten angrenzender
IT-Systeme sollen bevorzugt verwendet werden. Für den Fall nicht verwendbarer bzw. fehlender Schnitt-
stellenfunktionalitäten hat der AN die Verpflichtung, die zur Behebung des Sachstands notwendigen
Schritte der Implementierung, Anpassung und Qualitätssicherung zu erstellender Schnittstellen der angren-
zenden IT-Systeme an den AG zu melden. Der AG wird dann zusammen mit dem AN und den Herstellern/Be-
treibern der angrenzenden IT-Systeme Lösungswege ermitteln. Zudem wird der AN für jede Schnittstelle
zwischen Gesamtsystem (bzw. dessen Systemkomponenten) mit den angrenzenden IT-Systemen eine
Schnittstellendokumentation gemäß Stand der Technik (z. B. Komponentendiagramme, Interoperabilitäts-
modell, etc.) erstellen und dem AG zur Verfügung stellen.
Das Gesamtsystem setzt sich, wie im nachfolgenden Diagramm gezeigt, aus den folgenden wesentlichen
Systemkomponenten zusammen.
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Abbildung 2: Architektur neues Gesamtsystem für Bezügebearbeitung und Personalmanagement
- Kommunikationsplattform (KP) mit Self-Service Funktionen: Diese Zugangsart ist nur über einen Login
am MV-Serviceportal mit der BundID möglich. Herbei melden sich die Personalfälle an der Kommuni-
kationsplattform an und können den Personal- und Bezüge Self-Service (online Formulare) sowie das
Postfach nutzen.
- Leistungsfähiges Benutzer- und Rechtemanagement um Personen in verschiedenen Nutzergruppen
zugeschnittene Rechte erteilen zu können. Nutzergruppen sind die Systemadministration, Zentrale
Fachadministration, Anwendungsbetreuung, Revision, Zeichnungsbefugte, Sachbearbeitung und nut-
zende Personalfälle der KP.
- Einbindung des Moduls zur Erzeugung von qualifizierten elektronischen Signaturen und Sigeln (z. B.
für elektronisch versendete Dokumente, gescannte Dokumente sowie bei der Veraktung). Die Anbin-
dung der qualifizierten elektronischen Signatur und des Siegels muss sichergestellt werden.
- Schnittstelle zur Übergabe von Steuerungsdateien an die Druckstraße ("SST Druck und Kuvertierung“)
des DVZ oder des LAF (Servicebereich Schriftgutverwaltung des LAF - SSV). Massendokumente, die im
neuen HR-System erzeugt werden, werden beim DVZ gedruckt und einem Postdienstleister des LAF
übergeben. Weiterhin ist es notwendig, dass Dokumente zum Druck an den SSV im LAF gegeben werden
können. Im Fall einer SaaS Lösung erfolgt der Massen-Druck und Versand von Dokumenten durch den
AN.
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- Stammdatenmanagement
Bereitstellung einer zentralen Stammdatenhaltung und -pflege in der integrierten Datenbank des HR-
Systems. Berücksichtigung des HR-Systems als führendes System mit zentraler Stammdatenhaltung mit
folgenden Merkmalen:
• Zentrales Stammdatensystem für Personalmanagement inkl. Bezügeabrechnung.
• Stammdaten anderer führender Fachverfahren werden in die integrierte Datenbank des HR-
Systems aufgenommen. Die Pflege und Aktualisierung der Daten erfolgt über die jeweiligen Fach-
verfahren.
- Dokumentenmanagementsystem. Die Veraktung muss in Form einer elektronischen Akte pro Perso-
nalfall in das DMS erfolgen.
- In- und Export APIs für bezügespezifische System- und Stammdaten. Der AN stellt sicher, dass das
Gesamtsystem APIs zum Datenimport aus dem bisherigen Bezügesystem FABEA sowie EPOS2.0 in das
neue HR-System und frei konfigurierbare Möglichkeiten zum ad hoc-Datenexport aus dem Gesamtsys-
tem in gängigen Dateiformaten zur Verfügung stellt.
- Auswertungskomponente (BI-Tool) zur Erstellung von konfigurierbaren Auswertungen auf Basis der
vorhandenen Daten. Solche Auswertungen sind z. B. Listen über befristete Beschäftigungsverhältnisse
mit Informationen zum Ende der Befristung und dem Befristungsgrund, Auswertungen zu Abwesenhei-
ten aller Art (Erkrankungen, Beurlaubungen, Elternzeit etc.), Auswertungen zu aktuellen Beschäfti-
gungsverhältnissen in Teilzeit.
3.1.2 Netzanbindung
Die Anbindung der verschiedenen nutzenden Personen der Dienststellen sowie des LAF und Personal-
fällen erfolgt über das landesweite Behördennetz CN-LAVINE des Landes MV sowie über das (öffentli-
che) Internet per VPN-Tunnel zum Behördennetz.
Während autorisierte nutzende Personen der Dienststellen und des LAF über ein Login direkt auf das
HR-System zugreifen können, ist es vorgesehen, Personalfällen über eine eigene Kommunikationsplatt-
form (KP für Bezüge) Zugang zu den sie betreffenden Dokumenten und Daten zu verschaffen.
1. Zugang zum HR-System erfolgt
a. für Dienststellen und die Bezügebearbeitung mit dem Dienst-PC über CN-LAVINE direkt
(Anwendung vor Ort in den Behördenräumlichkeiten) oder über das Internet/VPN in CN-
LAVINE (mobiles Arbeiten)
b. mit dem Dienst-PC für Dienststellen, die sich in einem gesonderten Netz (z. B. LAPIS) befin-
den mittels eines dort bereit gestellten Überganges zum CN-LAVINE Netz.
2. Zugang zur Kommunikationsplattform erfolgt aus dem CN-Lavine-Netz und dem Internet.
3.1.3 Bereitstellung/Installation
Es sind zwei Betriebsmodelle möglich: SaaS und On-Premise.
3.1.3.1 On-Premise-Betriebsmodell
Das neue Bezügesystem wird bei diesem Betriebsmodell in Form von Virtuellen Maschinen (VM) in Daten-
centern des DVZ MV eingerichtet und betrieben. Die Virtualisierung soll möglichst Containertechnologien
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nutzen. Sofern keine Containerlösung zum Einsatz kommt, sondern ein Betrieb auf Basis von VMs im DVZ
verfolgt wird, müssen die virtuellen Maschinen der Virtualisierungsumgebung (Hypervisor) auf VMWare
ESXI aufsetzen. Die Virtualisierungsbasis ist seitens des AN so auszugestalten, dass im Fall der Nichtverfüg-
barkeit einer VM-Instanz (z. B. Ausfall eines physischen oder virtuellen Servers) eine hot-standby VM-
Instanz den Bezügedienst ohne Verfügbarkeits- und Funktionseinschränkung sowie ohne Datenverlust
übernehmen kann. Der AN hat nach Zuschlagserteilung ein Architekturkonzept zu erstellen, aus welchem
Folgendes hervorgeht:
1. Grobkonzeption der Schnittstellen
2. Verteilung der Komponenten und Module auf Server und die Kommunikationsbeziehungen
zwischen den Servern.
3. Sizing der Server
Der AN führt die Betriebsbereitschaft des Gesamtsystems mit Mitwirkung des DVZ herbei (siehe Nummer
2.3 Anlage 1.3 EVB-IT Systemvertrag (Variante on Premise)).
3.1.3.2 SaaS Betriebsmodell
Das Gesamtsystem einschließlich des DMS und der zentralen Stammdatenverwaltung sind im SaaS-Be-
triebsmodell als datenschutz- und cybersicherheitskonforme Systeme mit hoher Verfügbarkeit beim AN
einzurichten und zu betreiben. Die geforderten Eckwerte für die Bestimmung der Verfügbarkeit der Soft-
ware finden sich in den nichtfunktionalen Anforderungen. Die erforderliche Verfügbarkeit des produktiven
Systems ist aktuell in Kapitel 6.3.1 (Anforderung DT02.05
3
) definiert. (Siehe auch Anlage 1.4 EVB-IT System-
vertrag (Variante SaaS).
In der SaaS Variante „Housing“ stellt der Auftragnehmer abweichend davon „Appliances“ bereit, die von
ihm im Rechenzentrum der DVZ GmbH betrieben werden. Zur Definition dieses Betriebsmodells und den
diesbezüglichen Mitwirkungsleistungen und Beistellungen des DVZ siehe Anlage – Mitwirkungsleistungen
Housing.
Um eine netzwerktechnische Anbindung der Basiskomponenten des Landes zu ermöglichen, sollte das HR-
System über einen Zugang zum Netz des Bundes (NDB) verfügen.
3.1.3.3 Umgebungen
Das Gesamtsystem muss in folgenden Umgebungen bereitgestellt werden:
- Produktivumgebung
- Referenzumgebung
- Testumgebung
- Schulungsumgebung
3
VK2 nach BSI
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3.1.4 Mengengerüst
Derzeit erfolgen durch ca. 90 Sacharbeitende im Bereich „Bezüge“ die Besoldungs-, Entgelt- und Versor-
gungsberechnungen und durch rund 650 Personalsachbearbeitende die Personalverwaltung für 18.638 Be-
amtinnen und Beamte, 25.598 Angestellte und 9.251 Versorgungsempfangende (Werte per 31.12.2023).
Ausgehend von den derzeitigen Nutzerzahlen ergeben sich die in der nachfolgenden Tabelle genannten
Größenordnungen für die Nutzergruppen des Gesamtsystems.
Nutzergruppe
Direktzugang
HR-System
Zugang zur Kommunika-
tionsplattform
Anzahl
nutzende
Personen
Maximale gleichzeitige
Anzahl nutzende Perso-
nen
Sachbearbeitung in den
Dienststellen, inklusive Vor-
gesetzte, Interesssenvertre-
tungen und weitere Prozess-
beteiligte
x
1.500
800
Bezügesachbearbeitung ein-
schließlich Zentrale
Fachadministration (LAF)
x
200
180
Verfahrensbetreuung (DVZ)
x
x
20
5
Personalfälle
x
57.000
15.000
Tabelle 1: Prognostizierte Nutzerzahlen neues Gesamtsystem
3.2 Beschreibung von Anwendungsfällen des globalen Fachprozesses
Im Folgenden wird der globale Fachprozess des Gesamtsystems dargestellt und beschrieben. Dieser wird
aus drei Sichtweisen betrachtet:
- Lebenslaufsicht (Eintritt des Personalfalls in die Landesverwaltung, Änderungen des Beschäftigungsver-
hältnisses (mit Auswirkungen für das LAF) und Austritt des Personalfalls)
- Datensicht (Daten gehen ins HR-System, werden verarbeitet und verlassen das HR-System)
- Zeitsicht (zeitliche Abhängigkeiten und Turnusse der fachlichen Inputs und Outputs)
Die Prozessbeschreibungen verdeutlichen die Abfolge übergeordneter Prozessschritte zur Bezügeberech-
nung und wie das Gesamtsystem mit seinen zentralen Systemkomponenten (KP, OCR-/ICR-Software (Bei-
stellung), HR-System usw.) deren Realisierung gewährleistet. Aufgrund der Abstraktheit und der Abbildung
gleichartiger Prozessanteile wird bewusst keine Unterscheidung zwischen den Fachbereichen Besoldung,
Versorgung und Entgelt vorgenommen. Strategisches Ziel ist es, dass immer, wenn analoge Prozesse zwi-
schen den Fachbereichen fachgerecht sind, diese so weit wie möglich zu vereinheitlichen.
Die nachfolgenden Beschreibungen dienen dem übergreifenden Verständnis der AN für die jeweiligen Pro-
zesse. Bei Widersprüchen oder Unklarheiten sind die zugrundeliegenden konkreten Anforderungen in Ka-
pitel 4 maßgeblich.
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Abbildung 3: Globaler Fachprozess – Lebenslaufsicht
Abbildung 4: Globaler Fachprozess – Datensicht
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Abbildung 5: Globaler Fachprozess – Zeitsicht
3.2.1 Kommunikationsplattform (KP) (Self-Service)
Prozessauslösendes Ereignis ist der Wunsch eines Personalfalls, beispielsweise seine Daten zu ändern oder
einen oder mehrere Anträge/Erklärungen zu erstellen und/oder zu bearbeiten. Dafür soll ihm die ausge-
schriebene KP als funktionale Plattform zur Verfügung gestellt werden. Über diese sollen die notwendigen
Daten schrittweise eingegeben werden. Im HR-System erstellte Dokumente, wie z. B. Bezügemitteilungen
und Steuerbescheinigungen werden in der Kommunikationsplattform bereitgestellt. Vorerst ist parallel
weiterhin die Möglichkeit einer postalischen Einreichung von Anträgen/Erklärungen mit dazugehörigen An-
lagen und die Bereitstellung von Dokumenten in Papierform über die Bezügestelle des LAF bzw. der Perso-
nalstelle vorgesehen.
Der Personalfall loggt sich bei Nutzung der digitalen Dokumentenübermittlung mit seinen gültigen Anmel-
dedaten auf dem Webportal bzw. in der App der KP ein. Er startet einen neuen Prozess bzw. ruft einen
(zwischen-)gespeicherten Antrag oder die Mitteilung der Bezüge- bzw. Personalstelle auf. Zusätzliche Do-
kumente/Belege müssen im Webportal der KP hochgeladen bzw. mittels App abfotografiert und im
PDF/TIFF/JPG-Format digitalisiert werden können. Das Auslesen der Dokumente für die weitere Bearbei-
tung erfolgt im Rahmen des Inputmanagements (vgl. Kapite 3.2.2).
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3.2.2 Inputmanagement
Das Inputmanagement umfasst den Empfang postalisch oder elektronisch eingehender Dokumente, das
Scannen der postalisch eingehenden Dokumente, die Inhaltserfassung mittels OCR-/ICR-Software aus pos-
talisch und elektronisch zugehenden Dokumenten, die manuelle Validierung der erfassten Inhalte und
schließlich die Übergabe von Datensätzen an das HR-System.
Die im Rahmen des Inputmanagements erforderlichen Prozessschritte erfolgen im LAF. Zur Unterstützung
einer stärkeren Automatisierung wird eine bereits vorhandene OCR-/ICR-Software eingesetzt, die bislang
primär in Verbindung mit dem Beihilfefachverfahren verwendet wird. Mithilfe dieser erfolgen die Doku-
mentenerkennung, die Zuordnung von Dokumenten zu Dokumententypen und die Erfassung relevanter
Daten, die zur Weiterverarbeitung an das HR-System übergeben werden, überwiegend automatisiert.
Eingang von Vordrucken und Formularen nebst Anlagen - Posteingang (vor allem Papier und KP für Be-
züge)
Vordrucke und Formulare und andere für das HR-System relevante Dokumente erreichen das LAF sowohl
auf dem Postweg als auch elektronisch über die KP. Postalisch zugehende Zusendungen werden durch Sach-
bearbeitung im SSV bearbeitet. Sie öffnen die eingehenden Zusendungen und bereiten die enthaltenen
Dokumente für das Scannen vor (z. B. werden Dokumente entklammert, entheftet und geglättet).
Scannen
Das Scannen soll ebenfalls im SSV erfolgen. Es werden Hochleistungsscanner genutzt, um alle postalisch
eingehenden Dokumente mit Bezug zur Bezügeberechnung bzw. Personalakte oder Personalverwaltung
umgehend nach ihrem Eingang ersetzend zu scannen. Das ersetzende Scannen im LAF sieht eine Verwah-
rungsfrist der papierbasierten Dokumente von 6 Monaten vor. Nach Ablauf der Frist, sollen die Dokumente
vernichtet werden. Dieser ersetzende Scanprozess im SSV erfolgt auf Grundlage der Technischen Richtlinie
„BSI TR 03138“ vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (TR-RESISCAN).
Beim SSV ist eine Scansoftware im Einsatz. Erfolgreich gescannte Dokumentenstapel werden an die OCR-
/ICR-Software exportiert. Begleitende Metadaten werden, wie die im Scanprozess erstellten Bilddateien,
qualifiziert signiert und exportiert.
Inhaltserfassung
Die postalisch eingesendeten Dokumente werden in der Scanstraße des AG eingescannt und die Daten der
OCR-/ICR Software bereitgestellt. Die OCR-/ICR-Software nimmt automatisiert eine Dokumententyperken-
nung vor und liest die relevanten Inhalte aus. Dies gilt auch für die über die KP zugesandten Dokumente.
Die erkannten Inhalte stellt die OCR-/ICR-Software in XML-Dateien bzw. Dateien in alternativen Textda-
teiformaten bereit, die sie den jeweiligen Bilddateien beifügt.
Validierung bzw. Nachkorrektur
Neben dem Posteingang und dem Scannen erfolgt die Validierung bzw. Nachkorrektur der von der OCR-
/ICR-Software gelieferten Ergebnisse im LAF.
Die OCR-/ICR-Software kennzeichnet Ergebnisse, die sie als relativ unsicher einstuft. Die gekennzeichneten
Ergebnisse werden in der Validierung manuell gesichtet und gegebenenfalls, teilweise gestützt auf gelie-
ferte Vorschläge der OCR-/ICR-Software, angepasst. Zudem besteht die Möglichkeit, alle weiteren Ergeb-
nisse der OCR-/ICR-Software in Zusammenhang mit einer Zusendung manuell anzupassen.
Übergabe
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Im Anschluss an die Validierung werden die Datensätze von der OCR-/ICR-Software an das HR-System über-
geben. Pro Zusendung wird ein Datensatz übermittelt, der Bilddateien und XML-Dateien bzw. Dateien in
alternativen Textdateiformaten umfasst.
3.2.3 Bezügebearbeitung
Die Bezügebearbeitung wird im Folgenden anhand der groben prozessualen Abfolge der Bearbeitung und
dabei involvierter und unterstützender Funktionskomponenten beschrieben. Voraussetzung für die Fest-
setzung der Bezüge im manuellen systemgestützten sowie im automatisierten Verfahren (Dunkelverarbei-
tung) ist die Einbeziehung der Personalsachbearbeitung in den Dienststellen sowie das Auslesen der Daten
aus eingereichten Dokumenten der Personalfälle in das Inputmanagement. Die dargestellten Prozess-
schritte und Geschäftsvorfälle (der Titel der Unterabschnitte verweist jeweils auf die unter Abbildung 2
aufgeführten Anforderungskategorien) beschreiben das allgemeine Verfahren. Die sich daraus ergebenden
spezifischen Anforderungen im Hinblick auf einzelne Prozessschritte der Prüfung und Berechnung sind in
den jeweiligen Anforderungskategorien (siehe Kapitel 4) berücksichtigt.
Verteilung
Die Zuweisung an individuelle Arbeitskörbe erfolgt automatisiert durch das Regelwerk der Aufgabensteue-
rung anhand von Kriterien, die durch die Zentrale Fachadministration festgelegt wurden (z. B. Zuständigkeit
für bestimmte Personalnummern) oder manuell aus einem Posteingang. Ziel der Verteilung ist die Zuord-
nung von Aufgaben zur manuellen Bearbeitung an die Sachbearbeitung. Der Arbeitskorb dient der Sachbe-
arbeitung als eine zentrale Übersicht und ist zugleich Einstiegspunkt in die Bearbeitung relevanter Vorgänge
und dazugehöriger Aufgaben. Neben der Verteilung von Aufgaben an individuelle Aufgabenbereiche ist es
zudem möglich im Rahmen der Aufgabensteuerung Workflows für eine Dunkelverarbeitung von Anträgen
und Erklärungen zu definieren und auszulösen.
Dateneingabe und Prüfung auf Vollständigkeit/formgerechte Beantragung
Für die Bezügebearbeitung müssen im HR-System Daten erfasst werden. Die Erfassung erfolgt über ver-
schiedene Eingangskanäle (OCR-/ICR-Software, Kommunikationsplattform (Self-Service) und Datenimport
über sonstige Schnittstellen) sowie durch die Eingabe von Daten durch die Personalsachbearbeitung der
Dienststellen (Dienststellendirektzugriff) oder durch die Sachbearbeitung des LAF. Bei der Eingabe unter-
stützen unter anderem Auswahl-/Schlüssel-/Referenzverzeichnisse, um die Weiterverarbeitung der Daten
zu ermöglichen. Voraussichtlich wird die Mehrheit der Daten zukünftig über den Self-Service der Kommu-
nikationsplattform oder die Dienststellen erfasst.
Prüfung auf Plausibilität
Im nächsten Schritt unterstützt das HR-System die Sachbearbeitung mit einer automatisierten Plausibili-
tätsprüfung auf mehreren Ebenen. Insbesondere bei der Eingabe von Daten sollen durch die Plausibilitäts-
prüfung Eingabefehler vermieden werden. Die Sachbearbeitung erhält Prüfauffälligkeiten gemeinsam mit
der entsprechenden Referenz angezeigt. Durch die Plausibilitätsprüfungen wird die Qualität der Daten für
die Weiterverarbeitung erhöht.
Berechnung
Verlaufen die Prüfschritte ohne Beanstandungen, berechnet das HR-System anhand der bezügerelevanten
Daten die verschiedenen Bezüge Entgelt, Besoldung, Versorgung und Altersgeld automatisiert anhand von
Regeln, welche auf den gesetzlichen und tariflichen Regelungen basieren. Die Sachbearbeitung prüft bei
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Bedarf die (Zwischen-)Ergebnisse und korrigiert gegebenenfalls die bezügerelevanten Daten manuell, bei-
spielsweise durch Überschreiben der systemseitig eingetragenen Daten. Hervorzuheben ist, dass eine zwei-
fache Kontrolle von Dateneingaben (sowohl in der jeweiligen Dienststelle wie auch im LAF) nicht vorgese-
hen ist. Die Kontrolle und Korrektur von Personaldaten erfolgt regelmäßig in der Organisationseinheit, in
der sie erfasst worden sind. Bei manuellen Korrekturen der Eingangsdaten erfolgt eine erneute Plausibili-
tätsprüfung. Die für die Bezüge erfassten Stammdaten (u.a. Anzahl der Dienstjahre, Anzahl der Kinder,
Bankverbindung) müssen ebenso manuell korrigiert werden können.
Dokumentenerstellung
Für verschiedene Berechnungsschritte und für Ergebnisse werden Dokumente erstellt. Diese sollen vor-
zugsweise mit standardisierten Textbausteinen versehen und durch Freitextfelder für individuelle Formu-
lierungen ergänzt werden können. Unter anderem wird als Ergebnis der Bezügeberechnung die Bezügemit-
teilung nach der Entgeltbescheinigungsverordnung automatisiert als Dokument erstellt. Diese soll ebenso
Textbausteine enthalten.
Vier-Augen-Prüfung
Zahlungsbegründende Vorgänge unterliegen gemäß VV Nr. 1.1.2 §§ 70-80 LHO MV einer Vier-Augen-Prü-
fung.
Das HR-System muss sicherstellen, dass bestimmte zahlungsbegründende Vorgänge von einer zweiten Per-
son zu prüfen sind. Dazu zählen z. B. Neueinstellungen, Wiederauflebensfall, Tarifwechsel Die zu prüfenden
Aufgaben müssen durch die Zentrale Fachadministration im HR-System nach Aufgabenart und Betragsgren-
zen konfigurierbar sein.
Das Vier-Augen-Prinzip ist, unter Berücksichtigung aller Ausnahmen der LHO VV, durch einen Workflow in
das HR-System zu integrieren. Es muss gewährleistet sein, dass zu prüfende Vorgänge erst nach der Bestä-
tigung durch eine zweite hierfür zuständige Person eine Zahlung begründen.
Bei Beanstandung wird die Aufgabe zur Korrektur an die Sachbearbeitung mittels Workflow im HR-System
zurückgesandt und ein Hinweis über notwendige Korrekturen vermerkt. Nach erneuter Prüfung bzw. bean-
standungsfreier Prüfung gibt die Sachbearbeitung den Vorgang frei. Verarbeitet das HR-System einen Vor-
gang in der Dunkelverarbeitung (Kriterien werden systemseitig unter Berücksichtigung der o.g. verwal-
tungsrechtlichen Vorgaben konfiguriert) erfolgt unter Vorbehalt der Gefährdungsanalyse keine Vier-Augen-
Prüfung.
Dunkelverarbeitung
Die Dunkelverarbeitung hat das strategische Ziel, die Aufgabensteuerung, soweit gesetzlich erlaubt und
inhaltlich sinnvoll, zu automatisieren. Daher ist es im Rahmen der Aufgabensteuerung möglich, auf Basis
konfigurierbarer Kriterien eine Dunkelverarbeitung anzustoßen. Der Prozess der Dunkelverarbeitung kann
als automatisierter Prozess der systemgestützten Bezügebearbeitung ohne Sachbearbeitung von der An-
ordnung bis zur Erstellung der Bezügemitteilung betrachtet werden. Das HR-System übt im Rahmen der
Dunkelverarbeitung alle Funktionen autonom aus, die im Rahmen der manuellen systemgestützten Aufga-
benbearbeitung der Sachbearbeitung zukommen. Notwendige Voraussetzungen für die Dunkelverarbei-
tung sind durch das Inputmanagement und Schnittstellen digitalisierte Daten in hoher Qualität, vollständige
(Stamm)Daten und ohne Auffälligkeiten durchgeführte Plausibilitätsprüfungen. Der Prozess der Dunkelver-
arbeitung ist im Rahmen eines Workflows möglichst weitgehend definier- und modellierbar. Eine manuelle
Weiterbearbeitung von Aufgaben durch die Sachbearbeitung ist möglich, zum Beispiel, wenn Daten fehlen
oder Auffälligkeiten bei der Bearbeitung auftreten.
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Stichprobenkontrollverfahren
Das HR-System muss die Umsetzung eines Stichprobenkontrollverfahrens gem. LHO §§ 70 bis 80: Nr. 6.4
etablieren. Es muss eine gezielte Querschnittprüfung verarbeiteter, aber noch nicht freigegebener Vor-
gänge, ermöglichen. Das HR-System selektiert die Vorgänge anhand festzulegender Prüfkriterien. Die prü-
fende Person prüft die Vorgänge, dokumentiert dies in den Vorgängen und gibt die Vorgänge frei oder weist
sie mit dem Hinweis über notwendige Korrekturen an den Fachbereich zurück. Nach der Korrektur gelangen
Anordnungen, bei denen Änderungen vorgenommen wurden, automatisch erneut in die Prüfung.
Zahlung/Zahlbarmachung
Der Prozess der Zahlung und Verbuchung der Bezüge findet außerhalb des HR-Systems statt. Das HR-System
bereitet diesen Prozess vor, indem es die zahlungs- und buchungsrelevanten Daten zur Verfügung stellt.
Die Verbuchung der Bezügezahlungen auf die dafür vorgesehenen Haushaltstitel im Haushalt des Landes
erfolgt im HKR-Verfahren. Es erfolgt keine einzelfallbezogene Buchung, sondern eine Summenbuchung
über alle zur Auszahlung generierten Datensätze. Für die bankrelevante Zahlung ist eine einzelfallbezogene
Zahlungsverkehrsdatei für die zu leistenden Bezügezahlungen zu generieren (PPM-Verfahren).
Veraktung
Im Rahmen der Veraktung erfolgt die Speicherung der erstellten Schreiben und Dokumente (u.a. Bezüge-
mitteilungen, Bescheide, Anschreiben) in einem DMS als Teil des zu liefernden Gesamtsystems. In dem DMS
müssen die Anträge, Belege und Bescheide und andere Dokumente in die den Personalfällen zugeordneten
Akten abgelegt werden. Entsprechend § 84 Abs. 2 Satz 3 LBG MV ist jedes gespeicherte elektronische Do-
kument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz vom 16. Mai 2001 (BGBl.
I S. 876), zuletzt geändert durch Artikel 4 des Gesetzes vom 26. Februar 2007 (BGBl. I S. 179), zu versehen,
da bei der Akte, die mit einer vollständig elektronisch geführten Personalakte gleichgesetzt wird, auf die
Papierform verzichtet wird.
Outputmanagement
Die erstellten Dokumente (u.a. Bezügemitteilungen, Bescheide und Anschreiben) werden als Datensätze an
die KP für Bezüge für den postalischen Versand an die Druckstraße des DVZ weitergegeben. Dort werden
die Dokumente zentral gedruckt, kuvertiert und durch einen externen Dienstleister an die Adressaten ver-
sendet.. Fristauslösende, bereitgestellte Dokumente werden, wenn sie in der KP für Bezüge innerhalb von
10 Tagen nicht abgerufen werden, auf dem Postweg versendet. Über den Postversand bzw. das Öffnen der
Dokumente in der KP für Bezüge wird ein Zustellvermerk mit Datum veraktet.
Einwandbehandlung
Die Prozesse der Einwandbehandlung sind als nachgelagerte Prozesse im HR-System abzubilden. Personal-
fälle können Widerspruch (nur Besoldung, Versorgung, Altersgeld) einlegen oder Änderungsanträge unter
Bezugnahme auf die Bezügeberechnung stellen. Anschließend (bzw. bei Entgeltbezug daneben) kann Klage
erhoben werden. Parallel werden auf Antrag Kosten für die verschiedenen Verwaltungsverfahren festge-
setzt.
Widersprüche und Änderungsanträge werden durch die Sachbearbeitung des Fachbereichs geprüft. Wider-
sprüche, welche abzulehnen sind oder denen teilweise abgeholfen werden soll, werden durch die Sachbe-
arbeitung des Justiziariats im HR-System weiterbearbeitet. Im Justiziariat erfolgt auch die Bearbeitung von
Klagen und Kostenfestsetzungen.
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Das Ergebnis der Entscheidung der Einwandbehandlung muss im HR-System umgesetzt werden, einschließ-
lich Zahlbarmachung bzw. Rückforderung.
3.3 Rollenbeschreibung
In diesem Kapitel werden die Rollen innerhalb des Gesamtsystems beschrieben. Es handelt sich dabei um
eine grobe Rollen- und Aktivitätenbeschreibung, die es im Hinblick auf die Ausgestaltung der jeweiligen
Systemkomponenten im neuen Gesamtsystem in Zusammenarbeit mit dem Anbieter in der Umsetzungs-
phase weiter auszudifferenzieren gilt.
3.3.1 Systemadministration
Zuständigkeit:
- Systembetreiber (DVZ)
Aufgaben:
- Nutzeradministration der Zentralen Fachadministration (siehe 3.2.2)
• Einrichtung, Konfiguration und Löschung der Nutzerkonten
• Einrichtung, Konfiguration und Löschung eingeschränkter Administrationsrechte (z. B. nur Nut-
zeradministration, nur Fachadministration, nur bestimmte Systemeinstellungen)
- Technische Administration des Gesamtsystems
o Instanzen verwalten
o Mandanten gemäß Mandantenkonzept anlegen und verwalten
o Funktion der Schnittstellen sicherstellen
- Sicherstellung und Überwachung des laufenden Betriebs
o Monitoring
o Patch-Management
o Service-Management
Rechte:
- Lese- und Schreibrecht hinsichtlich der o.g. Konfigurationen bzw. Konfigurationsdateien.
3.3.2 Zentrale Fachadministration
Zuständigkeit:
- LAF MV (Dezernat 61) und weitere Stelle(n) – eingerichtet durch die Systemadministration
- fachliche Administration je Fachbereich
- fachliche Administration Kommunikationsplattform
- Ressortübergreifende Nutzeradministration der Anwendungsbetreuung
- Nutzeradministration innerhalb des LAF
Aufgaben:
Ressortübergreifende Fach- und Nutzeradministration
- Fachadministration
• Administration von Berechnungskonstanten (z. B. Entgeltgruppen) und Kategorien (z. B. Prüfkate-
gorien)
• Konfiguration von Systemeinstellungen des Fachbereichs
• Administration von Stammdaten (z. B. Dienststellennummern)
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• Administration von Vordrucken/Vorlagen (soweit noch erforderlich)
• Administration von Katalogen
• Administration der für Dienststellen freigegebenen Datenfelder (z. B. Definition von Default-Wer-
ten)
• Aufnahme neuer Datenfelder in das Fachverfahren
• Abstimmung mit Interessenvertretungen zu neuen Datenfeldern
• Administration von fachlichen Plausibilitätsprüfungen
• Ausführung von Batch-Jobs und Direktfunktionen (z.B. Urlaubsübertragung)
• Änderung von Zuständigkeiten (z.B. bei Ressortumbildungen)
- Nutzeradministration der Anwendungsbetreuung in den Dienststellen und dem LAF (siehe 3.3.4)
• Einrichtung, Konfiguration und Löschung der Nutzerkonten einschließlich Vertretungsrechten
• Einrichtung, Konfiguration und Löschung von Rechten auf Objekte (z. B. Personalfälle, Dienststel-
len) in Abhängigkeit der organisatorischen Zuständigkeit
- Support/Anwendungsbetreuung
• 1. Level-Support LAF,
• 2. Level Support LAF
• 2. Level-Support Dienststellen
• 2. Level-Support Kommunikationsplattform
• Koordination der Fehlerbehebung in Zusammenarbeit mit Systemadministration und ggf. Soft-
warehersteller
• Möglichkeit zur Behebung einfacher Anwendungsprobleme (z. B. Passwort zurücksetzen, gesperrte
Konten freischalten)
Rechte:
- Fachadministration:
• Lese- und Schreibrecht auf alle für die fachliche Administration relevanten Systembereiche (u.a.
Kataloge, Vordrucke, Dienststellenstammdaten, etc.)
- Nutzeradministration:
• Leserecht und Schreibrecht (Einrichten, konfigurieren, ändern, löschen) hinsichtlich der Administ-
ration der o.g. Nutzerkonten
3.3.3 Ressortspezifische Fachadministration (ePAePV)
Zuständigkeit:
- Personalverwaltung in den Ressorts – eingerichtet durch die Systemadministration
- fachliche Administration je Ressort
- fachliche Administration Kommunikationsplattform
- Ressortinterne Nutzeradministration der Anwendungsbetreuung
- Nutzeradministration innerhalb des Ressorts
Aufgaben:
- Nutzeradministration von Anwendungsbetreuung des Ressorts
- Fachadministration (Zielsetzung: Einhaltung der Mindeststandards der einheitlichen Arbeitsweise der
Personalverwaltung in den Dienststellen sicherstellen.)
• Administration von ressortspezifischen Kataloginhalten
• Konfiguration ressortspezifischer Systemeinstellungen
• Administration von ressortspezifischen Stammdaten (Dienststellenerstellung)
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• Administration von ressortspezifischen Vordrucken/Vorlagen
• Abstimmung mit Interessenvertretungen zu neuen Datenfeldern
• Neue ressortspezifische Datenfelder im Fachverfahren beim Zentralen Fachadministrator beantra-
gen
• Freigabe von ressortspezifischen Datenfeldern
- Organisatorische Besonderheiten der jeweiligen Ressorts umsetzen
- Support/Anwendungsbetreuung
• Aufnahme von Fehlern, welche durch die Anwendungsbetreuung der Dienststellen gemeldet
wurden.
• Fehlerbehebung oder Weiterleitung an die Zentrale Fachadministration
• Aufnahme von neuen Anforderungen von der Anwendungsbetreuung der Dienststellen und
Weiterleitung an die Zentrale Fachadministration
- Ggf. Abstimmung mit behördlichen Datenschutzbeauftragten und zuständigen Interessenvertre-
tungen (ressortspezifisch)
Rechte:
- Ressorttspezifische Fachadministration:
• Lese- und Schreibrecht auf alle für die fachliche Administration relevanten Systembereiche (u.a.
Kataloge, Vordrucke, Dienststellenstammdaten, etc.)
- Nutzeradministration:
• Leserecht und Schreibrecht (Einrichten, konfigurieren, ändern, löschen) hinsichtlich der Administ-
ration der o.g. ressortspezifischen Nutzerkonten
3.3.4 Anwendungsbetreuung der Dienststellen
Zuständigkeit:
- Personalbearbeitende Dienststellen – eingerichtet durch Zentrale Fachadministration (Bezüge) bzw.
Ressortspezifische Fachadministration (ePAePV)
- Je Ressort mindestens ein Anwendungsbetreuer
Aufgaben:
- Ressortspezifische bzw. dienststellenspezifische Nutzeradministration von Revision, Zeichnungsbefug-
ten und Sachbearbeitung innerhalb der zugewiesenen Dienststellen
• Einrichtung, Konfiguration und Löschung der Nutzerkonten für Revision, Zeichnungsbefugte und
Sachbearbeitung
• Einrichtung, Konfiguration und Löschung der Nutzerrechte und Zuständigkeiten (Funktions- und
Objektrechte) in Abhängigkeit der jeweiligen Zuständigkeit lt. Geschäftsverteilungsplan oder sons-
tiger Zuständigkeitsregelungen (z. B. Zuständigkeitserlasse)
▪ Objektrechte (auf welchen Personalfall besteht Zugriff):
o Anwendernummer, Dienststellennummer(n), Beschäftigungs- bzw. Rechtsverhältnis, Be-
soldungs- und Entgeltgruppen, Laufbahngruppen, Vollzugsdienst, Zuweisung spezieller
PNR etc.
▪ Funktionsrechte (was kann der Nutzer tun):
o werden über die Rolle Sachbearbeitung oder Zeichnungsbefugte abgedeckt (Schreibrecht,
Leserecht, Speichern, Freigabe)
o zusätzlich ggf. Auswertungen, Dateien hochladen
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• Einrichtung, Konfiguration und Löschung von Benutzergruppen (Hierarchien und Abhängigkeiten
Zeichnungsbefugte und Sachbearbeitung – 4-Augen-Prinzip)
• Einrichtung, Konfiguration und Löschung der Vertretungszuordnungen
o Vorkonfiguration entsprechend GVP
- Anwendungsbetreuung im Sinne des 1. Service-Levels
• Unterstützung (dezentral) innerhalb der Ressorts bzw. Dienststellen bei Fehlersuche und ggf. Kon-
taktaufnahme zur Anwendungsbetreuung/Support LAF
• Behebung einfacher Anwendungsprobleme (z. B. Passwort zurücksetzen, gesperrte Konten frei-
schalten)
- Aufnahme von Anforderungen und Änderungswünschen und Weiterleitung an Ressorspezifische Fach-
administratin (ePAePV) bzw. Zentrale Fachadministration (Bezüge)
- Ggf. Abstimmung mit behördlichen Datenschutzbeauftragten und zuständigen Interessenvertretungen
Rechte:
- Leserecht und Schreibrecht hinsichtlich der Administration der o.g. Konten
- Lese- und Schreibrechte hinsichtlich der Administration der von der Zentralen Fachadministration zu-
gewiesenen Dienststellen (Dienststellenkatalog) und der zugehörigen Sachbearbeitung.
3.3.5 Anwendungsbetreuung der Kommunikationsplattform
Zuständigkeit:
- Zentrale Informations- und Auskunftsstelle
Aufgaben:
- Anwendungsbetreuung im Sinne des 1. Service-Levels
- Unterstützung bei Fehlersuche und ggf. Kontaktaufnahme zur Zentralen Fachadministration
- Behebung einfacher Anwendungsprobleme (z. B. Passwort zurücksetzen, gesperrte Konten freischal-
ten)
- Aufnahme von Anforderungen und Änderungswünschen und Weiterleitung an Zentrale Fachadminist-
ration
Rechte:
- Leserecht und im Hinblick auf die o.g. Aufgaben eingeschränktes Schreibrecht hinsichtlich der Admi-
nistration aller Nutzerkonten auf der Kommunikationsplattform
3.3.6 Datenschutzprüfung
Zuständigkeit:
- Datenschutzbeauftragte, IT-Datenschutzbeauftragten
Aufgaben:
- Anlassbezogene Prüfung der Einhaltung des Datenschutzes
- Berichterstellung
Rechte:
- Temporäres Leserecht gemäß konkretem Prüfauftrag (z. B. zu prüfende Nutzerkonten und Personal-
fälle)
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3.3.7 Interne Revision LAF
Zuständigkeit:
- Interne Revision des LAF eingerichtet durch die Zentrale Fachadministration
Aufgaben:
- Prüfung aller an das HR-System angeschlossenen Organisationseinheiten des LAF zur Einhaltung der
geltenden Rechts- und Verwaltungsvorschriften sowie tarifvertraglicher Vorgaben
- Prüfung der Wirtschaftlichkeit
- Kontrolle der Zweckmäßigkeit und Sicherheit der ablauf- und aufbauorganisatorischen Regelungen ein-
zelner Organisationseinheiten oder Arbeitsvorgänge
- Prüfung der formellen und materiellen Richtigkeit der Aufgabenbearbeitung
- Themen- und verfahrensspezifischen Prüfungen der Verarbeitungsprozesse
- Begutachtung fachlicher Abläufe und die Nachvollziehung von Sende- und Bearbeitungsprozessen der
Kommunikationsplattform für Bezüge
- Prüfung bzw. Auswertung der Protokolldaten
- Berichterstellung
Rechte:
- Leserecht hinsichtlich des konkreten Prüfauftrages
3.3.8 Interne Revision Dienststellen
Zuständigkeit:
- Personalbearbeitende Dienststellen – eingerichtet durch Anwendungsbetreuung der Dienststellen
Aufgaben:
- Prüfung der Einhaltung der geltenden Rechts- und Verwaltungsvorschriften
- Begutachtung fachlicher Abläufe und die Nachvollziehung von Sende- und Arbeitsprozessen
- Prüfung bzw. Auswertung der ressort- bzw. dienststellenspezifischen Protokolldaten
- Kontrolle der Zweckmäßigkeit und Sicherheit der ablauf- und aufbauorganisatorischen Regelungen Ar-
beitsvorgänge
- Berichterstellung
Rechte:
- Leserecht in den ressort- bzw. dienststellenspezifischen Protokolldaten der Zeichnungsbefugten und
Sachbearbeitung der zugewiesenen Dienststellen
3.3.9 Revision Kommunikationsplattform
Zuständigkeit:
- Ausgewählte Personalfälle – eingerichtet durch Zentrale Fachadministration
Aufgaben:
- Begutachtung fachlicher Abläufe und die Nachvollziehung von Sende- und Bearbeitungsprozessen
- Prüfung bzw. Auswertung der Protokolldaten
- Berichterstellung
Rechte:
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- Leserecht Protokolldaten der Nutzenden der KP
3.3.10 Leitung Justiziariat LAF MV
Zuständigkeit:
- Dezernat Justitiariat – eingerichtet durch die Zentrale Fachadministration
Aufgaben:
- Bearbeitung von Rechtsangelegenheiten und von juristischen Einzelfragen des LAF MV
- Vertretung des LAF in Bezügeangelegenheiten vor den Gerichten
Rechte:
- Lese- und Schreibrecht auf Pfändungs-/Abtretungs-/Aufrechnungs-/Insolvenz-/Widerspruchs-/Klage-
vorgänge
- Leserecht für Personalfallakten im Widerspruchsverfahren
- Aufgabenzuweisung
3.3.11 Sachbearbeitung Pfändung
Zuständigkeit:
- Dezernat Justitiariat– eingerichtet durch die Zentrale Fachadministration
Aufgaben:
- Bearbeitung von Pfändungen/Abtretungen/Aufrechnung/Insolvenz
Rechte:
- Lese- und Schreibrecht auf Pfändungs-/Abtretungs-/Aufrechnungs-/Insolvenzvorgänge
3.3.12 Sachbearbeitung Widerspruch
Zuständigkeit:
- Dezernat Justitiariat– eingerichtet durch die Zentrale Fachadministration
Aufgaben:
- Bearbeitung von Widersprüchen
Rechte:
- Lese- und Schreibrecht auf Widerspruchsvorgänge
3.3.13 Leitung der Abteilung Bezüge
Zuständigkeit:
- Leitung der Abteilung – eingerichtet durch die Zentrale Fachadministration
Aufgaben:
- Steuerung des Arbeitsaufkommens in der Organisationseinheit
- Zeichnungsbefugnis – Freigabe der Daten
• Prüfung der Daten des Vorlegenden aus dem LAF
• Abschließende Freigabe (Zahlbarmachung, Meldungserstellung etc.) soweit nicht Vier-Augen-Prin-
zip notwendig ist.)
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• Freigabe im Rahmen der Ausübung der Prüfung des Vier-Augen Prinzips
• Verweigerung der Freigabe mit der Möglichkeit:
▪ Korrektur bei den Vorlegenden aus dem LAF anfordern
- Eigenständiges Erstellen von Auswertungen für die Organisationseinheit
Rechte:
- Erstellen von Dokumenten (Anschreiben, Bescheide, etc.)
- Leserecht für alle Aufgaben/Vorgänge der Organisationseinheit
- Schreibrechte für die im Rahmen der Freigabe vorgelegten Vorgänge
- Zeichnungsrecht für die im Rahmen der Freigabe vorgelegten Vorgänge
- Aufgabenzuweisung
- Erstellen von Auswertungen
- Interner Statistikabruf
3.3.14 Leitung der Sachbearbeitung im Personalbereich
Zuständigkeit:
- Leitung des Personalbereiches – eingerichtet durch die Zentrale Fachadministration
Aufgaben:
- Steuerung des Arbeitsaufkommens in der Organisationseinheit
- Zeichnungsbefugnis – Freigabe der Daten
- Prüfung der Daten des Vorlegenden (siehe Revisor)
- Freigabe im Rahmen der Ausübung der Prüfung des Vier-Augen Prinzips
• Verweigerung der Freigabe mit der Möglichkeit:
▪ Korrektur bei den Vorlegenden anfordern
Rechte:
- Leserecht für alle Aufgaben/Vorgänge der Organisationseinheit
- Schreibrechte für die im Rahmen der Freigabe vorgelegten Vorgänge
- Zeichnungsrecht für die im Rahmen der Freigabe vorgelegten Vorgänge
- Aufgabenzuweisung
- Rechte des Revisors, der SB Zeichnungsbefugnis, SB 4-Augen-Prinzip und SB4 Augen EUndDiszi
3.3.15 Dezernatsgruppenleitung Bezüge bzw. Personal
Zuständigkeit:
- Leitung der Dezernatsgruppen– eingerichtet durch die Zentrale Fachadministration
Aufgaben:
- Leitung der Dezernatsgruppe
- Steuerung des Arbeitsaufkommens in der Organisationseinheit
- Zeichnungsbefugnis – Freigabe der Daten
• Prüfung der Daten der Vorlegenden aus dem LAF
• Abschließende Freigabe (Zahlbarmachung, Meldungserstellung etc.) soweit nicht Vier-Augen-Prin-
zip notwendig ist.)
• Freigabe im Rahmen der Ausübung der Prüfung des Vier-Augen Prinzips
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• Verweigerung der Freigabe mit der Möglichkeit:
▪ Korrektur bei den Vorlegenden aus dem LAF anfordern
- Eigenständiges Erstellen von Auswertungen für die Organisationseinheit
Rechte
- Erstellen von Dokumenten (Anschreiben, Bescheide, etc.)
- Leserecht für alle Aufgaben/Vorgänge der Organisationseinheit
- Schreibrechte für die im Rahmen der Freigabe vorgelegten Vorgänge
- Zeichnungsrecht für die im Rahmen der Freigabe vorgelegten Vorgänge
- Aufgabenzuweisung
- Erstellen von Auswertungen
3.3.16 Dezernatsleitung
Zuständigkeit:
- Leitung des Dezernates– eingerichtet durch die Zentrale Fachadministration
Aufgaben:
- Leitung des Dezernates
- Steuerung des Arbeitsaufkommens in der Organisationseinheit
- Zeichnungsbefugnis – Freigabe der Daten
• Prüfung der Daten der Sachbearbeitung aus dem LAF
• Abschließende Freigabe (Zahlbarmachung, Meldungserstellung etc.) soweit nicht Vier-Augen-Prin-
zip notwendig ist.)
• Freigabe im Rahmen der Ausübung der Prüfung des Vier-Augen Prinzips
• Verweigerung der Freigabe mit der Möglichkeit:
▪ Korrektur bei Sachbearbeitung aus dem LAF anfordern
- Eigenständiges Erstellen von Auswertungen für die zugeordnete Organisationseinheit
Rechte
- Erstellen von Dokumenten (Anschreiben, Bescheide, etc.)
- Leserecht für alle Aufgaben/Vorgänge der Organisationseinheit
- Schreibrechte für die im Rahmen der Freigabe vorgelegten Vorgänge
- Zeichnungsrecht für die im Rahmen der Freigabe vorgelegten Vorgänge
- Aufgabenzuweisung
- Erstellen von Auswertungen
3.3.17 Stichprobenkontrolle (Prüfgruppe)
Zuständigkeit:
- Prüfgruppe – eingerichtet durch die Zentrale Fachadministration
Aufgaben:
- Prüfung im Rahmen der vorgegebenen Prüfaufträge und gesetzlichen Vorgaben
Rechte:
- Leserecht
- Zeichnungsbefugnis für vorgelegte Vorgänge
- Kommentarfunktion für vorgelegte Fälle
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3.3.18 Zeichnungsbefugte Dienststellen
Zuständigkeit:
- Personalbearbeitende Dienststellen – eingerichtet durch Anwendungsbetreuung der Dienststellen bzw.
die Zentrale Fachadministration
Aufgaben:
- Aufgaben Sachbearbeitung (siehe Sachbearbeitung Dienststellen)
- Zusätzlich: Zeichnungsbefugnis – Freigabe der Daten (4-Augen-Prinzip)
• Prüfung der Eingaben der zugeordneten Sachbearbeitung
• Freigabe der Daten (ist immer erforderlich)
• auch Freigabe von Löschvermerken in der Teilakte Ermittlungs- und Disziplinarangelegenhei-
ten
• Verweigerung der Freigabe mit der Möglichkeit:
▪ Korrektur bei der Sachbearbeitung anfordern
Zeichnungsbefugnis innerhalb von Ermittlungs- und Diziplinarangelegenheiten
Rechte:
- Zugriff wie Sachbearbeitung (siehe 3.3.21 Sachbearbeitung Dienststellen)
- Zeichnungsrecht für die Freigabe der vorgelegten Vorgänge
- Erstellen von Auswertungen
3.3.19 Sachbearbeitung für besondere Aufgaben LAF
Zuständigkeit:
- Sachbearbeitung LAF für besondere Aufgaben– eingerichtet durch die Zentrale Fachadministration
Aufgaben:
- Erfassung, Pflege, Prüfung und Verarbeitung bezügerelevanter Daten
• Ergänzung der Neuaufnahme
• Veränderungen/Stornierungen
• Schließung von Personalfällen
• Bearbeitung von Fehlern und Verarbeitungshemmnissen
- Zeichnungsbefugnis – Freigabe der Daten
• Prüfung der Eingaben der Sachbearbeitung aus den Dienststellen und aus dem Kommunikations-
portal
• Abschließende Freigabe (Zahlbarmachung, Meldungserstellung etc.) soweit nicht Vier-Augen-Prin-
zip notwendig ist.)
• Freigabe im Rahmen der Ausübung der Prüfung des Vier-Augen Prinzips
• Verweigerung der Freigabe mit der Möglichkeit:
▪ Korrektur bei Sachbearbeitung aus der Dienststelle oder dem Nutzenden der Kommunikations-
plattform anfordern.
▪ Korrektur eigenständig durchführen (ggf. mit Info an Sachbearbeitung aus der Dienststelle oder
mit Information an Nutzenden der Kommunikationsplattform.
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- Einsehen von Standardauswertungen (z. B. Haushaltsbelastung)
- Eigenständiges Erstellen von Auswertungen für zugeordneten Bereich
Rechte:
- Erstellen von Dokumenten (Anschreiben, Bescheide, etc.)
- vollumfänglicher Zugriff auf die Personalfälle der zugehörigen Organisationseinheit und die freigegebe-
nen Datenfelder
• Schreiben (Erfassen, Ändern, Löschen)
• Lesen
• Speichern
• Drucken
• Anhänge hochladen
- Erstellen von Auswertungen
- Zeichnungsrecht für die Freigabe von Vorgängen
3.3.20 Sachbearbeitung LAF
Zuständigkeit:
- Sachbearbeitung LAF – eingerichtet durch die Zentrale Fachadministration
Aufgaben:
- Erfassung, Pflege, Prüfung und Verarbeitung bezügerelevanter Daten (manuell bzw. Schnittstellen aus
Vorverfahren/Hochladen von Dateien)
• Ergänzung der Neuaufnahme
• Veränderungen/Stornierungen
• Schließung von Personalfällen
• Bearbeitung von Fehlern und Verarbeitungshemmnissen
- Zeichnungsbefugnis – Freigabe der Daten
• Prüfung der Eingaben der Sachbearbeitung aus den Dienststellen und der Personalfälle aus dem
Kommunikationsportal
• Abschließende Freigabe (Zahlbarmachung, Meldungserstellung etc.) soweit nicht Vier-Augen-Prin-
zip notwendig ist.)
• Freigabe im Rahmen der Ausübung der Prüfung des Vier-Augen Prinzips
• Verweigerung der Freigabe mit der Möglichkeit:
▪ Korrektur bei Sachbearbeitung aus der Dienststelle oder dem Nutzenden der Kommunikations-
plattform anfordern
▪ Korrektur eigenständig durchführen (ggf. mit Info an Sachbearbeitung aus der Dienststelle oder
der Nutzenden der Kommunikationsplattform)
- Einsehen von Standardauswertungen (z. B. Haushaltsbelastung)
Rechte:
- Erstellen von Dokumenten (Anschreiben, Bescheide, etc.)
- Nur Vollumfänglicher Zugriff auf die zugewiesenen Personalfälle und die freigegebenen Datenfelder
• Schreiben (Erfassen, Ändern, Löschen)
• Lesen
• Speichern
• Drucken
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• Anhänge hochladen
- Zeichnungsrecht für die Freigabe von Vorgängen
3.3.21 Sachbearbeitung Dienststellen
Zuständigkeit:
- Personalbearbeitung Dienststellen – eingerichtet durch Anwendungsbetreuung der Dienststellen
Aufgaben:
- Erfassung und Pflege bezüge- bzw. personalaktenrelevanter Daten
• Neuaufnahme von Personalfällen
• Veränderungen/Stornierungen
• Schließung von Personalfällen
• Personalverwaltungsprozesse durchführen
• Bearbeitung von Fehlern und Verarbeitungshemmnissen
- Besitzt kein Zeichnungsrecht (erfasste bzw. gelöschte Daten die bereits gezeichnet wurden, müssen
vom zuständigen Zeichnungsbefugten freigegeben werden)
- Abarbeitungsstatus von Personalverwaltungsprozessen einsehen
- Einsichtnahme in Personalfälle, welche bei Einnahme einer Vertretung in die Zuständigkeit fallen wür-
den
- Verbindung von der Personalstelle zur Haushaltsstelle pflegen
- Verbindung Person und Dienstposten
- Historie von Personalverwaltungsprozessen einsehen
- Vorhandene Auswertungen ausführen
- Auswertungs-Abfragen anpassen
- Übermittlung/Freigabe von Daten für die zugewiesenen Personalfälle an das LAF
- Einsehen des Abarbeitungsstatus (Zeichnungsprozess, Bearbeitung im LAF, Zahlung veranlasst)
- Einsehen der Standardauswertungen (z. B. Haushaltsbelastung)
- Eigenständiges Erstellen und Speichern von Auswertungen für zugeordneten Bereich
o Aufgaben in der ePA
o Personalakten/Teilakten anlegen
o Personalakten/Teilakten bearbeiten
o Dokumente hinzufügen
Rechte:
- Vollumfänglicher Zugriff auf die zugewiesenen Personalfälle und die freigegebenen Datenfelder
• Schreiben (Erfassen, Ändern, Löschen)
• Lesen
• Speichern
• Drucken
• Anhänge hochladen
- Erstellen von Auswertungen
3.3.22 Sachbearbeitung Organisation
Zuständigkeit:
- Organisatorische Arbeiten
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Aufgabe:
- Anlegen und Pflegen von Aufgaben eines Dienstpostens
- Anlegen und Pflegen der Organisationsstruktur (Arbeitsplätze, Organisationseinheiten, Dienstposten)
- Tätigkeitsbewertungen
Rechte:
- Leserecht Protokolldaten für zugewiesene Objekte
3.3.23 Sachbearbeitung Stellenhaushalt
Zuständigkeit:
- Stellenhaushalt
Aufgabe:
- Planung und Bewirtschaftung des Stellenhaushaltes
Rechte:
- Leserecht Protokolldaten für zugewiesene Objekte
- Leserecht für Stammdaten in der ePAePV
- Leserecht für Daten Ausgeschiedener in der ePAePV
- Lese- und Schreibrechte für Haushalts und Stellenbesetzung
- Leserecht für Arbeitsbereich Organisation, Personalbestand, Personalentwicklung und Schwerbehinde-
rungen
3.3.24 Sachbearbeitung 4-Augen-Prinzip
Zuständigkeit:
- Zeichnung nach 4-Augen-Prinzip
Aufgabe:
- Freigabe von Löschvermerken in der ePA (außer Teilakte Ermittlungs- und Disziplinarangelegenhei-
ten), welche nicht durch dieselbe Person gesetzt worden sind
- Freigabe von bezügerelevanten Personaldaten, welche nicht durch dieselbe Person bearbeitet wor-
den sind
Rechte:
- Leserecht Protokolldaten für zugewiesene Objekte
- Leserecht für Personal- und Teilakten in der ePA (außer Ermittlungs- und Disziplinarangelegenheiten)
- Ausführrecht für Freigaben entsprechend Aufgaben
3.3.25 Sachbearbeitung Zeichnungsbefugnis
Zuständigkeit:
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- Zeichnung innerhalb von Personalverwaltungsprozessen
Aufgabe:
- befugt zur Zeichnung innerhalb von Personalverwaltungsprozessen außer Bezüge und Ermittlungs- und
Disziplinarangelegenheiten
Rechte:
- Leserecht Protokolldaten für zugewiesene Objekte
- Leserecht für Personal- und Teilakten in der ePA (außer Ermittlungs- und Disziplinarangelegenheiten)
- Ausführrecht für Zeichnungen entsprechend Aufgabe
3.3.26 Sachbearbeitung Ermittlungs- und Disziplinarangelegenheiten
Zuständigkeit:
- Ermittlungs- und Disziplinarangelegenheiten
Aufgabe:
- befugt zur Bearbeitung innerhalb von Personalverwaltungsprozessen in Ermittlungs- und Disziplinaran-
gelegenheiten
Rechte:
- Leserecht Protokolldaten und Stammdaten für zugewiesene Objekte
- Lese- und Schreibrecht für Teilakte Ermittlungs- und Disziplinarangelegenheiten
- Ausführrecht für Löschvermerke entsprechend Aufgabe
3.3.27 Sachbearbeitung 4-Augen-Prinzip und Zeichnungsbefugnis Ermittlungs- und Dis-
ziplinarangelegenheiten
Zuständigkeit:
- Freigaben und Zeichnungen in Ermittlungs- und Disziplinarangelegenheiten
Aufgabe:
- Freigabe von Löschvermerken in der Teilakte in Ermittlungs- und Disziplinarangelegenheiten
- Zeichnungsbefugnis innerhalb von Ermittlungs- und Disziplinarangelegenheiten
Rechte:
- Leserecht Protokolldaten und Stammdaten für zugewiesene Objekte
- Leserecht für Teilakte Ermittlungs- und Disziplinarangelegenheiten
- Ausführrecht für Freigabe von Löschvermerken in der Teilakte Ermittlungs- und Disziplinarangelegen-
heiten
- Ausführrecht für Zeichnungen in Ermittlungs- und Disziplinarangelegenheiten
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-
3.3.28 Stabstelle - Dienstaufsichtsbeschwerden
Zuständigkeit:
- Bearbeitung der Dienstaufsichtsbeschwerden– eingerichtet durch die Zentrale Fachadministration
Aufgabe:
- Information der entsprechenden Stellen über entsprechende Vorgänge
- Einholen der Stellungnahmen zu den Vorgängen
- Prüfung des Sachverhalts und der Rechtslage
- Fertigung der Antwortschreiben
Rechte:
- Leserecht Dienstaufsichtsbeschwerdevorgang sowie entsprechende Personalfallakte
- Schreibrecht für Vorgänge der Sachbearbeitung LAF sowie für Antwortschreiben/Notizen, Markierung
Dokumente, Bearbeitungsvermerk
- Weiterleitung von Dokumenten im Rahmen des Dienstaufsichtsbeschwerdevorgangs
3.3.29 Benutzer der Kommunikationsplattform
Zuständigkeit:
- Benutzer der Kommunikationsplattform – (selbst registriert und angemeldet)
Aufgaben:
- Anwendung der Funktionen in Webportal/App (z. B. Antragstellung, Abruf, Erstellung, Import, Export
und Versendung von Dokumenten vom bzw. an das LAF und die zuständige Dienststelle)
- Bearbeitung ausgewählter eigener Daten
- Einsehen des Abarbeitungsstatus (Bearbeitungstand von Erklärungen im HR-System)
- Einsehen vom LAF/Dienststellen gesendeter Dokumente
- Einrichtung einer Bevollmächtigung für das persönliche Konto
Rechte:
- Zugriff auf die freigegebenen Daten des eigenen Personalfalls
• Schreibrechte (Erfassen, Ändern, Löschen)
• Leserechte
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3.3.30 Bevollmächtigte Nutzer der Kommunikationsplattform
Zuständigkeit:
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- Bevollmächtigte Nutzer der Kommunikationsplattform– eingerichtet durch den Personalfall (Voll-
machtgeber) oder die Zentrale Fachadministration
Aufgaben:
- Nutzung der Funktionen in Webportal/App (z. B. Antragstellung, Abruf, Erstellung, Import, Export und
Versendung von Dokumenten vom bzw. an das LAF/Dienststellen)
- Bearbeitung freigegebener Daten des zugewiesenen Personalfalls (Vollmachtgebers)
- Einsehen des Abarbeitungsstatus (Bearbeitungstand von Erklärungen im HR-System)
- Einsehen vom LAF oder den Dienststellen gesendeter Dokumente
Rechte:
- Vollumfänglicher Zugriff auf die Daten des Vollmachtgebers.
• Schreibrechte (Erfassen, Ändern, Löschen)
• Leserechte
• Speichern
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4 Funktionale Systemkomponenten
In diesem Kapitel werden die funktionalen Anforderungen zu den zentralen Systemkomponenten aufge-
führt. Im Einzelnen sind dies die Anforderungen an:
1. Kommunikationsplattform, bestehend aus Webportal und mobiler Applikation (App), siehe Kapitel
4.2
2. Inputmanagement, siehe Kapitel 4.3
3. HR-System für die Bezügebearbeitung und die Personalverwaltung (inkl. elektronischer Personal-
akte und Funktionalitäten zur automatisierten Belegprüfung), siehe Kapitel 4.4
Ein wesentlicher Anteil dieser Anforderungen ergibt sich aus zwingenden rechtlichen Rahmenbedingungen.
Ziel des HR-Systems ist es, eine möglichst vollautomatisierte Bearbeitung und Berechnung zu ermöglichen.
Unter vollautomatisierter Berechnung wird verstanden, dass Tätigkeiten und Berechnungen innerhalb des
HR-Systems abgebildet werden, sodass es keiner manuellen Berechnungen oder händischen Datenüber-
nahmen im oder in das HR-System bedarf (Dunkelverarbeitung, Vermeidung Schatten-IT). Weiterhin muss
im HR-System die Personalakte elektronisch geführt und die Personalverwaltung elektronisch bearbeitet
werden. Alle Teile des Gesamtsystems müssen auf einheitliche Stammdaten zugreifen.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
BS01.01
Gesamtheitliche Abdeckung der Anforderungen des Gesamtsystems im Standard
Das Gesamtsystem soll alle funktionalen Anforderungen des Gesamtsystems im
Standard bei Angebotsabgabe abdecken. Der Begriff Standard ist im Glossar defi-
niert. Die Bewertung berechnet sich aus dem Anteil der bereits im Standard vorge-
sehenen Anforderungen auf Basis der Angaben des Bieters.
B
4.1 Übergreifende Anforderungen für Bezügeberechnung und ePA/ePV
4.1.1 Datenerfassung
Das Gesamtsystem muss ermöglichen, dass Personalfälle aufgenommen und bearbeitet werden können.
Bei der Bearbeitung von Personalfällen werden Stammdaten und personenbezogene Berechnungsgrundla-
gen erfasst, geändert und gelöscht. Dabei muss eine Personalnummer generiert werden können und es
muss ein Personalfalltyp auswählbar sein. Je Personalfalltyp bestehen unterschiedliche Stammdatenpflicht-
felder. Durch Wahl des Personalfalltyps müssen nur jene Stammdaten aufgenommen werden, die für die
Aufgabe benötigt werden.
Die Datenerfassung kann durch manuelle Eingabe oder Übernahme elektronischer Daten in das Gesamt-
system erfolgen (z. B. OCR/ICR-Software, vgl. Kapitel 4.3.1 (Dokumenteninhaltserfassung (OCR/ICR))).
Die Datenerfassung im Gesamtsystem unterliegt verschiedenen Prüfungen:
- Plausibilitätsprüfungen (siehe Kapitel Plausibilitätsprüfungen 4.1.5)
- 4-Augen-Prinzip (siehe Kapitel Vier-Augen-Prinzip 4.1.3)
- Stichprobenkontrollverfahren (siehe Kapitel Stichprobenkontrollverfahren 4.7.12)
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
DE01.01
Neuaufnahme von Personalfällen
Das HR-System muss ermöglichen, dass neue Personalfälle mit deren Stammda-
ten und ein zugehöriges Rechtsverhältnis bzw. ein zugehöriger Anspruch aufge-
nommen werden können. Die Aufnahme muss unabhängig von einer Zahlbarma-
chung erfolgen. Bei der Neuaufnahme muss das HR-System die Sachbearbeitung
darauf hinweisen, wenn bereits ein Personalfall mit identischen Stammdaten (z.
B. Kombination aus Name, Vorname, Geburtsdatum, Personalnummer) vorliegt.
Die derzeit verwendeten Stammdaten ergeben sich aus Anlage 5.6.
A
DE01.02
Ähnlichkeitsprüfung bei Neuaufnahme von Personalfällen
Bei der Neuaufnahme muss das HR-System die Sachbearbeitung darauf hinwei-
sen, wenn bereits ein Personalfall mit größtenteils identischen Stammdaten vor-
liegt.
Beispiel: Nachdem eine Beschäftigte gekündigt hat, wird sie mit zeitlicher Unter-
brechung im Beamtenverhältnis erneut eingestellt. Da sie zwischenzeitlich gehei-
ratet und sich dadurch ihr Nachname geändert hat, sind die Stammdaten nicht
identisch. Dementsprechend erhält die Sachbearbeitung keinen Hinweis bei der
Neuaufnahme des Personalfalls. Anhand der Kombination aus z. B. Vorname, Ge-
burtsdatum und Geburtsort erkennt das HR-System die Ähnlichkeit der Stammda-
ten und weißt die Sachbearbeitung hierauf hin.
A
DE01.03
Neuaufnahme von Personalfällen mit Pflicht-Stammdaten je Personalfalltyp
Das HR-System muss der Zentralen Fachadministration das Anlegen und Editieren
von Personalfalltypen ermöglichen. Dabei muss das HR-System der Zentralen
Fachadministration ermöglichen, unterschiedliche Pflichtfelder je Personalfalltyp
festzulegen. Mit der Auswahl bzw. dem Wechsel des Personalfalltyps müssen die
jeweiligen Pflichtfelder für den Personalfalltyp in der entsprechenden Eingabe-
maske Anwendung finden.
Beispiel: Eine Person wird zum Land MV abgeordnet. Für den Abordnungszeit-
raum muss das LAF die Bezüge an den Arbeitgeber/Dienstherrn bezahlen. Die Per-
son wird dafür als Personalfall mit weniger Pflicht-Stammdaten aufgenommen.
Wird die Person zum Land MV versetzt, wechselt die Aufgabe, weswegen mehr
Stammdaten erfasst werden müssen.
Beispiel: Eine Person, welche noch nicht beim Land MV beschäftigt ist, möchte vor
dem Dienstherrenwechsel eine Versorgungsauskunft. In diesem Fall muss z. B. die
IBAN nicht aufgenommen werden.
A
DE01.04
Konfiguration der Reihenfolge von Datenfeldern
Das HR-System muss der Zentralen Fachadministration ermöglichen, die Reihen-
folge der Datenfelder je Personalfalltyp zu ändern.
A
DE01.05
Personalnummerngenerierung
Das HR-System muss in der Lage sein, je Mandant eine eindeutige Personalnum-
mer je Personalfall zu generieren.
A
DE01.06
Beständige Personalnummer bei Fachverfahren-Wechsel
Das HR-System muss für den Personalfall sicherstellen, dass bei einem Wechsel
des Rechtsverhältnisses und Anspruchs der Personalfall inklusive Personalnum-
mer fortgeführt werden.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
DE01.07
Übernahme externer Personalnummern
Das HR-System muss Personalnummern, welche durch die Bezügedatenschnitt-
stelle SS01.40 an das HR-System übergeben werden, automatisiert im Personal-
fall hinterlegen.
A
DE01.10
Erfassung/Änderung/Löschung von Daten
Das HR-System muss die jederzeitige manuelle Erfassung, Änderung und Löschung
von Stammdaten, Merkmalen des Mitarbeitenden, personenbezogenen Berech-
nungsgrundlagen und berechneten Daten gemäß Rollenkonzept (3.3) ermöglichen.
A
DE01.11
Wirksamkeitsdaten in der Datenerfassung
Das HR-System muss die stichtagsbasierte und rückwirkende Änderung von Stamm-
daten und personenbezogenen Berechnungsgrundlagen ermöglichen. Darüber hin-
aus muss das HR-System eine Differenzierung zwischen dem Stichtag der Wirksam-
keit und der Zahlbarmachung ermöglichen. Insbesondere müssen folgende
Erfassungen möglich sein:
- Änderungen zum aktuellen Bearbeitungsmonat
- Änderungen von in der Vergangenheit liegenden Daten (Rückrechnungstiefe)
- Änderung von Daten, die zu einem Stichtag in der Zukunft wirksam werden
Änderung von Daten, die aktuell eingegeben werden und die in der Berechnung
zeitversetzt für die Zahlungen umgesetzt werden (Wirksamkeitsdatum mit zeitver-
setzter Zahlbarmachung)
A
DE01.12
Anzeige des Katalogs
Das HR-System muss fähig sein, Kataloge als Grundlage für die Auswahl von Daten
anzubieten. Bei einem Katalogfeld müssen der Sachbearbeitung u.a. die Schlüssel-
nummer sowie der Kurztitel und der Beschreibungstext der einzelnen Auswahlmög-
lichkeiten angezeigt werden.
Bei der Eingabe von Daten muss eine Suche in den angezeigten Auswahlmöglichkei-
ten möglich sein.
A
DE01.13
Eingrenzung bei der Auswahl der Katalogfelder
Das HR-System muss während der Dateneingabe nur solche Werte zur Auswahl an-
zeigen, die aufgrund der zugrundeliegenden Daten und vorherigen Eingaben logisch
und rechtlich zulässig sind.
A
DE01.15
Automatisierte Datenergänzung, Vorbelegung und Abhängigkeitsprüfung
Das HR-System muss Daten durch Regeln (insbesondere aufgrund bestimmter, von
der Zentralen Fachadministration festgelegter Bedingungen „wenn – dann“) automa-
tisiert ergänzen können. Dabei muss durch die Zentrale Fachadministration festge-
legt werden können, für welche Felder welcher Wert für eine Vorbelegung verwen-
det werden soll. Zudem müssen Abhängigkeiten zu bereits bestehenden Eingaben
berücksichtigt werden können. Die Zentrale Fachadministration muss darüber hinaus
festlegen können, ob bei der Auslösung der jeweiligen Regeln zusätzlich die Sachbe-
arbeitung auf die automatisierte Datenergänzung hingewiesen werden muss.
Beispiel: Die Sachbearbeitung Dienststelle gibt bei einem Personalfall den Zeitraum
einer Elternzeit ein. Mit Beginn des Zeitraums wird der Status automatisiert auf „El-
ternzeit“ geändert. Die Sachbearbeitung LAF erhält über die Statusänderung einen
gesonderten Hinweis.
Beispiel: Die Sachbearbeitung gibt bei einem Datensatz die PLZ ein und erhält mögli-
che Vorschläge einer Stadt.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
DE01.16
Erweiterte Darstellung
Die Eingabemasken des HR-Systems müssen durch die Sachbearbeitung dynamisch
erweiterbar sein, d.h. definierbare Datenfelder sollen nur dann angezeigt werden,
wenn diese benötigt werden.
Beispiel: Die Sachbearbeitung fügt das erste Kind mit den Stammdaten hinzu. Durch
Auswahl der Sachbearbeitung wird die Anzeige erweitert und anschließend kann die
Sachbearbeitung das zweite Kind erfassen.
A
DE01.17
Zwischenspeicherung der Datenerfassung
Das HR-System muss die Möglichkeit bieten, die Erfassung der Daten zu unterbre-
chen und den Zwischenstand manuell nach Erfassung der Pflichtfelder zu speichern,
sodass eine spätere Weiterbearbeitung ab letztem Zwischenstand möglich ist. Für
den Fall, dass nicht alle Pflichtfelder befüllt sind, muss das Gesamtsystem die Sach-
bearbeitung beim Speichern des Personalfalls hierauf hinweisen. Das HR-System
muss beachten, dass nur vollständig erfasste Personalfälle zahlbar sein dürfen.
Beispiel: Die Sachbearbeitung beginnt, Daten eines Personalfalls einzugeben. Sie
muss dies aber aufgrund einer anderen Tätigkeit unterbrechen und möchte diesen
Personalfall später abschließen.
Beispiel: Die Sachbearbeitung beginnt, Daten eines Personalfalls einzugeben. Beim
Eingeben stürzt der Computer ab. Die Sachbearbeitung kann später an gleicher Stelle
fortfahren.
A
DE01.19
Datenverknüpfung mit Dokumenten
Das HR-System muss eine Verknüpfung von Datensätzen bzw. Datenfeldern mit
Dokumenten innerhalb von Eingabemasken ermöglichen, sodass die jeweiligen
mit dem Feld verknüpften Dokumente unmittelbar aus der Eingabemaske heraus
aufrufbar sind.
Beispiel: Die Sachbearbeitung kann neben dem Datumsfeld der Geburt oder Ehe-
schließung die entsprechende Urkunde aufrufen, da diese verknüpft ist.
A
DE01.21
Datenaustausch mit Kommunikationsplattform
Das Gesamtsystem muss den Austausch von Daten mit der Kommunikationsplatt-
form gewährleisten. Es muss hierfür insbesondere die gemäß KP02.07 übermittelten
Nutzerdaten annehmen und verarbeiten. Die Sachbearbeitung muss auf Datenände-
rungen insbesondere aufgrund bestimmter, von der Zentralen Fachadministration
festgelegter Bedingungen, wenn – dann, auf Grundlage von bestimmten Regeln hin-
gewiesen werden.
Beispiel: Ein Nutzender loggt sich in die KP ein. Er nimmt Änderungen an seiner Ad-
resse vor und speichert diese. Das HR-System übernimmt die geänderten Daten. Die
Sachbearbeitung erhält keinen Hinweis, da die Regel nicht erfüllt ist.
A
DE01.22
Anforderung von Papier-Personalakten
Das HR-System muss die Sachbearbeitung LAF und Personal dabei unterstützen,
durch eine Benachrichtigung im System oder durch eine E-Mail Papier-Personalakten
von Dienststellen anzufordern.
A
ePAePV-A0995
Historische Daten zur Schwerbehinderung
Das HR-System soll Informationen zur Schwerbehinderung pro Personalfall
mehrfach erfassbar und historiert speicherbar machen.
B
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4.1.2 Kataloge
Das HR-System muss verschiedene Kataloge beinhalten. Die Kataloge müssen durch die Zentrale Fachadmi-
nistration pflegbar sein. Bei Katalogen soll es möglich sein, neben den üblichen Einträgen auch ein Auswahl-
feld „Sonstiges“ aufzunehmen.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
GV01.19
Dienststellenkatalog
Das HR-System muss alle Dienststellen des Landes als Katalog für die Verarbeitung
vorhalten.
A
GV01.20
Anpassung des Dienststellenkatalogs
Das HR-System muss der Zentralen Fachadministration die Möglichkeit bieten, die
notwendigen Daten (z. B. Hausanschrift, Postfachanschrift, Ansprechpartner, SV-
Betriebsnummer) zu den Dienststellen zu pflegen.
A
GV01.21
Krankenkassenkatalog
Das HR-System muss alle Krankenkassen als Katalog für die Verarbeitung vorhal-
ten.
A
GV01.22
Anpassung des Krankenkassenkatalogs
Das HR-System muss der Zentralen Fachadministration die Möglichkeit bieten, die
für die Bearbeitung notwendigen Daten zu den Krankenkassen zu pflegen (z. B.
Hausanschrift, Postfachanschrift).
A
ePAePV-A1181
Auswahlfeld in Katalogen 1/2
Das HR-System soll der Zentralen Fachadministration ermöglichen, in Katalogen
ein Auswahlfeld "Sonstiges" zu erstellen und dieses als
• Freitextfeld
• Pflichtfeld
• optionales Feld
zu definieren.
B
ePAePV-A1159
Auswahlfeld in Katalogen 2/2
Das HR-System soll der Sachbearbeitung Dienststellen ermöglichen, in der Aus-
wahlliste des Kataloges einen Eintrag "Sonstige" auswählen zu können.
B
4.1.3 Vier-Augen-Prinzip
Gemäß VV Nr. 1.1.2 §§ 70-80 LHO MV unterliegen alle Anordnungen einer Vier-Augen-Prüfung. Im HR-
System ist der Prozess zur Vier-Augen-Prüfung durch einen geeigneten Workflow im Rahmen der Vorgangs-
steuerung zu unterstützen. Dabei können Regeln und Kriterien unter Berücksichtigung der haushaltsrecht-
lichen Vorgaben festgelegt werden, die eine Abweichung vom Vier-Augen-Prinzip zum Zweck der Dunkel-
verarbeitung ermöglichen. Zur Kontrolle der Aufgaben, die nicht einer Vier-Augen-Prüfung unterliegen, ist
einem dem daraus resultierenden Risiko angemessenes Stichprobenkontrollverfahren im HR-System zu
etablieren (siehe Kapitel 4.7.12)
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
AP01.01
Einhaltung Vier-Augen-Prinzip Allgemein
Das HR-System muss für bestimmte Arten von Aktionen ermöglichen, dass das Vier-
Augen-Prinzip, d.h. die zwingende manuelle Freigabe einer durch die Sachbearbei-
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
tung bearbeiteten Aufgabe durch eine weitere prüfende Person, sichergestellt wer-
den kann. Zu den Aktionen, bei denen eine Vier-Augen-Prüfung zwingend einzuhal-
ten ist, sofern keine Ausnahmen festgelegt sind, zählen insbesondere:
- Neueinstellungen
- Wiederauflebensfall
- Tarifwechsel
- AdB-Wechsel/Wechsel der Entgeltgruppe
- Erfassung einer Zulage
- Festsetzungen von Erfahrungs- und Jubiläumsdienstalter
- Manueller Abgleich
- Überzahlung
- Änderung Überweisungsbetrag zum Vormonat ab bestimmten Betragsgrenzen
unter Einschluss bzw. Ausschluss von Bezügebestandteilen (z. B. Sonderzah-
lung, DUZ, MAE) und Empfängern (z. B. Ruhestandsbeamtinnen und Ruhe-
standsbeamte, Familienkassen, Witwen und Witwer)
- Manuelle Eingabe einer Sonderzahlung
- Löschung von Daten, Dokumenten und Akten
Es ist vom HR-System sicherzustellen, dass zu prüfende Vorgänge erst nach der Be-
stätigung durch eine zweite hierfür zuständige Person zahlungsbegründend werden.
AP01.02
Vier-Augen-Prinzip bei der Pflege der Verfahrensstammdaten
Die Konfiguration und das Einpflegen von Verfahrensstammdaten z. B. Tariftabellen
soll im Vier-Augen-Prinzip erfolgen.
B
AP01.03
Vier-Augen-Prinzip-Workflow
Das HR-System muss einen geeigneten Workflow zur Umsetzung des Vier-Augen-
Prinzips mitbringen, z. B. durch Generierung/Versand einer (Freigabe)-Aufgabe im
Arbeitsbereich der prüfenden Person zum jeweiligen Vorgangsschritt. Die Aufgabe
muss dann entweder freigegeben oder an den Arbeitsbereich der Sachbearbeitung
(mit Vermerk) zurückgesendet werden können.
A
AP01.04
Prüfung als Vertretung
Das HR-System muss verhindern, dass im Rahmen der 4-Augen Prüfung die initiale
Bearbeitung und die Freigabe durch dieselbe Person erfolgt. Dies auch dann, wenn
die Person als Vertretung einer anderen Sachbearbeitung handelt.
A
AP01.05
Prüfung Vier-Augen-Prinzip
Das HR-System muss sicherstellen, dass Daten, die den eigenen Personalfall der
Sachbearbeitung selbst betreffen, durch selbige Person nicht geprüft werden kön-
nen.
A
4.1.4 Lebenslaufdaten
Der Lebenslauf eines Personalfalls muss rechtlich bewertet werden. Bei dieser Bewertung wird geprüft, ob
ein Zeitraum z. B. als mittelbar bezügesteigernd anerkannt werden kann. Dafür ist es notwendig, dass die
Daten des Lebenslaufs in geeigneter Weise zur Verfügung stehen, um eine effiziente Verarbeitung zu ge-
währleisten.
Die Lebenslaufdaten werden für unterschiedliche rechtliche Bewertungen (z. B. Erfahrungsdienstalter,ru-
hegehaltfähige Dienst- und Vordienstzeiten sowie Jubiläumsdienstalter) weiterverarbeitet. Es muss mög-
lich sein, einen Lebenslauf des Personalfalls, welcher z. B. für das Erfahrungsdienstalter (Besoldung) recht-
lich bewertet und somit verarbeitet wurde, für andere Bereiche des Bezügesystems z. B. zur Bewertung der
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ruhegehaltfähigen Dienst- und Vordienstzeiten weiterzuverwenden. Dafür muss der Lebenslauf bei Ände-
rungen des Personalfalls (z. B. Wechsel von Vollzeit auf Teilzeit) kontinuierlich automatisiert fortgeschrie-
ben werden.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
LD01.01
Manuelle Erfassung
Das HR-System muss die manuelle Erfassung von Lebenslaufdaten ermöglichen. Zu
den manuell zu erfassenden Daten gehören mindestens:
- taggenauer Gültigkeitszeitraum von/bis inkl. sich überschneidender Zeiten,
- Art der Vordienstzeit, Dienstzeit bzw. Unterbrechung (z. B. Beamter in Eltern-
zeit, beschäftigungsfrei, Beamtin mit Sabbatical, Beschäftigungsverhältnis,
Freiwilliger Wehrdienst (SG), Wehrübung, Zivildienst (ZDG), Bundesfreiwilligen-
dienst (BFDG), FSJ/FÖJ (JFDG), (un-)bezahlte Freistellung, Abordnungen),
- Umfang der Tätigkeit (je nach Art als Zähler-Nenner-Kombination bzw. als Pro-
zentsatzangabe).
A
LD01.04
Bereitstellung innerhalb des HR-Systems
Das HR-System muss bei Wechsel des Rechtsverhältnisses bzw. Anspruchs (z. B. eine
Person mit Arbeitsvertrag wird verbeamtet oder ein aktiver Beamter tritt in den Ru-
hestand) alle vorhandenen Daten zum Lebenslauf dieses Personalfalls (insbeson-
dere die in LD01.01 aufgelisteten Daten) für die (automatisierte) Weiterverarbei-
tung (z. B. Erfahrungsdienstalter, ruhegehaltfähige Vordienstzeiten bei der
Versorgungsfestsetzung, siehe LD01.05) durch eine andere Sachbearbeitung (z. B.
Wechsel Entgelt zu Besoldung) bereitstellen.
A
LD01.05
Automatisierte Berechnung der Tätigkeitsdauer in Jahren/Tagen
Das HR-System muss die Dauer der Tätigkeit anhand des Gültigkeitszeitraums unter
Berücksichtigung des Umfangs der Tätigkeit in Jahren/Tagen automatisiert berech-
nen.
A
LD01.06
Änderung der Tätigkeitsdauer
Das HR-System muss die manuelle Änderung der Dauer der Tätigkeit ermöglichen.
A
LD01.07
Teilabordnungen
Das HR-System muss Teilabordnungen inkl. des Abordnungsumfangs abbilden kön-
nen.
A
LD01.10
Automatisierte Fortschreibung
Das HR-System muss die Lebenslaufdaten bei neuen manuellen Eingaben durch die
Sachbearbeitung (z. B. beim Wechsel von Vollzeitbeschäftigung in Teilzeitbeschäfti-
gung) automatisiert fortschreiben.
A
LD01.11
Änderung und Löschung
Das HR-System muss die manuelle Änderung und vollständige Löschung von manu-
ell angelegten Lebenslaufdaten ermöglichen.
A
LD01.12
Automatisierte Sortierung
Das HR-System muss bei neu hinzutretenden Lebenslaufdaten (insbesondere über
die Schnittstelle SS01.40 und über manuelle Eingaben der Sachbearbeitung) und bei
Änderung von Lebenslaufdaten diese automatisiert chronologisch einsortieren.
A
LD01.13
Manuelle Sortierung
Das HR-System muss der Sachbearbeitung ermöglichen, dass Lebenslaufdaten in
der chronologischen Reihenfolge manuell geändert werden können (z. B. Verschie-
ben eines zum vorhandenen Datenbestand neu eingefügten Beschäftigungsverhält-
nisses an die chronologisch richtige Stelle).
A
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LD01.14
Datenbereitstellung von Auskünften
Das HR-System muss Daten zum Lebenslauf aus im Modul HR-System erstellten Ver-
sorgungs-/Altersgeldauskünften für die Weiterverarbeitung als Lebenslaufdaten ge-
mäß LD01.01 ff. bereitstellen.
A
4.1.5 Plausibilitätsprüfungen
Das Gesamtsystem unterstützt die Anwendenden dabei, die eingehenden Daten auf Plausibilität zu über-
prüfen. Bei Prüfauffälligkeiten wird diesen ein Hinweis angezeigt, aus dem hervorgeht, welche Prüfauffäl-
ligkeit festgestellt wurden.
Die Prüfungen finden auf mehreren Ebenen statt und setzen bereits bei der Dateneingabe an. Durch um-
fangreiche automatische Plausibilitätsprüfungen wird sichergestellt, dass ein Vorgang erst dann an einen
folgenden Prozessschritt weitergeleitet wird, wenn der Vorgang eine benötigte Qualität in der Datenlage
erreicht hat.
Sämtliche in diesem Abschnitt beschriebenen Plausibilitätsprüfungen beziehen sich sowohl auf manuelle
als auch auf automatisierte Datenerfassung sowie auf aus angebunden Drittsystemen (insb. der KP und dem
OCR-/ICR-System) übernommene Daten.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
PP01.01
Ebenen der Plausibilitätsprüfung (1/3)
Im Gesamtsystem muss innerhalb eines Datenfeldes und über den gesamten Daten-
bestand hinweg die Dateneingaben in den Masken auf formale Richtigkeit geprüft
werden (syntaktische Prüfung z. B. Datumsformat, feste Begrifflichkeiten).
A
PP01.02
Ebenen der Plausibilitätsprüfung (2/3)
Im Gesamtsystem muss innerhalb eines Datenfeldes und über den gesamten Daten-
bestand hinweg die Dateneingaben inkl. über Schnittstellen übernommene Daten
auf logische Richtigkeit geprüft werden (semantische Prüfung). Die Prüfung auf lo-
gische Richtigkeit umfasst dabei die Prüfung auf rechtliche Zulässigkeit sowie die
Kompatibilität mit vorherigen Eingaben (z. B. Eingabe weiterer Zulage). Folgende
Aspekte müssen bei der Plausibilitätsprüfung etwa im Modul HR-System berücksich-
tigt werden (keine abschließende Aufzählung):
- Geringfügigkeitsgrenze
- Kurzfristigkeit von Beschäftigungsfällen
- Rentenversicherungspflicht/-freiheit
- Übergangsbereich
- Jahresarbeitsentgeltgrenzen
- Kindergeldeinstellung aus Mahnverfahren heraus
- Zuschuss zum Mutterschaftsgeld bei bestimmtem Status
- stundenweise Berechnung von Zulagen, soweit mehr als 99 Stunden vorgege-
ben werden
- Minijobverhältnisse ohne Eingabe einer Krankenkasse
Dabei muss auch ein Abgleich mit Eingaben erfolgen, deren Wirksamkeitsdaten in
der Vergangenheit sowie in der Zukunft liegen.
A
PP01.03
Ebenen der Plausibilitätsprüfung (3/3)
Im Gesamtsystem sind als zwingend notwendig gekennzeichnete Felder (Pflichtfel-
der) auf Erfassung zu prüfen.
A
PP01.04
Prüfhinweise an die Sachbearbeitung
Im HR-System müssen die konkreten Prüfauffälligkeiten in den Prüfhinweisen an
die Sachbearbeitung benannt werden.
A
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4.1.6 Dokumentenerstellung
In der Bezügeabrechnung und Personalverwaltung werden neben der Verarbeitung bestehender Doku-
mente auch neue Dokumente erstellt, wie etwa Bezügemitteilungen, Bescheinigungen, Bescheide, Ant-
wortschreiben oder Auskünfte. Die Erstellung von Dokumenten erfolgt z. T. automatisiert durch das Ge-
samtsystem, ergänzend aber auch manuell durch die Sachbearbeitung.
Die Sachbearbeitung erstellt Dokumente üblicherweise auf Grundlage von Dokumentenvorlagen, welche
insbesondere von der Zentralen Fachadministration und Ressortspezifische Fachadministration gepflegt
PP01.05
Konsequenzen von Plausibilitätsprüfungen
Im HR-System müssen die Plausibilitätsprüfungen die auffälligen Prüffelder durch
Hinweis für die Sachbearbeitung referenzieren und je nach Fehlerkategorie unter-
schiedlich schwere Konsequenzen nach sich ziehen:
Bei Fehlern der roten Fehlerkategorie muss eine Korrektur während der Erfassung
sichergestellt werden, eine Speicherung der Daten darf nicht erfolgen. Das Beenden
des jeweiligen Workflows muss verhindert werden (in der Bezüge-Berechnung: Pro-
duktionsverhindernder Fehler).
Bei Fehlern der gelben Fehlerkategorie darf der Workflow/Produktionslauf erst
nach Bestätigung der Richtigkeit durch die Sachbearbeitung stattfinden.
Bei Fehlern der grünen Fehlerkategorie muss der Workflow/Produktionslauf auch
ohne weitere Aktion durch die Sachbearbeitung stattfinden, z. B. Auszahlungsbe-
grenzung. Es bedarf somit hier keiner Bestätigung der Richtigkeit durch die Sachbe-
arbeitung, sondern lediglich eines Hinweises an die Sachbearbeitung vor Abschluss
der Bearbeitung.
Der Sachbearbeitung muss möglich sein, bei Anpassungen in Folge eines erkannten
Plausibilitätsmangels ihre Entscheidung in einem Freitextfeld zu begründen.
Welche Arten von Fehlern unter welche der genannten Fehlerkategorien fallen,
wird in der Umsetzungsphase mit dem Auftraggeber abgestimmt. Zusätzlich müssen
die Fehlerkategorien im Rahmen der Zentralen Fachadministration konfigurierbar
sei (insbesondere Bezeichnung und Hinweistexte).
Das HR-System muss sicherstellen, dass vor Abschluss des Workflows und damit der
Zahlungsbegründung kritische Eingaben (rote, gelbe Fehlerkategorie) fehlerfrei und
erkannte Plausibilitätsmängel bereinigt sind.
Im HR-System darf die Bearbeitung weiterer Masken sowie weiterer Workflows
nicht gehemmt werden, soweit der festgestellte Fehler die dort enthaltenen Fel-
der nicht tangiert.
A
PP01.06
Festlegung und Konfiguration der Prüfkriterien durch Zentrale Fachadministration
Das Gesamtsystem muss der Zentralen Fachadministration die Möglichkeit bieten,
das zugrundeliegende Prüfregelwerk zu sämtlichen Plausibilitätsprüfungen im Rah-
men von Self-Customizing zu verwalten und zu editieren. Regeln müssen dabei zu-
und abgeschaltet werden können (rechtlich verpflichtende Ausnahmeplausibilitä-
ten sind hiervon nicht betroffen).
A
PP01.07
Protokollierung (Dokumentation) der Fehlerbehebung
Im Gesamtsystem ist eine Dokumentation der Aktionen nach Fehlerkategorien im
Rahmen der Protokollierung erforderlich, welche beinhaltet, wer die Bearbeitung
wann vorgenommen hat.
A
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werden. Diese Dokumentenvorlagen müssen insbesondere mit veränderbaren und unveränderbaren Fel-
dern und Katalogen erstellt werden können und es muss möglich sein, den Dokumentenvorlagen Schlag-
worte zuzuordnen.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
DK01.01
Automatische Dokumentenerstellung
Das HR-System muss fähig sein, aus den erfassten Daten automatisiert Dokumente
zu erstellen. Dies umfasst zum einen sämtliche ausdrücklich gemäß dieser Leis-
tungsbeschreibung automatisiert zu erstellenden Dokumente und zum anderen
sämtliche Bescheide, Bescheinigungen, Antwortschreiben und Auskünfte vergleich-
bar der Muster aus Anlage 3.4 Liste Auswertungen_Dokumente_Protokolle. Die Do-
kumente müssen mit Daten des HR-Systems automatisiert vorbefüllt werden. Die
Dokumente müssen zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung stehen und individuell
anpassbar sein. Der AN muss die oben genannten Dokumente bereitstellen.
A
DK01.02
Formatierung
Das Gesamtsystem muss bei Dokumenten sowie bei ihren Bestandteilen (z. B. bei
Textbausteinen und Freitextfeldern) übliche Formatierungen (insbesondere Fett,
Unterstrichen, Kursiv, Aufzählungszeichen, Nummerierungen, Ankreuzfeld) ermög-
lichen.
A
DK01.03
Grammatik- und Rechtschreibprüfung
Das HR-System muss die Möglichkeit bieten, eine umfassende automatisierte Gram-
matik- und Rechtschreibprüfung durchzuführen.
A
DK01.04
Dateinamenkonvention
Das Gesamtsystem soll Dokumente gemäß einer durch den AG vorgegebenen Da-
teinamenkonvention automatisiert benennen.
Die Konfiguration der Dateinamenkonvention soll durch die Zentrale Fachadmi-
nistration erfolgen.
B
DK01.05
Anpassung des Dateiformates
Das Gesamtsystem muss der Zentralen Fachadministration das Anpassen des Da-
teiformates (mindestens DOCX und PDF) für den Export der erstellten Dokumente
ermöglichen.
A
DK01.06
Versionierung von Dokumentenvorlagen
Das Gesamtsystem muss die Möglichkeit bieten, Dokumentenvorlagen zu versionie-
ren, mit Gültigkeitszeiträumen zu versehen und bei Bedarf auf alte Versionsstände
zurückzugreifen.
A
DK01.07
Hinterlegung, Pflege und Löschung von Dokumentenvorlagen und Textbausteinen
(1/2)
Das Gesamtsystem muss der Zentralen Fachadministration und Ressortspezifische
Fachadministration die Möglichkeit bieten,
- Dokumentenvorlagen (z. B. Bescheide, Anschreiben, allg. Rechtsauskünfte,
Formulare), die vom Auftragnehmer bereitgestellt (DK01.01Automatische Do-
kumentenerstellung) werden und
- Textbausteine, die nicht individuell durch die Sachbearbeitung angepasst wer-
den können
im Rahmen des Self-Customizing hinsichtlich des Textes anzupassen und neue Do-
kumentenvorlagen und Textbausteine zu erstellen.
A
DK01.08
Hinterlegung, Pflege und Löschung von Dokumentenvorlagen und Textbausteinen
(2/2)
Die Dokumentenvorlagen und Textbausteine müssen durch die Zentrale Fachadmi-
nistration und Ressortspezifische Fachadministration differenziert angelegt werden
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
können (z. B. Differenzierung nach Besoldung/Entgelt/Versorgung/Altersgeld/Per-
sonalverwaltung landesweit, behördenintern und Geschäftsbereiche), damit die
Sachbearbeitung nur die für die Aufgabe relevanten Dokumentenvorlagen und Text-
bausteine angezeigt bekommt.
ePAePV-A1190
Einrichtung von Feldern
Das HR-System muss der Zentralen Fachadministration ermöglichen, in Dokumen-
tenvorlagen und Dokumenten, die auf Vorlagen basieren durch Nutzende
• veränderbare und
• unveränderbare
Feldinhalte einzurichten.
A
ePAePV-A1107
Verwendung von Katalogen
Das HR-System muss der Zentralen Fachadministration ermöglichen, Kataloge in
Dokumentenvorlagen zu verwenden.
A
ePAePV-A1186
Bedingungslogik für das Ein- und Ausblenden von Feldern
Das HR-System muss der Zentralen Fachadministration ermöglichen, Bedingungs-
logik für das Ein- und Ausblenden von Feldern in der Vorlage, aufgrundlage vorhe-
riger Eingaben in andere Felder, zu implementieren.
A
ePAePV-A1192
Schlagworte für Dokumentenvorlagen
Das HR-System muss der Zentralen Fachadministration ermöglichen, Dokumenten-
vorlagen Schlagworte zuzuordnen.
A
ePAePV-A1178
Anpassung von Textbausteinen
Das HR-System muss es Fachadministratoren ermöglichen, Textbausteine zu er-
stellen, die individuell durch die Sachbearbeitung Dienststellen angepasst werden
können.
A
DK01.10
Verwendung Textbausteine
Das HR-System muss der Sachbearbeitung die Möglichkeit bieten, vom AG vorgege-
bene Textbausteine im Rahmen der Erstellung von Dokumenten zu setzen.
A
DK01.11
Textbausteine - individuell priorisierte Textbausteinliste
Das HR-System soll der Sachbearbeitung die Möglichkeit bieten, für Textbausteine
eine Priorisierung (zum Beispiel als Favoritenliste) einzustellen. Die Einstellung soll
für zukünftige Sitzungen (nur) der jeweiligen Sachbearbeitung gespeichert werden
und durch diese jederzeit geändert werden können.
B
DK01.12
Textbausteine - Mehrfachauswahl und Reihenfolge
Das HR-System muss der Sachbearbeitung die Möglichkeit bieten, mehrere Text-
bausteine auszuwählen, deren Reihenfolge festzulegen und gleichzeitig im Doku-
ment zu setzen.
A
DK01.13
Textbausteine - Kombination mehrerer Textbausteine
Das HR-System muss es der Sachbearbeitung ermöglichen, mehrere Textbausteine
als Standard-Paket zu verwenden. Die Standard-Pakete als Kombination mehrerer
Textbausteine sollen durch die Zentrale Fachadministration erstellbar und editier-
bar sein.
A
DK01.14
Textbausteine - unbegrenzte Anzahl und Länge
Das HR-System muss die Anzahl der Zeichen bei Textbausteinen und Freitexteinga-
ben nicht begrenzen.
A
DK01.15
Versionierung von Textbausteinen
B
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
Das HR-System soll die Möglichkeit bieten, Textbausteine zu versionieren, mit Gül-
tigkeitszeiträumen zu versehen und bei Bedarf auf alte Versionsstände zurückzu-
greifen.
DK01.16
Serienbrief
Das HR-System muss ermöglichen, dass an einen einstellbaren Personenkreis (bei
Massenversendung) Dokumente (z. B. Erinnerungsschreiben, Informationsschrei-
ben) erstellt und versendet werden können.
Die Auswahl des Personenkreises soll durch die Zentrale Fachadministration konfi-
gurierbar sein.
A
4.1.7 Veraktung/Dokumentenmanagementsystem
Das Dokumentenmanagement (DMS) soll das derzeit eingesetzte DMS „BEATA“ für den Bereich Bezüge
ablösen. Künftig wird das DMS ein integrativer Bestandteil des Gesamtsystems sein und auch eine elektro-
nische Personalverwaltung ermöglichen. Das HR-System dient somit der Ablage bzw. Veraktung der im Ge-
samtsystem genutzten und generierten Dokumente. Die Ablage muss in Form einer elektronischen Perso-
nalakte pro Personalfall erfolgen. Alle Dokumente, die zu einer Personalakte gehören, werden anhand von
Metadaten automatisiert einer Akte zugeordnet. Die Aufbewahrungsdauer der Dokumente ist von der Do-
kumentenart abhängig. Die konkrete Aufbewahrungsdauer richtet sich nach den gesetzlichen Aufbewah-
rungsfristen für die Veraktung.
Die Dokumente aus der Aktenablage werden für die Vorgangsbearbeitung im HR-System benötigt. Das
heißt, die Sachbearbeitung muss die Möglichkeit haben, sich die relevanten Dokumente im HR-System an-
zeigen zu lassen. Das HR-System muss das Auffinden der relevanten Dokumente für die Vorgangsbearbei-
tung unterstützen.
Auch muss zukünftig der Zugriff aus der Kommunikationsplattform auf Dokumente, die an die nutzenden
Personen gesendet bzw. von ihnen versendet wurden, möglich sein.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VA01.01
Dokumentenmanagement
Das HR-System muss über eine Dokumentenablage verfügen, welche den Bezüge-
vorgang der Personalfallakte darstellt.
A
VA01.02
Personalfallakte
Das HR-System muss automatisiert Dokumentenablageorte pro Personalfall anle-
gen und diese verwalten. Hier sind alle dem Personalfall zugeordneten Dokumente
gemäß VA01.04 zu hinterlegen. Der Aufruf der Dokumente muss möglich sein.
A
VA01.03
Vorgangsakte
Das HR-System muss die Möglichkeit bieten, nichtpersonalfallbezogene Dokumen-
tenablageorte anzulegen und diese zu verwalten (z. B. für Anschreiben zur Rückfor-
derung überzahlter Sozialversicherungsbeiträge).
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VA01.04
Anlage von Aktenzeichen
Das HR-System muss es ermöglichen, zu jeder Akte ein Aktenzeichen gemäß einer
vorab festgelegten Bildungsregel zu vergeben.
A
VA01.05
Vergabe von Aktenzeichen (1/2)
Das HR-System muss die automatische Vergabe von Aktenzeichen gemäß VA01.04
unterstützen.
A
VA01.06
Vergabe von Aktenzeichen (2/2)
Die Bildungsregel gemäß VA01.04 muss durch die Zentrale Fachadministration kon-
figurierbar sein.
A
VA01.07
Automatisierte Dokumentenablage
Das HR-System muss erstellte Dokumente automatisiert vorgangsbezogen je Perso-
nalfall ablegen.
A
VA01.08
Übersichtliche Struktur der Dokumentenablage zur Verwaltung
Im HR-System muss eine Strukturierung der Dokumentenablage in einer übersicht-
lichen Form (z. B. Baumstruktur oder strukturierte Dialogansicht) erfolgen erfolgen.
Die Struktur muss mindestens die folgenden Strukturelemente umfassen:
- Personalnummer/ID-Nummer,
- Fachbereiche (u.a. Entgelt, Besoldung und Versorgung),
- Dokumentenklassen (Gruppierung von Dokumenten einer Akte),
- Dokumente.
A
VA01.09
Anlegen, Konfiguration und Löschen der Baumstrukturelemente
Die Zentrale Fachadministration muss die Baumstrukturelemente der Dokumenten-
verwaltung anlegen, konfigurieren und löschen können.
A
VA01.10
Sortierung der Dokumente
Das HR-System muss standardmäßig eine Sortierung der Dokumente nach dem Än-
derungsdatum vornehmen. Andere Sortierkriterien sollen möglich sein, z. B. Name
oder Erstelldatum.
A
VA01.11
Ablage von Dokumenten gemäß Aufbewahrungskonzept
Das HR-System muss die gem. VA01.02VA01.02 abgelegten Dokumente entspre-
chend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen automatisiert speichern, archivieren
und löschen können.
A
VA01.12
Konfiguration der Aufbewahrungsfristen
Die im HR-System hinterlegten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen müssen durch
die Zentrale Fachadministration konfigurierbar sein.
A
VA01.13
Zusammenfassung von Dokumenten
Das HR-System soll die Möglichkeit bieten, Dokumente und Bearbeitungsvermerke
in einer gesonderten PDF-Datei zusammenzufassen, wobei vor Erstellung einzelne
Dokumente/Inhalte (Inhalte befüllter Eingabemasken, Bemerkungen zu Personen,
Bemerkungen zu Vorgängen, Bearbeitungsvermerke; siehe WF01.12) an- und ab-
wählbar und die Reihenfolge festlegbar sein soll. Die erstellte PDF-Datei soll expor-
tier- und druckbar sein sowie als Anlage an einer E-Mail versandt werden können.
B
VA01.14
Dokumentenhistorie
Das HR-System muss eine Dokumentenhistorie für alle in Akten hinterlegten Doku-
mente erstellen. Diese umfasst auch ein Protokoll der Löschungen.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VA01.15
Status einer Akte (1/2)
Das HR-System muss den Status einer Akte (z. B. offen, gesperrt, geschlossen, etc.)
anzeigen können.
A
VA01.16
Status einer Akte (2/2)
Die Status einer Akte (VA01.15VA01.15) müssen durch die Zentrale Fachadministra-
tion definier- und konfigurierbar sein.
A
VA01.17
Verschieben von Dokumenten
Das HR-System muss es der Sachbearbeitung ermöglichen, Dokumente zwischen
Akten verlagern zu können.
A
VA01.18
Manuelle Löschung von Dokumenten (1/2)
Im HR-System müssen Dokumente in einer Akte manuell gelöscht werden können.
Die Zentrale Fachadministration muss bestimmte Dokumente und Dokumentenar-
ten von der manuellen Löschung ausschließen können.
A
VA01.19
Manuelle Löschung von Dokumenten (2/2)
Das HR-System muss durch geeignete Sicherheitsmaßnahmen (z. B. 4-Augen-Prin-
zip, Mehrfachabfragen etc.) die versehentliche Löschung von Dokumenten und Ak-
ten verhindern.
Die manuelle Löschung von Dokumenten vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist muss
durch die 4-Augen-Prüfung bestätigt und erst dann ermöglicht werden.
A
VA01.20
Anforderungen an den Langzeitspeicher
Im HR-System muss die Speicherung gemäß TR-ESOR BSI –Bund (siehe
https://www.ecsec.de/fileadmin/Ecsec-files/pub/2012_DACH_TRs.pdf) sicherge-
stellt werden.
Der AN bindet das HR-System per Schnittstelle an die Landeskomponente zur Lang-
zeitspeicherung (TR-ESOR Basisdienst – SS01.42) an.
A
VA01.21
Lesebestätigung
Im Gesamtsystem muss bei der ersten Öffnung eines übertragenen Dokumentes
durch die empfangende Person in der Kommunikationsplattform automatisch eine
Markierung als Lesebestätigung an diesem Dokument gesetzt werden (siehe auch
WF04.03).
A
VA01.22
Suchfunktion (1/2)
Das Gesamtsystem muss kontextbezogene Suchfunktionen enthalten. Die Suche
muss für den gesamten Datenbestand parametisierbar sein. Als Suchkriterien kön-
nen alle Felder der DB genutzt werden.
A
VA01.25
Suchfunktion (2/2)
Das System muss den Nutzenden ermöglichen, spezifische Metadaten zu durchsu-
chen.
A
VA01.23
Dokumentenanzeige
Das Gesamtsystemmuss die Anzeige der Dokumente während der Vorgangsbear-
beitung ermöglichen.
A
VA01.24
Ansicht von Dokumenten über die Kommunikationsplattform
Aus dem Gesamtsystem müssen durch die Zentrale Fachadministration ausge-
wählte Dokumentenarten (Dokumente, die durch die Personalfälle gesendet oder
empfangen wurden) der KP als Leseansicht zur Verfügung gestellt werden.
A
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4.1.8 Qualifizierte elektronische Signatur und Siegel
Das HR-System muss eine qualifizierte elektronische Signatur auf Dokumenten anbringen und die Möglich-
keit bieten, diese im Bedarfsfall auszulesen und zu überprüfen. Das Signaturerfordernis muss auf Dokumen-
ten- und Prozessebene konfigurierbar sein. Der Signaturbedarf besteht beim Scan eingehender Dokumente,
der Veraktung und dem elektronischen Versand von Dokumenten. Rechtsgrundlage hierfür sind insbeson-
dere die eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 sowie § 84 Abs. 2 LBG MV, §§ 3a und § 37 VwVfG M-V und
die Grundlage der Technischen Richtlinie „BSI TR 03138“. Zudem muss das HR-System ein qualifiziertes
elektronisches Siegel auf Dokumenten anbringen und die Möglichkeit bieten, dieses im Bedarfsfall auszu-
lesen und zu überprüfen. Das Siegelerfordernis muss auf Dokumenten- und Prozessebene konfigurierbar
sein.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Verbindlichkeit
ES01.01
Signierung von abzulegenden Dokumenten
Das HR-System muss die Möglichkeiten bieten, Dokumente vor der Ablage in die
Akte (Dokumentenablageort) mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu
versehen (vgl. § 84 Abs. 2 LBG MV). Zur technischen Umsetzung siehe Anforderung
SS01.24.
A
ES01.02
Signierung von extern zu versendenden Dokumenten
Das HR-System muss zudem die Möglichkeit bieten, bereits in der Akte vorhandene
Dokumente für einen externen Versand insbesondere über die KP gesondert mit
einer qualifizierten elektronischen Signatur bzw. einem qualifizierten elektroni-
schen Siegel (vgl. ES01.01, SS01.24) zu versehen (vgl. in den §§ 3a und 37 VwVfG M-
V).
A
ES01.03
Signierung/Siegelung von eingehenden Dokumenten
Eingehende Dokumente, die durch den ersetzenden Scanprozess verarbeitet wer-
den, werden in der Scan-Strecke gemäß der Grundlage der Technischen Richtlinie
„BSI TR 03138“ vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (TR-
RESISCAN) qualifiziert elektronisch signiert bzw. gesiegelt. Das HR-System muss ent-
sprechende Scan-Dateien samt Metadaten über die Schnittstelle SS01.25 von der
OCR-/ICR-Software entgegennehmen können und diese einschließlich der qualifi-
zierten elektronischen Signaturen bzw. Siegel weiterverarbeiten können (siehe Ka-
pitel 4.3 Inputmanagement).
A
ES01.04
Siegelung von Dokumenten
Das HR-System muss gemäß eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 die Möglichkeit
bieten, Dokumente mit einem qualifizierten elektronischen Siegel zu versehen. Zur
technischen Umsetzung siehe SS01.24.
A
ES01.05
Überprüfung von Signaturen und Siegeln
Das HR-System muss die Möglichkeiten bieten, qualifizierte elektronische Signatu-
ren und qualifizierte elektronische Siegel im Bedarfsfall auszulesen und hinsichtlich
der Gültigkeit und Authentizität anhand von Methoden und Signatur-/Siegeltools
für Dokumente (wie z. B. auf Basis von PGP-Pretty Good Privacy, GnuPG, S/MIME,
Open-SSL, JWT, SSL/TLS-Zertifikate für verschiedene andere Zwecke) zu überprüfen.
A
ES01.06
Auswahl Siegel- und Signaturerfordernis
Das Signatur- und Siegelerfordernis muss auf Dokumenten- und Workflowebene
konfigurierbar sein.
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4.1.9 Workflowmanagement
Das Workflowmanagement dient dazu, Abläufe zur Bearbeitung von Aufgaben und die damit verbunde-
nen Prozesse im System anhand bestimmter Regeln zu definieren und die Bearbeitung auf diese Weise zu
steuern.
Aufgaben sind durch die Sachbearbeitung des LAF und der Dienststellen bzw. der Personalsachbearbei-
tung zu prüfende Arbeitsschritte zur Berechnung der Bezüge bzw. zur Verwaltung der Personalangelegen-
heiten.
Die Bearbeitung von Aufgaben erfolgt in den Fachbereichen. Diese sind unterteilt nach zu gewährenden
Leistungen Entgelt, Besoldung und Versorgung sowie Personalverwaltung. Zuständigkeiten für die Perso-
nalfälle innerhalb der Bereiche Entgelt und Besoldung sowie Personalverwaltung werden über die Dienst-
stellenzugehörigkeit der Personalfälle abgebildet.
Aufgaben ergeben sich aus Änderungen von Personal- und anderen relevanten Daten. Die Änderungen
erfolgen in den Dienststellen und durch Mitteilungen der Personalfälle im Rahmen der Änderungen von
Personaldaten. Während in den Dienststellen durch die Sachbearbeitung die Änderungen direkt eingege-
ben werden, erfolgen die Mitteilungen der Personalfälle entweder über die Kommunikationsplattform
oder werden bei anderweitiger Zusendung (Papier, Fax, E-Mail) über das Inputmanagement in das Ge-
samtsystem eingelesen und entsprechenden Vorgängen als Aufgaben zugewiesen.
Die Personal- und Bezügebearbeitung gliedern sich in verschiedene Aufgabenbereiche, die die Work-
flowsteuerung zusammenführt.
Der zentrale Aufgabenbereich wird organisationseinheitsbezogen genutzt d.h. er dient der Leitung der
Organisationseinheit zur zentralen Verteilung von Vorgängen an individuelle Aufgabenbereiche.
Der individuelle Aufgabenbereich dient der Sachbearbeitung im Sinne eines virtuellen Schreibtisches als
Einstiegspunkt für die Verwaltung und Bearbeitung der zugeteilten Vorgänge und den damit verbundenen
Aufgaben.
Allgemeine Anforderungen zu Workflows
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
WF01.01
Definition von Workflows
Das HR-System muss der Zentralen Fachadministration die Möglichkeit der Defini-
tion / Erstellung von Workflows bieten, durch die eine Abfolge von Bearbeitungs-
schritten und der zuständigen Sachbearbeitungen festgelegt wird. Für den Fall einer
sequenziellen Weiterbearbeitung muss das HR-System eine automatisierte Weiter-
leitung der Aufgabe an die folgende im Workflow hinterlegte Sachbearbeitung er-
möglichen. Das HR-System muss die Anlage von Workflows ermöglichen, welche
eine parallele Bearbeitung derselben Aufgabe durch unterschiedliche Sachbearbei-
tende zulassen.
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ePAePV-A0129
Anpassbarkeit von Workflows
Wurden Workflows durch den AN bereitgestellt und durch den AG erstellt, so müs-
sen diese durch die erstellende Organisationseinheiten des AG (insbesondere Zent-
rale Fachadministration, Ressortspezifische Fachadministration, Sachbearbeitung
Dienststellen) anpassbar sein.
Dies betrifft insbesondere:
• die Änderung der Workflow-Beteiligten
• die Anpassung der Workflow-Schritte (inkl. Änderung der Reihenfolge
von Workflowschritten)
• das Hinzufügen von Workflow-Schritten
• das Entfernen von Workflow-Schritten
A
WF01.02
Auswahl der weiteren Sachbearbeitenden
Das HR-System muss bei Workflows, bei denen Aufgaben durch mehrere Sachbear-
beitende sequenziell zu bearbeiten sind, der Leitung der Organisationseinheit die
Auswahl der konkreten Sachbearbeitenden (z. B. über Dropdownfelder) ermögli-
chen. Das HR-System muss die Auswahl historisieren.
A
WF01.03
Zeichnungsverlauf
Im HR-System muss die Erledigung von Workflows nachvollziehbar sein (Zeich-
nungsverlauf).
A
WF01.04
Freigabeworkflow
In einem Freigabeworkflow muss es nach initialer Bearbeitung durch die Sachbear-
beitung dem Freigebenden (Zeichnungsbefugten) möglich sein,
die von der Sachbearbeitung vorgenommenen Änderungen freizugeben oder die
Freigabe zu verweigern und dabei mit einem Kommentar versehen zurückzusenden.
A
WF01.05
Ergänzende Vermerke zu Workflows
Das HR-System muss ermöglichen, zu einzelnen Workflows ergänzende Vermerke
als Freitext zu hinterlegen.
A
WF01.06
Workflowübersicht (1/2)
Das Gesamtsystem muss eine Übersicht der definierten Workflows bereitstellen.
A
WF01.07
Workflowübersicht (2/2)
Das Gesamtsystem muss der Zentralen Fachadministration die Möglichkeit bereit-
stellen, eine Anpassung der Workflowübersicht gemäß WF01.06 vorzunehmen, d.h.
insbesondere Ein- und Ausblenden einzelner Workflows, Änderung der Reihenfolge.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
WF01.08
Revisionssichere Dokumentation (Audit Trail) aller Datenerfassungen, -verände-
rungen und Berechnungen mit Abbildung der Historie
Das Gesamtsystem muss, um die Nachvollziehbarkeit der Datenverarbeitung sicher-
zustellen, u.a.:
- alle Aktivitäten im Gesamtsystem wie bspw. die Erfassung, Speicherung, Ver-
änderung, Löschung, Übermittlung und Übernahme (z. B. Übernahmeprotokoll)
der Daten im System
- Suchabfragen und das Öffnen von Dokumenten
- die Eindeutigkeit des gekennzeichneten Geschäftsvorfalls
- die systemunterstützte Erstellung von Auswertungen, Berichten und Schriftgut,
hierbei zusätzlich die verwandten Selektionskriterien
- die Erfassung, Änderung und Löschung von Rollen und Berechtigungen
- bestimmte lesende Zugriffe
- die einzelnen Schritte von Workflows
- jede Änderung im Datenbestand mit Eingangskanal, Anwenderkennung, bear-
beitetem Datensatz, Feldname, Feldinhalt alt/neu sowie Datum und Uhrzeit
- Abrechnungsläufe und Fiktivberechnungen
- Übergabe bzw. Übernahme von Daten von Schnittstellen
- die Art der Aktivität im Gesamtsystem und die betroffenen Datenfelder
- den alten und neuen Wert des betroffenen Datenfeldes
- den Bearbeiter
- Datum und Uhrzeit der Aktivität
mit Historie kontextbezogen im System eindeutig, dauerhaft und unveränderlich re-
visionssicher protokollieren. Die Protokolldaten müssen durch gesondert berech-
tigte nutzende Personen eingesehen werden können (Rollen- und Rechtekonzept).
Dabei müssen Filterfunktionen zur gezielten Selektion zur Verfügung stehen.
A
WF01.09
Zentrale Bedienoberfläche für den Einstieg (1/2)
Das Gesamtsystem muss eine zentrale Bedienoberfläche als Startseite anbieten, von
der aus zu den Aufgabenbereichen navigiert werden kann.
A
WF01.10
Zentrale Bedienoberfläche für den Einstieg (2/2)
Das Gesamtsystem muss der Zentralen Fachadministration ermöglichen, auf der
zentralen Bedienoberfläche gemäß WF01.09 Hinweise z. B. zu Wartungen, Vertre-
tungen und anstehenden Probe- und Abrechnungsläufen anzuzeigen und zu konfi-
gurieren.
A
WF01.11
Verlinkung zur Wissensdatenbank
Das HR-System muss Links zu weiterführenden Themen auf der Wissensdatenbank
des LAFs und der ePAePV bereitstellen. Die Einstellung und Pflege der Links muss
dabei im Rahmen der Zentralen Fachadministration erfolgen können (siehe Anlage
2.4 Wissensdatenbank).
A
WF01.12
Bearbeitungsvermerke
Das HR-System muss der Sachbearbeitung die Möglichkeit bieten, Bearbeitungsver-
merke auf der Metaebene im Freitext und katalogbasiert zu einzelnen Dokumenten
und Aufgaben einzugeben. Die Bearbeitungsvermerke müssen bei Anzeige des Do-
kuments bzw. der Aufgabe aufrufbar sein.
A
ePAePV-A1195
Priorisierung von Workflows
Das HR-System soll der Sachbearbeitung Dienststellen und der Leitung der Sachbe-
arbeitung im Personalbereich ermöglichen, Workflows als priorisiert zu kennzeich-
nen.
Das HR-System muss dabei die Möglichkeit bieten, priorisierte Workflows im Auf-
gabenbereich gesondert darzustellen (z.B. durch ein rotes Ausrufezeichen oder
rote Hinterlegung).
B
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
WF01.13
Anzeige von Hinweisen
Im HR-System müssen Hinweise auf unvollständige Daten (z. B. Geburtsdatum des
Kindes fehlt) und fehlende Dokumente als Anlagen (z. B. fehlende antragsbegrün-
dende Unterlage – Heiratsurkunde) bei eingegangenen Aufgaben im Arbeitsbereich
angezeigt werden.
A
WF01.14
Konfiguration von Hinweisen
Im HR-System müssen die Voraussetzungen, unter denen Hinweise gemäß WF01.13
erteilt werden und der konkrete textliche Inhalt der Hinweise durch die Zentrale
Fachadministration konfigurierbar sein.
A
WF01.15
Hilfefunktionen (1/5)
Das Gesamtsystem muss Hilfefunktionen, welche die Nutzung des Systems in fach-
licher Hinsicht erleichtern, bereitstellen. Diese beinhalten kontextbezogene Online-
Hilfen auf Ebene der Eingabemasken und Hinweise auf Feldebene. Sie sind mit mög-
lichst wenig Anglizismen zu formulieren.
A
WF01.16
Hilfefunktionen (2/5)
Das Gesamtsystem muss es ermöglichen, dass die Hilfefunktion (WF01.15) im Rah-
men von Self-Customizing durch die Zentrale Fachadministration um weitere Inhalte
ergänzt werden können und die bestehenden Inhalte durch die Zentrale Fachadmi-
nistration angepasst werden können.
A
WF01.17
Hilfefunktionen (3/5)
Das HR-System soll während der Aufgabenbearbeitung im Rahmen einer Hilfefunk-
tion die zum jeweiligen Bearbeitungsschritt einer Aufgabe inhaltlich passenden Aus-
züge der jeweiligen Rechtsgrundlagen anzeigen. Die dazu erforderlichen Inhalte zu
relevanten Rechtsgrundlagen (mindestens der in Kapitel 2.4 aufgeführten Rechts-
grundlagen) stellt der AG zur Verfügung.
Hinsichtlich dieser Hilfefunktion sollen im Rahmen von Self-Customizing durch die
Zentrale Fachadministration weitere Inhalte ergänzt werden können und die beste-
henden Inhalte durch die Zentrale Fachadministration angepasst werden können.
B
WF01.37
Hilfefunktionen (4/5)
Das HR-System soll fähig sein, einen Button mit "Hilfe" im System integriert zu ha-
ben, um die Anwenderdokumentation jederzeit aufrufen zu können. Der Button
kann auch anders benannt werden.
B
WF01.38
Hilfefunktionen (5/5)
Das HR-System soll den Nutzenden die Möglichkeit bieten, die Hilfe-Funktion un-
abhängig von der aktuellen Bearbeitung zu nutzen.
B
WF01.18
Suchfunktionen (1/2)
Das HR-System muss eine maskenübergreifende Suchfunktion nach Aufgaben, Per-
sonalfällen sowie Personalfallakten und einzelnen Dokumenten anhand mindestens
folgender Suchkriterien bereitstellen:
- Nachname und Vorname des Personalfalls und dessen Angehörigen
- Personalnummer
- Eingangsdatum (u.a. Antrags- und Widerspruchsdatum)
- Aufgabennummer
- Geburtsdatum des Personalfalls und dessen Angehörigen
Das HR-System muss das Öffnen des Personalfalls, der Akte oder des Dokumentes
aus der Suchfunktion heraus ermöglichen.
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
WF01.19
Suchfunktionen (2/2)
Das HR-System muss die Möglichkeit bieten, eine Suche nach Metadaten, Kata-
logdaten, Stichwörtern, Schlagwörtern, Dokumenttypen und Listeneinträgen durch-
zuführen.
A
WF01.20
Anzeige der Suchergebnisse gemäß Zugriffsrechten
Die Sachbearbeitung darf nur Suchergebnisse öffnen können, für die die jeweiligen
Nutzenden Zugriffsrechte haben.
A
ePAePV-A0609
Anzeige der Suchergebnisse
Das HR-System muss fähig sein, die Suchergebnisse geordnet anzuzeigen, insbe-
sondere ab- und aufsteigend, Ordnung nach Datum, Namen, Vornamen, Personal-
nummern.
A
WF01.21
Suchfunktion – Volltextsuche
Das HR-System muss eine Volltextsuche über alle Dokumente einer Akte, aber auch
über alle Akten unter Beachtung der Zugriffsrechte unterstützen.
A
WF01.22
Suchfunktion – Textbausteine
Das HR-System muss im Rahmen der Bearbeitung einer Aufgabe die Suchfunktion
nach relevanten Textbausteinen ermöglichen.
A
WF01.23
Suchfunktion – Suchkombinationen
Das HR-System muss eine kombinierte Suchfunktion nach unterschiedlichen Krite-
rien (Suchkombinationen) ermöglichen.
A
WF01.24
Suchfunktion – Zeiträume
Das HR-System soll die Suchfunktion innerhalb bestimmter Zeiträume (z. B. von Mi-
nus unendlich bis zu einem Stichtag, von Stichtag bis Stichtag, ab Datum bis heute)
ermöglichen.
B
WF01.25
Suchfunktion – Datum
Das HR-System muss die Suchfunktion nach einem speziellen Datum ermöglichen.
A
WF01.26
Suchfunktion – Ähnlichkeitssuche
Das HR-System soll eine Ähnlichkeitssuche (z. B. Meier/Maier) in Dokumenten und
Akten unterstützen.
B
WF01.27
Suchfunktion – Speicherung
Das HR-System soll die Speicherung von Suchabfragen und das Laden von gespei-
cherten Suchfunktionen unterstützen.
B
WF01.28
Suchfunktion – Vorschaufunktion
Das HR-System muss eine Vorschaufunktion (Thumbnail-Vorschau) bei einer Tref-
ferliste unterstützen.
A
WF01.29
Suchfunktion – Export
Das HR-System muss den Export von Trefferlisten ermöglichen.
A
WF01.30
Filtern von Suchergebnissen (1/2)
Das HR-System muss die Möglichkeit bieten, Suchergebnislisten insbesondere nach
den folgenden Kriterien zu filtern:
- Personalnummer
- Antragsdatum
- Sachbearbeitende
- Nachname und Vorname des Personalfalls
- Geburtsdatum
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ePAePV-A0616
Filtern von Suchergebnissen (2/2)
Das HR-System muss fähig sein, für die Suche Filtermöglichkeiten auch nach meh-
reren, verknüpften Kriterien bereitzustellen ´(insbesondere„und“, „kleiner als“).
A
WF01.31
Bedienung der Suchfunktion im aktuellen Bearbeitungsprozess
Das HR-System muss die Möglichkeit bieten, den Aufruf, die Bedienung und Ausfüh-
rung der Suche sowie die Anzeige der Suchergebnisse ohne Unterbrechung des ak-
tuellen Bearbeitungsprozesses durchzuführen.
A
WF01.32
Anzeige von Suchergebnissen ohne Zugriffsrechte
Das HR-System soll fähig sein, für Suchergebnisse zu Aufgaben, Personalakten/Ak-
ten, für die die nutzenden Personen keine Berechtigung besitzen, die zuständige be-
arbeitende Person für Rückfragen anzuzeigen.
B
WF01.33
Zeitgleicher Zugriff auf Personalfälle
Im HR-System muss ein zeitgleicher Zugriff von mehreren nutzenden Personen auf
einen Personalfall möglich sein.
A
ePAePV-A0615
Suche abbrechen
Das HR-System muss ermöglichen, eine Suche abzubrechen.
A
ePAePV-A0617
Suchangaben zurücksetzen
Das HR-System muss ermöglichen, die Eingaben in den Suchfeldern alle auf einmal
wieder zurückzusetzen.
A
WF01.36
Workflowfristen
Das HR-System muss beim Erstellen von Workflows der Zentralen Fachadministra-
tion ermöglichen, Fristen zur Erledigung von Workflowschritten katalogbasiert zu
definieren. Die Fristen müssen durch die Sachbearbeitung Dienststellen beim
Durchlaufen des Workflows ändernbar sein.
Fristen werden zum Beispiel für die Mitwirkung von Personalrat und Gleichstel-
lungsbeauftragten benötigt.
A
Workflows zu Aufgabenbereichen und Aufgaben
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
WF02.01
Fachbezogene und organisationsbezogene Aufgabenbereiche
Das HR-System muss zentrale Aufgabenbereiche für die Fachbereiche bzw. Organisa-
tionseinheiten einrichten können. In die zentralen Aufgabenbereiche werden z. B.
nicht individuell zuzuordnende Fälle abgelegt. Aus den zentralen Aufgabenbereichen
muss die Verteilung der Aufgaben auf andere Aufgabenbereiche möglich sein.
Zusätzlich muss der jeweilige Aufgabenbereich eine Übersichtsliste zur Anzeige und
Verwaltung zugeordneter Aufgaben mit Bearbeitungsstatus und Eingangsdatum dar-
stellen.
Die Einrichtung der Aufgabenbereiche und die Zuordnung von Aufgaben in Aufgaben-
bereiche muss durch die Zentrale Fachadministration konfigurierbar sein.
A
WF02.02
Individuelle Aufgabenbereiche für die Bearbeitung
Das HR-System muss individuelle Aufgabenbereiche zur Bearbeitung von Aufgaben
bereitstellen. Diese müssen über eine sortier- und filterbare Übersichtsliste über die
der jeweiligen Sachbearbeitung zugewiesenen Aufgaben verfügen.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
WF02.03
Konfiguration von Aufgabenbereichen
Das HR-System muss die Konfiguration von zentralen und individuellen Aufgabenbe-
reichen, insbesondere hinsichtlich der Sortierung von Aufgaben und der Spaltenrei-
henfolge, mittels masken-, dialog- oder listenorientierten Oberflächen ermöglichen.
A
WF02.04
Hinweise aus automatischen Prozessen im Aufgabenbereich (1/2)
Das HR-System muss der Zentralen Fachadministration ermöglichen, Hinweise zu ein-
zelnen Workflows und Abrechnungsläufen zu erzeugen. Diese müssen der Sachbear-
beitung angezeigt werden.
A
WF02.05
Hinweise aus automatischen Prozessen im Aufgabenbereich (2/2)
Im HR-System müssen die Hinweise gemäß WF02.04 protokolliert werden.
A
WF02.07
Identifizierung Aufgabenersteller
Das HR-System muss es ermöglichen, den Aufgabenerstellenden bzw. den Ursprung
der Aufgabe (z. B. Schnittstelle) zu identifizieren.
A
WF02.08
Filterung, Sortierung und Suche von Aufgaben
Das Gesamtsystem soll eine Filterung, Sortierung, die Suche und Anzeige von Aufga-
ben in den zentralen und individuellen Aufgabenbereichen insbesondere nach den
Kriterien
- Personalnummer
- Wiedervorlage
- Antragsart/Betreff (z. B. Familienzuschlag)
- Erstellt am
- Eingangs- und Erstelldatum
- Schlagwörter z. B. Name, Vorname oder teilweise Eingabe mit Platzhaltern
- Platzhaltersuche
- Auswertung
- Suche nach der Priorität
- Bearbeitungsstatus
- aktueller Bearbeiter
ermöglichen.
B
ePAePV-A0118
Information über die Zuweisung von Aufgaben
Das HR-System muss fähig sein, Nutzenden im HR-System über zugewiesene Aufga-
ben zu informieren. Die Nutzenden müssen für sich selbst konfigurieren können, ob
Sie durch das HR-System informiert werden.
A
WF02.09
Konfiguration der Such- und Filterkriterien
Die Zentrale Fachadministration soll die Such- und Filterkriterien gemäß WF02.08
anpassen können.
B
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
WF02.10
Automatische Verteilung von Aufgaben
Das HR-System muss eine automatische Verteilung von Aufgaben zu den zentralen
und individuellen Aufgabenbereichen anhand bestimmter Kriterien vornehmen, ins-
besondere:
- Personalnummer
- Anzahl der Anträge/Aufgaben pro Person
- Eingangsdatum
- Antragsart (z. B. Familienzuschlag)
- Befüllung von Datenfeldern (z. B. „Kreuz“ bei Polizeivollzugsdienst, „Professor“
als Amtsbezeichnung)
- Beschäftigungsverhältnis
- Alphabet-Namen des Personalfalls
Die Kriterien zur Verteilung von Aufgaben müssen durch die Zentrale Fachadminist-
ration konfigurierbar sein.
A
WF02.11
Manuelle Verteilung von Aufgaben (1/2)
Das HR-System muss eine manuelle Verteilung und Weiterleitung von Aufgaben zu
den individuellen und Zentralen Aufgabenbereichen zulassen.
A
WF02.12
Manuelle Verteilung von Aufgaben (2/2)
Im HR-System soll das manuelle Ergänzen und Erhöhen einer Priorität der jeweiligen
Aufgabe ermöglicht werden.
B
WF02.15
Direkter Aufruf von Aufgaben
Im HR-System sollen die entsprechenden Vorgänge direkt aus den Aufgaben zur Be-
arbeitung geöffnet werden können.
B
WF02.16
Bearbeitungsstatus von Aufgaben (1/3)
Das Gesamtsystem soll den jeweiligen Bearbeitungsstatus einer Aufgabe automati-
siert anhand des tatsächlichen Bearbeitungsstandes setzen. Folgende Bearbeitungs-
statuswerte muss das Gesamtsystem insbesondere automatisiert setzen:
- zugestellt
- in Bearbeitung
- auf Wiedervorlage
- Bearbeitung abgeschlossen
B
WF02.17
Bearbeitungsstatus von Aufgaben (2/3)
Das Gesamtsystem soll der Zentralen Fachadministration die Möglichkeit bieten, die
Bearbeitungsstatus aus WF02.16 zu konfigurieren. Neben der Konfiguration der Be-
zeichnung des jeweiligen Statuswertes soll auch die Anpassung der dahinter liegen-
den Automatisierung je Statuswert möglich sein.
B
WF02.18
Bearbeitungsstatus von Aufgaben (3/3)
Das Gesamtsystem soll die manuelle Statussetzung „auf Wiedervorlage“ durch die
Bearbeitenden zulassen.
B
WF02.19
Wiedervorlagen von Aufgaben
Das Gesamtsystem soll im individuellen Aufgabenbereich die Funktion der Wieder-
vorlage unterstützen. Dazu muss unmittelbar aus dem individuellen Aufgabenbereich
ein Wiedervorlagetermin und Wiedervorlagegrund für eine Aufgabe, ein Dokument
bzw. jedes Objekt definiert werden können.
Bei Erreichen des Wiedervorlagetermins muss die jeweilige Aufgabe, das Dokument
bzw. das Objekt im individuellen Aufgabenbereich automatisiert angezeigt werden.
In der Aufgabenliste gemäß WF02.02 muss bei Wiedervorlagen ergänzend der Wie-
dervorlagetermin und der Wiedervorlagegrund angezeigt werden.
B
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
WF02.21
Automatisierte Wiedervorlagen von Aufgaben
Das Gesamtsystem soll unter durch die Zentrale Fachadministration festlegbaren Be-
dingungen Wiedervorlagen automatisiert setzen. Der Zeitraum der Wiedervorlage
soll ebenso durch die Zentrale Fachadministration festlegbar sein.
Zum Beispiel soll mit dem Erstellen eines Dokumentes mit einer bestimmten Doku-
mentenvorlage (z. B. Anhörungsschreiben) und dem Versenden des Dokumentes für
die Sachbearbeitung eine Wiedervorlage von 1 Monat automatisiert gesetzt werden.
B
ePAePV-A0564
Wiedervorlagen in Aufgabenbereichen
Eine eingestellte Wiedervorlage soll an den Aufgabenbereich des Sachbearbeiters
gebunden sein und somit auch im Falle eines Wechsels des Sachbearbeiters erhalten
bleiben.
B
ePAePV-A0481
Wiedervorlagen bei Stellvertretungen
Das HR-System muss bei eingenommener Stellvertretung alle Wiedervorlagen der
zuständigen Sachbearbeitung automatisiert anzeigen.
A
WF02.24
Manuelle Erstellung von Aufgaben
Im HR-System müssen manuell Aufgaben durch die Sachbearbeitung eingestellt wer-
den können, die einen Prüfauftrag beinhalten. Diese Prüfaufgabe muss durch die
empfangsberechtigte Person mittels einer Zustimmung bzw. Zurückweisung mit An-
gabe des Grundes abzuarbeiten sein.
A
WF02.25
Automatisches Löschen von Aufgaben
Das HR-System muss Aufgaben automatisch ausblenden oder als erledigt anzeigen,
wenn sie vollständig abgearbeitet sind.
A
Workflows zur Dokumentenverarbeitung
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
WF03.01
Trennen von Dokumenten (1/2)
Das HR-System soll ein manuelles Trennen von Dokumenten (z. B. PDF) durch die Sach-
bearbeitung ermöglichen, sodass eine Steuerung der Dokumente auf mehrere Nut-
zende erfolgen kann.
B
WF03.02
Trennen von Dokumenten (2/2)
Das HR-System muss beim Trennen von Dokumenten die ursprünglichen Metadaten
aus dem Originaldokument auf die getrennten Dokumente vererben.
A
WF03.03
Automatisierter Versand von Dokumenten (1/4)
Im HR-System muss ein automatisierter Versand von Dokumenten möglich sein.
A
WF03.04
Automatisierter Versand von Dokumenten (2/4)
Der automatisierte Versand gemäß WF03.03 soll konfiguriert werden können, für wel-
che Dokumente standardmäßig ein automatischer Versand erfolgen und welche erst
durch Bestätigung der Sachbearbeitung versendet werden sollen. Diese Konfiguration
muss durch die Zentrale Fachadministration erfolgen können.
B
WF03.05
Automatisierter Versand von Dokumenten (3/4)
Im HR-System muss ein zeitlicher Versatz beim Versand gemäß WF03.03 durch die Zent-
rale Fachadministration konfigurierbar sein. Die möglichen Versatzgrößen sind Minu-
ten, Stunden, Tage.
A
WF03.06
Automatisierter Versand von Dokumenten (4/4)
Im HR-System muss die Protokollierung des Versandes gemäß WF03.03 erfolgen.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
WF03.07
Löschen von Daten und Dokumenten
Das HR-System muss im Hinblick auf die Löschfristen beim automatisierten Löschen von
Dokumenten und Daten
- Berechnungsdaten innerhalb der Rückrechnungstiefe
- Stammdaten (einschl. Lebenslauf) bis zum Ablauf der Aufbewahrungsdauer
- Dokumenten bis zum Ablauf der jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungs-
dauer
unterscheiden.
A
ePAePV-A1111
Information bei Statusübergängen
Das HR-System soll fähig sein, Workflow-Beteiligte bei Status-Übergängen zu informie-
ren. Die Workflow-Beteiligten müssen für sich selbst konfigurieren können, ob Sie
durch das HR-System informiert werden.
B
ePAePV-A0155
Unterbrechung von Workflowschritten
Das HR-System muss den Workflow-Beteiligten die Möglichkeit bieten, die Bearbei-
tung eines Workflowschrittes zu unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt ohne
Informationsverlust fortzusetzen.
A
ePAePV-A1112
Übernahme von Ergebnissen un die elektronische Personalakte
Das HR-System muss fähig sein, aus Workflows
- (strukturierte) Daten in die elektronische Personalverwaltung und
- Dokumente in die elektronische Personalakte
zu übernehmen.
A
ePAePV-A0941
Personengebundene Sachakte
Das HR-System muss der Sachbearbeitung Dienststellen die Möglichkeit bieten, nicht-
personalaktenrelevante Dokumente in einer personenbezogenen Sachakte abzulegen.
A
ePAePV-A0536
Formularerstellung im Zusammenhang mit Workflows
Das HR-System soll der Sachbearbeitung Dienststellen die Möglichkeit bieten, aus ei-
ner Dokumentenvorlage ein Formular zu erstellen, welches über das Workflowmana-
gementsystem in den Workflow gebracht werden kann. Das in den Workflow ge-
brachte Formular muss im Workflow veränderbar sein können.
B
ePAePV-A0590
Parallele Bearbeitung mehrerer Dokumente
Das HR-System soll der Sachbearbeitung Dienststellen die Möglichkeit bieten, meh-
rere, verschiedener Dokumente parallel zu bearbeiten.
B
ePAePV-A0114
Checklisten (1/4)
Das HR-System soll die zentrale Bereitstellung von Checklisten als Eingabemaske
• landesweit
• behördenintern
• in einem Geschäftsbereich
ermöglichen. Je Workflow müssen mehrere verschiedene Checklisten möglich sein.
Die Checklisten müssen durch die Zentrale Fachadministration und durch die Ressor-
spezifische Fachadministration konfiguriert werden.
B
ePAePV-A0117
Checklisten (2/4)
Das HR-System soll der Sachbearbeitung Dienststellen ermöglichen, individuelle
Checklisten zu erstellen. Die individuell erstellten Checklisten soll von der Sachbear-
beitung Dienststellen über das HR-System mit anderen Sachbearbeitungen geteilt und
dieselbe Checkliste gemeinsam abgearbeitet werden können.
B
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ePAePV-A0122
Checklisten (3/4)
Das HR-System soll bei der Erstellung der Checkliste die Zuordnung dieser zu einem
Workflow-Schritt ermöglichen.
B
ePAePV-A0126
Checklisten (4/4)
Die Abarbeitung einer Checkliste durch die Sachbearbeitung Dienststellen soll als
Schritt in einem Workflow definiert werden können (z. B. Checkliste mit Aufgaben
"Laufbahnprüfung" und "Termin beim Amtsarzt vereinbaren").
B
ePAePV-A0501
Informationen über Änderungen
Das HR-System soll der Sachbearbeitung Personal die Möglichkeit bieten, zu konfigu-
rieren, über welche Änderungen sie wie informiert werden möchte, z.B. per E-Mail o-
der systemintern.
B
ePAePV-A0503
Beobachtung von Datenfeldern
Das HR-System kann der Sachbearbeitung Personal die Möglichkeit bieten, Datenfel-
der zu beobachten und sich über Änderungen in beobachteten Datenfeldern automa-
tisiert informieren zu lassen.
B
Spezielle Workflows
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
WF04.01
Nutzung der KP (1/2)
Das Gesamtsystem muss der Zentralen Fachadministration ermöglichen, bei akti-
vem Status eines Kontos in der Kommunikationsplattform z. B. ein Attribut setzen,
sodass Dokumente über diesen Kanal der Kommunikationsplattform elektronisch
versendet und empfangen werden können.
A
WF04.02
Nutzung der KP (2/2)
Das Gesamtsystem muss bei Nichtvorliegen eines aktiven Kontos bzw. einer Sper-
rung oder Löschung des Kontos die postalische Versendung veranlassen.
A
WF04.03
Empfang von Zustellungs- und Lesebestätigung aus der KP im HR-System sowie
Auslösen des Versands
Innerhalb des HR-Systems muss der Status (Abgerufen / Nicht Abgerufen) bereitge-
stellter Dokumente gemäß DE01.21 ersichtlich gemacht werden. Erfolgt in Verwal-
tungsakten innerhalb von einem durch die Zentrale Fachadministration definierba-
ren Zeitraum nach Zustellung des Bescheids in der KP kein Abruf , so muss
automatisch ein postalischer Versand dieses Bescheids ausgelöst werden.
A
WF04.04
Übergabe des Bearbeitungsstatus an die Kommunikationsplattform
Das HR-System muss den Bearbeitungsstatus (gem. WF02.16WF02.16) einer Auf-
gabe, die aufgrund eines Dokumenteneingangs aus der KP erzeugt wurde, an die
KP gem. KP03.12 übermitteln.
A
WF04.08
Akteneinsicht (1/3)
Das HR-System muss es ermöglichen, Dokumente und Bearbeitungsvermerke zu
einem Personalfall in einer gesonderten PDF-Datei zusammenzufassen, wobei vor
Erstellung einzelne Dokumente/Inhalte (Inhalte befüllter Eingabemasken, Bemer-
kungen zu Vorgängen, Bemerkungen zu Personen, Bearbeitungsvermerke (siehe
WF01.12) an- und abwählbar und die Reihenfolge festlegbar sein muss. Die er-
stellte PDF-Datei soll exportierbar, druckbar und als Anlage an eine E-Mail ver-
sandt werden können.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
WF04.09
Akteneinsicht (2/3)
Das HR-System soll ermöglichen, Dokumente und Bearbeitungsvermerke zu ei-
nem Personalfall in einer verschlüsselten ZIP-Datei zusammenfassen, wobei vor
Erstellung einzelne Dokumentean- und abwählbar sein sollen. Die erstellte Datei
soll exportierbar, komprimierbar (ZIP) und als Anlage an eine E-Mail versandt wer-
den können.
B
WF04.10
Akteneinsicht (3/3)
Das HR-System muss Personalfallakten nach Freigabe durch die Sachbearbeitung
den Nutzenden der KP exportier- und druckbar zur Verfügung stellen.
A
WF04.11
Anforderung der eAU Daten über eAU Meldeverfahren
Das HR-System muss die Anforderung der eAU-Daten über das eAU Meldeverfah-
ren (ITSG zertifiziert) unterstützen. Zu diesem Zweck muss es der Sachbearbeitung
und der personalführenden Dienststelle möglich sein, die für die jeweilige Anforde-
rung erforderlichen Grunddaten, ergänzend zu vorhandenen und für das eAU Mel-
deverfahren notwendigen Stammdaten (z. B. Name, Vorname, Geburtsdatum) ma-
nuell einzugeben. Zu den Grunddaten gehören insbesondere:
- Beginn der AU
- Bestätigung, dass eine beschäftigte Person sich AU gemeldet hat
- AU Grund
Die durch die personalführenden Dienststellen eingegebenen eAU-Daten müssen
durch die Sachbearbeitung des LAF geprüft und freigegeben werden können (4-Au-
gen-Prinzip).
A
WF04.12
Plausibilitätsprüfung beim Erfassen/Einspielen ins HR-System
Das HR-System mussl die Grunddaten für die Anforderung an das eAU Meldever-
fahren gem. WF04.11 unmittelbar beim Erfassen/Einspielen ins HR-System durch
die personalführenden Dienststellen auf Plausibilitäten prüfen. Entsprechende Ver-
arbeitungshinweise müssen in geeigneter Form an die personalführenden Dienst-
stellen rückgemeldet werden. Dies sind insbesondere folgende:
- Eingabe verarbeitet
- Eingabe abgewiesen, kein gesetzlich Versicherter
- Eingabe abgewiesen, unzulässiges Datum
- Eingabe abgewiesen, Erfassung bei Fehlzeit ungleich „krank“ unzulässig
- Eingabe abgewiesen, Erfassung bei endgültigem Abgang unzulässig
A
WF04.13
Plausibilitätsprüfung unmittelbar vor der Anforderung der eAU-Daten über das
Meldeverfahren
Das HR-System muss die im System erfassten Grunddaten für die Anforderung an
das eAU Meldeverfahren unmittelbar vor dem Start des eAU-Meldeverfahrens auf
Plausibilitäten (Einhaltung der Kriterien lt. Pflichtenheft der ITSG) prüfen und Feh-
lermeldungen (z. B. zu Beginn AU bereits andere Fehlzeit vorhanden) in geeigneter
Weise an die personalführenden Dienststellen zurückmelden, damit diese die er-
fassten Grunddaten korrigieren können. Daraufhin muss eine erneute Prüfung und
Freigabe durch das LAF erfolgen.
A
WF04.14
Annahme der über das eAU Meldeverfahren bereitgestellten Daten
Das HR-System muss die über das eAU Meldeverfahren (ITSG zertifiziert) bereitge-
stellten eAU-Daten annehmen und es der Sachbearbeitung ermöglichen, diese als
Fehlzeiten erfassen zu können.
A
WF04.15
Erfassung der über das eAU Meldeverfahren bereitgestellten eAU Daten
Das HR-System muss die über das eAU Meldeverfahren bereitgestellten eAU Daten
automatisiert als Fehlzeiten erfassen.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
WF04.16
Protokollierung eAU
Das HR-System muss die von den Krankenkassen bereitgestellten eAU Daten in ge-
eigneter Form je Personalfall in die Personalfallakte ablegen können (Zum Beispiel
PDF-Format pro Personalfall).
A
ePAePV-A0207
Beifügung digitaler Dokumente
Das HR-System muss den Workflow-Beteiligten die Möglichkeit bieten, Doku-
mente beifügen zu können.
A
ePAePV-A0083
Visuelle Statusübersicht von Dokumenten in Workflows
Das HR-System soll fähig sein, eine visuelle Statusübersicht zum aktuellen Status
von Dokumenten in Workflows (insbesondere versendet, geöffnet/gelesen, wei-
tergeleitet, bearbeitet, abgeschlossen, abgebrochen, zurückgezogen, zurückge-
wiesen, zurückgeschickt, Unterlagen auf Vollständigkeit geprüft) anzubieten.
B
ePAePV-A0743
Visuelle Identifikation
Das HR-System soll die Identifikation von Dokumenten im Umlauf aufgrund visuel-
ler Merkmale ermöglichen.
B
ePAePV-A1114
Rücksetzung von Workflows
Das HR-System soll allen Workflow-Beteiligten ermöglichen, einen Workflow auf
"zurück zum Start" zu setzen.
B
4.2 Kommunikationsplattform (Self-Service)
Seit April 2018 stellt das LAF – Abteilung Bezüge – den Personalfällen ein Mitarbeiterportal (MAP) zur Ver-
fügung, welches vom DVZ betrieben wird. Das MAP ist unter anderem über die Browser Edge, Safari, Opera,
Firefox Chrome und den Internet Explorer anwendbar. Jedoch bietet es keine medienbruchfreie Anbindung
an das Bestandsfachverfahren. Für mobile Endgeräte ist es nicht optimiert. Bisher nutzen es ca. 14.000 von
ca. 53. 000 Personalfälle (25 %). Monatlich erfolgen ca. 250 Neuanmeldungen. Im Jahr 2022 wurden insge-
samt 6.500 Anträge und Erklärungen im Bereich Bezüge über das MAP zum LAF weitergeleitet. Innerhalb
der Arbeitswoche (Montag – Freitag) von 9.00 Uhr bis 14.00 Uhr wurden die meisten Zugriffe registriert.
Zukünftig soll die Nutzung einer elektronischen Kommunikation zur Regel werden. Zu diesem Zweck muss
eine Kommunikation zwischen den vom LAF und den Personalverwaltungen betreuten Personalfällen (ins-
besondere Personalfälle von Dienststellen in der Landesverwaltung MV und anderen Arbeitgebern, für die
das LAF Dienstleistungen übernimmt; Versorgungsempfangende; Altersgeldempfangende) und dem LAF
bzw. der Personalverwaltung über ein vom AN bereitzustellendes gesondertes Self-Service Online Portal
(Kommunikationsplattform, kurz „KP“) ermöglicht werden.
Die wechselseitige Übermittlung von Dokumenten (wie z. B. Formularen, Anträgen, Erklärungen, Beschei-
den) und Mitteilungen zwischen der Personalverwaltung, dem LAF und den Personalfällen muss in elektro-
nischer Form erfolgen. Die zentralen Funktionalitäten der KP müssen nicht nur über ein Webportal, sondern
auch über eine korrespondierende App bedienbar sein und somit auch mobile Zugriffe für die Nutzenden
ermöglichen.
Unterstützt wird die KP durch eine vom AG beigestellte OCR-/ICR-Software aus dem Beihilfebereich, welche
das automatisierte Auslesen der hochgeladenen Dokumente unterstützt und an die KP anzubinden ist. Ins-
gesamt muss die KP einen kollaborativen Rahmen in der Zusammenarbeit zwischen den Personalfällen und
der Sachbearbeitung bilden.
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Übergreifende Anforderungen
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
KP02.01
Bereitstellung einer Kommunikationsplattform (1/3)
Die KP muss den Personalfällen als ein Self-Service Online Portal bereitgestellt wer-
den. Der Zugriff muss sowohl aus dem Intranet der Landesverwaltung Mecklenburg-
Vorpommern als auch aus dem Internet gewährleistet werden. Es darf keine Instal-
lation einer lokalen Client-Software notwendig sein.
A
KP02.02
Bereitstellung einer Kommunikationsplattform (2/3)
Die KP muss aus einem Webportal und einer App (nativ oder Web-App) für mobile
Endgeräte bestehen. Soweit native Apps bereitgestellt werden, ist der AN auch für
die Bereitstellung und laufende Aktualisierung im App Store bzw. Play Store verant-
wortlich. Im Übrigen erstreckt sich der Systemservice auch auf diese Apps.
A
KP02.03
Bereitstellung einer Kommunikationsplattform (3/3)
Die KP muss Vorkehrungen beinhalten, die unautorisierten Zugriff auf Nutzerebene
oder unberechtigten Zugang aufgrund von Angriffsszenarien verhindert. Insbeson-
dere ist eine zeitlich durch die Zentrale Fachadministration konfigurierbare, auto-
matisierte Abmeldung bei Inaktivität vorzusehen.
A
KP02.04
Anbindung an die BundID
Der AG beabsichtigt für den Zugang zur KP die Anmeldung mit Hilfe der BundID zu
ermöglichen. Das heißt, dass die nutzenden Personen durch Öffnen eines Links o-
der einer Suche im MV-Serviceportal zur KP weitergeleitet werden. Das MV-
Service-Portal stellt die Kopfstelle als zentralen Service zur Verfügung. Die Kopf-
stelle wickelt die Authentisierung mit der BundID ab. Die Kopfstelle ist auch mit
der KP verknüpft. Nach Aufruf der BundID-App und mit Angabe der bereits re-
gistrierten BundID durch den Nutzenden erfolgt dann die Authentisierung mit der
BundID. Die KP muss eine solche Anbindung unter Nutzung der BundID unterstüt-
zen (Anlage 2.1 / Anbindung von Onlinediensten und Fachverfahren an die MV-
Serviceplattform V1.0). Die Nutzung weiterer zusätzlicher Faktoren muss möglich
sein.
A
KP02.06
Informationen nach dem Telemediengesetz
In der KP müssen die Informationen nach §5 Telemediengesetz angegeben werden,
um die Informationspflichten zu erfüllen.
A
KP02.07
Datenabgleich zwischen KP und HR-System
Aus der KP durch die nutzenden Personen erfolgte und an das HR-Systemversendete
Änderungen von Daten müssen direkt im HR-System verfügbar sein. Der Abgleich
ist in ST01.08 beschrieben.
A
Grundfunktionen
Die Kommunikationsplattform stellt den nutzenden Personen einen zentralen Zugang zur Verfügung, um
die Kommunikation mit der Sachbearbeitung der Personalbereiche sowie des LAF und dem HR-System zu
ermöglichen. Hierbei reichen die Funktionen von der An- und Abmeldung über die kontextgestützte An-
tragstellung bis hin zum Upload begleitender Dokumente und dem schlussendlichen Versand der Doku-
mente. Die KP dient als umfassendes gesamtprozessbegleitendes Medium (Erstanmeldung, Antragstellung,
Dokumentenversand und -erhalt).
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
KP03.01
Self-Service (1/4)
Die KP muss die Einsichtnahme und Änderung von auswählbaren Daten (z. B. Ad-
resse, Telefonnummer, E-Mail, Bankverbindung) ermöglichen. Die Auswahl der Da-
ten muss durch die Zentrale Fachadministration durchführbar sein.
Die KP muss Rückmeldungen aus dem HR-System im Rahmen der Plausibilitätsprü-
fung annehmen und den nutzenden Personen anzeigen
Das HR-System muss die Eingaben auf Plausibilität prüfen und im Fehlerfall eine ent-
sprechende Rückmeldung an die KP senden.
A
KP03.02
Self-Service (2/4)
Im Rahmen der Zentralen Fachadministration muss konfigurierbar sein, welche Da-
ten einen Nachweis erfordern. Diese Nachweise können dann als Anhang zum Web-
Formular gesendet werden. Die Möglichkeit des Hochladens von Dateien ist in den
Anforderungen zum Dokumentenupload (KP05.09 (Dokumentenupload) - KP05.17
(Dokumentenupload App)) beschrieben.
A
KP03.03
Self-Service (3/4)
Die KP muss die Beantragung von Zahlungen oder Dienstleistungen ermöglichen
und an das HR-System übertragen. Art und Umfang der über die KP bereitzustellen-
den Anträge oder Dienstleistungen muss mindestens dem Umfang des abzulösen-
den Systems https://www.mitarbeiterportal-mv.de/ zum Zeitpunkt der Angebots-
abgabe zuzüglich der in der Leistungsbeschreibung für die KP geforderten Prozesse
entsprechen.
A
KP03.04
Self-Service (4/4)
Die KP muss Dokumente aus dem HR-System (z. B. Bezügemitteilungen, Jahresbe-
scheinigungen wie Lohnsteuerbescheinigung, SV-Nachweis, Verwaltungsakte, Zu-
satzinformationen zu den Entgeltbescheinigungen etc.) empfangen und zu dem ent-
sprechenden Nutzerkonto speichern können. Darüber hinaus muss ein manuelles
sowie ein regelgestütztes Löschen (Löschfristen siehe Anlage 3.12 gesetzl. Aufbe-
wahrungsfristen ) der Dokumente aus dem Postfach ermöglicht werden.
A
KP03.05
Informationen für die nutzenden Personen auf der Startseite
Die KP soll nutzenden Personen auf der Startseite einen Bereich für aktuelle allge-
meine Informationen des Personalbereiches sowie des LAF anbieten, welche von
der Zentralen Fachadministration administriert werden.
Dabei müssen die aktuellen allgemeinen Informationen nach Datum aufgelistet
werden. Darüber hinaus soll die Pflege der aktuellen allgemeinen Informationen
über die Zentrale Fachadministration erfolgen können. Zudem soll der Text der In-
formationseinträge mindestens im RTF-Funktionsumfang formatierbar sein.
In den Informationen sollen Einträge als Links hinterlegt werden können
B
KP03.06
Personenprofil
Insbesondere gemäß Art. 15 Abs. 3 DSGVO sind Personalfälle berechtigt, eine Kopie
ihrer gespeicherten Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, zur Verfügung
gestellt zu bekommen. Die Übergabe hat gemäß Art. 20 Abs. 1 DSGVO in einem
strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erfolgen.
Die KP muss den nutzenden Personen die im Gesamtsystem über sie gespeicherten
Daten anzeigen. Die Möglichkeit des Exports personenbezogener Daten ist in
SA01.03 (Export personenbezogener Daten) beschrieben, SA01.04 (Übersicht per-
sonenbezogene Daten) und fordert die Bereitstellung dieser Daten als Übersicht in
tabellarischer Form.
A
KP03.07
Postfach (1/3)
Die KP muss den nutzenden Personen ein Postfach bereitstellen, aus welchem der
Zugriff auf die Dokumente gemäß KP03.04 erfolgt.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
KP03.08
Postfach (2/3)
Im Postfach der KP soll insbesondere die Kennzeichnung der Dokumente als
- Dokumenteneingang oder –ausgang mit Eingangs-/Erstelldatum und dem Sta-
tus (Bearbeitungsstand im HR-System), sowie dem Betreff des Dokumentes
(Bezeichnung)
- Fristauslösung
- Anzahl der Anlagen
- die Sicherung
- das Löschdatum
dargestellt werden.
Das Postfach muss sortier- und filterbar sein.
B
KP03.09
Postfach (3/3)
Die KP muss empfangene Dokumente im Postfach hervorgehoben darstellen, bis sie
geöffnet wurden.
Nach Öffnung der Dokumente ist
- die Nachricht als gelesen automatisch zu kennzeichnen,
- der Status an das HR-System automatisch zu melden
- und die Hervorhebung zu entfernen.
A
KP03.10
Dokumentendownload
Beim Herunterladen eines oder mehrerer Dokumente gleichzeitig muss dies in ei-
nem ZIP-Ordner mit den entsprechend benannten Dateien darin, welcher mindes-
tens mit dem Datum der Erstellung benannt ist, erfolgen.
A
KP03.11
Automatisierte Benachrichtigungen
Die KP muss automatisierte Benachrichtigungen bei der Bereitstellung neuer Doku-
mente als eine Mitteilung außerhalb der KP an die nutzende Person versenden. Die
Möglichkeit der Einstellung eines Benachrichtigungsweges ist in KP04.01 (Einstel-
lungen) beschrieben.
A
KP03.12
Änderungen des Dokumentenstatus
Das HR-System muss Informationen über Änderungen des Bearbeitungsstatus über
das Workflowmanagement bereitstellen (WF02.16 Bearbeitungsstatus von Aufga-
ben (1/3), WF04.04 (Übergabe des Bearbeitungsstatus an die Kommunikationsplatt-
form)). Die KP muss den nutzenden Personen diese Information automatisiert zur
Verfügung stellen.
A
KP03.13
Dokumente – Archivierung (1/5)
Die KP muss die im HR-System mit „Freigabe für die KP“ gekennzeichneten Doku-
mente darstellen. Zudem muss die nutzende Person ihre im Archivsystem gespei-
cherten Dokumente (alle an die nutzende Person und von ihr übermittelten Doku-
mente) aufrufen können. Über das Archivsystems TR-ESOR des AG ist hierzu ein
personalisierter Aufruf gegen den TR-ESOR-Adapter gem. Schnittstellenbeschrei-
bung ST01.49 bereitzustellen.
A
KP03.14
Dokumente – Archivierung (2/5)
Die in der KP gemäß KP03.13 angezeigten Dokumente müssen durch die nutzenden
Personen herunterladbar sein.
A
KP03.15
Dokumente – Archivierung (3/5)
Der Zeitraum, für den die Dokumente gemäß KP03.13 in der KP angezeigt und somit
herunterladbar sind, muss durch die Zentrale Fachadministration konfigurierbar
sein.
A
13. Dezember 2024
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
KP03.16
Dokumente – Archivierung (4/5)
Die KP muss ein Web-Formular bereitstellen, mit dem nutzenden Personen die
nochmalige Bereitstellung von Dokumenten in der KP beantragen können.
A
KP03.17
Dokumente – Archivierung (5/5)
In der KP müssen aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gem. DSGVO und
dem Erfordernis einer revisionssicheren Dokumentation im DMS, nutzerseitige Do-
kumentenlöschungen im Rahmen des Zugriffs gemäß KP03.13 ausgeschlossen wer-
den.
A
KP03.18
Suchfunktion
In der KP soll das Auffinden von Web-Formularen durch eine Suchfunktion erleich-
tert werden.
Die KP soll die Suchfunktion als Volltext, Stichwortsuche, phonetische Suche und
Platzhaltersuche bereitstellen.
- Volltextsuche
Die Inhalte (Feldnamen, Beschreibungen und Texte) der im System zur Verfü-
gung stehenden Formulare werden nach dem eingegebenen Text durchsucht
- Stichwortsuche
- Die im System vorhandenen Web-Formulare werden nach zu den Formularen
hinterlegten Stichworten untersucht
- Phonetische Suche
Im Rahmen der Suchfunktion sollen Fehler bei der Eingabe der Suchbegriffe er-
kannt werden und den nutzenden Personen alternative, dem eingegebenen
Suchbegriff ähnliche Ergebnisse vorgeschlagen werden.
- Platzhaltersuche
- Im Rahmen der Suche können die üblichen Platzhalter für beliebiges Zeichen
(?), beliebige Anzahl Zeichen (*), numerisches Zeichen (#) bei der Suche ange-
geben werden.
B
KP03.19
Anzeige von relevanten Webformularen
Nutzende Personen müssen die für ihren Personalfall relevanten Webformulare
hervorgehoben angezeigt bekommen. Die Relevanz bestimmt sich aus der Leis-
tungsart (Versorgung, Entgelt, Bezüge, Personalakte), die dem Personalfall zugeord-
net ist.
A
KP03.20
Abruf von Merkblättern
Die KP muss nutzenden Personen die Möglichkeit bieten von der Zentralen Fachad-
ministration hinterlegte Merkblätter zu verschiedenen Themen abzurufen (PDF-
Format) und auszudrucken.
A
KP03.21
Verlinkung zur Wissensdatenbank
Die KP muss Links zu weiterführenden Themen auf der Wissensdatenbank (externe
Webseiten) bereitstellen.
Dabei muss die Einstellung und Pflege der Links im Rahmen der Zentralen Fachad-
ministration erfolgen können.
Eine beispielhafte Liste der externen Webseiten ist der Anlage 2.4 Wissensdaten-
bank zu entnehmen.
A
KP03.22
Nutzerspezifisches GUI
In der KP müssen Schaltflächen, die den nutzenden Personen aufgrund ihrer Rechte
nicht zur Verfügung stehen, komplett ausgeblendet (nicht nur sichtbar ohne Funk-
tion) sein.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
KP03.23
Kontakt zur Anwendungsbetreuung der KP
Die KP soll auf allen Seiten der Anwendung durch die Zentrale Fachadministration
konfigurierbare Kontaktdaten des LAF und der entsprechenden Personalsachbear-
beitung bereitstellen (etwa durch einen Link auf die E-Mail-Adresse), z. B. die unter
3.3.5 beschriebene Anwendungsbetreuung der KP und die Zentrale Informations-
und Auskunftsstelle (ZIA).
B
KP03.24
Kontakt zur abrechnenden Stelle
Die KP muss über ein Kontaktformular (Freitextfeld mit Längenbegrenzung) den
Kontakt zur abrechnenden bzw. bearbeitenden Stelle ermöglichen (SS01.26).
A
KP03.25
Kontakt zur personalführenden Stelle
Die KP soll über ein Kontaktformular (Freitextfeld mit Längenbegrenzung) den Kon-
takt zur personalführenden und abrechnenden Stelle ermöglichen. Die zuständige
personalführende Stelle ist aus den Organisationsdaten des HR-Systems zu ermit-
teln und der Nutzenden anzuzeigen.
B
Kontobearbeitung
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
KP04.01
Einstellungen
In der KP müssen Nutzungsoptionen, insbesondere die Informationszustellung
(KP03.11(Automatisierte Benachrichtigungen)) und die Benachrichtigungsoption
(KP03.12(Änderungen des Dokumentenstatus)) mit der ersten Anmeldung durch die
nutzende Personen veränderbar festgelegt werden können.
A
KP04.02
Deaktivierung des Kontos (1/4)
In der KP müssen nutzende Personen selbst manuell ihren Zugang deaktivieren kön-
nen, mit der Folge, dass die Ineinsichtnahme in die persönlichen Dokumente unter-
bunden wird. Sofern in der KP redundant personenbezogene Dokumente gespei-
chert werden, muss die Deaktivierung eine Löschung dieser Dokumente auslösen.
A
KP04.03
Deaktivierung des Kontos (2/4)
In der KP muss die Zentrale Fachadministration ein Nutzerkonto manuell deaktivie-
ren können.
A
KP04.04
Deaktivierung des Kontos (3/4)
Die KP muss bei Deaktivierung des Zugangs einer nutzenden Person für nicht abge-
rufene und zukünftige Dokumente automatisch den postalischen Versand im HR-
System auslösen.
A
KP04.05
Sperren des Kontos bei Tod
Die KP muss das Konto bei Mitteilung des Todes einer nutzenden Person durch das
HR-Systemautomatisch sperren.
A
KP04.06
Deaktivierung des Kontos bei Tod (1/2)
Die KP muss bei Tod einer nutzenden Person nach Ablauf der konfigurierten Frist
den Zugang automatisch deaktivieren. Die Frist muss durch die Zentrale Fachadmi-
nistration konfigurierbar sein.
A
KP04.07
Deaktivierung des Kontos bei Tod (2/2)
Die KP muss bei Deaktivierung des Zugangs wegen Todes einen Hinweis an den Auf-
gabenbereich der zuständigen Sachbearbeitung senden, sofern Dokumente noch
nicht abgerufen wurden.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
KP04.08
Automatische Kontodeaktivierung (1/2)
Die KP muss bei Beendigung des Rechtsverhältnisses der nutzenden Person das
Konto nach einer konfigurierten Übergangszeit automatisiert deaktivieren. Die Frist
muss durch die Zentrale Fachadministration konfigurierbar sein.
A
KP04.09
Automatische Kontodeaktivierung (2/2)
Die KP muss die nutzende Person über die anstehende automatische Kontodeakti-
vierung gemäß KP04.08 (Automatische Kontodeaktivierung (1/2)) in einer durch die
Zentrale Fachadministration konfigurierbaren Frist vor der Deaktivierung (z. B. per
E-Mail) informieren.
A
KP04.10
Zugriffskontrolle und Protokollierung (1/4)
Die KP muss, um die Nachvollziehbarkeit der Nutzung der KP und der Datenverar-
beitung sicherzustellen, die Tätigkeiten der nutzenden Personen (Registrierung, An-
meldung etc.) sowie die Speicherung, Veränderung, Löschung und Übermittlung der
Daten im System revisionssicher automatisch protokollieren.
Dabei muss sie darstellen, wann, durch wen und in welcher Weise Daten verarbeitet
wurden.
A
KP04.11
Zugriffskontrolle und Protokollierung (2/4)
Die KP muss die Protokollierung im System abrufen und darstellen können.
A
KP04.12
Zugriffskontrolle und Protokollierung (3/4)
Die Protokolldateien dürfen nur von nutzenden Personen eingesehen werden kön-
nen, denen hierfür aufgrund ihrer Aufsichtszuständigkeit eine spezielle Rolle im Rol-
len- und Rechtekonzept zugewiesen worden ist.
A
KP04.13
Zugriffskontrolle und Protokollierung (4/4)
Die KP muss zur Auswertung der Protokolldateien Selektionsfunktionen zur Verfü-
gung stellen.
A
Formularbearbeitung durch die Nutzer
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
KP05.01
Bereitstellen von Web-Formularen
Die KP muss Web-Formulare (Eingabemasken- und Felder), auf Basis sämtlicher For-
mulare des LAF bereitstellen, die der Webseite des LAF zum Zeitpunkt der Ange-
botsabgabe zu entnehmen sind:
- Für Besoldung: https://www.laf-mv.de/bezuege/Besoldung/Formulare/
- Für Entgelt: https://www.laf-mv.de/bezuege/Entgelt/Formulare/
- Für Versorgung: https://www.laf-mv.de/bezuege/Versorgung/Formulare/
Neu hinzukommende Formulare oder Änderungen an Formularen sind durch den
AN innerhalb von zwei Wochen ab Meldung an den AN einzupflegen. Die Vergütung
erfolgt nach Aufwand.
A
KP05.02
Eingaben in und Konfiguration von Web-Formularen
Die jeweils für die Vervollständigung der Formulare erforderlichen Daten müssen in
Eingabefelder der Web-Formulare in der Oberfläche der KP eingegeben werden
können.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
KP05.03
Automatisierte Dateneinstellung in Web-Formularen
Bereits im HR-System vorliegende Daten und oder systemseitig gelieferte Informa-
tionen (z. B. Identifikationsmerkmale der Nutzenden) müssen automatisiert in die
Web-Formulare eingefügt werden. Diese sind unveränderbar.
A
KP05.04
Vorbefüllung von Web-Formularen
Bei der erneuten Beantragung derselben Leistung sollendie Felder mit den Daten
des zuvor gestellten Antrags veränderbar vorbefüllt werden.
B
KP05.05
Web-Formularbearbeitung (1/3)
In der KP müssen die nutzenden Personen die Inhalte eines Web-Formulars bear-
beiten, zwischenspeichern und löschen können. Den nutzenden Personen muss
eine Vorschau des Dokumentes nach Abschluss der Befüllung des Web-Formulars
ermöglicht werden.
A
KP05.06
Web-Formularbearbeitung (2/3)
Durch die KP müssen nach Abschluss der Bearbeitung eines Web-Formulars die ent-
sprechenden Daten und ggf. die Anhänge an das HR-System übermittelt werden.
A
KP05.07
Web-Formularbearbeitung (3/3)
In der KP müssen von nutzenden Personen zwischengespeicherte Web-Formulare
zu einem späteren Zeitpunkt aufgerufen, bearbeitet und gelöscht werden können.
A
KP05.08
Freitextfeld
In Web-Formularen müssen durch nutzende Personen Hinweise/Anmerkungen am
Ende des Formulars als Freitext zu erfassen sein.
Die Zentrale Fachadministration muss festlegen können, bei welchen Web-Formu-
laren ein Freitext möglich ist sowie die Begrenzung der Anzahl der Zeichen im Frei-
textfeld.
A
KP05.09
Dokumentenupload (1/6)
In der KP müssen Dokumente (Formate insbesondere PDF, TIFF, JPG, PNG, HEIC,
DOC) hochzuladen sein und diese nach automatisierter systemseitiger Umwandlung
in ein PDF den Web-Formularen als Anhang beifügt werden.
A
KP05.10
Dokumentenupload (2/6)
Die KP muss für Dateien, die hochgeladen werden, automatisiert einen Virenscan
durchführen.
A
KP05.11
Dokumentenupload (3/6)
Die KP soll hochgeladene Dokumente nach der automatisierten Umwandlung in PDF
(siehe KP05.09) der nutzenden Person darstellen. Diese soll die korrekte Umwand-
lung bestätigen oder die Ergänzung dieser Datei zum jeweiligen Vorgang abbrechen
können.
B
KP05.12
Dokumentenupload (4/6)
Die KP muss passwortgeschützte Dateien abweisen.
A
KP05.14
Dokumentenupload (5/6)
In der KP müssen Dokumente einzeln oder mehrere gleichzeitig hochgeladen wer-
den können.
A
KP05.15
Dokumentenupload (6/6)
In der KP muss die Zentrale Fachadministration die Größe der hochzuladenden Do-
kumente pro Datei und die Anzahl der gleichzeitig hochzuladenden Dokumente be-
grenzen können.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
KP05.16
Dokumentenupload App (1/2)
Nutzende Personen müssen in der App Dokumente als Anhang mit Hilfe der Kamera
des mobilen Endgeräts digitalisieren und importieren können.
A
KP05.17
Dokumentenupload App (2/2)
Die App soll Maßnahmen zur Sicherstellung und Verbesserung der Fotoqualität an-
bieten. Hierzu zählen mindestens eine Prüfung der Fotos auf Schärfe, Helligkeit und
Kontrast, eine automatische Kantenerkennung, Vermeidung von Verwackeln,
Schräglagetoleranz, Verzerrungskorrektur.
B
KP05.18
Aktionsabbruch (1/3)
Die KP muss bei einem technischen Abbruch beim Ausfüllen von Web-Formularen
die vorgenommenen Änderungen, sofern diese bereits gespeichert wurden für eine
spätere Fortsetzung der Bearbeitung bereitstellen.
A
KP05.19
Aktionsabbruch (2/3)
Die KP muss bei manuellem Abbruch der Formularbearbeitung die vorgenomme-
nen Änderungen sowie die automatische Zwischenspeicherung verwerfen.
A
KP05.20
Aktionsabbruch (3/3)
In der KP müssen die nutzenden Personen den Abbruch mit Hinweis auf das endgül-
tige Verwerfen der vorgenommenen Änderungen ausdrücklich bestätigen müssen.
A
KP05.21
Hinweis auf nicht gesendete Dokumente
In der KP muss bei der Abmeldung aus der Sitzung ein Hinweis auf nichtgesendete
digitale Formulare oder Dokumente erfolgen.
A
Auskunftsbeantragung und -erstellung
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
KP06.01
Ungeprüfte Versorgungsauskunft in der KP (1/3)
Die KP soll nutzenden Personen den sofortigen Abruf einer aktuellen ungeprüften
Versorgungsauskunft ohne Einbindung der Sachbearbeitung des LAF zur Verfügung
stellen. Das vom HR-Systemübermittelte Ergebnis soll der nutzenden Person ange-
zeigt werden. Eine fiktive Ergänzung des beruflichen Werdeganges und der zukünf-
tigen ruhegehaltsfähigen Bezüge für den Zeitraum bis zum Eintritt in den Ruhestand
muss ermöglicht werden.
B
KP06.02
Ungeprüfte Versorgungsauskunft in der KP (2/3)
Die KP soll es den nutzenden Personen ermöglichen, die erzeugten Berechnungen
der ungeprüften Versorgungsauskunft (siehe KP06.01) als PDF-Dokument zu spei-
chern.
B
KP06.03
Ungeprüfte Versorgungsauskunft in der KP (3/3)
Die nutzenden Personen sollen die Daten der erzeugten ungeprüften Versorgungs-
auskünfte aus KP06.01 sichern können, so dass sie später für Anpassungen wieder
darauf zugreifen können.
B
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
KP06.04
Ungeprüfte Bezügeauskunft in der KP (Bezügerechner) (1/2)
Die KP soll nutzenden Personen den sofortigen Abruf einer aktuellen Bezügeaus-
kunft für Entgelt und Besoldung ohne Einbeziehung der Sachbearbeitung des LAF
ermöglichen. Dabei sollen die Daten zur Berechnung soweit erforderlich und vor-
handen aus dem HR-System abgerufen und genutzt werden, um manuelle Anpas-
sungen im Rahmen eines Eingabeformulars zu ermöglichen.
Sämtliche für die Berechnung der Bezüge relevanten Faktoren sollen individuell
durch die nutzenden Personen angepasst werden können (z. B. die Stundenanzahl,
den Familienzuschlag, die Art der Krankenversicherung oder die Kirchensteuer).
Der Betrag soll sowohl in Netto als auch in Brutto angegeben werden.
Die VBL-Ost soll berücksichtigt werden. Nach Absendung durch die nutzende Person
soll die Anfrage mit sämtlichen Daten an das HR-System übermittelt werden und
das gemäß Anforderungs-ID ermittelte Ergebnis vom HR-System entgegengenom-
men und der nutzenden Person angezeigt werden.
Die erzeugten ungeprüften Bezügeauskünfte sollen als PDF-Dokument speicherbar
sein.
B
KP06.05
Ungeprüfte Bezügeauskunft in der KP(Bezügerechner) (2/2)
Nutzende Personen müssen die Daten der erzeugten ungeprüften Bezügeauskünfte
aus KP06.04 im HR-System sichern können, so dass sie später für Anpassungen wie-
der darauf zugreifen können.
B
Administration
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
KP07.01
Allgemeine Administration
Für die KP muss die allgemeine Administration der Masken/Felder und die Einrich-
tung der Rechte der verschiedenen Rollen, inklusive Revision, im Rahmen der Zent-
ralen Fachadministration durch den AG erfolgen können.
A
KP07.02
Fachadministration – Portalkonfiguration
Für die KP müssen die Parameter der Portalkonfiguration durch die Zentrale Fach-
administration angepasst werden können. Die vom AN umzusetzenden Parameter
und zugehörigen Standardwerte für die Produktivsetzung der KP sind der Anlage 2.2
Standardkonfiguration zu entnehmen. Soweit sich die Parameter in Anlage 2.2 auf
eine redundante Datenhaltung in der KP beziehen, finden diese bei einer integrier-
ten Lösung ohne redundante Datenhaltung keine Anwendung.
Eine differenzierte Rechtevergabe bzgl. Funktionen und Datenfeldern entsprechend
der Rollenbeschreibung (Kapitel 3.3) muss durch die Zentrale Fachadministration
erfolgen können.
Einer nutzenden Person müssen mehrere Rollen zugeordnet werden können.
A
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KP07.03
Sperrung und Entsperrung von Konten
In der KP müssen Nutzerkonten durch die Zentrale Fachadministration manuell ge-
sperrt und entsperrt werden können.
A
Authentisierung
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
KP08.04
Mehrfache Aufforderung einer Multi-Faktor-Authentisierung
Es muss eine Möglichkeit gegeben sein, bei besonders kritischen Transaktionen
eine Wiederholung der Authentisierung der Nutzenden der KP durchzuführen
(siehe SA02.05).
A
KP08.09
Ausgabe Sicherheitshinweis an Nutzer
Über mögliche unautorisierte Anmeldungen in der KP ist der Nutzer in folgenden
Fällen per E-Mail zu informieren:
- Anmeldung erfolgte mit einer abweichenden Geolokation
- Anmeldung erfolgte von einem unbekannten Gerät aus
A
4.3 Inputmanagement
In das Gesamtsystem müssen Daten über verschiedene Eingangskanäle gelangen können. Sie werden über
Postzusendungen, E-Mail, digitales Fax, über die KP und über Eingaben der Sachbearbeitung der Dienststel-
len, digitales Behördenpostfach oder sonstige Schnittstellen (z. B. gesetzliches und sonstiges Meldewesen)
zugeliefert. Alle analogen Dokumente werden von einer Scan-Strecke des AG eingelesen.
Derzeit überträgt die Sachbearbeitung die Daten manuell in die Eingabemasken des Bezügesystems (Medi-
enbruch). Zukünftig sollen neue Datensätze direkt an das Gesamtsystem übergeben werden, sodass die
Notwendigkeit der manuellen Eingabe maßgeblich reduziert wird.
Zu diesem Zweck wird eine OCR-/ICR-Lösung zum Einsatz kommen, die insbesondere basierend auf den
vom Scanprozess gelieferten Bilddateien automatisiert Dokumente erkennt, Dokumente Dokumententy-
pen zuordnet und bezügerelevante Inhalte der Dokumente erfasst, um anschließend die Bilddateien ange-
reichert um Metadaten mit den erhobenen Informationen an das HR-System zur direkten Weiterverarbei-
tung zu übergeben.
Im LAF erfolgt derzeit die Implementierung einer OCR/ICR-Lösung im Rahmen der Einführung eines Beihil-
fefachverfahrens (nachfolgend „OCR/ICR-Software“). Zum Auslesen aller Daten für das Gesamtsystem muss
der AN die OCR/ICR-Software anbinden.
4.3.1 Dokumenteninhaltserfassung (OCR/ICR)
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
IM01.01
Automatisierter Daten- und Dokumentenimport - Allgemein
Das HR-System muss den automatisierten Import aus dem OCR/ICR-System unter-
stützen. Beim Import von Dateien müssen unterschiedliche Formate (mindestens
JPG, TIFF, PNG, PDF, msg) samt ihren Metadaten, (z. B. den Daten zur Lokation zum
Zeitpunkt der Erstellung bei Bilddateien oder den Signaturdaten einer PDF) unter-
stützt werden.
Vorausgesetzt wird, dass der Vorgang in der vorherigen Verarbeitung (OCR/ICR-
Software) fehlerfrei durchgeführt wurde.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
IM01.02
Dokumentenimport – Signatur/Siegel
Das HR-System muss beim Import von Dokumenten die elektronischen Signatu-
ren/Siegel beibehalten, insbesondere die Signatur/das Siegel der Dokumenterken-
nung (OCR-/ICR-Software) und S/MIME Signaturen/Siegel des Absenders.
A
IM01.03
Dokumentenimport – Metadaten
Das HR-System muss beim Import von Dokumenten Metadaten erzeugen und diese
zum Dokument speichern, insbesondere
- Herkunft (Eingangskanal)
- Datum und Uhrzeit des Eingangs im System
- Eindeutige Identifikation: Einlaufzahl/Schriftstücknummer
- Personalnummer (soweit übergeben)
- ein Betreff (anhand des Formularcodes, soweit übergeben)
Die Metadaten dürfen nicht manuell verändert werden können. Davon abweichend
müssen Personalnummer und Betreff manuell ergänzt und angepasst werden kön-
nen.
A
IM01.09
Automatisierter Dokumentenimport – Metadaten
Das HR-System soll fähig sein, folgende Metadaten beim Importieren aus dem
OCR/ICR-System automatisch einzufügen:
- Nachname des Antragstellers
- Vorname des Antragstellers
B
ePAePV-A1172
Markierung der Indizes
Das HR-System soll über Markierung der Indizes mit der Maus von importierten
Dokumenten zur Anreicherung der Metadaten verfügen.
B
IM01.04
Dokumentenimport – Manuell (1/3)
Das HR-System muss den manuellen Import von PDF-Dokumenten vom Client-PC
der Nutzenden ermöglichen (z. B. mittels Drag & Drop).
A
IM01.05
Dokumentenimport – Manuell (2/3)
Das HR-System soll den manuellen Import auch von anderen Dateitypen (mindes-
tens JPG, TIFF, PNG, msg, doc) ermöglichen. Diese müssen beim Import automati-
siert in PDF-Dokumente umgewandelt werden.
B
IM01.06
Dokumentenimport – Manuell (3/3)
Das HR-System muss bei manuell importierten Dokumenten bei Bedarf ein manuel-
les Ergänzen von Metadaten gemäß IM01.03 (Dokumentenimport – Metadaten) ab-
fordern.
A
ePAePV-A0810
Dokumente aus einer Drittanwendung
Es soll möglich sein, Dokumente aus einer Drittanwendung über die Druckfunktion
direkt in der elektronischen Personalakte eines Beschäftigten abzulegen.
B
IM01.07
Fehlgeleitete Dokumente
Das HR-System muss der Sachbearbeitung die Möglichkeit bieten, Dokumente (z. B.
bei falscher systemseitiger Zuordnung) in den zuständigen zentralen Aufgabenbe-
reich (Entgelt, Besoldung, Versorgung, Personalverwaltung) (siehe auch Kapitel
4.7.9.1.1 (Ermittlung der Versorgungsdaten)) zu übergeben. Aufgebrachte elektro-
nische Signaturen/Siegel müssen beibehalten werden.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
IM01.08
Verschlüsselte E-Mails
Das HR-System darf den Import von verschlüsselten E-Mails nur in unverschlüsselter
Form ermöglichen. Verschlüsselte E-Mails sind abzuweisen.
A
4.3.2 Anbindung an bestehendes System
Anforderungen an die Schnittstellen sind im Kapitel 5.5 Schnittstellen genauer definiert.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
IM02.01
Nutzung der bestehenden Lösung des AG
Der Bieter muss die vom AG beigestellten OCR/ICR-Lösungen (ST01.06) an das HR-
System anbinden. Es sind zwei Anbindungen erforderlich: Die Anbindung an die e-
Akte und das Behilfe-System.
A
IM02.02
Datenextraktion aus Formularen
Das HR-System muss die von der OCR/ICR Software bereitgestellten Daten anneh-
men. Die OCR/ICR-Software ist mandantenfähig und leitet nur die Daten an das HR-
System weiter, die auch hierfür bestimmt sind.
Die für das HR-System relevanten Angaben der Antragstellenden umfassen die in
Anlage 5.6 (Stammdaten) aufgeführten Datenfelder.
Die Art der Strukturierung der extrahierten Daten ist mit dem Anbieter der OCR/ICR
Software abzustimmen.
Die zur Extraktion genutzten und gescannten Originaldokumente liegen in signierter
Form revisionssicher in einem vom AG bereitgestellten TR-ESOR konformen Daten-
speicher.
A
IM02.03
Zuordnung von Daten der OCR/ICR-Software
Das HR-System muss eine eindeutige Zuordnung der validierten Daten aus der OCR-
/ICR-Software gewährleisten.
Die gemäß IM02.02 von der OCR-/ICR-Software übernommenen Daten müssen in
die entsprechenden vordefinierten Felder des zugrundliegenden Workflows über-
nommen werden.
A
IM02.04
Erweiterung der berücksichtigten Datenfelder
Der AN muss im Rahmen des Systemservice auf Verlangen des AG eine Erweiterung
der gemäß der Anforderung IM02.02 unterstützten Datenfelder um weitere Daten-
felder einschließlich der automatisierten Zuordnung zu den jeweiligen vordefinier-
ten Feldern des zugrundeliegenden Workflows gemäß IM02.03 vornehmen. Dabei
erfolgt eine Vergütung nach Aufwand auf Basis der im Preisblatt angegebenen Ta-
gessätze.
A
ePAePV-A0198
Import von Urlaubsdaten 1/2
Das HR-System soll die Fähigkeit besitzen, Datenexporte im csv-Format zu bean-
tragten und genehmigten Urlauben aus einem Zeiterfassungssystem (z.B. ZEUS)
durch die Sachbearbeitung Dienststellen zu importieren und in den Stammdaten zu
speichern.
B
ePAePV-A0241
Import von Urlaubsdaten 2/2
Die importierten Daten aus einem Zeiterfassungssystem (siehe ePAePV-A0198) sol-
len im HR-System anhand der Personalnummer durch das System den entspre-
chenden Mitarbeitern zugeordnet werden können.
B
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4.4 Auswertungen
Das operative Report- und Berichtswesen ist ein wichtiger Teil des Gesamtsystems. Es beinhaltet die Be-
reitstellung von aussagekräftigen Auswertungen für die Zentrale Fachadministration, Führungskräfte und
Entscheidungsträger, sowohl innerhalb der Organisation des AG, als auch für alle nachgelagerten Dienst-
stellen.
Das neue Gesamtsystem wird bezüglich des operativen Report- und Berichtswesens in den hier folgenden
Kategorien aufgebaut.
Klassifikation des Report- und Berichtswesens
Auswertungen
- aus Rechtsnormen und Standards
Hierunter werden Inhalte verstanden, die aufgrund von rechtlichen Normen (z. B. Besoldungsge-
setz) oder fachlich notwendigen Standards (z. B. buchhalterische und kameralistische Standards,
Doppik Standards) zu erstellen und den Berechtigten zur Verfügung gestellt werden müssen. Bei-
spielhaft seien hier folgende Typen genannt:
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Steuer-, Sozialversicherungs- und Jahresendberichte
• Beitragsnachweise für Rentenkassen
• Personalausgaben-Jahresanalyse
• Datenschutz und Datensicherheit
• Gleichstellungs- und Nichtdiskriminierungsberichte
• Compliance-Berichte
• Budget- und Kostenanalysen,
• Audit-Trails und Protokolle, u.a.
- für den Eigenbedarf
Hierunter werden alle Inhalte im Berichtswesen verstanden, die einerseits der internen Verwal-
tung, Analyse und strategischen Planung dienen und nicht zur erstgenannten Kategorie gehören.
Beispielhaft sind hier folgende Auswertungen genannt
• Zulagenauswertung für Wasserschutzpolizei
• Abweichender Zahlungsempfänger
• Eingestellte Zukunftseingaben
Für den Personalverwaltungsbereich sind folgende Auswertebereiche vorzusehen:
• Schwerbehinderung
• Personalbestand
• Personalentwicklung
• Abgänge/Ausgeschiedene
• Jubiläen und Geburtstage
• Erkrankungen
• Fortbildungen
• Abwesenheiten
• Beurteilungen
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• Organisation
• HH – Haushalt und Stellenbesetzung
Es werden die folgenden Nutzerrollen im Themengebiet der „Auswertungen“ unterschieden:
- Designerin bzw. Designer:
Die Designerin bzw. der Designer gestaltet und erstellt mit dem Bedarfsträger (i.d.R. die Fachabteilung
des AG oder nachgelagerte Dienststellen) initial die Auswertungslogik eines Reports oder Berichts.
- Produzentin bzw. Produzent:
Die Produzentin bzw. der Produzent führt die Erstellung der Reports und Berichte gemäß den Vorgaben
aus und stellt sie den berechtigten Adressaten zur Verfügung.
- Adressatin bzw. Adressat:
Die berechtigte Adressatin bzw. der Adressat bekommen die Reports gemäß den Vorgaben zur weite-
ren Nutzung zur Verfügung gestellt.
Durch den Einsatz des Analyse-Tools erstellt, bearbeitet, löscht und speichert die Zentrale Fachadministra-
tion eigene Auswertungen und Abfragen.
4.4.1 Gesetzlich vorgegebene und standardmäßige Auswertungen
Als Analyse-Tool wird innerhalb des Gesamtsystems die Auswertungsfunktion verstanden, die die gesetzlich
vorgegebenen und standardmäßigen Auswertungen erzeugt, welche der AN im Rahmen der klassischen
Auswertungen erstellen und bereitstellen muss.
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
BA01.01
Integration von Auswertungen aus Rechtsnormen und Standards
Alle Auswertungen aus Rechtsnormen und Standards (gemäß der Anlage 3.4 Liste
Auswertungen_Dokumente_Protokolle/Reiter Auswertung/Spalte E gefiltert nach
Gesetzlich, Standard) müssen in dem neuen Gesamtsystem integriert und nutzungs-
bereit sein, sobald Daten des AG vorhanden sind. Dies sind u.a. folgende Auswer-
tungen:
- Personalbestandauswertungen für jede bewirtschaftete Dienststelle,
- Automatisierte monatliche Auswertungen zu Personalkosten und Personalbe-
stand je Organisationseinheit (OEH) und zusammengefasst für die haushalts-
führenden Dienststellen (TBL),
- Automatisierte monatliche bzw. turnusmäßige Auswertungen zu:
• Kindern
• Fallzahlen je Arbeitsgebiet
• Teilzeit
• Abwesenheiten
• Beschäftigungsverhältnisse (Probezeit)
• Altersstrukturen der Beschäftigten
• Sabbatfälle
• Nebentätigkeiten
• Namentlicher Personalbestand einzelner Dienststellen
- Überzahlungen mit Angabe von Rückforderungsgrund und –zeitraum, offene
Rechtsbehelfe.
Für den Personalverwaltungsbereich müssen folgende Auswertungen über alle
vorhandenen Datensätze nach verschiedenen Datumselementen (Jahr, Halb-
jahr, Quartal, Monat, Tag) zur Verfügung stehen:
• Schwerbehinderung
• Personalbestand
• Personalentwicklung
• Abgänge/Ausgeschiedene
• Jubiläen und Geburtstage
• Erkrankungen
• Fortbildungen
• Beurteilungen
• Organisation
• HH – Haushalt und Stellenbesetzung
Automatisiert heißt, dass die Auswertungen ohne manuelles Eingreifen oder Ansto-
ßen monatlich bzw. turnusmäßig erstellt werden.
Der AN muss die Auswertungen bei Änderungen der zugrundeliegenden Rechtsvor-
schriften im Rahmen des Systemservice rechtzeitig vor Inkrafttreten der jeweiligen
Änderung mit dem AG abgestimmt anpassen. Soweit aufgrund neuer oder ange-
passter Rechtsvorschriften weitere Auswertungen erforderlich werden, sind diese
vom AN ebenfalls rechtzeitig vor Inkrafttreten der jeweiligen Rechtsvorschrift bzw.
Änderung umzusetzen.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
BA01.02
Konfigurationsmöglichkeiten
Die berechtigten Nutzenden müssen durch Nutzung des integrierten Analyse-Tools
in der Lage sein, Auswertungen gemäß BA01.01, um weitere Datenfelder zu ergän-
zen, u.a.:
• Bearbeitungsstatus, Anzahl von Vorgängen und Zeiträumen
• Anzeige offene Prüfaufträge
• Unterstützung beim Beurteilungsmanagement inkl. der Möglichkeit nach
besonderer Freigabe auf die Beurteilungshistorie zuzugreifen
• Unterstützung von Fortbildungsmanagement (z.B. regelm. Schulungen)
• Auswertungen und Gestaltung von Arbeitszeiten
• Anzeige von Budgetübersichten
• Zulagenmanagement
A
BA01.03
Automatisierte Erstellung von Auswertungen aus Rechtsnormen und Standards
Im Gesamtsystem muss sichergestellt werden, dass alle Auswertungen aus Rechts-
normen und Standards (gemäß der Anlage 3.4 Liste Auswertungen_Doku-
mente_Protokolle/Reiter Auswertung/Spalte E gefiltert nach Gesetzlich, Standard)
mit Bezug zum Gesamtsystem ohne manuelles Eingreifen oder Anstoßen zu den je-
weiligen gesetzlich und organisatorisch festgelegten Stichtagen, mit den in diesen
Zeitpunkten jeweils gültigen Daten, erstellt werden.
Dies gilt auch für aufgrund neuer bzw. geänderter Rechtsvorschriften angepasste
bzw. neu erstellte Auswertungen (vgl. BA01.01). Alle erstellten Auswertungen müs-
sen zudem in gängigen und für den jeweiligen Zweck der Auswertung geeigneten
Standarddateiformaten (PDF, XLSX) speicher- und exportierbar sein.
A
BA01.04
Anlegen von Auswertungen
Im Gesamtsystem muss es möglich sein, die Auswertungen gemäß BA01.01 nach
den jeweils genutzten Datenfeldern zu sortieren und zu filtern.
Die gewählten Sortier- und Filtereinstellungen müssen für berechtigte nutzende
Personen langfristig speicherbar, bei Bedarf für sich und andere nutzende Personen
auswählbar und ausführbar sein.
A
BA01.05
Massenverarbeitung
Das Gesamtsystem muss es ermöglichen, Auswertungen als Massenverarbeitungen
durchführen zu können, d.h. es müssen die gleichzeitige Bearbeitung und Auswer-
tung von Daten für eine große Anzahl von Daten/Einträgen ermöglicht werden.
Diese Funktionen müssen effizient und fehlerfrei sowohl als Batch- als auch Echt-
zeitverarbeitungsoperationen durchgeführt werden können.
A
BA01.06
Leistungsverlust
Die Auswertungen müssen in Echtzeit und während der Laufzeit der Berechnung
ohne Leistungsverluste des Gesamtsystems durchführbar sein.
A
BA01.07
Standardisierter Katalog von Auswertungen
Ein Katalog der Auswertungen gemäß
muss abrufbar, durchsuchbar sein und zum Aufruf/zur Ausführung der Auswertun-
gen genutzt werden können.
A
BA01.08
Visualisierung von Auswertungen
Die berechtigten nutzenden Personen müssen in der Lage sein, die Auswertungen
gemäß BA01.01, BA01.03 nach Bedarf zu visualisieren (z. B. Tortendiagramm, Bal-
kendiagramm, etc.).
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
BA01.09
Option für den AG:
Zugang externes BI-Werkzeug zu Personal- und Bezügedaten
Für die Anbindung eines externen BI-Werkzeugs muss der Zugriff auf die Personal-
undBezügedaten möglich sein. Hierzu wird zusätzlich eine Beschreibung der Daten-
felder durch den AN zur Verfügung gestellt.
A
ePAePV-A0991
Auswertungen zu Stichtagen
Das Analyse-Tool muss fähig sein, durch berechtigte Personen Daten zu frei wähl-
baren Stichtagen auszuwerten und wiederzugeben.
A
ePAePV-A0992
Auswertungen zu Zeiträumen
Das Analyse-Tool muss fähig sein, durch berechtigte Personen Daten zu frei wähl-
baren Zeiträumen auszuwerten und wiederzugeben.
A
ePAePV-A0994
Vergleich von Auswertungen
Das Analyse-Tool soll ermöglichen, dass berechtigte Personen Veränderungen von
Daten eines aktuellern Zeitraumes zu einem Vergleichszeitraum in absoluten Zah-
len und prozentual verglichen werden können.
B
ePAePV-A0997
Vorschau mit zeitlichem Bezug
Das Analyse-Tool soll Auswertungen mit einer Vorschau auf zukünftige Monate
und Jahre ermöglichen. Die Vorschau muss durch eine Hochrechnung erfolgen.
B
ePAePV-A0998
Auswertungen nach Altersgruppen
Das Analyse-Tool soll Auswertungen zum Alter nach Altersgruppen ermöglichen.
Das Analyse-Tool muss den berechtigten Personen ermöglichen, die Altersgruppen
zu konfigurieren.
B
4.4.2 Weitergehende, eigene Auswertungen
Das Gesamtsystem muss über ein Analyse-Tool für die Erstellung komplexer Auswertungen verfügen. Das
Analyse-Tool muss über die gesetzlich vorgegebenen und standardmäßigen Auswertungen hinaus aus den
Daten des Gesamtsystems weitergehende Auswertungen erzeugen können. Diese sind nicht zwingend auf
Basis von Rechtsnormen zu erzeugen, können jedoch nach Bedarf des AG (u.a. gemäß der Anlage 3.4 Liste
Auswertungen_Dokumente_Protokolle/Reiter Auswertung/Spalte E gefiltert nach Eigenbedarf) zu Auswer-
tungszwecken genutzt werden. Über das Analyse-Tool werden moderne Methoden zur Datenextraktion,
Datenverarbeitung und Visualisierung für die nutzenden Personen innerhalb des LAF (Designer, Produzen-
tin bzw. Produzent, Adressatin bzw. Adressat) und der Personalverwaltung, aber auch Bereitstellung dieser
Ergebnisse für Adressaten außerhalb des LAFs und der Personalverwaltung ermöglicht.
Es gelten die nachfolgenden Anforderungen:
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Verbindlichkeit
BA02.01
Anlegen von Auswertungen
Die berechtigten nutzenden Personen (Designerinnen und Designer) müssen durch
Nutzung des Anaylse-Tools in der Lage sein, Auswertungen nach Bedarf von Grund
auf, unter Einbeziehung des gesamten Datenbestands des Gesamtsystems sowie auf-
bauend auf die Auswertungen gemäß BA01.01 erstellen, bearbeiten, löschen und
speichern zu können.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Verbindlichkeit
BA02.02
Katalogisierung selbst erstellter Auswertungen
Durch den AG selbst erstellte Auswertungen für den Eigenbedarf müssen in einen ei-
genen Standardkatalog aufgenommen und gepflegt werden können.
A
BA02.03
Daten Integration
Das Anaylse-Tool muss in der Lage sein, Daten aus verschiedenen Quellen in unter-
schiedlichen Dateiformaten (insb. CSV, XLSX, XML) für Auswertungen zu importieren.
A
BA02.06
Anpassungsfähigkeit
Das Anaylse-Tool selbst muss über Parametrisierung sowie Konfiguration durch den
AN in der Umsetzungsphase an die spezifischen Bedürfnisse und Prozesse des AG an-
gepasst werden. Erforderlich sind mindestens die Anlage AG-spezifischer Tabellen und
Felder nebst Feldeigenschaften sowie die Anlage AG-spezifischer Auswertungen inkl.
der Verwendung bestimmter Diagrammtypen und Berechnungsformeln nach Vorgabe
des AG.
A
BA02.08
Berichterstellung und Analytik
Im Anaylse-Tool müssen umfassende Funktionalitäten der Auswertungen zur Verfü-
gung stehen, u.a.:
- Basisdaten-Angabe der Auswertung (mindestens Name der Auswertung, Erstel-
lungs-/Änderungsdatum),
- Seitenmerkmale (z.B. Kopf- und Fußzeile insbesondere mit Nummerierung, Da-
tum der Erstellung, Seitenzahlen, etc.)
- einzubeziehende Datenfelder,
- Summen, Zwischensummen,
- Filter- und Sortiermöglichkeiten
- unterschiedliche Diagrammtypen (mind. Balken-, Torten-, Liniendiagramme)
A
BA02.09
Leistungsfähigkeit/Skalierbarkeit
Das Anaylse-Tool muss in seiner Leistungsfähigkeit sein, um mit dem Wachstum der
Organisation des AG und der Zunahme der Datenmengen umgehen zu können.
A
BA02.10
Stabilität und Zuverlässigkeit
Das Anaylse-Tool muss die Fähigkeit haben, Fehler oder fehlerhafte Eingaben der nut-
zenden Person zu erkennen, zu melden und Korrekturmöglichkeiten anzubieten, ohne
dass die Kernfunktionalität beeinträchtigt wird.
A
BA02.13
Release Stabilität
Beim Einspielen neuer Programmstände des Anaylse-Tools muss es weiterhin möglich
sein, alle bis dahin entwickelten Auswertungen, Darstellungen und Berechnungsfor-
meln zu übernehmen und nutzen zu können.
A
BA02.14
Exportieren - Dateibasiert
Das Anaylse-Tool muss die Möglichkeit bieten, sämtliche Auswertungen in gängigen
Standarddateiformaten (mindestens PDF, XLSX) zu exportieren.
A
BA02.15
Exportieren – API-basiert
Das Anaylse-Tool soll die Möglichkeit bieten, sämtliche Auswertungen über eine API
Schnittstelle über API Kommandos abfragen zu können. Dazu gehören z. B. das Abfra-
gen von fachlichen Daten, Auswertungen, Konfigurationsdaten, Berechnungsformeln,
Layout-Informationen, Benutzerinformationen, u.a.).
B
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Verbindlichkeit
BA02.17
Automatisierte Erstellung von eigenen Auswertungen Innerhalb des Anaylse-Tool
muss die Automatisierung einmaliger aber auch wiederkehrender Aufgaben, wie z. B.
Erstellung und Verteilung von Auswertungen, Datenintegrationen, Datenexporte, etc.
durch gesondert berechtigte nutzende Personen möglich sein. Automatisiert heißt,
dass die Auswertungen ohne manuelles Eingreifen oder Anstoßen monatlich bzw. tur-
nusmäßig erstellt werden.
A
BA02.18
Verteilung
Innerhalb des Anaylse-Tools soll die automatisierte Verteilung von Ergebnissen über
E-Mail möglich sein. Automatisiert heißt, dass der Versand der Ergebnisse per E-Mail
ohne manuelles Eingreifen oder Anstoßen monatlich bzw. turnusmäßig an den jewei-
ligen Empfängerkreis erfolgt.
B
BA02.19
Historisierung
Innerhalb des Anaylse-Tools muss die Speicherung einzelner Ergebnisse von Auswer-
tungen möglich sein. Bei Bedarf muss es möglich sein, die ursprünglich verwendete
Datengrundlage einer Auswertung erneut für weitere Auswertungen zu nutzen.
A
BA02.20
Sortierung
Das Anaylse-Tool muss die Sortierung der ausgewerteten Daten (auf- und absteigend,
alphabetisch, Datum) ermöglichen.
A
BA02.21
Formelberechnung
Das Anaylse-Tool muss mathematische Formelberechnungen über Datenfelder und
die Ausgabe der Berechnungsergebnisse über neue Spalten und Zeilen ermöglichen.
A
BA02.22
Dashboard
Das Anaylse-Tool muss eine Funktionalität zur Verfügung stellen, mit der die Adressa-
ten in beliebiger Anzahl und Umfang Dashboards visualisieren und Ergebnisse vertei-
len können.
A
BA02.23
Filterfunktion
Das Anaylse-Tool soll das Setzen von Filtern über den Datenbestand der Ergebnisse
nach Durchführung der Auswertung ermöglichen.
A
BA02.24
Rollen und Rechte
Besonders berechtigte nutzende Personen (Designerin/Designer) müssen die im
Anaylse-Tool konfigurierten Auswertungen als Templates ablegen und freigeben kön-
nen, sodass sie von anderen berechtigten nutzenden Personen (Produzentin/Produ-
zent) aufgerufen bzw. ausgeführt werden können.
A
BA02.25
Schlagworte
Das Anaylse-Tool soll dem AG ermöglichen, für Templates/Standardauswertungen
Schlagworte zu hinterlegen und danach Auswertungen zu erstellen. Die Templa-
tes/Standardauswertungen sollen nach den hinterlegten Schlagworten auffindbar
sein.
B
BA02.26
Auswertungen - Revision
Das Anaylse-Tool muss entsprechend berechtigten nutzenden Personen Übersichten
über die Nutzung Anaylse-Tools, die Empfänger von Inhalten (Dashboards und Aus-
wertungen) sowie die Inhalte der Auswertungen darstellen können.
A
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13. Dezember 2024
4.5 Outputmanagement
Im HR-System ist zwischen postalischen und elektronischen Versandwegen zu unterscheiden. Für den pos-
talischen Versand sind die Dokumente an die Druckstraße beim DVZ zu übergeben. Dort erfolgen der Druck
und die Kuvertierung. Weiterhin soll die Möglichkeit bestehen, Dokumente durch den SSV sowie auf Eta-
gendrucker des LAF zu drucken und anschließend zu versenden.
Im Rahmen der elektronischen Zustellung werden die Adressaten über die KP für Bezüge informiert. Be-
stimmte Dokumente (z. B. Widerspruchsbescheide) müssen aus rechtlichen Gründen stets postalisch zuge-
stellt werden. Werden Bescheide in der KP für Bezüge (Verwaltungsakte) nicht innerhalb von 10 Tagen
durch die Nutzenden geöffnet, löst das HR-System ebenfalls einen postalischen Versand über die Druck-
straße des DVZ aus.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
OM01.01
Voraussetzungen für den Versand von Dokumenten (1/2)
Das HR-System muss alle zum postalischen Versand vorgesehenen Dokumente
per Filetransfer (Einzel- und Massendruck) als PDF über die Druckschnittstelle
(ST01.04) zur Verfügung stellen. Dazu muss das HR-System die zu druckenden Do-
kumente in das PDF/A-1b-Format überführen.
A
OM01.02
Voraussetzungen für den Versand von Dokumenten (2/2)
Der Versand der Dokumente gemäß OM01.01 (Voraussetzungen für den Versand
von Dokumenten (1/2)) muss auch termingesteuert (manuell und automatisiert auf
Basis von Regelwerken) aus dem HR-System ermöglicht werden.
A
OM01.03
Integritätsprüfung
Im HR-System muss zur Sicherstellung der Integrität von PDF-Dateien und die kryp-
tologische Hashfunktion „SHA-256“ unterstützt werden. Für Signatur und Siege-
lung von Dokumenten sind die Anforderungen im Kapitel 4.1.8 „Qualifizierte elekt-
ronische Signatur und Siegel“ maßgeblich.
A
OM01.04
Vollständigkeitsprüfung
Das HR-System muss eine Vollständigkeitsüberprüfung mehrerer gemäß OM01.01
übertragener PDF-Dateien unterstützen.
A
OM01.05
Druckaufträge (1/2)
Das HR-System muss eine Funktion zur Erstellung von Druckaufträgen zur Über-
mittlung gemäß OM01.01 (Voraussetzungen für den Versand von Dokumenten
(1/2)) bereitstellen.
A
OM01.06
Druckaufträge (2/2)
Das HR-System muss eine Funktion zum Eingreifen in die Abarbeitung der Druck-
aufträge bereitstellen. Die Druckaufträge dürfen nur durch berechtigte Rollen/Per-
sonen konfigurierbar sein. Alle Änderungen von Druckaufträgen müssen verände-
rungssicher protokolliert werden.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
OM01.08
Automatisierte Versandsteuerung der einzelnen Schreiben
Standardmäßig muss der Versand von Schreiben postalisch erfolgen (Übergabe an
Druckschnittstelle gemäß OM01.01 (Voraussetzungen für den Versand von Doku-
menten (1/2)). Wenn der Personalfall in der KP registriert und der Zugang aktiv ist,
muss der Versand stattdessen automatisiert über die KP erfolgen. Die Sachbearbei-
tung muss die Möglichkeit haben bis zur Auslösung des Versands eine abweichende
Versandart auszuwählen.
Dabei müssen insbesondere folgende Auswahlmöglichkeiten bestehen:
- Versand per E-Mail,
- Versand an Nachlass
- Versand an BeBPo
Versand unterbinden
A
OM01.09
Versand von Dokumenten bei Todesfall
Das HR-System soll bei Tod eines Personalfalls, hinsichtlich der für den Versand
bestimmten Dokumente, im Fall des Vorliegens eines Rechtsnachfolgers die auto-
matisierte Versendung an den Rechtsnachfolger auslösen. Wenn kein Rechtsnach-
folger bekannt ist müssen die Dokumente stattdessen veraktet werden.
B
OM01.10
Individualdruck (1/2)
Das HR-System muss manuell ausgeführte Druckaufträge auf die im System hin-
terlegten Druckertreiber ermöglichen (Individualdruck).
A
OM01.11
Individualdruck (2/2)
Im HR-System soll die Zentrale Fachadministration Standardeinstellungen je Do-
kumentenvorlage für den Individualdruck definieren können (z. B. Druck über
SSV, nur vollständiger Druck oder Auswahl einzelner Seiten, Duplex oder Simplex).
B
OM01.12
Wiederholung des Drucks durch Individualdruck
Das HR-System muss jederzeit eine manuelle Wiederholungsmöglichkeit der
Druckaufträge unterstützen (z. B. bei fehlerhaften Druckprozessen wie Papier-
stau, keine Tinte/Toner).
A
OM01.13
Protokollierung (1/2)
Das HR-System muss den Versand jedes Dokuments protokollieren und dieses Pro-
tokoll auf Abruf der Revision bzw. der Zentralen Fachadministration anzeigen. Das
Protokoll muss mindestens aufführen
- wann,
- durch wen und
- über welchen Kanal
der Versand erfolgt ist.
A
OM01.14
Protokollierung (2/2)
Das HR-System soll bei Einstellung der Dokumente in die KP für Bezüge den Abruf
dieser Dokumente durch den jeweiligen Nutzenden (vgl. OM01. (Empfang von Zu-
stellungs- und Lesebestätigung sowie Auslösen des Versands)) mit dem Zeitpunkt
des Abrufs protokollieren.
B
OM01.15
Versand von E-Mails und Benachrichtigungen an die KP für Bezüge
Das HR-System muss Benachrichtigungen an die Personalfälle per Schnittstelle
über die KP für Bezüge (ST01.08) und per E-Mail ermöglichen.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
OM01.16
Massendruck – Datenübergabe
Das HR-System muss zusätzlich zu jedem Druckauftrag eine „Request-Datei“ im
Zielverzeichnis nach erfolgter Druckdateiübertragung erstellen. Der Request kann
dabei für eine einzelne Druckdatei, sowie für alle übertragenen Dateien bestimmt
sein („Dateiname.request“ bzw. „Daily.request“).
A
OM01.18
Option für den AG:
Erstellung Schnittstellenspezifikation Druck und Kuvertierung
Der AN muss während der Umsetzungsphase auf Abruf des AG die Soll-Schnittstel-
lenspezifikation für den Anschluss an die Druckstraße des DVZ mit dem Auftragge-
ber erarbeiten und auf dieser Grundlage eine Anbindung der Druckstraße an das
HR-System ermöglichen. Eine technische Beschreibung der Schnittstelle in Form ei-
nes BetaUX Handbuchs ist beigefügt (siehe SS01.23).
A
ePAePV-A0978
Export erstellter Tabellen
Das HR-System soll fähig sein, Tabellen inklusive Anordnung und gesetzter Filter.
zu exportieren, wie die Sachbearbeitung Dienststellen sie erstellt hat.
B
ePAePV-A0506
Information über Personalveränderungen
Das HR-System soll der Sachbearbeitung Dienstellen die Möglichkeit bieten, Infor-
mationen über Personalveränderungen an andere Organisationseinheiten inner-
halb der Dienststelle zu übermitteln.
B
4.6 Rollen und Berechtigungen
Im Gesamtsystem müssen verschiedene Rollen und Rechte unterschieden werden, die durch die Dezernats-
leitung freigegeben und durch die IT-Administration (Nutzer- und Berechtigungsverwaltung) konfiguriert
werden können. Das Rollen- und Rechtekonzept bildet unter Berücksichtigung der Gegebenheiten und Spe-
zifika die Arbeitsweise der Sachbearbeitung des LAF und der Personalsachbearbeitung ab und erläutert,
welche Zugriffe auf welchen Ebenen (Prozesse, Funktionen, ggf. Felder etc.) für welche Rollen jeweils er-
laubt sind und welche nicht.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
RB01.01
Abgrenzung der Verantwortungsbereiche (1/2)
Im Gesamtsystem muss sichergestellt werden, dass die Verantwortungsbereiche
der am Verfahren beteiligten Personen und Stellen festgelegt und gegeneinander
abgrenzt werden können (Ordnungsmäßigkeitskonzept).
A
RB01.02
Abgrenzung der Verantwortungsbereiche (2/2)
Im Gesamtsystem muss sichergestellt werden, dass zu jedem Zeitpunkt festgestellt
werden kann, welche nutzenden Personen, einschließlich Administratoren und an-
dere Systemverwalter, zu welchem Zeitpunkt mit welchen Berechtigungen ausge-
stattet gewesen sind.
A
ePAePV-A1213
Rollenvergabe
Das HR-System muss die Zuweisung von mehreren Rollen zu einem Nutzer ermög-
lichen.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ePAePV-A1216
Zuweisung von Objekt- und Funktionsrechten
Das HR-System muss die Möglichkeit bieten, die Objekt- und Funktionsrechte einer
Rolle bei Zuweisung zu einem Nutzer über Kriterien auf bestimmte Personalfälle
einschränken zu können. Kriterien müssen frei kombinierbar und insbesondere die
folgenden sein:
- Laufbahn,
- Organisationseinheit,
- Alter,
- Name (z. B. von A-M und N-Z).
A
RB01.03
Zentrale Nutzerverwaltung (1/4)
Zur Verwaltung von Rollen muss eine Zentrale Nutzerverwaltung ermöglicht wer-
den, sodass Berechtigungen anwendungsfreundlich zugewiesen werden können.
A
RB01.04
Zentrale Nutzerverwaltung (2/4)
Die Rollen müssen von der Zentralen Fachadministration definiert und konfiguriert
werden können.
A
RB01.05
Zentrale Nutzerverwaltung (3/4)
Der Zentralen Fachadministration muss eine einfache Handhabung für die Zuord-
nung, Einschränkung und Verwaltung von Schreib-, Lese-, und Löschberechtigungen
zur Verfügung gestellt werden.
A
RB01.06
Zentrale Nutzerverwaltung (4/4)
Es ist automatisch revisionssicher zu dokumentieren, wer wann über welche Be-
rechtigungen innerhalb der Anwendung verfügte und wer diese Berechtigung erteilt
hat.
A
RB01.07
Allgemeine Berechtigungssteuerung
Jeglicher lesende oder verändernde Datenzugriff ist nur nach Bestehen einer vorge-
schalteten Berechtigungsprüfung zulässig. Hierzu ist vor der Nutzung der Anwen-
dung eine Authentifizierung der nutzenden Person erforderlich.
A
RB01.08
Wirksamkeit von Berechtigungen
Jede Rolle darf nur für die ihr zugewiesenen Berechtigungen tätig werden. Z. B. dür-
fen die Zentrale Fachadministration und die Anwendungsbetreuung der Dienststel-
len nicht anderweitige administrative Berechtigungen vergeben, als ihnen selbst zu-
gewiesen wurden.
A
RB01.09
Detaillierte Rechtevergabe (1/2)
Gemäß Rechte- und Rollenkonzept müssen Zugänge zu dem System sowie zu ein-
zelnen Akten und Aufgaben eingegrenzt werden können, d.h. Dokumente müssen
für nicht Berechtigte bzw. nicht berechtigte Benutzergruppen ausgeblendet sein.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
RB01.10
Detaillierte Rechtevergabe (2/2)
Rechte müssen sowohl an Rollen sowie an einzelne nutzende Personen vergeben
werden können. Mindestens muss die Vergabe der folgenden Rechte in folgenden
verschiedenen Konstellationen möglich sein:
- Leserecht (lesender Zugriff auf Dateien und/oder auf Metadaten der Schriftgu-
tobjekte Dokumente)
- Schreibrechte zur Bearbeitung von Aufgaben
- Neuerzeugen von Instanzen (Akten, Aufgaben)
- Speichern von Dokumenten und Dateien
- Ändern von Daten
- Freigeben von Daten (4-Augen-Prinzip)
- Löschen (Löschen von Dokumenten oder Dateien) (4-Augen-Prinzip)
- Zuweisen von Rechten (Administrationsrechte)
- Zuweisung von Aufgaben
- Setzen und löschen von manuellen Berechtigungen
A
RB01.11
Zentrale Fachadministration (1/2)
Die Zentrale Fachadministration muss Systemeinstellungen konfigurieren (z. B.
Passwortregeln, Regeln zur automatischen Abmeldung von nutzenden Personen)
können.
A
RB01.12
Zentrale Fachadministration (2/2)
Die Zentrale Fachadministration muss Stammdaten (z. B. Dienststellennummern)
administrieren können.
A
RB01.13
Vertretungsrollen
Vertretungsrollen müssen eingerichtet und konfiguriert werden können, wobei
Rechte übertragen werden.
A
RB01.14
Zeitliche Befristung von Rollen
Die Vergabe von Rechten muss zeitlich befristet werden können.
A
RB01.15
Temporäre Deaktivierung von Nutzerkonten
Nutzerkonten sollen zeitweilig zur späteren Reaktivierung (z. B. über den Zeitraum
der Elternzeit) deaktiviert werden können.
B
RB01.16
Zuordnung der Bearbeitung von Aufgaben
Die Zuordnung der Bearbeitung von Aufgaben muss zu vordefinierten Personen-
gruppen und/oder individuellen nutzenden Personen möglich sein.
A
RB01.17
Vertretung (1/4)
Das HR-System muss den Nutzenden die Möglichkeit bieten, Personen bzw. Perso-
nenkreise als Vertretungen einzustellen. In der eingenommenen Stellvertretung
werden nur die Objektrechte (Zuständigkeiten), nicht die Funktionsrechte über-
nommen. Die Übernahme der Stellvertretung muss protokolliert und dokumentiert
werden.
A
ePAePV-A0634
Vertretung (2/4)
Das HR_System muss den Nutzenden die Möglichkeit bieten, für mehrere Nut-
zende die Stellvertretung einnehmen zu können.
A
ePAePV-A0636
Vertretung (3/4)
Das HR-System soll den Nutzenden die Möglichkeit bieten, die Berechtigung als
Stellvertreter jederzeit wieder zurückzunehmen.
B
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ePAePV-A0637
Vertretung (4/4)
Das HR-System soll den Nutzenden die Möglichkeit bieten, eine Stellvertretung für
einen bestimmten Zeitraum anzulegen.
B
RB01.18
Hinterlegung eines Vertretungskonzepts
Es soll möglich sein ein Vertretungskonzept mit Regeln für eine automatisierte Ver-
tretung zu hinterlegen.
B
RB01.19
Temporäre Zuständigkeitsübertragung (1/3)
Das HR-System muss es der Sachbearbeitung ermöglichen, Lese- und/oder Schreib-
rechte an ihr zugewiesenen Objekten temporär auf andere nutzende Personen
und/oder Aufgabenbereiche zu vergeben (z. B. im Fall eines Rechtsbehelfs oder ei-
ner Pfändung).
A
RB01.20
Temporäre Zuständigkeitsübertragung (2/3)
Im HR-System sollen in definierten Fällen eine automatisierte Einräumung der Ob-
jektrechte mit Übertragung der Aufgaben erfolgen. Dabei soll das Ende der Zustän-
digkeitsübertragung an bestimmte Bearbeitungsschritte geknüpft werden können.
B
RB01.21
Temporäre Zuständigkeitsübertragung (3/3)
Bei der Einrichtung der temporären Zuständigkeitsübertragung soll die vorgesehene
Dauer begrenzt werden können.
B
RB01.22
Verhinderung der Bearbeitung eigener Daten
Im HR-System muss den nutzenden Personen die Bearbeitung und Änderung von
Daten für die eigene Person gesperrt werden (z. B. Sperrung der eigenen PNR und
Zuweisung der PNR zu anderer nutzenden Person).
A
RB01.23
Zugriff auf Personalfälle
Das HR-System muss es ermöglichen, mehreren nutzenden Personen aus unter-
schiedlichen Dienststellen für Personalfälle ein (paralleles) Zugriffsrecht einzuräu-
men.
A
RB01.24
Vergabe von Rechten an Rollen
Rechte, die durch die Zentrale Fachadministration an Rollen vergeben werden
(RB01.10 (Detaillierte Rechtevergabe (2/2)), müssen für besonders kritische oder
sensible Transaktionen und Dialoge die in KP08.04 (Mehrfache Aufforderung einer
Multi-Faktor-Authentisierung) beschriebene mehrfache Aufforderung zur Multi-
Faktor-Authentifizierung unterstützen.
A
4.7 Bezügeabrechnung
Das nachfolgende Kapitel beinhaltet die funktionalen und fachlichen Anforderungen für die Bezügeabrech-
nung, die durch die Sachbearbeitung für die Bereiche Besoldung, Entgelt und Versorgung umgesetzt wer-
den. Damit bilden sie die Grundlage der einzuhaltenden Vorgaben des Systemverhaltens an das zu beschaf-
fende Verfahren.
Ein wesentlicher Anteil dieser Anforderungen ergibt sich aus zwingenden rechtlichen Rahmenbedingungen
des Landes Mecklenburg-Vorpommern (MV) oder des Bundes. Die gesetzlichen Rahmenbedingungen sind
in Kapitel 2.4 benannt.
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Bei der Betrachtung der funktionalen Bezügeabrechnung fallen neben den übergreifenden funktionalen
Anforderungen, die entscheidend auf die Nutzung des HR-System einwirken, vor allem auch Anforderungen
der allgemeinen Fachprozesse und Geschäftsvorfälle ins Gewicht.
Die fachlichen Anforderungen beziehen sich zunächst auf übergreifende Anforderungen aktiver Bezüge-
Empfänger und Versorgungsempfänger, bevor vertieft auf spezifische Anforderungen der Bezüge-
Berechnung aktiver Empfänger einerseits und die Besonderheiten der Bezüge-Berechnung der
Versorgungsempfänger andererseits eingegangen wird.
Soweit die Verwaltungsprozesse sehr detailliert beschrieben werden, dient dies der Orientierung der Bieter
für die Abgabe der indikativen Angebote.
Im Folgenden sind die funktionalen, die Bezügeabrechnung betreffenden Anforderungen an das zukünftige
HR-System in Unterkapiteln kurz zusammenfassend beschrieben und tabellarisch aufgeführt.
4.7.1 Rechtliche Anforderungen und Kataloge HR-System
Damit im HR-System alle Daten verarbeitet werden können (z. B. Berechnung der Bezüge), muss das HR-
System die relevanten Gesetze und Verordnungen mindestens der in 2.4 aufgeführten Gesetze und Verord-
nungen abbilden. Dazu gehören auch die abrechnungsspezifischen Tabellen (insbesondere Entgelttabellen
und Besoldungstabellen). Daneben müssen im HR-System verschiedene Kataloge für die Bezügeabrech-
nung, wie z. B. Beitragssätze und Prozentsätze, welche von den Krankenkassen und der VBL vorgegeben
werden, zusätzlich zu jenen Katalogen aus Kapitel 4.1.2 vorgehalten werden.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
GV01.01
Rechtliche Vorgaben
Das HR-System muss eine Bezügeberechnung, Personverwaltung sowie eine Erfas-
sung, Verarbeitung und Prüfung von damit zusammenhängenden Aufgaben gemäß
der für die Bezügebearbeitung relevanten Vorschriften im Sinne von Kapitel 2.4, ins-
besondere nach den Maßgaben
- des LBG MV,
- des LBeamtVG MV,
- des LBesG MV,
- den einschlägigen Tarifverträgen
und der damit in Verbindung stehenden Gesetze und Verordnungen (insbesondere
der in 2.4 aufgeführten) ermöglichen.
A
GV01.02
Aktualisierung rechtlicher Vorgaben/rechtliches Regelwerk
Im HR-System muss der AN bei Änderungen der für die Bezügebearbeitung relevan-
ten Vorschriften, die Auswirkungen auf die im HR-System hinterlegten Maßgaben
und Regeln haben, im Rahmen des Systemservice spätestens zum Wirksamwerden
eine entsprechende Anpassung vornehmen, so dass die Verarbeitung im HR-System
dem jeweils geltenden Bezügerecht für das Land MV entspricht.
A
GV01.03
Historisierung gesetzlicher Vorgaben/gesetzliches Regelwerk
Das HR-System muss hinterlegte Maßgaben und Regeln auf Basis der in GV01.01
(Gesetzliche Vorgaben) aufgeführten Rechtsgrundlagen historisieren und vorherige
Versionen auch nach Aktualisierungen (z. B. aufgrund von Gesetzesänderungen) für
die Bezügebearbeitung vorhalten.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
GV01.04
Anwendung historisierter Vorversionen der gesetzlichen Vorgaben/des gesetzli-
chen Regelwerkes
Im HR-System muss die Sachbearbeitung die Möglichkeit haben, die historisierten
Vorversionen der gesetzlichen Vorgaben/des gesetzlichen Regelwerkes für eine An-
wendung auf von ihnen bestimmte Vorgänge auszuwählen.
A
GV01.05
Pflege von Abrechnungstabellen
Der AN muss sämtliche den Berechnungen zugrundeliegenden Tabellen (insbeson-
dere Entgelttabellen, Besoldungstabellen, Auslandsbesoldung, Zulagentabellen,
Zeitzuschlagtabellen, Daten der Banken, Zusatzversorgungskassen, Krankenkassen,
Unfallkassen, berufsständischen Versorgungseinrichtungen) in der jeweils aktuellen
Version im HR-System vorhalten und im Rahmen des Systemservice bei Änderungen
spätestens zum Inkrafttreten der jeweiligen aktualisierten Tabelle entsprechend an-
passen.
A
GV01.06
Anzeige von Vorversionen der abrechnungsspezifischen Tabellen
Das HR-System solldie Möglichkeit bieten, Vorversionen der den Berechnungen zu-
grundeliegenden Tabellen einzusehen.
B
GV01.07
Kataloge der Zusatzversorgung (1/4)
Das HR-System muss für die Zusatzversorgung die Höhe der Prozentsätze der Zu-
satzversorgungsumlage des Arbeitgebers vorhalten.
A
GV01.08
Kataloge der Zusatzversorgung (2/4)
Das HR-System muss für die Zusatzversorgung die Arbeitnehmer- und Arbeitgeber-
beteiligungen am Kapitaldeckungssystem vorhalten.
A
GV01.09
Kataloge der Zusatzversorgung (3/4)
Das HR-System muss für die Zusatzversorgung die Arbeitnehmer- und Arbeitgeber-
beteiligungen für eine freiwillige Versicherung von wissenschaftlich Tätigen je Zu-
satzversorgungskasse vorhalten.
A
GV01.10
Kataloge der Zusatzversorgung (4/4)
Das HR-System muss für die Zusatzversorgung die Höchstgrenze des zusatzversor-
gungspflichtigen Entgeltes je Zusatzversorgungskasse VBL Ost und West vorhalten.
A
GV01.11
Kataloge der Zusatzversorgung - Pflege durch die Zentrale Fachadministration
Das HR-System muss der Zentralen Fachadministration die Pflege der Prozentsätze
der Zusatzversorgungsumlage sowie die Pflege der Grenzbeträge und Höchstbe-
träge der Zusatzversorgung ermöglichen.
A
GV01.12
Vorhalten von Katalogen – Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Behandlung
von Beiträgen und Umlagen
Der AN muss die Grenzbeträge insbesondere entsprechend
- § 3 Nr. 56 EStG,
- § 40 b EStG,
- § 3 Nr. 63 EStG,
- § 100 EStG
- § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 9 SvEV und § 1 Abs. 1 Satz 3 SvEV
im Rahmen des Systemservice im HR-System vorhalten.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
GV01.13
Kataloge der Sozialversicherung (1/3)
Der AN muss die Beitragssätze der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenver-
sicherung historisiert im HR-System entsprechend der jeweils geltenden Rechtslage
vorhalten (z. B. KV betreffend:
- allgemeiner/erhöhter/ermäßigter Beitragssatz,
- kassenindividueller Zusatzbeitrag nach § 242 SGB V,
- durchschnittlicher Zusatzbeitrag nach § 242a SGB V,
- Beitragssatz für Versorgungsbezüge (KVdR),
- Umlagesatz für Mutterschutzaufwendungen (U2),
- individuelle Beitragssätze nach dem PUEG).
A
GV01.14
Kataloge der Sozialversicherung (2/3)
Der AN muss die Beitragssätze der landwirtschaftlichen Krankenkassen im HR-
System historisiert vorhalten.
A
GV01.16
Kataloge der Sozialversicherung (3/3)
Das HR-System muss für alle gesetzlichen Krankenkassen den Beitrag zur freiwilligen
Versicherung sowie eine abweichende Umlagekasse für Mitglieder einer landwirt-
schaftlichen Krankenkasse historisiert vorhalten.
A
GV01.17
Jährliche Anpassung der Pfändungsfreigrenzenbekanntmachung
Das HR-System muss die Beträge der jährlichen Pfändungsfreigrenzenbekanntma-
chung vorhalten.
A
GV01.18
Basiszinssatz
Das HR-System muss den aktuellen Basiszinssatz nach § 247 Abs. 2 BGB vorhalten.
A
GV01.23
Gesetzlich vorgegebene Werte für die ruhegehaltfähigen Dienstbezüge
Das HR-System muss sämtliche ruhegehaltsfähigen Dienstbezüge, deren Wert durch
das LBesG MV oder dessen Anlagen begründet ist, vorhalten.
A
4.7.2 Workflowmanagement
Im Folgenden sind Anforderungen an das HR-System zusätzlich zu jenen aus Kapitel 4.1 festgehalten, wel-
che nur die Bezügeabrechnung betreffen.
Allgemeine Anforderungen zu Workflow HR-System
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
WF01.34
Mindestrückrechnungstiefe
Das HR-Systemmuss eine Rückrechnungstiefe von 4 Jahren zzgl. des laufenden Jah-
res abbilden.
A
WF01.35
Erweiterte Rückrechnungstiefe
Das HR-System soll eine Rückrechnungstiefe von 6 Jahren zzgl. des laufenden Jahres
abbilden.
B
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Workflows zu Aufgabenbereichen und Aufgaben im HR-System
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
WF02.06
Generierung von Aufgaben
Das HR-System muss bei bezügeberechnungsrelevanter Dateneingabe durch die
Dienststellen eine Aufgabe im zuständigen zentralen Aufgabenbereich (Entgelt/Besol-
dung/Versorgung) generieren.
A
WF02.13
Bearbeitung von Aufgaben aus den Dienststellen (1/2)
Im HR-System müssenn Änderungen von Daten, die initial aus den Dienststellen stam-
men, zur Freigabe, Korrektur, Zurückverweisung in den Aufgabenbereichen der jewei-
ligen Dienststellen angezeigt werden.
A
WF02.14
Bearbeitung von Aufgaben aus den Dienststellen (2/2)
Das HR-System muss der Sachbearbeitung des LAF bei der Änderung von Daten, die
initial aus den Dienststellen stammen, ermöglichen (insbesondere bei einfachen
Schreibfehlern), die Änderung unmittelbar durchzuführen. In diesem Fall muss ledig-
lich ein Hinweis an die jeweilige Dienststelle erfolgen.
A
WF02.20
Wiedervorlage von Aufgaben mit Bedingung
Das HR-System muss es ermöglichen, dass für Aufgaben Wiedervorlagen mit Bedin-
gungen (definierte fachliche Voraussetzungen) versehen werden können. Verstreicht
die Wiedervorlagefrist und die Bedingung ist erfüllt, muss die Aufgabe dabei mit ei-
nem vorher auswählbaren Hinweistext erneut angezeigt werden.
Eine Bedingung kann zum Beispiel sein, dass ein aufzurechnender Betrag nicht voll-
ständig aufgerechnet werden konnte.
Das HR-System muss es der Zentralen Fachadministration ermöglichen, die Hinweis-
texte für Aufgaben mit Bedingung formulieren zu können.
A
WF02.22
Priorisierung von Aufgaben
Das HR-System soll eine Priorisierung von Aufgaben, die aufgrund der Plausibilitäts-
prüfung einer Dateneingabe als Fehler ausgewiesen werden, in den Kategorien gemäß
den Fehlerkategorien in Anforderungen PP01.05 vornehmen.
B
Spezielle Workflows
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
WF04.05
SCL Directory sowie BIC Directory
Das HR-System muss die aktualisierten Daten des SCL Directory sowie des BIC Direc-
tory (SS01.29) empfangen, auslesen und damit die Bankstammdaten des HR-Systems
aktualisieren. Der Datentransfer sowie die erfolgte Datenaktualisierung (inkl. evtl.
Fehlerereignisse) müssen protokolliert werden.
A
WF04.06
Bearbeitung DEÜV-A1
Das Gesamtsystem muss es den Dienststellen ermöglichen, DEÜV-A1-Anträge an die
GKV zur Bestätigung zu senden (SS01.04). Die Entscheidung der zuständigen Kranken-
kasse ist wiederum als Aufgabe im Aufgabenbereich der Dienststelle zur Verfügung
stellen.
A
WF04.07
Meldung nach Abschluss der Versorgungsleistungen an die Dienststelle
Das Gesamtsystem soll eine automatisierte Information an die letzte Dienststelle, der
der Personalfall zugehörig war, senden, wenn keine Versorgungsleistungen für diesen
Personalfall und dessen Hinterbliebenen mehr gewährt werden.
B
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13. Dezember 2024
4.7.3 Datenerfassung
Im Folgenden sind Anforderungen an das HR-System zusätzlich zu jenen aus Kapitel 4.1.1 festgehalten, wel-
che nur die Bezügeabrechnung betreffen.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
DE01.08
Personalfallstatus eingeben
Das HR-System muss der Sachbearbeitung je Personalfall die Eingabe eines Personal-
fallstatus ermöglichen. Dieser Status muss durch die Sachbearbeitung manuell ver-
änderbar sein.
Beispiel: Die Sachbearbeitung nimmt einen Personalfall neu auf und gibt den Status
händisch ein.
A
DE01.09
Personalfallstatus aus Personalfallstatus-Katalog auswählen
Das HR-System muss der Sachbearbeitung je Personalfall die Auswahl und Zuordnung
eines Personalfallstatus aus einem Personalfallstatus-Katalog ermöglichen. Der Kata-
log, der die Personalfallstatus beinhaltet, muss durch die Zentrale Fachadministra-
tion änderbar und erweiterbar sein. Die aktuellen Personalfallstatus sind mit dem
Stand 30.11.2023 in der Anlage 3.1 (Personalfallstatus) aufgelistet.
Beispiel: Die Sachbearbeitung nimmt einen Personalfall neu auf und setzt hierbei den
Status anhand des hinterlegten Katalogs auf „Neuzugang – Zahlungsaufnahme“.
A
DE01.14
Begrenzung der Ziffernanzahl
Das Gesamtsystem muss einen Eurobetrag bis zu 7 Stellen vor dem Komma ermögli-
chen. Die Begrenzung von Ziffernanzahlen soll durch die Zentrale Fachadministration
konfigurierbar sein.
A
DE01.18
Verknüpfung von Personalfällen
Das HR-System muss der Sachbearbeitung die Verknüpfung und Darstellung von zu-
sammenhängenden Personalfällen ermöglichen. Bei Aufruf eines Personalfalls müs-
sen die verknüpften Personalfälle angezeigt werden und ein direkter Aufruf dieser
Personalfälle durch die Sachbearbeitung ermöglicht werden.
Beispiel: Die Sachbearbeitung öffnet einen Personalfall (Waise). Ihr wird angezeigt,
dass es verknüpfte Personalfälle (verstorbener Beamter, Witwe) gibt. Durch Auswahl
eines verknüpften Personalfalls (verstorbener Beamter) öffnet sich dieser.
A
DE01.20
Automatisierte Stammdatenüberführung
Das HR-System muss es ermöglichen, dass notwendige, bereits erfasste Stammdaten
von Ehepartnern, Lebenspartnern und Kindern (z. B. Name, Vorname, Geburtsdatum,
Datum der Eheschließung) insbesondere für die Hinterbliebenenversorgung und das
Hinterbliebenenaltersgeld automatisiert in eigene, neue Personalfälle überführt wer-
den. Mit der Überführung sollen nach Wahl der Sachbearbeitung weitere Stammda-
ten wie Adresse und Bankverbindung des ursprünglichen Personalfalls (z. B. verstor-
bener Beamter) mit überführt werden.
A
DE01.23
Zuordnung eines Personalfalls zu Dienststellen und Buchungsstellen
Im HR-System müssen einem Personalfall mehrere Buchungsstellen (bis zu 5 Bu-
chungsstellen) und mehrere Dienststellen (bis zu 3 Dienststellen) zugeordnet werden
können. Diese Buchungsstellen wirken auf alle Bezügebestandteile. Es muss die Mög-
lichkeit bestehen, die Aufteilung prozentual auf verschiedene Buchungsstellen und
ggf. verschiedene Dienststellen vorzunehmen.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
DE01.24
Zuweisung abweichender Buchungsstellen bei allen Bezügebestandteilen
Das HR-System muss bei der Berücksichtigung von Bezügebestandteilen die Zuwei-
sung abweichender Buchungsstellen je Bezügebestandteil zulassen.
A
4.7.4 Mehrere Rechtsverhältnisse und Ansprüche zu demselben und unterschiedlichen
Arbeitgebern/Dienstherrn
Das LAF als Dienstleister rechnet Bezüge unterschiedlicher Art ab. Hierzu gehören
- Entgeltbezüge z. B. für Beschäftigungsverhältnisse, Ausbildungsverhältnisse und Praktikumsverhält-
nisse,
- Besoldungsbezüge z. B. für Beamtenverhältnisse, Richterverhältnisse und Amtsverhältnisse,
- Versorgungsbezüge für in den Ruhestand getretene Personen und deren Hinterbliebene mit Versor-
gungsanspruch und
- Altersgeldbezüge für altersgeldberechtigte Personen und deren Hinterbliebene mit Altersgeldan-
spruch.
Dabei kommt es vor, dass eine Person parallel z. B.
- mehrere Arbeitsverträge mit unterschiedlichen bezügerelevanten Stammdaten (z. B. Entgeltgruppe,
Stufe) zu einem Arbeitgeber haben kann (z. B. 20 h Uni Rostock + 20 h Fachhochschule Neubranden-
burg), die zwingend über ein Beschäftigungsverhältnis/eine Personalnummer abzurechnen sind.
- mehrere Arbeitsverträge zu unterschiedlichen Arbeitgebern haben kann (z. B. 20 h Uni Rostock + 20 h
Leibniz-Institut für Atmosphärenphysik e.V.). Hier wird mit jedem Arbeitsvertrag ein Beschäftigungs-
verhältnis zum jeweiligen Arbeitgeber eingegangen, die zwingend getrennt abzurechnen sind, denn je-
der Arbeitgeber erfordert eine eigenständige Personalnummer.
- neben einem privatrechtlichen bzw. öffentlich-rechtlichen Ausbildungsverhältnis ein Beschäftigungs-
verhältnis zum selben Arbeitgeber haben kann (z. B. Lehramtsanwärter + Beschäftigung als Teilzeitlehr-
kräfte). Hier werden unterschiedliche Rechtsverhältnisse eingegangen, die sozialversicherungsrechtlich
getrennt beurteilt aber steuerlich zusammen betrachtet werden müssen, weil es sich um denselben
Arbeitgeber handelt. Wünschenswert wäre eine Abrechnung über eine Personalnummer.
- Versorgungsempfängerin bzw. Versorgungsempfänger inkl. Hinterbliebene ist und in einem Dienst-/Be-
schäftigungs-/Ausbildungsverhältnis zum selben Arbeitgeber steht (eine Personalnummer),
- Versorgungsempfängerin bzw. Versorgungsempfänger inkl. Hinterbliebene ist und in einem Dienst-/Be-
schäftigungsverhältnis zu einem anderen Arbeitgeber steht (je Arbeitgeber eine Personalnummer).
Die verschiedenen Rechtsverhältnisse und Ansprüche sind durch das HR-System jeweils gesondert abzubil-
den. Zu den Rechtsverhältnissen und Ansprüchen gehören insbesondere
- Beschäftigungs- und Ausbildungsverhältnisse,
- Versorgungs- bzw. Altersgeldansprüche,
- Dienstverhältnisse (Beamte/Richter) bzw. Amtsverhältnisse und
- Versorgungs- bzw. Altersgeldansprüche.
Im HR-System werden sie bei Bedarf durch verschiedene Sachbearbeitende der Fachbereiche Entgelt, Be-
soldung, Versorgung bearbeitet.
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
MR01.01
Mehrere Rechtsverhältnisse und Ansprüche zu demselben Arbeitgeber
Das Gesamtsystem muss die Möglichkeit bieten, für jeden Personalfall mehrere
Rechtsverhältnisse und Ansprüche zu demselben Arbeitgeber/Dienstherrn auch
zeitlich überschneidend zu erfassen, unabhängig von den diesbezüglichen steuerli-
chen, sozialversicherungs- und zusatzversorgungsrechtlichen Vorgaben.
Soweit gesetzlich bzw. tarifrechtlich geregelt, müssen die verschiedenen Verhält-
nisse und Ansprüche getrennt beurteilt werden, aber in den Meldeverfahren muss
eine einheitliche Meldung abgeben werden (siehe SS01.04).
Die Abrechnung der parallel bestehenden Verhältnisse und Ansprüche muss in Do-
kumenten (z. B. der Entgeltbescheinigung) entsprechend dargestellt werden.
A
MR01.02
Mehrere Rechtsverhältnisse und Ansprüche zu demselben Arbeitgeber innerhalb
einer Personalnummer
Das Gesamtsystem muss innerhalb einer Personalnummer entsprechend der Vor-
gaben von MR01.01
mehrere Rechtsverhältnisse und Ansprüche zu demselben Arbeitgeber/Dienstherrn
erfassen.
A
MR01.03
Mehrere Rechtsverhältnisse und Ansprüche zu unterschiedlichen Arbeitge-
bern/Dienstherrn
Das Gesamtsystem muss die Möglichkeit bieten, für jeden Personalfall mehrere
Rechtsverhältnisse und Ansprüche unterschiedlicher Arbeitgeber/Dienstherrn auch
zeitlich überschneidend zu erfassen. Unterschiedliche Arbeitgeber/Dienstherrn er-
fordern die Vergabe von verschiedenen Personalnummern für dieselbe natürliche
Person.
A
4.7.5 Lebenslaufdaten
Im Folgenden sind Anforderungen an das HR-System zusätzlich zu jenen aus Kapitel 4.1 festgehalten, wel-
che nur die Bezügeabrechnung betreffen.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
LD01.02
Manuelle Erfassung für Fiktivberechnung
Das HR-System muss für Fiktivberechnungen (z. B. Versorgungsauskunft) die vo-
rübergehende manuelle Erfassung von Lebenslaufdaten für in der Zukunft liegende
Zeiträume ermöglichen.
A
LD01.03
Bereitstellung aus dem Modul Personalmanagement
Das Modul Bezüge muss alle vorhandenen Daten zum Lebenslauf eines Personalfalls
(insbesondere die in LD01.01 aufgelisteten Daten) aus dem Modul Personalmanage-
ment übernehmen können, soweit diese dort vorhanden sind (siehe Bezügedaten-
schnittstelle SS01.40).
A
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LD01.08
Versorgungszuschlag
Das Gesamtsystem muss bei Beurlaubungen ohne Dienstbezüge und bei Abord-
nungsfällen ohne Versetzungsabsicht der Sachbearbeitung durch entsprechende
Auswahlfelder die Dokumentation im Hinblick insbesondere auf § 6 Absatz 1 Satz 2
Nr. 5 Buchstabe b LBeamtVG MV ermöglichen, ob
- die Beurlaubung öffentlichen Belangen/dienstlichen Interessen dient,
- der Versorgungszuschlag noch zu zahlen ist und oder ausnahmsweise nicht er-
hoben wird,
- der Versorgungszuschlag vollständig gezahlt wurde,
- in welchem Umfang der Versorgungszuschlag bei nur teilweiser Einzahlung ge-
zahlt wurde.
A
LD01.09
Ruhegehaltfähigkeit
Das HR-System muss bei Beurlaubungen ohne Dienstbezüge ermöglichen, dass
diese manuell als bruchteilig und vollständig ruhegehaltfähig markiert werden kön-
nen.
A
4.7.6 Dunkelverarbeitung
Im Rahmen der Vorgangssteuerung ist es möglich, auf Basis konfigurierbarer Kriterien eine Dunkelverarbei-
tung anzustoßen. Der Prozess der Dunkelverarbeitung ist als automatisierter Prozess der systemgestützten
Bezügebearbeitung ohne Sachbearbeitung von der Anordnung bis zur Erstellung der Bezügemitteilung be-
trachtet werden. Das HR-System übt im Rahmen der Dunkelverarbeitung alle Funktionen autonom aus, die
im Rahmen der manuellen systemgestützten Vorgangsbearbeitung den Sachbearbeitenden zukommen.
Notwendige Voraussetzungen für die Dunkelverarbeitung sind digitalisierte Daten in hoher Qualität aus
dem Inputmanagement und den Schnittstellen, vollständige (Stamm-)Daten und ohne Auffälligkeiten
durchgeführte Plausibilitätsprüfungen. Der Prozess der Dunkelverarbeitung kann im Rahmen eines Work-
flows definier- und modellierbar sein. Eine manuelle Weiterbearbeitung von Aufgaben durch die Sachbear-
beitung ist möglich, zum Beispiel, wenn Daten fehlen oder Auffälligkeiten bei der Bearbeitung auftreten.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
DV01.01
Kriteriengeleitete Dunkelverarbeitung
Das HR-System muss die Möglichkeit bieten, Workflows und Datenfelder in einem
vollständig automatisierten Ablauf ohne Nutzereingriffe vom Antragseingang bis zur
Bescheiderstellung bzw. Zahlbarmachung zu verarbeiten.
A
DV01.02
Konfiguration kriteriengeleiteter Dunkelverarbeitung
Die Auswahl der Workflows und Datenfelder für die Dunkelverarbeitung muss durch
die Zentrale Fachadministration konfigurierbar sein.
A
DV01.03
Interne Kennzeichnung
Das HR-System muss in der Lage sein, dass alle Schreiben und Bescheide, welche
durch die Dunkelverarbeitung erstellt werden, eine entsprechende interne Kenn-
zeichnung erhalten.
A
DV01.04
Manuelle Bearbeitung bei Prüfauffälligkeiten
Das HR-System muss fähig sein, Aufgaben, die der Dunkelverarbeitung zugewiesen
wurden, bei Anschlagen der angewandten Regeln und Plausibilitätsprüfungen aus
der Dunkelverarbeitung auszusteuern und diese in einen manuellen Bearbeitungs-
prozess zu überführen.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
DV01.05
Dokumentation der Dunkelverarbeitungsschritte
Das HR-System soll in der Lage sein, mindestens sämtliche Schritte der Bruttoer-
mittlung der Dunkelverarbeitung einer Aufgabe nachvollziehbar in einer durch die
Sachbearbeitung einsehbaren Übersicht zu dokumentieren und historisieren.
B
4.7.7 Anforderungen Entgelt
Spezifiziert werden Bezüge erst durch das Arbeitsverhältnis im öffentlichen Dienst. Beschäftigte und Aus-
zubildende des Landes Mecklenburg-Vorpommern haben aus ihrem Arbeits-/Ausbildungsverhältnis einen
Anspruch auf Entgelt. Die Grundlage bilden tarifrechtliche Vorschriften.
4.7.7.1 Bruttoberechnung
In dem Kapitel Bruttoberechnung wird mit den dazugehörigen Unterkapiteln beschrieben, wie im HR-
System das Bruttoentgelt ermittelt wird. Die Ermittlung erfolgt für alle Entgeltbestandteile und betrifft so-
wohl die „gewöhnlichen“ Beschäftigten als auch besonders beschriebene Fälle und besondere Beschäfti-
gungsverhältnisse. Das Bruttoentgelt wird bei Bedarf gekürzt oder gemindert oder dem Beschäftigungsum-
fang entsprechend angepasst. Daneben werden Einmal- und Sonderzahlungen gewährt.
4.7.7.1.1 Grundbezüge
Das HR-System muss alle Entgeltbestandteile (inkl. z. B. Stufen, Entgeltfortzahlung) unter Beachtung tarifli-
cher und gesetzlicher Normen ermitteln bzw. berechnen und die Buchung auf eine oder bei Bedarf auf
mehrere Buchungsstellen ermöglichen.
Für die Entgeltberechnung dieses Kapitels finden auch die übergreifenden Anforderungen aus den Kapiteln
4.7.10.1 (Übergreifende fachliche Anforderungen: Bruttoberechnung – Bezügeberechnung allgemein) und
4.7.10.2 (Übergreifende fachliche Anforderungen: Bruttoberechnung – Leistungsbezüge) Anwendung.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
EG01.01
Berechnung der Grundbestandteile Entgelt (1/6)
Das HR-System muss die Berechnung des Entgeltes unter Beachtung sämtlicher tarif-
licher und sonstiger bundes- und landesgesetzlicher Regelungen sowie der entspre-
chenden Verwaltungsvorschriften, insbesondere §§ 16, 17, 24, 28, 29, 37 TV-L, EStG,
Verwaltungsvorschriften (VV), Erlasse, Durchführungshinweise der TdL, TV-Forst,
TVA-Forst, TV-L PKW Fahrer, TVA-LBBiG, TVdS-L ermöglichen.
A
EG01.02
Berechnung der Grundbestandteile Entgelt (2/6)
Das HR-System muss bei der Berechnung des Entgeltes Teilmonate und auch weitere
Bezügebestandteile für Teile eines Monats berücksichtigen.
A
EG01.03
Berechnung der Grundbestandteile Entgelt (3/6)
Das HR-System muss bei der Berechnung des Entgeltes die Zahlung des auf eine
Stunde entfallenden Anteils des Tabellenentgelts sowie der sonstigen in Monatsbe-
trägen festgelegten Entgeltbestandteile, sofern nur für einen Teil eines Kalendertages
Anspruch auf Entgelt besteht, ermöglichen.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
EG01.04
Berechnung der Grundbestandteile Entgelt (4/6)
Das HR-System muss bei der Berechnung des Entgeltes die Eingabe und korrekte Auf-
teilung der Kosten bei mehreren Buchungsstellen (siehe Kapitel 4.7.14 Zahlung/Zahl-
barmachung) hinsichtlich einer Person für
- laufende Bezüge,
- Einmalzahlungen,
- Arbeitgeberkosten zur Sozialversicherung und
- betrieblichen Altersversorgung
(z. B. für Beschäftigte in verschiedenen Projekten) ermöglichen.
A
EG01.05
Berechnung der Grundbestandteile Entgelt (5/6)
Das HR-System muss bei der Berechnung des Entgeltes die Eingabe und korrekte Auf-
teilung der Kosten bei abweichender Buchungsstelle von einer oder mehreren weite-
ren Bezügebestandteilen bieten.
A
EG01.06
Berechnung der Grundbestandteile Entgelt (6/6)
Das HR-System muss bei der Berechnung des Entgeltes zusätzlich zur Entgeltgruppe
und –stufe die Erfassung von Tätigkeitsmerkmalen (z. B. Abschnitte, Unterabschnitte
usw. der Entgeltordnungen und Eingruppierungsrichtlinien) ermöglichen.
A
EG01.07
Anlage von Personenkreisen
Das HR-System muss die Zuordnung der Personalfälle zu Personenkreisen (z. B. siehe
Anlage 3.2 (Personenkreise)) ermöglichen.
A
EG01.08
Konfiguration von Personenkreisen
Das HR-System muss der Zentralen Fachadministration die Konfiguration der Perso-
nenkreise (d.h. die Zuordnung der Personalfälle zu Personenkreisen) ermöglichen.
A
EG01.09
Automatisierte Berechnung tariflicher Vorgaben (1/6)
Das HR-System muss die automatisierte Berechnung einschließlich der Stufe auf der
Grundlage der eingegebenen/übernommenen Entgeltgruppe, in der die beschäftigte
Person eingruppiert ist, ermöglichen.
A
EG01.10
Automatisierte Berechnung tariflicher Vorgaben (2/6)
Das HR-System muss ein manuelles Vorgeben einer abweichenden Stufe ermöglichen.
A
EG01.11
Automatisierte Berechnung tariflicher Vorgaben (3/6)
Das HR-System muss die
- Festsetzung der Stufe bei Neueinstellungen,
- die Berechnung der Folgestufen,
- die Neuberechnung von Stufen bei Änderung der Ausgangsvoraussetzung (z. B.
Höher-, Herabgruppierung, Weiterbeschäftigung nach schädlichen Unterbre-
chungen, Änderung des Rechtsverhältnisses)
anhand der aktuellen Entgeltgruppe automatisiert ermöglichen.
Hierbei muss eine Möglichkeit zur manuellen Eingabe/Übernahme von anrechenba-
ren Restzeiten/Zeiten im Vorbereitungsdienst auf den Lehrberuf als Stufenlaufzeit be-
stehen.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
EG01.12
Automatisierte Berechnung tariflicher Vorgaben (4/6)
Das HR-System muss die Möglichkeit bieten, dass die Stufenlaufzeit in der jeweiligen
Entgeltgruppe nach § 16 Abs. 3 TV-L i. V. m. den jeweiligen Eingruppierungsregelun-
gen (z. B. der Entgeltordnungen), ggf. unter Beachtung anrechenbarer Restzeiten etc.
automatisiert überwacht wird, so dass Stufensteigerungen (z. B. § 16 TV-L) auch unter
Beachtung evtl. Unterbrechungszeiten (§ 17 Abs. 3 TV-L) automatisiert erfolgen kön-
nen.
Die Stufenlaufzeitverlängerung muss für einzelne Beschäftigte durch die Sachbearbei-
tung bei Bedarf deaktiviert werden können.
Die erhöhten Tabellenentgelte (z. B. nach § 19 Abs. 2 S. 2 und 3 TVÜ-L) müssen auto-
matisiert berücksichtigt werden.
A
EG01.13
Automatisierte Berechnung tariflicher Vorgaben (5/6)
Das HR-System muss bei der Stufenlaufzeit manuelle Eingriffe ermöglichen, damit Stu-
fenlaufzeitverkürzungen bzw. -hemmungen und -verlängerungen (§ 17 Abs. 2 TV-L)
nach Anzeige der personalführenden Dienststellen umgesetzt werden können.
A
EG01.14
Automatisierte Berechnung tariflicher Vorgaben (6/6)
Das HR-System muss bei erfassten Fehlzeiten, insbesondere Kind-Erkrankung, Eltern-
zeit, Beurlaubung automatisiert eine tarifliche Stufenlaufzeitverlängerung und das
Herauszögern des entsprechenden Stufenaufstiegs (§ 17 TV-L) umsetzen.
A
EG01.15
Berechnung der Grundbestandteile – allgemein (1/2)
Das HR-System muss es insbesondere gemäß § 24 Abs. 4 TV-L/TV-Forst ermöglichen,
dass Daten für die Entgeltabrechnung Tag genau erfassbar und berechenbar sind. Bei
den Berechnungen müssen die gesetzlichen Rundungsregeln berücksichtigt werden.
Die entgeltrelevanten Daten (Entgeltgruppen und -stufen) müssen dabei monatlich
(ggf. auch innerhalb des Abrechnungszeitraums) wechseln und mit Wirkung für die
Vergangenheit (bis zur max. Rückrechnungstiefe) oder Zukunft zahlungswirksam um-
gesetzt werden können.
A
EG01.16
Berechnung der Grundbestandteile – allgemein (2/2)
Das HR-System muss insbesondere gemäß §§ 24 Abs. 2 und 3, 28, 29 TV-L die Mög-
lichkeit bieten, bei Teilzeitbeschäftigten die Bezüge vorbehaltlich abweichender Best-
immungen im gleichen Verhältnis zu kürzen wie die Arbeitszeit. Bei den Berechnun-
gen müssen die gesetzlichen Rundungsregeln nach § 24 Abs. 4 TV-L berücksichtigt
werden.
Bei der Berechnung der Bezüge müssen
- Sonderurlaubsregelungen (§ 28 TV-L) und Arbeitsbefreiung (§29 TV-L) mit/ohne
Entgelt und
- tageweise und stundengenaue Kürzungen (§ 24 Abs. 3 TV-L, z. B. Disziplinarver-
fahren, Anspruch auf Bezüge für einen Teil des Monats oder Streiks)
berücksichtigt werden können.
A
EG01.17
Höher- und Herabgruppierung bei Entgeltberechnung (1/2)
Das HR-System muss gemäß §§ 16, 17 Abs. 4, 52 TV-L ermöglichen, dass die Festset-
zung des Tabellenentgelts aus der höheren bzw. niedrigeren Entgeltgruppe und der
zu ermittelnden Stufe (mit der Möglichkeit einer manuellen Korrektur) sowie eines
ggf. festzusetzenden Garantiebetrags automatisiert erfolgt.
A
EG01.18
Höher- und Herabgruppierung bei Entgeltberechnung (2/2)
Das HR-System muss bei Tabellenwechseln die jeweilige Höher-/Herabgruppierung
automatisiert prüfen und einen zu zahlenden Garantiebetrag automatisiert einstel-
len.
A
13. Dezember 2024
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
EG01.19
Entgeltfortzahlung (1/2)
Das HR-System muss automatisiert die Entgeltfortzahlung gemäß § 21 TV-L/TV-Forst
und dem Entgeltfortzahlungsgesetz insbesondere bei
- Arbeitsunfähigkeit,
- Urlaub,
- an Feiertagen und
- an Tagen mit Arbeitsbefreiung/Sonderurlaub unter Fortzahlung des Entgelts, so-
wohl für das Tabellenentgelt, und die sonstigen in Monatsbeträgen festgelegten
Entgeltbestandteile, als auch für die Durchschnittsbeträge für unständige Ent-
geltbestandteile (§ 21 Satz 2 und 3 TV-L/TVF)
ermöglichen.
A
EG01.20
Entgeltfortzahlung (2/2)
Das HR-System muss bei der Entgeltfortzahlung für Arbeitsunfähigkeit eine automati-
sierte Überwachung der Entgeltfortzahlungsfristen sicherstellen.
A
EG01.21
Automatisierte Ermittlung Entgeltfortzahlungszeitraum
Das HR-System muss die Daten zu Vorerkrankungszeiten aus dem EEL-
Meldeverfahren in den zugehörigen Personalfall übernehmen können. Anhand dieser
Daten mussl das HR-System den Entgeltfortzahlungszeitraum bilden.
A
EG01.22
Zahlungseinstellung am Ende des Entgeltfortzahlungszeitraums
Das HR-System muss nach Ermittlung des Entgeltfortzahlungszeitraums die Fortzah-
lung am Ende des ermittelten Zeitraums automatisiert einstellen.
A
EG01.23
Berechnung des Urlaubsentgeltes (Entgeltfortzahlung)
Das HR-System soll das Urlaubsentgelt im Zeitpunkt der tatsächlichen Inanspruch-
nahme automatisiert berechnen. Das HR-System muss hierbei die Durchführungshin-
weise der TdL vom 26.10.2020 zum Urlaubsanspruch bei Änderung des Beschäfti-
gungsumfangs/Beschäftigungsmodells im Laufe des Urlaubsjahres beachten.
B
EG01.24
Strukturausgleich
Das HR-System muss gemäß § 12 TVÜ-L den derzeit gezahlten nicht dynamischen
Strukturausgleich ermöglichen. Dabei muss die Trennung zwischen bei Teilzeit zu kür-
zenden und nicht zu kürzenden Strukturausgleichen beibehalten werden. Die Anrech-
nung des Höhergruppierungsgewinns auf den Strukturausgleich und die Weiterzah-
lung bei Herabgruppierung muss entsprechend der geltenden Regelungen erfolgen.
A
EG01.25
Auslandsvergütung
Das HR-System soll auch im Rahmen der Entgeltberechnung gemäß der §§ 2, 75 LBesG
MV und der §§ 52-57 BBesG die Möglichkeit bieten, dass auf die Tarifbeschäftigten in
Auslandsdienststellen des Landes die jeweiligen besoldungsrechtlichen Landesbe-
stimmungen entsprechend Anwendung finden, sofern die Auslandsverwendung für
mindestens 12 Monate erfolgt.
Somit ist die automatisierte Berechnung und Zahlbarmachung von Auslandszuschlä-
gen, Kaufkraftausgleichen unter Berücksichtigung der maßgeblichen (vom AN zu hin-
terlegenden) Indizierung und des Zonenschlüssels ermöglichen. Zu diesem Zweck ist
die Möglichkeit einer manuellen Erfassung der Auslandsverwendung und der Miet-
höhe sowie Erfassungsmöglichkeit und Zahlbarmachung für Auslandsverwendungszu-
schlag erforderlich.
B
13. Dezember 2024
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
EG01.26
Manuelle Eingabe der Haushaltsbelastung und automatisierte Berechnung des Be-
zügebruttos
Das HR-System soll nach manueller Eingabe der Haushaltsbelastung als Höchstbetrag
(Arbeitgeberbrutto) für das gesamte Entgelt oder einzelne Bezügebestandteile auto-
matisiert das Bezügebrutto (Arbeitnehmerbrutto) berechnen. Die Berechnung muss
ebenso fiktiv möglich sein.
B
Nachfolgend werden die Anforderungen zu den Grundbezügen der besonderen Fälle nach TV-L aufgeführt.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
EG01.27
Beschäftigte im Sozial- und Erziehungsdienst
Das HR-System muss für Beschäftigte im Sozial- und Erziehungsdienst das Entgelt
zusätzlich nach dem § 52 TV-L automatisiert berechnen. Dabei sind
- gemäß § 52 Nummer 2 TV-L die Tabellenentgelte der Anlage G des TV-L,
- gemäß § 52 Nummer 3 TV-L die dort benannten Stufenlaufzeiten,
- gemäß § 52 Nummer 4 TV-L die dort benannten Entgeltgruppen,
maßgeblich.
A
EG01.28
Praktikantenentgelt (1/2)
Das HR-System muss berücksichtigen, dass sich das monatliche Praktikantenent-
gelt nach den in § 8 TV Prakt-L genannten Berufen und Beträgen richtet. Das mo-
natliche Praktikantenentgelt ist nach der Eingabe bzw. Übernahme der Praktikan-
tinnen und Praktikanten automatisiert zu ermitteln, zu pflegen und
weiterzuentwickeln.
A
EG01.29
Praktikantenentgelt (2/2)
Das HR-System muss die Erfassung einer individuell vereinbarten Praktikantenver-
gütung entsprechend §§ 7 und 8 der Praktika-Richtlinie der TdL ermöglichen.
A
EG01.30
Ausbildungsentgelt (1/4)
Das HR-System muss das monatliche Ausbildungsentgelt berechnen können. Es
richtet sich nach dem jeweiligen Ausbildungsjahr und den in § 8 des jeweiligen
Tarifvertrags genannten Beträgen.
A
EG01.31
Ausbildungsentgelt (2/4)
Das HR-System muss das monatliche Ausbildungsentgelt nach der Eingabe bzw.
Übernahme Auszubildender nach TVA-L BBiG bzw. TVA-L-Forst automatisiert an-
hand des gespeicherten Ausbildungsjahres ermitteln und pflegen.
A
EG01.32
Ausbildungsentgelt (3/4)
Das HR-System muss die Abrechnung von Teilzeitausbildungen ermöglichen.
A
EG01.33
Ausbildungsentgelt (4/4)
Das HR-System muss zusätzlich die Möglichkeit eines manuellen Eingriffs hinsicht-
lich des monatlichen Ausbildungsentgelts ermöglichen, damit Verlängerungen und
Verkürzungen von Ausbildungsjahren nach Anzeige der personalführenden
Dienststellen umgesetzt werden können.
A
EG01.34
Studienentgelt
Das HR-System muss das monatliche Studienentgelt nach den jeweiligen Ausbil-
dungsbereichen und den in Abschnitt I Nr. 6, Abschnitt II Nr. 6 und Abschnitt III Nr.
3 der Richtlinie für duale Studiengänge und Masterstudiengänge bzw. in § 8 TVdS-
L inkl. der dort genannten Beträge ermöglichen.
A
13. Dezember 2024
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
EG01.35
Pauschalentgelte Pkw-Fahrer (1/2)
Das HR-System muss gemäß § 4 Pkw-Fahrer-TV-L für die Fahrer das Pauschalent-
gelt, mit dem das Tabellenentgelt (§ 15 TV-L) sowie das Entgelt für Überstunden
und Zeitzuschläge für Überstunden (§ 8 Absatz 1 Satz 2 Buchstabe a TV-L) abge-
golten ist, automatisiert berechnen.
Es ermittelt sich auf der Grundlage der Entgeltgruppe 4, der für den Fahrer gelten-
den Pauschalgruppe sowie der eingegebenen bzw. übernommenen Stufe (§ 16 TV-
L bzw. § 7 TVÜ-L). Die Beträge des Pauschalentgelts ergeben sich aus der Anlage 3
zum Pkw-Fahrer-TV-L.
A
EG01.36
Pauschalentgelte Pkw-Fahrer (2/2)
Das HR-System muss die Stufenlaufzeit in der jeweiligen Pauschalgruppe entspre-
chend der Anlage 3 zum PKW-Fahrer-TV-L unter Beachtung anrechenbarer Rest-
zeiten, etc. automatisiert überwachen, sodass Stufensteigerungen (Anlage 3 PKW-
Fahrer- TV-L) auch unter Beachtung evtl. Unterbrechungszeiten (§ 17 Abs. 3 TV-L)
automatisiert erfolgen können.
A
4.7.7.1.2 Gesonderte Beschäftigungsverhältnisse und -arten
Neben den gewöhnlichen Beschäftigungsverhältnissen, welche in Kapitel 4.7.7.1.1 behandelt werden, be-
stehen besondere Beschäftigungsverhältnisse. Für diese gibt es zusätzliche Regelungen. Besondere Be-
schäftigungsverhältnisse betreffen insbesondere Volontäre, Rechts- und Lehramtsreferendare, Rechtsrefe-
rendare in einem öffentlich-rechtlichen Ausbildungsverhältnis, wissenschaftliche und studentische
Hilfskräfte, und außer- sowie übertariflich Beschäftigte.
Im Arbeitsbereich Entgelt werden familienbezogene Leistungen nur für Sonderdienstverträge, Lehramts-
und Rechtsreferendare gezahlt. Für die Entgeltberechnung finden insoweit die übergreifenden Anforderun-
gen aus dem Kapitel 4.7.10.3 „Übergreifende fachliche Anforderungen: Bruttoberechnung – Familienbezo-
gene Leistungen“ Anwendung.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
EG02.01
Volontäre (1/3)
Das HR-System muss für Volontäre ein Entgelt in Höhe von 50% des jeweiligen Ent-
gelts der Entgeltgruppe 13 Stufe 1 TV-L automatisiert berechnen.
A
EG02.02
Volontäre (2/3)
Das HR-System muss Volontären mit abgeschlossener wissenschaftlicher Hoch-
schulbildung ab dem 2. Ausbildungsjahr ein Entgelt in Höhe von 50% des jeweiligen
Entgelts der Entgeltgruppe 13 Stufe 2 TV-L automatisiert berechnen.
A
EG02.03
Volontäre (3/3)
Der Betrag des Entgeltes muss nach Eingabe des „Bezügeschlüssels“ automatisiert
ermittel- und pflegbar sein.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
EG02.04
Rechtsreferendare
Das HR-System muss für Rechtsreferendare in einem öffentlich-rechtlichen Ausbil-
dungsverhältnis Unterhaltsbeihilfe nach der RRefUBeihV MV automatisiert berech-
nen. Die Unterhaltsbeihilfe besteht aus
- dem Grundbetrag nach § 1 (1) Nr. 1 RRefUBeihV MV, wobei die manuelle Erfas-
sung eines Kürzungsbetrages (Anrechnung der Entgelte aus Nebentätigkeit)
möglich sein muss, und
- dem Familienzuschlag nach § 1 (1) Nr. 2 RRefUBeihV MV, wobei die entspre-
chenden Beträge des Familienzuschlags automatisiert vorzuhalten sind.
A
EG02.05
Erstellen von Anschreiben für besondere Beschäftigungsverhältnisse
Das HR-System muss automatisiert Anschreiben für die besonderen Beschäftigungs-
verhältnisse erstellen können (mind. Anschreiben zur regelmäßigen Überprüfung
Familienzuschlag, Erinnerung).
A
EG02.06
Lehramtsreferendare
Das HR-System muss für Lehramtsreferendare in einem öffentlich-rechtlichen Aus-
bildungsverhältnis Ausbildungsbezüge nach den §§ 5b, 7 LehVDVO MV automati-
siert berechnen. Die Ausbildungsbezüge bestehen aus
- dem Grundbetrag nach § 7 (1) Satz 2 Nr. 1 LehVDVO MV und
- dem Familienzuschlag nach § 7 (1) Satz 2 Nr. 2 LehDVO MV.
A
EG02.07
Monats- und Stundenentgelte für wissenschaftliche und studentische Hilfskräfte
sowie sonstige Beschäftigte (1/2)
Das HR-System muss für wissenschaftliche und studentische Hilfskräfte sowie sons-
tige Beschäftigte Monats- und Stundenentgelte (Stunden und Minuten) aus einem
zukünftigen Fachverfahren Personalmanagement (elektronische Personalakte)
übernehmen können (siehe Bezügedatenschnittstelle SS01.40).
A
EG02.08
Monats- und Stundenentgelte für wissenschaftliche und studentische Hilfskräfte
sowie sonstige Beschäftigte (2/2)
Das HR-System muss für wissenschaftliche und studentische Hilfskräfte sowie sons-
tige Beschäftigte die Monats- und Stundenentgelte (Stunden und Minuten) nach der
Richtlinie der TdL über die Arbeitsbedingungen der wissenschaftlichen und studen-
tischen Hilfskräfte vom 23.06.2008 in der jeweils aktuellen Fassung manuell erfass-
bar machen.
A
EG02.09
Außer- sowie übertariflich Beschäftigte bzw. Auszubildende (1/2)
Das HR-System muss für außer- sowie übertariflich Beschäftigte bzw. Auszubil-
dende, denen entsprechend den Vereinbarungen in ihren Arbeitsverträgen/Ausbil-
dungsverträgen Entgelt, z. B.
- in Anlehnung an einen Tarifvertrag,
- Pauschalvergütung,
- gemäß Beamten/Richtern/Staatssekretären
zu zahlen ist, eine entsprechende manuelle Erfassungsmöglichkeit und die daraus
resultierende Entgeltberechnung vorhalten. Dabei muss das HR-System die Mög-
lichkeit bieten, alle Entgelt- bzw. Ausbildungsentgelt-/Besoldungsbestandteile vari-
abel auszuwählen.
A
EG02.10
Außer- sowie übertariflich Beschäftigte bzw. Auszubildende (2/2)
Das HR-System muss die Möglichkeit bieten, Höchstbeträge für die Vergütung vor-
zugeben.
Des Weiteren muss der Sachbearbeitung für andere außer- und übertarifliche Be-
schäftigte bzw. Auszubildende die Auswahlmöglichkeit eines manuell zu erfassen-
den Festbetrags, alternativ dynamisch oder nicht dynamisch, bestehen.
A
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4.7.7.1.3 Weitere Bezügebestandteile
Neben den üblichen Entgeltbestandteilen gibt es weitere Entgeltbestandteile wie Zulagen, Zuschüsse, Zu-
schläge, Entschädigungen, Aufwandsentschädigungen und Prämien. Diese müssen durch die Sachbearbei-
tung als Betrag oder Prozentsatz eingebbar und durch die Zentrale Fachadministration konfigurierbar sein.
Für die Entgeltberechnung dieses Kapitels finden auch die übergreifenden Anforderungen aus dem Kapitel
4.7.10.4 (Übergreifende fachliche Anforderungen: Bruttoberechnung – Weitere Bezügebestandteile) An-
wendung.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
EG03.01
Gesetzliche Entschädigungen nach § 56 Infektionsschutzgesetz
Das HR-System muss gesetzlich vorgesehene Entschädigungen nach § 56 Infektions-
schutzgesetz automatisiert berechnen.
A
EG03.02
Krankengeldzuschuss
Das HR-System muss den Krankengeldzuschuss nach § 22 Abs. 2 TV-L automatisiert
berechnen.
A
EG03.03
Überwachung des Krankengeldzuschusses
Das HR-System muss die automatisierte Überwachung der Anspruchszeiten beim
Krankengeldzuschuss ermöglichen.
A
EG03.04
Zahlungseinstellung am Ende des Krankengeldzuschusszeitraumes
Das HR-System muss nach Ermittlung der Anspruchsdauer auf Krankengeldzuschuss
die Zahlung am Ende des ermittelten Zeitraums automatisiert einstellen.
A
EG03.05
Erschwerniszulagen
Das HR-System muss l Erschwerniszulagen nach § 19 TV-L in Verbindung mit EZulV
MV auch bei Teilzeitbeschäftigung mit ungleichmäßiger Verteilung der Arbeitszeit
und für Zeiten eines Beschäftigungsverbotes automatisiert berechnen.
A
EG03.06
Mutterschutzlohn
Das HR-System muss das Entgelt bei einem Beschäftigungsverbot (Mutterschutz-
lohn § 18 MuSchG) automatisiert berechnen.
A
4.7.7.1.4 Kürzungen/Minderung von Bezügen
Nachdem im HR-System alle Entgeltbestandteile für den Personalfall ermittelt wurden, muss das HR-System
Kürzungen, Minderungen und Unterbrechungen ermöglichen.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
EG04.01
Kürzungen (1/2)
Das HR-System muss gemäß §§ 24 und 28 TV-L, § 56 IfSG fähig sein, die gesetzlich
und tarifrechtlich geregelten Kürzungen und Minderungen von Bezügebestandtei-
len automatisiert abzurechnen. Das HR-System muss als Kürzungsmöglichkeiten die
manuelle Erfassung
- von Fehltagen und Fehlstunden,
- eines Kürzungsbetrages,
- eines Kürzungsprozentsatzes,
- einer Höchstgrenze und
- eines Festbetrages
vorsehen.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
EG04.02
Kürzungen (2/2)
Das HR-System muss bei Kürzungen und Minderungen von Bezügebestandteilen
mehrfache Wechsel aller Kürzungsmerkmale im Monat ermöglichen.
A
EG04.03
Kürzungen durch Fehlzeiten nach ITSG
Das HR-System muss das detaillierte Erfassen von Fehlzeiten nach der Anlage 3 im
Pflichtenheft zur Systemuntersuchung der ITSG ermöglichen. Das HR-System muss
die daraus resultierenden Kürzungen ermöglichen.
A
EG04.04
Kürzung Anwärterbezüge
Das HR-System muss gemäß § 5b LehVDVO MV und § 81 LBesG MV eine manuelle
Erfassung des Kürzungsbetrages oder eines Prozentsatzes der Bezüge im öffentlich-
rechtlichen Ausbildungsverhältnis ermöglichen.
A
EG04.05
Unterbrechungen in der Entgeltzahlung (1/4)
Das HR-System muss folgende Unterbrechungen zur Einstellung der Entgeltzahlung
ermöglichen:
- allgemein gesetzliche Unterbrechungen,
- tarifliche Unterbrechungen,
- außer- sowie übertarifliche Unterbrechungen,
- Sonderurlaub,
- Pflegezeit und
- Elternzeit.
A
EG04.06
Unterbrechungen in der Entgeltzahlung (2/4)
Das HR-System muss automatisiert monats-, tage-, oder auch stundenweise Kür-
zung der Entgelte nach § 24 Abs. 3 TV-L/TV-Forst ermöglichen.
A
EG04.07
Unterbrechungen in der Entgeltzahlung (3/4)
Das HR-System muss die unterschiedlichen Unterbrechungstatbestände von
EG04.05 (Unterbrechungen in der Entgeltzahlung (1/4)) entsprechend kennzeich-
nen.
A
EG04.08
Unterbrechungen in der Entgeltzahlung (4/4)
Das HR-System muss bei Unterbrechungen, die einer ununterbrochenen Tätigkeit
im Sinne des § 16 Abs. 3 Satz 1 TV-L gleichstehen, bzw. nach § 17 Abs. 3 Satz 2 TV-L
unschädlich sind, automatisiert bei der Stufenfestsetzung entsprechend der Rege-
lungen des § 17 TV-L berücksichtigen. Für einzelne Unterbrechungen (auch über den
Jahreswechsel hinaus), welche nur zusammengerechnet eine Gesamtzeit von min-
destens 30 Tagen ergeben, gilt § 17 Abs. 3 Satz 2 TV-L entsprechend, wobei ganze
Monate als 30 Tage anzusehen sind und im Übrigen eine taggenaue Hemmung der
Stufenlaufzeit erfolgt. Bei schädlichen Unterbrechungen erfolgt eine Zuordnung zu
einer Stufe entsprechend § 17 Abs. 3 Satz 3 TV-L.
A
4.7.7.1.5 Einmal- und Sonderzahlungen, Sterbegeld
Neben den monatlichen Bezügen muss das HR-System Einmalzahlungen wie zum Beispiel auf Grundlage
einer Tarifeinigung, als Abfindung, als Urlaubsabgeltung als Abschlussprämie und als Jubiläumsgeld ermög-
lichen und die Jahressonderzahlung ermitteln.
Weiterhin erhalten Hinterbliebene Sterbegeld nach § 23 Abs. 3 TV-L, soweit ein Personalfall verstirbt.
Für die Entgeltberechnung dieses Kapitels finden auch die übergreifenden Anforderungen ÜF05.01 und
ÜF05.02 aus dem Kapitel 4.7.10.5 (Übergreifende fachliche Anforderungen: Bruttoberechnung – Einmal-
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und Sonderzahlungen) und die übergreifenden Anforderungen aus dem Kapitel 4.7.10.6 (Übergreifende
fachliche Anforderungen: Bruttoberechnung - Sterbegeld) Anwendung.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
EG05.01
Jubiläumsgeld
Das HR-System muss das Jubiläumsgeld gemäß TV-L § 23 Abs. 2 in Verbindung mit
§34 Abs. 3 TV-L automatisiert ermitteln. Hierfür muss eine manuelle Erfassung des
Beginns der Beschäftigungszeit vorgenommen werden können.
A
EG05.02
Abfindungen - Übernahme aus dem Fachverfahren Personalmanagement
Das HR-System muss die Möglichkeit bieten, eine Abfindung aus einem zukünftigen
Fachverfahren Personalmanagement (siehe Bezügedatenschnittstelle SS01.40) zu
übernehmen.
A
EG05.03
Abfindungen - manuelle Erfassung
Das HR-System muss die Möglichkeit bieten, eine Abfindung mit ihrem manuell fest-
gesetzten Wert zu erfassen z. B. aufgrund von gerichtlichen Urteilen und außerge-
richtlichen Vergleichen.
A
EG05.04
Urlaubsabgeltung – Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Das HR-System muss fähig sein, die antragsbedingte Urlaubsabgeltung bei Beendi-
gung des Arbeitsverhältnisses der beschäftigten Person zu berechnen.
A
EG05.05
Urlaubsabgeltung – automatisierter Bescheid
Das HR-System muss fähig sein, dass nach der automatisierten Berechnung der zu
zahlenden Urlaubsabgeltung automatisiert ein entsprechendes Anschreiben (inkl.
Freitextfelder zum Ausfüllen durch die Sachbearbeitung) zur Information über den
berechneten Betrag an die beschäftigte Person bzw. den Erben erfolgt.
A
EG05.06
Abschlussprämie
Das HR-System muss die Abschlussprämie über erfolgreiches Ablegen der Ab-
schlussprüfung von Auszubildenden gem. § 20 TVA-L BBiG/TV-A Forst automatisiert
ermitteln. Die dafür notwendigen Daten müssen manuell erfassbar und aus einem
zukünftigen Fachverfahren Personalmanagement übernommen werden können
(siehe Bezügedatenschnittstelle SS01.40).
A
EG05.07
Jahressonderzahlung (1/2)
Das HR-System muss die Jahressonderzahlung gemäß der TdL-Durchführungshin-
weise in der jeweils gültigen Fassung zur Jahressonderzahlung nach § 20 TV-L ein-
schließlich landesspezifischer Regelungen, § 20 TV-Forst, § 16 TVA-Forst, § 16 TAV-
L BBiG automatisiert berechnen.
A
EG05.08
Jahressonderzahlung (2/2)
Das HR-System muss bei der Jahressonderzahlung im Besoldungsbereich die An-
rechnung von der Sonderzahlung vergleichbarer Leistungen, die aufgrund anderer
als beamtenrechtlicher Regelungen gezahlt werden gemäß § 7 Abs. 5 Sonderzah-
lungsgesetz MV berücksichtigen.
A
EG05.09
Sonderzahlung für Lehramtsreferendare
Das HR-System muss bei der Berechnung der Sonderzahlung für Lehramtsreferen-
dare nach § 5b LehVDVO MV in Verbindung mit dem SZG MV die Jahressonderzah-
lung nach § 20 TV-L gemäß § 7 (5) SZG MV automatisiert anrechnen.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
EG05.10
Jahressonderzahlung – mehrere Arbeitsverträge
Das HR-System muss der Sachbearbeitung die Möglichkeit bieten, mehrere Arbeits-
verträge für die Jahressonderzahlung nach Sachzusammenhängen auszuwählen.
Verschiedene Arbeitsverträge mit Tätigkeiten, die in unmittelbaren Sachzusammen-
hang zueinanderstehen, sollen in Bezug auf die Jahressonderzahlung als einheitli-
ches Arbeitsverhältnis verarbeitet werden. Besteht zwischen den vereinbarten Tä-
tigkeiten kein Sachzusammenhang, ist für die Berechnung der Jahressonderzahlung
jedes Arbeitsverhältnis getrennt zu betrachten. Eine Berücksichtigung von Zeiten
aus einer zeitlich früher begonnenen Tätigkeit, für die ebenfalls ein Anspruch auf
Jahressonderzahlung besteht, muss erfolgen.
A
4.7.7.1.6 Besondere Arbeitszeitregelungen
Soweit eine beschäftigte Person in Teilzeit arbeitet, muss das HR-System den Beschäftigungsumfang abbil-
den können. Dies muss das HR-System auch für besondere Formen von Teilzeit wie dem Sabbatical ermög-
lichen.
Für die Entgeltberechnung dieses Kapitels finden auch die übergreifenden Anforderungen zum Sabbatical
aus dem Kapitel 4.7.10.7 (Übergreifende fachliche Anforderungen: Bruttoberechnung – Sabbatical) Anwen-
dung.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
EG06.01
Berücksichtigung von unterschiedlichen Beschäftigungsumfängen (1/2)
Das HR-System muss die Möglichkeit bieten, die automatisierte Berücksichtigung
von Teilzeiteinträgen jeder Art (insbesondere Sabbatical) vorzuhalten.
Das HR-System muss das Teilzeitentgelt nach § 24 Abs. 2 TV-L/TV-Forst automati-
siert berechnen.
A
EG06.02
Berücksichtigung von unterschiedlichen Beschäftigungsumfängen (2/2)
Das HR-System muss es ermöglichen, dass die unterschiedlichen Teilzeitmodelle
eine unterschiedliche Kennzeichnung haben, um die Arbeitsphase bzw. Freizeit-
phase zu erkennen und sie zu Statistikzwecken auszuwerten.
A
4.7.7.1.7 Weitere Anforderungen
Ergänzend zu der gewöhnlichen Berechnung des Bruttoentgeltes in den vorangegangenen Kapiteln befin-
den sich in diesem Kapitel weitere Anforderungen. Hierzu zählen
- die Berechnung der Schadenersatzansprüche gegen Dritte,
- die Berechnung der Haushaltsbelastung bei Abordnung/Zuweisung oder Personalgestellung zu einem
anderen Arbeitgeber außerhalb des Dienstleisters LAF und
- die Ermittlung des geldwerten Vorteils.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
EG07.01
Berechnung der Schadenersatzansprüche gegen Dritte
Das HR-System muss bei Verdienstausfällen durch von Dritten verschuldete Unfälle
die Höhe des Schadens (Verdienstausfall) automatisiert berechnen und in Form ei-
ner Bescheinigung zur Anforderung der Gelder ausgeben.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
EG07.02
Berechnung der Haushaltsbelastung bei Abordnung/Zuweisung oder Personalge-
stellung zu einem anderen Arbeitgeber (1/4)
Das HR-System muss der Sachbearbeitung die Erfassung der Daten
- Zeitraum (z. B. Abordnungszeitraum),
- Umfang (z. B. Teilabordnung),
- Arbeitgeber außerhalb des Dienstleisters LAF
für eine Abordnung/Zuweisung/Personalgestellung einer beschäftigten Person an
einen anderen Arbeitgeber ermöglichen.
A
EG07.03
Berechnung der Haushaltsbelastung bei Abordnung/Zuweisung oder Personalge-
stellung zu einem anderen Arbeitgeber (2/4)
Das HR-System muss während der Abordnung/Zuweisung/Personalgestellung einer
beschäftigten Person an einen anderen Arbeitgeber die gezahlte Haushaltsbelas-
tung durch Entgelte automatisiert berechnen. Das HR-System muss das gezahlte
Entgelt zuzüglich der Arbeitgeberleistungen zur Sozialversicherung, zur betriebli-
chen Altersversorgung und der vom Arbeitgeber zu tragenden Pauschalsteuer und
des Solidaritätszuschlages automatisiert ermitteln und in Form einer Bescheinigung
zur Anforderung der Gelder beim anderen Arbeitgeber ausgeben (Haushaltsbelas-
tung).
A
EG07.04
Berechnung der Haushaltsbelastung bei Abordnung/Zuweisung oder Personalge-
stellung zu einem anderen Arbeitgeber (3/4)
Das HR-System muss bei der Berechnung der Bezüge während der Abordnung/Zu-
weisung/Personalgestellung einer beschäftigten Person an einen anderen Arbeitge-
ber bei Teilabordnung die für die Rechnungslegung notwendige Haushaltsbelastung
anteilig entsprechend des Umfangs der Teilabordnung automatisiert berechnen.
A
EG07.05
Berechnung der Haushaltsbelastung bei Abordnung/Zuweisung oder Personalge-
stellung zu einem anderen Arbeitgeber (4/4)
Das HR-System muss für die Rechnungslegung die notwendige Haushaltsbelastung
während der Abordnung/Zuweisung/Personalgestellung einer beschäftigten Person
an einen anderen Arbeitgeber zusätzlich zu dem auf den entsprechenden Abord-
nungs-/Zuweisungszeitraum entfallenden Anteil der Jahressonderzahlung automa-
tisiert berechnen.
A
EG07.06
Geldwerter Vorteil (1/2)
Das HR-System muss die Erhöhung des Entgeltes durch Sach-/Barbezüge (z. B. PKW-
Gestellung (1% Regelung), Mahlzeitengestellung) durch manuelle Erfassung des
geldwerten Vorteils (Brutto) ermöglichen.
In der Berechnung muss dieser geldwerte Vorteil dem Gesamtbruttoentgelt, dem
Steuerbrutto, dem Sozialversicherungsbrutto hinzugerechnet werden.
A
EG07.07
Geldwerter Vorteil (2/2)
Das HR-System muss es ermöglichen, dass der geldwerte Vorteil vom Auszahlungs-
betrag einbehalten wird.
Das HR-System muss es ermöglichen, dass der Haushalt in gleicher Höhe entlastet
wird, wie der Bruttobetrag des geldwerten Vorteils den Haushalt belastet.
A
EG07.08
Erstattungsbeträge für das AAG
Das HR-System muss alle Erstattungsbeträge für das AAG berechnen.
A
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4.7.7.2 Nettoberechnung
In dem Kapitel Nettoberechnung wird mit den dazugehörigen Kapiteln beschrieben, wie im HR-System das
Nettoentgelt ermittelt wird. Die Ermittlung erfolgt für alle Entgeltbestandteile auf Basis des sozialversiche-
rungspflichtigen, steuerpflichtigen und zusatzversorgungspflichtigen Bruttoentgeltes und betrifft sowohl
Beschäftigte als auch besonders beschriebene Fälle nach TV-L und besondere Beschäftigungsverhältnisse.
Bei Notwendigkeit werden Teile des Entgeltes gepfändet, abgetreten oder aufgerechnet.
Daneben werden Vorschüsse und vermögenswirksame Leistungen gewährt.
4.7.7.2.1 Sozialversicherung
Vom sozialversicherungspflichtigen Bruttoentgelt sind Sozialbeiträge abzuführen. In diesem Zusammen-
hang wird die Jahresarbeitsentgeltgrenze geprüft. Die Beitragsabführung ist ebenso für besondere Beschäf-
tigungs- und Ausbildungsverhältnisse und bei mehreren Rechtsverhältnissen und Ansprüchen notwendig.
Für die Entgeltberechnung dieses Kapitels finden auch die übergreifenden Anforderungen aus dem Kapitel
4.7.10.8 (Übergreifende fachliche Anforderungen: Nettoberechnung – Sozialversicherung) Anwendung.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
EG08.01
Vergleichs-Netto
Das HR-System muss das „Vergleich-Netto“ (= laufendes, beitragspflichtige Nettoar-
beitsentgelt vor dem Sozialleistungsanlass, welches der Arbeitgeber den gesetzl. SV-
Trägern zur Berechnung der Sozialleistung in Form einer Entgeltbescheinigung über-
mittelt) für die Beitragsberechnung nach § 23c SGB IV automatisiert ermitteln. Da-
bei ist folgendes zu berücksichtigen:
- bei freiwillig gesetzl. Versicherten: Nettoarbeitsentgelt = Minderung um AG-
Zuschuss zur KV/PV,
- bei privat Krankenversicherten: wie bei freiwillig gesetzl. Versicherten, aber
Minderung höchstens um den zuschussfähigen Betrag nach § 257 Abs. 2 SGB
V/§ 61 Abs. 2 SGB XI,
- Ermittlung Vergleichs-Netto nach § 23c SGB IV für privat Krankenversicherte
entfällt, wenn diese ohne Krankentage-, Verletzten-, Übergangsgeld versichert
sind,
- bei Mitgliedern berufsständischer Versorgungseinrichtungen: Ermittlung Ver-
gleichs-Nettoarbeitsentgelt = wie bei bestehender Rentenversicherungspflicht,
- bei Arbeitnehmern im Übergangsbereich: Ermittlung Vergleichs-Nettoarbeits-
entgelt ohne Anwendung Regelung für Übergangsbereich,
- Keine Berücksichtigung von beitragsfrei umgewandelten laufenden Arbeitsent-
gelten (EntgeltU/ZV-KapANA).
A
EG08.02
Freibetrag nach § 3 Nr. 26 EStG
Das HR-System muss den Freibetrag nach § 3 Nr. 26 EStG in monatlichen Raten
und/oder als Aufzehrmodell berücksichtigen.
A
EG08.03
Berechnung des sozialversicherungspflichtigen Bruttoentgeltes
Das HR-System muss der Sachbearbeitung die Möglichkeit bieten, alle Bezügebe-
standteile im HR-System in Bezug auf ihre Behandlung bei der automatisierten Be-
rechnung der Sozialversicherungsbeträge mit entsprechenden Merkmalen zu kenn-
zeichnen (Klassifizierung).
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
EG08.04
Beitragsgruppen/Personengruppenschlüssel (1/2)
Das HR-System muss fähig sein, für die Beitragsabrechnung insbesondere folgende
Statusgruppen zu unterscheiden:
- Pflichtversicherung,
- Freiwillige Versicherung in der Krankenversicherung,
- Beschäftigte mit privater Krankenversicherung,
- Auszubildende,
- Altersrentner,
- Minijob- und Midijobbeschäftigte,
- Personalfälle in berufsständischen Versorgungseinrichtungen (Selbst- und Fir-
menzahler, Kennzeichnung),
- Mitversicherungsfälle,
- Bundesfreiwilligendienstleistende und FSJ/FÖJ,
- Studierende, Praktikantinnen und Praktikanten, Schülerinnen und Schüler.
Es muss möglich sein, mehrere Statusgruppen je Personalfall auszuwählen (Mehr-
fachbeschäftigung).
A
EG08.05
Beitragsgruppen/Personengruppenschlüssel (2/2)
Das HR-System muss fähig sein, dass für alle Personengruppen aus EG08.04 für die
Beitragsberechnung die Möglichkeit der Mehrfachbeschäftigung berücksichtigt
wird.
A
EG08.06
Manuelle Eingabe der Personen-/Beitragsgruppen
Das HR-System muss aufgrund der erforderlichen manuellen beitragsrechtlichen
Beurteilung durch die Sachbearbeitung die Möglichkeit zur manuellen Vorgabe der
Personen-/Beitragsgruppen durch die Sachbearbeitung bieten.
A
EG08.07
Beschäftigte mit privater Krankenversicherung und privater Pflegeversicherung
(1/6)
Das HR-System muss für Beschäftigte mit privater Krankenversicherung den Zu-
schuss zur privaten Krankenversicherung (§ 257 SGB V) und Pflegeversicherung (§
61 SGB XI) automatisiert berechnen.
A
EG08.08
Beschäftigte mit privater Krankenversicherung und privater Pflegeversicherung
(2/6)
Das HR-System soll für Beschäftigte mit privater Krankenversicherung das Anschrei-
ben an die beschäftigte Person am Jahresende und gegebenenfalls das Erinnerungs-
schreiben (z. B. nach 2 Monaten) wegen Vorlage der Bescheinigung (§ 257 Abs. 2a
S. 2 SGB V Anforderung Nachweis über geleistete Krankenversicherungsbeiträge, §
61 Abs. 6 SGB XI Pflegeversicherungsbeiträge) automatisiert erstellen.
B
EG08.09
Beschäftigte mit privater Krankenversicherung und privater Pflegeversicherung
(3/6)
Das HR-System muss für Beschäftigte mit privater Krankenversicherung eine Über-
wachung des Eingangs der Bescheinigung ermöglichen (z. B. Setzen eines Kontroll-
häkchens durch die Sachbearbeitung, wenn die Bescheinigung (bereits) vorliegt).
A
EG08.10
Beschäftigte mit privater Krankenversicherung und privater Pflegeversicherung
(4/6)
Das HR-System muss für Beschäftigte mit privater Krankenversicherung die Erfas-
sung des Krankentagegeldanspruchs (KTG) wegen der Prüfung des Fortbestandes
des Versicherungsverhältnisses nach § 7 Abs. 3 SGB IV bei Krankheit und den sich
daraus ergebenden unterschiedlichen DEÜV-Meldungen (mit KTG-Anspruch Unter-
brechungsmeldung ohne KTG-Anspruch nach Zeitmonat) ermöglichen. Dies wird für
die Beitragsberechnung nach § 23c SGB IV benötigt.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
EG08.11
Beschäftigte mit privater Krankenversicherung und privater Pflegeversicherung
(5/6)
Das HR-System muss für Beschäftigte mit privater Krankenversicherung sicherstel-
len, dass das SV-Brutto der übrigen Versicherungszweige mit den Beitragssätzen der
einzelnen Versicherungszweige multipliziert (Beitragsermittlung) und abgeführt
wird.
A
EG08.12
Beschäftigte mit privater Krankenversicherung und privater Pflegeversicherung
(6/6)
Das HR-System muss für Beschäftigte mit privater Krankenversicherung sicherstel-
len, dass Arbeitgeberzuschüsse automatisch auf der elektronischen Lohnsteuerbe-
scheinigung nachgewiesen werden und folgendes ausgewiesen wird:
- AG-Zuschuss Berufsständische Versorgungseinrichtung,
- AG-Zuschuss freiwillige Krankenversicherung,
- AG-Zuschuss private Krankenversicherung,
- AG-Zuschuss Pflegeversicherung.
A
EG08.13
Freiwillige Versicherung in der Kranken-/Pflegeversicherung (1/2)
Das HR-System muss den Zuschuss zur freiwilligen Krankenversicherung (§ 257 SGB
V)/Pflegeversicherung (§ 61 SGB XI) automatisiert berechnen.
A
EG08.14
Freiwillige Versicherung in der Kranken-/Pflegeversicherung (2/2)
Das HR-System muss die Gesamtbeiträge (Arbeitnehmer und Arbeitgeber) bezogen
auf die Sozialversicherungszweige Renten- und Arbeitslosenversicherung ein-
schließlich der Umlagen für Mutterschutzaufwendungen, für Entgeltfortzahlung
(U1) und die Insolvenzgeldumlage an die Krankenkasse abführen.
A
EG08.15
Freiwillige Versicherung in der Kranken-/Pflegeversicherung - Auszahlung
Das HR-System muss die Auszahlung des Zuschusses zur freiwilligen Kranken-/Pfle-
geversicherung an den Beschäftigten selbst (Selbstzahler) und an die freiwillige
Kranken-/Pflegeversicherung (Firmenzahler) ermöglichen.
A
EG08.16
Bundesfreiwilligendienstleistende (Bufdi) und FSJ/FÖJ
Das HR-System muss bei Bufdi/FSJ/FÖJ den gesamten Sozialversicherungsbeitrag
berechnen und den gesamten Sozialversicherungsbeitrag abführen.
Das HR-System muss dabei beachten, dass wenn unmittelbar vor Beginn des Bun-
desfreiwilligendienstes oder des FSJ/FÖJ ein Versicherungspflichtverhältnis vorgele-
gen hat, die Bemessungsgrundlage in der Arbeitslosenversicherung die monatliche
Bezugsgröße ist, ansonsten das tatsächliche Entgelt.
Das HR-System muss beachten, dass die Regelungen für geringfügig Beschäftigte
und die Regelungen für Beschäftigte im Übergangsbereich auf diese Personen-
gruppe nicht anzuwenden ist.
A
EG08.17
Eingabe von weiteren Daten zur Sozialversicherung
Das HR-System muss für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung bei Studie-
rende, Praktikantinnen und Praktikanten, Schülerinnen und Schülern und geringfü-
gig entlohnten Personen die manuelle Eingabe von weiteren Daten zur Sozialversi-
cherung (z. B. Dauer der Beschäftigung, Tage, Entgelt) nach den Vorgaben der
Rentenversicherung inkl. der Befreiung von der Rentenversicherungspflicht ermög-
lichen. Die Eingaben müssen änderbar sein.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
EG08.18
Studierende
Das HR-System muss die Erfassung der manuellen beitragsrechtlichen Beurteilung
für Studierende durch die Sachbearbeitung ermöglichen. Hierzu gehört insbeson-
dere, ob es sich bei der beschäftigten Person um
- kurzfristige/geringfügige beschäftigte Studierende (Plausibilitätsprüfung Ge-
ringfügigkeitsgrenze, bei Überschreitung Hinweis an die Sachbearbeitung),
- Werkstudierende (Plausibilitätsprüfung 20 Stunden/Woche, bei Überschrei-
tung Hinweis an Sachbearbeitung) oder
- Studierende in dualen Studiengänge nach TVdS-L
handelt.
A
EG08.19
Praktikantinnen und Praktikanten
Das HR-System muss ermöglichen, dass entsprechend der im Vorfeld vorgenomme-
nen Differenzierung bzgl. der Praktikantenart gemäß TV-Prakt-L, Praktikantenricht-
linie der TdL sowie der landesspezifischen Regelungen (z. B. Anlage 7 zum 1. Bewirt-
schaftungserlass 2021) Personen-/Beitragsgruppenschlüssel vorgegeben werden.
A
EG08.20
Schülerinnen und Schüler
Das HR-System muss die Erfassung der manuellen beitragsrechtlichen Beurteilung
für Schülerinnen und Schüler durch die Sachbearbeitung ermöglichen.
A
EG08.21
Geringfügig entlohnte Beschäftigte/Minijobber
Das HR-System muss die Erfassung der manuellen beitragsrechtlichen Beurteilung
durch die Sachbearbeitung, ob eine kurzfristige oder geringfügig entlohnte Beschäf-
tigung vorliegt inklusive der manuellen Vorgabe des entsprechenden Personen- und
Beitragsgruppenschlüssels (z. B. Rentenversicherungspflicht oder Befreiung von die-
ser) ermöglichen.
A
EG08.22
Beschäftigte mit sozialversicherungspflichtigem Entgelt im Übergangsbereich/Mi-
dijobber
Das HR-System muss unter Beachtung des Rundschreibens des GKV-
Spitzenverbands zur Behandlung von Beschäftigungsverhältnissen im Übergangsbe-
reich in der aktuellen Fassung automatisiert prüfen, ob Entgelt im Übergangsbereich
(§ 20 Abs. 2 SGB IV) vorliegt.
Das HR-System muss die Sachbearbeitung entsprechend darauf hinweisen, wenn
eine Über-/Unterschreitung des Entgelts im Übergangsbereich vorliegt.
A
EG08.23
Mehrfachbeschäftigung
Das HR-System muss bei Mehrfachbeschäftigungsfällen die Abrechnung von Mehr-
fachbeschäftigungen in allen Bereichen (Geringfügigkeit, Übergangsbereich, regu-
läre Versicherungspflicht, BBG-Überschreitung) ermöglichen.
Das HR-System muss bei Mehrfachbeschäftigungsfällen die folgende Abarbeitungs-
reihenfolge ermöglichen:
- die automatisierte Annahme des Datensatzes Krankenkassenmeldung (siehe
SS01.04 und SS01.05),die manuelle Prüfung durch die Sachbearbeitung (z. B.
anhand einer Prüfliste) inkl. Erfassung und Korrektur (z. B. fehlende Rückmel-
dung von KV/PV-Gesamtentgelt),
- die Verarbeitung von Informationen der Krankenkassen zur anteiligen Berech-
nung von Gesamtsozialversicherungsbeiträgen bei einer Mehrfachbeschäfti-
gung (entsprechend ITSG-Basismodul),
- die Ermittlung der Beiträge zu den einzelnen Zweigen der Sozialversicherung
und der Umlage aufgrund des von der Krankenkasse gemeldeten gesamten
Entgelts.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
EG08.24
Prüfung Jahresarbeitsentgeltgrenze - automatisierte Prüfung
Das HR-System muss sowohl die unterjährige als auch jährliche Prüfung der Jahres-
arbeitsentgeltgrenze nach § 6 Abs. 6 bzw. Abs. 7 SGB V
- bei der Neueinstellung,
- monatlich zur Prüfung des Eintritts der Krankenversicherungspflicht (z. B. we-
gen Herabgruppierung, Änderung der Arbeitszeit, Entgeltumwandlung)
- zum Jahreswechsel
automatisiert durchführen. Das HR-System muss nach erfolgter Prüfung der Sach-
bearbeitung das Prüfergebnis anzeigen.
A
EG08.25
Prüfung Jahresarbeitsentgeltgrenze - Berechnungsprotokoll
Das HR-System soll zu jeder Prüfung der Jahresarbeitsentgeltgrenze automatisiert
ein Berechnungsprotokoll als Dokument erstellen und zum Vorgang verakten.
B
EG08.26
Prüfung Jahresarbeitsentgeltgrenze - Automatisiertes Schreiben
Das HR-System muss bei Feststellen einer Über-/Unterschreitung der Jahresarbeits-
entgeltgrenze und sich daraus ergebender Änderungen automatisiert ein Schreiben
(einschließlich eines Erklärungsformulars an den Arbeitnehmer mit Aktenausferti-
gung) erstellen.
A
EG08.27
Versicherungsrechtliche Behandlung (Mitversicherung)
Das HR-System soll mehrere Beschäftigungsverhältnisse bzw. mehrere Arbeitsver-
träge im Hinblick auf die sozialversicherungsrechtliche Behandlung als ein einheitli-
ches Beschäftigungsverhältnis betrachten. Dabei muss es
- die sozialversicherungspflichtigen Entgelte automatisiert zusammenfassen,
- die Beiträge zu den einzelnen Sozialversicherungszweigen aufgrund des gesam-
ten Entgelts beim selben Arbeitgeber ermitteln und
- die Erstattung von nur einer Meldung zur DEÜV ermöglichen.
A
4.7.7.2.2 Steuerliche Abzüge
Vom Steuerbruttoentgelt sind die steuerlichen Abzüge Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag
abzuführen. Dies gilt ebenso für besondere Beschäftigungs- und Ausbildungsverhältnisse und bei mehreren
Rechtsverhältnissen und Ansprüchen. Bei der Ermittlung des Steuerbruttos muss das HR-System die steu-
erfreien Einnahmen berücksichtigen.
Weiterhin muss das HR-System den Lohnsteuerjahresausgleich durchführen.
Für die Entgeltberechnung dieses Kapitels finden die übergreifenden Anforderungen aus dem Kapitel
4.7.10.9 (Übergreifende fachliche Anforderungen: Nettoberechnung – Steuerliche Abzüge) Anwendung.
4.7.7.2.3 Beiträge zur Zusatzversorgung
Vom zusatzversorgungspflichtigen Bruttoentgelt sind Zusatzversorgungsbeiträge an die Versorgungsanstalt
des Bundes und der Länder (VBL) abzuführen. Es kommt der Abrechnungsverband Ost der VBL zur Anwen-
dung. Ausnahmsweise werden Beschäftigte nach West-Tarif abgerechnet. Die Beitragsberechnung erfolgt
unter anderem nach § 25 TV-L, der VBL-Satzung, dem ATV und den §§ 10a, 79-99 EStG. Dies gilt ebenso für
besondere Beschäftigungs- und Ausbildungsverhältnisse und bei mehreren Rechtsverhältnissen und An-
sprüchen. In diesem Zusammenhang müssen Freibeträge überwacht werden können und es müssen eine
freiwillige Versicherung und die Entgeltumwandlung möglich sein.
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Für die Entgeltberechnung dieses Kapitels finden die übergreifenden Anforderungen aus dem Kapitel
4.7.10.10 (Übergreifende fachliche Anforderungen: Nettoberechnung – Beiträge zur Zusatzversorgung) An-
wendung.
4.7.7.2.4 Einbehaltungen und Abzüge
Im Rahmen der Nettoberechnung soll es möglich sein, Teile des Entgeltes einzubehalten.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
EG09.01
Sonstige Entgeltabzüge
Das HR-System solldie Einbehaltung sonstiger Entgeltabzüge (z. B. für Verpfle-
gungsgeld, Job-Ticket, Parkraumbewirtschaftung, Telefongebühren) mit frei wähl-
barer Laufzeit ermöglichen. Die sonstigen Entgeltabzüge müssen durch die Zentrale
Fachadministration konfigurierbar sein und der Sachbearbeitung zur Auswahl an-
gezeigt werden.
B
4.7.7.2.5 Vorschüsse und Arbeitgeberdarlehen
Zusätzlich zum Entgelt muss das HR-System Vorschüsse ermöglichen. Außerdem muss es Arbeitgeberdar-
lehen ermöglichen. Die spätere Tilgungsabwicklung soll über das HR-System erfolgen.
Für die Entgeltberechnung dieses Kapitels finden auch die übergreifenden Anforderungen aus dem Kapitel
4.7.10.12 (Übergreifende fachliche Anforderungen: Nettoberechnung – Vorschüsse) Anwendung.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
EG10.01
Gewährung von Arbeitgeberdarlehen (1/2)
Das HR-System muss die Abwicklung von Arbeitgeberdarlehen für Tarifbeschäftigte
ermöglichen.
A
EG10.02
Gewährung von Arbeitgeberdarlehen (2/2)
Das HR-System muss die Begleichung von Arbeitgeberdarlehen in einer Summe und
in Raten ermöglichen.
A
4.7.7.2.6 Vermögenswirksame Leistungen
Neben dem Entgelt müssen vermögenswirksame Leistungen zahlbar gemacht werden. Die Ermittlung der
vermögenswirksamen Leistungen muss Teilzeitbeschäftigungen und Unterbrechungen berücksichtigen.
Weiterhin muss es möglich sein, an mehrere Anlageformen zu überweisen.
Für die Entgeltberechnung dieses Kapitels finden auch die übergreifenden Anforderungen aus dem Kapitel
4.7.10.13 (Übergreifende fachliche Anforderungen: Nettoberechnung – Vermögenswirksame Leistungen)
Anwendung.
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung Bezüge-Berechnung
Kriterium
EG11.01
Teilzeitbeschäftigung und Unterbrechung
Das HR-System muss bei der Zahlbarmachung vermögenswirksamer Leistungen die
Höhe bei Teilzeitbeschäftigungen und Unterbrechungen sowie die Zulässigkeit nach
§ 23 Abs. 1 TV-L/TV-Forst/§15 TVA-L BBiG/§15 TVA-Forst in Verbindung mit dem 5.
VermBG automatisiert prüfen.
A
EG11.02
Begrenzung auf 40 EUR
Das HR-System muss auch bei mehreren vermögenswirksamen Anlagen die Bei-
tragsabführung auf insgesamt 40 EUR begrenzen.
A
EG11.03
Hinweis an Sachbearbeitung, wenn Grenzbetrag überschritten wurde
Das HR-System muss die Sachbearbeitung darauf hinweisen, wenn z. B. bei Eingabe
eines anzulegenden Betrags, dieser 40 EUR übersteigen würde.
A
EG11.04
Vermögenswirksame Leistungen bei Bezug eines Krankengeldzuschusses
Das HR-System muss während des Bezugs eines Krankengeldzuschusses abwei-
chend von der regulären Beitragsabführung an die vermögenswirksame Anlage min-
destens den tarifvertraglich geregelten Betrag gemäß § 23 Absatz 1 TV-L (bei Voll-
beschäftigung i.H.v. 6,65 Euro, andernfalls anteilig entsprechend des
Teilzeitumfangs bzw. des tageweisen Anspruches), jedoch höchstens den nach Ab-
zug des Arbeitnehmerbeitrags an die VBL ermittelten zur Verfügung stehenden Dif-
ferenzbetrag, maximal in Höhe von 40 Euro an die vermögenswirksame Anlage
überweisen. Sollte die Krankengeldzuschusszahlung nicht zur Abführung des Arbeit-
nehmerbeitrags an die VBL und des Höchstbetrages an die vermögenswirksame An-
lage ausreichen, ist die Sachbearbeitung darauf hinzuweisen.
A
4.7.8 Anforderungen Besoldung
Spezifiziert werden Bezüge erst durch das Dienstverhältnis im öffentlichen Dienst. Personen im Beamten-
oder Richterverhältnis des Landes Mecklenburg-Vorpommern haben aus ihrem Dienstverhältnis einen An-
spruch auf Besoldung. Anforderungen, welche sich auf Beamte oder das Dienstverhältnis beziehen, meinen
ebenso Personen in einem Amtsverhältnis nach dem Landesministergesetz MV. Die Grundlage bilden ins-
besondere das Beamtenstatusgesetz, das Landesbeamtengesetz, das Landesbesoldungsgesetz und das Lan-
desministergesetz.
4.7.8.1 Bruttoberechnung
In der Bruttoberechnung werden die Dienstbezüge vor Abzug von Steuern ermittelt.
Bei der Bruttoberechnung sind zudem weitere Bezügebestandteile, Einmal- und Sonderzahlungen, fami-
lienbezogene Leistungen sowie Kürzungen bzw. Minderungen von Bezügen und besondere Arbeitszeitre-
gelungen systemseitig zu unterstützen.
4.7.8.1.1 Allgemeine Berechnung der Besoldung
Das HR-System bildet die verschiedenen Arten von Besoldung entsprechend § 2 LBesG MV ab. Dazu gehört
zentral das Grundgehalt. Um dieses ermitteln zu können, müssen die notwendigen Daten erfasst werden.
Die Ermittlung erfolgt anhand der Besoldungsgruppe bzw. dem Amt und wenn notwendig nach dem Erfah-
rungsdienstalter und wird anhand der Tabellen der Besoldungsordnungen „abgelesen“.
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Für die Besoldungsberechnung dieses Kapitels finden auch die übergreifenden Anforderungen aus dem Ka-
pitel 4.7.10.1 (Übergreifende fachliche Anforderungen: Bruttoberechnung – Bezügeberechnung allgemein)
Anwendung.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
BE01.01
Erfassung der für die Besoldungsabrechnung notwendigen Daten
Das HR-System muss die manuelle Erfassung sämtlicher für die Besoldungsabrech-
nung notwendigen Daten ermöglichen.
A
BE01.02
Taggenaue Berechnung der Besoldung
Das HR-System muss die Besoldung unter Berücksichtigung des Beginns des Besol-
dungsanspruchs nach § 4 Abs. 1 LBesG MV und § 49 Abs. 2 LHO und dem Ende des
Besoldungsanspruchs nach § 4 Abs. 2 LBesG MV auf den Tag genau unter Beachtung
von § 4 Abs. 3 LBesG MV automatisiert berechnen.
A
BE01.03
Wechsel der Besoldungsgruppe und Stufe
Das HR-System muss den monatlichen Wechsel der Besoldungsgruppe und -stufe
auch innerhalb des Abrechnungszeitraums ermöglichen.
A
BE01.04
Hinweis bei Folgewirkungen von Wechseln der Besoldungsgruppe und Stufe
Das HR-System soll die Sachbearbeitung darauf hinweisen, wenn ein Wechsel der
Besoldungsgruppe oder –stufe zu einer automatischen Anpassung bei anderen Be-
zügebestandteilen führt. Der Hinweis ist von der Sachbearbeitung anzunehmen
bzw. abzulehnen.
Zum Beispiel fällt die Strukturzulage bei einer Beförderung von A13 auf A14 weg.
B
BE01.05
Rundungsregeln
Das HR-System muss bei der Berechnung der Besoldungs-Bezüge die Rundungsre-
geln nach § 4 Abs. 6 LBesG MV automatisiert anwenden.
A
BE01.06
Rückwirkende Änderungen
Im HR-System muss die Berechnung der Bezüge rückwirkend erfolgen können. Die
Änderungen gelten entsprechend der Rückrechnungstiefe (siehe Anforderung
WF01.34 und WF01.35).
A
BE01.07
Ermittlung des Grundgehaltes
Das HR-System muss nach § 23 LBesG MV die erfasste Besoldungsgruppe bzw. das
erfasste Amt heranziehen und danach und wenn notwendig nach dem Erfahrungs-
dienstalter das Grundgehalt automatisiert ermitteln.
A
BE01.08
Besoldungsordnungen
Das HR-System muss alle Besoldungsordnungen und die Einstiegsämter des LBesG
MV abbilden. Dazu zählen derzeit:
- die Besoldungsordnung A mit aufsteigenden Gehältern (§§ 25, 27, 28 LBesG
MV),
- die Besoldungsordnung B mit festen Gehältern (§ 25 Abs. 2 LBesG MV),
- die Besoldungsordnung C mit aufsteigenden Gehältern (§ 88 Abs. 5 LBesG MV),
- die Besoldungsordnung R (§ 39 LBesG MV) mit den aufsteigenden Gehältern
für R1 und R2 und mit den festen Gehältern ab R3,
- die Besoldungsordnung W mit festen Gehältern (§ 32 LBesG MV).
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
BE01.09
Berücksichtigung verschiedener Eingangsstufen
Das HR-System muss bei der Ermittlung des Grundgehaltes berücksichtigen, dass
nach Anlage 5 und 8 zum LBesG MV die verschiedenen Besoldungsgruppen unter-
schiedliche Stufen als Einstiegsstufe haben.
A
BE01.10
Verwendung des ursprünglichen Grundgehaltes bei Verringerung des Grundgeh-
altes
Das HR-System muss nach § 24 LBesG MV ermöglichen, dass bei Verringerung des
Grundgehalts inkl. der Auswirkungen auf Amtszulagen und Strukturzulagen das ur-
sprüngliche Grundgehalt, die ursprüngliche Amtszulage (wenn vorhanden) und die
ursprüngliche Strukturzulage (wenn vorhanden) weiterverwendet werden.
A
BE01.11
Berechnung des Erfahrungsdienstalters - allgemein
Das HR-System muss die manuelle Bewertung der Lebenslaufdaten durch die Sach-
bearbeitung durch entsprechende Felder und die daraus resultierende automati-
sierte Berechnung des Erfahrungsdienstalters insbesondere nach den §§ 29, 30, 31,
40, 93 LBesG MV ermöglichen.
A
BE01.12
Berechnung des Erfahrungsdienstalters - Berücksichtigung/Nichtberücksichtigung
von Zeiten
Das HR-System muss für die Bewertung der Zeiten insbesondere die Auswahlmög-
lichkeiten „berücksichtigen“ und „nicht berücksichtigen“ anbieten. Daneben muss
eine anteilige Berücksichtigung (Bruch und Prozentangabe mit 2 Nachkommastel-
len) möglich sein.
A
BE01.13
Berechnung des Erfahrungsdienstalters - Protokollierung manueller Ergänzungen
und Änderungen
Das HR-System muss die manuellen Ergänzungen und Änderungen bei der Bewer-
tung von Zeiten des Erfahrungsdienstalters sachbearbeitungsbezogen protokollie-
ren. Zusätzlich muss auch protokolliert werden, durch wen die Änderung vorgenom-
men wurde.
A
BE01.14
Berechnung des Erfahrungsdienstalters - Textbausteine und Freitextfelder
Das HR-System muss es der Sachbearbeitung bei der Bewertung der Lebenslaufda-
ten ermöglichen, dass je zu bewertender Zeit Textbausteine und sonstige Anmer-
kungen in entsprechenden Freitextfeldern ohne Zeichenbegrenzung für die Doku-
mentenerstellung hinzugefügt werden können. Die Freitextfelder müssen parallel
zu der Bewertung der jeweiligen Lebenslaufdaten beschreibbar sein, d.h. nicht erst
nach Abschluss der Bewertung der Lebenslaufdaten insgesamt.
A
BE01.15
Berechnung des Erfahrungsdienstalters - Bescheiderstellung
Das HR-System muss durch Auslösung der Sachbearbeitung automatisiert Be-
scheide zum Erfahrungsdienstalter einschließlich der erfassten Vordienstzeiten als
Anlage zum Bescheid nach § 29 Abs. 6 und 40 Satz 2 LBesG MV erstellen können.
A
BE01.16
Neuberechnung des Stufenaufstieges des Erfahrungsdienstalters
Das HR-System muss der Sachbearbeitung Änderungen (auch nachträglich) bei der
Bewertung der Beurlaubungszeiten insbesondere durch Hinausschieben (voll und
zur Hälfte) nach § 29 Abs. 4 und 40 Satz 3 LBesG MV ermöglichen. Darauf aufbauend
muss das HR-System das weitere Aufsteigen in den Erfahrungsstufen automatisiert
neu berechnen.
A
BE01.17
Änderung des Erfahrungsdienstalters
Das HR-System muss die manuelle Änderung des Erfahrungsdienstalters ermögli-
chen.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
BE01.18
Berücksichtigung des Erfahrungsdienstalters beim Grundgehalt
Das HR-System muss das berechnete Erfahrungsdienstalter und das durch Änderun-
gen neu berechnete Erfahrungsdienstalter automatisiert bei der Ermittlung des
Grundgehaltes berücksichtigen.
A
BE01.19
Automatisierter Stufenaufstieg des Erfahrungsdienstalters
Das HR-System muss bei Besoldungsgruppen mit aufsteigenden Gehältern die auto-
matisierte Berechnung des Stufenaufstiegs nach §§ 29 Abs. 3 und 40 Satz 2 LBesG
MV ermöglichen.
A
BE01.20
Automatisierte Stufenhemmung des Erfahrungsdienstalters
Das HR-System muss bei Besoldungsgruppen mit aufsteigenden Gehältern den Stu-
fenaufstieg z. B. bei Sonderbeurlaubung ohne dienstl. Interesse nach §§ 29 Abs. 4
und 40 Satz 3 LBesG automatisiert hemmen.
A
4.7.8.1.2 Besondere Arbeitszeitregelungen
Soweit ein Personalfall nicht in Vollzeit tätig ist, wird die Besoldung anteilig gekürzt. Es sind verschiedene
Teilzeitarten im HR-System umzusetzen. Soweit Auskünfte zu erteilen sind, ist eine fiktive Berechnung unter
Berücksichtigung von Teilzeitarten notwendig.
Für die Besoldungsberechnung dieses Kapitels finden auch die übergreifenden Anforderungen zum Sabba-
tical aus dem Kapitel 4.7.10.7 (Übergreifende fachliche Anforderungen: Bruttoberechnung – Sabbatical)
Anwendung.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
BE02.01
Berücksichtigung von Teilzeitarten
Das HR-System muss automatisiert Teilzeitarten jeder Art bei der Berechnung der
Bezüge berücksichtigen.
A
BE02.02
Berücksichtigung von mehrfachen/unterschiedlichen Teilzeitarten
Das HR-System muss automatisiert mehrfache und unterschiedliche Teilzeitarten
eines Personalfalls (z. B. mehrere Dienstverhältnisse) parallel verarbeiten können.
A
BE02.03
Kennzeichnung von Teilzeitarten für Berichte/Auswertungen
Das HR-System muss die unterschiedlichen Teilzeitarten für Berichte/Auswertungen
kennzeichnen.
A
BE02.04
Berechnung der Besoldung bei Teilzeitbeschäftigung
Das HR-System muss bei Teilzeitbeschäftigung die Besoldung nach § 6 LBesG MV
unter Berücksichtigung spezieller Normen (z. B. § 42 LBesG MV Familienzuschlag)
entsprechend dem Beschäftigungsumfang kürzen.
A
BE02.05
Berechnung der Besoldung bei begrenzter Dienstfähigkeit
Das HR-System muss die Besoldung bei begrenzter Dienstfähigkeit
nach § 7 Satz 1 LBesG MV auf Grundlage eines Teilzeitumfangs nach § 6 LBesG MV
und nach § 7 Satz 2 und 3 LBesG MV unter Zurechnung des Zuschlags
automatisiert berechnen.
A
BE02.06
Teilzeitbeschäftigung während begrenzter Dienstfähigkeit
Das HR-System muss nach § 7 Satz 4 LBesG MV die Besoldung bei begrenzter Dienst-
fähigkeit anpassen, wenn sich der Beschäftigungsumfang verändert.
A
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BE02.07
Fiktive Berechnung bei Teilzeitbeschäftigung
Das HR-System muss der Sachbearbeitung eine fiktive Berechnung der Bezüge unter
Berücksichtigung von Teilzeitarten ermöglichen z. B. für Auskünfte.
A
BE02.08
Statistik Teilzeit-/Arbeitszeitmodelle
Das HR-System muss die Kennzeichnung der unterschiedlichen Teilzeit-/Arbeitsteil-
zeitmodelle zu Statistikzwecken vorhalten.
A
4.7.8.1.3 Leistungsbezüge
Professoren bekommen ihr Gehalt gemäß der sogenannten W-Besoldung. Zum Grundgehalt hinzu kommen
Leistungsbezüge. Das HR-System muss diese variablen Bezüge gemäß den §§ 2, 33-37 LBesG MV in Verbin-
dung mit der HsLeistbVO MV (C-Besoldung) berücksichtigen und ihren Geltungsbereich kennzeichnen, z. B.
hinsichtlich einer Besoldungsanpassung bzw. der Ruhegehaltsfähigkeit.
Für die Besoldungsberechnung dieses Kapitels finden die übergreifenden Anforderungen aus dem Kapitel
4.7.10.2 (Übergreifende fachliche Anforderungen: Bruttoberechnung – Leistungsbezüge) Anwendung.
4.7.8.1.4 Familienbezogene Leistungen
Wenn Personalfälle zum Beispiel verheiratet sind und/oder ihnen Kindergeld zusteht/zustehen würde, er-
halten sie den Familienzuschlag. Dieser gliedert sich in mehrere Stufen. Das HR-System muss den Familien-
zuschlag automatisiert berechnen und Konkurrenzregelungen abbilden können. Dabei sind Vergleichsmit-
teilungen zu erstellen. Die Personalfälle müssen nach Ablauf von einstellbaren Überprüfungszeitpunkten
eine Erklärung zum Familienzuschlag abgeben, damit die Sachbearbeitung den Anspruch auf den Familien-
zuschlag und die Datenaktualität überprüfen kann. Die notwendigen Daten zum Kindergeld werden über
das Abrufverfahren mit der Familienkasse bereitgestellt.
Für die Besoldungsberechnung dieses Kapitels finden die übergreifenden Anforderungen aus dem Kapitel
4.7.10.3 (Übergreifende fachliche Anforderungen: Bruttoberechnung – Familienbezogene Leistungen) An-
wendung.
4.7.8.1.5 Weitere Bezügebestandteile
Die Eingabe weiterer Bezügebestandteile erfolgt über die Dienststelle im HR-System (Dienststellendirekt-
zugriff) bzw. werden von der Elektronischen Personalverwaltung übergeben. Diese umfassen unter ande-
rem Zulagen, Zuschüsse, Zuschläge und Vergütungen. Berücksichtigt werden müssen unter anderem die
lineare Erhöhung, die Steuerpflichtigkeit und die Pfändbarkeit, die in ihren Höhen und Zeiträumen ange-
passt und auf Plausibilität geprüft werden müssen.
Für die Besoldungsberechnung dieses Kapitels finden die übergreifenden Anforderungen aus dem Kapitel
4.7.10.4 (Übergreifende fachliche Anforderungen: Bruttoberechnung – Weitere Bezügebestandteile) An-
wendung.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
BE03.01
Individueller Betrag
Das HR-System muss bei weiteren Bezügebestandteilen die Eingabe von individuel-
len Beträgen ermöglichen (z. B. Zuschuss zu den Anschaffungskosten).
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
BE03.02
Ruhegehaltfähigkeit
Das HR-System muss bei der Berechnung von Versorgungsbezügen automatisiert
weitere Bezügebestandteile berücksichtigen, welche ruhegehaltfähig sind, soweit
diese für einen vorgegebenen Zeitraum gewährt wurden. Diese ruhegehaltfähigen
weiteren Bezügebestandteile sind in der Anlage 3.3 weitere Bezügebestandteile mit
dem Stand 01.11.2022 () aufgelistet.
A
BE03.03
Dunkelverarbeitung von weiteren Bezügebestandteilen
Das HR-System soll automatisiert prüfen, ob in bestimmten Fallkonstellationen au-
tomatisiert (insbesondere ohne vorherige, gesonderte Eingabe von Daten) eine Zah-
lung von weiteren Bezügebestandteilen gewährt werden kann. Für das Prüfen soll
das HR-System die vorhandenen Daten des Workflows nutzen. Soweit die Voraus-
setzungen vorliegen, soll die weitere Zahlung automatisiert (insbesondere ohne ge-
sonderte Freigabe) mit den Bezügen gewährt werden. Die Voraussetzungen für die
Fallkonstellationen sollen durch die Zentrale Fachadministration konfigurierbar
sein. Zum Beispiel soll das Fachverfahren bei Polizeivollzugsbeamten automatisiert
eine Zulage nach § 48 Abs. 1 in Verbindung mit Anlage 12 LBesG MV gewähren,
wenn die Voraussetzungen
- Polizeivollzugsdienst,
- Dienstbezüge nach der Besoldungsordnung A oder Anwärterbezüge,
- Dienstzeit von einem Jahr,
- Keine Sicherheitszulage nach § 47 LBesG MV,
kumulativ vorliegen.
B
BE03.04
Vergütung von Mehrarbeitsstunden (1/3)
Das HR-System muss für die Vergütung von Mehrarbeitsstunden die Mehrarbeits-
vergütung bei Teilzeitbeschäftigten bis zur Erreichung der regelmäßigen Arbeitszeit
automatisiert berechnen.
A
BE03.05
Vergütung von Mehrarbeitsstunden (2/3)
Das HR-System muss für die Vergütung von Mehrarbeitsstunden, über die Vollar-
beitszeit hinaus, die automatisierte Berücksichtigung der Stundensätze je nach Be-
soldungsgruppe und Tätigkeit, welche die Höhe der Mehrarbeitsvergütung festle-
gen, beachten.
A
BE03.06
Vergütung von Mehrarbeitsstunden (3/3)
Das HR-System muss bei der Vergütung von Mehrarbeitsstunden die automatisierte
Prüfung der max. zu vergütenden Stunden im Kalenderjahr unter Berücksichtigung
der Tätigkeit (z. B. Polizeidienst, Schuldienst) beachten.
A
BE03.07
Zuschuss zur Kranken- und Pflegeversicherung (1/3)
Das HR-System muss für die Berechnung des Zuschusses zur Kranken- und Pflege-
versicherung das manuelle Erfassen des individuellen Kranken- und Pflegeversiche-
rungsbetrages sowie eines Kürzungsbetrages ermöglichen.
A
BE03.08
Zuschuss zur Kranken- und Pflegeversicherung (2/3)
Das HR-System muss die automatisierte Berechnung des Zuschusses zur Kranken-
und Pflegeversicherung nach § 6 Abs. 6 SGB V und § 7 EltZLVO MV ermöglichen.
A
BE03.09
Zuschuss zur Kranken- und Pflegeversicherung (3/3)
Das HR-System muss die automatisierte Ermittlung des Zuschusses zur Kranken- und
Pflegeversicherung nach §7 Elternzeitlandesverordnung MV in Verbindung mit § 6
Absatz 6 SGB V ermöglichen. Die Beträge müssen zudem manuell eingebbar sein.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
BE03.10
Zuschuss zum Mutterschaftsgeld
Das HR-System muss die automatisierte Berechnung des Zuschusses zum Mutter-
schaftsgeld nach § 6 Mutterschutzverordnung MV ermöglichen.
A
BE03.11
Stellenzulagen
Das HR-System muss für Stellenzulagen nach den §§ 46-60 LBesG MV Unterschieds-
beträge, Anrechnungen und Verminderungen (Abschmelzung) automatisiert be-
rechnen.
A
BE03.12
Ausgleichszulage bei Wegfall von Stellenzulagen
Das HR-System muss die Ausgleichszulage bei Wegfall von Stellenzulagen nach § 61
Abs. 1 LBesG MV inkl. der jährlichen Verminderung (Abschmelzung) und der Anrech-
nung anderer Stellenzulagen automatisiert berechnen.
A
BE03.13
Ausgleichszulage bei Dienstherrenwechsel
Das HR-System muss die Ausgleichszulage bei Dienstherrenwechsel nach § 62 Abs.
1 LBesG MV als Unterschiedsbetrag zu den zu erfassenden Dienstbezügen in der
bisherigen Verwendung inkl. der hälftigen und vollen Verminderung durch Bezüge-
erhöhungen automatisiert berechnen.
A
BE03.14
Erschwerniszulagen
Das HR-System muss Erschwerniszulagen nach § 63 LBesG MV in Verbindung mit
EZulV MV auch bei Teilzeitbeschäftigung mit ungleichmäßiger Verteilung der Ar-
beitszeit und für Zeiten eines Beschäftigungsverbotes automatisiert berechnen.
A
BE03.15
Darstellung einzelner Berechnungsschritte
Das HR-System muss bei der Berechnung von weiteren Bezügebestandteilen die ein-
zelnen Berechnungsschritte z. B. bei Unterschiedsbeträgen, Verminderungen oder
Anrechnungen einer Zulage darstellen.
A
4.7.8.1.6 Auslandsbesoldung
Soweit Personalfälle im Ausland tätig sind, erhalten sie Auslandsbesoldung nach den Vorgaben der §§ 2 und
75 LBesG MV in Verbindung mit den §§ 52-57 BBesG. Das HR-System muss die Auslandsbesoldung nach
diesen Vorschriften umsetzen.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
BE04.01
Abbildung der Auslandsbesoldung
Das HR-System muss für Personalfälle in Auslandsdienststellen des Landes die Aus-
landsbesoldung nach den Vorgaben der §§ 2 und 75 LBesG MV in Verbindung mit
den §§ 52-57 BBesG abbilden.
A
BE04.02
Ermittlung der Auslandsbesoldung
Das HR-System muss für die automatisierte Berechnung der Auslandsbesoldung,
insbesondere der Auslandszuschläge, Mietzuschüsse und den Kaufkraftausgleich
unter Berücksichtigung einer der maßgeblichen (vom AN zu hinterlegenden) Indi-
zierung und des Zonenschlüssels ermöglichen. Zu erfassende Daten (z. B. Miethöhe)
muss soll das HR-System bei der Sachbearbeitung abfragen.
A
4.7.8.1.7 Anwärterbezüge
Das HR-System muss die Ermittlung von Anwärterbezügen ermöglichen. Anwärter meint Personen im Be-
amtenverhältnis auf Widerruf im Vorbereitungsdienst.
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13. Dezember 2024
Zu den Anwärterbezügen gehören der Anwärtergrundbetrag und der Anwärtersonderzuschlag. Daneben
muss eine Unterrichtsvergütung gewährt werden können. Auf die Anwärterbezüge wird unter bestimmten
Voraussetzungen Entgelt angerechnet und die Anwärterbezüge werden unter bestimmten Voraussetzun-
gen gekürzt (siehe BE08.13 (Kürzung Anwärterbezüge)).
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
BE05.01
Ermittlung der Anwärterbezüge
Das HR-System muss Anwärterbezüge nach den §§ 2, 76-81 LBesG MV automatisiert
ermitteln können.
A
BE05.02
Erfassung einer Mindestdienstzeit nach dem Vorbereitungsdienst
Das HR-System muss die manuelle Erfassung einer Mindestdienstzeit nach § 76 Abs.
5 LBesG MV ermöglichen.
A
BE05.03
Beendigung eines Dienstverhältnisses vor Ablauf der Mindestdienstzeit
Das HR-System muss die Sachbearbeitung bei Beendigung eines Dienstverhältnisses
darauf hinweisen, wenn die Mindestdienstzeit nach § 76 Abs. 5 LBesG MV nicht er-
füllt wurde.
A
BE05.04
Erfassung und Berücksichtigung von Anwärtersonderzuschlägen
Das HR-System muss die Erfassung und Berücksichtigung von Anwärtersonderzu-
schlägen nach § 78 LBesG MV ermöglichen.
A
BE05.05
Art der Erfassung von Anwärtersonderzuschlägen
Das HR-System muss die Eingabe von Anwärtersonderzuschlägen als Betrag und als
Prozentsatz des Anwärtergrundbetrages ermöglichen.
A
BE05.06
Hinweis bei Anwärtersonderzuschlag
Das HR-System muss bei der Eingabe von Anwärtersonderzuschlägen die Sachbear-
beitung darauf hinweisen, wenn der Anwärtersonderzuschlag den Anwärtergrund-
betrag um 70 Prozent übersteigt.
A
BE05.07
Begrenzung bei Anwärtersonderzuschlag
Das HR-System mussdie Eingabe von Anwärtersonderzuschlägen auf 100 Prozent
des Anwärtergrundbetrages begrenzen.
A
BE05.08
Berechnung der Unterrichtsvergütung
Das HR-System mussl die Berechnung der Unterrichtsvergütung nach § 79 LBesG
MV ermöglichen.
A
BE05.09
Höchstgrenze bei Unterrichtsvergütung
Das HR-System muss bei der Ermittlung der Unterrichtsvergütung die Höchstgrenze
auf das Anfangsgrundgehalt beachten.
A
BE05.10
Anrechnung von Entgelt
Das HR-System muss bei der Berechnung der Anwärterbezüge die Anrechnung von
Entgelt nach § 80 LBesG MV berücksichtigen. Die sich unterscheidenden Anrech-
nungsregelungen sind zu beachten. Im Fall von Abs. 2 (Stationsentgelt) soll das HR-
System die Erstellung eines Rückforderungsschreibens an die jeweilige Stelle außer-
halb des öffentlichen Dienstes, nebst fiktiver Rentenversicherungsbeträge ermögli-
chen .
A
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13. Dezember 2024
4.7.8.1.8 Einmal- und Sonderzahlungen
Einmal- und Sonderzahlungen werden anlassbezogen berechnet. Hierzu zählen insbesondere die Dienstju-
biläumszuwendungen und die Sonderzahlungen nach dem SZG MV. Weiterhin muss das HR-System die Ur-
laubsabgeltung nach der EUrlV (Bund) automatisiert berechnen. Dabei soll das HR-System die Rechtspre-
chung beachten.
Für die Besoldungsberechnung dieses Kapitels finden die übergreifenden Anforderungen aus dem Kapitel
4.7.10.5 (Übergreifende fachliche Anforderungen: Bruttoberechnung – Einmal- und Sonderzahlungen) An-
wendung.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
BE06.01
Betragsmäßige Einmalzahlungen
Das HR-System muss es ermöglichen, dass Einmalzahlungen automatisiert für be-
stimmte Personengruppen festgelegt werden können. Der Betrag ist von der Sach-
bearbeitung festzusetzen.
A
BE06.02
Gesetzliche Einmalzahlungen
Das HR-System muss die gesetzlich festgelegten Einmalzahlungen automatisiert be-
rücksichtigen.
A
BE06.03
Ermittlung der Dienstjubiläumszuwendungen
Das HR-System muss die Dienstjubiläumszuwendung nach § 2 DJubV automatisiert
ermitteln und umsetzen.
A
BE06.04
Zahlung aufgrund (außer-)gerichtlicher Zahlungen und Vergleiche
Das HR-System muss fähig sein, eine Abfindung mit ihrem manuell festgesetzten
Wert durch den Bearbeiter zu erfassen (z. B. aufgrund von gerichtlichen Urteilen
und außergerichtlichen Vergleichen) bzw. aus einem zukünftigen Fachverfahren
Personalmanagement (siehe Bezügedatenschnittstelle SS01.40) zu übernehmen.
A
BE06.05
Berechnung der Urlaubsabgeltung nach Urteil Bundesverwaltungsgericht
Das HR-System soll gemäß § 10 EUrlV die Berechnung der finanziellen Vergütung
von krankheitsbedingt bis zur Beendigung des Beamtenverhältnisses nicht angetre-
tenem Erholungsurlaub durchführen. Das Ergebnis muss in die Bezügeabrechnung
einfließen.
B
BE06.06
Urlaubsabgeltung - Plausibilitätsprüfung
Das HR-System soll erfasste Urlaubstage auf Plausibilität hinsichtlich der Höchst-
grenze des unionsrechtlichen Mindestjahresurlaubs prüfen.
B
4.7.8.1.9 Amtsbezüge
Die Mitglieder der Landesregierung nach dem LMinG und die Parlamentarischen Staatssekretäre nach dem
LParlG stehen in einem besonderen öffentlich-rechtlichen Amtsverhältnis. Das HR-System muss die Amts-
bezüge dieser Personalfälle ermitteln. Dazu zählen das Amtsgehalt bzw. das Gehalt, der Familienzuschlag
und die Dienstaufwandsentschädigung. Daneben erhalten sie die Sonderzahlung.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
BE07.01
Amtsbezüge - allgemein
Das HR-System muss die Amtsbezüge für Personen in einem Amtsverhältnis nach §
1 LMinG und § 1 LParlG ermöglichen.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
BE07.02
Bezugszeitraum der Amtsbezüge
Das HR-System muss bei Eingabe des taggenauen Beginns und Endes des Amtsver-
hältnisses (inkl. Weiterführung der Geschäfte) den Bezugszeitraum der Amtsbezüge
vom Beginn bzw. Schluss des Kalendermonats entsprechend § 9 Abs. 1 und 2 LMinG
und § 5 LParlG automatisiert ermitteln.
A
BE07.03
Ermittlung des Amtsgehaltes
Das HR-System muss das Amtsgehalt nach § 9 Abs. 3 Nr. 1 LMinG unter Berücksich-
tigung des Amtsgehalt- und Besoldungsnichtanpassungsgesetzes (NAnpG MV) au-
tomatisiert ermitteln.
A
BE07.04
Ermittlung des Gehaltes
Das HR-System muss das Gehalt nach § 4 Satz 1 LParlG unter Berücksichtigung des
Amtsgehalt- und Besoldungsnichtanpassungsgesetzes (NAnpG MV) automatisiert
ermitteln.
A
BE07.05
Ermittlung des Familienzuschlages
Das HR-System muss den Familienzuschlag nach § 9 Abs. 3 Nr. 2 LMinG und nach §
4 LParlG automatisiert ermitteln.
A
BE07.06
Ermittlung der Dienstaufwandsentschädigung
Das HR-System muss die Dienstaufwandsentschädigung nach § 9 Abs. 3 Nr. 3 LMinG
automatisiert ermitteln.
A
BE07.07
Vergleichsberechnung bei mehreren Bezügen
Das HR-System muss die Vergleichsberechnung nach § 9 Abs. 4 Satz 2 und 3 LMinG
und § 5 LParlG automatisiert durchführen.
A
4.7.8.1.10 Kürzungen/Minderung von Bezügen
Das HR-System muss Kürzungen und Minderungen von Bezügebestandteilen automatisch vornehmen. Die
dafür notwendige Erfassung von Kürzungsprozentsätzen, Höchstgrenzen und Festbeträgen muss möglich
sein. Soweit erforderlich muss die Hemmung von Kürzungszeiträumen möglich sein.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
BE08.01
Zeiten ohne Dienstbezüge
Das HR-System muss bei Zeiten ohne Dienstbezüge nach den §§ 66, 67, 68 EUrlV,
SUrlV (z. B. Sonderurlaub bei Erkrankung des Kindes über Zeiten mit Besoldungsan-
spruch hinaus) die Bezüge automatisiert anpassen.
A
BE08.02
Kürzungen und Minderungen nach dem LBesG MV
Das HR-System muss die Kürzungen und Minderungen von Bezügebestandteilen
nach den §§ 11-13, 80, 81 LBesG MV automatisiert umsetzen.
A
BE08.03
Allgemeine Kürzungen
Das HR-System muss die folgenden Kürzungsmöglichkeiten der Bezüge vorsehen:
- manuelle Erfassung eines Kürzungsprozentsatzes,
- manuelle Erfassung einer Höchstgrenze und
- manuelle Erfassung eines Festbetrages.
A
BE08.04
Wechsel der Kürzungsmerkmale
Das HR-System muss fähig sein, mehrfache Wechsel aller Kürzungsmerkmale im
Monat zu ermöglichen.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
BE08.05
Kürzung der Besoldung und Amtsbezüge wegen Gewährung einer Versorgung
durch eine zwischenstaatliche oder überstaatliche Einrichtung - allgemein
Das HR-System muss bei Erhalt einer Versorgung aus der Verwendung im öffentli-
chen Dienst einer zwischenstaatlichen oder überstaatlichen Einrichtung die manu-
elle Erfassung eines Kürzungsprozentsatzes und automatisierte Kürzung der Besol-
dung und Amtsbezüge um diesen Satz nach § 10 LBesG MV ermöglichen.
A
BE08.06
Kürzung der Besoldung und Amtsbezüge wegen Gewährung einer Versorgung
durch eine zwischenstaatliche oder überstaatliche Einrichtung - Überwachung der
Höchstkürzungsgrenzen
Das HR-System muss bei Erhalt einer Versorgung aus der Verwendung im öffentli-
chen Dienst einer zwischenstaatlichen oder überstaatlichen Einrichtung und Kür-
zungen nach § 10 LBesG MV die gleichzeitige Überwachung der Höchstkürzungs-
grenzen ermöglichen.
A
BE08.07
Anrechnung von Einkünften und Sachbezügen
Das HR-System muss nach den §§ 11 und 12 LBesG MV die manuelle Erfassung von
Einkünften/Sachbezügen und die Berechnung des Anrechnungs-/Kürzungsbetrages
ermöglichen. Das HR-System muss dabei die Erfassung eines Mindestzahlbetrages
ermöglichen.
A
BE08.08
Kennzeichnung der Unterbrechungsgründe
Das HR-System muss die Kennzeichnung der unterschiedlichen Unterbrechungs-
gründe ermöglichen. Dies sind insbesondere Unterbrechungen wegen Sonderur-
laub, Pflegezeit, Elternzeit und unentschuldigtes Fernbleiben (§ 13 LBesG MV).
A
BE08.09
Kürzung der Dienstbezüge aufgrund von Disziplinarmaßnahmen
Das HR-System muss Kürzungen von Dienstbezügen aufgrund von Disziplinarmaß-
nahmen nach § 10 und § 11 Abs. 5 LDG MV
- als bruchteilmäßige und prozentuale Verminderung der monatlichen Dienstbe-
züge und
- unter Vorgabe eines Zeitraums
automatisiert ermöglichen.
A
BE08.10
Hemmung von Kürzungen
Das HR-System muss ermöglichen, dass Kürzungszeiträume z. B. nach § 10 Abs. 4
LDG MV hemmbar sind.
A
BE08.11
Fortsetzung der Kürzung der Dienstbezüge aufgrund von Disziplinarmaßnahmen
bei Eintritt in den Ruhestand
Das HR-System muss die Fortsetzung der Kürzung der Dienstbezüge nach § 10 Abs.
3 LDG MV bei Eintritt in den Ruhestand ermöglichen.
A
BE08.12
Überwachung der Kürzungshöchstgrenze und des Kürzungszeitraumes einer Dis-
ziplinarmaßnahme
Das HR-System soll die Sachbearbeitung bei der Erfassung einer Disziplinarmaß-
nahme gemäß BE08.09 auf eine Überschreitung der gesetzlichen Kürzungshöchst-
grenze sowie des maximalen Kürzungszeitraumes hinweisen .
B
BE08.13
Kürzung Anwärterbezüge
Das HR-System muss die Kürzung von Anwärterbezügen nach § 81 LBesG MV nach
Erfassung des Kürzungsbetrages und eines Prozentsatzes der Anwärterbezüge er-
möglichen.
A
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13. Dezember 2024
4.7.8.1.11 Versorgungszuschlag
Bei einer Beurlaubung ohne Dienstbezüge nach § 6 Absatz 1 Satz 2 Nr. 5 Buchstabe b LBeamtVG MV ist es
möglich, dass dem Land MV ein Versorgungszuschlag zu erstatten ist. Daneben wird bei einer Abordnung
vom Land MV zu einem anderen Dienstherrn ohne Versetzungsabsicht ein Versorgungszuschlag erhoben.
Soweit wider Erwarten eine Versetzung erfolgt, wäre der Versorgungszuschlag zurückzuerstatten, da bei
Versetzung eine Versorgungslastenteilung erfolgt. Daneben wird bei einer Abordnung vom Land MV zu ei-
nem anderen Dienstherrn mit Versetzungsabsicht zunächst kein Versorgungszuschlag erhoben. Wird der
Personalfall wider Erwarten tatsächlich nicht versetzt, wird der Versorgungszuschlag nachträglich erhoben.
In diesen drei Konstellationen wird der Versorgungszuschlag nach § 6 Absatz 1 Satz 2 Nr. 5 Buchstabe b
LBeamtVG MV als Bruttobetrag berechnet. Die ruhegehaltfähigen Dienstbezüge ergeben sich aus § 5 LBe-
amtVG MV und die anteilige Sonderzahlung wird nach dem SZG MV berechnet.
Die Vorgehensweise wird in den Durchführungsbestimmungen beschrieben (https://www.landesrecht-
mv.de/bsmv/document/VVMV-VVMV000010706).
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
BE09.01
Automatisierte Datenermittlung (1/3)
Das HR-System muss die für die Berechnung des Versorgungszuschlages notwendi-
gen Daten automatisiert ermitteln, insbesondere die ruhegehaltfähigen Dienstbe-
züge nach § 5 LBeamtVG MV inklusive Leistungsbezüge und die anteilige jährliche
Sonderzahlung nach dem SZG MV, welche jeweils ohne diese Beurlaubung zustehen
würden.
A
BE09.02
Automatisierte Datenermittlung (2/3)
Das HR-System muss beachten, dass bei Teilzeitbeschäftigung und Teilabordnung
die Berechnung des Versorgungszuschlages anteilig erfolgt. Berechnungsgrundlage
sind die vollen Bezüge für den Fall, dass vor der Beurlaubung/Abordnung reduzierte
Bezüge bezogen wurden.
A
BE09.03
Automatisierte Datenermittlung (3/3)
Das HR-System muss beachten, dass Dienstbezüge, die erst ab einer bestimmten
Bezugsdauer ruhegehaltfähig werden, auch dann der Bemessung des Versorgungs-
zuschlages zu Grunde zu legen sind, wenn die für die Ruhegehaltfähigkeit notwen-
dige Bezugsdauer noch nicht erfüllt ist.
A
BE09.04
Datenerfassung - Auswahl des Personalfalls
Das HR-System muss es ermöglichen, dass der Personalfall als Erstattungspflichtiger
auswählbar ist.
A
BE09.05
Datenerfassung - Erfassung des Arbeitgebers/Dienstherrn
Das HR-System muss es ermöglichen, dass die notwendigen Daten des Arbeitge-
bers/Dienstherrn, der Dienststelle und der zuständigen Besoldungsstelle als Erstat-
tungspflichtige erfassbar sind. Dabei müssen der Grund der Rückforderung, eine Be-
fristung und bei Bedarf mehrere Haushaltstitel erfassbar sein.
A
BE09.06
Datenerfassung - Zahlungsweise
Das HR-System muss die Erfassung der Zahlungsweisen monatlich, vierteljährlich,
halbjährlich und jährlich ermöglichen.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
BE09.07
Automatisierte Berechnung
Das HR-System muss die automatisierte Berechnung des Versorgungszuschlages
nach § 6 Absatz 1 Satz 2 Nr. 5 Buchstabe b LBeamtVG MV und der monatlichen,
vierteljährlichen, halbjährlichen und jährlichen Abschläge unter Beachtung einer
ggf. erfassten Befristung je Haushaltstitel ermöglichen.
A
BE09.08
Automatisierte Neuberechnung
Das HR-System muss den Versorgungszuschlag und die monatlichen Abschläge au-
tomatisiert neu berechnen, wenn sich die zugrunde liegenden Daten (z. B. Dienst-
bezüge) ändern.
A
BE09.09
Änderung des berechneten Versorgungszuschlags
Das HR-System muss die manuelle Änderung des automatisiert berechneten und
neuberechneten Versorgungszuschlages ermöglichen.
A
BE09.10
Dokumentenerstellung
Das HR-System muss bei der Erstellung von Dokumenten automatisiert den ermit-
telten Anforderungsbetrag, dessen Zusammensetzung und das zugehörige Kassen-
zeichen einsetzen.
A
BE09.11
Übergabe an HKR-Verfahren
Das HR-System muss die zahlungsrelevanten Daten für die Einzahlung des Versor-
gungszuschlages inklusive Kassenzeichen zur Zahlbarmachung übergeben. Die Ver-
wendung verschiedener Haushaltstitel soll möglich sein.
A
BE09.12
Änderung der Annahmeanordnung
Das HR-System muss jederzeit manuell geänderte Annahmeanordnungen zur Zahl-
barmachung vornehmen können (z. B. bei Neuberechnung und Friständerungen).
A
BE09.13
Rückmeldung von Zahlungseingängen
Das HR-System soll aus der Zahlbarmachung übermittelte Zahlungseingänge erken-
nen und diese dem einzuzahlenden Versorgungszuschlag zuordnen.
B
BE09.14
Zahlungsverzug
Das HR-System soll die Sachbearbeitung darauf hinweisen, wenn einzuzahlende
Versorgungszuschläge nicht fristgerecht eingegangen sind.
B
BE09.15
Zahlungserinnerung
Das HR-System muss nach Ablauf einer Zahlungsfrist automatisiert eine Zahlungser-
innerung an den Personalfall versenden.
A
BE09.16
Zahlungserinnerung - Einstellung der Frist
Das HR-System muss im Rahmen des Versorgungszuschlags der Zentralen Fachad-
ministration die Einstellung der Zahlungsfrist für die Zahlungserinnerung ermögli-
chen.
A
BE09.17
Abschlussbewertung
Das HR-System soll nach Beendigung der Beurlaubung automatisiert zusammenfas-
sen, inwiefern die Versorgungszuschläge eingezahlt wurden (Abgleich IST/SOLL).
Das Ergebnis dieser Zusammenfassung soll der Sachbearbeitung angezeigt werden
und für die Dokumentenerstellung zur Verfügung stehen.
B
BE09.18
Abordnung zum Land MV
Das HR-System muss die Abordnung von einem anderen Dienstherrn zum Land MV
nach § 14 BeamtStG in Verbindung mit § 28 LBG MV und die damit zusammenhän-
gende Erstattung des Versorgungszuschlages an den anderen Dienstherrn abbilden
können.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
BE09.19
Abordnung vom Land MV
Das HR-System muss die Abordnung vom Land MV zu einem anderen Dienstherrn
nach § 14 BeamtStG in Verbindung mit § 28 LBG MV und die damit zusammenhän-
gende Einnahme des Versorgungszuschlages von dem anderen Dienstherrn abbil-
den können.
A
BE09.20
Rückerstattung in Abordnungsfällen mit späterer Versetzung
Das HR-System muss in Abordnungsfällen zum Land MV und vom Land MV, in denen
der Personalfall nach einer Abordnung ohne Versetzungsabsicht dennoch versetzt
wird, eine Rückerstattung bzw. Nachzahlung des Versorgungszuschlages abbilden
können.
A
4.7.8.1.12 Weitere Anforderungen
In diesem Abschnitt finden sich weitere Anforderungen an die Bezügeberechnung, die sich keinem der vo-
rangehenden Unterkapitel zuordnen lassen.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
BE10.01
Berechnung der Schadenersatzansprüche gegen Dritte
Das HR-System soll bei weitergezahlter Besoldung trotz Dienstunfähigkeit auf-
grund von durch Dritten verschuldeten Unfällen die Schadenshöhe automatisiert
berechnen.
B
BE10.02
Geldwerter Vorteil (1/3)
Das HR-System muss die Erhöhung der Besoldung durch Sach-/Barbezüge (z. B. E-
Bike, Dienstwagen) durch manuelle Erfassung des geldwerten Vorteils (Brutto) er-
möglichen.
A
BE10.03
Geldwerter Vorteil (2/3)
Das HR-System muss den geldwerten Vorteil (Brutto) automatisiert berechnen,
nachdem die notwendigen Eingaben durch die Sachbearbeitung erfolgt sind.
A
BE10.04
Geldwerter Vorteil (3/3)
Das HR-System muss es ermöglichen, dass über die Schnittstelle zum HKR-
Verfahren der Haushalt in gleicher Höhe entlastet wird, wie der Bruttobetrag des
geldwerten Vorteils den Haushalt belastet.
A
BE10.05
Unterhaltsbeiträge
Das HR-System muss die Berechnung der Unterhaltsbeiträge nach dem LDG MV
inkl. der Abbildung des Wirksamkeitszeitraumes (z. B. 6 Monate) ermöglichen.
A
BE10.06
Nachzahlung der einbehaltenen Dienstbezüge bei Disziplinarmaßnahmen
Im HR-System muss die Möglichkeit zur Nachzahlung der einbehaltenen Dienst-
bezüge bestehen, soweit eine Disziplinarmaßnahme in anderer Weise als in den
Fällen des § 41 Abs. 3 LDG MV unanfechtbar abgeschlossen wird.
A
BE10.07
Gesetzlich vorgegebene Werte für die ruhegehaltfähigen Dienstbezüge
Das HR-System muss sämtliche ruhegehaltsfähigen Dienstbezüge, deren Wert
durch das LBesG MV oder dessen Anlagen begründet ist, vorhalten.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
BE10.08
Manuell vorgegebene Werte für die ruhegehaltfähigen Dienstbezüge
Das HR-System muss eine Erfassung der ruhegehaltsfähigen Dienstbezüge als ru-
hegehaltfähig, deren Wert nicht gesetzlich begründet ist (z. B. Leistungsbezüge
bei Professoren), durch die Sachbearbeitung ermöglichen und diese für die Bezü-
geabrechnung vorhalten.
A
BE10.09
Erstattungsanforderungen
Das HR-System muss den anzufordernden Erstattungsbetrag (ggf. inkl. Nachbe-
rechnung) automatisiert berechnen, dazu notwendige, fehlende Daten von der
Sachbearbeitung einfordern und anschließend automatisiert das Anfordern bei
der Dienststelle auslösen. Der Betrag soll zur Zahlbarmachung übermittelt wer-
den. Eine Buchung auf mehrere Haushaltskonten soll möglich sein.
Eine Unterscheidung zwischen Besoldung, Beihilfe und ggf. Versorgungszuschlag
ist zwingend erforderlich.
A
BE10.10
Erstattung von Stationsentgelt und einer Kostenentschädigungspauschale
Das HR-System soll das Stationsentgelt sowie eine Kostenentschädigungspau-
schale automatisiert berechnen und anschließend automatisiert das Anfordern
bei der Dienststelle auslösen. Der Betrag soll zur Zahlbarmachung übermittelt
werden. Eine Buchung auf mehrere Haushaltskonten soll möglich sein.
B
4.7.8.2 Nettoberechnung
In der Nettoberechnung werden anhand der Brutto-Dienst- und Amtsbezüge die Netto-Bezüge ermittelt.
Dabei werden z. B. die Steuerabzüge, eventuelle Einbehaltungen, Vorschüsse und Vermögenswirksame
Leistungen berücksichtigt.
4.7.8.2.1 Steuerliche Abzüge
Vom Steuerbruttoentgelt sind die steuerlichen Abzüge Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag
abzuführen. Bei der Ermittlung des Steuerbruttos muss das HR-System die steuerfreien Einnahmen berück-
sichtigen.
Weiterhin muss das HR-System den Lohnsteuerjahresausgleich durchführen.
Für die Besoldungsberechnung dieses Kapitels finden die übergreifenden Anforderungen aus dem Kapitel
4.7.10.9 (Übergreifende fachliche Anforderungen: Nettoberechnung – Steuerliche Abzüge) Anwendung.
4.7.8.2.2 Altersvorsorge Riester
Das HR-System muss am elektronischen Meldeverkehr mit der Deutschen Rentenversicherung Bund - Zent-
rale Zulagenstelle für Altersvermögen in Erfüllung der Vorgaben aus den §§ 79 ff. EStG teilnehmen.
Für die Besoldungsberechnung dieses Kapitels finden die übergreifenden Anforderungen aus dem Kapitel
4.7.10.11 (Übergreifende fachliche Anforderungen: Nettoberechnung – Altersvorsorge Riester) Anwen-
dung.
4.7.8.2.3 Einbehaltungen
In verschiedenen Fallkonstellationen ist aufgrund besoldungsrechtlicher Vorgaben die Einbehaltung von
Bezügen erforderlich.
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
BE11.01
Geldbußen bei Disziplinarmaßnahmen
Das HR-System muss die Einbehaltung von Geldbußen nach § 9 LDG MV ermögli-
chen.
A
BE11.02
Einbehaltung der Bezüge bei einer vorläufigen Dienstenthebung
Das HR-System muss bei einer vorläufigen Dienstenthebung nach § 41 LDG MV
die prozentuale Einbehaltung der Bezüge inkl. der Sonderzahlung nach § 4 SZG
MV ermöglichen. Das HR-System soll dabei die Höchstgrenze beachten. Einmal-
zahlungen sind dabei unberücksichtigt zu lassen.
A
BE11.03
Einbehaltung der Dienstbezüge bei Einlegung Rechtsbehelf gegen Versetzung in
den Ruhestand
Das HR-System muss nach § 46 Abs. 4 LBG MV die Einbehaltung der Dienstbezüge
ermöglichen, die das ermittelte Ruhegehalt übersteigen.
A
BE11.04
Geldwerter Vorteil
Das HR-System muss die Einbehaltung des geldwerten Vorteils gemäß Sozialver-
sicherungsentgeltverordnung, EStG vom Auszahlungsbetrag ermöglichen.
A
BE11.05
Einbehaltung von Bezügebestandteilen
Das HR-System muss die Einbehaltung von Bezügebestandteilen, z. B. für Verpfle-
gungsgeld, Job-Ticket, Parkraumbewirtschaftung, Dienstwohnungen gemäß der
Allgemeinen Verwaltungsvorschriften über die Landesdienstwohnungen und
Dienstkleidungsvorschüsse mit frei wählbarer Laufzeit ermöglichen.
A
BE11.06
Einbehaltung von Privatabzügen
Das HR-System muss Privatabzüge, die auf dienstlichen Belangen beruhen (z. B.
Parkplatzmiete, Telefongebühren), ermöglichen.
A
BE11.07
Sonstige Privatabzüge
Das HR-System muss zur Abführung nicht näher spezifizierter anderer Privatab-
züge bei Bedarf fähig sein.
A
4.7.8.2.4 VorschüsseDas HR-System muss die Gewährung von Bezügevorschüssen sowie Vorschüsse wäh-
rend Pflege- oder Familienpflegezeit gemäß §§ 64a, 64b LBG MV in Verbindung mit § 8 LBesG MV ermögli-
chen.
Für die Besoldungsberechnung dieses Kapitels finden auch die übergreifenden Anforderungen aus dem Ka-
pitel 4.7.10.12 (Übergreifende fachliche Anforderungen: Nettoberechnung – Vorschüsse) Anwendung.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
BE12.01
Anweisung und Umsetzung von Bezügevorschüssen
Das HR-System muss die automatisierte Umsetzung von Bezügevorschüssen für Be-
amte und Richter unter Beachtung der Richtlinien für die Gewährung von Vorschüs-
sen in besonderen Fällen (Vorschußrichtlinien VR vom 28. November 1975 (GMBl.
S. 829)) ermöglichen.
A
BE12.02
Manuelle Erfassung von Vorschusszahlungen
Das HR-System muss die manuelle Erfassung von Vorschusszahlungen, die von den
Richtlinien (siehe BE12.01 (Anweisung und Umsetzung von Bezügevorschüssen)) z.
B. in ihrer Betragshöhe abweichen, ermöglichen.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
BE12.03
Gehaltsvorauszahlungen an Gerichtsvollzieher und Verzinsung dieser Vorauszah-
lung
Das HR-System soll Gehaltsvorauszahlungen an Gerichtsvollzieher nach der Verwal-
tungsvorschrift zur „Gewährung von Gehaltsvorauszahlungen an Gerichtsvollzieher
zur Einrichtung eines Geschäftszimmers“ (https://www.landesrecht-
mv.de/bsmv/document/VVMV-VVMV000008905/part/F) ermöglichen. Das HR-
System muss dabei die Tilgungsraten inkl. der Zinsen (§§ 291 und 288 BGB) automa-
tisiert berechnen. Bei Änderungen des Basiszinssatzes während des Tilgungszeitrau-
mes muss die automatisierte Berechnung erneut erfolgen.
B
BE12.04
Vorschuss bei der Inanspruchnahme von Familienpflegezeit oder Pflegezeit
Das HR-System muss gemäß §§ 64a und 64b LBG MV in Verbindung mit § 8 LBesG
MV Besoldungsempfängern die monatliche Auszahlung von Vorschüssen während
einer Pflege oder Familienpflegezeit gewähren.
A
BE12.05
Abschlagsgewährung
Das HR-System muss tägliche Abschläge auf die Gewährung von Leistungen als Vo-
rauszahlung ermöglichen.
A
4.7.8.2.5 Vermögenswirksame LeistungenDas HR-System muss in der Lage sein, vermögenswirksame Leis-
tungen zahlbar zu machen. Dabei soll ein frei definierbarer Zahlungsrhythmus ermöglicht werden. Weiter-
hin soll die Teilzeitbeschäftigung bei der Ermittlung des Betrages beachtet werden.
Für die Besoldungsberechnung dieses Kapitels finden auch die übergreifenden Anforderungen aus dem Ka-
pitel 4.7.10.13 (Übergreifende fachliche Anforderungen: Nettoberechnung – Vermögenswirksame Leistun-
gen) Anwendung.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
BE13.01
Unterbrechung
Das HR-System muss bei der Zahlbarmachung vermögenswirksamer Leistungen die
Höhe bei Unterbrechungen sowie die Zulässigkeit nach §§ 83 und 84 LBesG MV in
Verbindung mit dem 5. VermBG für Beamte und Richter automatisiert prüfen.
A
4.7.8.2.6 Nachversicherung
Wird das versicherungsfreie Dienst- oder Angestelltenverhältnis beendet, muss eine Nachversicherung für
Beschäftigungszeiten nach Maßgabe der §§ 8, 181 Abs. 2, 182 bis 186a SGB VI durchgeführt werden. Die
Berechnung und die Durchführung muss durch das HR-System ermöglicht werden. Für die Bearbeitung der
Nachversicherungsvorgänge muss das Nachversicherungsverzeichnis zur Verfügung stehen. Darüber wer-
den die Vorgänge überwacht, der Schriftverkehr dokumentiert und der Verfahrensstand festgehalten.
Für die Berechnung der Nachversicherungsbeiträge muss das HR-System die notwendigen vorhandenen
Daten aus den Bereichen Besoldung bzw. Entgelt nutzen. Auf dieser Grundlage werden die Nachversiche-
rungsbeiträge berechnet und anhand der Beschäftigungszeiträume dargestellt. Daneben muss das HR-
System einen Aufschub der Nachversicherung ermöglichen. Im Ergebnis werden Nachversicherungsbe-
scheinigungen und Bescheinigungen zum Aufschub der Nachversicherung erstellt. Sowohl die Berechnung
als auch die Bescheinigungen müssen korrigierbar sein.
Unabhängig davon muss das HR-System für bestimmte Prozesse eine fiktive Nachversicherung erstellen
können.
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
BE14.01
Durchführung der Nachversicherung
Das HR-System muss die Durchführung einer Nachversicherung und deren Berech-
nung unter Berücksichtigung aller relevanten Normen ermöglichen, insbesondere
nach Maßgabe der §§ 8, 181 Abs. 2, 182 bis 186a SGB VI.
A
BE14.02
Nachversicherungsverzeichnis
Das HR-System soll der Sachbearbeitung LAF, der Dezernatsleitung und der Dezer-
natsgruppenleitung die Möglichkeit bieten, ein zentrales Nachversicherungsver-
zeichnis mit Filter- und Sortierfunktion nach Maßgabe der Zugriffsberechtigungen
einzusehen. Dieses Verzeichnis muss sämtliche Bezügeaufgaben mit zugeordneten
offenen und abgeschlossenen Nachversicherungsworkflows inklusive zugehöriger
Dokumente enthalten.
B
BE14.03
Nachversicherungsverzeichnis - manuelle Erfassung
Das HR-System soll zu jeder Nachversicherungsaufgabe ermöglichen, dass manuell
- die Grunddaten der Aufgabe (insbesondere Namen, Vornamen, Geburtsdatum
und Personalnummer),
- die zuständigen Sachbearbeitenden,
- gegenüberstellend angeforderte und eingehende Dokumente,
- gegenüberstellend angeforderte und erledigte Eingaben,
- erledigte Teilprüfungen durch die Sachbearbeitung,
- Wiedervorlagen,
- der Status der Nachversicherungsaufgabe (in Bearbeitung, Dokumente ange-
fordert, Nachversicherung aufgeschoben, erledigt) inkl. dessen Historie,
- versendete Rückforderungsschreiben (Schreiben, um Nachversicherungsbei-
träge z. B. von einem Rentenversicherungsträger zu einem Versorgungswerk
oder zum LAF zurück zu übertragen) und
- Rückforderungsbeträge und Zinsbeträge
festgehalten und angepasst werden können.
B
BE14.04
Nachversicherungsverzeichnis - Automatisierte Protokollierung des Verfahrens-
standes
Das HR-System soll im Nachversicherungsverzeichnis zu jeder Nachversicherungs-
aufgabe automatisiert
- die Grunddaten der Aufgabe,
- die zuständigen Sachbearbeitenden,
- gegenüberstellend angeforderte und eingehende Dokumente,
- gegenüberstellend angeforderte und erledigte Eingaben,
- erledigte Teilprüfungen durch die Sachbearbeitung,
- Wiedervorlagen,
- der Status der Nachversicherungsaufgabe (in Bearbeitung, Dokumente ange-
fordert, Nachversicherung aufgeschoben, erledigt) und dessen Historie,
- versendete Rückforderungsschreiben (Schreiben, um Nachversicherungsbei-
träge z. B. von einem Rentenversicherungsträger zu einem Versorgungswerk
oder zum LAF zurück zu übertragen) und
- Rückforderungsbeträge und Zinsbeträge
hinterlegen und laufend aktualisieren.
B
BE14.05
Nachversicherungsverzeichnis - Aufrufen von Aufgaben und Dokumenten
Das HR-System soll das Aufrufen der Nachversicherungsaufgaben inklusive zugehö-
riger Dokumente aus dem Nachversicherungsverzeichnis heraus ermöglichen.
B
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
BE14.06
Nachversicherungsverzeichnis - Auswahl der Nachversicherungsaufgaben und de-
ren Kombination
Das HR-System soll der Sachbearbeitung im Nachversicherungsverzeichnis die Aus-
wahl (Filterung und Sortierung) der Nachversicherungsaufgaben mindestens nach
folgenden Merkmalen inkl. deren Kombination ermöglichen:
- Zeiträume,
- Status der Nachversicherungsaufgabe,
- Art der Erledigung (insbesondere Nachversicherung, Altersgeld),
- nach Wiedervorlagen,
- nach den Grunddaten der Aufgabe (insbesondere Namen, Vornamen, Geburts-
datum und Personalnummer) und
- Rückforderungsfälle.
Das HR-System soll im Nachversicherungsverzeichnis die individuelle Nutzereinstel-
lung zur Filter- und Sortierfunktion je Sachbearbeitung speichern.
B
BE14.07
Nachversicherungsverzeichnis - Bemerkungsfeld
Das HR-System soll im Nachversicherungsverzeichnis je Aufgabe ein Freitextfeld
ohne Zeichenbegrenzung für Bemerkungen enthalten.
B
BE14.08
Nachversicherungsverzeichnis - Editierung des Status der Nachversicherungsauf-
gabe
Das HR-System soll der Zentralen Fachadministration die Erstellung, Anpassung und
Löschung (Editierung) des Status der Nachversicherungsaufgabe für die Anwendung
im Nachversicherungsverzeichnis (z. B. als Dropdownfeld) ermöglichen.
B
BE14.09
Bereitstellung von Bezügen und Zeiten
Das HR-System muss die sozialversicherungspflichtigen Bezüge und die versiche-
rungsfreien Beschäftigungszeiten aus dem Bereich Besoldung bzw. Entgelt automa-
tisiert in den Nachversicherungsvorgang übertragen. Für Einzelfälle muss die Mög-
lichkeit einer vollständigen manuellen Erfassung der Daten gegeben sein.
A
BE14.10
Berechnung der Nachversicherungsbeiträge
Das HR-System muss die Nachversicherungsbeiträge nach Maßgabe von § 181 Abs.
2, 182 bis 183 SGB VI berechnen. Die Berechnung muss die Sozialversicherungs-
pflicht und die Beitragsbemessungsgrenze (Höchstgrenze) berücksichtigen. Das HR-
System muss die gesetzlichen Regelungen in dem zum Zeitpunkt der Zahlung gel-
tenden Stand berücksichtigen (insbesondere bei einer Zahlung der Nachversiche-
rungsbeiträge zum Jahreswechsel).
A
BE14.11
Zeitraumabhängige Darstellung
Das HR-System muss die nachzuversichernden Zeiten und die zugehörigen Nachver-
sicherungsbeiträge darstellen können. Die Zeiten müssen jährig (01.01. - 31.12. je
Kalenderjahr) dargestellt werden. Unterjährige Zeiten müssen je Kalenderjahr tag-
genau dargestellt werden. Bestimmte Zeiten (insbesondere Ausbildungszeiten, El-
ternzeiten, Kindkrank-Tage, Beurlaubungen ohne Dienstbezüge) müssen darüber
hinaus zeitlich separat dargestellt und gesondert gekennzeichnet werden. Weiter-
hin müssen sämtliche Unterbrechungszeiten (z. B. wegen zwischenzeitlichem Ange-
stelltenverhältnis) gleichermaßen aufführbar sein.
A
BE14.12
Aufschub der Nachversicherung
Das HR-System muss einen Aufschub der Nachversicherung ermöglichen. Insbeson-
dere muss ein einjähriger, zweijähriger und unbegrenzter Aufschub als Aufschubzeit
möglich sein.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
BE14.13
Wiedervorlagen bei Aufschub der Nachversicherung
Das HR-System soll bei einjährigem und zweijährigem Aufschub der Nachversiche-
rung automatisiert anhand der Aufschubzeit Wiedervorlagen für einen Nachversi-
cherungsvorgang setzen.
B
BE14.14
Automatisierte Erstellung der Bescheinigungen
Das HR-System soll Nachversicherungsbescheinigungen und Bescheinigungen zum
Aufschub der Nachversicherung automatisiert erstellen. In einer Bescheinigung
müssen die Nachversicherungsbeträge in der im Zeitraum gültigen Währung (DM
oder Euro) ausgewiesen werden.
B
BE14.15
Berichtigungen
Das HR-System muss einen Korrekturbetrag (auch nachträglich) mit dem Ergebnis
von positiven/negativen (Einzel-)Beträgen berechnen. Das HR-System muss darauf
aufbauend korrigierte Nachversicherungsbescheinigungen erstellen.
A
BE14.16
Zinsberechnung
Das HR-System muss bei nicht zeitnaher Rückerstattung zu viel gezahlter Nachver-
sicherungsbeiträge Zinsen nach Maßgabe von § 27 SGB IV berechnen.
A
BE14.17
Fiktive Nachversicherung
Das HR-System soll eine fiktive Nachversicherung z. B. für Versorgungsausgleichs-
verfahren und Altersgeldverfahren erstellen. Hierfür muss bei Bedarf der Tag des
Ausscheidens aus dem Dienstverhältnis vorgegeben werden können.
B
BE14.18
Statistik für Prüfung durch Rentenversicherung
Das HR-System muss anhand der vorhandenen Daten zu den Nachversicherungsvor-
gängen eine Prüfungsliste für die Außenprüfung der Deutschen Rentenversicherung
erstellen können.
A
4.7.9 Anforderungen Versorgung
Das LAF berechnet die Bezüge für alle Personalfälle. Hierzu gehören Personen, welche in der Vergangenheit
als Beamtin oder Beamter, Richterin oder Richter, Ministerpräsidentin oder Ministerpräsident und Landes-
ministerin oder Landesminister tätig gewesen sind. Ab dem Eintritt in den Ruhestand erhalten diese Perso-
nen verschiedene Versorgungsbezüge. Die Ansprüche auf Versorgungsbezüge bestehen für die Hinterblie-
benen fort.
Mit der Versorgung sind weiterhin der Versorgungsausgleich und die Versorgungslastenteilung verbunden.
4.7.9.1 Bruttoberechnung – Versorgung
In der Bruttoberechnung wird die Versorgung vor Abzug von Steuern und eventuellen Sozialversicherungs-
beiträgen ermittelt. Dafür werden die notwendigen Daten für die Versorgungsfestsetzung ermittelt, der
Ruhegehaltssatz auf Grundlage der Lebenslaufdaten (siehe die Kapitel 4.1.4 und 4.7.5 (Lebenslaufdaten))
ermittelt und die Versorgungsbezüge berechnet. Von den Versorgungsbezügen von Beamten und Richtern
weichen die Unfallfürsorge, das Übergangsgeld und die Versorgung nach dem LMinG ab. Bei Tod der Be-
amtin oder des Beamten bzw. der Richterin oder des Richters wird die Hinterbliebenenversorgung gewährt.
Die jeweilige Versorgung kann unter Umständen gekürzt werden und es müssen die Ruhensregelungen
angewendet werden.
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4.7.9.1.1 Ermittlung der Versorgungsdaten
Für die Berechnung der Versorgung müssen verschiedene Daten erfasst werden. Dies erfolgt zum Teil durch
die Sachbearbeitung der Dienststelle. Weiterhin müssen Daten beim Wechsel von aktiver Beamtin/Richte-
rin bzw. aktiven Beamten/Richter zur Ruhestandsbeamtin bzw. Ruhestandsbeamten übernommen werden.
Darauf aufbauend werden die ruhegehaltfähigen Dienstbezüge ermittelt.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE01.01
Taggenaue Erfassung der Daten
Das Gesamtssystem muss die taggenaue Erfassung der Daten für die Versorgungs-
berechnungen ermöglichen.
A
VE01.02
Erfassung allgemeiner Versorgungsdaten
Das Gesamtsystem muss neben den allgemeinen Daten des Versorgungsempfän-
gers (z. B. Grundinformationsdaten, (abweichende) Bankverbindung, Familien-
stand, Steuermerkmale, abweichende Adressdaten etc.) die Erfassung insbesondere
folgender Daten ermöglichen:
- Beginn des Ruhestandes (mit Ablauf des …),
- Beginn der Versorgungszahlung,
- Personenkreis (z. B. Lehrkräfte, Professorinnen und Professoren, Vollzugsbe-
amtinnen und Vollzugsbeamte, Richterinnen und Richter, sonst. Beamtinnen
und Beamte, Laufbahn) und Amtsbezeichnung soweit sich dies nicht durch Ver-
knüpfung aus den Daten der Besoldungszahlung automatisiert ergibt,
- Eintrittsgrund in den Ruhestand (z. B. gesetzliche Altersgrenze, besondere Al-
tersgrenze, Antragsaltersgrenze, Dienstunfähigkeit) unter Beachtung der je-
weiligen gesetzlichen Regelungen,
- Vorliegen einer Schwerbehinderung i. S. d. § 2 Abs. 2 SGB IX.
A
VE01.03
Ermittlung und manuelle Korrektur der ruhegehaltfähigen Dienstbezüge
Das HR-System muss die ruhegehaltfähigen Dienstbezüge nach § 5 LBeamtVG MV
inklusive des Familienzuschlags der Stufe 1 nach § 50 Abs. 1 LBeamtVG MV automa-
tisiert ermitteln. Dabei muss das HR-System insbesondere die Zweijahresfrist § 5
Abs. 3 LBeamtVG MV (außer im Fall von § 5 Abs. 2 LBeamtVG) MV und die Anpas-
sung der Erfahrungsstufe nach § 5 Abs. 2 LBeamtVG MV beachten. Das HR-System
muss der Sachbearbeitung die Bestätigung/Verneinung der Zweijahresfrist ermögli-
chen.
Das HR-System muss eine manuelle Änderungsmöglichkeit sämtlicher der Ermitt-
lung der ruhefähigen Dienstbezüge zugrundeliegenden Daten (Hinzufügen, Entfer-
nen von Daten sowie betragsmäßige Anpassung) ermöglichen.
A
VE01.04
Ruhegehaltfähigkeit aller Bezügebestandteile
Das HR-System muss bei allen Bezügebestandteilen die Kennzeichnung mit den
Merkmalen
- ruhegehaltfähig (ja/nein),
- Umfang der Ruhegehaltfähigkeit,
- Berücksichtigung bei Höchstgrenzenberechnung der jeweiligen Ruhensrege-
lungen ja/nein,
- Berücksichtigung bei Sterbegeldzahlung (ja/nein),
- Lineare Erhöhung (ja/nein),
- Abschmelzung bei linearen Anpassungen (ja/nein),
- unterliegt der Pfändung (ja/nein),
- Art der steuerlichen Behandlung und
- Berücksichtigung bei der Meldung an die Zentrale Zulagenstelle für Altersver-
mögen (ja/nein)
ermöglichen.
A
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4.7.9.1.2 Ermittlung des Ruhegehaltssatzes
Um den Ruhegehaltssatz als Prozentsatz ermitteln zu können, wird die ruhegehaltfähigen Dienstzeit auf
Grundlage der Lebenslaufdaten (siehe die Kapitel 4.1.4 und 4.7.5 (Lebenslaufdaten)) ermittelt. Anschlie-
ßend werden der Ruhegehaltssatz und der erhöhte Ruhegehaltssatz berechnet.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE02.01
Bewertung von Lebenslaufdaten nach dem Gesetz
Das HR-System muss die Bewertung der Lebenslaufdaten insbesondere im Rahmen
der Versorgungsfestsetzung, der Versorgungsauskunft, des Versorgungsausgleichs,
der Versorgungslastenteilung und der Anerkennung von ruhegehaltfähigen Vor-
dienstzeiten nach den §§ 6-13, 49 Abs. 2, 66, 67, 69g und 85 LBeamtVG MV, § 13
Abs. 2 LMinG und § 5 LParlG in der jeweils gültigen Fassung ermöglichen.
A
VE01.05
Manuelle Erfassung ruhegehaltfähiger Dienstbezüge
Das HR-System muss die manuelle Erfassung der ruhegehaltfähigen Dienstbezüge
nach § 5 LBeamtVG MV, insbesondere die Erfassung von hinterlegten Beträgen (z.
B. Funktionsleistungsbezüge, welche zum Zeitpunkt des Eintritts des Versorgungs-
falles nicht gezahlt werden) ermöglichen.
A
VE01.06
Änderung der ruhegehaltfähigen Dienstbezüge
Das HR-System muss die manuelle Änderung der ruhegehaltfähigen Dienstbezüge
nach § 5 LBeamtVG MV ermöglichen.
A
VE01.07
Prüfung des Anspruchs
Das HR-System muss automatisiert prüfen, ob ein Anspruch auf Versorgungsbezüge
nach § 4 Abs. 1 und 2 LBeamtVG MV in Verbindung mit den verschiedenen gesetzli-
chen Gründen (insbesondere § 26 BeamtStG) und Altersgrenzen (insbesondere
§§ 35, 36, 108, 114, 115 LBG MV und § 70 Abs.1 LHG MV) für den Eintritt in den
Ruhestand besteht. Das HR-System muss bei Bedarf dazu notwendige, fehlende Da-
ten von der Sachbearbeitung einfordern. Das HR-System muss der Sachbearbeitung
LAF das Prüfergebnis anzeigen.
A
VE01.08
Währungsrechner - Umrechnung von Fremdwährungen
Das HR-System muss Beträge in Fremdwährungen automatisiert in EUR umrechnen
wobei eine monatliche Aktualsisierung der Umrechnungskurse umzusetzen ist.
A
VE01.10
Manuelle Erfassung für den Wegfall des erhöhten Ruhegehaltssatz
Das HR-System muss die manuelle Erfassung der Merkmale für den Wegfall des er-
höhten Ruhegehaltssatz nach § 14a Abs. 3 Satz 2 LBeamtVG MV ermöglichen:
- Bezug einer Rente (Wegfall),
- Bezug eines Erwerbseinkommens (Wegfall),
- Wegfall der Dienstunfähigkeit (Wegfall) und
- Bezug einer Unfallrente der gesetzlichen Unfallversicherung (kein Wegfall).
A
VE01.11
Manuell vorgegebene Werte für die ruhegehaltfähigen Dienstbezüge
Das HR-System muss eine Erfassung der ruhegehaltfähigen Dienstbezüge, deren
Wert nicht gesetzlich begründet ist, sondern manuell durch die Sachbearbeitung er-
fasst werden (z. B. Leistungsbezüge bei Professorinnen und Professoren), durch die
Sachbearbeitung ermöglichen und diese für die Bezügeabrechnung vorhalten.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE02.02
Bewertung von Lebenslaufdaten - Auswahlmöglichkeiten
Das HR-System muss bei der Bewertung der Zeiten insbesondere folgende Auswahl-
möglichkeiten anbieten:
- ruhegehaltfähig bzw. nicht ruhegehaltfähig,
- ruhegehaltfähig aufgrund eingeschränkter Verwendung wegen begrenzter
Dienstfähigkeit nach § 6 Abs. 1 S. 4 LBeamtVG MV,
- ruhegehaltfähig für Beamtinnen und Beamte auf Zeit,
- Mitglied der Landesregierung als ruhegehaltfähig,
- gesundheitsschädigender Verwendung nach § 13 Abs. 2 LBeamtVG MV als dop-
pelt ruhegehaltfähig,
- Doppelanrechnung in den neuen Bundesländern (Aufbauhilfe) als doppelt ru-
hegehaltfähig,
- Kindererziehung nach §85 Abs. 7 LBeamtVG als ruhegehaltfähig,
- die Bewertung von sich überschneidenden Zeiten (ggf. anteilig ruhegehaltfä-
hig).
A
VE02.03
Bewertung von Lebenslaufdaten - Automatisierte Ermittlung von Zurechnungszei-
ten
Das HR-System muss bei der Bewertung der Lebenslaufdaten Zurechnungszeiten
nach § 13 Abs. 1 LBeamtVG MV automatisiert ermitteln und diese der ruhegehalt-
fähigen Dienstzeit hinzurechnen.
A
VE02.04
Bewertung von Lebenslaufdaten - Beachtung von Höchstgrenzen
Das HR-System muss bei der Bewertung der Lebenslaufdaten automatisiert gesetz-
liche Höchstgrenzen für die Zeiten (z. B. Begrenzung einer Fachschul- oder Hoch-
schulausbildung, Tätigkeit im öffentlichen Dienst) beachten.
A
VE02.05
Bewertung von Lebenslaufdaten - Vergleichsberechnung und Beschränkung
Das HR-System muss bei der Bewertung der Lebenslaufdaten automatisiert eine
Vergleichsberechnung und Beschränkung der Berücksichtigung von Zeiten, für die
eine Anwartschaft oder ein Anspruch auf eine Altersversorgungsleistung besteht,
die nicht der Regelung des § 55 LBeamtVG MV unterfallen (§ 11 Abs. 2 und § 67 Abs.
2 S. 4 LBeamtVG MV) analog umsetzen.
A
VE02.06
Manuelle Bewertung von Lebenslaufdaten
Das HR-System muss es der Sachbearbeitung bei der Bewertung der Lebenslaufda-
ten z. B. für die Ermittlung des Ruhegehaltssatzes ermöglichen, dass Zeiten durch
manuelle Festlegung als doppelt, einfach, anteilig (Bruch und Prozentangabe) und
nicht ruhegehaltfähig angerechnet werden können.
A
VE02.07
Manuelle Begründung bei der Bewertung von Lebenslaufdaten
Das HR-System muss es der Sachbearbeitung bei der Bewertung der Lebenslaufda-
ten ermöglichen, dass je bewerteter Zeit Textbausteine und ein Freitextfeld ohne
Zeichenbegrenzung für die Dokumentenerstellung hinzugefügt werden können. Das
Freitextfeld soll auch während der Bewertung beschreibbar sein.
A
VE02.08
Bewertung von Lebenslaufdaten - Verweisung in Textbausteinen
Das HR-System muss eine automatisierte Zusammenfassung mehrerer identischer
Textbausteine zu unterschiedlichen Zeiten vornehmen und aus dieser Zusammen-
fassung auf die jeweiligen Zeitenverweisen.
A
VE02.09
Bewertung von Lebenslaufdaten - automatisierte Bewertung durch Regeln
Das HR-System muss die Lebenslaufdaten anhand gesetzlicher sowie vom AG vor-
gegebener Regeln automatisiert bewerten und die entsprechenden Felder vorbele-
gen.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE02.09a
Bewertung von Lebenslaufdaten – Konfigurierbarkeit der Bewertungsregeln
Das Regelwerk zur Bewertung der Lebenslaufdaten gemäß VE02.09 soll durch die
zentrale Fachadministration konfigurierbar sein (Anpassung bestehender und Er-
stellung neuer Regeln - wenn/dann).
B
VE02.10
Bewertung von Lebenslaufdaten - durch Regeln automatisierte Begründung
Das HR-System muss je bewerteter Zeit automatisiert Textbausteine zur Begrün-
dung der Berücksichtigung bzw. Nicht-Berücksichtigung zuordnen.
A
VE02.11
Bewertung von Lebenslaufdaten - manuelle Änderung der automatisierten Be-
wertung
Das HR-System muss der Sachbearbeitung die manuelle Änderung von Zeiten, wel-
che durch die automatisierte Bewertung berücksichtigt bzw. nicht berücksichtigt
wurden inklusive der Textbausteine ermöglichen.
A
VE02.12
Manuelle Erfassung und Änderung des Ruhegehaltssatzes
Das HR-System muss die manuelle Erfassung und Änderung des Ruhegehaltssatzes
ermöglichen.
A
VE02.13
Automatisierte Berechnung des Ruhegehaltssatzes
Das HR-System muss auf Grundlage der ruhegehaltfähigen Dienstzeiten den Ruhe-
gehaltssatz nach § 14 Abs. 1 und 5 LBeamtVG MV unter Beachtung des gesetzlichen
Mindest- und Höchstruhegehaltssatzes automatisiert berechnen.
A
VE02.14
Vergleichsberechnung nach § 85 LBeamtVG MV
Das HR-System muss die Vergleichsberechnung nach § 85 LBeamtVG MV automati-
siert durchführen.
A
VE02.15
Prüfung der Voraussetzungen des erhöhten Ruhegehaltssatzes
Das HR-System soll automatisiert prüfen, ob die Voraussetzungen des erhöhten Ru-
hegehaltssatzes nach § 14a Abs. 1 LBeamtVG MV vorliegen. Das HR-System soll bei
Bedarf dazu notwendige, fehlende Daten von der Sachbearbeitung einfordern. Das
HR-System muss der Sachbearbeitung das Prüfergebnis als Hinweis anzeigen.
B
VE02.16
Berechnung des erhöhten Ruhegehaltssatzes
Das HR-System muss den erhöhten Ruhegehaltssatz nach § 14a Abs. 2 LBeamtVG
MV und zusätzlich nach § 36 Abs. 3 LBeamtVG MV unter Beachtung der Höchstru-
hegehaltssätze automatisiert berechnen. Das HR-System muss bei Bedarf dazu not-
wendige, fehlende Daten von der Sachbearbeitung einfordern.
A
VE02.17
Manuelle Erfassung und Änderung des erhöhten Ruhegehaltssatzes
Das HR-System muss die manuelle Erfassung und Änderung des erhöhten Ruhege-
haltssatzes durch Erfassung von anrechnungsfähigen Pflichtbeitragszeiten ermögli-
chen.
A
VE02.18
Erfassung des Zeitraums der befristeten Erhöhung des Ruhegehaltssatzes
Das HR-System muss die manuelle Erfassung des Zeitraums der befristeten Erhö-
hung des Ruhegehaltssatzes ermöglichen. Erfassung meint die Eingabe des Beginn-
und des Enddatums oder alternativ die Eingabe der für die befristete Erhöhung zu
berücksichtigenden Monate.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE02.19
Automatisierter Wegfall des erhöhten Ruhegehaltssatzes
Das HR-System muss
- bei Ablauf der Befristung,
- bei Erreichen der Regelaltersgrenze und
- bei Eingaben nach § 14a Abs. 3 Satz 2 LBeamtVG MV
automatisiert den erhöhten Ruhegehaltssatz wegfallen lassen und den erdienten
Ruhegehaltssatz weiternutzen. Das HR-System muss die Sachbearbeitung hierauf
hinweisen.
A
VE02.20
Änderungen der ruhegehaltfähigen Dienstzeiten
Das HR-System muss den Ruhegehaltssatz automatisiert anpassen, wenn sich die
ruhegehaltfähigen Dienstzeiten ändern.
A
4.7.9.1.3 Sterbegeld
Soweit ein Personalfall (Beamtin bzw. Beamter/Richterin bzw. Richter/Personen im Amtsverhältnis) ver-
stirbt (nicht nur verschollen ist), erhalten die Hinterbliebenen Sterbegeld. Dieses berechnet sich nach § 18
Abs. 1 LBeamtVG MV. Für die Auszahlung des Sterbegeldes ist es notwendig, eine neue zahlungsempfan-
gende Person zu erfassen bzw. auszuwählen. Die Auszahlung muss anteilig an mehrere Personen und zu
unterschiedlichen Zeitpunkten möglich sein.
Für die Versorgungsberechnung dieses Kapitels finden auch die übergreifenden Anforderungen aus dem
Kapitel 4.7.10.6 (Übergreifende fachliche Anforderungen: Bruttoberechnung - Sterbegeld) Anwendung.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE03.04
Ermittlung des Kostensterbegeldes
Das HR-System muss bei fehlenden Hinterbliebenen die manuelle Erfassung der zur
Berechnung des Kostensterbegeldes als Sonderfall des Sterbegeldes erforderlichen
Daten ermöglichen und automatisiert die Berechnung unter Berücksichtigung des
Höchstbetrags nach § 18 Abs. 2 Nr. 2 LBeamtVG MV durchführen.
A
4.7.9.1.4 Hinterbliebenenversorgung
Soweit ein Personalfall verstirbt oder dieser verschollen und sein Ableben wahrscheinlich ist (§ 29 Abs. 1
LBeamtVG MV), erhalten die Hinterbliebenen Hinterbliebenenversorgung nach §16 LBeamtVG MV. Neben
dem Sterbegeld, welches über Kapitel 4.7.9.1.3 abgebildet ist, zählt zu der zu berechnenden Hinterbliebe-
nenversorgung das Witwengeld/Witwergeld, die Witwen-/Witwerabfindung, das Waisengeld und der Un-
terhaltsbeitrag.
Die notwendigen Daten der Hinterbliebenen, um die Zahlbarmachung der Hinterbliebenenversorgung zu
ermöglichen, werden durch die Sachbearbeitung aufgenommen. Diese sind insoweit neue Personalfälle,
welche mit dem verstorbenen Personalfall verknüpft sind. Soweit die Hinterbliebenenversorgung (insbe-
sondere nach § 17 Abs. 2 und § 18 LBeamtVG MV) an einen Personalfall (z. B. Witwe) oder Dritte auszuzah-
len sind, müssen diese berechtigten Personen auswählbar (ÜF06.01) bzw. erfassbar (ÜF06.02) sein.
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE04.01
Kennzeichnung der Bezüge für den Sterbemonat
Das HR-System muss Bezüge und Aufwandsentschädigungen für den Monat, in dem
ein Personalfall verstirbt, als Bezüge für den Sterbemonat nach § 17 LBeamtVG MV
kennzeichnen.
Diese verbleiben beim Personalfall und werden nicht zurückgefordert.
A
VE04.02
Vorhalten von Daten der Versorgungsfestsetzung
Das HR-System muss Daten der (fiktiven) Versorgungsfestsetzung für die Berech-
nung einer Hinterbliebenenversorgung vorhalten.
A
VE04.03
Automatisierte Prüfung der Voraussetzungen des Witwengeldes/Witwergeldes
Das HR-System muss nach § 19 LBeamtVG MV automatisiert im Rahmen eines Fest-
setzungsprozesses prüfen, ob
- der verstorbene Personalfall Beamtin bzw. Beamter/Richterin bzw. Richter auf
Lebenszeit war,
- der verstorbene Personalfall Beamtin bzw. Beamter/Richterin bzw. Richter auf
Probe war und eine Dienstbeschädigung bzw. ein Dienstunfall erfasst wurde,
- die Voraussetzungen des § 4 Absatz 1 LBeamtVG MV erfüllt sind,
- der verstorbene Personalfall Ruhestandsbeamtin bzw. Ruhestandsbeamter
war,
- die Ehe mindestens 1 Jahr dauerte und
- die Ehe der Ruhestandsbeamtin bzw. des Ruhestandsbeamten vor dem Errei-
chen der Regelaltersgrenze nach § 35 Abs. 1 und 2 LBG MV geschlossen wurde.
Das HR-System muss der Sachbearbeitung einen entsprechenden konkreten Hin-
weis im Festsetzungsprozess geben.
A
VE04.04
Fiktive Berechnung für Hinterbliebenenversorgung
Das HR-System muss für den Fall, dass Beamtinnen bzw. Beamte/Richterinnen bzw.
Richter vor dem Bezug von Versorgungsbezügen versterben, die Versorgungsbe-
züge für die Leistungsgewährung von Hinterbliebenenversorgung unter Berücksich-
tigung der tatsächlichen Umstände fiktiv berechnen und durch die Sachbearbeitung
einsehbar dokumentieren.
A
VE04.05
Berechnung des Witwengeldes/Witwergeldes
Das HR-System muss das Witwengeld/Witwergeld nach § 20 LBeamtVG MV auto-
matisiert berechnen.
A
VE04.06
Vergleichsberechnung beim Witwengeld/Witwergeld
Das HR-System muss das berechnete Witwengeld/Witwergeld mit dem Mindestwit-
wengeld/-witwergeld nach § 20 Abs. 1 Satz 2-4 LBeamtVG MV vergleichen und den
höheren Betrag unter Berücksichtigung des Zuschlags nach § 50c LBeamtVG MV als
Witwengeld/Witwergeld verwenden.
A
VE04.07
Kürzung des Witwengeldes/Witwergeldes bei hohem Altersunterschied
Das HR-System muss nach § 20 Abs. 2 LBeamtVG MV die prozentuale Kürzung des
Witwengeldes/Witwergeldes bei hohem Altersunterschied unter Berücksichtigung
des Höchstkürzungsprozentsatzes und des Mindestwitwengeldes/Mindestwitwer-
geldes ermöglichen.
A
VE04.08
Automatisierte Prüfung der Voraussetzungen der Witwen-/Witwerabfindung
Das HR-System muss nach § 21 Abs. 1 LBeamtVG MV automatisiert prüfen, ob die
Witwe/der Witwer Anspruch auf Witwengeld/Witwergeld/Unterhaltsbeitrag hat.
Das HR-System muss der Sachbearbeitung das Prüfergebnis anzeigen.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE04.09
Berechnung der Witwen-/Witwerabfindung
Das HR-System soll nach Erfassung einer Wiederheirat gemäß § 21 Abs. 2 LBeamtVG
MV die Witwen-/Witwerabfindung automatisiert berechnen. Das Bezügesystem
muss bei Bedarf dazu notwendige, fehlende Daten von der Sachbe-arbeitung ein-
fordern.
B
VE04.10
Wiederaufleben von Witwengeld/Witwergeld und Unterhaltsbeitrag
Das HR-System nach Erfassung der Auflösung einer Ehe gemäß § 21 Abs. 2 LBe-
amtVG MV die Sachbearbeitung auf das Wiederaufleben des Anspruchs auf Wit-
wengeld/Witwergeld und Unterhaltsbeitrag nach § 21 Abs. 3 LBeamtVG MV auto-
matisiert hinweisen.
B
VE04.11
Automatisierte Prüfung der Voraussetzungen des Waisengeldes
Das HR-System muss nach § 23 Abs. 1 LBeamtVG MV im Rahmen eines Festsetzungs-
prozesses automatisiert prüfen, ob
- der verstorbene Personalfall Beamtin bzw. Beamter/Richterin bzw. Richter auf
Lebenszeit war,
- der verstorbene Personalfall Beamtin bzw. Beamter/Richterin bzw. Richter auf
Probe war und eine Dienstbeschädigung bzw. ein Dienstunfall erfasst wurde,
- die Voraussetzungen des § 4 Absatz 1 LBeamtVG MV erfüllt sind,
- der verstorbene Personalfall Ruhestandsbeamtin bzw. Ruhestandsbeamter
war und
- das Kindschaftsverhältnis, soweit dieses durch Annahme als Kind begründet
wurde, vor dem Erreichen der Regelaltersgrenze nach § 35 Abs. 1 und 2 LBG
MV bestanden hat.
Das HR-System muss der Sachbearbeitung einen entsprechenden konkreten Hin-
weis im Festsetzungsprozess geben.
A
VE04.12
Auswahl Halbwaise bzw. Vollwaise
Das HR-System muss je Kind die manuelle Auswahl ermöglichen, ob es Halbwaise
oder Vollwaise ist.
A
VE04.13
Prüfung der Erhöhung des Waisengeldes für Halbwaisen auf den Satz für Vollwai-
sen
Das HR-System soll automatisiert im Rahmen eines Festsetzungsprozesses prüfen,
ob das hinterbliebene Elternteil des Kindes ein Personalfall ist und nach § 24 Abs. 2
LBeamtVG MV das Witwengeld/Witwergeld und einen Unterhaltsbeitrag bezieht.
Das HR-System soll der Sachbearbeitung einen entsprechenden konkreten Hinweis
im Festsetzungsprozess geben.
B
VE04.14
Berechnung des Waisengeldes
Das HR-System muss das Waisengeld nach § 24 Abs. 1 und 2 LBeamtVG MV unter
Beachtung des bei Bedarf notwendigen Höchstbetrages nach § 24 Abs. 2 LBeamtVG
MV automatisiert berechnen.
A
VE04.15
Vergleichsberechnung beim Waisengeld
Das HR-System muss das berechnete Waisengeld mit dem Mindestwaisengeld nach
§ 24 Abs. 1 LBeamtVG MV vergleichen und den höheren Betrag als Waisengeld ver-
wenden.
A
VE04.16
Einmaliger Waisengeldanspruch
Das HR-System soll beachten, dass nach § 24 Abs. 3 LBeamtVG MV nur das höchste
Waisengeld gewährt werden darf. Zusätzlich soll das HR-System automatisiert den
einmaligen Waisengeldanspruch gewähren, wenn beide verstorbenen Elternteile
als Beamtinnen und Beamte in MV im HR-System erfasst sind.
B
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE04.17
Berechnung des Unterhaltsbeitrages bei Eheschließung nach der Regelalters-
grenze
Das HR-System muss den Unterhaltsbeitrag nach § 22 Abs. 1 LBeamtVG MV nach
manueller Erfassung notwendiger Daten (z. B. Erwerbseinkommen) automatisiert
berechnen.
Es wird auf die Besonderheiten von Nr. 22 BeamtVGVwV hingewiesen, welche sinn-
gemäß angewendet werden.
A
VE04.18
Automatisierte Prüfung der Voraussetzungen des Unterhaltsbeitrages bei Ge-
schiedenen
Das HR-System muss nach § 22 Abs. 2 LBeamtVG MV automatisiert im Rahmen eines
Festsetzungsprozesses prüfen,
- ob die geschiedene Person Anspruch auf Versorgungsausgleich hat und
- eine Erwerbsminderung erfasst wurde,
- ein waisengeldberechtigtes Kind vorhanden ist und
- die geschiedene Person das 60. Lebensjahr vollendet hat.
Das HR-System muss der Sachbearbeitung einen entsprechenden konkreten Hin-
weis im Festsetzungsprozess geben.
A
VE04.19
Berechnung des Unterhaltsbeitrages bei Geschiedenen
Das HR-System muss den Unterhaltsbeitrag nach § 22 Abs. 2 LBeamtVG MV unter
Berücksichtigung des Höchstbetrages nach § 22 Abs. 2 Satz 4 LBeamtVG MV auto-
matisiert berechnen.
A
VE04.20
Berechnung des Unterhaltsbeitrages anstelle des Waisengeldes
Das HR-System muss den Unterhaltsbeitrag anstelle des Waisengeldes nach § 23
Abs. 2 Satz 2 LBeamtVG MV automatisiert berechnen.
A
VE04.21
Manuelle Erfassung und Änderung der Hinterbliebenenversorgung
Das HR-System muss die manuelle Erfassung und Änderung von Beträgen bei Wit-
wengeld/Witwergeld, Witwen-/Witwerabfindung, Waisengeld und Unterhaltsbei-
trägen ermöglichen.
A
VE04.22
Zusammentreffen von Witwengeld/Witwergeld, Waisengeld und Unterhaltsbei-
trägen
Das HR-System muss nach § 25 in Verbindung mit § 20 Abs. 3 LBeamtVG MV und
nach § 42 Satz 3 LBeamtVG MV, soweit gleichzeitig mehrere Ansprüche auf Witwen-
geld/Witwergeld, Waisengeld und Unterhaltsbeiträgen bestehen, die Höchstgrenze
beachten und die einzelnen Bezüge im gleichen Verhältnis automatisiert kürzen.
Diese Überprüfung und Kürzung müssen automatisiert mindestens monatlich erfol-
gen.
A
VE04.23
Hinterbliebenenversorgung auf Grundlage des Unfallruhegehaltes
Das HR-System muss nach § 39 Abs. 2 LBeamtVG MV in Fällen, bei denen eine bzw.
ein Unfallruhegehalt beziehende Ruhestandsbeamtin bzw. Ruhestandsbeamter
nicht an den Folgen eines Dienstunfalles verstirbt, die Versorgung der Hinterbliebe-
nen (Bezüge für den Sterbemonat, Sterbegeld, Witwengeld/Witwergeld, Witwen-
/Witwerabfindung, Waisengeld und Unterhaltsbeitrag) auf Grundlage des Unfallru-
hegehaltes nach §§ 36 und 37 LBeamtVG MV berechnen.
A
VE04.24
Unterhaltsbeitrag für Hinterbliebene
Das HR-System muss den Unterhaltsbeitrag für Hinterbliebene nach § 26 LBeamtVG
MV automatisiert berechnen.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE04.25
Hinterbliebenenversorgung bei Mitgliedern der Landesregierung und Parlamenta-
rischen Staatssekretärinnen bzw. Staatssekretären (1/2)
Das HR-System muss die Hinterbliebenenversorgung nach § 15 Abs. 1 LMinG und §
5 LParlG bei während der Amtszeit verstorbenen Mitgliedern der Landesregierung
und während der Amtszeit verstorbenen Parlamentarischen Staatssekretärinnen
bzw. Staatssekretären automatisiert berechnen.
A
VE04.26
Hinterbliebenenversorgung bei Mitgliedern der Landesregierung und Parlamenta-
rischen Staatssekretärinnen bzw. Staatssekretären (2/2)
Das HR-System muss die Hinterbliebenenversorgung nach § 15 Abs. 2 LMinG und §
5 LParlG bei ehemaligen Mitgliedern der Landesregierung und ehemaligen Parla-
mentarische Staatssekretärinnen bzw. Staatssekretären automatisiert berechnen.
A
VE04.27
Härtefall-Hinterbliebenenversorgung bei Mitgliedern der Landesregierung und
Parlamentarischen Staatssekretärinnen bzw. Staatssekretären
Das HR-System muss die Hinterbliebenenversorgung in Härtefällen nach § 16 LMinG
und § 5 LParlG nach manueller Erfassung der notwendigen Daten ermitteln.
A
4.7.9.1.5 Versorgung nach dem LMinG
Die Mitglieder der Landesregierung nach dem LMinG und die Parlamentarischen Staatssekretärinnen und
Staatssekretäre nach dem LParlG erhalten Versorgung nach § 11 LMinG. Neben dem Ruhegehalt nach § 13
LMinG besteht unter Umständen Anspruch auf Übergangsgeld (Kapitel 4.7.9.1.9 (Übergangsgeld und Aus-
gleich)) und Unfallfürsorge (Kapitel 4.7.9.1.8 (Unfallfürsorge)). Die Hinterbliebenen können Hinterbliebe-
nenversorgung (4.7.9.1.3 (Sterbegeld) und 4.7.9.1.4 (Hinterbliebenenversorgung)) erhalten.
Da nach § 11 Abs. 2 Satz 1 LMinG die Berechnung der Versorgung nach dem LMinG eine Abwandlung der
für Beamtinnen und Beamte geltenden Regelungen darstellt, sind die Anforderungen für diese Personalfälle
als Abwandlung der Anforderungen zur Beamtenversorgung zu verstehen.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE05.01
Voraussetzungen für das Ruhegehalt
Das HR-System muss im Rahmen eines Festsetzungsprozesses automatisiert prüfen,
ob die Voraussetzungen
- der fünfjährigen Mindestzeit nach § 13 Abs. 1 und 8 LMinG und
- die zeitweise Bekleidung des Amtes der Ministerpräsidentin oder des Minister-
präsidenten und die sechsjährige Mindestzeit gemäß § 13 Abs. 3 LMinG und §
5 LParlG für die Gewährung des Ruhegehaltes nach § 13 LMinG
vorliegen und der Sachbearbeitung einen entsprechenden konkreten Hinweis im
Festsetzungsprozess geben.
A
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VE05.02
Berechnung des Ruhegehaltssatzes
Das HR-System muss nach § 13 Abs. 2 und 7 LMinG und § 5 LParlG den Ruhegehalts-
satz unter Beachtung des Mindest- und Höchstprozentsatzes automatisiert berech-
nen.
A
VE05.03
Berechnung des Ruhegehaltes
Das HR-System muss nach § 13 Abs. 2, 3 und 7 LMinG und § 5 LParlG das Ruhegehalt
automatisiert berechnen.
A
VE05.04
Vergleichsberechnungen
Das HR-System muss die Vergleichsberechnungen nach
- § 13 Abs. 5 Satz 2 LMinG,
- § 13 Abs. 6 LMinG und
- § 13 Abs. 9 LMinG
- und § 5 LParlG
automatisiert durchführen und die Berechnung der Bezüge mit dem höheren Ergeb-
nis fortführen.
A
VE05.05
Ruhen des Anspruchs auf Ruhegehalt
Das HR-System muss das Ruhen des Anspruchs auf Ruhegehalt nach § 13 Abs. 4
LMinG und § 5 LParlG ermöglichen.
A
VE05.06
Härtefall-Ruhegehalt
Das HR-System muss das Ruhegehalt in Härtefällen nach § 16 LMinG und § 5 LParlG
unter Beachtung des Höchstprozentsatzes nach manueller Erfassung der notwendi-
gen Daten ermitteln.
A
VE05.07
Übergangsregelungen für Bestandsfälle
Das HR-System muss die Übergangsregelungen nach § 18 LMinG und § 5 LParlG für
Bestandsfälle ermöglichen. Insbesondere soll der Ruhegehaltssatz manuell erfass-
bar sein.
A
4.7.9.1.6 Versorgungsauskunft und weitere Auskünfte
Regelmäßig sind die Personalfälle daran interessiert zu erfahren, wie hoch ihre zukünftigen Versorgungs-
ansprüche sein werden. Um dies zu erfahren, stellen sie beim LAF einen Antrag auf Versorgungsauskunft.
Der Antrag kann sowohl in Papierform als auch über die KP für Bezüge (KP03.10 (Dokumentendownload)
bis KP03.13 (Dokumente – Archivierung (1/5)) gestellt werden. Das HR-System ermöglicht der Sachbearbei-
tung, die fiktiven Versorgungsbezüge zu berechnen.
Alle Versorgungsauskünfte inkl. der Massenversorgungsauskünfte werden nach Maßgabe von 4.5 (Output-
management) versendet.
Weiterhin muss das HR-System Auskünfte über Dienst- und Vordienstzeiten an Rentenversicherungsträger
ermöglichen. Außerdem müssen für die Sachbearbeitung bestimmte Beträge (wie etwa die Mindestversor-
gung) für telefonische Auskünfte präsent sein.
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE06.01
Berechnung der Versorgungsauskunft und Datenübernahme für Versorgungsaus-
kunft
Das HR-System muss es der Sachbearbeitung ermöglichen, fiktiv Versorgungsbe-
züge zu berechnen (Versorgungsauskunft). Dabei müssen die in der Besoldungs- und
Versorgungsaufgabe gespeicherten notwendigen Daten, insbesondere
- ruhegehaltfähige Dienstbezüge,
- ruhegehaltfähige Vordienstzeiten und Dienstzeiten,
- dynamisierter Kürzungsbetrag nach § 57 LBeamtVG MV,
- Renten-/Zusatzversorgungsbeträge,
- weitere Versorgungsbezüge § 54
in der Versorgungsauskunftsaufgabe übernommen werden.
A
VE06.02
Hochrechnung der Dienstzeiten bis zu einem Zeitpunkt (1/3)
Das HR-System muss die Dienstzeiten im Rahmen der Versorgungsauskunft
(VE06.01) automatisiert fiktiv bis zu einem wählbaren Zeitpunkt ergänzen (hoch-
rechnen) können.
A
VE06.03
Hochrechnung der Dienstzeiten bis zu einem Zeitpunkt (2/3)
Das HR-System muss es der Sachbearbeitung im Rahmen der Versorgungsauskunft
(VE06.01) ermöglichen, zwischen der Regelaltersgrenze des Personalfalls und einem
manuell eingebbaren Datum wählen zu können. Bei Eingabe eines Datums muss das
HR-System der Sachbearbeitung die weitere Eingabe der Besonderheiten „Dienst-
unfähigkeit“, „Schwerbehinderung“ und „Antragsaltersgrenze“ (Versorgungsab-
schlag) ermöglichen und diese bei der Berechnung berücksichtigen.
A
VE06.04
Hochrechnung der Dienstzeiten bis zu einem Zeitpunkt (3/3)
Das HR-System muss es der Sachbearbeitung im Rahmen der Versorgungsauskunft
(VE06.01) ermöglichen, wählen zu können, ob die Dienstzeiten nach dem aktuellen
Beschäftigungsumfang des Personalfalls, in Vollzeit oder zu einem eingebbaren Teil-
zeitverhältnis (Bruch, Prozentsatz, Dezimalzahl) ergänzt werden sollen.
A
VE06.05
Anpassung der Daten (1/3)
Das HR-System muss es der Sachbearbeitung ermöglichen, alle für die Berechnung
relevanten fiktiven Daten in der Versorgungsauskunftsaufgabe zu ändern und zu er-
gänzen. Die im HR-System zugrundeliegenden Echtdaten dürfen durch die fiktive
Berechnung nicht verändert werden.
A
VE06.06
Anpassung der Daten (2/3)
Das HR-System muss es der Sachbearbeitung für die Berechnung der Versorgungs-
auskunftsaufgabe ermöglichen, insbesondere den Beschäftigungsumfang für fest-
legbare Zeiträume (auch für Sabbatical) und die Dienstbezüge manuell ändern zu
können.
A
VE06.07
Anpassung der Daten (3/3)
Das HR-System muss es der Sachbearbeitung für die Berechnung der Versorgungs-
auskunftsaufgabe ermöglichen, insbesondere weitere Einkommen und Renten/Zu-
satzversorgungen neben den fiktiven Versorgungsbezügen ergänzen zu können.
A
VE06.08
Erstellung der Versorgungsauskunft
Das HR-System muss bei der Erstellung der Versorgungsauskunft die erforderlichen
dazugehörigen Anlagen (insbesondere ruhegehaltfähige Dienst- und Vordienstzei-
ten und Ruhegehaltssatz, vorübergehende Erhöhung des Ruhegehaltssatzes, Ver-
sorgungsabschlag) automatisiert erstellen und beifügen.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE06.09
Wiederverwendung der Daten
Das HR-System muss es ermöglichen, dass alle Daten einer Versorgungsauskunfts-
aufgabe (insbesondere die ruhegehaltfähigen Dienst- und Vordienstzeiten) für eine
erneute Versorgungsauskunft und für eine Versorgungsfestsetzung als Datengrund-
lage verwendet werden können.
A
VE06.10
Massenversorgungsauskünfte
Das HR-System soll automatisiert, turnusmäßig und ohne Beteiligung der Sachbear-
beitung Versorgungsauskünfte an eine große Anzahl an Personen (Massenversor-
gungsauskünfte) nach Maßgabe von VE06.01(Berechnung der Versorgungsauskunft
und Datenübernahme für Versorgungsauskunft) und VE06.08 (Erstellung der Ver-
sorgungsauskunft) erstellen können.
Nach Maßgabe von VE06.02(Hochrechnung der Dienstzeiten bis zu einem Zeitpunkt
(1/3)), VE06.02 (Hochrechnung der Dienstzeiten bis zu einem Zeitpunkt (2/3)) und
VE06.02 (Hochrechnung der Dienstzeiten bis zu einem Zeitpunkt (3/3)) müssen je
Personalfall die Dienstzeiten nach den 3 Varianten (Regelaltersgrenze, Antragsal-
tersgrenze, Dienstunfähigkeit) mit dem Beschäftigungsumfang Vollzeit ergänzt wer-
den.
Zusätzlich soll das HR-System der Zentralen Fachadministration die Möglichkeit bie-
ten, den Empfängerkreis anhand bestimmter Merkmale (z. B. anhand des Geburts-
jahrgangs) einzuschränken.
B
VE06.11
Auskünfte an Rentenversicherungsträger über Beschäftigungszeiten
Das HR-System muss Auskünfte über Zeiten erstellen können, die als ruhegehaltfä-
hige Dienstzeiten im Rahmen der Festsetzung von Versorgungsbezügen berücksich-
tigt werden.
A
VE06.12
Automatisierte Berechnung und Anzeige der Mindestbeträge
Das HR-System muss die Mindestversorgung, die Mindestunfallversorgung und die
Mindestkürzungsgrenze nach § 53 LBeamtVG MV nach Erfassung
- des Wirksamkeitsdatums (Berechnung ab),
- des Personenkreises und
- des vorhandenen Versorgungsfalls seit/ab
automatisiert berechnen. Das HR-System muss die Mindestversorgung, die Min-
destunfallversorgung und die Mindestkürzungsgrenze nach § 53 LBeamtVG MV so-
wohl während als auch außerhalb der Versorgungsfestsetzung und -berechnung an-
zeigen.
A
4.7.9.1.7 Versorgungsberechnung
Nachdem die ruhegehaltfähigen Dienstbezüge und der Ruhegehaltssatz ermittelt wurden, werden die Ver-
sorgungsbezüge berechnet. Diese werden unter Umständen um den Versorgungsabschlag vermindert. Es
folgt eine Vergleichsberechnung mit den Mindestversorgungen. Weiterhin wird der Familienzuschlag und
der Unterschiedsbetrag nach § 50 LBeamtVG MV für zu berücksichtigende Kinder ermittelt. Anschließend
werden die Zuschläge nach den §§ 50a-50e LBeamtVG MV (Kindererziehungszuschlag, Kindererziehungser-
gänzungszuschlag, Kinderzuschlag zum Witwengeld, Pflege- und Kinderpflegeergänzungszuschlag) ermit-
telt. Im Ergebnis schließt die Versorgungsfestsetzung mit einem Bescheid und den zugehörigen Anlagen ab.
Für die Versorgungsberechnung dieses Kapitels finden auch die übergreifenden Anforderungen aus den
Kapiteln 4.7.10.1 (Übergreifende fachliche Anforderungen: Bruttoberechnung – Bezügeberechnung allge-
mein), 4.7.10.30 (Übergreifende fachliche Anforderungen: Bruttoberechnung – Familienbezogene Leistun-
gen), 4.7.10.40 (Übergreifende fachliche Anforderungen: Bruttoberechnung – Weitere Bezügebestandteile)
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und 4.7.10.50 (Übergreifende fachliche Anforderungen: Bruttoberechnung – Einmal- und Sonderzahlun-
gen) Anwendung.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE07.01
Berechnung der Versorgungsbezüge
Das HR-System muss die Versorgungsbezüge durch Anwendung des Ruhegehalts-
satzes auf die ruhegehaltfähigen Dienstbezüge automatisiert berechnen.
A
VE07.02
Fester Versorgungsbezug
Das HR-System muss für alle Arten von Versorgungsbezügen die manuelle Erfassung
- eines festen Betrages,
- einer zugehörigen Bezeichnung und
- einer zugehörigen Rechtsgrundlage
ermöglichen.
A
VE07.03
Taggenaue Berechnung der Versorgung
Das HR-System muss die taggenaue Berechnung der Versorgung ermöglichen.
A
VE07.04
Eintritt in den Ruhestand nicht zum Ersten eines Monats
Das HR-System muss für den Fall, dass der Eintritt in den Ruhestand nicht zum Ers-
ten eines Monats erfolgt, die Berechnung der Versorgungsbezüge für diesen Monat
automatisiert anpassen (taggenaue Berechnung).
A
VE07.05
Rückwirkende Leistungsgewährung
Das HR-System muss der Sachbearbeitung bei einer Leistungsgewährung von mehr
als 3 Monaten nach Eintritt der Voraussetzungen nach § 14a Absatz 4 Satz 2 LBe-
amtVG MV einen Hinweis geben.
A
VE07.06
Dynamisierung
Das HR-System muss sicherstellen, dass sich die Versorgungsbezüge bei Anpassung
der Besoldungstabellen automatisiert anpassen.
A
VE07.07
Einstweiliger Ruhestand
Das HR-System muss bei einem in den einstweiligen Ruhestand versetzten Perso-
nalfall bei der Berechnung des Ruhegehalts § 14 Abs. 6 LBeamtVG MV beachten.
A
VE07.08
Ermittlung für die Berechnung des Versorgungsabschlags
Das HR-System muss nach § 14 Abs. 3 LBeamtVG MV und nach § 14a Abs. 2 Satz 3
LBeamtVG MV für die Berechnung des Versorgungsabschlags
- die Mindestzeit an ruhegehaltfähigen Dienstzeiten und berücksichtigungsfähi-
gen Pflichtbeitragszeiten,
- Zeiten nach § 50d LBeamtVG MV und
- Zeiten einer dem Beamten zuzuordnenden Erziehung eines Kindes
automatisiert ermitteln.
A
VE07.09
Automatisierte Berechnung des Versorgungsabschlags
Das HR-System muss den Versorgungsabschlag nach § 14 Abs. 3 LBeamtVG MV und
nach § 14a Abs. 2 Satz 3 LBeamtVG MV unter Beachtung der Höchstgrenzen auto-
matisiert berechnen, nachdem die Eintrittsgründe (z. B. bei Dienstunfähigkeit, ge-
staffelte Altersgrenze mit und ohne Schwerbehinderung, gestaffelte Antragsalters-
grenze mit und ohne Schwerbehinderung) durch die Sachbearbeitung erfasst
wurden. Das HR-System muss dabei die rechtlichen Unterschiede hinsichtlich der
verschiedenen Personenkreise (z. B. Richterinnen/Richter, sonstige Beamtin-
nen/Beamte, Vollzugsbeamtinnen/Vollzugsbeamte) berücksichtigen. Das HR-
System muss dabei die Übergangsregelung gemäß § 69f LBeamtVG MV beachten.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE07.10
Automatisierter Ausschluss der Versorgungsabschlagsberechnung
Das HR-System muss die Berechnung des Versorgungsabschlags
- bei vorzeitigem Ruhestand aufgrund von Dienstunfähigkeit aufgrund eines
Dienstunfalls,
- bei Ruhestandsversetzung wegen Dienstunfähigkeit, wenn die Beamtin bzw.
der Beamte zum Zeitpunkt des Eintritts in den Ruhestand das 63. Lebensjahr
vollendet und eine Mindestzeit von 40 Jahren erreicht hat,
- bei der Ruhestandsversetzung auf Antrag vor Erreichen der Regelaltersgrenze,
wenn die Beamtin bzw. der Beamte zum Zeitpunkt des Eintritts in den Ruhe-
stand das 65. Lebensjahr vollendet und eine Mindestzeit von 45 Jahren erreicht
hat,
automatisiert unterbinden/ausschließen. Das HR-System muss bei Bedarf dazu not-
wendige, fehlende Daten von der Sachbearbeitung einfordern.
A
VE07.11
Ausschluss des Versorgungsabschlags
Das HR-System muss der Sachbearbeitung den manuellen Ausschluss des Versor-
gungsabschlags ermöglichen.
A
VE07.12
Vergleichsberechnung mit Mindestversorgung
Das HR-System muss nach § 14 Abs. 4 LBeamtVG MV die berechneten Versorgungs-
bezüge automatisiert
- mit der amtsabhängigen Mindestversorgung und
- mit der amtsunabhängigen Mindestversorgung plus dem Erhöhungsbetrag
abgleichen und die Weiterverarbeitung mit dem höchsten der drei Beträge (errech-
neter Versorgungsbetrag, amtsabhängige Mindestversorgung, amtsunabhängige
Mindestversorgung) fortsetzen.
A
VE07.13
Ausschluss der Mindestbeträge
Das HR-System muss der Sachbearbeitung die Entscheidung ermöglichen, dass die
Mindestbeträge (z. B. Mindestversorgung) bei der Berechnung der Versorgungsbe-
züge unberücksichtigt bleiben.
A
VE07.14
Berechnung des Unterschiedsbetrages für zu berücksichtigende Kinder
Das HR-System muss den Unterschiedsbetrag für zu berücksichtigende Kinder nach
§ 50 LBeamtVG MV automatisiert berechnen.
A
VE07.15
Erfassung des Unterschiedsbetrages für zu berücksichtigende Kinder
Das HR-System muss die manuelle Erfassung des Unterschiedsbetrags für zu berück-
sichtigende Kinder nach § 50 LBeamtVG MV ermöglichen.
A
VE07.16
Ermittlung des Zuschlags zur Wahrung des Abstands zur Grundsicherung
Das HR-System muss den Zuschlag zur Wahrung des Abstands zur Grundsicherung
nach § 50 Abs. 2 LBeamtVG MV automatisiert ermitteln.
A
VE07.17
Ermittlung des Ausgleichsbetrages
Das HR-System muss den Ausgleichbetrag nach § 50 Abs. 3 LBeamtVG MV automa-
tisiert ermitteln.
A
VE07.18
Erfassung und Berücksichtigung des Ausgleichsbetrages
Das HR-System muss die manuelle Erfassung des Ausgleichsbetrages ermöglichen,
welcher nach § 50 Abs. 3 LBeamtVG MV neben dem Waisengeld zu berücksichtigen
ist.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE07.19
Datenerfassung für Zuschläge nach den §§ 50a-50e LBeamtVG MV
Das HR-System muss die manuelle Erfassung von Daten zu Kindern (Name, Vor-
name, Geburtsdatum) für die Zuschläge nach den §§ 50a-50e LBeamtVG MV (Kin-
dererziehungszuschlag, Kindererziehungsergänzungszuschlag, Kinderzuschlag zum
Witwengeld, Pflege- und Kinderpflegeergänzungszuschlag) ermöglichen.
A
VE07.20
Berücksichtigung von zugeordneten Kindererziehungszeiten
Das HR-System muss bei der Ermittlung von Zuschlägen nach den §§ 50a-50e LBe-
amtVG MV die zugeordneten Kindererziehungszeiten anhand der eingegebenen
Kinderdaten automatisiert berücksichtigen.
A
VE07.21
Erfassung von Zeiträumen die von den automatisiert ermittelten Kindererzie-
hungszeiten in Abzug zu bringen sind
Das HR-System muss die manuelle Erfassung von Zeiträumen, die von den automa-
tisiert ermittelten Kindererziehungszeiten in Abzug zu bringen sind (z. B. Zeiten, die
dem anderen Elternteil zuzuordnen sind), ermöglichen.
A
VE07.22
Ermittlung des Kindererziehungszuschlags
Das HR-System muss den Kindererziehungszuschlag nach § 50a LBeamtVG MV unter
Berücksichtigung des Höchstruhegehaltssatzes automatisiert ermitteln.
A
VE07.23
Ermittlung des Kindererziehungsergänzungszuschlags
Das HR-System muss den Kindererziehungsergänzungszuschlag nach § 50b LBe-
amtVG MV unter Berücksichtigung des Höchstruhegehaltssatzes automatisiert er-
mitteln.
A
VE07.24
Ermittlung des Kinderzuschlages zum Witwengeld
Das HR-System muss den Kinderzuschlag zum Witwengeld nach § 50c LBeamtVG
MV automatisiert ermitteln.
A
VE07.25
Ermittlung des Pflege- und Kinderpflegeergänzungszuschlages
Das HR-System muss den Pflege- und Kinderpflegeergänzungszuschlag nach § 50d
LBeamtVG MV unter Berücksichtigung des Höchstruhegehaltssatzes automatisiert
ermitteln.
A
VE07.26
Vorübergehende Gewährung von Zuschlägen
Das HR-System muss die vorübergehende Gewährung von Zuschlägen nach § 50e
LBeamtVG MV unter Berücksichtigung des Höchstruhegehaltssatzes automatisiert
ermitteln.
A
VE07.27
Unterhaltsbeitrag für entlassene Beamtinnen/Beamte
Das HR-System muss den Unterhaltsbeitrag für entlassene Beamtinnen/Beamte
nach § 15 LBeamtVG MV automatisiert ermitteln.
A
VE07.28
Bezüge bei Verschollenheit
Das HR-System muss nach § 29 LBeamtVG MV die automatisierte Berechnung der
Bezüge bei Verschollenheit für Personalfälle ermöglichen. Der Status „Verschollen“
muss für Personalfälle auswählbar sein.
A
VE07.29
Übergangsregelung
Das HR-System muss bei der Berechnung aller Versorgungsbezüge die Übergangs-
regelungen des § 69e LBeamtVG MV beachten.
A
VE07.30
Abschlagsgewährung
Das HR-System muss der Sachbearbeitung die Möglichkeit bieten, täglich Abschläge
auf die Versorgung als Vorauszahlung auszuzahlen.
A
13. Dezember 2024
Seite 193 von 366
13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE07.31
Versorgungsbezüge nach dem BeamtVG (Bundesrecht)
Das HR-System muss die automatisierte Berechnung von Versorgungsbezügen nach
§ 2 BeamtVG ermöglichen. Alle für diese Einzelfälle notwendigen, abrechnungsrele-
vanten Daten, insbesondere
- Grundgehalt,
- Familienzuschlag der Stufe 1,
- ruhegehaltfähige sonstige Dienstbezüge nach dem Besoldungsrecht und
- Leistungsbezüge
müssen durch die Sachbearbeitung manuell erfassbar sein.
A
VE07.32
Dokumentenerstellung bei Versorgung
Das HR-System muss der Sachbearbeitung die Bescheiderstellung für alle Versor-
gungsbezüge und zum erhöhten Ruhegehaltssatz inklusive der Darstellung des Be-
rechnungswegs und der Vergleichsberechnungen, einschließlich der Erstellung der
Anlagen
- über die Festsetzung der ruhegehaltfähigen Dienst-/Amtszeiten,
- zum Ruhegehaltssatz,
- zum Versorgungsabschlag,
- zum Familienzuschlag und Unterschiedsbetrag nach § 50 LBeamtVG MV (nach
Wahl der Sachbearbeitung auch als gesonderter Bescheid),
- zu den Zuschlägen nach den §§ 50a-50e LBeamtVG MV (nach Wahl der Sach-
bearbeitung auch als gesonderter Bescheid),
- zum Versorgungsausgleich,
- zu den Ruhensbeträgen,
- zur Hinterbliebenenversorgung und
- zur Versorgung nach § 11 LMinG
ermöglichen. Die Bescheide und Anlagen müssen nach initialer Erstellung durch die
Sachbearbeitung anpassbar sein.
A
4.7.9.1.8 Unfallfürsorge
Erleidet ein Personalfall einen Dienstunfall, so erhalten der Personalfall und seine Hinterbliebenen Unfall-
fürsorge nach § 30 LBeamtVG MV. Das HR-System umfasst
- den Hilflosigkeitszuschlag (§ 34 Abs. 2 LBeamtVG MV)
- den Unfallausgleich,
- das Unfallruhegehalt,
- den Unterhaltsbeitrag,
- die Unfallhinterbliebenenversorgung (Unfallwitwengeld/Unfallwitwergeld, Unfallwitwen-/Unfallwit-
werabfindung, Unfallwaisengeld und Unterhaltsbeitrag),
- die Unfallentschädigung und
- den Schadensausgleich in besonderen Fällen.
Das HR-System umfasst nicht die Erstattung von Sachschäden (§ 32 LBeamtVG MV) und die Heilverfahren
(§§ 33 und 34 Abs. 1 LBeamtVG MV), da diese über das Beihilfefachverfahren des LAF abgebildet werden.
Die personalführende Dienststelle entscheidet darüber, ob ein Dienstunfall vorliegt. Im HR-System muss
daher für die Bezügeabrechnung erfassbar sein, dass ein Dienstunfall vorliegt, sodass Unfallfürsorgeleistun-
gen ermöglicht werden.
13. Dezember 2024
Seite 194 von 366
13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE08.01
Erfassung des Dienstunfalls
Das HR-System muss die manuelle Erfassung von
- Dienstunfällen,
- der Dienstunfähigkeit,
- einer besonderen Lebensgefahr (für § 37 LBeamtVG MV),
- einer vollen Erwerbsunfähigkeit (für § 38 LBeamtVG MV),
- einer prozentualen Erwerbsminderung (für § 38 LBeamtVG MV) und
- den notwendigen Daten für Verwandte der aufsteigenden Linie wie z. B. Name,
Adresse, Bankverbindung (für § 40 LBeamtVG MV)
ermöglichen.
A
VE08.02
Hilflosigkeitszuschlag
Das HR-System muss den Hilflosigkeitszuschlag nach § 34 Abs. 2 LBeamtVG MV nach
Erfassung des Betrages des Zuschlags gewähren können.
A
VE08.03
Berechnung des Unfallausgleichs
Das HR-System muss den Unfallausgleich nach §35 Abs. 1 LBeamtVG MV neben der
Besoldung und der Versorgung nach manueller Erfassung des Grades der Schädi-
gungsfolgen automatisiert berechnen.
A
VE08.04
Zurechnungszeit bei Unfallruhegehalt
Das HR-System muss bei einer Dienstunfähigkeit infolge eines Dienstunfalls die Zu-
rechnungszeit nach § 36 Abs. 2 LBeamtVG MV automatisiert ermitteln und diese der
ruhegehaltfähigen Dienstzeit hinzurechnen.
A
VE08.05
Berechnung des Unfallruhegehaltes
Das HR-System muss das Unfallruhegehalt nach § 36 Abs. 3 LBeamtVG MV in Ver-
bindung mit § 14a LBeamtVG MV unter Berücksichtigung des Mindest- und Höchst-
prozentsatzes und der Vergleichsberechnung mit der Mindestversorgung automati-
siert berechnen.
A
VE08.06
Berechnung des erhöhten Unfallruhegehaltes
Das HR-System muss das erhöhte Unfallruhegehalt nach § 37 LBeamtVG MV unter
Berücksichtigung der Mindestbesoldungsgruppen automatisiert berechnen.
A
VE08.07
Berechnung des Unterhaltsbeitrages bei voller Erwerbsunfähigkeit
Das HR-System muss den Unterhaltsbeitrag bei voller Erwerbsunfähigkeit
- für eine frühere Beamtin bzw. Beamten/Richterin bzw. Richter nach § 38 Abs.
1 LBeamtVG MV und
- für eine frühere Ruhestandsbeamtin bzw. Ruhestandsbeamten nach § 38 Abs.
7 LBeamtVG MV
nach § 38 Abs. 2 Nr. 1 und Abs. 4 LBeamtVG MV unter Vergleichsberechnung mit
dem Mindestruhegehaltes nach § 38 Abs. 5 LBeamtVG MV automatisiert berech-
nen.
A
VE08.08
Berechnung des Unterhaltsbeitrages bei prozentualer Erwerbsminderung
Das HR-System muss den Unterhaltsbeitrag bei prozentualer Erwerbsminderung
- für eine frühere Beamtin bzw. Beamten/Richterin bzw. Richter nach § 38 Abs.
1 LBeamtVG MV und
- für eine frühere Ruhestandsbeamtin bzw. Ruhestandsbeamten nach § 38 Abs.
7 LBeamtVG MV
nach § 38 Abs. 2 Nr. 1 und 2 und Abs. 4 LBeamtVG MV automatisiert berechnen.
A
13. Dezember 2024
Seite 195 von 366
13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE08.09
Ausschluss des Unterhaltsbeitrages durch Gewährung von Altersgeld
Das HR-System muss automatisiert berücksichtigen, dass nach § 38 Abs. 1 Satz 2
LBeamtVG MV ab dem Bezug von Altersgeld nach dem LAltGG MV kein Unterhalts-
beitrag nach § 38 LBeamtVG MV möglich ist.
A
VE08.10
Berechnung des Unterhaltsbeitrages für Schädigung eines ungeborenen Kindes
bei voller Erwerbsunfähigkeit der Mutter
Das HR-System muss den Unterhaltsbeitrag für Schädigung eines ungeborenen Kin-
des bei voller Erwerbsunfähigkeit der Mutter in Höhe des Mindestunfallwaisengel-
des nach § 38a Abs. 1 Nr. 1 LBeamtVG MV und je nach Alter des Kindes in Verbin-
dung mit § 38a Abs. 3 LBeamtVG MV automatisiert berechnen.
A
VE08.11
Berechnung des Unterhaltsbeitrages für Schädigung eines ungeborenen Kindes
bei prozentualer Erwerbsminderung der Mutter
Das HR-System soll den Unterhaltsbeitrag für Schädigung eines ungeborenen Kindes
bei prozentualer Erwerbsminderung der Mutter nach § 38a Abs. 1 Nr. 1 und 2 LBe-
amtVG MV und je nach Alter des Kindes in Verbindung mit § 38a Abs. 3 LBeamtVG
MV berechnen.
B
VE08.12
Berechnung des Unterhaltsbeitrages für Schädigung eines ungeborenen Kindes
Das HR-System soll nach § 38a Abs. 4 LBeamtVG MV das teilweise und vollständige
Ruhen des Unterhaltsbeitrages nach Erfassung von Pflegekosten gemäß § 34 Abs. 1
LBeamtVG MV berechnen.
B
VE08.13
Vergleichsberechnung Unterhaltsbeitrag und Waisengeld
Das HR-System soll nach § 38a Abs. 5 LBeamtVG MV automatisiert eine Vergleichs-
berechnung zwischen den Unterhaltsbeiträgen nach § 38a LBeamtVG MV und dem
Waisengeld nach § 24 LBeamtVG MV durchführen und den höheren Betrag verwen-
den.
B
VE08.14
Unfallwitwengeld/Unfallwitwergeld auf Grundlage des Unfallruhegehaltes
Das HR-System muss das Unfallwitwengeld/Unfallwitwergeld nach § 39 Abs. 1 Satz
2 Nr. 1 LBeamtVG MV in Verbindung mit § 36 LBeamtVG MV unter Berücksichtigung
der Höchstgrenze nach § 42 LBeamtVG MV automatisiert berechnen.
A
VE08.15
Unfallwitwengeld/Unfallwitwergeld auf Grundlage des erhöhten Unfallruhegeh-
altes
Das HR-System muss das Unfallwitwengeld/Unfallwitwergeld nach § 39 Abs. 1 Satz
2 Nr. 1 LBeamtVG MV in Verbindung mit § 37 LBeamtVG MV unter Berücksichtigung
der Höchstgrenze nach § 42 LBeamtVG MV automatisiert berechnen.
A
VE08.16
Unfallwaisengeld auf Grundlage des Unfallruhegehaltes
Das HR-System muss das Unfallwaisengeld nach § 39 Abs. 1 Satz 2 Nr. 2 LBeamtVG
MV in Verbindung mit den §§ 36, 37 LBeamtVG MV unter Berücksichtigung der
Höchstgrenze nach § 42 LBeamtVG MV automatisiert berechnen.
A
VE08.17
Unterhaltsbeitrag für einen Verwandten der aufsteigenden Linie
Das HR-System muss nach § 40 LBeamtVG MV den Unterhaltsbeitrag für einen Ver-
wandten der aufsteigenden Linie unter Berücksichtigung der Höchstgrenze nach §
42 LBeamtVG MV automatisiert berechnen.
A
VE08.18
Unterhaltsbeitrag für mehrere Verwandte der aufsteigenden Linie
Das HR-System soll nach § 40 LBeamtVG MV den Unterhaltsbeitrag auf mehrere
Verwandte der aufsteigenden Linie als Personalfälle unter Berücksichtigung der
Vorrangregelung (Eltern vor Großeltern) und der Höchstgrenze nach § 42 LBeamtVG
MV automatisiert aufteilen.
B
13. Dezember 2024
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE08.19
Unterhaltsbeitrag in Höhe des Witwengeldes/Witwergeldes
Das HR-System muss nach § 41 Abs. 1 LBeamtVG MV den Unterhaltsbeitrag in Höhe
des Witwengeldes/Witwergeldes automatisiert berechnen.
A
VE08.20
Unterhaltsbeitrag in Höhe des Waisengeldes
Das HR-System muss nach § 41 Abs. 1 LBeamtVG MV den Unterhaltsbeitrag in Höhe
des Waisengeldes automatisiert berechnen.
A
VE08.21
Einmalige Unfallentschädigung an Beamtinnen bzw. Beamte/Richterinnen bzw.
Richter
Das HR-System muss die einmalige Unfallentschädigung nach § 43 Abs. 1 Satz 1 LBe-
amtVG MV für Beamtinnen bzw. Beamte/Richterinnen bzw. Richter ermitteln kön-
nen.
A
VE08.22
Einmalige Unfallentschädigung an Hinterbliebene
Das HR-System muss die einmalige Unfallentschädigung nach § 43 Abs. 2 LBeamtVG
MV für die in der Norm genannten Rangfolge der Hinterbliebenen ermitteln können.
A
VE08.23
Einmalige Entschädigung an Beamtinnen bzw. Beamte/Richterinnen bzw. Richter
Das HR-System muss die einmalige Entschädigung nach § 43 Abs. 1 Satz 1 und Abs.
5 LBeamtVG MV für Beamtinnen bzw. Beamte/Richterinnen bzw. Richter ermitteln
können.
A
VE08.24
Einmalige Entschädigung an Hinterbliebene
Das HR-System muss die einmalige Entschädigung nach § 43 Abs. 2 und 6 LBeamtVG
MV für die in der Norm genannten Rangfolge der Hinterbliebenen ermitteln können.
A
VE08.25
Prüfung nach gleichzeitigem Vorliegen von Unfallentschädigung und Entschädi-
gung
Das HR-System soll nach § 43 Abs. 7 LBeamtVG MV automatisiert prüfen, ob neben
der Unfallentschädigung eine Entschädigung zu ermitteln ist. Bei gleichzeitigem Vor-
liegen muss das HR-System nur die Entschädigung ermitteln.
B
VE08.26
Anrechnung von Geldleistungen Dritter
Das HR-System muss nach § 46 Abs. 4 LBeamtVG MV die automatisierte Anrechnung
einer erfassten Geldleistung von Dritten ermöglichen.
A
VE08.27
Anrechnung einer Entschädigung aus einer Unfallversicherung
Das HR-System muss nach § 43 Abs. 8 LBeamtVG MV die automatisierte Anrechnung
einer erfassten Entschädigung aus einer Unfallversicherung auf die Unfallentschädi-
gung ermöglichen.
A
VE08.28
Schadensausgleich
Das HR-System muss nach § 43a LBeamtVG MV den Schadensausgleich bei materi-
ellen Sachgegenständen ermöglichen.
A
VE08.29
Unfallruhegehalt bei Mitgliedern der Landesregierung und Parlamentarischen
Staatssekretärinnen bzw. Staatssekretären
Das HR-System muss das Unfallruhegehalt nach § 14 Abs. 2 Nr. 2 LMinG und § 5
LParlG automatisiert berechnen.
A
VE08.30
Unfallhinterbliebenenversorgung bei Mitgliedern der Landesregierung und Parla-
mentarischen Staatssekretärinnen bzw. Staatssekretären
Das HR-System muss die Unfallhinterbliebenenversorgung nach § 14 Abs. 2 Nr. 3
LMinG und § 5 LParlG automatisiert berechnen.
A
13. Dezember 2024
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13. Dezember 2024
4.7.9.1.9 Übergangsgeld und Ausgleich
Scheiden Beamtinnen und Beamte, Richterinnen und Richter, Mitglieder der Landesregierung und Parla-
mentarische Staatssekretärinnen und Staatssekretäre aus dem Dienst bzw. Amtsverhältnis aus, erhalten sie
unter Umständen vorübergehend Übergangsgeld. Das HR-System muss diese verschiedenen Übergangsgel-
der abbilden, berechnen und für den vorübergehenden Zeitraum zahlbar machen können.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE09.01
Berechnung des Übergangsgeldes
Das HR-System muss das Übergangsgeld nach § 47 LBeamtVG MV in Verbindung mit
§ 67 Abs. 4 LBeamtVG MV inkl. der Beschäftigungszeit/Dienstzeit und unter Beach-
tung der Höchstgrenze automatisiert berechnen.
A
VE09.02
Zahlbarmachung des Übergangsgeldes
Das HR-System muss die Zahlbarmachung des Übergangsgeldes nach § 47 Abs. 4
LBeamtVG MV ermöglichen.
A
VE09.03
Ausschluss des Übergangsgeldes
Das HR-System muss den Ausschluss des Übergangsgeldes nach § 47 Abs. 3 LBe-
amtVG MV beachten und die Sachbearbeitung z. B. bei Gewährung eines Unter-
haltsbeitrages nach § 15 LBeamtVG MV darauf hinweisen.
A
VE09.04
Berechnung des Übergangsgeldes für entlassene politische Beamtinnen und Be-
amte
Das HR-System muss das Übergangsgeld für entlassene politische Beamtinnen und
Beamte nach § 47a LBeamtVG MV automatisiert berechnen.
A
VE09.05
Zahlbarmachung des Übergangsgeldes für entlassene politische Beamtinnen und
Beamte
Das HR-System muss die Zahlbarmachung des Übergangsgeldes für entlassene poli-
tische Beamtinnen und Beamte nach den §§ 47a Abs. 2 und 3 LBeamtVG MV in Ver-
bindung mit § 47 Abs. 4 LBeamtVG MV ermöglichen.
A
VE09.06
Ausschluss des Übergangsgeldes
Das HR-System muss den Ausschluss des Übergangsgeldes nach § 47a Abs. 3 LBe-
amtVG MV in Verbindung mit § 47 Abs. 3 LBeamtVG MV beachten und die Sachbe-
arbeitung z. B. bei Gewährung eines Unterhaltsbeitrages nach § 15 LBeamtVG MV
darauf hinweisen.
A
VE09.07
Berechnung des Ausgleichs bei besonderen Altersgrenzen
Das HR-System muss den Ausgleich bei besonderen Altersgrenzen nach § 48 Abs. 1
LBeamtVG MV manuell erfassen können.
A
VE09.08
Ausgleich bei besonderen Altersgrenzen neben Unfallentschädigung und Entschä-
digung
Das HR-System soll automatisiert den Ausschluss des Ausgleichs bei besonderen
Altersgrenzen nach § 48 Abs. 1 Satz 4 und Abs. 3 LBeamtVG MV beachten und die
Sachbearbeitung darauf z. B. bei Gewährung einer Unfallentschädigung nach § 43
LBeamtVG MV im Festsetzungsprozess hinweisen.
B
VE09.09
Berechnung des Übergangsgeldes auf Grundlage von Amtsbezügen
Das HR-System muss das Übergangsgeld nach § 12 LMinG, § 5d LMinG und § 5
LParlG inkl. der Beschäftigungszeit/Dienstzeit und unter Beachtung der Höchst-
grenze automatisiert berechnen.
A
13. Dezember 2024
Seite 198 von 366
13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE09.10
Vergleichsberechnung beim Übergangsgeld auf Grundlage von Amtsbezügen
Das HR-System muss die Vergleichsberechnung beim Übergangsgeld nach § 5d
LMinG ermöglichen.
A
VE09.11
Zahlbarmachung des Übergangsgeldes auf Grundlage von Amtsbezügen
Das HR-System muss die Zahlbarmachung des Übergangsgeldes nach § 12 LMinG, §
5d LMinG und § 5 LParlG ermöglichen.
A
4.7.9.1.10 Kürzungen/Aberkennungen der Versorgungsbezüge
Das HR-System muss Kürzungen und Aberkennungen von Versorgungsbezügen automatisiert vornehmen.
Die dafür notwendige Erfassung von Kürzungsbeträgen, Höchstgrenzen und Festbeträgen muss möglich
sein. Soweit erforderlich muss die Hemmung von Kürzungszeiträumen möglich sein.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE10.01
Automatisierte Dynamisierung des Kürzungsbetrages bei Versorgungsausgleich -
aktive Beamtinnen und Beamte/Richterinnen und Richter
Das HR-System muss den Kürzungsbetrag nach § 57 Abs. 2 LBeamtVG MV bei aktiven
Beamtinnen und Beamten/Richterinnen und Richtern automatisiert berechnen (nur
zur Information, ohne Abzug von der Besoldung). Das HR-System muss den Kürzungs-
betrag für die Verarbeitung (insbesondere für die Versorgungsauskunft und für den
Eintritt in die Versorgung) vorhalten.
A
VE10.02
Automatisierte Dynamisierung des Kürzungsbetrages bei Versorgungsausgleich -
Versorgungsempfangende
Das HR-System muss den Kürzungsbetrag nach § 57 Abs. 2 LBeamtVG MV bei Versor-
gungsempfangenden automatisiert berechnen. Das HR-System muss den Kürzungs-
betrag bei der Bezügeberechnung berücksichtigen.
A
VE10.03
Aussetzung des Kürzungsbetrages
Das HR-System muss das vollständige und teilweise manuelle Aussetzen des Kür-
zungsbetrages ermöglichen. Dabei muss der Aussetzungsgrund durch die Sachbear-
beitung auswählbar sein. Die Aussetzungsgründe müssen mit Schlagworten versehen
werden und ergeben sich insbesondere aus der angeführten beispielhaften Aufzäh-
lung der Rechtsgrundlagen aus Kapitel 2.4 (z. B. Antrag nach §35 VersAusglG, Antrag
nach § 37 VersAusglG, Kapitalbetragszahlung nach § 58 LBeamtVG MV).
A
VE10.04
Aussetzung der Kürzung
Das HR-System muss der Sachbearbeitung das vollständige und teilweise Aussetzen
der Kürzung nach § 33 VersAusglG (statischer Betrag) und § 35 VersAusglG (Wegfall
bei Erreichen der Regelaltersgrenze; automatisierte Anpassung des Betrages analog
Rentenanpassung) ermöglichen.
A
13. Dezember 2024
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE10.05
Ausweisung bei Versorgungsausgleich auf der Bezügemitteilung
Das HR-System muss
- den Kürzungsbetrag nach § 57 Abs. 2 LBeamtVG MV,
- die Aussetzung des Kürzungsbetrages und
- die Aussetzung der Kürzung
auf der Bezügemitteilung ausweisen.
A
VE10.06
Berechnung des Kapitalbetrages
Das HR-System muss den Kapitalbetrag zur Abwendung der Kürzung der Versor-
gungsbezüge nach § 58 LBeamtVG MV nach manueller Erfassung
- des Ehezeitendes,
- des Eintritts in den Ruhestand und
- des zu kapitalisierenden Betrages
und unter Berücksichtigung der Dynamisierung nach § 70 LBeamtVG MV automati-
siert berechnen.
A
VE10.07
Kürzung der Versorgungsbezüge wegen schuldhafter Verletzung der Anzeigepflicht
(§ 62 LBeamtVG MV)
Das HR-System muss nach § 62 Abs. 3 LBeamtVG MV bei schuldhafter Verletzung der
Anzeigepflicht die manuelle Erfassung eines Kürzungsprozentsatzes und eines Kür-
zungsbetrages ermöglichen. Das HR-System muss die Versorgungsbezüge daraufhin
automatisiert im entsprechenden Umfang kürzen.
A
VE10.08
Kürzung des Ruhegehalts nach § 13 LDG MV
Das HR-System muss nach § 13 LDG MV das Ruhegehalt auf Basis eines manuell er-
fassten Kürzungsprozentsatzes unter Beachtung des Höchstkürzungsprozentsatzes
automatisiert im entsprechenden Umfang kürzen.
A
VE10.09
Befristung der Kürzung des Ruhegehalts nach § 13 LDG MV
Das HR-System muss nach § 13 LDG MV die Befristung der Kürzung des Ruhegehalts
durch manuelle Erfassung eines Zeitraumes (unter Beachtung des Höchstzeitraumes)
ermöglichen. Die Kürzung muss nach Ende des Befristungszeitraumes automatisiert
enden.
A
VE10.10
Unterhaltsbeitrag bis zur Gewährung einer Rente
Das HR-System muss den Unterhaltsbeitrag bis zur Gewährung einer Rente nach § 14
Abs. 2 LDG MV automatisiert berechnen. Berechnungsgrundlage ist das Ruhegehalt
zum Zeitpunkt des Eintritts der Unanfechtbarkeit der Entscheidung (statischer Be-
trag).
A
VE10.11
Befristung des Unterhaltsbeitrages bis zur Gewährung einer Rente
Das HR-System muss den Unterhaltsbeitrag bis zur Gewährung einer Rente nach § 14
Abs. 2 LDG MV auf 6 Monate automatisiert befristen. Die Zahlung des Unterhaltsbei-
trages muss nach Ende des Befristungszeitraumes automatisiert enden. Das HR-
System muss eine vorzeitige manuelle Beendigung der Zahlung des Unterhaltsbeitra-
ges durch die Sachbearbeitung ermöglichen.
A
VE10.12
Einbehaltung des Ruhegehaltes bei voraussichtlicher Aberkennung des Ruhegehal-
tes
Das HR-System muss die automatisierte Einbehaltung des Ruhegehaltes nach § 41
LDG MV nach manueller Erfassung eines Prozentsatzes und Betrages (unter Beach-
tung des Höchstprozentsatzes) ermöglichen.
A
13. Dezember 2024
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE10.13
Nachzahlung einbehaltener Bezüge
Das HR-System muss nach § 41 Abs. 4 LDG MV einbehaltene Bezüge nach automati-
sierter Anrechnung von Einkünften und Abzug von Kosten für das Disziplinarverfah-
ren und Geldbußen nachzahlen können.
A
4.7.9.1.11 Ruhensregelungen
Bei der Berechnung der Versorgungsbezüge kann es vorkommen, dass verschiedene weitere Einkommen
anzurechnen sind. Auf Versorgungsbezüge nach dem LBeamtVG MV und dem LMinG MV anrechenbare
Einkommen sind:
- weitere Versorgungsbezüge,
- Altersgeldbezüge,
- Renten,
- Einkommen aus einer Verwendung im öffentlichen Dienst oder diesem gleichgestellten Einkommen,
- Erwerbseinkommen aus einer Beschäftigung oder Tätigkeit außerhalb des öffentlichen Dienstes,
- Erwerbs- und Erwerbsersatzeinkommen und
- Versorgung aus zwischenstaatlicher und überstaatlicher Verwendung.
In der Folge ruhen die Versorgungsbezüge teilweise. In diesem Zusammenhang ist es möglich, dass mehrere
Einkommen anzurechnen sind und mehrere Ruhensregelungen gleichzeitig Anwendung finden.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE11.01
Erfassung von Ruhensbeträgen
Das HR-System muss bei allen Ruhensregelungen die Erfassung von Ruhensbeträgen
ermöglichen.
A
VE11.02
Mehrere Versorgungsbezüge - Klassifizierung
Das HR-System muss die Klassifizierung der anzurechnenden Versorgungsbezüge
nach § 54 Abs. 1 und 4 LBeamtVG MV umsetzen.
A
VE11.03
Mehrere Versorgungsbezüge - Verknüpfung
Das HR-System muss die manuelle Verknüpfung der verschiedenen Versorgungsbe-
züge im Falle des § 54 Abs. 1 und 4 LBeamtVG MV durch die Sachbearbeitung er-
möglichen.
A
VE11.04
Mehrere Versorgungsbezüge - Berechnung des Ruhensbetrages
Das HR-System muss den Ruhensbetrag bei mehreren Versorgungsbezügen nach §
54 LBeamtVG MV unter Berücksichtigung der Mindestbelassung automatisiert be-
rechnen.
A
VE11.05
Mehrere Versorgungsbezüge - Erfassung von Versorgungsbezügen
Das HR-System muss die manuelle Erfassung von anzurechnenden Versorgungsbe-
zügen nach § 54 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1-4 LBeamtVG MV ermöglichen.
A
VE11.06
Mehrere Versorgungsbezüge - Erfassung der Höchstgrenze
Das HR-System muss die manuelle Erfassung der prozentualen und betragsmäßigen
Höchstgrenze und des prozentualen Versorgungsabschlages ermöglichen.
A
13. Dezember 2024
Seite 201 von 366
13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE11.07
Mehrere Versorgungsbezüge - Berechnung der Höchstgrenze nach § 54 Abs. 2 LBe-
amtVG MV
Das HR-System muss die Höchstgrenze nach § 54 Abs. 2 LBeamtVG MV unter Be-
rücksichtigung des Versorgungsabschlages automatisiert berechnen.
A
VE11.08
Mehrere Versorgungsbezüge - Berechnung der Höchstgrenze und der Mindestbe-
lassung
Das HR-System muss beim Zusammentreffen von Ruhegehalt mit Witwengeld
- die Höchstgrenze nach § 54 Abs. 4 LBeamtVG MV unter Berücksichtigung des
Versorgungsabschlages,
- die Mindestbelassung nach § 54 Abs. 4 Satz 2 LBeamtVG MV und
- die Mindestbelassung nach § 54 Abs. 5 LBeamtVG MV
automatisiert ermitteln.
A
VE11.09
Renten- Erfassung des Rentenbetrages
Das HR-System muss die manuelle Erfassung des Bestehens von Rentenansprüchen
und von Rentenbeträgen ermöglichen.
A
VE11.10
Renten - Berechnung des Ruhensbetrages
Das HR-System muss den Ruhensbetrag bei Zusammentreffen von Versorgungsbe-
zügen mit einer anzurechnenden Rente und mehreren anzurechnenden Renten
nach § 55 LBeamtVG MV unter Berücksichtigung der Mindestbelassung nach § 55
Abs. 7 LBeamtVG MV und der Höchstgrenze (inklusive Beachtung von Zeiten nach §
12a LBeamtVG MV) automatisiert berechnen.
A
VE11.11
Renten - Erweiterte Ruhensregelung
Das HR-System muss die erweiterte Ruhensregelung nach § 14 Abs. 5 LBeamtVG MV
automatisiert durchführen.
A
VE11.12
Renten - Erfassung einer Höchstgrenze
Das HR-System muss die Erfassung einer Höchstgrenze für die Rente ermöglichen.
A
VE11.13
Renten - Teilnahme am automatisierten Rentenauskunftsverfahren
Das HR-System muss je Personalfall eine Entscheidung der Sachbearbeitung über
die Teilnahme am automatisierten Rentenauskunftsverfahren ermöglichen.
Voraussetzung für die Teilnahme am automatisierten Rentenaustauschverfahren ist
die manuelle Erfassung der Postabrechnungsnummer (PAN) inklusive der Sozialver-
sicherungsnummer des Versorgungsberechtigten.
A
VE11.14
Renten - Erfassung von Rentenerhöhungen/-minderungen aufgrund eines Versor-
gungsausgleichs
Das HR-System muss die Erfassung von Rentenerhöhungen/-minderungen aufgrund
eines Versorgungsausgleichs ermöglichen.
A
VE11.15
Renten - Abzug nicht anzurechnender Rententeile
Das HR-System muss bei der Berechnung des Ruhensbetrages den Abzug nicht an-
zurechnender Rententeile (z. B. freiwillige Beiträge, Rentenanteil aus Höherversi-
cherung, Kinderzuschuss zur Waisenrente) automatisiert ermitteln.
A
VE11.16
Renten - Unfallausgleich bei Renten aus der gesetzlichen Unfallversicherung
Das HR-System muss bei der Berechnung des Ruhensbetrages beachten, dass nach
§ 55 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 LBeamtVG MV ein Unfallausgleich bei Renten aus der ge-
setzlichen Unfallversicherung unberücksichtigt bleibt.
A
13. Dezember 2024
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE11.17
Renten - Ermittlung von Kapitalbeträgen (1/2)
Das HR-System muss bei der Berechnung des Ruhensbetrages die Verrentung der
Abfindung, der Beitragserstattung sowie sonstiger Kapitalbeträge automatisiert er-
mitteln.
A
VE11.18
Renten - Ermittlung von Kapitalbeträgen (2/2)
Das HR-System muss bei Vorliegen der Voraussetzungen des Art. 2 § 2 Abs. 3
HStruktG automatisiert eine Minderung des Gesamtbetrages der Rente um 40 v.H.
durchführen.
A
VE11.19
Erwerbs- und Erwerbsersatzeinkommen - Erfassung von Einkommen
Das HR-System muss die manuelle Erfassung von Erwerbs- und Erwerbsersatzein-
kommen ermöglichen.
A
VE11.20
Erwerbs- und Erwerbsersatzeinkommen - Klassifizierung der Art des Einkommens
Das HR-System muss die Klassifizierung der Art des Einkommens (z. B. Verwen-
dungseinkommen, sonstiges Erwerbseinkommen, Erwerbsersatzeinkommen, Zu-
sammentreffen von Verwendungs- und Erwerbs(-ersatz)-einkommen) ermöglichen.
A
VE11.21
Erwerbs- und Erwerbsersatzeinkommen - Erfassung einer Werbungskostenpau-
schale
Das HR-System muss die manuelle Erfassung einer Werbungskostenpauschale so-
wie des Einkommensbetrages ohne Abzug der Werbungskostenpauschale ermögli-
chen. Zusätzlich muss der manuelle Abzug der Werbungskostenpauschale bei der
Anrechnung von Erwerbseinkommen möglich sein.
A
VE11.22
Erwerbs- und Erwerbsersatzeinkommen - Berechnung des Ruhensbetrages
Das HR-System muss den Ruhensbetrag bei Zusammentreffen von Versorgungsbe-
zügen mit Erwerbs- und Erwerbsersatzeinkommen nach § 53 LBeamtVG MV
- unter Abzug der Werbungskostenpauschale (inklusive automatisierte Anpas-
sung der Werbungskostenpauschale bei Gesetzesänderungen),
- Beachtung der Höchstgrenze (abweichende Höchstgrenze nach Eintrittsgrund
bei Dienstunfähigkeit),
- der Mindestbelassung nach § 53 Abs. 5 und 6 LBeamtVG MV und
- der besonderen Regelungen nach § 53 Abs. 9 und 10 LBeamtVG MV
automatisiert berechnen.
A
VE11.23
Erwerbs- und Erwerbsersatzeinkommen - Wegfall der Einkommensanrechnung
Das HR-System muss die Einkommensanrechnung (außer bei Verwendungseinkom-
men) bei Erreichen der stufenweise angehobenen Regelaltersgrenze (§ 53 Abs.
8 LBeamtVG MV) automatisiert wegfallen lassen.
A
VE11.24
Erwerbs- und Erwerbsersatzeinkommen - Erfassung einer Höchstgrenze
Das HR-System muss die manuelle Erfassung einer Höchstgrenze nach § 107a LBe-
amtVG MV ermöglichen.
A
VE11.25
Übernahme von Einkünften für Ruhensregelungen
Das HR-System muss Einkünfte von einem anderen Verfahrensbereich (z. B. Besol-
dung/Entgelt) in den Verfahrensbereich der Versorgung automatisiert übernehmen.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE11.26
Erwerbs- und Erwerbsersatzeinkommen – selber Arbeitgeber, gleiches Rech-
nungssystem
Das HR-System muss Einkommen, soweit der Einkommensanspruch aufgrund eines
Rechtsverhältnisses zum selben Arbeitgeber/Dienstherrn besteht und das anzu-
rechnende Einkommen über das HR-System gerechnet wird, unter Verknüpfung der
verschiedenen Ansprüche durch die Sachbearbeitung automatisiert berücksichti-
gen.
A
VE11.27
Erwerbs- und Erwerbsersatzeinkommen – anderer Arbeitgeber, gleiches Rech-
nungssystem
Das HR-System muss die manuelle Erfassung und die anschließende automatisierte
Berücksichtigung von anrechenbarem Einkommen, soweit der Einkommensan-
spruch aufgrund eines Rechtsverhältnisses zu einem anderen Arbeitgeber/Dienst-
herrn besteht, der ebenfalls über das HR-System gerechnet wird, ermöglichen. Der
Einkommensbetrag ist bei der erstmaligen Erfassung sowie bei jeder betragsmäßi-
gen Änderung der für die Anrechnung zuständigen Sachbearbeitung in geeigneter
Weise zur Kenntnis zu geben (z. B. durch Vergleichsmitteilungen).
A
VE11.28
Erwerbs- und Erwerbsersatzeinkommen – anderer Arbeitgeber, anderes Rech-
nungssystem
Das HR-System muss die manuelle Erfassung und die anschließende automatisierte
Berücksichtigung von anrechenbarem Einkommen in den Fällen, in denen der Ein-
kommensanspruch aufgrund eines Rechtsverhältnisses zu einem anderen Arbeitge-
ber/Dienstherrn besteht, der nicht über das gleiche System abgerechnet wird, er-
möglichen.
A
VE11.29
Anrechnung von Altersgeld und Hinterbliebenenaltersgeld
Das HR-System muss
- auf Basis der automatisierten Übernahme von im HR-System vorhandenen Da-
ten zum Altersgeld oder Hinterbliebenenaltersgeld und
- auf Basis der manuellen Erfassung vergleichbarer Alterssicherungsleistungen
den Ruhensbetrag nach Maßgabe von § 53a LBeamtVG MV berechnen.
A
VE11.30
Zusammentreffen von Übergangsgeld mit Erwerbs- und Erwerbsersatzeinkom-
men
Das HR-System muss nach den § 47 Abs. 5 und 47a Abs. 4 LBeamtVG MV das Über-
gangsgeld um den Betrag von Erwerbs- und Erwerbsersatzeinkommen ruhen lassen.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE11.31
Zusammentreffen von Übergangsgeld und Ruhegehalt mit anderen Einkommen
nach dem LMinG MV
Das HR-System muss beim Zusammentreffen von Übergangsgeld nach § 12 LMinG
MV und Ruhegehalt nach § 13 LMinG MV mit anderem Einkommen gemäß § 17
LMinG MV der Sachbearbeitung
- die Erfassung des anzurechnenden Einkommens,
- die Klassifizierung der Art des Einkommens, insbesondere
• Einkommen aus einer Verwendung im öffentlichen Dienst im Sinne des §
53 LBeamtVG MV, Bezüge aus einem anderen Amtsverhältnis,
• Erwerbseinkommen aus einer Beschäftigung oder Tätigkeit außerhalb und
innerhalb des öffentlichen Dienstes (§ 17 Abs. 2 LMinG MV, nur bei Über-
gangsgeld),
• Ruhegehalt aufgrund eines Dienstverhältnisses als Beamtin bzw. Beamter
oder Richterin bzw. Richter oder eine ähnliche Versorgung oder eine Ver-
sorgung aufgrund eines anderen Amtsverhältnisses (§ 17 Abs. 7 LMinG
MV)
- sowie die Erfassung einer Höchstgrenze ermöglichen.
Das HR-System muss auf Basis dieser Daten den Ruhensbetrag automatisiert be-
rechnen.
A
VE11.32
Zusammentreffen von Versorgungsbezügen nach dem LMinG MV mit Renten
Das HR-System muss den Ruhensbetrag beim Zusammentreffen von Versorgungs-
bezügen mit Renten gemäß § 17 Abs. 9 LMinG MV durch entsprechende Anwen-
dung des § 55 LBeamtVG MV automatisiert berechnen.
A
VE11.33
Zusammentreffen von Ruhegehalt nach dem LMinG MV mit Verwendungseinkom-
men
Das HR-System muss beim Zusammentreffen von Ruhegehalt nach § 13 LMinG MV
mit Verwendungseinkommen gemäß § 17 Abs. 3 und 4 LMinG MV
- die Erfassung des anzurechnenden Einkommens ermöglichen,
- die Klassifizierung der Art des Einkommens ermöglichen, insbesondere
• Einkommen aus einer Verwendung im öffentlichen Dienst im Sinne des
§ 53 LBeamtVG MV,
• Bezüge aus einem anderen Amtsverhältnis,
- die Erfassung einer Höchstgrenze ermöglichen,
- die Höchstgrenze automatisiert berechnen
und das anzurechnende Einkommen automatisiert berechnen.
A
VE11.34
Zusammentreffen von Ruhegehalt nach dem LMinG MV mit Erwerbseinkommen
aus einer Tätigkeit außerhalb des öffentlichen Dienstes
Das HR-System muss beim Zusammentreffen von Ruhegehalt nach § 13 LMinG MV
mit Erwerbseinkommen aus einer Tätigkeit außerhalb des öffentlichen Dienstes ge-
mäß § 17 Abs. 5 LMinG MV
- die Erfassung des anzurechnenden Einkommens ermöglichen,
- die Klassifizierung der Art des Einkommens ermöglichen, insbesondere
• Einkünfte aus selbständiger Arbeit,
• Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit,
• Einkünfte aus Gewerbebetrieb,
• Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft,
- die Erfassung einer Höchstgrenze ermöglichen,
- die Höchstgrenze automatisiert berechnen
und das anzurechnende Einkommen automatisiert berechnen. Das HR-System muss
die Anrechnung mit dem Ende des Monats, in dem die Regelaltersgrenze nach §§
35, 235 SGB VI erreicht wird, automatisiert beenden.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE11.35
Zusammentreffen von Ruhegehalt nach dem LMinG MV mit weiteren Versor-
gungsbezügen
Das HR-System muss beim Zusammentreffen von Ruhegehalt nach § 13 LMinG MV
mit weiteren Versorgungsbezügen gemäß § 17 Abs. 7 LMinG MV
- die Erfassung des Ruhegehalts/der anzurechnenden Versorgung ermöglichen,
- die Klassifizierung ermöglichen, insbesondere
• Ruhegehalt aufgrund eines Dienstverhältnisses als Beamtin bzw. Beamter
oder Richterin bzw. Richter,
• ähnliche Versorgung,
• Versorgung aufgrund eines anderen Amtsverhältnisses,
- die Erfassung einer Höchstgrenze ermöglichen,
- die Höchstgrenze automatisiert berechnen
und das anzurechnende Einkommen automatisiert berechnen. Das HR-System muss
die Anrechnung mit dem Ende des Monats, in dem die Regelaltersgrenze nach §§
35, 235 SGB VI erreicht wird, automatisiert beenden.
A
VE11.36
Zusammentreffen von Hinterbliebenenversorgung nach dem LMinG MV mit ande-
ren Einkommen
Das HR-System muss beim Zusammentreffen von Hinterbliebenenversorgung nach
§ 15 LMinG MV mit anderen Einkommen gemäß § 17 Abs. 11 LMinG MV
- die Erfassung des Ruhegehalts/der anzurechnenden Versorgung ermöglichen,
- die Klassifizierung ermöglichen, insbesondere
• Ruhegehalt aufgrund eines Dienstverhältnisses als Beamtin bzw. Beamter
oder Richterin bzw. Richter,
• ähnliche Versorgung,
• Versorgung aufgrund eines anderen Amtsverhältnisses,
• Hinterbliebenenversorgung,
• Renten,
- die Erfassung einer Höchstgrenze ermöglichen,
- die Höchstgrenze automatisiert berechnen
und das anzurechnende Einkommen automatisiert berechnen. Das HR-System muss
die Anrechnung mit dem Ende des Monats, in dem die Regelaltersgrenze nach §§
35, 235 SGB VI erreicht wird, automatisiert beenden.
A
VE11.37
Mehrfachruhensregelungen
Das HR-System muss gemäß §§ 53, 53a, 54, 55 und 57 LBeamtVG MV in Verbindung
mit § 14 Abs. 5 LBeamtVG MV und § 17 LMinG MV die Mehrfachruhensregelungen
automatisiert berechnen und den Ruhensbetrag automatisiert ermitteln.
A
VE11.38
Zuschläge nach den §§ 50a-50e LBeamtVG MV
Das HR-System muss bei den Ruhensregelungen die Zuschläge nach den §§ 50a-50e
LBeamtVG MV automatisiert berücksichtigen.
A
4.7.9.1.12 Bruttoberechnung Altersgeld
Wird eine Person im Beamten- oder Richterverhältnis auf eigenen Antrag entlassen, hat sie die Möglichkeit
zu erklären, dass sie anstelle einer Nachversicherung Altersgeld nach dem LAltGG MV beziehen möchte.
Die Erklärung wird von der beschäftigten Person über die personalführende Dienststelle beim LAF einge-
reicht. Das LAF prüft, ob ein Anspruch auf Altersgeld besteht oder eine Nachversicherung erfolgen muss. In
der Folge wird der Altersgeldanspruch abgelehnt oder bei erfüllten Voraussetzungen die altersgeldfähigen
Dienstbezüge und die altersgeldfähigen Dienstzeiten festgesetzt.
Erreicht eine altersgeldberechtigte Person eine besondere Altersgrenze oder die Regelaltersgrenze, ist sie
berechtigt, einen Antrag auf Gewährung von Altersgeld zu stellen. Das HR-System muss insoweit bei der
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13. Dezember 2024
Berechnung und Dokumentation der Altersgrenzen unterstützen. Für die Berechnung der altersgeldfähigen
Dienstbezüge wird grundlegend auf die Festsetzung zurückgegriffen, wobei eine manuelle Korrektur mög-
lich sein muss. Die altersgeldfähigen Dienstbezüge werden anschließend dynamisiert. Die Berechnung der
altersgeldfähigen Dienstzeit erfolgt auf Grundlage der Lebenslaufdaten (siehe die Kapitel 4.1.4 und 4.7.5
(Lebenslaufdaten)). Darauf aufbauend wird der Altersgeldsatz ermittelt. Unter Berücksichtigung von even-
tuellen Zuschlägen für Kindererziehung und Pflege, dem eventuellen Zusammentreffen von Altersgeld mit
verschiedenen weiteren Einkommen und einem eventuellen Versorgungsausgleich muss das HR-System
den Bruttobetrag des Altersgeldes berechnen. Im Ergebnis muss das HR-System neben Bescheiden über die
Höhe der Bezüge optional einen Altersgeldempfängerausweis erstellen und die Bezügeauszahlung sowohl
rückwirkend als auch befristet und gegebenenfalls mit Abschlagszahlung ermöglichen. Ein späterer Verlust
des Anspruchs auf Altersgeld muss eingebbar sein.
Verstirbt die altersgeldberechtigte Person, haben eventuelle Hinterbliebene Anspruch auf Hinterbliebenen-
altersgeld. Die Berechnung baut auf der Berechnung des Altersgeldes auf. Soweit bis zur Gewährung von
Hinterbliebenenaltersgeld kein Altersgeld gewährt wurde, muss das HR-System dieses jeweils fiktiv berech-
nen. Bei Bedarf muss es möglich sein, Abkömmlinge, welche z. B. erst nach dem Tod geboren werden, nach-
träglich im HR-System aufzunehmen.
Unabhängig davon soll es möglich sein, Altersgeldauskünfte zu erteilen. Die dafür notwendigen Daten müs-
sen, wenn möglich von der Besoldungs-, Versorgungs- und Altersgeldaufgabe übernommen werden und
anpassbar sein. Das HR-System muss die Dienstzeiten hochrechnen können. Aus den Ergebnissen muss das
HR-System eine Altersgeldauskunft erstellen können. Diese muss für weitere Altersgeldauskünfte und für
eine Leistungsgewährung wiederverwendbar sein. Wenn Beamtinnen bzw. Beamte und Richterinnen bzw.
Richter einen Vergleich zwischen möglichen Versorgungs- und Altersgeldbezügen wünschen, muss das HR-
System eine kombinierte Versorgungs- und Altersgeldauskunft ermöglichen.
Die Berechnung des Altersgeldes und des Hinterbliebenenaltersgeldes ist den Berechnungsgrundlagen der
Beamtenversorgung nachgebildet, weswegen die Anforderungen dieses Kapitels als Abwandlung der An-
forderungen zur Beamtenversorgung zu verstehen sind.
Da das LAltGG MV erst seit dem 01.06.2021 besteht, werden derzeit wenig Fälle bearbeitet. Bis zum
11.03.2024 wurden 27 Anträge auf Altersgeld gestellt. In 21 Fällen konnte ein Anspruch auf Altersgeld fest-
gestellt werden. Daneben sind zwei Widersprüche und eine Klage anhängig. Altersgeld oder Hinterbliebe-
nenaltersgeld wird derzeit noch nicht gewährt/ausgezahlt.
Für die Altersgeldberechnung dieses Kapitels finden auch die übergreifenden Anforderungen aus den Kapi-
teln 4.7.10.1 (Übergreifende fachliche Anforderungen: Bruttoberechnung – Bezügeberechnung allgemein)
und 4.7.10.4 (Übergreifende fachliche Anforderungen: Bruttoberechnung – Weitere Bezügebestandteile)
Anwendung.
13. Dezember 2024
Seite 207 von 366
13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE12.01
Festsetzung des Altersgeldes – Datenerfassung
Das HR-System muss neben den allgemeinen Daten der altersgeldberechtigten Per-
son (z. B. Grundinformationsdaten) für die Festsetzung des Altersgeldes insbesondere
folgende Daten erfassbar machen:
- Beginn des Altersgeldanspruchs nach § 3 Abs. 2 LAltGG MV
- Beginn der möglichen Gewährung von Altersgeld und Hinterbliebenenaltersgeld
ab der Regelaltersgrenze nach § 3 Abs. 3 Satz 1 LAltGG MV
- Personenkreis (z. B. Lehrkräfte, Professorinnen und Professoren, Vollzugsbeam-
tinnen und Vollzugsbeamte, Richterinnen und Richter, sonst. Beamtinnen und
Beamte, Laufbahn) und Amtsbezeichnung soweit sich dies nicht durch Verknüp-
fung aus den Daten der Besoldungszahlung automatisiert ergibt
- abweichende Adressdaten.
A
VE12.02
Gewährung des Altersgeldes – Datenerfassung
Das HR-System muss neben den allgemeinen Daten der altersgeld- und hinterbliebe-
nenaltersgeldberechtigten Person (z. B. Grundinformationsdaten, Bankverbindung,
Familienstand, Steuermerkmale, etc.) insbesondere folgende Daten erfassbar ma-
chen:
- Beginn des Altersgeldanspruchs nach § 3 Abs. 2 LAltGG MV
- Beginn der Gewährung von Altersgeld und Hinterbliebenenaltersgeld
- Personenkreis (z. B. Lehrkräfte, Professorinnen und Professoren, Vollzugsbeam-
tinnen und Vollzugsbeamte, Richterinnen und Richter, sonst. Beamtinnen und
Beamte, Laufbahn) und Amtsbezeichnung soweit sich dies nicht durch Verknüp-
fung aus den Daten der Besoldungszahlung automatisiert ergibt
- Vorliegen eines Grundes für eine besondere Altersgrenze mit Benennung des
Grundes
- abweichende Adressdaten
- abweichende Bankverbindung.
A
VE12.03
Berechnung des Altersgeldes
DasHR-System muss die Festsetzung der altersgeldfähigen Dienstbezüge, der alters-
geldfähigen Dienstzeit und die Leistungsgewährung nach dem LAltGG MV ermögli-
chen.
A
VE12.04
Prüfung des Anspruchs
Das HR-System muss automatisiert im Rahmen eines Festsetzungsprozesses prüfen,
ob ein Anspruch auf Altersgeld oder Hinterbliebenenaltersgeld nach § 1 Abs. 1 und 5
und § 3 Abs. 1 LAltGG MV besteht. Das HR-System muss bei Bedarf dazu notwendige,
fehlende Angaben von der Sachbearbeitung LAF oder von der Sachbearbeitung
Dienststelle einfordern (z. B. Vorliegen der Voraussetzungen nach § 1 Abs. 1 Satz 2
LAltGG MV). Das HR-System muss der Sachbearbeitung einen entsprechenden kon-
kreten Hinweis im Festsetzungsprozess geben.
A
VE12.05
Weitergabe zur Nachversicherung (1/2)
Das HR-System soll unabhängig von der Entscheidung über eine Ablehnung/Anerken-
nung eines Altersgeldanspruches eine Informationsweitergabe an die für die Nach-
versicherung zuständige Sachbearbeitung ermöglichen.
B
VE12.06
Weitergabe zur Nachversicherung (2/2)
Das HR-System soll die Aufgabe bei Nichtvorliegen des Anspruchs auf Altersgeld über
die Aufgabensteuerung automatisiert zur Nachversicherung weitergeben.
B
13. Dezember 2024
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE12.07
Ermittlung der altersgeldfähigen Dienstbezüge
Das HR-System muss anhand der vorhandenen Daten automatisiert die altersgeldfä-
higen Dienstbezüge auf Grundlage
- des besoldungsrechtlichen Grundgehalts,
- der sonstigen ruhegehaltfähigen Dienstbezüge und
- der besoldungsrechtlichen Leistungsbezüge
nach Maßgabe des § 5 LAltGG MV ermitteln.
Insbesondere muss das HR-System dabei
- die vollen Bezüge berücksichtigen, selbst wenn z. B. Teilzeitbeschäftigung vor-
liegt und
- die vorletzte Besoldungsgruppe berücksichtigen, wenn die maßgebliche Besol-
dungsgruppe nicht der Eingangsbesoldungsgruppe entspricht und nicht mindes-
tens zwei Jahre bezogen wurde.
A
VE12.08
Dynamisierung der altersgeldfähigen Dienstbezüge
Das HR-System muss die altersgeldfähigen Dienstbezüge nach Maßgabe von § 7 Abs.
4 LAltGG MV dynamisieren.
A
VE12.09
Manuelle Korrektur der altersgeldfähigen Dienstbezüge
Das HR-System muss es ermöglichen, dass die Sachbearbeitung die altersgeldfähigen
Dienstbezüge manuell ändern kann. Ändern meint insbesondere das Hinzufügen und
Entfernen von Daten sowie die Möglichkeit der betragsmäßigen Anpassung.
A
VE12.10
Prüfung der altersgeldfähigen Dienstzeit
Das HR-System muss es der Sachbearbeitung bei der Bewertung der Lebenslaufdaten
z. B. für die Ermittlung des Altersgeldsatzes ermöglichen, dass nach Maßgabe von § 6
LAltGG MV
- die Dienstzeiten,
- Zeiten, welche den Dienstzeiten gleichstehen und
- Zeiten, welche als altersgeldfähig gelten
durch manuelle Festlegung als einfach, anteilig (Bruch und Prozentangabe) und nicht
altersgeldfähig angerechnet werden können.
Das HR-System muss der Sachbearbeitung LAF und der Sachbearbeitung Dienststelle
die Eingabe fehlender Daten ermöglichen.
A
VE12.11
Prüfung der altersgeldfähigen Dienstzeit – Regeln (1/2)
Das HR-System muss die altersgeldfähigen Dienstzeiten anhand gesetzlicher sowie
vom AG vorgegebener Regeln automatisiert bewerten und die entsprechenden Felder
vorbelegen.Diese automatisierte Bewertung der Zeiten muss durch die Sachbearbei-
tung manuell änderbar sein.
A
VE12.11a
Prüfung der altersgeldfähigen Dienstzeit – Regeln (2/2)
Das Regelwerk zur Bewertung der altersgeldfähigen Dienstzeigen gemäß VE12.11
soll durch die zentrale Fachadministration anpassbar sein.
B
VE12.12
Berechnung und Dokumentation der Altersgrenzen
Das HR-System muss die Berechnung und Dokumentation der verschiedenen Alters-
grenzen nach § 3 Absatz 3 LAltGG MV unterstützen.
Das HR-System muss dazu insbesondere die Eingabe einer Schwerbehinderteneigen-
schaft, einer teilweisen/vollen Erwerbsminderung oder einer Berufsunfähigkeit durch
die Sachbearbeitung ermöglichen.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE12.13
Aufgabensteuerung bei voller/teilweiser Erwerbsminderung oder Berufsunfähigkeit
Das HR-System solldie Feststellung nach § 3 Absatz 4 in Verbindung mit Abs. 3 Satz 2
Nr. 3-5 LAltGG MV, ob eine volle/teilweise Erwerbsminderung oder eine Berufsunfä-
higkeit vorliegt, z. B. durch eine Checkliste unterstützen.
B
VE12.14
Erfassung und Änderung des Altersgeldsatzes
Das HR-System muss die Erfassung und Änderung des Altersgeldsatzes ermöglichen.
A
VE12.15
Ermittlung des Altersgeldsatzes
Das HR-System muss automatisiert den Altersgeldsatz nach Maßgabe von § 7 LAltGG
MV ermitteln. Insbesondere muss das HR-System dabei
- Die Höhe nach § 7 Abs. 1 LAltGG MV,
- die Verminderung nach § 7 Abs. 2 und 3 LAltGG MV und
- den Vergleich nach § 7 Abs. 5 LAltGG MV
berechnen und dokumentieren und den Höchstaltersgeldsatz nach § 7 Abs. 1 LAltGG
MV beachten. Das HR-System muss bei Bedarf dazu notwendige, fehlende Angaben
von der Sachbearbeitung (z. B. Rentenanspruch) einfordern.
A
VE12.16
Erhöhung des Altersgeldes
Das HR-System muss die Erhöhung des Altersgeldes und des Hinterbliebenenalters-
geldes um
- Kindererziehungszuschläge,
- Kindererziehungsergänzungszuschläge,
- Kinderzuschläge zum Witwengeld,
- Pflegeergänzungszuschläge und
- Kinderpflegeergänzungszuschläge
nach Maßgabe von § 8 LAltGG MV ermöglichen.
A
VE12.17
Zusammentreffen von Altersgeld, Witwenaltersgeld und Witweraltersgeld mit Er-
werbs- oder Erwerbsersatzeinkommen (1/2)
Das HR-System muss automatisiert die Höchstgrenzen nach Maßgabe von § 11 Abs. 2
LAltGG MV berechnen können.
A
VE12.18
Zusammentreffen von Altersgeld, Witwenaltersgeld und Witweraltersgeld mit Er-
werbs- oder Erwerbsersatzeinkommen (2/2)
Das HR-System muss bei manueller Eingabe von Erwerbs- oder Erwerbsersatzeinkom-
men inklusive Einkommensart und ggf. relevanter Werbungskosten durch die Sachbe-
arbeitung LAF automatisiert den Ruhensbetrag beim Zusammentreffen von Alters-
geld, Witwenaltersgeld und Witweraltersgeld mit Erwerbs- oder
Erwerbsersatzeinkommen nach Maßgabe von § 11 Abs. 1 LAltGG MV berechnen.
A
VE12.19
Zusammentreffen von Altersgeld und Hinterbliebenenaltersgeld mit Renten (1/2)
Das HR-System muss automatisiert die Höchstgrenzen nach Maßgabe von § 12 Abs. 1
LAltGG MV in Verbindung mit § 55 Abs. 1 bis 5 und 8 LBeamtVG MV berechnen kön-
nen.
A
VE12.20
Zusammentreffen von Altersgeld und Hinterbliebenenaltersgeld mit Renten (2/2)
Das HR-System muss bei manueller Eingabe von Renten durch die Sachbearbeitung
LAF automatisiert den Ruhensbetrag beim Zusammentreffen von Altersgeld und Hin-
terbliebenenaltersgeld mit Renten nach Maßgabe § 12 Abs. 1 LAltGG MV in Verbin-
dung mit § 55 Abs. 1 bis 5 und 8 LBeamtVG MV unter Beachtung von § 12 Abs. 2
LAltGG MV berechnen. Rentenansprüche, die erst nach der den Anspruch auf Alters-
geld begründenden Entlassung aus dem Dienstverhältnis erworben wurden, sind nach
§ 12 Abs. 1 Nr. 1 LAltGG MV von der Anrechnung ausgenommen.
A
13. Dezember 2024
Seite 210 von 366
13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE12.21
Zusammentreffen von Altersgeld und Hinterbliebenenaltersgeld mit Renten - Ren-
tenauskunftsverfahren
Das HR-System muss für die Berechnung des Ruhensbetrages bei Zusammentreffen
von Altersgeld und Hinterbliebenenaltersgeld mit Renten die automatisierte Verar-
beitung der mitgeteilten Rentendaten und deren Änderung über das Rentenaus-
kunftsverfahren über die Schnittstelle von ST01.09 (siehe SS01.05) ermöglichen.
A
VE12.22
Zusammentreffen von Altersgeld und Hinterbliebenenaltersgeld mit Versorgung
aus zwischenstaatlicher oder überstaatlicher Verwendung (1/2)
Das HR-System muss automatisiert die Höchstgrenzen nach Maßgabe von § 13 LAltGG
MV in Verbindung mit § 56 LBeamtVG MV berechnen können.
A
VE12.23
Zusammentreffen von Altersgeld und Hinterbliebenenaltersgeld mit Versorgung
aus zwischenstaatlicher oder überstaatlicher Verwendung (2/2)
Das HR-System muss bei manueller Eingabe von Versorgungsansprüchen aus zwi-
schenstaatlicher oder überstaatlicher Verwendung durch die Sachbearbeitung LAF
automatisiert den Ruhensbetrag beim Zusammentreffen von Altersgeld und Hinter-
bliebenenaltersgeld mit von Versorgungsansprüchen aus zwischenstaatlicher oder
überstaatlicher Verwendung nach Maßgabe von § 13 LAltGG MV in Verbindung mit §
56 LBeamtVG MV unter Beachtung von § 13 Satz 2 LAltGG MV berechnen. Versor-
gungsansprüche, die erst nach der den Anspruch auf Altersgeld begründenden Ent-
lassung aus dem Dienstverhältnis erworben wurden, sind nach § 13 LAltGG MV von
der Anrechnung ausgenommen.
A
VE12.24
Fester Altersgeldbezug
Das HR-System muss für alle Arten von Altersgeldbezügen die manuelle Erfassung
- eines festen Betrages,
- einer zugehörigen Bezeichnung und
- einer zugehörigen Rechtsgrundlage
ermöglichen.
A
VE12.25
Automatisierte Bescheiderstellung
Das HR-System muss der Sachbearbeitung die Erstellung von Bescheiden zu Leistun-
gen nach dem LAltGG MV inklusive der Darstellung des Berechnungsweges und der
Vergleichsberechnungen einschließlich der maßgeblichen Anlagen ermöglichen.
Maßgebliche Anlagen sind insbesondere die Anlage
- über die Festsetzung der altersgeldfähigen Dienstzeiten inkl. Begründung,
- über den Altersgeldsatz,
- über die Verminderung nach § 7 Abs. 2 und 3 LAltGG MV,
- über Zuschläge für Kindererziehung und Pflege,
- über Versorgungsausgleich,
- über Ruhensbeträge und
- über das Hinterbliebenenaltersgeld.
Die Bescheide und Anlagen müssen nach initialer Erstellung durch die Sachbearbei-
tung anpassbar sein.
A
VE12.26
Verlust des Anspruchs auf Altersgeld
Das HR-System muss der Sachbearbeitung LAF die Eingabe des teilweisen oder voll-
ständigen Verlusts des Anspruchs auf Altersgeld nach § 4 LAltGG MV ermöglichen.
A
VE12.27
Prüfung des Eingangs des Antrags auf Leistungsgewährung
Das HR-System soll bei Eingang eines Antrags auf Altersgeld automatisiert einen Ab-
gleich mit den Voraussetzungen nach § 3 Absatz 3 Satz 1 oder Satz 2 LAltGG MV vor-
nehmen und der Sachbearbeitung das Prüfergebnis mitteilen.
B
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE12.28
Rückwirkende Leistungsgewährung (1/2)
Das HR-System muss eine rückwirkende Leistungsgewährung nach § 10 Abs. 3 Satz 2
LAltGG MV innerhalb der Rückrechnungstiefe ermöglichen.
A
VE12.29
Rückwirkende Leistungsgewährung (2/2)
Das HR-System muss der Sachbearbeitung LAF bei einer Leistungsgewährung bei
mehr als 3 Monaten nach Eintritt der Voraussetzungen nach § 3 Absatz 3 Satz 1 oder
Satz 2 LAltGG MV einen Hinweis geben.
A
VE12.30
Hinterbliebenenaltersgeld für den Sterbemonat
Das HR-System muss die Gewährung von Hinterbliebenenaltersgeld für den Sterbe-
monat nach Maßgabe von § 9 Abs. 2 LAltGG MV ermöglichen.
A
VE12.31
Berechnung Hinterbliebenenaltersgeld
Das HR-System muss das Hinterbliebenenaltersgeld
- Witwenaltersgeld/Witweraltersgeld nach Maßgabe von § 9 Abs. 3 LAltGG MV,
- Witwenabfindung/Witwerabfindung nach Maßgabe von § 9 Abs. 4 LAltGG MV
und
- Waisenaltersgeld nach Maßgabe von § 9 Abs. 5 LAltGG MV
unter Beachtung von § 9 Abs. 6 und 7 LAltGG MV automatisiert berechnen können.
Das HR-System muss dazu notwendige fehlende Angaben von der Sachbearbeitung
(z. B. Vorliegen einer Versorgungsehe) einfordern.
A
VE12.32
Fiktive Berechnung für Hinterbliebenenaltersgeld
Das HR-System muss für den Fall, dass die altersgeldberechtigte Person vor der Leis-
tungsgewährung von Altersgeld verstirbt, das Altersgeld unter Berücksichtigung der
tatsächlichen Umstände fiktiv berechnen und für die Leistungsgewährung von Hinter-
bliebenenaltersgeld dokumentieren.
A
VE12.33
Altersgeldauskunft - Datenübernahme und Berechnung (1/2)
Das HR-System muss der Sachbearbeitung ermöglichen, fiktiv Altersgeldbezüge zu be-
rechnen (Altersgeldauskunft).
A
VE12.34
Altersgeldauskunft - Datenübernahme und Berechnung (2/2)
Das HR-System muss bei der Altersgeldauskunft die in der Besoldungs-, Versorgungs-
und Altersgeldaufgabe gespeicherten notwendigen Daten, insbesondere
- die ruhegehaltfähigen bzw. altersgeldfähigen Dienstbezüge,
- die ruhegehaltfähigen Vordienstzeiten und Dienstzeiten bzw. altersgeldfähigen
Dienstzeiten,
- der dynamisierte Kürzungsbetrag nach § 57 LBeamtVG MV bzw. § 14 LAltGG MV
und
- die Renten-/Zusatzversorgungsbeträge
für die Auskunft übernehmen.
A
VE12.35
Kombinierte Erstellung einer Versorgungs- und Altersgeldauskunft
Das HR-System muss der Sachbearbeitung ermöglichen, eine kombinierte Versor-
gungs- und Altersgeldauskunft erstellen zu können.
A
VE12.36
Altersgeldauskunft - Hochrechnung der Dienstzeiten bis zu einem Zeitpunkt (1/2)
Das HR-System muss die Dienstzeiten für eine Altersgeldauskunft automatisiert bis zu
einem wählbaren Zeitpunkt (Tag der Entlassung) ergänzen können.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE12.37
Altersgeldauskunft - Hochrechnung der Dienstzeiten bis zu einem Zeitpunkt (2/2)
Das HR-System muss die Sachbearbeitung bei einer Altersgeldauskunft wählen lassen
können, ob die Dienstzeiten nach dem aktuellen Beschäftigungsumfang des Personal-
falls, in Vollzeit oder zu einem eingebbaren Teilzeitverhältnis (Bruch, Prozentsatz, De-
zimalzahl) ergänzt werden sollen.
A
VE12.38
Altersgeldauskunft - Anpassung der Daten
Das HR-System muss der Sachbearbeitung bei einer Altersgeldauskunft ermöglichen,
alle für die Berechnung relevanten Daten in der Altersgeldaufgabe zu ändern und zu
ergänzen.
Das HR-System muss die Änderbarkeit insbesondere des Beschäftigungsumfangs für
festlegbare Zeiträume und der Dienstbezüge ermöglichen.
Das HR-System muss die manuelle Ergänzbarkeit insbesondere weiterer Einkommen
und Renten/Zusatzversorgungen neben den fiktiven Altersgeldbezügen ermöglichen.
A
VE12.39
Altersgeldauskunft - Erstellung der Altersgeldauskunft
Das HR-System muss mit der Erstellung der Altersgeldauskunft die dazugehörigen An-
lagen (insbesondere altersgeldfähige Dienstbezüge, Dienstzeiten und Altersgeldsatz)
automatisiert beifügen.
A
VE12.40
Altersgeldauskunft - Wiederverwendung der Daten
Das HR-System muss es ermöglichen, dass alle Daten einer Altersgeldaufgabe (insbe-
sondere die altersgeldfähigen Dienstzeiten) für eine erneute Altersgeldauskunft und
für eine Leistungsgewährung als Datengrundlage verwendet werden können.
A
VE12.41
Berücksichtigung des Versorgungsausgleichs
Das HR-System muss Kürzungen des Altersgeldes und des Hinterbliebenenaltersgel-
des aufgrund eines Versorgungsausgleichs nach Maßgabe von § 14 LAltGG MV auto-
matisiert ermöglichen.
A
4.7.9.2 Nettoberechnung Versorgung und Altersgeld
Für die Nettoberechnung der Versorgungs- und Altersgeldberechnung finden die übergreifenden Anforde-
rungen aus den Kapiteln 4.7.10.9 (Übergreifende fachliche Anforderungen: Nettoberechnung – Steuerliche
Abzüge), 4.7.10.100 (Übergreifende fachliche Anforderungen: Nettoberechnung – Beiträge zur Zusatzver-
sorgung), 4.7.10.110 (Übergreifende fachliche Anforderungen: Nettoberechnung – Altersvorsorge Riester)
und 4.7.10.120 (Übergreifende fachliche Anforderungen: Nettoberechnung – Vorschüsse) Anwendung.
4.7.9.2.1 Sozialversicherung Versorgung und Altersgeld
Vom sozialversicherungspflichtigen Bruttoentgelt sind z. B. für die Hinterbliebenen Sozialbeiträge abzufüh-
ren. Die Beitragsabführung erfolgt über das Zahlstellenmeldeverfahren.
Für die Versorgungs- und Altersgeldberechnung dieses Kapitels finden auch die übergreifenden Anforde-
rungen aus dem Kapitel 4.7.10.8 (Übergreifende fachliche Anforderungen: Nettoberechnung – Sozialversi-
cherung) Anwendung.
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE13.01
Erfassung notwendiger Daten für das Zahlstellenmeldeverfahren
Das HR-System muss die Erfassung der für das Zahlstellenmeldeverfahren not-
wendigen Daten, insbesondere
- der im HR-System hinterlegten Beitragsgruppen zur Kranken-/Pflegeversi-
cherung,
- die Krankenkassen über den Schlüssel,
- den Beitragszuschlag oder Beitragsabschlag für die Pflegeversicherung,
- die Sozialversicherungsnummer,
- die Mitgliedsnummer der Krankenkasse,
- das Aktenzeichen,
- den maximal beitragspflichtigen Versorgungsbezug bzw. Altersgeldbezug
(VBmax),
- die Anpassungen des VBmax,
- die Änderungsmeldungen der Zahlstelle und
- den Mehrfachbezug
ermöglichen.
A
VE13.02
Klassifizierung
Das HR-System muss der Zentralen Fachadministration die Möglichkeit bieten,
alle Bezügebestandteile im HR-System in Bezug auf ihre Behandlung bei der au-
tomatisierten Berechnung der Sozialversicherungsbeträge mit entsprechenden
Merkmalen zu kennzeichnen (Klassifizierung).
A
VE13.03
Statusgruppen
Das HR-System soll fähig sein, für die Berechnung insbesondere folgende Status-
gruppen zu unterscheiden:
- beitragsfreier Versorgungs-/Altersgeldempfänger (keine Beitragsabzug-Mel-
dung des KV-/PV-Bruttos an die Krankenkasse über Zahlstellenmeldeverfah-
ren),
- pflichtiger Versorgungs-/Altersgeldempfänger, voller Beitrag ohne Überprü-
fung der Beitragsuntergrenze,
- pflichtiger Versorgungs-/Altersgeldempfänger, voller Beitrag mit Überprü-
fung der Beitragsuntergrenze,
- beitragsfreier Versorgungs-/Altersgeldempfänger,
- Versicherungspflicht noch nicht geprüft – kein Beitrag,
- Mehrfachbezug.
A
VE13.04
Datenverkehr in Richtung der Krankenkasse
Das HR-System muss über die ITSG zertifizierte Schnittstelle ST01.43 Zahlstellen-
meldeverfahren (ZMV) (siehe SS01.04) den Datenverkehr in Richtung der Kran-
kenkasse z. B. für den elektronischen Beitragsnachweis, die Beitragsabrechnung,
die Zahlstelle, die Mitteilung bei Änderung der Höhe der Versorgungs-/Alters-
geldbezüge ermöglichen.
A
VE13.05
Datenverkehr aus Richtung der Krankenkasse
Das HR-System muss über die ITSG zertifizierte Schnittstelle ST01.43 Zahlstellen-
meldeverfahren (ZMV) (siehe SS01.04)den Datenverkehr aus Richtung der Kran-
kenkasse z. B. die Bestätigung oder Änderung der Beitragsgruppen, die Vorgabe
des VBmax im Versorgungs-/Altersgeldfall ermöglichen. Das HR-System muss die
eingehenden Daten automatisiert beim Personalfall hinterlegen.
A
VE13.06
Berechnung der Beiträge der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung
Das HR-System muss die Beiträge der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversiche-
rung für pflichtversicherte Versorgungs-/Altersgeldempfänger berechnen.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE13.07
Beachtung der Mindestuntergrenze bei der Berechnung
Das HR-System muss bei der Berechnung der Beiträge der gesetzlichen Kranken-
und Pflegeversicherung für pflichtversicherte Versorgungs-/Altersgeldempfänger
automatisiert die monatliche Mindestuntergrenze nach § 229 SGB V beachten.
A
VE13.08
Beachtung des maximal beitragspflichtigen Versorgungs-/Altersgeldbezugs bei
der Berechnung
Das HR-System muss bei der Berechnung der Beiträge der gesetzlichen Kranken-
und Pflegeversicherung für pflichtversicherte Versorgungs-/Altersgeldempfänger
automatisiert den maximal beitragspflichtigen Versorgungs-/Altersgeldbezug be-
achten.
A
VE13.09
Abführung der Beiträge pro Krankenkasse in einer Summe
Das HR-System muss fähig sein, die Auszahlung der Beiträge zum jeweiligen Fäl-
ligkeitstermin anhand der elektronischen Beitragsnachweise pro Krankenkasse in
einer Summe vorzunehmen.
A
VE13.10
Abführung von Beiträgen über ZMV
Das HR-System muss über die ITSG zertifizierte Schnittstelle ST01.43 Zahlstellen-
meldeverfahren (ZMV) (siehe SS01.04) die Abführung von Beiträgen zur gesetzli-
chen Kranken- und Pflegeversicherung bei pflichtversicherten Versorgungs-/Al-
tersgeldempfängern inkl. der Beitragsgruppen ermöglichen.
A
VE13.11
Nachforderung von Beiträgen
Das HR-System muss die Nachforderung von Krankenversicherungs-/Pflegeversi-
cherungsbeiträgen im Rahmen der Rückrechnungstiefe ermöglichen.
A
VE13.12
Nachforderung von Beiträgen - Erstellung des Anschreibens
Das HR-System muss die automatisierte Erstellung des Anschreibens zur Rückfor-
derung überzahlter Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge an die Kranken-
kassen ermöglichen.
A
VE13.13
Ablage im Dokumentenmanagementsystem
Das HR-System muss die separate Ablage des Anschreibens zur Rückforderung
und aller aus dem Zahlstellenmeldeverfahren heraus erstellter Listen im Doku-
mentenmanagementsystem (nicht in einzelnen Personalfallakten) ermöglichen.
A
4.7.9.2.3 Versorgungsempfänger- und Altersgeldempfängerausweis
Bei Eintritt in den Ruhestand einer Beamtin bzw. eines Beamten/Richterin bzw. Richters und bei Bezug von
Altersgeld ist es regelmäßig notwendig, den Versorgungs- und Altersgeldempfängern einen Empfängeraus-
weis vergleichbar einem Rentenausweis zur Verfügung zu stellen.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE14.01
Druck des Empfängerausweises
Das HR-System muss den Druck des Empfängerausweises für Versorgungs- und
Altersgeldempfänger auf Papier mit den automatisch systemseitig einzufügenden
Daten
- Anrede und Titel,
- Namenszusatz,
- Name und Vorname,
- Geburtsdatum,
- Behördenbezeichnung,
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
- Art der Leistung,
- Gültigkeitszeitraum,
- Personalnummer
ermöglichen. Das HR-System muss der Sachbearbeitung die Änderung der Daten
ermöglichen.
VE14.02
Erneute Erstellung des Empfängerausweises
Das HR-System muss der Sachbearbeitung die erneute Erstellung des Empfänger-
ausweises ermöglichen.
A
4.7.9.4 Versorgungslastenteilung
Sofern eine Beamtin bzw. ein Beamter oder eine Richterin bzw. ein Richter den Dienstherrn wechselt, muss
die Versorgungslastenteilung durchgeführt werden. Dabei kann das LAF je nach Fall die Rolle des aufneh-
menden und des abgebenden Dienstherrn einnehmen. Alle Versorgungslastenteilungsaufgaben müssen im
Versorgungslastenteilungsverzeichnis bearbeitbar sein. Bei der Rolle des abgebenden Dienstherrn muss das
HR-System den Abfindungsbetrag berechnen.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE15.01
Rechtsvorschriften
Das HR-System muss bei der Versorgungslastenteilung alle Rechtsvorschriften des
VLT-StV und des VLTG MV in der jeweils geltenden Fassung automatisiert umsetzen.
A
VE15.02
Abbilden von Rollen bei der Versorgungslastenteilung
Das HR-System muss sowohl die Rolle als aufnehmender Dienstherr als auch die
Rolle als abgebender Dienstherr abbilden.
A
VE15.03
Berechnung des Abfindungsbetrages als abgebender Dienstherr
Das HR-System muss bei der Rolle als abgebender Dienstherr den Abfindungsbetrag
für die ehemalig beschäftige Person und die Hinterbliebenen automatisiert berech-
nen. Insbesondere sind bei der automatisierten Ermittlung des Abfindungsbetrages
folgende Fallgestaltungen vorzusehen:
- Neufall,
- Schwebefall mit und ohne Quotelung von Dienstzeiten und
- Kombinationsfall.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE15.04
Automatisierte Berechnung des Abfindungsbetrages als abgebender Dienstherr
Das HR-System muss den Abfindungsbetrag nach § 4 Abs. 2 VLT-StV automatisiert
berechnen. Die Berechnung erfolgt insbesondere auf der Grundlage
- der aus der Besoldungsaufgabe automatisiert zu übernehmenden Daten, ins-
besondere folgende:
• Name und Vorname der ausgeschiedenen Beamtin bzw. des Beam-
ten/Richterin bzw. Richters,
• Geburtsdatum,
• Dienstherrenwechsel mit Wirkung vom,
• Professorin/Professor: (ja/nein),
- die automatisiert zu berücksichtigenden ruhegehaltfähigen Dienstbezüge zum
Zeitpunkt des Dienstherrenwechsels beim abgebenden Dienstherrn, wobei
• Besoldungserhöhungen automatisiert berücksichtigt werden müssen und
• die tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse beim abgebenden Dienst-
herrn zum Zeitpunkt des Ausscheidens (rückwirkende Besoldungserhö-
hungen bleiben außer Betracht) maßgeblich sind, d. h. die Möglichkeit der
manuellen Abänderung muss gegeben sein
- der aus der Besoldungs- bzw. Versorgungsaufgabe bzw. der aus einer eventuell
vorhandenen Versorgungslastenteilungsaufgabe (früherer Dienstherrenwech-
sel) automatisiert zu übernehmenden (ruhgehaltfähigen) Dienstzeiten und der
manuellen Ergänzung der ruhgehaltfähigen Dienstzeiten
- der Berücksichtigung der ruhgehaltfähigen Dienstzeiten nach § 6 VLT-StV,
• wobei die Anrechnung in vollem Umfang, in einem einzugebenden Teil-
zeitumfang oder ohne Berücksichtigung möglich sein muss und
• die Berücksichtigung der in vollen Monaten ausgedrückten Dienstzeiten
erfolgt.
- des automatisiert zu berechnenden, vom Lebensalter der wechselnden Person
zum Zeitpunkt des Ausscheidens beim abgebenden Dienstherren abhängigen,
Bemessungssatzes nach § 4 Abs. 2 Satz 2 VLT-StV (Ausnahme: Professorinnen
und Professoren – der Bemessungssatz ist hier statisch 25 v. H., vgl. § 4 Abs. 2
Satz 3 VLT-StV)
A
VE15.05
Erstattung des Abfindungsbetrages als abgebender Dienstherr
Das HR-System muss bei der Rolle als abgebender Dienstherr die Erstattung des Ab-
findungsbetrages für die ehemalig beschäftige Person und die Hinterbliebenen er-
möglichen.
A
VE15.06
Korrektur der Berechnung als abgebender Dienstherr
Das HR-System muss für notwendige Korrekturen durch die Sachbearbeitung Nach-
berechnungen unter Bezugnahme auf die vorherige Berechnung und Ermittlung des
Differenzbetrages ermöglichen.
A
VE15.07
Anschreiben mit Anlage
Das HR-System muss ermöglichen, dass ein Anschreiben mit der zur Abfindung ge-
hörenden Anlage (§ 8 Vlt-StV) erstellt wird.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE15.08
Datenerfassung als aufnehmender Dienstherr
Das HR-System muss beim Zugang einer Beamtin bzw. eines Beamten/Richterin
bzw. Richters wegen Dienstherrenwechsels im Sinne des VLT-StV die Erfassung der
notwendigen Daten für den Erhalt des Abfindungsbetrages für die neubeschäftigte
Person und die Hinterbliebenen ermöglichen, insbesondere
- der abgebende Dienstherr,
- der übermittelte Abfindungsbetrag,
- das Datum des Zahlungseinganges,
- den Haushaltstitel und
- die Rechtsgrundlage.
A
VE15.09
Weiterleitung des Abfindungsbetrages als aufnehmender Dienstherr bei weite-
rem Dienstherrenwechsel
Das HR-System muss den erhaltenen Abfindungsbetrag im Falle eines weiteren
Dienstherrenwechsels, ohne dass die Voraussetzungen nach § 3 VLT-StV erfüllt sind,
für die Weiterleitung an den neuen Dienstherrn und die Zinsberechnung vorhalten.
A
VE15.10
Erstattungsfälle nach § 107b BeamtVG
Das HR-System muss sowohl für die Rolle als aufnehmender Dienstherr als auch für
die Rolle als abgebender Dienstherr die Berechnung der jährlichen Erstattungen
nach den §§ 10, 11 und 12 VLT-StV in Verbindung mit § 107b BeamtVG abbilden.
A
VE15.11
Erstattungsfälle nach § 107b BeamtVG als abgebender Dienstherr
Das HR-System muss für die Rolle als abgebender Dienstherr automatisiert die An-
passungen nach § 10 Abs. 1 Nr. 2 und Nr. 3 VLT-StV vornehmen, um im Folgejahr
automatisiert den eventuell neuen Ausgangswert zur Verfügung zu haben.
A
VE15.12
Erstattungsfälle nach § 107b BeamtVG als aufnehmender Dienstherr
Das HR-System muss für die Rolle als aufnehmender Dienstherr nach manueller Ein-
gabe des Ausgangswertes automatisiert die Anpassungen nach § 10 Abs. 1 Nr. 2 und
Nr. 3 VLT-StV vornehmen, um im Folgejahr automatisiert den eventuell neuen Aus-
gangswert zur Verfügung zu haben.
A
VE15.13
Versorgungslastenteilungsverzeichnis
Das HR-System muss der Sachbearbeitung LAF, der Dezernatsleitung und der Dezer-
natsgruppenleitung die Möglichkeit bieten, ein zentrales Versorgungslastentei-
lungsverzeichnis nach Maßgabe der Zugriffsberechtigungen einzusehen. Dieses Ver-
zeichnis muss sämtliche laufenden und abgeschlossenen
Versorgungslastenteilungsaufgaben inklusive zugehöriger Dokumente enthalten.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE15.14
Versorgungslastenteilungsverzeichnis - manuelle Erfassung
Das HR-System muss zu jeder Versorgungslastenteilungsaufgabe ermöglichen, dass
manuell
- die Grunddaten der Aufgabe (insbesondere Namen, Vornamen, Geburtsdatum
und Personalnummer)
- die zuständigen Sachbearbeitenden und die historischen Sachbearbeitenden,
- Wiedervorlagen,
- die Verfahrensart (z. B. erster Dienstherrenwechsel, zweiter Dienstherren-
wechsel bzw. bei Fällen von § 107b LBeamtVG MV Zahlung 2023, Zahlung
2024),
- die Rolle des LAF als abgebender bzw. aufnehmender Dienstherr,
- abgebender bzw. aufnehmender Dienstherr (z. B. Bund, Länder, Kommune)
- Fall nach § 107b LBeamtVG MV
- der Status der Versorgungslastenteilungsaufgabe (insbesondere Abfindungs-
berechnung ausstehend, in Bearbeitung, Dokumente angefordert, Korrektur
erbeten, Zahlungsanweisung erfolgt, Zahlungseingang abwarten, erledigt) inkl.
dessen Historie,
- das Datum eventueller Erinnerungen,
- das Sterbedatum der ehemaligen beschäftigten Person,
- jeweils das Sterbedatum von Hinterbliebenen,
- das Datum der Zahlungsanweisung,
- das Datum des Zahlungseingangs und
- Haushaltstitel
festgehalten und angepasst werden können.
A
VE15.15
Versorgungslastenteilungsverzeichnis - Aufrufen von Aufgaben und Dokumenten
Das HR-System muss das Aufrufen der Versorgungslastenteilungsaufgaben inklusive
zugehöriger Dokumente aus dem Versorgungslastenteilungsverzeichnis heraus er-
möglichen.
A
VE15.16
Versorgungslastenteilungsverzeichnis - Automatisierte Protokollierung des Ver-
fahrensstandes
Das HR-System muss im Versorgungslastenteilungsverzeichnis zu jeder Versor-
gungslastenteilungsaufgabe automatisiert
- die Grunddaten der Aufgabe,
- die zuständigen Sachbearbeitenden und die historischen Sachbearbeitenden,
- teilweise Wiedervorlagen (z. B. 6-Monatsfrist),
- die Rolle des LAF als abgebender bzw. teilweise als aufnehmender Dienstherr,
- den Status der Versorgungslastenteilungsaufgabe und dessen Historie,
- das Datum der Zahlungsanweisung und
- das Datum des Zahlungseingangs
hinterlegen und laufend aktualisieren.
A
VE15.17
Versorgungslastenteilungsverzeichnis - Bemerkungsfeld
Das HR-System muss im Versorgungslastenteilungsverzeichnis je Aufgabe ein Frei-
textfeld ohne Zeichenbegrenzung für Bemerkungen enthalten.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE15.18
Versorgungslastenteilungsverzeichnis - Auswahl der Versorgungslastenteilungs-
aufgaben und deren Kombination
Das HR-System muss der Sachbearbeitung im Versorgungslastenteilungsverzeichnis
die Auswahl (Filterung und Sortierung) der Versorgungslastenteilungsaufgaben
nach folgenden Merkmalen inkl. deren Kombination ermöglichen:
- den Grunddaten der Aufgabe
- den Sachbearbeitenden,
- Zeiträumen (insbesondere Eingangsdatum, Datum Dienstherrenwechsel, Erle-
digungsdatum),
- abgebender bzw. aufnehmender Dienstherr (z. B. Bund, Länder, Kommune)
- Wiedervorlagen
- die Rolle des LAF als abgebender bzw. aufnehmender Dienstherr und
- der Status der Versorgungslastenteilungsaufgabe.
Das HR-System muss im Versorgungslastenteilungsverzeichnis die individuelle Nut-
zereinstellung zur Filter- und Sortierfunktion je Sachbearbeitung speichern.
A
VE15.19
Versorgungslastenteilungsverzeichnis - Editierung von Verfahrensart und Status
Das HR-System muss der Zentralen Fachadministration die Erstellung, Anpassung
und Löschung (Editierung) von Verfahrensart und Status der Versorgungslastentei-
lungsaufgabe für die Anwendung im Versorgungslastenteilungsverzeichnis (z. B. als
Dropdownfeld) ermöglichen.
A
VE15.20
Versorgungslastenteilungsverzeichnis - Hervorhebung von Datenfeldern
Das HR-System sollder Zentralen Fachadministration ermöglichen, Datenfelder im
Versorgungslastenteilungsverzeichnis mehrfarbig hervorzuheben (z. B. unterschied-
liche farbliche Markierung der zuständigen Sachbearbeitenden).
B
VE15.21
Haushaltsbelastung
Das HR-System muss bei der Versorgungslastenteilung bei allen Ein- und Auszah-
lungen die Buchung auf verschiedene Haushaltstitel im HKR-Verfahren ermögli-
chen.
A
VE15.22
Erstattungsfälle nach § 11 VLT-StV in Verbindung mit § 107b BeamtVG als abge-
bender Dienstherr
Das HR-System soll für die Rolle als abgebender Dienstherr den Abfindungsbetrag
nach § 11 VLT-StV automatisiert berechnen.
B
4.7.9.5 Versorgungsausgleich
Ersucht ein Gericht das LAF um eine Auskunft zum Versorgungsausgleich ist das LAF verpflichtet, ein Ver-
sorgungsausgleichsverfahren durchzuführen. Der Versorgungsausgleich wird für aktive Beamtinnen und
Beamte, Richterinnen und Richter, Versorgungsempfangende, Altersgeld- und Hinterbliebenenaltersgeld-
berechtigte durchgeführt.
Der Schriftverkehr mit dem Gericht erfolgt über das besondere Behördenpostfach (SS01.43), wobei die
Schreiben und Auskünfte nach Maßgabe der Kapitel 4.1.6 (Dokumentenerstellung) und 4.7.13 (Dokumen-
tenerstellung – Bezügemitteilung) zu erstellen sind.
Die Bearbeitung von Versorgungsausgleichsaufgaben erfolgt mit dem Versorgungsausgleichsverzeichnis.
Die Sachbearbeitung erhält durch das Verzeichnis einen Überblick über das durch regelmäßige Unterbre-
chungen geprägte Verfahren.
Die Berechnungen und die Erstellung der Auskunft für das Gericht erfolgt weitestgehend automatisiert.
Nachgelagert erfolgen die Workflows Beschwerdeverfahren und Abänderungsverfahren.
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13. Dezember 2024
Die Prüfung und Auszahlung der Erstattungen sollen weitestgehend automatisiert erfolgen.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE16.01
Versorgungsausgleichsverzeichnis
Das HR-System muss der Sachbearbeitung LAF, der Dezernatsleitung und der Dezer-
natsgruppenleitung die Möglichkeit bieten, ein zentrales Versorgungsausgleichsver-
zeichnis nach Maßgabe der Zugriffsberechtigungen einzusehen. Dieses Verzeichnis
muss sämtliche laufenden und abgeschlossenen Versorgungsausgleichs-aufgaben
inklusive zugehöriger Dokumente enthalten.
A
VE16.02
Versorgungsausgleichsverzeichnis - manuelle Erfassung
Das HR-System muss zu jeder Versorgungsausgleichsaufgabe ermöglichen, dass ma-
nuell
- die Grunddaten der Aufgabe (insbesondere Namen, Vornamen, Geburtsdatum
und Personalnummer),
- die zuständige Sachbearbeitung und die historische Sachbearbeitung,
- gegenüberstellend angeforderte und eingehende Dokumente,
- gegenüberstellend angeforderte und erledigte Eingaben,
- erledigte Teilprüfungen durch die Sachbearbeitung,
- Wiedervorlagen,
- die Verfahrensart (z. B. erste Scheidung, zweite Scheidung, erste Auskunft zu
einer möglichen Scheidung),
- das Rechtsgebiet (LBeamtVG MV, LAltGG MV),
- der Status der Versorgungsausgleichsaufgabe (insbesondere in Bearbeitung,
Dokumente angefordert, Berichtigung, Verfahren ausgesetzt, Verfahren nach
dem Recht des LAltGG MV fortgesetzt, Verfahren nach dem Recht des LBe-
amtVG MV fortgesetzt, Beschwerdeverfahren, Abänderungsverfahren, erle-
digt) inkl. dessen Historie und
- die Art der Erledigung (insbesondere Auskunft an Gericht erteilt, Auskunft an
beschäftigte Person erteilt, Verfahren eingestellt durch Tod der beschäftigten
Person, Verfahren eingestellt durch Entlassung der beschäftigten Person mit
Angabe der verfahrensübernehmenden Einrichtung)
festgehalten und angepasst werden können.
A
VE16.03
Versorgungsausgleichsverzeichnis - Aufrufen von Aufgaben und Dokumenten
Das HR-System muss das Aufrufen der Versorgungsausgleichsaufgaben inklusive zu-
gehöriger Dokumente aus dem Versorgungsausgleichsverzeichnis heraus ermögli-
chen.
A
VE16.04
Versorgungsausgleichsverzeichnis - Verknüpfung zwischen verheirateten/ver-
partnerten Personen
Das HR-System muss der Sachbearbeitung das Aufrufen der Versorgungsausgleichs-
aufgabe der Ehefrau/des Ehemanns bzw. der Lebenspartnerin/des Lebenspartners
aus dem Versorgungsausgleichsverzeichnis heraus ermöglichen, soweit diese
ebenso im HR-System verwaltet werden.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE16.05
Versorgungsausgleichsverzeichnis - Automatisierte Protokollierung des Verfah-
rensstandes
Das HR-System muss im Versorgungsausgleichsverzeichnis zu jeder Versorgungs-
ausgleichsaufgabe automatisiert
- die Grunddaten der Aufgabe,
- die zuständige Sachbearbeitung und die historische Sachbearbeitung,
- gegenüberstellend angeforderte und eingehende Dokumente,
- gegenüberstellend angeforderte und erledigte Eingaben,
- erledigte Teilprüfungen durch die Sachbearbeitung,
- Wiedervorlagen und
- den Status der Versorgungsausgleichsaufgabe und dessen Historie
hinterlegen und laufend aktualisieren.
A
VE16.06
Versorgungsausgleichsverzeichnis - Bemerkungsfeld
Das HR-System muss im Versorgungsausgleichsverzeichnis je Aufgabe ein Freitext-
feld ohne Zeichenbegrenzung für Bemerkungen enthalten.
A
VE16.07
Versorgungsausgleichsverzeichnis - Auswahl der Versorgungsausgleichsaufgaben
und deren Kombination
Das HR-System muss der Sachbearbeitung im Versorgungsausgleichsverzeichnis die
Auswahl (Filterung und Sortierung) der Versorgungsausgleichsaufgaben nach fol-
genden Merkmalen inkl. deren Kombination ermöglichen:
- den Grunddaten der Aufgabe
- den Sachbearbeitenden,
- Zeiträume (z. B. Eingangsdatum oder Erledigungsdatum),
- Wiedervorlagen,
- dem Rechtsgebiet,
- der Verfahrensart,
- dem Status der Versorgungsausgleichsaufgabe und
- der Art der Erledigung.
Das HR-System muss im Versorgungsausgleichsverzeichnis die individuelle Nutzer-
einstellung zur Filter- und Sortierfunktion je Sachbearbeitung speichern.
A
VE16.08
Versorgungsausgleichsverzeichnis - Editierung von Verfahrensart, Status und Art
der Erledigung
Das HR-System muss der Zentralen Fachadministration die Erstellung, Anpassung
und Löschung (Editierung) von Verfahrensart, Status der Versorgungsausgleichsauf-
gabe und Art der Erledigung für die Anwendung im Versorgungsausgleichsverzeich-
nis (z. B. als Dropdownfeld) ermöglichen.
A
VE16.09
Versorgungsausgleichsverzeichnis - Hervorhebung von Datenfeldern
Das HR-System muss der Zentralen Fachadministration ermöglichen, Datenfelder im
Versorgungsausgleichsverzeichnis mehrfarbig hervorzuheben (z. B. unterschiedli-
che farbliche Markierung der zuständigen Sachbearbeitenden).
A
VE16.10
Aussetzung des Verfahrens
Das HR-System muss es ermöglichen, dass eine Versorgungsausgleichsaufgabe bis
zu einer Änderung festlegbarer Daten (z. B. Statuswechsel von Beamtinnen und Be-
amten auf Wiederruf zur Beamtin bzw. Beamten auf Probe) ohne Ergebnis ausge-
setzt wird. Tritt die Änderung durch Eingabe von neuen Daten oder Datenänderung
ein, muss das HR-System der Sachbereitung automatisiert einen Hinweis auf die
fortzusetzenden Versorgungsausgleichsaufgabe geben.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE16.11
Aufgabenabschluss ohne Ergebnis
Das HR-System muss es ermöglichen, dass eine Versorgungsausgleichsaufgabe (z. B.
bei Tod der beschäftigten Person) ohne Auskunftserstellung abgeschlossen werden
kann.
A
VE16.12
Berechnung für die Auskunft
Das HR-System muss für beschäftigte Personen mit Dienst- oder Amtsbezügen und
bei altersgeld- und hinterbliebenenaltersgeldberechtigten Personen mit Anwart-
schaft auf Altersgeld den Ausgleichswert nach § 1 Abs. 2 VersAusglG auf Grundlage
- der ermittelten ruhegehaltfähigen/altersgeldfähigen Dienstzeiten, Vordienst-
zeiten und Zurechnungszeiten,
- der ruhegehaltfähigen/altersgeldfähigen Dienstzeiten, Vordienstzeiten und Zu-
rechnungszeiten in der Ehezeit,
- der ruhegehaltfähigen/altersgeldfähigen Dienstzeiten, Vordienstzeiten und Zu-
rechnungszeiten nach der Ehezeit bis zum Eintritt in den Ruhestand entspre-
chend der personalfallbezogenen Regelaltersgrenze,
- der ruhegehaltfähigen/altersgeldfähigen Dienstbezüge zum Zeitpunkt der Ehe-
zeit,
- des Ruhegehalts-/Altersgeldsatzes,
- der Versorgungs-/Altersgeldbezüge,
- der Kindererziehungszeiten und
- der Ruhensvorschriften nach den §§ 54, 55 und 57 LBeamtVG MV und nach den
§§ 11, 12, 13 LAltGG MV
berechnen können. Hierbei soll das Ehezeitende und der Ausgleichswert manuell
änderbar sein.
Auf Grundlage der Berechnung für die Auskunft muss unter Angabe des maßgeben-
den Bewertungsstichtages, des Ehezeitanteils, des Ausgleichswertes und des kor-
respondierenden Kapitalwertes eine Versorgungsausgleichsauskunft (Empfänger
Gericht) und eine fiktive Versorgungsausgleichsauskunft (Empfänger: beschäftigte
Person) erstellen können. Diese muss zusätzlich die Zwischenergebnisse der Berech-
nungen als Anlage enthalten.
A
VE16.13
Erstellung einer erneuten Versorgungsausgleichsauskunft
Das HR-System muss (z. B bei rückwirkenden Änderungen der Berechnungsgrundla-
gen) eine erneute Erstellung der Versorgungsausgleichsauskunft gemäß VE16.14 er-
möglichen.
A
VE16.14
Erstattungsverfahren (1/5)
Das HR-System soll die Überprüfung von Erstattungsanforderungen (inkl. Korrektu-
ren) gemäß der Versorgungsausgleichs-Erstattungsverordnung, welche über die
Schnittstelle SS01.46 empfangen werden, durch die Sachbearbeitung ermöglichen.
Dafür soll die aufgabenunabhängige Liste des Rentenversicherungsträgers zwecks
Einzelprüfung aller Versorgungsausgleichsaufgaben automatisiert aufgabenbezo-
gen aufgetrennt werden können. Für die Überprüfung von Erstattungsanforderun-
gen soll der Sachbearbeitung dabei vergangene Erstattungen aufgelistet werden.
B
VE16.15
Erstattungsverfahren (2/5)
Das HR-System soll die Sachbearbeitung darauf hinweisen, wenn für eine einzelne
Versorgungsausgleichsaufgabe für das konkrete Kalenderjahr (Vorjahr oder davor-
liegende Jahre) bereits eine Erstattungsanforderung beglichen wurde.
B
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
VE16.16
Erstattungsverfahren (3/5)
Das HR-System soll der Dezernatsleitung automatisiert die aufgabenunabhängige
Liste mit der Gesamtforderung zwecks manueller Freigabe zuweisen, nachdem alle
Einzelforderungen durch die Sachbearbeitung bearbeitet wurden. Der Sachbearbei-
tung soll es dabei möglich sein, Einzelforderungen von der Liste (Gesamtforderung)
zu streichen oder zu separieren.
B
VE16.17
Erstattungsverfahren (4/5)
Das HR-System soll eine automatisierte Auszahlung der Erstattungen entsprechend
der Anforderungen ZZ02.01(Generierung einer Buchungsdatei),
ZZ01.01(Generierung einer Zahlungsverkehrsdatei) und ZZ03.05 (Rücknahme An-
ordnungsfreigabe (Rückruf)) ermöglichen.
B
VE16.18
Erstattungsverfahren (5/5)
Das HR-System soll die Rückforderung von zu viel ausgezahlten Erstattungen ent-
sprechend der Anforderungen ZZ01.01 (Generierung einer Zahlungsverkehrsdatei) ,
ZZ02.01 (Generierung einer Buchungsdatei) und ZZ03.05 (Rücknahme Anordnungs-
freigabe (Rückruf)) ermöglichen. Der Erstattungswert im HR-System soll in diesem
Zusammenhang manuell änderbar sein.
B
4.7.10 Übergreifende fachliche Anforderungen
Im Folgenden werden übergreifende fachliche Anforderungen dargestellt, welche entsprechend der einzel-
nen Kapitelbeschreibung für die Entgelt-, Besoldungs-, Versorgungs- und Altersgeldberechnung relevant
sind.
4.7.10.1 Bruttoberechnung - Bezügeberechnung allgemein
Die Anforderungen dieses Kapitels finden bei der Entgelt-, Besoldungs-, Versorgungs- und Altersgeldbe-
rechnung Anwendung.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ÜF01.01
Berücksichtigung von Merkmalen bei der Bezügeberechnung
Das HR-System muss bei der Berechnung der Bezüge insbesondere die
- Steuerpflichtigkeit,
- Sozialversicherungspflichtigkeit,
- Zusatzversorgungspflichtgkeit,
- lineare Erhöhung,
- Pfändbarkeit,
- Konkurrenzen und Anrechnungen,
- Kürzungen und
- Aufschlagfähigkeit (§ 21 Satz 2 und 3 TV-L/TVF)
aller Bezügebestandteile inkl. der weiteren Bezügebestandteile beachten und dies
entsprechend bei der Berechnung berücksichtigen. Ebenso muss das HR-System bei
der Berechnung aller Bezügebestandteile inkl. der weiteren Bezügebestandteile be-
achten, ob der Bezügebestandteil
- unständig gezahlt wird,
- zur Berechnungsgrundlage der Sonderzahlung/Jahressonderzahlung zählt und
- bei der Ermittlung der Jahresarbeitsentgeltgrenze zu berücksichtigen ist.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ÜF01.02
Konfiguration von Merkmalen
Das HR-System muss der Zentralen Fachadministration in den Systemeinstellungen
die Konfiguration der Merkmale aller Bezügebestandteile ermöglichen, insbeson-
dere
- Steuerpflichtigkeit,
- Sozialversicherungspflichtigkeit,
- Zusatzversorgungspflichtigkeit,
- Lineare Erhöhung,
- Pfändbarkeit,
- Konkurrenzen und Anrechnungen,
- Kürzungen,
- Aufschlagfähigkeit
- unständigen Dienste,
- Sonderzahlung und Jahressonderzahlung und
- Jahresarbeitsentgeltgrenze.
A
ÜF01.03
Wirksamkeitszeitraum - Einstellung durch Sachbearbeitung LAF
Das HR-System muss der Sachbearbeitung LAF die Möglichkeit bieten, für Bezüge-
bestandteile Wirksamkeitszeiträume (von/bis) einzustellen.
A
ÜF01.04
Wirksamkeitszeitraum - Einstellung durch Sachbearbeitung Dienststelle
Das HR-System muss der Sachbearbeitung Dienststelle die Möglichkeit bieten, für
Bezügebestandteile Wirksamkeitszeiträume (von/bis) einzustellen.
A
ÜF01.05
Datenweiternutzung bei Wechsel eines Rechtsverhältnisses und Anspruchs
Das HR-System muss bei Wechsel eines Rechtsverhältnisses und Anspruchs, die für
die Abrechnung notwendigen Daten automatisiert für die Weiternutzung überneh-
men.
A
ÜF01.06
Befristete Bezügegewährung
Das HR-System muss der Sachbearbeitung ermöglichen, die Bezügegewährung zu
befristen. Nach Ablauf der Frist muss die Bezügegewährung automatisiert beendet
werden.
A
ÜF01.07
Abschlagsgewährung
Das HR-System muss die Möglichkeit bieten, täglich Abschläge auf die Gewährung
von Bezüge-Leistungen als Vorauszahlung auszuzahlen.
A
4.7.10.2 Bruttoberechnung - Leistungsbezüge
Die Anforderungen dieses Kapitels finden bei der Entgelt- und Besoldungsberechnung Anwendung.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ÜF02.01
Berücksichtigung variabler Leistungsbezüge
Das HR-System muss die Berücksichtigung variabler Leistungsbezüge neben dem
Grundgehalt nach den §§ 2, 33-37 LBesG MV in Verbindung mit der HsLeistbVO MV
(C-Besoldung) ermöglichen.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ÜF02.02
Erfassung mehrerer Leistungsbezüge
Das HR-System muss die manuelle Erfassung von mehreren gleichartigen und un-
terschiedlichen Leistungsbezügen
- in festen Beträgen,
- als Prozentsatz des Grundgehaltes und
- als Einmalzahlung
ermöglichen.
A
ÜF02.03
Höchstgrenze bei Leistungsbezügen
Das HR-System muss bei Leistungsbezügen die Höchstgrenze nach § 33 Abs. 2 Satz
1 LBesG MV beachten und bei Überschreiten der Höchstgrenze die Sachbearbeitung
hierauf hinweisen.
A
ÜF02.04
Befristete/Unbefristete Berücksichtigung von Leistungsbezügen und Berücksichti-
gung als Einmalzahlung
Das HR-System muss die befristete und unbefristete Berücksichtigung von Leis-
tungsbezügen und die Berücksichtigung als Einmalzahlung nach Maßgabe von § 34
Abs. 1 Satz 1 LBesG MV und von § 35 Abs. 1 Satz 3 und 4 LBesG MV ermöglichen.
A
ÜF02.05
Teilnahme von Leistungsbezügen an Besoldungsanpassungen
Das HR-System muss die Teilnahme von Leistungsbezügen an Besoldungsanpassun-
gen nach § 34 Abs. 1 Satz 2 LBesG MV, § 35 Abs. 2 LBesG MV und § 36 Abs. 3 LBesG
MV ermöglichen.
A
ÜF02.06
Konkurrenzregelung bei Leistungsbezügen
Das HR-System muss bei Leistungsbezügen die Konkurrenzregelung des § 35 Abs. 1
Satz 2 LBesG MV beachten.
A
ÜF02.07
Kennzeichnung von Leistungsbezügen - Teilnahme an Besoldungsanpassung
Das HR-System muss an der Besoldungsanpassung teilnehmende Leistungsbezüge
und nicht an der Besoldungsanpassung teilnehmende Leistungsbezüge unterschied-
lich kennzeichnen.
A
ÜF02.08
Kennzeichnung von Leistungsbezügen - Ruhegehaltfähigkeit
Das HR-System muss
- ruhegehaltfähige und nicht ruhegehaltfähige und
- zusatzversorgungspflichtige und nicht zusatzversorgungspflichtige
Leistungsbezüge unterschiedlich kennzeichnen.
A
4.7.10.3 Bruttoberechnung - Familienbezogene Leistungen
Die Anforderungen dieses Kapitels finden bei der Entgelt-, Besoldungs- und Versorgungsberechnung An-
wendung. Für die Berechnung der Versorgungsbezüge ist § 50 LBeamtVG MV maßgeblich.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ÜF03.01
Abbildung des Familienzuschlags
Das HR-System muss den Familienzuschlag und die Stufen nach den §§ 41-43 LBesG
MV abbilden.
A
ÜF03.02
Berechnung des Familienzuschlages
Das HR-System muss den Familienzuschlag unter Berücksichtigung des Familien-
stands inkl. Beachtung von kindbezogenen Anteilen sowie von hilfsbedürftigen Per-
sonen im Haushalt automatisiert berechnen.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ÜF03.03
Berechnung des Familienzuschlages bei Teilzeitbeschäftigung
Das HR-System muss bei der Berechnung des Familienzuschlages die besonderen
Regelungen zur Teilzeitkürzung des Familienzuschlages berücksichtigen.
A
ÜF03.04
Monatsgenaue Berechnung des Familienzuschlages
Das HR-System muss den Familienzuschlag und die Stufen unter Berücksichtigung
des Beginns des Anspruchs nach § 43 Satz 1 LBesG MV und dem Ende des Anspruchs
nach § 43 Satz 2 LBesG MV monatsgenau unter Beachtung von § 43 Satz 3 LBesG
MV automatisiert berechnen.
A
ÜF03.05
Konkurrenzregelungen beim Familienzuschlag
Das HR-System muss beim Familienzuschlag die Konkurrenzregelungen des § 42
LBesG MV abbilden.
A
ÜF03.06
Berechnung des Familienzuschlages bei Konkurrenzregelungen
Das HR-System muss den Familienzuschlag und die Stufen unter Berücksichtigung
von Konkurrenzregelungen automatisiert berechnen.
A
ÜF03.07
Zuordnung der Beträge auf die Anspruchsberechtigten
Das HR-System muss die automatische Zuordnung der Beträge der verschiedenen
Stufen des Familienzuschlags für auf die Anspruchsberechtigten entfallenden Kin-
der, wenn mehrere Anspruchsberechtigte vorhanden sind, vornehmen. Bei der Zu-
ordnung müssen insbesondere folgende Aspekte berücksichtigt werden:
- der Familienstand im eigentlichen Sinne, sowie Konkurrenzen durch weitere
Ansprüche auf Familienzuschläge bzw. entsprechende Leistungen und
- die Anzahl und Reihung der zu berücksichtigenden Kinder, insbesondere auch
bei Konkurrenzen durch weitere Ansprüche auf Familienzuschläge bzw. Unter-
schiedsbeträge, oder vergleichbare Leistungen.
A
ÜF03.08
Kennzeichnung der Kinder
Das HR-System muss die Kinder des Personalfalls nach deren Art der Berücksichti-
gung (Zählkind, Zahlkind) kennzeichnen.
A
ÜF03.09
Berechnung des Familienzuschlages der Stufe 2 und den folgenden Stufen
Das HR-System muss den Familienzuschlag der Stufe 2 und den folgenden Stufen
anhand der Reihenfolge der Geburten der Kinder und der Art der Berücksichtigung
(Zählkind, Zahlkind) automatisiert berechnen.
A
ÜF03.10
Erhöhungsbeträge
Das HR-System muss bei der Berechnung des Familienzuschlages die Erhöhungsbe-
träge und den dazu genannten Unterschiedsbetrag nach Anlage 10 des LBesG MV
automatisiert berücksichtigen.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ÜF03.11
Vergleichsmitteilung
- Das HR-System soll (ausgelöst durch die Sachbearbeitung) eine automatisierte
Erstellung von sowohl internen (als Datensatz innerhalb des Bezügesystems)
als auch externen (als Dokument) insbesondere folgender Vergleichsmitteilun-
gen ermöglichen: Vergleichsmitteilung Familienzuschlag der Stufe 1 (Ehe-
gatte/eingetragene Lebenspartnerschaft)
• Neueinstellung mit Ehefrau/Ehegatte bzw. Lebenspartnerin/Lebens-
partner im öffentlichen Dienst,
• Laufender Personalfall und Ehefrau/Ehegatte neu im öffentlichen Dienst,
• Änderung des Familienstandes,
• Wegfall der Bezügezahlung (z. B. Sonderurlaub ohne Bezüge) und Wieder-
aufnahme der Bezügezahlung
• Austritt, Wechsel des Rechtsverhältnisses oder Anspruchs (von Beamtin
bzw. Beamten zum Versorgungsempfangenden), Tod,
- Vergleichsmitteilung Familienzuschlag der Stufe 1 (aufgenommenes Kind/hilfs-
bedürftige Person)
• Zahlungsaufnahme Stufe 1 für ein aufgenommenes Kind/eine hilfsbedürf-
tige Person,
• Zahlungsende Stufe 1 für ein aufgenommenes Kind/eine hilfsbedürftige
Person und
- Vergleichsmitteilung kinderbezogener Familienzuschlag Stufe 2 und den fol-
genden Stufen, bei mehreren Anspruchsberechtigten gesplittet
• Zahlungsaufnahme des kinderbezogenen Familienzuschlags,
• Zahlungsende des kinderbezogenen Familienzuschlags
B
ÜF03.12
Automatisierte Erstellung von Vergleichsmitteilungen
Das HR-System soll die automatisierte Erstellung von internen und externen Ver-
gleichsmitteilungen bei der Änderung von Daten ermöglichen, die Auswirkungen
auf die Zahlung des Familienzuschlages haben (ohne gesonderte Auslösung der Ver-
gleichsmitteilung durch die Sachbearbeitung).
B
ÜF03.13
Automatische Anpassung des Familienzuschlags bei zwei oder mehr Personalfäl-
len innerhalb des Abrechnungssystems
Das HR-System muss in Fällen, in denen zwei oder mehr Personalfälle Anspruchsbe-
rechtigte nach § 42 LBesG MV sind, bei der Eingabe von Daten, die Auswirkungen
auf die Zahlung des Familienzuschlages haben, Auswirkungen, die sich auf die wei-
teren Personalfälle ergeben, automatisch umsetzen und protokollieren.
A
ÜF03.14
Automatisierte Umsetzung des Familienzuschlages der Stufe 1
Das HR-System muss beim Familienzuschlag Stufe 1, wenn beide Personen Perso-
nalfälle im HR-System (Besoldung, Versorgung, Entgelt) sind, die jeweils hälftige
Leistung nach § 42 Abs. 4 LBesG MV automatisiert umsetzen.
A
ÜF03.15
Automatisierte Anforderung der Erklärung zum Familienzuschlag bei Erreichen ei-
nes Überprüfungszeitpunktes
Das HR-System muss bei Erreichen eines Überprüfungszeitpunktes in Abhängigkeit
der Familienstands- und Kindermerkmale ein Dokument automatisiert an die KP für
Bezüge zur Bereitstellung an den Personalfall übermitteln, mit welchem dieser auf-
gefordert wird, eine Erklärung zum Familienzuschlag abzugeben.
A
ÜF03.16
Einstellung von Überprüfungszeitpunkten durch die Zentrale Fachadministration
Das HR-System muss der Zentralen Fachadministration die Einstellung von Überprü-
fungszeitpunkten (auch mandantenbezogen) ermöglichen.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ÜF03.17
Zahlungseinstellung nach nicht eingegangener Erklärung
Das HR-System muss die Zahlungseinstellung des Familienzuschlages nach Ablauf
einer Frist und einer anschließenden Freigabe durch die Sachbearbeitung ermögli-
chen, für den Fall, dass die Erklärung vom Personalfall nicht abgegeben wurde.
A
ÜF03.18
Automatisierte Ermittlung des folgenden Überprüfungszeitpunktes
Das HR-System muss nach der Prüfung durch die Sachbearbeitung und nach Bestä-
tigung bzw. Änderung des Familienzuschlages durch die Sachbearbeitung den fol-
genden Überprüfungszeitpunkt automatisiert ermitteln.
A
ÜF03.19
Abrufverfahren mit Familienkasse
Das HR-System muss über die Schnittstelle gemäß ST01.15 (siehe SS01.05) die Daten
der Bundesagentur für Arbeit (Familienkassen) nach § 68 Abs. 4 EStG und der hierzu
ergangenen Rechtsverordnung (Verordnung über den automatisierten Abruf von
Kindergelddaten durch die Bezügestellen des öffentlichen Dienstes) automatisiert
abrufen und dem HR-System personalfallbezogen bereitstellen.
A
ÜF03.20
Manuelle Abfrage
Das HR-System muss gemäß der §§ 41-43 LBesG MV und der §§ 5 Abs. 1, 14 Abs. 3,
50 Abs. 1 LBeamtVG MV eine manuelle Abfrage an eine kindergeldberechtigte Per-
son oder deren Ehefrau/Ehegatten bzw. Lebenspartnerin/Lebenspartner sowie an
Familienkassen ermöglichen.
A
ÜF03.21
Anrechnung auf das Grundgehalt
Das HR-System muss die automatisierte Anrechnung des nach § 41 Abs. 2 Satz 1
LBesG MV maßgeblichen Betrages auf das Grundgehalt ermöglichen.
A
4.7.10.4 Bruttoberechnung - Weitere Bezügebestandteile
Die Anforderungen dieses Kapitels finden bei der Entgelt-, Besoldungs-, Versorgungs- und Altersgeldbe-
rechnung Anwendung. Die Anforderung ÜF04.06 findet nur bei der Besoldungs- und Versorgungsberech-
nung Anwendung.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ÜF04.01
Berücksichtigung von weiteren Bezügebestandteilen
Das HR-System muss insbesondere die weiteren Bezügebestandteile
- Zulagen,
- Zuschüsse,
- Zuschläge,
- Entschädigungen,
- Aufwandsentschädigungen,
- Prämien
bei der Bezügeberechnung automatisiert berücksichtigen können. Diese weiteren
Bezügebestandteile sind in der Anlage 3.3 (weitere Bezügebestandteile) mit dem
Stand 01.11.2022 aufgelistet.
A
ÜF04.02
Zahlenmäßige Begrenzung von weiteren Bezügebestandteilen
Das HR-System muss die in ÜF04.01 (Berücksichtigung von weiteren Bezügebe-
standteilen) genannten weiteren Bezügebestandteile ohne zahlenmäßige Begren-
zung je Personalfall berücksichtigen.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ÜF04.03
Betrag oder Prozentsatz
Das HR-System muss differenziert je nach weiterem Bezügebestandteil ermögli-
chen, dass eine Berechnung nach Maßgabe eines festen Betrages oder eines Pro-
zentsatzes erfolgt. Der Betrag oder der Prozentsatz für die weiteren Bezügebestand-
teile sind in der Anlage 3.3(weitere Bezügebestandteile) mit dem Stand 01.11.2022
aufgelistet.
A
ÜF04.04
Konfiguration von weiteren Bezügebestandteilen
Das HR-System muss der Zentralen Fachadministration die Möglichkeit bieten, die
weiteren Bezügebestandteile zu konfigurieren, neue zu ergänzen und bestehende
zu löschen.
A
ÜF04.05
Einstellung des Geltungszeitraumes über Zentrale Fachadministration
Das HR-System muss der Zentralen Fachadministration die Möglichkeit bieten, für
weitere Bezügebestandteile Geltungszeiträume (von/bis) einzustellen. Die Gel-
tungszeiträume der weiteren Bezügebestandteile sind in der Anlage 3.3 (weitere
Bezügebestandteile) mit dem Stand 01.11.2022 aufgelistet.
A
ÜF04.06
Berücksichtigung nach Vorgangsart
Das HR-System muss bei der Berechnung von Bezügen automatisiert weitere Bezü-
gebestandteile berücksichtigen, sofern die weiteren Bezügebestandteile für die Vor-
gangsart vorgesehen sind. Als Vorgangsarten-Kategorien kommen insbesondere
- Besoldungs- und Versorgungsfälle,
- Besoldungsfälle,
- Versorgungsfälle
in Betracht. Die Zuordnung der weiteren Bezügebestandteile sind in der Anlage 3.3
mit dem Stand 01.11.2022 (weitere Bezügebestandteile) kategorisiert.
A
ÜF04.07
Abweichende Buchungsstelle
Das HR-System muss bei der Berücksichtigung von weiteren Bezügebestandteilen
automatisiert jene Buchungsstelle verwenden, welche bei den zugrundeliegenden
Bezügen verwendet wird (Standardbuchungsstelle). Abweichend davon muss das
HR-System die manuelle Auswahl abweichender Buchungsstellen zulassen. Die Ver-
wendung der jeweiligen Buchungsstelle der weiteren Bezügebestandteile ist in der
Anlage 3.3 (weitere Bezügebestandteile) mit dem Stand 01.11.2022 aufgelistet.
A
ÜF04.08
Auswahl abweichender Buchungsstellen
Das HR-System muss bei weiteren Bezügebestandteilen bei der Eingabe von abwei-
chenden Buchungsstellen eine Liste sämtlicher Buchungsstellen zur Verfügung stel-
len, aus der die Sachbearbeitung die relevante Buchungsstelle auswählt. Darüber
hinaus soll es möglich sein, abweichende Buchungsstellen manuell einzugeben.
A
ÜF04.09
Plausibilitätsprüfung bei Eingabe von weiteren Bezügebestandteilen
Das HR-System muss bei der Eingabe von weiteren Bezügebestandteilen durch die
Sachbearbeitung LAF und durch die Sachbearbeitung Dienststelle automatisiert
überprüfen, ob die Berücksichtigung plausibel ist. Dafür gleicht es die Bedingungen
des weiteren Bezügebestandteils mit den vorhandenen Daten des Vorgangs (z. B.
Amtsbezeichnungen, Beschäftigungsdienststelle, Dienstzeit, Laufbahn, identische
vorhandene Zulage im Wirksamkeitszeitraum) ab. Soweit die Berücksichtigung nicht
plausibel ist, weist das HR-System die Sachbearbeitung darauf hin.
A
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13. Dezember 2024
4.7.10.5 Bruttoberechnung- Einmal- und Sonderzahlungen
Die Anforderungen ÜF05.01 (Abbildung, Pflege und Berechnung von Einmal- und Sonderzahlungen) und
ÜF05.02 (Abbilden von Einmal- und Sonderzahlungen neben und ohne laufende Zahlung) dieses Kapitels
finden bei der Entgelt-, Besoldungs- und Versorgungsberechnung Anwendung.
Die Anforderungen ÜF05.03 (Automatisierte Ermittlung Sonderzahlung) bis ÜF05.13 (Automatisierte An-
wendung der Ruhens-, Kürzungs- und Anrechnungsvorschriften) dieses Kapitels finden bei der Besoldungs-
und Versorgungsberechnung Anwendung.
Die Anforderungen ÜF05.14 (Urlaubsabgeltung) bis ÜF05.16(Urlaubsabgeltung – automatisierter Bescheid)
dieses Kapitels finden bei der Entgelt- und Besoldungsberechnung Anwendung.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ÜF05.01
Abbildung, Pflege und Berechnung von Einmal- und Sonderzahlungen
Das HR-System muss es ermöglichen, dass Einmal- und Sonderzahlungen abgebil-
det, von der Sachbearbeitung gepflegt und automatisiert berechnet werden kön-
nen.
A
ÜF05.02
Abbilden von Einmal- und Sonderzahlungen neben und ohne laufende Zahlung
Das HR-System muss Einmal- und Sonderzahlungen in Zeiträumen sowohl neben als
auch ohne laufende Zahlung abbilden.
A
ÜF05.03
Automatisierte Ermittlung Sonderzahlung
Das HR-System muss die automatisierte Ermittlung der Sonderzahlung gemäß SZG
MV, §§ 9 Abs. 5, 11 Abs. 2 Satz 2 LMinG und § 5 LParlG ermöglichen. Dies beinhaltet
auch die Anrechnung von der Sonderzahlung vergleichbarer Leistungen nach §7
Abs.5 SZG MV, die aufgrund anderer als beamtenrechtlicher Regelungen gezahlt
werden.
A
ÜF05.04
Automatisierte Identifizierung der Anspruchsberechtigten
Das HR-System muss die Voraussetzungen des § 2 Abs. 1 und 3 und § 3 SZG MV
automatisiert prüfen und dadurch die Anspruchsberechtigten für eine Sonderzah-
lung automatisiert identifizieren und und dies in der weiteren Verarbeitung berück-
sichtigen .
A
ÜF05.05
Automatisierte Prüfung der Ausschlusstatbestände
Das HR-System muss die Ausschlusstatbestände nach § 4 SZG MV automatisiert prü-
fen und ausgeschlossene Personen automatisiert identifizieren und diese von der
Zahlung ausschließen .
A
ÜF05.06
Darstellung der Berechnungsschritte
Das HR-System muss bei der Berechnung von Sonderzahlungen die einzelnen Be-
rechnungsschritte z. B. bei Berechnung des Grundbetrages und bei Berechnung des
Sonderbetrages für Kinder darstellen.
A
ÜF05.07
Automatisierte Berechnung der Sonderzahlung
Das HR-System muss die Höhe der Sonderzahlung automatisiert nach §§ 5, 6, 7, 8,
9, 10, 11 SZG MV berechnen.
A
ÜF05.08
Automatisierte Ermittlung der Bezüge für eine Sonderzahlung
Das HR-System muss die Bezüge der Anspruchsberechtigten für eine Sonderzahlung
nach § 7 Abs. 1, 2 und 3, § 8 und § 13 SZG MV automatisiert ermitteln.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ÜF05.09
Automatisierte Minderung des Grundbetrages
Das HR-System muss die Minderung des Grundbetrages nach § 7 Abs. 4 SZG MV
automatisiert berechnen.
A
ÜF05.10
Berechnung des Grundbetrages
Das HR-System muss den Grundbetrag der Sonderzahlung automatisiert nach § 6
SZG MV berechnen.
A
ÜF05.11
Automatisierte Berechnung des Sonderbetrages für Kinder
Das HR-System muss den Sonderbetrag für Kinder nach § 9 Abs. 1 SZG MV automa-
tisiert berechnen.
A
ÜF05.12
Automatisierte Berücksichtigung von vergleichbaren Leistungen
Das HR-System muss vergleichbare Leistungen nach § 7 Abs. 5 und §9 Abs. 2 SZG
MV automatisiert berücksichtigen.
A
ÜF05.13
Automatisierte Anwendung der Ruhens-, Kürzungs- und Anrechnungsvorschriften
Das HR-System muss nach § 10 SZG MV bei der Ermittlung der Sonderzahlung auto-
matisiert die Ruhens-, Kürzungs- und Anrechnungsvorschriften des LBeamtVG MV
berücksichtigen.
A
ÜF05.14
Urlaubsabgeltung
Das HR-System muss gemäß den geltenden Regelungen (§ 26 TV-L; § 10 EU-
rlV(Bund); Rundschreiben GKV Spitzenverband v. 29.08.19) fähig sein, dass die Be-
rechnung der Urlaubsabgeltung automatisiert erfolgt, unter Zugrundelegung von:
- der manuellen Erfassung des Betrages,
- der manuell zu erfassenden abzugeltenden Urlaubstage und
- aus einem zukünftigen Fachverfahren Personalmanagement (siehe Bezügeda-
tenschnittstelle SS01.40) übernommenen abzugeltenden Urlaubstage.
A
ÜF05.15
Urlaubsabgeltung – Tod des Personalfalls
Das HR-System muss bei Tod des Personalfalls die antragsbedingte Urlaubsabgel-
tung auf Erben übergehen lassen, indem Erben manuell erfassbar sind (inkl. Steuer-
merkmale, Bankverbindung und der Daten für die zu übermittelnde Lohnsteuerbe-
scheinigung, wenn der Erbe kein Personalfall ist) und die Urlaubsabgeltung darüber
abgerechnet wird. Dies beinhaltet nach Berücksichtigung der Sozialversicherungs-
pflichtigkeit die Auszahlung auf das Konto des Erben.
A
ÜF05.16
Urlaubsabgeltung – automatisierter Bescheid
Das HR-System muss fähig sein, dass nach der automatisierten Berechnung der zu
zahlenden Urlaubsabgeltung automatisiert ein entsprechendes Anschreiben (inkl.
Freitextfelder zum Ausfüllen durch die Sachbearbeitung) zur Information über den
berechneten Betrag an die beschäftigte Person bzw. den Erben erfolgt. Ist der Erbe
ebenfalls ein Personalfall, soll das HR-System die Lohnsteuer-bescheinigung auto-
matisiert erzeugen.
A
4.7.10.6 Bruttoberechnung - Sterbegeld
Die Anforderungen dieses Kapitels finden bei der Entgelt- und Versorgungsberechnung Anwendung.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
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13. Dezember 2024
ÜF06.01
Auswahl eines Personalfalls für Auszahlung des Sterbegeldes
Das HR-System muss es ermöglichen, dass für die Auszahlung des Sterbegeldes und
der Hinterbliebenenversorgung ein im HR-System vorhandener Personalfall als be-
rechtigte Person auswählbar ist.
A
ÜF06.02
Datenerfassung für Auszahlung an berechtigte Person
Das HR-System muss die manuelle Erfassung von Daten ermöglichen, welche für die
Auszahlung des Sterbegeldes und der Hinterbliebenenversorgung an eine berech-
tigte natürliche und juristische Person notwendig sind. Dies sind insbesondere die
Anschrift, die Steuermerkmale und die Bankverbindung der zahlungsempfangenden
Person.
A
ÜF06.03
Automatisierte Berechnung des Sterbegeldes
Das HR-System muss auf Grundlage
- des Tabellenentgeltes,
- der Dienstbezüge (ohne Auslandskinderzuschläge und Vergütungen),
- der Anwärterbezüge (ohne Auslandskinderzuschläge und Vergütungen),
- des Ruhegehaltes zuzüglich des Unterschiedsbetrages nach § 50 Abs. 1 LBe-
amtVG MV,
- des Unterhaltsbeitrages zuzüglich des Unterschiedsbetrages nach § 50 Abs. 1
LBeamtVG MV und
- des Witwengeldes/des Witwergeldes
das Sterbegeld nach § 18 Abs. 1 LBeamtVG MV und § 23 Abs. 3 TV-L automatisiert
berechnen.
A
ÜF06.04
Manuelle Erfassung und Änderung des Sterbegeldes
Das HR-System muss die manuelle Erfassung und Änderung des Sterbegeldes er-
möglichen.
A
ÜF06.05
Auszahlung des Sterbegeldes
Das HR-System muss die automatisierte Auszahlung einschließlich der Prüfung der
Ausschöpfung des Versorgungsfreibetrags an die berechtigte Person ermöglichen.
A
ÜF06.06
Anteilige Auszahlung des Sterbegeldes
Das HR-System muss die anteilige Auszahlung des Sterbegeldes an mehrere berech-
tigte Personen und zu verschiedenen Zeitpunkten ermöglichen.
A
ÜF06.07
Dokumentenerstellung
Das HR-System muss eine Darstellung der zugrundeliegenden Berechnungsschritte
des Sterbegeldes inklusive des Betrags des Sterbegeldes für die Dokumentenerstel-
lung (z. B. als Anlage der Versorgungsfestsetzung) vorhalten.
A
4.7.10.7 Bruttoberechnung - Sabbatical
Die Anforderungen dieses Kapitels finden bei der Entgelt- und Besoldungsberechnung Anwendung.
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ÜF07.01
Bezügeermittlung beim Sabbatical
Das HR-System muss beim Sabbatical entsprechend dem vereinbarten Beschäfti-
gungsumfang gemäß § 24 Absatz 2 TV-L und § 6 LBesG MV insbesondere ermitteln:
- das Tabellenentgelt/die Besoldung,
- alle sonstigen Bezügebestandteile,
- die Zahlung der kinderbezogenen Besitzstandszulage gemäß § 11 Absatz 2 TVÜ-
Länder,
- die Zahlung von Strukturausgleichen nach § 12 TVÜ-Länder und
- Einmalzahlungen.
Eine Ausnahme davon bilden lediglich
- die Bezügebestandteile, die von der Wahrnehmung bestimmter Tätigkeiten ab-
hängig und von vornherein auf einen bestimmten Zeitraum befristet sind,
- Wechselschicht- und Schichtzulagen sowie
- unständige Bezügebestandteile.
Diese sind in der Arbeits- und der Freistellungsphase entsprechend dem tatsächli-
chen Beschäftigungsumfang zu zahlen (d. h. Bezahlung während der Arbeitsphase
je nach tatsächlicher Arbeitsleistung bis zu 100 %, Einstellen der Zahlung der ent-
sprechenden Bezügebestandteile während der Freistellungphase).
A
ÜF07.02
Buchung der Personalausgaben
Das HR-System muss beim Sabbatical die Buchung der Personalausgaben inkl. des
Buchens auf/aus den Rückstellungstitel sowohl in der Arbeitsphase als auch in der
Freistellungsphase ermöglichen.
A
ÜF07.03
Führung des Wertguthaben
Das HR-System muss beim Sabbatical das Wertguthaben als Zeitguthaben gemäß §
116 Abs.1 SGB IV führen.
A
ÜF07.04
Abwicklung des Wertguthabens
Das HR-System muss beim Sabbatical die Abwicklung des (SV- und AAG-Umlage-)
Wertguthabens in Geld durchführen können.
A
ÜF07.05
Störfall
Das HR-System muss beim Sabbatical im Falle eines Störfalls die Berechnung auto-
matisiert ermöglichen.
A
ÜF07.06
Störfall und Wertguthaben
Das HR-System muss beim Sabbatical im Falle eines Störfalls die Wertguthabenfüh-
rung und die Wertguthabenabwicklung entsprechend dem Pflichtenheft der ITSG
bzw. des Rundschreibens vom 31. März 2009 umsetzen.
A
ÜF07.07
Vorzeitige Beendigung des Rechtsverhältnisses
Das HR-System muss beim Sabbatical bei vorzeitiger Beendigung des Arbeits-
/Dienstverhältnisses den Nachzahlungsbetrag automatisiert aus den angesparten
Stunden und dem aktuellen Stundensatz ermitteln. Zusätzlich soll das HR-System
die manuelle Erfassung des Nachzahlungsbetrages durch die Sachbearbeitung er-
möglichen.
A
ÜF07.08
Auswertungsschreiben zu angespartem Geldwert an den Personalfall
Das HR-System muss den beim Sabbatical jährlich zum 31.12. des Jahres kumulativ
angesparten Geldwert aus dem gesamten Sabbat-Modell automatisiert in einem
Dokument zusammenstellen und automatisiert an den Personalfall versenden.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ÜF07.09
Auswertungsschreiben zu angesparten Stunden an Dienststelle
Das HR-System muss beim Sabbatical jährlich zum 31.12. des Jahres das kumulativ
angesparte Zeitwertguthaben (Stunden) aus dem gesamten Sabbat-Modell automa-
tisiert in einem Dokument je Personalfall zusammenstellen und automatisiert an die
Dienststellen versenden.
A
4.7.10.8 Nettoberechnung - Sozialversicherung
Die Anforderungen dieses Kapitels finden bei der Entgelt-, Versorgungs- und Altersgeldberechnung Anwen-
dung.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ÜF08.01
ITSG-Zertifikat
Der Auftragnehmer muss mit dem Angebot das ITSG-Zertifikat hinsichtlich der an-
gebotenen Standardsoftware für die Bezügeberechnung nachweisen.
A
ÜF08.02
SV-Meldungen
Das HR-System muss SV-Meldungen erstellen.
A
ÜF08.03
Ermittlung der Sozialversicherungsbeiträge
Das HR-System muss für alle Sozialversicherungszweige die Beiträge laut ITSG-
Pflichtenheft ermitteln.
A
4.7.10.9 Nettoberechnung - Steuerliche Abzüge
Die Anforderungen dieses Kapitels finden bei der Entgelt-, Besoldungs-, Versorgungs- und Altersgeldbe-
rechnung Anwendung.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ÜF09.01
Steuerberechnung
Das HR-System muss die steuerlichen Abzüge (Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidari-
tätszuschlag) nach den steuerlichen Vorschriften jährlich, monatlich, täglich, unter
Berücksichtigung der Steuermerkmale automatisiert ermitteln und abführen. Dabei
ist das rückwirkende Aufrollen von laufenden Bezügen zwingend.
A
ÜF09.02
Berechnung der Steuerbruttobezüge (1/4)
Das HR-System muss alle Bezügebestandteile in Bezug auf ihre Behandlung bei der
automatisierten Lohnsteuerberechnung mit entsprechenden Merkmalen kenn-
zeichnen.
A
ÜF09.03
Berechnung der Steuerbruttobezüge (2/4)
Das HR-System muss die Mitversteuerung von Sachbezügen, Reisekosten und Wei-
terem ermöglichen.
A
ÜF09.04
Berechnung der Steuerbruttobezüge (3/4)
Das HR-System muss mehrere Rechtsverhältnisse und Ansprüche desselben Arbeit-
gebers/Dienstherrn für die Berechnung der Steuerbruttobezüge zusammenfassen.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ÜF09.05
Berechnung der Steuerbruttobezüge (4/4)
Das HR-System muss steuerfreie Einnahmen (Steuerfreiheit nach § 3 EStG) berück-
sichtigen.
A
ÜF09.06
Berechnung des Lohnsteuerabzugs (1/5)
Das HR-System muss den Berechnungszeitraum für die Lohnsteuern (Jahr, Monat
oder Tag) automatisiert festlegen.
A
ÜF09.07
Berechnung des Lohnsteuerabzugs (2/5)
Das HR-System muss die Lohnsteuern unter Berücksichtigung von Steuerklasse, Kin-
derfreibeträgen, Freibeträgen laut ELStAM und Hinzurechnungsbeträgen laut ELS-
tAM nach den Anforderungen des vom Bundesministerium für Finanzen bereitge-
stellten Programmablaufplans zur Lohnsteuerermittlung gem. § 39b EStG
automatisiert für
- den laufenden Monatsbezug,
- sonstige Bezüge und
- sonstige Bezüge nach § 34 Abs. 1 und 2 Nr. 2 und 4 EStG (Fünftelungsregelung)
unter automatisierter Prüfung der Voraussetzungen (Günstigerprüfung, Prü-
fung auf Zusammenballung von Einkünften)
berechnen.
A
ÜF09.08
Berechnung des Lohnsteuerabzugs (3/5)
Das HR-System muss die verschiedenen Vorsorgepauschalen und den damit zusam-
menhängenden Steuersatz nach der Formel des § 32 a EStG automatisiert auswäh-
len.
A
ÜF09.09
Berechnung des Lohnsteuerabzugs (4/5)
Das HR-System muss den Versorgungsfreibetrag, den Zuschlag zum Versorgungs-
freibetrag und den Altersentlastungsbetrag automatisiert berechnen.
A
ÜF09.10
Berechnung des Lohnsteuerabzugs (5/5)
Das HR-System muss automatisiert die Fünftelungsregelung und die Zusammenbal-
lung mit automatisierter Günstigerprüfung bei der Berechnung beachten.
A
ÜF09.11
Berechnung von pauschalisierten Lohnsteuern
Das HR-System muss pauschale Lohnsteuern berechnen.
A
ÜF09.12
Berechnung der Kirchensteuern
Das HR-System muss die Kirchensteuern nach dem Kirchensteuergesetz des Landes
Mecklenburg-Vorpommern und den Kirchensteuerbeschlüssen sowie den Kirchen-
steuerverordnungen des Landes Mecklenburg-Vorpommern automatisiert berech-
nen. In Mecklenburg-Vorpommern wird die Vereinfachungsregel zur Berechnung
der Kirchensteuer auf die pauschale Lohnsteuer nicht angewendet.
A
ÜF09.13
Beschränkte Steuerpflicht
Das HR-System muss es ermöglichen, dass die beschränkte Steuerpflicht und die
Steuerfreiheit von Bezügen nach Doppelbesteuerungsabkommen sowie nach Aus-
landstätigkeitserlass berücksichtigt werden.
A
ÜF09.14
Durchführung des Lohnsteuerjahresausgleichs
Das HR-System muss den Lohnsteuerjahresausgleich nach den Vorschriften des §
42b EStG unter automatisierter Prüfung der Zulässigkeit automatisiert durchführen.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ÜF09.15
Steuerrechtliche Behandlung (Mitversteuerung) (1/2)
Falls das HR-System verschiedene Rechtsverhältnisse und Ansprüche eines Beschäf-
tigten/Beamtin bzw. Beamten/Richterin bzw. Richters desselben Arbeitge-
bers/Dienstherrn über einen Personalfall (Personalnummer) abrechnen kann, muss
das HR-System sowohl gleichartige als auch verschiedenartige Bezüge durch ver-
schiedene Rechtsverhältnisse und Ansprüche aufgrund des Grundsatzes eines ein-
heitlichen Beschäftigungs-/Dienstverhältnisses zu einem Arbeitgeber/Dienstherrn
zusammenrechnen. Falls keine Berechnung über eine Personalnummer möglich ist,
muss der Sachbearbeiter die mitzuversteuernden Beträge erfassen können.
A
ÜF09.16
Steuerrechtliche Behandlung (Mitversteuerung) (2/2)
Das HR-System muss die Lohnsteuer für die Bezüge verschiedener Rechtsverhält-
nisse und Ansprüche desselben Arbeitgebers/Dienstherrn nach denselben ELStAM
erheben.
A
ÜF09.17
Gesetzliche Entschädigungen nach § 56 Infektionsschutzgesetz - Steuer
Das HR-System muss beachten, dass gesetzlich vorgesehene Entschädigungen nach
§ 56 Infektionsschutzgesetz steuerfrei sind. Sie unterliegen dem Progressionsvorbe-
halt und sind deshalb in Zeile 15 der Elsterbescheinigung zu erfassen (lt. BMF-
Schreiben zur Ausstellung von elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen in der je-
weils gültigen Fassung).
A
ÜF09.18
Steuerfreiheit des Kostensterbegeldes
Das HR-System muss die Steuerfreiheit des Kostensterbegeldes beachten.
A
4.7.10.10 Nettoberechnung - Beiträge zur Zusatzversorgung
Die Anforderungen dieses Kapitels finden bei der Entgelt-, Versorgungs- und Altersgeldberechnung Anwen-
dung.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ÜF10.01
Betriebliche Altersversorgung (1/6)
Das HR-System muss die Regelungen zur Altersversorgung (§ 25 TV-L, VBL-Satzung,
ATV, §§ 10a, 79-99 EStG) abbilden und anhand dieser die Zusatzversorgung abrech-
nen können.
A
ÜF10.02
Betriebliche Altersversorgung (2/6)
Das HR-System muss die Zusatzversorgungspflicht gemäß ATV automatisiert fest-
stellen.
A
ÜF10.03
Betriebliche Altersversorgung (3/6)
Das HR-System muss die manuelle Änderung der Zusatzversorgungspflichtigkeit er-
möglichen.
A
ÜF10.04
Betriebliche Altersversorgung (4/6)
Das HR-System muss die manuelle Eingabe der Ausnahmen der Versicherungspflicht
(§ 2 Abs. 2 und 3 ATV) mit der Folge einer freiwilligen Versicherung ermöglichen.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ÜF10.05
Betriebliche Altersversorgung (5/6)
Das HR-System muss Beiträge/Umlagen für die Zusatzversorgung automatisiert fest-
setzen. Das HR-System muss dabei alle Bezügebestandteile im System in Bezug auf
ihre Zugehörigkeit zum zusatzversorgungspflichtigen Entgelt mit entsprechenden
Merkmalen (laut Satzung zusatzversorgungspflichtig bzw. nicht-zusatzversorgungs-
pflichtig) kennzeichnen.
A
ÜF10.06
Betriebliche Altersversorgung (6/6)
Das HR-System muss bei Nachzahlungen oder Rückrechnungen bei der Zusatzver-
sorgung für das Vorjahr oder davorliegende Jahre automatisiert entscheiden, ob es
sich um ein Zuflussprinzip oder ein Aufrollprinzip handelt.
A
ÜF10.07
Parallelverarbeitung
Das HR-System muss die parallele Verarbeitung von mehreren Versicherungsver-
hältnissen eines Arbeitnehmers mit mehreren Arbeitsverhältnissen desselben Ar-
beitgebers (aber einer Versicherungsnummer) ermöglichen.
A
ÜF10.08
Suche nach Zusatzversorgungs-Versicherungsnummern
Das HR-System muss die Suche nach Zusatzversorgungs-Versicherungsnummern er-
möglichen.
A
ÜF10.09
Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Behandlung von Beiträgen und Umla-
gen
Das HR-System muss automatisiert die steuer- und sozialversicherungsrechtlichen
Beiträge und Umlagen zur Zusatzversorgung berechnen und abgrenzen. Das HR-
System muss dabei
- die Steuerfreiheit der Umlage gem. § 3 Nr. 56 EStG,
- die pauschale Besteuerung der Umlage gem. § 40 b EStG,
- die ggf. individuelle Versteuerung bei Beschäftigten,
- die Steuerfreiheit nach § 3 Nr.63 EStG der Beiträge im Kapitaldeckungsverfah-
ren,
- Sozialversicherungsfreiheit nach § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 9 SvEV und § 1 Abs. 1 Satz
3 SvEV und
- den BAV Förderbetrag gemäß § 100 EStG
berücksichtigen.
A
ÜF10.10
Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Behandlung von Beiträgen
Das HR-System muss die steuer- und sozialversicherungsfreien Jahresbeträge von
Beiträgen im Kapitaldeckungsverfahren gemäß § 3 Nr. 63 EStG zu Beginn des Jahres
berücksichtigen, bis diese vollständig aufgebraucht sind (Aufzehrmodell).
A
ÜF10.11
Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Behandlung und Umlagen
Das HR-System muss die steuer- und sozialversicherungsfreien Jahresbeträge von
Umlagen gemäß § 3 Nr. 56 EStG und § 40b EStG in monatlich gleichbleibenden Be-
trägen berücksichtigen (Verteilmodell). Hierbei muss am Jahresende (Produktion
Dezember) das gesamte Jahr maschinell nochmal betrachtet und ggf. aufgerollt
werden.
A
ÜF10.12
Überwachung von Freibeträgen (1/4)
Das HR-System muss das Überschreiten des Steuerfreibetrages nach § 3 Nr. 63 EStG
bzw. des daraus resultierenden Freibetrages nach § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 9 SvEV über-
wachen und ggf. in Vormonaten freigestelltes Steuer- bzw. Sozialversicherungs-
brutto automatisiert nachversteuern bzw. nachversichern, wenn der Freibetrag auf-
gebraucht ist.
A
13. Dezember 2024
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ÜF10.13
Überwachung von Freibeträgen (2/4)
Das HR-System muss der Zentralen Fachadministration bei der Überwachung der
Freibeträge die Möglichkeit geben, die Reihenfolge von Aufwendungen (insbeson-
dere Umlagen, Beiträge zum Kapitaldeckungsverfahren, freiwillige Beiträge) zur Zu-
satzversorgung vorzugeben. Diese müssen manuell durch die Zentrale Fachadmi-
nistration änderbar sein.
A
ÜF10.14
Überwachung von Freibeträgen (3/4)
Das HR-System muss der Sachbearbeitung bei der Zusatzversorgung die Wahlmög-
lichkeit geben, ob der Freibetrag für die Arbeitnehmerbeiträge genutzt wird. Das
HR-System muss die jederzeitige Änderbarkeit der Entscheidung ermöglichen.
A
ÜF10.15
Überwachung von Freibeträgen (4/4)
Das HR-System muss bei der Nutzung des Freibetrages für die Arbeitnehmerbei-
träge zur Zusatzversicherung eine betragliche und prozentuale Nutzung ermögli-
chen.
A
ÜF10.16
Freiwillige Versicherung
Das HR-System muss bei einer freiwilligen Versicherung die Berechnung und Abfüh-
rung der Beiträge je Vertrag und Tarifvariante (Einzelüberweisung) ermöglichen.
A
ÜF10.17
Freiwillige Versicherung für wissenschaftliche Beschäftigte
Das HR-System muss das automatisierte Ausfüllen des Formulars zur An- bzw. Ab-
meldung zur freiwilligen Versicherung der wissenschaftlich Beschäftigten bei der
VBL unterstützen.
A
ÜF10.18
Entgeltumwandlung (1/3)
Das HR-System muss die automatisierte Abwicklung von Entgeltumwandlungen ent-
sprechend der geltenden Regelungen des TV-Entgelt-U-B/L ermöglichen.
A
ÜF10.19
Entgeltumwandlung (2/3)
Das HR-System muss die Beiträge für die Entgeltumwandlung an das Zahlungsver-
kehrsverfahren weitergeben.
A
ÜF10.20
Entgeltumwandlung (3/3)
Das HR-System muss die Abgrenzung der steuer- und sozialversicherungsrechtli-
chen Behandlung der Entgeltumwandlung gemäß § 3 Nr. 63 EStG und SVEV ermög-
lichen.
A
ÜF10.21
Zuschuss zur Entgeltumwandlung (1/4)
Das HR-System muss bei der Entgeltumwandlung den Arbeitgeberzuschuss nach §
1a Abs. 1a BetrAVG berechnen und weiterleiten.
A
ÜF10.22
Zuschuss zur Entgeltumwandlung (2/4)
Das HR-System muss bei der Entgeltumwandlung den Arbeitgeberzuschuss in Höhe
von 15 % (tarifvertraglich abdingbar) des Beitrages in eine Entgeltumwandlung un-
ter Beachtung der BBG RV (kein AG-Zuschuss bei Entgelt über BBG RV) berechnen.
A
ÜF10.23
Zuschuss zur Entgeltumwandlung (3/4)
Das HR-System muss bei der Entgeltumwandlung die Ersparnis an Sozialversiche-
rungsbeiträgen (bei Gehältern unter BBG RV, aber über BBG KV z. B. in 2018 nur
10,8 % (9,3 % RV + 1,5 % AV)) berechnen.
A
ÜF10.24
Zuschuss zur Entgeltumwandlung (4/4)
Das HR-System muss bei der Entgeltumwandlung den Arbeitgeberzuschuss bei Ent-
geltänderungen neu berechnen.
A
13. Dezember 2024
Seite 239 von 366
13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ÜF10.25
BAV-Förderbetrag (§ 100 EstG)
Das HR-System muss die gezahlten Zusatzversorgungsbeiträge von 2016 als Refe-
renz für den Förderbetrag nach § 100 EstG vorhalten.
A
ÜF10.26
Rückforderung von Zusatzversorgungsbeiträgen
Das HR-System muss die Rückforderung von Zusatzversorgungsbeiträgen von der
VBL und die Überwachung der Rückforderungen ermöglichen.
A
ÜF10.27
Berechnung der zu bescheinigenden Sozialversicherungsbeiträge auf der Lohn-
steuerbescheinigung
Das HR-System muss die auf den Hinzurechnungsbetrag nach § 1 Abs. 1 Satz 3 SvEV
entfallenden Sozialversicherungsbeiträge automatisiert berechnen.
A
4.7.10.11 Nettoberechnung - Altersvorsorge Riester
Die Anforderungen dieses Kapitels finden bei der Besoldungs-, Versorgungs- und Altersgeldberechnung An-
wendung.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ÜF11.01
Altersvorsorge Riester (1/6)
Das HR-System muss die Teilnahme am elektronischen Meldeverkehr mit der Deut-
schen Rentenversicherung Bund – Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen (ZfA)
für die Gewährung von Altersvorsorgezulagen (§§ 79 ff EStG) umsetzen.
A
ÜF11.02
Altersvorsorge Riester (2/6)
Das HR-System muss die Beantragung von Zulagennummern ermöglichen.
A
ÜF11.03
Altersvorsorge Riester (3/6)
Das HR-System muss die Übernahme von erteilten Zulagennummern in das Verfah-
ren ermöglichen.
A
ÜF11.04
Altersvorsorge Riester (4/6)
Das HR-System muss die Meldung der für die Zulagenberechnung erforderlichen Da-
ten (insbesondere maßgebliche Bruttobeträge, Zeitraum der Beschäftigung) ermög-
lichen.
A
ÜF11.05
Altersvorsorge Riester (5/6)
Das HR-System muss die Ermittlung der maßgeblichen Bruttobeträge ermöglichen.
A
ÜF11.06
Altersvorsorge Riester (6/6)
Das HR-System muss die Stornierung von Meldesätzen ermöglichen.
A
4.7.10.12 Nettoberechnung - Vorschüsse
Die Anforderungen dieses Kapitels finden bei der Entgelt-, Besoldungs-, Versorgungs- und Altersgeldbe-
rechnung Anwendung.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
13. Dezember 2024
Seite 240 von 366
13. Dezember 2024
ÜF12.01
Vorschuss (1/6)
Das HR-System muss der Sachbearbeitung die Anweisung einer Auszahlung eines
Vorschusses ermöglichen.
A
ÜF12.02
Vorschuss (2/6)
Das HR-System muss die manuelle Eingabe von Vorschusszahlungen ermöglichen.
A
ÜF12.03
Vorschuss (3/6)
Das HR-System muss die Überweisung des eingebuchten Vorschusses/Arbeitge-
berdarlehens automatisiert in einem täglichen Auszahlverfahren ermöglichen.
A
ÜF12.04
Vorschuss (4/6)
Das HR-System soll bei Vorschüssen automatisiert einen Tilgungsplan zur internen
Überwachung der Tilgung erstellen.
B
ÜF12.05
Vorschuss (5/6)
Das HR-System muss den Tilgungsbetrag eines Vorschusses mit der monatlichen Be-
zügeabrechnung einbehalten. Soweit Zinsen mit einbehalten werden, müssen diese
auf einem gesonderten Haushaltstitel verbucht werden.
A
ÜF12.06
Vorschuss (6/6)
Das HR-System muss bei Vorschüssen die manuelle Änderung des Tilgungsbetrages
und der Laufzeit ermöglichen.
A
4.7.10.13 Nettoberechnung - Vermögenswirksame Leistungen
Die Anforderungen dieses Kapitels finden bei der Entgelt- und Besoldungsberechnung Anwendung.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ÜF13.01
Einrichtung eines Anlageinstituts
Das HR-System muss die Erfassung der notwendigen Daten für das Einrichten eines
Anlageinstitutes ermöglichen. Zu den Daten zählen insbesondere:
- Beginn der Beitragsabführung,
- Vertrags-Nr.,
- IBAN,
- monatliche Beitragsabführung (Ratenbetrag in Euro),
- Anzahl der Raten,
- Name bei abweichendem Empfängerkonto
A
ÜF13.02
Zahlbarmachung
Das HR-System muss die automatisierte Zahlbarmachung der vermögenswirksam
anzulegenden Beträge an die Anlageinstitute ermöglichen.
A
ÜF13.03
Plausibilitätsprüfung bei der Zahlbarmachung
Das HR-System muss bei der Zahlbarmachung vermögenswirksamer Leistungen
eine Plausibilitätsprüfung (Anspruch vermögenswirksamer Leistungen nur, wenn
Beschäftigungs-/Dienstverhältnis mindestens sechs Monate dauert) ermöglichen.
Besteht kein Anspruch auf eine vermögenswirksame Leistung muss das HR-System
die Sachbearbeitung hierauf hinweisen.
A
ÜF13.04
Manuelle Vorgabe einer vermögenswirksamen Leistung
Das HR-System muss bei der Zahlbarmachung vermögenswirksamer Leistungen die
manuelle Vorgabe einer vermögenswirksamen Leistung des Arbeitgebers/Dienst-
herrn ermöglichen.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ÜF13.05
Überweisung an mehrere Anlageformen
Das HR-System muss die Überweisung an mindestens zwei Anlageformen ermögli-
chen. Dabei soll für jeden Vertrag eine Differenzierung insbesondere nach den
pfändbaren und nicht pfändbaren Teilen des Überweisungsbetrags erfolgen, abhän-
gig davon, ob eine vermögenswirksame Anlage zeitlich vor der Pfändung vorhanden
ist.
A
ÜF13.06
Automatisierte Kausalitätsprüfung
Das HR-System muss eine automatisierte Kausalitätsprüfung zwischen der Zahlung
einer vermögenswirksamen Leistung des Arbeitgebers und der Abführung an die
vermögenswirksame Anlage der Beamtin bzw. des Beamten/Richterin bzw. Rich-
ters/Beschäftigten (vermögenswirksame Anlage ≥ vermögenswirksamen Leistung)
ermöglichen.
A
ÜF13.07
Fehlende Angaben
Das HR-System muss bei der Erfassung einer vermögenswirksamen Anlage auf die
fehlende Eingabe der vermögenswirksamen Leistung hinweisen.
A
ÜF13.08
Frei definierbare Zahlungsrhythmen
Das HR-System soll die Auszahlung von mehreren verschiedenen vermögenswirksa-
men Anlagen in jeweils frei definierbaren Zahlungsrhythmen ermöglichen.
B
ÜF13.09
Abweichende zeitliche Zuordnung
Das HR-System muss eine abweichende zeitliche Zuordnung bei der Überweisung
der vermögenswirksamen Anlage unterstützen. Bei rückwirkenden Eingaben muss
die erste Ratenabführung um die Raten der rückwirkenden Monate automatisiert
erhöht werden.
A
4.7.11 Fiktivberechnungen und Abrechnungsläufe
Das HR-System muss während der gesamten Fallbearbeitung die Möglichkeit zur Fiktivberechnung des ge-
öffneten bzw. bearbeiteten Personalfalls zur Verfügung stellen. Die Fiktivberechnung erfolgt dabei parallel
zum Produktivsystem, so dass Produktivdaten nicht durch Fiktivberechnungen geändert werden dürfen.
Die Nutzung der Fiktivberechnungsfunktionen gestaltet sich möglichst niedrigschwellig und intuitiv und
stellt den nutzenden Personen für Ihre Arbeit in angemessener Zeit und in einem angemessenen Umfang
(z. B. Steuern, Sozialversicherung, VBL Beiträge, Pfändungen, Direktversicherungen) Informationen zur Ver-
fügung. Der Austausch und Export von Daten aus der Fiktivberechnung muss sich wie in den Anforderungen
beschrieben ohne Produktivitätsverluste in das Gesamtsystem eingliedern.
Die Abrechnungsläufe beinhalten die konkrete Berechnung der monatlichen Bezüge sowie die damit im
Zusammenhang stehenden Statistiken, Auswertungen und Informations- und Dokumentenübermittlungen.
Sie werden monatlich durchgeführt. Probeläufe zu diesen Abrechnungsläufen müssen die gleichen Anfor-
derungen erfüllen, werden aber zeitunabhängig durchgeführt.
Fiktivberechnungen
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
PB01.01
Einzelfallbezogene Fiktivberechnung (1/2)
Das HR-System muss
- zu jedem Zeitpunkt die Möglichkeit zur Fiktivberechnung der Bezüge eines Per-
sonalfalls auf Basis der bestehenden berechnungsrelevanten zur Verfügung
stellen
- gewährleisten, dass die Fiktivberechnung einschließlich der Anzeige des Ergeb-
nisses innerhalb von 30 Sekunden nach Auslösen durch die Sachbearbeitung
abgeschlossen ist
- als Ergebnis der Fiktivberechnung sämtliche Bruttoentgelte und Abzüge (z. B.
Steuern, Sozialversicherung, VBL Beiträge, Pfändungen, Direktversicherungen)
aufweisen,
- sicherstellen, dass durch die Fiktivberechnungen keine Produktivdaten verän-
dert werden.
A
PB01.02
Einzelfallbezogene Fiktivberechnung (2/2)
Das HR-System muss gewährleisten, dass das Öffnen der Fiktivberechnung unmit-
telbar und ohne erweiterte Eingaben (z. B. der Personalnummer, des Abrechnungs-
zeitraums) direkt aus dem geöffneten bzw. bearbeiteten Personalfall heraus ange-
stoßen werden kann. Die Fiktivberechnungsfunktionen sollen niedrigschwellig und
intuitiv gestaltet sein.
A
PB01.03
Fiktivberechnung auf Grundlage fiktiver Eingabedaten
Das HR-System muss eine Fiktivberechnung auch auf Grundlage fiktiver Eingabeda-
ten unter Nutzung der bestehenden Daten durch die Sachbearbeitung ermöglichen.
Die Maßgaben gemäß PB01.01 gelten hierfür entsprechend.
A
PB01.04
Kennzeichnung Fiktivberechnung
Das HR-System muss die Ergebnisse der Fiktivberechnungen durch geeignete Mittel
bei der Anzeige sowie (z. B. Wasserzeichen) bei Dokumenten als Fiktivberechnun-
gen kennzeichnen und mit einem noch zu definierenden Hinweistext versehen.
A
PB01.05
Speicherung Fiktivberechnung
Das HR-System muss einen Ausdruck und eine Speicherung der Fiktivberechnung im
PDF-Format ermöglichen. PB01.04 gilt für die erstellten PDF-Dokumente entspre-
chend.
A
Abrechnungsläufe
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
PB02.01
Abrechnungsläufe
Das HR-System muss je Abrechnungslauf automatisiert die abrechnungsrelevanten
Dokumente für Entgelt, Besoldung, Versorgung und Altersgeld in unterschiedlichen
Ausgabeklassen (z.B. Ablage in der Personalfallakte, Übermittlung an die KP für Be-
züge, Druck) erzeugen.
A
PB02.02
Getrennte Fiktivabrechnungs- und Abrechnungsläufe
Im HR-System müssen getrennte Fiktivabrechnungs- und Abrechnungsläufe nach
Entgelt, Besoldung und Versorgung sowie nach den Arbeitgebern (definiert durch
Steuernummer) ermöglicht werden.
Die Bedingungen, die vorgeben, wie eine Trennung der Fiktiv- und Abrechnungs-
läufe ablaufen muss, müssen durch die Zentrale Fachadministration konfigurierbar
sein.
A
PB02.03
Durchführung der Abrechnungsläufe
A
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Während der Durchführung der Abrechnungsläufe dürfen keine Änderungen von
Daten berücksichtigt werden, die nach Beginn des Abrechnungslaufs erfolgt sind.
Änderungen während eines Abrechnungslaufs müssen zwar gespeichert werden,
dürfen aber erst zum nächsten Abrechnungslauf berücksichtigt werden.
PB02.04
Probeläufe
Im HR-System muss die Möglichkeit bestehen, Probeläufe zu den Abrechnungsläu-
fen durchzuführen. Für die Probeläufe gelten dieselben Anforderungen (PB02.01-
PB02.04) wie für die Abrechnungsläufe. Zusätzlich müssen sie zeitunabhängig
durchgeführt werden.
A
4.7.12 Stichprobenkontrollverfahren
Das HR-System muss eine geeignete Lösung zur Durchführung von Querschnittsprüfungen mitbringen, im
LAF derzeit als Stichprobenkontrollverfahren bezeichnet. Dem eingesetzten Verfahren müssen mathema-
tisch-statistische Regeln zugrundliegen, so dass eine repräsentative Übertragbarkeit der Stichprobenergeb-
nisse auf die Grundgesamtheit der Vorgänge gewährleistet ist. Die Auswahl der Stichproben muss dabei
dem Zufallsprinzip folgen. Die zufällig ausgewählten Aufgaben sollen anhand bestimmter Kriterien über-
prüft werden. Die Festlegung dieser Kriterien muss im Rahmen des Self-Customizing möglich sein.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
SK01.01
Stichprobenkontrollverfahren
Das HR-System muss die Umsetzung eines Stichprobenkontrollverfahrens nach den
§§ 70 bis 80: Nr. 6.4 LHO ermöglichen. Die Auswahl der Stichproben muss dabei dem
Zufallsprinzip folgen.
A
SK01.02
Allgemeine Anforderungen an das Stichprobenkontrollverfahren (1/2)
Das HR-System muss die Durchführung der Stichprobenprüfung vor Freigabe der zu
prüfendenden Fälle zur weiteren Verarbeitung ermöglichen. Das HR-System muss
dabei technisch sicherstellen, dass die weitere Bearbeitung der Daten der Stich-
probe bis zum Abschluss der Prüfung ausgeschlossen ist.
A
SK01.03
Allgemeine Anforderungen an das Stichprobenkontrollverfahren (2/2)
Das HR-System muss die freie Einstellung der Parameter, die Auswirkungen auf die
quantitative und qualitative Zusammensetzung der Stichprobe haben, durch die
Zentrale Fachadministration ermöglichen. Die Parameter müssen sich auf Änderun-
gen in spezifischen Datenfeldern beziehen können (z. B. Familienzuschlag, SV-
Beitragsgruppen, Bankverbindung, Überzahlung).
A
SK01.04
Etablierung eines Stichprobenkontrollverfahrens
Es muss der Zentralen Fachadministration ermöglicht werden, einen prozentualen
Anteil der Vorgänge festzulegen, die der Stichprobenkontrolle zugewiesen werden.
A
SK01.05
Prüfaufträge an die Sachbearbeitung
Die ermittelten Stichprobenvorgänge müssen automatisiert in Prüfaufträge an die
für die Stichprobenkontrolle zuständige Sachbearbeitung (nachfolgend „Stichpro-
benkontrolle Prüfgruppe“) überführt werden.
A
SK01.06
Zurückweisung einer Aufgabe nach Prüfung
Das HR-System muss der Sachbearbeitung „Stichprobenkontrolle Prüfgruppe“ die
Möglichkeit bieten, eine vom Stichprobekontrollverfahren zur Prüfung ausgewählte
Aufgabe mit Begründung -als Freitextfeld ohne Zeichenbegrenzung- an den ur-
sprünglichen Bearbeitenden zurückzuweisen. Dieser muss die Möglichkeit haben,
die Aufgabe erneut zu prüfen und die Bearbeitung ggf. zu korrigieren.
A
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SK01.07
Datenzugriff und -bearbeitung der Stichprobe
Das HR-System muss sicherstellen, dass Aufgabendaten der Stichprobe während der
manuellen Prüfung durch die Sachbearbeitung „Stichprobenkontrolle Prüfgruppe“
nicht durch andere Nutzende oder Systemeingriffe bearbeitet und geändert werden
können.
A
SK01.08
Dokumentation Stichprobenprüfung
Das HR-System muss die Stichprobenprüfungen dokumentieren. Hierbei sind alle
angewandten Parameter (z. B. Prozentsatz der Stichprobe, Datengrundlage) mit
aufzuführen.
A
SK01.09
Fehlermanagement und Berichtswesen
Im HR-System ist für das organisatorische Fehlermanagement im Stichprobenkon-
trollverfahren ein Berichtswesen (Auswertung der Stichprobenfälle) einzurichten,
um aus den gewonnenen Erkenntnissen über die Wirksamkeit und Wirtschaftlich-
keit ggf. nötige Konsequenzen zu ziehen.
A
4.7.13 Dokumentenerstellung - Bezügemitteilung
Im Folgenden sind Anforderungen an das HR-System zusätzlich zu jenen aus Kapitel 4.1.6 festgehalten, wel-
che nur die Bezügeabrechnung betreffen.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
DK01.18
Bezügemitteilung
Das HR-System muss die Bezügemitteilungen (Besoldung, Versorgung, Altersgeld
und Entgelt) nach den Vorschriften der Entgeltbescheinigungsverordnung automa-
tisiert erstellen.
A
DK01.19
Darstellung bezügewirksamer Änderungen
Das HR-System muss auf jede bezügewirksame Veränderung der Daten der Perso-
nalfälle seit der letzten Bezügemitteilung auf der folgenden Bezügemitteilung hin-
weisen.
A
DK01.20
Bezügemitteilung - Bedarfskriterien
Das HR-System muss der Zentralen Fachadministration die Möglichkeit bieten, die
Häufigkeit der Erstellung von Bezügemitteilungen zentral nach den Bedarfskriterien
- monatlich für alle Personalfälle (Standard),
- nur bei Veränderungen im Personalfall (Änderungen im Brutto, Netto, Pfändun-
gen, usw.),
- bei Erfüllung besonderer Kriterien z. B. Informationen über Hinweistexte.
- einzustellen.
A
DK01.21
Bezügemitteilung - manuelle Textbausteine
Das HR-System muss der Sachbearbeitung die Möglichkeit bieten, Freitextfelder
und Textbausteine für die Bezügemitteilung zu verwenden.
A
DK01.22
Bezügemitteilung – automatisiert eingefügte Textbausteine
Das HR-System solles ermöglichen, dass bei durch die Zentrale Fachadministration
festlegbaren Fallkonstellationen festgelegte Textbausteine automatisiert in der Be-
zügemitteilung verwendet werden. Die Fallkonstellation bezieht sich auf die vorhan-
denen Daten des HR-Systems. Zum Beispiel soll bei Gewährung des Familienzu-
schlags oder einer Zulage ein bestimmter Textbaustein in der Bezügemitteilung
enthalten sein solange die konkrete Fallkonstellation besteht.
B
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
DK01.23
Bezügemitteilung - Anlage
Das HR-System muss es ermöglichen, dass mit der Bezügemitteilung an einen durch
die Zentrale Fachadministration einstellbaren Personenkreis weitere Dokumente
versendet werden können.
A
DK01.24
Bezügemitteilung - Kürzung der Besoldung und Amtsbezüge wegen Gewährung ei-
ner Versorgung durch eine zwischenstaatliche oder überstaatliche Einrichtung
Das HR-System muss bei Erhalt einer Versorgung aus der Verwendung im öffentli-
chen Dienst einer zwischenstaatlichen oder überstaatlichen Einrichtung und bei
Kürzungen nach § 10 LBesG MV eine Änderungsmitteilung als Anlage zur Bezüge-
mitteilung automatisiert erstellen.
A
DK01.25
Anrechnung von Einkünften und Sachbezügen auf die Besoldung
Das HR-System muss bei der Anrechnung von Einkünften und Sachbezügen nach
den §§ 11, 12 und 80 Abs. 1 und 2 LBesG MV automatisiert eine Änderungsmittei-
lung als Anlage zur Bezügemitteilung erstellen.
A
DK01.26
Änderungsmitteilung zur Bezügeabrechnung
Das HR-System muss bei Ruhen von (Teilen von) Versorgungsbezügen automatisiert
eine (Änderungs-)Mitteilung als Anlage zur Bezügemitteilung erstellen.
A
DK01.27
Vorgriffshinweis auf Bezügemitteilung
Das HR-System muss, sofern im Vorgriff auf eine gesetzliche oder tarifvertragliche
Regelung bereits Zahlungen geleistet werden, einen entsprechenden Hinweis auf
der Bezügemitteilung festhalten.
A
4.7.14 Zahlung/Zahlbarmachung
Nach erfolgter Abrechnung der Bezüge ist die Zahlbarmachung zu veranlassen. Die Zahlbarmachung von
Bezügen umfasst die Zahlung und die im HKR-Verfahren vorzunehmende Buchung der Bezügezahlung. Zu
diesem Zweck sind sowohl Zahlungsverkehrsdateien an das Zahlungsverkehrsverfahren als auch Buchungs-
dateien an das HKR-Verfahren zu übergeben.
Es ist eine Schnittstelle zum zukünftigen HKR-Verfahren (Verfahren zum Haushalts-, Kassen- und Rech-
nungswesen = Buchungsverfahren) des Landes umzusetzen. Dabei handelt es sich um ein System auf Basis
von SAP S/4 HANA. Näheres zur technischen Ausprägung der Schnittstelle ist der Anforderung SS01.49 zu
entnehmen. Derzeit im Einsatz befindet sich die Software ProFiskal der Firma UNIT4 (nachfolgend „HKR-
Bestandsverfahren“). Auf Abruf des Auftraggebers ist für eine Übergangszeit ergänzend eine Schnittstelle
zum HKR-Bestandsverfahren zu realisieren (siehe Anforderung SS01.20).
4.7.14.1 Anforderungen an die Erstellung der Zahlungsverkehrsdatei (Zahlungsverkehrsverfahren PPM)
Für die Zahlung der Bezüge müssen eine oder mehrere Zahlungsverkehrsdateien aus dem HR-System er-
stellt werden und über eine Schnittstelle an das Zahlungsverkehrsverfahren übergeben werden. Die Zah-
lungsverkehrsdateien sind an das Zahlungsverkehrsverfahren zu übergeben. Eine Zahlungsverkehrsdatei
enthält die aus dem HR-System ermittelten einzelfallbezogenen bankrelevanten Zahlungen.
Die Zahlungen müssen zu den tariflichen bzw. gesetzlichen Fälligkeiten (Wertstellungstag) erfolgen. Dar-
über hinaus müssen Zahlungen u.a. arbeitstäglich möglich sein.
Die genaue Beschreibung ist der technischen Schnittstellenbeschreibung ST01.03 zu PPM zu entnehmen.
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ZZ01.01
Generierung einer Zahlungsverkehrsdatei
Das HR-System muss als Ergebnis der regelmäßigen Bearbeitung von Personalfällen
eine monatliche automatisierte Zahlungsverkehrsdatei zur Übergabe an das Zahlungs-
verkehrsverfahren generieren können (siehe ST01.03 zu PPM). Die Datei muss alle Be-
zügezahlungen je Personalfall beinhalten und ist nach Erstellung umgehend automa-
tisiert an das Zahlungsverkehrsverfahren zu übergeben.
A
ZZ01.02
Festlegung des Generierungszeitraums der Zahlungsverkehrsdatei
Das HR-System muss der Zentralen Fachadministration die Festlegung von beliebigen
regelmäßigen Abständen (arbeitstäglich, mehrmals wöchentlich, monatlich) für die
automatisierte Generierung der Zahlungsverkehrsdatei gemäß ZZ01.01 (s. Anlage
ST01.03 zu PPM). ermöglichen, um der Sachbearbeitung neben dem monatlichen Zah-
lungslauf weitere Zahlungsläufe zu ermöglichen.
A
ZZ01.03
Zahlungen innerhalb des SEPA-Gebiets
Das HR-System muss Bezügezahlungen innerhalb des SEPA-Gebiets ermöglichen. Die
Zahlungsverkehrsdatei darf nur Datensätze aus dem SEPA-Gebiet enthalten.
A
ZZ01.04
Doppelzahlungskontrolle
Das HR-System muss sicherstellen, dass jede Zahlung nur einmal je Zahlungsverkehrs-
datei enthalten ist.
A
ZZ01.05
Rückmeldung über erfolgreiche Übergabe der Zahlungsverkehrsdatei
Das HR-System soll nach erfolgreicher Erstellung der Zahlungsdatei einen Status am
Personalfall anbringen können (= Datei wurde an das Zahlungsverkehrsverfahren
übergeben).
B
ZZ01.06
Zahlungsbegleitinformation
Das HR-System muss für jede Zahlungsverkehrsdatei eine Zahlungsbegleitinformation
als druckbares Dokument erstellen (Summenprüfung).
A
4.7.14.2 Anforderungen an die Erstellung der Buchungsdatei (HKR-Verfahren)
Über alle Personalausgaben ist nach der Ordnung des Haushalts im HKR-Verfahren des Landes ordnungs-
gemäß Buch zu führen. Nach erfolgter Abrechnung der Bezüge ist der Nachweis der Bezügezahlungen auf
den dafür vorgesehenen Buchungsstellen im Haushalt des Landes als Summenbuchung vorzunehmen. Es
erfolgt keine einzelfallbezogene Buchung, sondern eine Summenbuchung. Diese erfolgt nach der vorgese-
henen Ordnung über die zur Auszahlung generierten Datensätze durch eine oder mehrere Buchungsda-
teien. Zu diesem Zweck erstellt das HR-System Buchungsdateien, die über eine Schnittstelle an das HKR-
Verfahren übergeben werden. Die Buchungsstelle setzt sich zusammen aus Einzelplan, Kapitel, Titel, Unter-
konto und Organisationseinheit (OEH).
Näheres zur technischen Ausprägung der Schnittstelle ist der Anforderung SS01.49 zu entnehmen.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ZZ02.01
Generierung einer Buchungsdatei (1/2)
Das HR-System muss je eine Buchungsdatei über zahlungswirksame und eine Buchungs-
datei über nicht zahlungswirksame Bezügebuchungen zur Übergabe an das HKR-
Verfahren generieren können (siehe ST01.02 zu HKR). Die Buchungsdatei ist nach Er-
stellung umgehend automatisiert an das HKR-Verfahren zu übergeben.
Es muss eine Summierung der Bruttobeträge nach Buchungsstellen erfolgen.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ZZ02.02
Generierung einer Buchungsdatei (2/2)
Das HR-System muss Buchungsdateien zu folgenden Sachverhalten nach der Ordnung
des Haushalts generieren können.
- Beiträge zur Sozialversicherung
- Steuern
- Umlagen und Beiträge
- Beiträge zur VBL
Die Buchungsdatei ist nach Erstellung umgehend automatisiert an das HKR-Verfahren
zu übergeben.
A
ZZ02.03
Schutz persönlicher und sensibler Daten bei Buchungen (Summenbuchung)
Das HR-System muss bei Erstellung der Buchungsdatei sicherstellen, dass Daten des Per-
sonalfalls und sensible Daten (Name Personalfall/Bankverbindungen/Überweisungsbe-
trag/…) nicht ans HKR-Verfahren übergeben werden.
A
ZZ02.04
Hinterlegung von Buchungsstellen
Das HR-System muss den Import der Buchungsstellen laut Haushaltsplan (Anlage 3.5
Suteda_Datei) und den Import der Organisationseinheiten als *.xlsx-Datei oder *.csv-
Datei ermöglichen. Eine Buchungsstelle besteht aus „Einzelplan – Kapitel – Titel – Un-
terkonto – Organisationseinheit“ und gilt für ein Jahr. Eine Aktualisierung muss auch
unterjährig als Import bzw. einzeln im System möglich sein. Organisationseinheiten
müssen auch manuell gepflegt werden können.
A
ZZ02.05
Plausibilitätsprüfung Buchungsstelle
Im HR-System ist eine Plausibilitätsprüfung bezüglich der, einem Personenfall zugeord-
neten, Buchungsstelle und Dienststelle auf Basis eines vom AG in der Umsetzungsphase
vorgegebenen Regelwerkes vorzusehen.
A
ZZ02.06
Sabbatical Buchung
Das HR-System muss beim Sabbatical (siehe Kapitel 4.7.10.7) die Buchung der Personal-
ausgaben inkl. des Buchens auf den Rückstellungstitel in der Arbeitsphase wie in der
Freistellungsphase ermöglichen.
A
ZZ02.07
Buchungsrückmeldungen
Das HR-System soll Verarbeitungsrückmeldungen (z. B. durch Quittungsdatei) vom HKR-
Verfahren (= übergebene Datei wurde korrekt übergeben und kann im HKR-Verfahren
verwendet werden) empfangen, verarbeiten und der Zentralen Fachadministration an-
zeigen können.
B
4.7.14.3 Übergreifende Anforderungen an die Zahlbarmachung (Buchung und Zahlung) von Bezügen
Die Anforderungen dieses Abschnitts der übergreifenden Anforderungen an die Zahlbarmachung von Be-
zügen sind jeweils für die Buchung und die Zahlung der Bezügebestandteile umzusetzen.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ZZ03.01
Mandantenbezogene differenzierte Zusammenfassung der Zahlungsbeträge durch se-
parate Buchungs- und Zahlungsverkehrsdateien
Das HR-System muss sicherstellen, dass je Mandant eine getrennte Buchungsdatei und
eine Zahlungsverkehrsdatei der Zahlungsbeträge, differenziert nach Organisationseinhei-
ten, erstellt werden kann. Die jeweiligen Namenskonventionen (Name der Datei) aus den
Schnittstellenbeschreibungen sind zu beachten.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ZZ03.02
Auszahlung an Dritte (1/2)
Im HR-System müssen Auszahlungsempfänger neben den Berechtigten auch andere na-
türliche Personen (z. B. Kind) und juristische Personen (z. B. Jugendamt) sein können.
A
ZZ03.03
Auszahlung an Dritte (2/2)
Bei Auszahlungen an andere natürliche Personen (z. B. Kind) und juristische Personen (z.
B. Jugendamt) neben den Berechtigten muss es zukünftig möglich sein, den Grund für die
Zahlung an Dritte zu kennzeichnen, z. B. Abzweigung, Erstattung, anderes Konto, Freitext
oder ähnliches.
A
ZZ03.04
Beitragsabführung Krankenkasse nach ITSG
Das HR-System muss die Auszahlung der Krankenkassenbeiträge zu den jeweiligen Fällig-
keitsterminen anhand der elektronischen Beitragsnachweise pro Krankenkasse nach ein-
zelnen Hauptbetriebsnummern in einer Summe nach ITSG ermöglichen. Maßgebend für
die jeweilige Fälligkeit ist § 23 SGB IV, wobei über die bundeseinheitlichen Feiertage hin-
aus auch sämtliche länderspezifische Feiertage zu berücksichtigen sind.
A
ZZ03.05
Rücknahme der Anordnungsfreigabe (Rückruf)
Das HR-System muss einen Überweisungsrückruf für Zahlungen ermöglichen, die noch
nicht zur Auszahlung gebracht wurden. Der Rückruf ist der Landeszentralkasse zu über-
mitteln.
A
4.7.15 Steuerbehandlung
Im Kapitel Steuerbehandlung werden die Themen Lohnsteuerbehandlung und Lohnsteueranmeldung be-
rücksichtigt.
4.7.15.1 Lohnsteuerbehandlung
Das HR-System muss die für jeden Personalfall berechneten Lohnsteuern je Abrechnungseinheit (definiert
durch die jeweilige Steuernummer des Arbeitgebers) kumulieren und diese Summen elektronisch an das
HKR-Verfahren und zur Anmeldung beim Finanzamt an die Schnittstelle Elster übergeben.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
SB01.01
Ermittlung (Kumulierung) der Lohnsteuern je Abrechnungseinheit
Das HR-System muss die berechneten Lohnsteuern automatisiert den entspre-
chenden Abrechnungseinheiten zuordnen und kumulieren. Möglich sind für ei-
nen Mandanten Lohnsteuern für n-Steuernummern.
A
SB01.02
Übergabe der Lohnsteuer an das HKR-Verfahren
Das HR-System muss die je Abrechnungseinheit, Mandant und Steuerart ermittelten
und kumulierten Lohnsteuern automatisiert an das HKR-Verfahren (Schnittstelle
SS01.20) übergeben.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
SB01.03
Übernahme in Lohnsteueranmeldung
Das HR-System muss die ermittelten Steuern je Abrechnungseinheit zuordnen und
in die jeweiligen individuellen Lohnsteueranmeldungen übernehmen (automatische
ELSTER-Vorbereitung ebenfalls möglich) können. Für jede Steuernummer des Ar-
beitgebers ist eine Lohnsteueranmeldung zu erstellen. Weiterhin muss das HR-
System ein ausgefülltes Dokument nach dem amtlichen Muster der Lohnsteueran-
meldung automatisiert erstellen.
Mehrfachübergaben ohne Korrekturen der ursprünglichen Anmeldungen insbeson-
dere gemäß § 153 AO sind nicht möglich (Dokumentation erforderlich).
A
SB01.04
Kontrollmaßnahmen
Das HR-System muss Kontrollmaßnahmen zur Wahrung des 4-Augen-Prinzips und
zur Sicherstellung der korrekten Steueranmeldungen (z. B. Summen der Abrech-
nungseinheiten, Mandanten und Steuerarten ergeben Gesamtsumme der Steuern)
anbieten und durchführen.
A
SB01.05
Lohnkonto
Das HR-System muss die Führung von kalenderjährlichen Lohnkonten insbesondere
nach den Vorgaben der §§ 41, 41b EStG in Verbindung mit § 4 LStDV ermöglichen.
Insbesondere
- sind in das Lohnkonto die relevanten Daten aus der vom Finanzamt ausgestell-
ten Bescheinigung entsprechend § 41 Abs. 1 Satz 2 EStG zu übernehmen,
- sind in das Lohnkonto automatisiert, die relevanten Daten aus dem HR-System
entsprechend § 4 Abs. 1 und 2 LStDV zu übernehmen,
- ist im Lohnkonto automatisiert die Art und Höhe des gezahlten Arbeitslohns
einschließlich der steuerfreien Bezüge sowie die einbehaltene oder übernom-
mene Lohnsteuer entsprechend § 41 Abs. 1 Satz 3 EStG einzutragen,
- sind im Lohnkonto automatisiert die Leistungen nach § 41 Abs. 1 Satz 4 EStG
einzutragen,
- sind im Lohnkonto automatisiert Vermerke entsprechend § 41 Abs. 1 Satz 5 und
6 EStG einzutragen,
- ist das Lohnkonto automatisiert kalenderjährlich bzw. zum Ende eines Dienst-
verhältnisses entsprechend § 41b Abs. 1 Satz 1 EStG abzuschließen.
A
SB01.06
Elektronische Steuerprüfung
Das HR-System muss die elektronischen Steuerprüfung des Finanzamtes über die
Digitale Lohnschnittstelle Schnittstelle (siehe SS01.05) ermöglichen.
A
4.7.15.2 Lohnsteueranmeldung
Das HR-System soll die automatisierte Lohnsteueranmeldung ermöglichen. Dazu muss das HR-System die
Nutzung von ELSTER ermöglichen.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
SB02.01
Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei der Vorbereitung der Steueranmeldung
Das HR-System muss gewährleisten, dass die Vorbereitung der Lohnsteueranmel-
dung transparent und nachvollziehbar ist. Dabei muss das HR-System die Anmelde-
daten für die Lohnsteueranmeldung über Schnittstelle (maschinelle Abfrage der
Versicherungsnummer bei der Datenstelle der Rentenversicherung, siehe SS01.04)
automatisiert ermitteln.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
SB02.02
Automatisierung und Medienbrüche
Das HR-System muss ermöglichen, dass die Lohnsteueranmeldung automatisiert
vorgenommen werden kann. Das HR-System muss bei Bedarf dazu notwendige, feh-
lende Daten von der Zentralen Fachadministration einfordern. Dabei muss gewähr-
leistet sein, dass die Durchführung der Lohnsteueranmeldung transparent und
nachvollziehbar ist.
A
SB02.03
ELSTER-Zertifikateigenschaften
Das HR-System muss die ELSTER-Zertifikateigenschaften darstellen.
A
SB02.04
Nutzung von ELSTER
Das HR-System muss die Nutzung von ELSTER über Schnittstellen (maschinelle Ab-
frage der Versicherungsnummer bei der Datenstelle der Rentenversicherung und
Zahlstellenmeldeverfahren, siehe SS01.04) ermöglichen. Dabei muss die Nutzung
für mehrere Mandanten möglich sein.
A
SB02.05
An- und Abmeldung bei ELStAM, Abruf von Änderungslisten
Das HR-System muss über die Schnittstelle (Unfallversicherung UV Lohnnachweis,
siehe SS01.04)
- die An- und Abmeldung in der ELStAM-Datenbank inklusive der Verarbeitung
der dazugehörigen Rückmeldungen,
- den Abruf der monatlichen Änderungslisten und
- die Einspielung der abgerufenen Daten in die monatliche Abrechnung
ermöglichen.
A
SB02.06
Übermittlungsprotokolle
Das HR-System muss die Übermittlungsprotokolle für die Lohnsteueranmeldungen
an das Dokumentenmanagementsystem (DMS) übergeben.
A
SB02.07
Fristgerechte Übermittlung
Das HR-System muss die Lohnsteueranmeldungen fristgerecht, d.h. spätestens bis
zum 10. des Folgemonats automatisiert über die Schnittstelle SB02.07 übermitteln.
A
SB02.08
Ausdruck der Lohnsteuerbescheinigungsdaten
Das HR-System muss die Lohnsteuerbescheinigungsdaten in einem Dokument zu-
sammenstellen können.
A
SB02.09
Ausdruck der übermittelten Lohnsteuerbescheinigungsdaten
Das HR-System muss die elektronisch übermittelten Lohnsteuerbescheinigungsda-
ten auch unterjährig in einem Dokument zusammenstellen können.
A
4.7.16 Pfändungen, Abtretungen und Aufrechnungen
Im Rahmen der Entgeltermittlung muss die Bearbeitung von
- gewöhnlichen Pfändungen,
- Unterhaltspfändungen,
- Abtretungen,
- Aufrechnungen und
- Insolvenzfällen
möglich sein. Soweit bei den Anforderungen nur „Pfändungen“ erwähnt werden, sind hiermit die gewöhn-
lichen Pfändungen und die Unterhaltspfändungen gemeint.
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
PF01.01
Bearbeitung von gewöhnlichen Pfändungen
Das HR-System muss die Bearbeitung von gewöhnlichen Pfändungen ermöglichen.
A
PF01.02
Bearbeitung von Unterhaltspfändungen
Das HR-System muss die Bearbeitung von Unterhaltspfändungen ermöglichen.
A
PF01.03
Bearbeitung von Abtretungen, Aufrechnungen und Insolvenzfällen
Das HR-System muss die Bearbeitung von
- Abtretungen nach den §§ 398 ff. BGB,
- Aufrechnungen nach den §§ 387 ff. BGB und
- Insolvenzfällen
ermöglichen.
A
PF01.04
Pfändungsarten
Das HR-System muss über die in PF01.01(Bearbeitung von gewöhnlichen Pfändun-
gen) – PF01.03(Bearbeitung von Abtretungen, Aufrechnungen und Insolvenzfällen)
genannten Pfändungsarten hinaus die Pfändungsarten
- Pfändung des Auszahlungsbetrags und
- Pfändung eines manuell vorgegebenen Betrages
für Sonderfälle ermöglichen.
A
PF01.05
Erfassung der Gläubiger
Das HR-System muss die Erfassung der Daten der Gläubiger ermöglichen. Hierzu
zählen insbesondere
- Name,
- Vorname,
- Firma
- IBAN
- Gläubiger-Aktenzeichen
A
PF01.06
Historisierter Status
Das HR-System muss je Pfändungsaufgabe einen Status inkl. dessen Historie ermög-
lichen. Folgende Status müssen ermöglicht werden:
- aktiv: Pfändung ist bei der Berechnung des Auszahlungsbetrages zu berücksich-
tigen,
- ruhend: der Gläubiger hat die Pfändung ruhend gestellt bzw. ein Insolvenzver-
fahren wurde eröffnet (manuell zu setzen),
- aufgehoben: der Gläubiger hat auf die Geltendmachung der Forderung verzich-
tet (manuell zu setzen),
- erledigt: Rückzahlung nebst Nebenleistungen und Zinsen ist vollständig erfolgt
bzw. nach Restschuldbefreiung im Insolvenzfall,
- erledigt durch Schriftverkehr.
A
PF01.07
Darstellung der Pfändungsaufgaben und Filterung nach Status
Das HR-System muss der Sachbearbeitung alle Pfändungsaufgaben in einer Über-
sicht darstellen. Das HR-System muss dabei die Pfändungsaufgaben mit dem setzen
des Status „aufgehoben“, „erledigt“ und „erledigt durch Schriftverkehr“ standard-
mäßig ausblenden. Nach Wahl der Sachbearbeitung müssen diese Pfändungsaufga-
ben eingeblendet werden können.
Die Pfändungsaufgaben müssen aus der Übersicht heraus aufgerufen werden kön-
nen.
A
PF01.08
Automatisierte Löschung
Das HR-System muss Pfändungsaufgaben mit dem Status „aufgehoben“, „erledigt“
und „erledigt durch Schriftverkehr“ 5 Jahre nach dem Statuswechsel nach Freigabe
der Einzelaufgaben durch die Sachbearbeitung löschen.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
PF01.09
Darstellung der Berechnung
Das HR-System muss die Berechnung von Pfändungen, Abtretungen und Aufrech-
nungen inkl. Teilergebnissen detailliert und nachvollziehbar darstellen.
A
PF01.10
Ausdruck der Berechnung
Das HR-System muss die Berechnung von Pfändungen, Abtretungen und Aufrech-
nungen inkl. Teilergebnissen im Format DOCX exportieren können.
A
PF01.11
Netto-Methode
Das HR-System muss die pfändbaren Beträge nach der Netto-Methode gemäß dem
Urteil des Bundesarbeitsgerichtes (BAG, Urteil vom 17.04.2013, 10AZR 59/12) be-
rechnen.
A
PF01.12
Entstehungsprinzip
Das HR-System muss nach dem Entstehungsprinzip Nachzahlungen/Rückrechnun-
gen dem Zahlungsabschnitt zuordnen, für den sie nachträglich gezahlt werden (BGH
Beschluss vom 24.01.2018, VII ZB 21/17).
Das HR-System muss dabei eine Vergleichsrechnung vornehmen:
- Was hätte im Rückrechnungsmonat gepfändet werden sollen?
- Was wurde bereits gepfändet?
Das HR-System soll die Differenz als pfändbaren Betrag an die jeweilige Gläubigerin
bzw. den Gläubiger überweisen.
Eine Nachzahlung darf nicht auf die Bezüge des laufenden Monats für die Prüfung
der Pfändungsgrenze aufgeschlagen werden.
A
PF01.13
Parallele, begrenzte Erfassung aktiver Pfändungen
Das HR-System muss je Personalfall zusammen 50 aktive Pfändungen, Abtretungen
bzw. Aufrechnungen parallel erfassbar machen können.
A
PF01.14
Parallele, unbegrenzte Erfassung aktiver Pfändungen
Das HR-System muss je Personalfall aktive Pfändungen, Abtretungen bzw. Aufrech-
nungen ohne zahlenmäßige Begrenzung parallel erfassbar machen können.
A
PF01.15
Parallele Erfassung aufgehobener und erledigter Einbehaltungen
Das HR-System muss je Personalfall aufgehobene und erledigte Einbehaltungen
ohne zahlenmäßige Begrenzung vorhalten.
A
PF01.16
Manuelle Festlegung der Rangfolge von Pfändungen, Abtretungen und Aufrech-
nungen
Das HR-System muss die manuelle Festlegung der Rangfolge von Pfändungen, Ab-
tretungen und Aufrechnungen und die Änderung dieser Rangfolge ermöglichen.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
PF01.17
Automatisierte Ermittlung der Rangfolge von Pfändungen, Abtretungen und Auf-
rechnungen
Das HR-System muss die Rangfolge von Pfändungen, Abtretungen, Aufrechnungen
und Insolvenzen gemäß den gesetzlichen Vorgaben anhand folgender Daten auto-
matisiert ermitteln:
- Zugangsdaten von Pfändung- und Überweisungsbeschlüssen (§ 804 Abs. 3
ZPO),
- Zugangsdaten von Pfändungs- und Einziehungsverfügungen bei öffentlich-
rechtlichen Forderungen (z. B. § 309 AO),
- Daten der Unterzeichnung von Abtretungen (§ 398 BGB),
- Daten der Entstehung der Aufrechnungslage (§§ 387 ff BGB) und
- Datum des Eröffnungsbeschlusses.
Das HR-System muss gleichrangige Pfändungen anhand der Zugangsdaten (Zustel-
lungsdatum und Zustellungsuhrzeit) automatisiert ermitteln und diese automati-
siert kennzeichnen.
A
PF01.18
Berechnung nach Rangfolge
Das HR-System muss jede Pfändung, Abtretung bzw. Aufrechnung entsprechend der
Rangfolge mit ihren speziellen Merkmalen berechnen. Das HR-System muss je Per-
sonalfall die Kombination der Pfändungsarten ermöglichen.
A
PF01.19
Überweisung an Gläubigerin bzw. Gläubiger
Das HR-System muss die Überweisung an die jeweilige Gläubigerin bzw. den Gläu-
biger ermöglichen.
A
PF01.20
Pfändung ohne Überweisung
Das HR-System muss Pfändungen ohne Überweisung z. B. nach § 845 ZPO ermögli-
chen.
A
PF01.21
Pfändung des Lohnsteuerjahresausgleichs
Das HR-System muss die Pfändung des Lohnsteuerjahresausgleichs als Bestandteil
jeder Einbehaltung ermöglichen.
A
PF01.22
Jährliche Anpassung der Pfändungsfreigrenzenbekanntmachung
Das HR-System muss die jährliche Pfändungsfreigrenzenbekanntmachung automa-
tisiert umsetzen. Dies beinhaltet auch die Anpassung der Pfändungsfreibeträge für
die Jahressonderzahlung und die Sonderzahlung.
A
PF01.23
Manuelle Kennzeichnung gleichrangiger Pfändungen und automatisierte Auftei-
lung des pfändbaren Betrages
Das HR-System muss der Sachbearbeitung ermöglichen, gleichrangige Pfändungen
manuell zu kennzeichnen.
Das HR-System muss den pfändbaren Betrag unter den gleichrangigen Pfändungen
anhand des Verhältnisses der Schuld der einzelnen Pfändung zur Gesamtschuld au-
tomatisiert aufteilen.
A
PF01.24
Manuelle Aufteilung des pfändbaren Betrages
Das HR-System muss der Sachbearbeitung ermöglichen, den pfändbaren Betrag un-
ter den gleichrangigen Pfändungen manuell aufzuteilen.
A
PF01.25
Automatisierte Ermittlung des pfändbaren Arbeitseinkommens
Das HR-System muss das pfändbare Arbeitseinkommen nach den §§ 850, 850a,
850c, 850e ZPO automatisiert ermitteln.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
PF01.26
Erfassung des Arbeitseinkommens Dritter
Das HR-System muss nach § 850e Nr. 2 und 2a ZPO die Erfassung von Arbeitsein-
kommen Dritter (Zusammenrechnungsbeschluss) ermöglichen.
A
PF01.27
Erfassung von der Pfändung entzogener Bezüge
Das HR-System muss nach § 850e Nr. 1 ZPO die Erfassung von der Pfändung entzo-
gener Bezüge (z. B. Beiträge zur privaten Krankenversicherung von Beamten) er-
möglichen.
A
PF01.28
Manuelle Erfassung der unterhaltspflichtigen Personenzahl
Das HR-System muss bei der Berechnung der Pfändungen, Abtretungen, Aufrech-
nungen und bei Insolvenzfällen nach § 850c ZPO (gemäß Tabelle) die manuelle Er-
fassung der unterhaltspflichtigen Personenanzahl ermöglichen.
A
PF01.29
Berechnung der teilweisen Nichtberücksichtigung unterhaltspflichtiger Personen
Das HR-System muss bei der Berechnung der gewöhnlichen Pfändung nach § 850c
Abs. 6 ZPO (gemäß Tabelle) die teilweise Nichtberücksichtigung unterhaltspflichti-
ger Personen lt. Beschluss des OLG Oldenburg vom 26.09.1994 – 2 W 95/94 bzw. lt.
Pfändungsrechner z. B. unter www.judis.info/downloads automatisiert berechnen.
A
PF01.30
Berücksichtigung aller Pfändungsgrenzen
Das HR-System muss bei der Berechnung der gewöhnlichen Pfändung nach § 850c
ZPO (gemäß Tabelle) alle Pfändungsgrenzen (Grundbetrag, Freibetrag für weitere
unterhaltspflichtige Personen, Höchstbetrag) automatisiert berücksichtigen.
A
PF01.31
Erfassung des pfändbaren Betrages
Das HR-System muss bei der Berechnung der gewöhnlichen Pfändung nach § 850c
ZPO (gemäß Tabelle) die Eingabe des pfändbaren Betrages ermöglichen.
A
PF01.32
Erfassung eines Selbstbehaltes
Das HR-System muss bei der Berechnung der gewöhnlichen Pfändung nach § 850c
ZPO (gemäß Tabelle) die Erfassung eines durch das Amtsgericht festgelegten Selbst-
behalts nach § 850f ZPO als festen Betrag ermöglichen.
A
PF01.33
Erfassung unpfändbarer Beträge
Das HR-System muss bei der Berechnung der gewöhnlichen Pfändung nach § 850c
ZPO (gemäß Tabelle)
- die Erfassung eines zusätzlichen Prozentsatzes der übersteigenden Beträge, die
unpfändbar bleiben sollen und zusätzlich
- die Erfassung eines festen Betrages, z. B. wenn tatsächlich geleisteter Unterhalt
zu berücksichtigen ist,
ermöglichen.
A
PF01.34
Berechnung des für die Pfändung abzuführenden Betrages
Das HR-System muss bei der Berechnung der gewöhnlichen Pfändung nach § 850c
ZPO (gemäß Tabelle) den für die Pfändung abzuführenden Betrag berechnen.
A
PF01.35
Unterhaltspfändung - Erfassung eines unpfändbaren Betrages
Das HR-System muss nach § 850d ZPO im Rahmen der Unterhaltspfändungen die
Erfassung eines durch das Amtsgericht festgelegten unpfändbaren Betrags ermögli-
chen.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
PF01.36
Unterhaltspfändung - Berücksichtigung unpfändbarer Beträge
Das HR-System muss die unpfändbaren Beträge bei einer Unterhaltspfändung nach
§ 850 d Satz 2 ZPO in Verbindung mit § 850 a ZPO, insbesondere
- ¼ Mehrarbeitsentschädigung,
- ½ Urlaubsgeld und ½ Jubiläumszuwendung,
- ½ Weihnachtsgeld
berücksichtigen.
A
PF01.37
Unterhaltspfändung - Automatisierte Ermittlung des pfändbaren Arbeitseinkom-
mens
Das HR-System muss das pfändbare Arbeitseinkommen nach § 850d ZPO automati-
siert ermitteln.
A
PF01.38
Unterhaltspfändung - Erfassung des Arbeitseinkommens Dritter
Das HR-System muss die Erfassung von Arbeitseinkommen Dritter (Zusammenrech-
nungsbeschluss) bei einer Unterhaltspfändung ermöglichen.
A
PF01.39
Unterhaltspfändung - Erfassung von der Pfändung entzogener Bezüge
Das HR-System muss die Erfassung von der Pfändung entzogener Bezüge (z. B. Bei-
träge zur privaten Krankenversicherung von Beamten) bei einer Unterhaltspfän-
dung ermöglichen.
A
PF01.40
Berechnungen im Rahmen der Unterhaltspfändung
Das HR-System soll im Rahmen der Unterhaltspfändungen Unterhaltsrückstände
und den laufenden Unterhalt automatisiert berechnen. Dabei sollen die Zahlung des
laufenden Unterhalts und, wenn vom pfändbaren Betrag her möglich, die Ab-
schmelzung des Rückstandes berücksichtigt werden. Reichen die pfändbaren Be-
träge für die Zahlung des laufenden Unterhalts nicht aus, soll der Rückstand auto-
matisiert aufgebaut werden. Dies soll ebenfalls manuell festgelegt werden können.
B
PF01.41
Unterhaltspfändungen - Erfassung unpfändbarer Beträge
Das HR-System muss die Erfassung eines zusätzlichen Prozentsatzes und Bruchteils
(z. B. 0,75 oder 1,5 oder 2/3) der übersteigenden Beträge, die unpfändbar bleiben
sollen, ermöglichen.
A
PF01.42
Vergleichsberechnung zwischen Unterhaltspfändung und gewöhnlicher Pfändung
Das HR-System muss nach § 850d Abs. 1 Satz 3 ZPO eine Vergleichsberechnung zwi-
schen Unterhaltspfändung nach § 850d ZPO und gewöhnlicher Pfändung nach
§ 850c ZPO ermöglichen. Dabei muss das HR-System den pfändbaren Betrag zum
einen nach § 850d ZPO und zum anderen nach § 850c ZPO berechnen. Anschließend
muss das HR-System die Überweisung des höheren der beiden Beträge an die Gläu-
bigerin bzw. den Gläubiger veranlassen.
A
PF01.43
Abtretung und Aufrechnung - Erfassung der unterhaltspflichtigen Personenanzahl
Das HR-System muss der Sachbearbeitung ermöglichen, dass bei Abtretungen und
Aufrechnungen die unterhaltspflichtige Personenzahl erfasst werden kann.
A
PF01.44
Abtretung und Aufrechnung - Erfassung der von der Pfändung entzogenen Bezüge
Das HR-System muss nach § 850e in Verbindung mit § 400 BGB (Abtretung) bzw. in
Verbindung mit § 394 BGB (Aufrechnung) der Sachbearbeitung ermöglichen, dass
bei Abtretungen und Aufrechnungen von der Pfändung entzogene Bezüge (z. B. Bei-
trag zur privaten Krankenversicherung bei Beamten) erfasst werden können.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
PF01.45
Abtretung und Aufrechnung - Berechnung des an die Gläubigerin bzw. den Gläu-
biger abzuführenden Betrages
Das HR-System muss bei Abtretungen und Aufrechnungen den an die Gläubigerin
bzw. den Gläubiger abzuführenden Betrag berechnen.
A
PF01.46
Abtretung und Aufrechnung - Berechnung des pfändbaren Betrages
Das HR-System muss bei Abtretungen und Aufrechnungen den pfändbaren Betrag
der Abtretung bzw. der Aufrechnung analog § 850e ZPO Nr. 2 und 2a in Verbindung
mit § 850c ZPO berechnen.
A
PF01.47
Abtretung und Aufrechnung - Berücksichtigung der Pfändungsgrenzen
Das HR-System muss bei Abtretungen und Aufrechnungen alle Pfändungsgrenzen
(Grundbetrag und Freibeträge für weitere unterhaltspflichtige Personen) automati-
siert berücksichtigen.
A
PF01.48
Insolvenzfälle und Unterhaltspfändungen - Zahlungsende
Das HR-System muss bei Insolvenzfällen gemäß § 287 Abs. 2 InsO und bei Unter-
haltspfändungen die Erfassung des Enddatums ermöglichen.
Das HR-System muss bei Insolvenzfällen und bei Unterhaltspfändungen nach Errei-
chen des Enddatums die Pfändungszahlungen automatisiert einstellen.
A
PF01.49
Insolvenzfälle - Rangfolge der Aktivierung vorhandener Pfändungen
Das HR-System soll bei Insolvenzfällen Pfändungen, welche nach dem Enddatum
vorhanden sind, entsprechend der Rangfolge wieder aktivieren.
B
PF01.50
Insolvenzfälle - Berechnung des pfändbaren Betrages
Das HR-System muss bei Insolvenzfällen die Berechnung des pfändbaren Betrages
analog zur üblichen Berechnung des pfändbaren Betrages im HR-System ermögli-
chen.
A
PF01.51
Datenerfassung, Fortführung und Zinsberechnung
Das HR-System muss bei allen Pfändungen, Abtretungen und Aufrechnungen die se-
parate Erfassung und Fortführung des Folgenden ermöglichen:
- Hauptschuld mit Zinsen,
- Hauptschuld ohne Zinsen,
- Kosten mit Zinsen,
- Kosten ohne Zinsen und
- bereits festgestellte Zinsen.
Weiterhin muss das HR-System die Erfassung
- eines manuellen Zinssatzes,
- unterschiedlicher manueller Zinssätze,
- eines Zinssatzes über dem jeweils aktuellen Basiszinssatz und
- eines Zinssatzes über dem jeweils aktuellen Basiszinssatz kombiniert mit zu-
sätzlicher Vorgabe eines manuellen Zinssatzes
ermöglichen.
Das HR-System muss die Durchführung einer Zinsberechnung für alle Pfändungen,
Abtretungen und Aufrechnungen ab einem im Beschluss genannten Datum und mo-
natlich laufend ermöglichen.
A
PF01.52
Dokumentenerstellung - Pfändungsblätter
Das HR-System muss die Erstellung von Pfändungsblättern nach dem Muster von
Anlage 3.7 (Musterpfändungsblatt) oder eine vergleichbare Überwachungsmöglich-
keit der monatlich fortgeführten/abgeführten Pfändungsbeträge ermöglichen.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
PF01.53
Darstellung abgeführter pfändbarer Beträge
Das HR-System muss die abgeführten pfändbaren Beträge je Personalfall zu einem
durch die Sachbearbeitung bestimmten Stichtag übersichtlich darstellen und die
Übersicht im Format DOCX exportierbar machen.
A
PF01.54
Darstellung zu bedienender Pfändungen/Abtretungen/Aufrechnungen
Das HR-System muss die vorrangig zu bedienenden Pfändungen/Abtretungen/Auf-
rechnungen je Personalfall zu einem bestimmten Stichtag übersichtlich darstellen
und die Übersicht im Format DOCX exportierbar machen.
A
4.7.17 Einwandbehandlung
Die Prozesse der Einwandbehandlung sind nachgelagerte Prozesse im Bezügeverfahren. Personalfälle kön-
nen in den Fachbereichen Besoldung und Versorgung (inkl. Altersgeld) Widerspruch einlegen, um eine Voll-
oder Teilabhilfe zu erwirken, wenn z. B. Zweifel an der Höhe der festgesetzten Bezüge bzw. einer dafür
vorbereitenden Entscheidung bestehen. Das HR-System muss die Prozesse der Einwandbehandlung abbil-
den.
Eingehende Schreiben werden im HR-System erfasst und automatisch den zugehörigen Bezügeaufgaben
zugeordnet. Die Sachbearbeitung muss Widersprüche aus dem Widerspruchsverzeichnis als zentrale Über-
sicht zur Bearbeitung aufrufen können. Im Rahmen der Bearbeitung wird durch die Sachbearbeitung über
eine Abhilfe entschieden. Soweit eine Teilabhilfe oder eine Zurückweisung in Betracht kommt, muss eine
Abgabe der Aufgabe an das Justiziariat erfolgen. In diesem Fall findet eine weitere Bearbeitung durch die
Sachbearbeitung des Justiziariates im HR-System statt. Wenn Dokumente versendet werden, sollen auto-
matisiert Wiedervorlagen für die Sachbearbeitung gesetzt werden (WF02.21 (Automatisierte Wiedervorla-
gen von Aufgaben)).
Weiterhin werden verwaltungsgerichtliche und arbeitsgerichtliche Klagen bearbeitet. Der Austausch von
Aktendokumenten und Schreiben mit den Gerichten erfolgt über das besondere Behördenpostfach (beBPo)
(siehe SS01.43).
Unabhängig davon werden Änderungsanträge als Abänderung vorangegangener Entscheidungen bearbei-
tet. Als Änderungsantrag ist in den Fachbereichen Besoldung und Versorgung (inkl. Altersgeld) ein Antrag
nach den §§ 32, 48, 49 und 51 Landesverwaltungsverfahrensgesetz MV zu verstehen. Im Fachbereich Ent-
gelt erfolgen Einwände mittels einfachem Schreiben ggf. unter Bezugnahme auf die Ausschlussfrist des § 37
TV-L.
Außerdem müssen im HR-System aufgrund eines Kostenfestsetzungsantrags die Kosten, Gebühren und
Auslagen nach dem Gerichtskostengesetz und dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz erfasst und auf Plausi-
bilität überprüft werden.
Abschließend muss das HR-System die Bearbeitung von Dienstaufsichtsbeschwerden ermöglichen.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
WS01.01
Widerspruchsbearbeitung
Das HR-System muss die aufeinanderfolgende Bearbeitung von Widersprüchen
durch mehrere Sachbearbeitende ermöglichen.
A
13. Dezember 2024
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
WS01.02
Prozessablauf Widerspruchsbearbeitung
Im HR-System muss die Widerspruchsbearbeitung gemäß dem konkreten Ablauf-
schema in Anlage 3.8 (Widerspruchsprozess) umgesetzt werden.
A
WS01.03
Klagebearbeitung
Das HR-System muss die Bearbeitung von Klagen ermöglichen.
A
WS01.04
Änderungsantragsbearbeitung
Das HR-System muss die Bearbeitung von Änderungsanträgen ermöglichen.
A
WS01.05
Widerspruch - fehlende Zuordnung
Im HR-System muss die Sachbearbeitung in der Lage sein, den Widerspruch an den
Aufgabenbereich der Dezernatsgruppenleitung übergeben zu können, wenn auf
Grundlage der eingegebenen Daten der Widerspruchsaufgabe kein Ausgangsbe-
scheid bzw. keine Bezügemitteilung gefunden wurde.
A
WS01.06
Widerspruch - Ablehnungsbescheid
Das HR-System muss fähig sein, auf Grundlage der erfassten Eingangsdaten von Aus-
gangsbescheid und Widerspruch und der geltenden Widerspruchsfristen, nicht frist-
gerecht eingegangene Widersprüche zu erkennen und die Fristüberschreitung der
Sachbearbeitung anzuzeigen.
Weiterhin muss das HR-System fähig sein, formunwirksame Widersprüche mittels
nicht qualifiziert signierter E-Mail mit PDF-Anhang zu erkennen und die Formun-
wirksamkeit der Sachbearbeitung anzuzeigen.
In beiden Fällen muss das HR-System der Sachbearbeitung automatisiert einen ab-
lehnenden Bescheid, unter Nutzung von durch die Zentrale Fachadministration edi-
tierbaren Dokumentenvorlagen und Textbausteinen, zur Verfügung stellen.
A
WS01.07
Widerspruch - jederzeitiger Abschluss der Widerspruchsaufgabe
Das HR-System muss der Sachbearbeitung die Möglichkeit bieten, die Wider-
spruchsaufgabe jederzeit - auch ohne Bescheiderstellung - abzuschließen, wenn
z. B. der Widerspruch zurückgenommen wurde. Dabei muss der Sachbearbeitung
die Auswahl eines Abschlussgrundes aus einer Liste ermöglicht werden. Die Liste
der Abschlussgründe muss durch die Zentrale Fachadministration editierbar sein.
A
WS01.08
Widerspruch - Weiterleitung an Bezügedezernat
Das HR-System muss fähig sein, die Widerspruchsaufgabe über einen, durch die
Zentrale Fachadministration konfigurierbaren, Laufweg an mehrere Sachbearbei-
tende zu leiten. Der aktuelle Laufweg, der vom AN initial im HR-System zu hinterle-
gen ist, ist in Anlage 3.9 (Laufweg Widerspruch)zusammengefasst.
A
WS01.09
Abgabevermerk
Das HR-System muss eine Dokumentation der Abgabe der Widerspruchsaufgabe (z.
B. vom Bezügedezernat zum Justiziariat) ermöglichen. Dabei muss das Datum der
Abgabe protokolliert werden. Soweit die Abgabe nicht über ein Dokument erfolgt,
ist dafür ein Freitextfeld ohne Zeichenbegrenzung notwendig.
A
WS01.10
Widerspruch - Auslesung Postzustellungsurkunde und Empfangsbekenntnis
Das HR-System soll fähig sein, den elektronischen (KP für Bezüge) oder digitalisier-
ten (Inputmanagement) Rücklauf von Postzustellungsurkunden und Empfangsbe-
kenntnissen nach der Zustellung des Abhilfe-/Widerspruchsbescheides automati-
siert auszulesen, mit Wiedervorlagen zu überwachen und diese dem/den
betreffenden Widerspruchsverfahren zuzuordnen.
B
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
WS01.11
Widerspruchs- und Klageverzeichnis
Das HR-System muss der Sachbearbeitung LAF, der Dezernatsleitung und der Dezer-
natsgruppenleitung die Möglichkeit bieten, ein zentrales Widerspruchs- und Klage-
verzeichnis nach Maßgabe der Zugriffsberechtigungen einzusehen. Dieses Verzeich-
nis muss sämtliche Bezügeaufgaben mit zugeordneten offenen und
abgeschlossenen Widerspruchs- und Klageaufgaben inklusive zugehöriger Doku-
mente enthalten.
A
WS01.12
Widerspruchs- und Klageverzeichnis - manuelle Erfassung
Das HR-System muss zu jeder Widerspruchsaufgabe ermöglichen, dass manuell
- die Grunddaten der Aufgabe (insbesondere Namen, Vornamen, Geburtsdatum
und Personalnummer),
- die zuständigen Sachbearbeitenden und die historischen Sachbearbeitenden,
- das Schlagwort als thematische Klassifizierung der Widersprüche (z. B. amtsan-
gemessene Alimentation),
- gegenüberstellend angeforderte und eingehende Dokumente,
- Wiedervorlagen,
- das Rechtsgebiet (Besoldung, Versorgung, Altersgeld)
- der Status der Widerspruchsaufgabe (in Bearbeitung Bezügestelle, Anhörung
Bezügestelle, in Bearbeitung Justiziariat, Anhörung Justiziariat, Ausgesetzt, Be-
scheid erstellt und versandt, Aufgabe erledigt (zugestellt)) und dessen Historie,
- das Abgabedatum und
- die Art der Erledigung (insbesondere Abhilfe, Teilabhilfe, Zurückweisung, Rück-
nahme)
festgehalten und angepasst werden kann.
Das HR-System muss weiterhin zu jeder Klageaufgabe ermöglichen, dass manuell
- das Gericht,
- das Aktenzeichen des Gerichts,
- das Datum des Klageeingangs und
- der bzw. die Klagende/der bzw. die Gegenklagende
festgehalten und angepasst werden kann.
A
WS01.13
Widerspruchs- und Klageverzeichnis - Aufrufen von Aufgaben und Dokumenten
Das HR-System muss das Aufrufen der Widerspruchs- und Klageaufgaben inklusive
zugehöriger Dokumente aus dem Widerspruchs- und Klageverzeichnis heraus er-
möglichen.
A
WS01.14
Widerspruchs- und Klageverzeichnis - Automatisierte Protokollierung des Verfah-
rensstandes
Das HR-System muss im Widerspruchs- und Klageverzeichnis zu jeder Wider-
spruchsaufgabe automatisiert
- die Grunddaten der Aufgabe,
- die zuständigen Sachbearbeitenden und die historischen Sachbearbeitenden,
- Statusänderungen der Widerspruchsaufgabe,
- die Historie zum Status der Widerspruchsaufgabe und
- das Abgabedatum
hinterlegen und laufend aktualisieren.
A
WS01.15
Widerspruchs- und Klageverzeichnis - Bemerkungsfeld
Das HR-System muss im Widerspruchs- und Klageverzeichnis je Aufgabe ein Frei-
textfeld ohne Zeichenbegrenzung für Bemerkungen enthalten.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
WS01.16
Widerspruchs- und Klageverzeichnis - Auswahl der Widerspruchs- und Klageauf-
gaben und deren Kombination
Das HR-System muss der Sachbearbeitung im Widerspruchs- und Klageverzeichnis
die Auswahl (Filterung und Sortierung) der Widerspruchs- und Klageaufgaben nach
folgenden Merkmalen inkl. deren Kombination ermöglichen:
- den Grunddaten der Aufgabe,
- den Sachbearbeitenden,
- Zeiträume (insbesondere Eingangsdatum, Erledigungsdatum),
- Schlagworte,
- Wiedervorlagen,
- dem Rechtsgebiet,
- dem Status der Widerspruchsaufgabe,
- der Art der Erledigung,
- das Gericht,
- den Gerichtszweig,
- das Aktenzeichen des Gerichts,
- das Datum des Klageeingangs und
- der bzw. die Klagende/der bzw. die Gegenklagende.
Das HR-System muss im Widerspruchs- und Klageverzeichnis die individuelle Nutze-
reinstellung zur Filter- und Sortierfunktion je Sachbearbeitung speichern.
A
WS01.17
Widerspruchs- und Klageverzeichnis - Editierung von Schlagworten, Status, Arten
der Erledigung und Gerichten
Das HR-System soll der Zentralen Fachadministration die Erstellung, Anpassung und
Löschung (Editierung) von Schlagworten, Statusangaben der Widerspruchsaufgabe,
Arten der Erledigung und Gerichten inkl. der Adresse für die Anwendung im Wider-
spruchs- und Klageverzeichnis (z. B. als Dropdownfeld) ermöglichen.
B
WS01.18
Widerspruchs- und Klageverzeichnis - Hervorhebung von Datenfeldern
Das HR-System muss der Zentralen Fachadministration ermöglichen, Datenfelder im
Widerspruchs- und Klageverzeichnis mehrfarbig hervorzuheben (z. B. unterschiedli-
che farbliche Markierung der zuständigen Sachbearbeitenden).
A
WS01.19
Zusammenstellung der Klageakte
Das HR-System muss der Sachbearbeitung die Möglichkeit bieten, die zum Wider-
spruch gehörenden
- Dokumente und
- Inhalte aus Eingabeübersichten („Masken“) und Bemerkungsfeldern
in Form einer automatisiert erstellten, gesonderten PDF-Datei (bei einer Über-
schreitung der Dateigröße von 30 MB in mehrere gesonderte PDF-Dateien unter-
teilt) aufrufen zu können. Dabei müssen einzelne Dokumente/Inhalte anwählbar,
abwählbar und sortierbar sein.
A
WS01.20
Kostenfestsetzung bei Widerspruchs- und Klageverfahren - Eingabe von Daten
Das HR-System muss die Bearbeitung von Kostenfestsetzungen unterstützen. Dabei
muss es insbesondere die manuelle Erfassung
- der Gebührennummer,
- des Streitwertes,
- der Kosten, Wertgebühren, Rahmengebühren und Auslagen,
- des Satzes einer Gebühr und
- des Eurobetrages
ermöglichen. Die Eingabe von Gebührennummern und die anschließende, automa-
tisierte Übernahme des Eurobetrages muss ebenso möglich sein. Die erfassten Da-
ten müssen änderbar und für die Dokumentenerstellung verfügbar sein.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
WS01.21
Kostenfestsetzung bei Widerspruchs- und Klageverfahren - Plausibilitätsprüfung
Das HR-System muss die erfassten Daten für eine Kostenfestsetzung auf Plausibilität
prüfen. Insbesondere muss es die erfassten Daten mit den Tabellen für arbeitsge-
richtliche und verwaltungsgerichtliche Verfahren des Gerichtskostengesetzes und
des Rechtsanwaltsvergütungsgesetzes abgleichen und die rechnerische Richtigkeit
der Beträge (inkl. Summen, Umsatzsteuer) prüfen. Weiterhin muss das HR-System
prüfen, ob Rahmengebühren innerhalb des durch, das jeweilige Gesetz vorgegebe-
nen, Rahmens liegen. Das HR-System muss die Sachbearbeitung auf das Ergebnis
der Plausibilitätsprüfung hinweisen.
A
13. Dezember 2024
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
WS01.22
Dienstaufsichtsbeschwerden
Das HR-System muss die Bearbeitung von Beschwerden und Dienstaufsichtsbe-
schwerden (nachfolgend „Dienstaufsichtsbeschwerden“ genannt) ermöglichen. Die
Bearbeitung von Dienstaufsichtsbeschwerden muss folgendes umfassen:
- manuelle Zuordnung von Dokumenten aus dem Inputmanagement oder per E-
Maileingang zu der Aufgabe der Dienstaufsichtsbeschwerde,
- Automatisiertes Vorausfüllen der Eingabemaske (wenn vorhanden) und von
Dokumenten mit Stammdaten (Name, Adresse, Personalnummer),
- Ablage von Dienstaufsichtsbeschwerden in gesonderten Aufgaben; auch ge-
sonderte Ablage zu einer Widerspruchsaufgabe, soweit ein Widerspruch
ebenso eine Dienstaufsichtsbeschwerde beinhaltet (getrennte Aufgaben),
- Automatisierte E-Mail-Benachrichtigung an Nutzende, um sie darüber zu infor-
mieren, dass eine Dienstaufsichtsbeschwerdeaufgabe zur weiteren Bearbei-
tung bzw. Entscheidung bereitgestellt wurde. Der Empfängerkreis der Benach-
richtigungen soll durch die Zentrale Fachadministration konfigurierbar sein.
Der Empfängerkreis folgt der Zuordnung der Dienstaufsichtsbeschwerdeauf-
gabe zum Personalfall (z. B. wenn der Personalfall Besoldung empfängt, geht
die Benachrichtigung u. a. an die Dezernatsgruppenleitung für Besoldung)
- umzusetzende Vorgangssteuerung durch den AN:
1. Inputmanagement
2. Weiterleitung an Sachbearbeitung Dienstaufsichtsbeschwerde
3. Weiterleitung an Dezernatsgruppenleitung
4. Weiterleitung an Dezernatsleitung
5. Weiterleitung an Dezernatsgruppenleitung
6. Weiterleitung an Sachbearbeitung Dienstaufsichtsbeschwerde
7. Weiterleitung an Direktorin
8. Weiterleitung an Sachbearbeitung Dienstaufsichtsbeschwerde
9. Outputmanagement,
- Weiterleitung der Dienstaufsichtsbeschwerdeaufgabe an anderen Nutzenden
im HR-System zur weiteren Bearbeitung und Zustimmung,
- Automatisierte Lese-/Schreibrechte-Vergabe für die relevanten Aufgaben (z. B.
bisheriger Schriftverkehr, Telefonnotizen, Anträge, Bescheide, auch auf die
Rechtsbehelfsaufgabe (Widerspruch und Klage)) nach Zuweisung der Dienst-
aufsichtsbeschwerdeaufgabe an die Sachbearbeitung,
- Anbringen von Hinweisen in der Aufgabe (Bemerkungsfeld),
- Anbringen von Geschäftsgangvermerken an Dienstaufsichtsbeschwerdeaufga-
ben (Zustimmung, Kenntnisnahme, Rücksprache, Ablehnung, Sonstiges, Frei-
text),
- Markierung einzelner Dokumente des Personalfalls z. B. aus dem Bereich Be-
soldung, Versorgung, Entgelt bzw. Verlinkung mit der Dienstaufsichtsbe-
schwerdeaufgabe, sodass diese für die weitere Bearbeitung als zentrale Doku-
mente in der Dienstaufsichtsbeschwerdeaufgabe ausgewiesen werden.
- Erstellung und Ablage von Antwortschreiben innerhalb der Dienstaufsichtsbe-
schwerdeaufgabe.
- Zusätzliche Ablage von Antwortschreiben als Kopie in die Aufgaben zum Perso-
nalfall z. B. aus dem Bereich Besoldung, Versorgung und Entgelt.
A
4.7.18 Rückforderung von Bezügen
Im Falle einer Überzahlung z. B. durch fehlerhafte Eingaben, zu viel geleistete Abschläge/Vorauszahlungen
oder einer unberechtigten Auszahlung von Bezügen wird im HR-System über den nachgelagerten Rückfor-
derungsprozess eine Rückzahlung veranlasst. Die Rückforderung von zu viel gezahlten Bezügen richtet sich
unter anderem nach § 15 LBesG MV, § 10 Abs. 5 LAltGG MV, § 52 LBeamtVG MV, § 48 BeamtStG, § 37 TV-
L, § 59 LHO, §§ 387 ff. BGB und §§ 812 ff. BGB.
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13. Dezember 2024
Die Bearbeitung von Rückforderungsaufgaben erfolgt in den Fachbereichen Besoldung und Versorgung
(inkl. Altersgeld) nach dem gleichen Prozess. Nach Prüfung der Rückforderungsaufgabe durch die Sachbe-
arbeitung und Anhörung Personalfalls wählt die Sachbearbeitung aus, ob die Überzahlung mittels Aufrech-
nung, Verrechnung oder Rückzahlung zu tilgen ist.
Die Bearbeitung von Rückforderungsaufgaben erfolgt im Fachbereich Entgelt nach einem abgewandelten
Prozess. Nach Prüfung der Rückforderungsaufgabe durch die Sachbearbeitung wird ohne Anhörung das
Rückforderungsschreiben versendet. Mit diesem teilt die Sachbearbeitung dem Personalfall mit, dass die
Überzahlung in einer Summe einzuzahlen ist. Soweit der Personalfall anschließend um z. B. eine Aufrech-
nung bittet, erfolgt diese.
Die Dokumente, welche im Rahmen der Prozesse nach Maßgabe der Kapitel 4.1.6 und 4.7.13 (Dokumen-
tenerstellung und Dokumentenerstellung – Bezügemitteilung) erstellt werden, enthalten ein Kassenzei-
chen. Dieses dient der Zahlbarmachung zur eindeutigen Zuordnung der Einzahlung zur einzelnen Rückfor-
derung und wird im HR-System generiert. Nach der Aufrechnungserklärung/der
Verrechnungserklärung/dem Rückforderungsbescheid/dem Rückforderungsschreiben erfolgt eine Über-
gabe an die Zahlbarmachung, damit dort haushälterisch eine SOLL-Stellung veranlasst wird. Die Bearbeitung
und Überwachung von Rückforderungen erfolgt mit dem Rückforderungsverzeichnis innerhalb des HR-
Systems. Das HR-System überwacht die Aufrechnung/Verrechnung mit dem zukünftigen Bezügeanspruch
und versieht diese mit einem Enddatum. Soweit nach dem Enddatum ein Rückforderungsbetrag offen ist,
wird die Sachbearbeitung auf das Verstreichen des Enddatums hingewiesen und erhält die Möglichkeit,
erneut über die Rückforderung zu entscheiden (siehe WF02.20 Wiedervorlage mit Bedingung). Die Einzah-
lungen in der Zahlbarmachung (außerhalb des HR-Systems) meldet die Zahlbarmachung an das HR-System,
welches die Rückmeldung der entsprechenden Rückforderungsaufgabe zuordnet.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
RF01.01
Ermittlung der Überzahlungsbeträge
Das HR-System muss den Brutto- und Netto-Überzahlungsbetrag automatisiert ermit-
teln. Die Überzahlungsbeträge müssen manuell änderbar sein.
A
RF01.02
Absetzen von auf die Überzahlung entfallenen Beiträgen und laufenden Steuern
Das HR-System muss die auf die Überzahlung entfallenen Sozialversicherungs-, Zusatz-
versorgungsbeiträge und laufenden Steuern automatisiert von der Überzahlung ab-
setzen.
Überzahlungen, die im laufenden Jahr entstanden sind und auch zurückgezahlt wer-
den, müssen nach Entscheidung durch die Sachbearbeitung netto verrechnet werden
können. Bei Rückforderungen, die sich auf das Vorjahr, ältere Zeiträume oder unab-
hängig vom Zeitraum auf sonstige Bezüge beziehen, ist die Bruttomethode anzuwen-
den, d.h. es muss eine steuerpflichtige Überzahlung aufgebaut werden. Der Abbau der
steuerpflichtigen Überzahlung muss bei vorhandenem steuerpflichtigen Einkommen
manuell und automatisiert (unterschiedliche Anwendung in den Fachbereichen) erfol-
gen (indirekte Steuererstattung), bei Abgangsfällen muss eine Negativbescheinigung
(ELSTER) erzeugt werden.
A
RF01.03
Rückforderungsprozess Besoldung/Versorgung/Altersgeld
Die Umsetzung der Bearbeitung von Rückforderungen von Besoldung, Versorgung und
Altersgeld im HR-System muss gemäß dem konkreten Ablaufschema in Anlage 3.10
(Rückforderungsprozess_BE_VE_AG) erfolgen.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
RF01.04
Rückforderungsprozess Entgelt
Die Umsetzung der Bearbeitung von Rückforderungen von Entgelt im HR-System muss
gemäß dem konkreten Ablaufschema in Anlage 3.11 (Rückforderungsprozess_EG) er-
folgen.
A
RF01.05
(Teil-)Rücknahme verbunden mit Rückforderung
Das HR-System soll der Sachbearbeitung ermöglichen, dass innerhalb eines Prozessab-
laufs eine (Teil-)Rücknahme eines Bescheides (z. B. zum Erfahrungsdienstalter) mit ei-
ner Rückforderung verbunden wird.
B
RF01.06
Kürzung der Überzahlung
Das HR-System muss der Sachbearbeitung die mehrfache Kürzung einer Überzahlung,
jeweils unter Auswahl eines Grundes über eine Dropdownliste, ermöglichen. Die Kür-
zung mit der dafür zugrundeliegenden Berechnung muss
- prozentual,
- als Betrag und
- mit einem erfassten Datum (Verjährung/Ausschlussfrist)
möglich sein. DasHR-System muss der Zentralen Fachadministration die Editierung der
auswählbaren Gründe ermöglichen.
A
RF01.07
Manuelle Erfassung des Kassenzeichens
Das HR-System muss der Sachbearbeitung die Möglichkeit bieten, je Aufgabe ein
neues Kassenzeichen z. B. für die Annahmeanordnung und die verschiedenen Rückfor-
derungsschreiben manuell zu erfassen und in der Aufgabe zu hinterlegen. Das HR-
System muss den Aufbau des eingegebenen Kassenzeichens, welches den folgenden
Vorgaben entspricht, auf Plausibilität prüfen:
- Das Kassenzeichen besteht aus 13 Stellen mit der Abfolge XXXXHHZZZZZZP.
- Das Kassenzeichen soll mit 4 Zeichen je Block angezeigt werden: XXXX HHZZ ZZZZ
P.
- Die ersten vier Stellen (XXXX) stehen für die bei der Buchung verwendete Organi-
sationseinheit (OEH).
- Die folgenden beiden Stellen (HH) stehen für die beiden letzten Stellen des Haus-
haltsjahres.
- Die folgenden sechs Stellen (ZZZZZZ) geben eine laufende Nummer wieder.
- Die letzte Stelle (P) ist eine Prüfziffer, welche sich nach DIN ISO 7064, Mod 11,10
berechnet.
Die Organisationseinheit ergibt sich aus der Zuordnung des Zahlfalls zur Dienststelle.
A
RF01.08
Automatisierte Generierung des Kassenzeichens
Das HR-System muss die Möglichkeit bieten, automatisiert unter Verwendung eines
definierten Kassenzeichenkreises je Aufgabe ein neues Kassenzeichen nach den fol-
genden Vorgaben zu generieren und in der Aufgabe zu hinterlegen:
- Das Kassenzeichen besteht aus 13 Stellen mit der Abfolge XXXXHHZZZZZZP.
- Das Kassenzeichen soll mit 4 Zeichen je Block angezeigt werden: XXXX HHZZ ZZZZ
P.
- Die ersten vier Stellen (XXXX) stehen für die bei der Buchung verwendete Organi-
sationseinheit (OEH).
- Die folgenden beiden Stellen (HH) stehen für die beiden letzten Stellen des Haus-
haltsjahres.
- Die folgenden sechs Stellen (ZZZZZZ) geben eine laufende Nummer wieder.
- Die letzte Stelle (P) ist eine Prüfziffer, welche sich nach DIN ISO 7064, Mod 11,10
berechnet.
Die Organisationseinheit ergibt sich aus der Zuordnung des Zahlfalls zur Dienststelle.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
RF01.09
Automatisierte Prüfung mit Entscheidungsvorlage
Das HR-System soll im Falle einer Überzahlung automatisiert Prüfungen durchführen,
insbesondere zu
- Regelmäßigkeit der Bezügeauszahlung,
- Möglichkeit der Aufrechnung der vollen Überzahlungssumme innerhalb eines
Jahres,
- Erreichen des Endes der Verjährungsfrist/Ausschlussfrist und
- Überschreitung eines Grenzbetrages der Überzahlung (z. B. Kleinbetragsregelung,
Überzahlungen über 10.000 Euro werden nicht aufgerechnet)
Der Sachbearbeitung sollen die auf Grundlage der Prüfungsergebnisse möglichen
Rückforderungsoptionen (Verrechnung, Aufrechnung, Rückforderung) zur Entschei-
dung angezeigt werden. Das HR-System muss der Zentralen Fachadministration er-
möglichen, die Grenzbeträge der Überzahlung zu ändern.
B
RF01.10
Verrechnung
Das HR-System muss bei einer Überzahlung die Verrechnung in Abhängigkeit vom
Rechtsverhältnis bzw. Anspruch ermöglichen. Das HR-System muss der Sachbearbei-
tung ermöglichen, die Verrechnung unterbinden zu können.
A
RF01.11
Aufrechnung
Das HR-System muss bei einer Überzahlung die Aufrechnung mit zukünftigen Bezügen
in Abhängigkeit vom Rechtsverhältnis bzw. Anspruch ermöglichen. Das HR-System
muss der Sachbearbeitung ermöglichen, die Aufrechnung mit laufenden Bezügen un-
terbinden zu können und eine Ratenrückrechnung zu erfassen.
A
RF01.12
Wahlmöglichkeit der Zahlungsmodalitäten
Das HR-System muss der Sachbearbeitung ermöglichen,
- die Aufrechnungsbeträge,
- die Einzahlungen in monatlichen Raten und
- die Einzahlung in einer Summe
zu erfassen. Bei einer Aufrechnung und einer Rateneinzahlung muss ein Tilgungsplan
zur internen Überwachung der Tilgung der Überzahlung automatisiert erstellt werden.
Der Tilgungsbetrag muss durch die Sachbearbeitung änderbar sein.
A
RF01.13
Übergabe einer Annahmeanordnung an das HKR-Verfahren (SOLL-Stellung im HKR-
Verfahren)
Das HR-System muss fähig sein, die rückzahlungsrelevanten Daten inklusive Kassen-
zeichen als Annahmeanordnung (SOLL-Stellung im HKR-Verfahren) über eine Schnitt-
stelle an das HKR-Verfahren (siehe ST01.02) zu übergeben. Die Datenübergabe muss
sowohl automatisiert nach Versand eines Dokumentes als auch durch die Sachbear-
beitung möglich sein.
A
RF01.14
Änderung der Annahmeanordnung
Das HR-System soll fähig sein, jederzeit Änderungen an den Annahmeanordnungen
sowohl automatisiert nach Versand eines Dokumentes als auch durch die Sachbear-
beitung über die Schnittstelle (siehe ST01.02) an das HKR-Verfahren zu übermitteln (z.
B. bei nachträglich vereinbarten Ratenzahlungen, Friständerungen, Änderung des
Überzahlungsbetrages).
B
RF01.15
Übergabe an das HKR-Verfahren bei Aufrechnung/Verrechnung (IST-Buchung im
HKR-Verfahren auf SOLL-Stellung)
Das HR-System soll jede Einzel-Aufrechnung/-Verrechnung, welche innerhalb des HR-
Systems erfolgt, automatisiert über eine Schnittstelle an das HKR-Verfahren (siehe
ST01.02) übergeben.
B
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
RF01.16
Unterbrechung und Fortsetzung der Annahmeanordnung
Das HR-System muss nach Auswahl durch die Sachbearbeitung über eine Schnittstelle
(siehe ST01.02) die Unterbrechung und die Fortsetzung der Annahmeanordnung
(SOLL-Stellung) im HKR-Verfahren bewirken.
A
RF01.17
Rückmeldung von Zahlungseingängen
Das HR-System muss fähig sein, über eine Schnittstelle (siehe ST01.02) vom HKR-
Verfahren übermittelte Zahlungseingänge zu überwachen und diese der entsprechen-
den Rückforderungsaufgabe zuzuordnen.
A
RF01.18
Tilgung der Überzahlungsbeträge
Das HR-System muss die Tilgung von Überzahlungsbeträgen (differenziert nach steu-
erpflichtiger Überzahlung und Nettoüberzahlung) je ursprünglicher Haushaltstitel (z.
B. der Dienstbezüge oder der jeweiligen Zulage) ermöglichen.
A
RF01.19
Hinweis bei Ablauf einer Frist
Das HR-System muss die Sachbearbeitung darauf hinweisen, wenn eine in der Rück-
forderungsaufgabe festgehaltene Frist abläuft.
A
RF01.20
Fortsetzung einer Rückforderung bei Wechsel des Rechtsverhältnisses bzw. An-
spruchs
Das HR-System muss bei Wechsel des Rechtsverhältnisses bzw. Anspruchs (z. B. eine
Arbeitnehmerin wird verbeamtet oder ein aktiver Beamter tritt in den Ruhestand) und
dem damit zusammenhängenden Wechsel der Sachbearbeitung die Fortsetzung der
Bearbeitung der Überzahlung ermöglichen. Das HR-System muss beim jeweiligen
Wechsel die Buchungen auf die richtigen Haushaltstitel automatisiert vornehmen.
A
RF01.21
Hinweis bei Änderung von zahlungsrelevanten Daten
Das HR-System soll die Sachbearbeitung bei der Änderung von Daten, welche für die
Aufrechnung, Verrechnung oder Rückzahlung relevant sind (z. B. Einstellung der Zah-
lung der Dienstbezüge oder Veränderung der Höhe der Dienstbezüge), automatisiert
darauf hinweisen.
B
RF01.22
Rückforderungsverzeichnis
Das HR-System muss die Möglichkeit bieten, ein zentrales Rückforderungsverzeichnis
nach Maßgabe der Zugriffsberechtigungen (Rechte- und Rollenkonzept) einzusehen.
Dieses Verzeichnis muss sämtliche laufende und abgeschlossene Überzahlungen und
Rückforderungen inklusive zugehöriger Dokumente enthalten.
A
RF01.23
Rückforderungsverzeichnis - manuelle Erfassung
Das HR-System muss zu jeder Rückforderungsaufgabe ermöglichen, dass manuell
- die zuständigen Sachbearbeitenden und die historischen Sachbearbeitenden,
- Fristen (inkl. Fälligkeit der SOLL-Stellung),
- Wiedervorlagen,
- das Rechtsgebiet (Besoldung, Versorgung, Altersgeld, Entgelt),
- die Verzinsung nach Fristablauf (ja/nein) und
- der Status der Rückforderungsaufgabe (Offen, in Bearbeitung, Erledigt)
festgehalten und angepasst werden können.
A
RF01.24
Rückforderungsverzeichnis - Aufrufen von Aufgaben und Dokumenten
Das HR-System muss das unmittelbare Aufrufen der Rückforderungsaufgaben inklu-
sive zugehöriger Dokumente aus dem Rückforderungsverzeichnis heraus ermöglichen.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
RF01.25
Rückforderungsverzeichnis - Automatisierte Protokollierung des Verfahrensstandes
Das HR-System muss im Rückforderungsverzeichnis zu jeder Rückforderungsaufgabe
automatisiert
- die Grunddaten der Aufgabe (insbesondere Namen, Vornamen, Geburtsdatum
und Personalnummer)
- die zuständigen Sachbearbeitenden und die historischen Sachbearbeitenden,
- Fristen,
- Wiedervorlagen anhand der Frist und
- den Status der Rückforderungsaufgabe und dessen Historie
hinterlegen und laufend aktualisieren.
A
RF01.26
Rückforderungsverzeichnis - Bemerkungsfeld
Das HR-System muss im Rückforderungsverzeichnis je Aufgabe ein Freitextfeld ohne
Zeichenbegrenzung für Bemerkungen enthalten.
A
RF01.27
Rückforderungsverzeichnis - Auswahl der Rückforderungsaufgaben
Das HR-System muss der Sachbearbeitung im Rückforderungsverzeichnis die Auswahl
(Filterung und Sortierung) der Rückforderungsaufgaben nach folgenden Merkmalen
inkl. deren Kombination ermöglichen:
- den Grunddaten der Aufgabe,
- den Sachbearbeitenden,
- Zeiträumen,
- Fristen,
- Wiedervorlagen,
- dem Rechtsgebiet und
- dem Status der Rückforderungsaufgabe.
Das HR-System muss im Rückforderungsverzeichnis die individuelle Nutzereinstellung
zur Filter- und Sortierfunktion je Sachbearbeitung speichern.
A
RF01.28
Rückforderungsverzeichnis - Editierung des Status
Das HR-System soll der Zentralen Fachadministration die Erstellung, Anpassung und
Löschung (Editierung) des Status der Rückforderungsaufgabe (für die Anwendung im
Rückforderungsverzeichnis (z. B. als Dropdownfeld)) ermöglichen.
B
RF01.29
Rückforderungsverzeichnis - Hervorhebung von Datenfeldern
Das HR-System soll der Zentralen Fachadministration ermöglichen, Datenfelder im
Rückforderungsverzeichnis mehrfarbig hervorzuheben (z. B. unterschiedliche farbli-
che Markierung der zuständigen Sachbearbeitenden und unterschiedliche farbliche
Markierung der Aufgabe nach dem Rechtsgebiet).
B
4.8 Elektronische Personalakte/Elektronische Personalverwaltung
Das nachfolgende Kapitel beinhalten die funktionalen und fachlichen Anforderungen an das HR-System hin-
sichtlich der Funktionsbereiche „Elektronische Personalakte“ und „Elektronische Personalverwaltung“.
4.8.1 Übergreifende Anforderungen
4.8.1.1 Allgemeine Anforderungen
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
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13. Dezember 2024
ePAePV-A0983
Aufbewahrung von Daten
Das HR-System soll der Sachbearbeitung Dienststellen ermöglichen, ausgeschiedene
Personalfälle ohne Versorgungsansprüche so lange im HR-System zu sehen, wie die
Personalakte insgesamt gemäß Löschkonzept vorgehalten werden darf.
B
ePAePV-A1160
Anonymisierung von Daten
Das HR-System muss fähig sein, anstelle der Löschung auch personenbezogene Da-
ten anonymisieren zu können. Die anonymisierten Daten müssen weiterhin insbe-
sondere für statistische Auswertungen zur Verfügung stehen.
A
ePAePV-A1164
Überprüfung der Eingabe vor Datenübernahme
Wenn im HR-System eine Vielzahl von Daten durch die Sachbearbeitung Dienststel-
len geändert werden (z. B. Neuanlage eines Personalfalls), muss das HR-System der-
selben Sachbearbeitung Dienststellen die Daten vor Übernahme in das HR-System
anzeigen.
A
ePAePV-A1165
Übernahme von eingegebenen Daten
Wenn die Daten aus ePAePV-A1164 durch die Sachbearbeitung Dienststellen geprüft
wurden, müssen diese von der Sachbearbeitung Dienststellen zur Übernahme in das
HR-System freigegeben werden.
A
ePAePV-A1197
Wiedervorlagen auf Datenfeldern
Das HR-System muss der Sachbearbeitung Dienststellen ermöglichen, Wiedervorla-
gen an Datenfeldern anzubringen.
A
ePAePV-A0017
Austausch von Personaldaten
Das HR-System soll der Sachbearbeitung Dienststellen innerhalb des HR-Systems den
landesweiten, behördenübergreifenden, vollumfänglichen Austausch von Personal-
akten und Personaldaten ermöglichen.
B
ePAePV-A1132
Austausch von Personaldaten
Das HR-System soll der Sachbearbeitung Dienststellen mandantenübergreifend den
landesweiten, behördenübergreifenden, vollumfänglichen Austausch von Personal-
akten und Personaldaten ermöglichen.
B
4.8.1.1.1 Dokumentenvorschau
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ePAePV-A0728
Öffnen von Dateien aus der Dokumenentvorschau
Das HR-System soll fähig sein, die Dokumentenvorschau als Absprungpunkte zu den
entsprechenden Dokumenten anzubieten, sodass sich das Dokument öffnet.
B
ePAePV-A0724
Anzeige von Dateitypen
Wenn das HR-System für gängige Dokumente eine Dokumentenvorschau unmittel-
bar im HR-System ohne Notwendigkeit des Aufrufs separater Software auf den Cli-
ents anbietet, müssen insbesondere die Formate PDF, xls, doc, htm und jpg/jpeg an-
gezeigt werden können.
A
ePAePV-A0892
Gleichzeitige Vorschau mehrerer Dokumente
Das HR-System soll fähig sein, den Nutzenden gleichzeitig die Dokumentvorschau
über mehrere Dokumente zu ermöglichen.
B
ePAePV-A0583
Dokumentenvorschauen in Anwendungskontexten
Das HR-System soll fähig sein, Dokumentenvorschauen für Standarddokumente
(siehe Kapitel „Dokumentenvorschau“) in allen Anwendungskontexten anzubieten.
B
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4.8.1.1.2 Zentrale Massendatenänderung
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ePAePV-A0641
Änderung von Metadaten bei zentraler Massendatenänderung
Das HR-System muss fähig sein, bei einer zentralen Massendatenänderung die Ände-
rung der Metadaten der Objekte zuzulassen.
A
4.8.1.2 Arbeitsbereichsstrukturierung – Generelles
4.8.1.2.1 Unterscheidbarkeit
4.8.1.2.2 Anzeigen
4.8.1.2.3 Individuelle Konfiguration
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ePAePV-A0574
Icons für Objekttypen
Das HR-System soll fähig sein, für verschiedene Objekttypen verschiedene Icons als
Unterscheidungshilfe anzuzeigen.
B
ePAePV-A0575
Icons für Funktionen
Das HR-System soll fähig sein, für verschiedene Funktionen verschiedene Icons als
Unterscheidungshilfe anzuzeigen.
B
ePAePV-A0576
Unterscheidbarkeit von Strukturen in Arbeitsbereichen
Das HR-System muss es den Nutzenden ermöglichen, beim Navigieren innerhalb hie-
rarchischer Strukturen sowohl in den Aufgabenbereichen als auch innerhalb einer
Akte zu erkennen, auf welcher Stufe man sich befindet.
A
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ePAePV-A0581
Anzeige mehrer Dokumente
Das HR-System muss den Nutzenden die Möglichkeit geben, mehrere Dokumente
gleichzeitig anzuzeigen.
A
ePAePV-A0584
Änderbarkeit von Spaltenreihenfolgen
Das HR-System soll fähig sein, die Spaltenreihenfolgen in strukturierten Ergebnisan-
zeigen generell änderbar anzubieten.
B
ePAePV-A0586
Anzeige von Metadaten
Das HR-System soll fähig sein, Metadaten für im HR-System gespeicherte Objekte
(bspw. Akten, Dokumente, etc.) anzuzeigen.
Das HR-Systemmuss dabei fähig sein, die Anzeige der Metadaten für im HR-System
gespeicherte Objekte (bspw. Akten, Dokumente, etc.)
• einblendbar und
• ausblendbar
anzubieten.
B
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Verbindlichkeit
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4.8.1.3 Metadaten
4.8.1.3.1 Anhand von Metadaten sortieren
4.8.1.3.2 Anzeigeeinstellung Metadaten
ePAePV-A0578
Individuelle Einstellungen 1/9
Das HR-System soll den Nutzenden ermöglichen, auf Basis der Voreinstellung (z.B.
Anordnung der Fenster, Icons, Masken, Suchfunktionseinstellungen etc.) eine indi-
viduelle Anpassung des eigenen Aufgabenbereichs vorzunehmen, welche je nut-
zende Person gespeichert bleibt.
B
ePAePV-A0736
Individuelle Einstellungen 2/9
Das HR-System soll den Nutzenden ermöglichen, einen Arbeitsbereich individuell
hinsichtlich Fensteranordnung (z. B. Vorschau lieber links / rechts) anpassen zu kön-
nen, welche je nutzende Person gespeichert bleibt.
B
ePAePV-A0737
Individuelle Einstellungen 3/9
Das HR-System soll den Nutzenden ermöglichen, einen Arbeitsbereich individuell
hinsichtlich Favoritenfunktion (z.B. häufig verwendete Workflows, etc.) / Links an-
passen zu können, welche je nutzende Person gespeichert bleibt.
B
ePAePV-A0766
Individuelle Einstellungen 5/9
Das HR-System soll fähig sein, der Sachbearbeitung Dienststellen die Möglichkeit
zu geben, für unterschiedliche Aufgabenbereiche unterschiedliche Layouts (z.B.
farbliche Unterscheidung, etc.) zu erstellen, welche je nutzende Person gespei-
chert bleibt..
B
ePAePV-A1103
Individuelle Einstellungen 6/9
Das HR-System soll fähig sein, der Sachbearbeitung Dienststellen die Möglichkeit
zu geben, unterschiedliche Layouts für unterschiedliche Rollen zu erstellen.
B
ePAePV-A0767
Individuelle Einstellungen 7/9
Das HR-System soll fähig sein, der Sachbearbeitung Dienststellen die Möglichkeit
zu geben, mehrere Layouts für Arbeitsbereiche zu speichern, welche je nutzende
Person gespeichert bleibt.
B
ePAePV-A0768
Individuelle Einstellungen 8/9
Das HR-System soll fähig sein, der Sachbearbeitung Dienststellen die Möglichkeit
zu geben, seine Layouts mit anderen Nutzern zu teilen, welche je nutzende Person
gespeichert bleibt.
B
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ePAePV-A0601
Sotierung von Akten anhand Metadaten
Das HR-System soll den Nutzenden die Möglichkeit bieten, Akten im Suchergebnis
anhand ihrer Metadaten zu sortieren.
B
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ePAePV-A0602
Anzeige von Metadaten konfigurieren
Das HR-System soll den Nutzenden die Möglichkeit bieten, die Anzeige der Metadaten
selbst strukturieren zu können und die Einstellung je nutzende Person gespeichert
bleibt. Das HR-System muss die zuletzt gespeicherten Einstellungen beim erneuten
Aufruf geladen werden.
B
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13. Dezember 2024
4.8.1.3.3 Metadaten konfigurieren
4.8.1.4 Protokollierung
4.8.1.4.1 Protokollierungsfälle
4.8.1.5 Drucken
4.8.1.5.1 Allgemeine Anforderungen zum Drucken
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ePAePV-A0587
Pflege des Eingangsdatums
Das HR-System muss fähig sein, beim Eingang/Anlegen von Objekten im HR-System
ein Eingangsdatum bzw. Entstehungsdatum zu pflegen.
A
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ePAePV-A1134
Ausnahmen bei der Protokollierung
Das HR-System muss fähig sein, Ausnahmen bei der Protokollierung bei der Diszipli-
narakte zu machen und Inhalte zu den Daten, für die eine Löschverpflichtung be-
steht, nicht zu protokollieren. Es darf insoweit also kein Löschprotokoll gespeichert
werden.
A
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ePAePV-A1094
Druckerauswahl
Das HR-System muss den Nutzenden ermöglichen, beim Drucken Drucker auszuwäh-
len.
A
ePAePV-A1095
Auswahl des Standarddruckers
Wenn mehrere Drucker zur Verfügung stehen, soll das HR-System fähig sein, den
Standarddrucker vorbelegt anzubieten.
B
ePAePV-A1096
Druckeinstellungen
Wenn über das HR-System gedruckt werden soll, muss das HR-System den Nutzen-
den ermöglichen, Druckereinstellungen vorzunehmen.
A
ePAePV-A0563
Druck von Inhalten 1/2
Das HR-System muss es der Sachbearbeitung Dienststellen ermöglichen, Dokumente
zu drucken.
A
ePAePV-A1129
Druck von Inhalten 2/2
Das HR-System muss es der Sachbearbeitung Dienststellen ermöglichen, eine Gruppe
von Dokumenten (Auswahl an Dokumenten) auszudrucken.
A
13. Dezember 2024
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13. Dezember 2024
4.8.1.6 Löschen von Daten
4.8.1.6.1 Rückstandsloses Löschen
4.8.1.6.2 Löschen und Vernichten
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ePAePV-A1069
Rückstandsloses Löschen von Daten
Das HR-System muss es der Sachbearbeitung Ermittlungs- und Disziplinarangelegen-
heiten ermöglichen, Daten rückstandslos aus den Teilakten Ermittlungs- und Diszipli-
narangelegenheiten zu löschen.
A
ePAePV-A1071
Hinweis vor Rückstandsloser Löschung
Das HR-System muss der Sachbearbeitung Dienststellen vor dem rückstandslosen Lö-
schen einen Warnhinweis geben, z. B. durch Rückfrage: "Möchten Sie XYZ wirklich
unwiderruflich löschen?"
A
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ePAePV-A1074
Löschen und Vernichten 1/5
Das Löschen von insbesondere Datenfeldern, Datengruppen, Dokumenten darf nicht
möglich sein, wenn diese noch für die Datenverarbeitung (z. B. Berechnungen) benö-
tigt werden.
A
ePAePV-A1078
Löschen und Vernichten 2/5
Das HR-System muss es ermöglichen, auf Dokumentenebene Löschfristen festzule-
gen.
A
ePAePV-A1080
Löschen und Vernichten 3/5
Das HR-System muss fähig sein, für das endgültige Löschen ein Vier-Augen-Prinzip
vorzusehen.
A
ePAePV-A1081
Löschen und Vernichten 4/5
Das HR-System muss fähig sein, Löschungen nur zu erlauben, wenn eine entspre-
chende Nutzerberechtigung konfiguriert ist.
A
ePAePV-A1084
Löschen und Vernichten 5/5
Das HR-System muss fähig sein, eine endgültige Löschung von Akten und deren In-
halt zu ermöglichen.
A
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13. Dezember 2024
4.8.2 Ablagespezifische Anforderungen (Elektronische Personalakte)
4.8.2.1 Personalakte
4.8.2.1.1 Aufbau der Personalakte
4.8.2.1.2 Personalakte anlegen
4.8.2.1.3 Personalakte einsehen
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ePAePV-A0355
Paralleler Zugriff auf Personalakte
Das HR-System muss fähig sein zu gewährleisten, dass mehrere Nutzende gleichzeitig
lesenden Zugriff auf dieselbe Akte haben können.
A
ePAePV-A0685
Temporäre Akteneinsicht 1/2
Das HR-System muss fähig sein, anderen Nutzenden, die nicht die zuständige Sachbe-
arbeitung sind, eine temporäre Akteneinsicht auf die vollständige Akte und Teile da-
von zu ermöglichen.
A
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ePAePV-A0341
Aufbau der Personalakte 1/5
Das HR-System muss der Sachbearbeitung Dienststellen die Möglichkeit bieten, Per-
sonalakten anzulegen, die untergliedert z. B. in Abschnitte und Teilakten werden
können.
A
ePAePV-A0342
Aufbau der Personalakte 2/5
Dass HR-System muss fähig sein, die Gliederungsebenen voneinander visuell unter-
scheidbar darzustellen.
A
ePAePV-A0872
Aufbau der Personalakte 3/5
Das HR-System muss dem Sachbearbeitung Dienststellen ermöglichen, die Chronol-
gie der Dokumente in der Personalakte nachzuvollziehen.
A
ePAePV-A0899
Aufbau der Personalakte 4/5
Das HR-System soll es der Sachbearbeitung Dienststellen ermöglichen, in der Über-
sicht der ePA (z. B. im Inhaltsverzeichnis) zu erkennen, für welche Untergliederungen
der Personalakte Dokumente vorliegen.
B
ePAePV-A0900
Aufbau der Personalakte 5/5
Das HR-System soll ermöglichen, dass die verschiedenen Strukturelemente (z. B. Do-
kumente, Tabellen) der Personalakte visuell jeweils unterschiedlich darstellbar sind
(z.B. durch ein eindeutiges Farbschema).
B
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ePAePV-A0874
Schlagwörter für Dokumente
Das HR-System soll fähig sein, eine einheitliche katalogbasierte Verschlagwortung
der Dokumente zu ermöglichen. Die Schlagwortkataloge müssen durch die zentrale
Fachadministration gepflegt werden können. Die Sachbearbeitung Dienststellen
muss die Schlagworte je Dokument aus dem Katalog auswählen können.
Bei der Vergabe von Schlagworten, darf kein Freitext möglich sein.
B
13. Dezember 2024
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ePAePV-A0864
Temporäre Akteneinsicht 2/2
Das HR-System muss es der Sachbearbeitung Dienststellen ermöglichen, temporäre
Einsichtsrechte auch dienststellen- und mandantenübergreifend zu gewähren.
A
ePAePV-A0866
Verlängerung des Leserechts
Das HR-System soll fähig sein zu gewährleisten, dass eine Verlängerung des Lese-
rechts durch die Sachbearbeitung Dienststellen möglich ist.
B
ePAePV- A0867
Kommunikation über temporäres Einsichtsrecht 1/2
Das HR-System soll fähig sein, bei Rechtegewährung den Ablauf des temporären Ein-
sichtsrechts an die Sachbearbeitung Dienststellen, welcher das Einsichtsrecht ge-
währt wird, zu kommunizieren.
B
ePAePV-A0873
Horizontales Blättern
Das HR-System soll der Sachbearbeitung Dienststellen die Möglichkeit bieten, in der
Personalakte über Dokumente fortlaufend horizontal zu blättern, ohne einzelne Do-
kumente separat zu öffnen.
B
ePAePV-A1138
Vertikales Blättern
Das HR-System soll der Sachbearbeitung Dienststellen die Möglichkeit bieten, in der
Personalakte über Dokumente fortlaufend vertikal durchzuscrollen, ohne einzelne
Dokumente separat zu öffnen.
B
ePAePV-A0923
Kommunikation über temporäres Einsichtsrecht 2/2
Das HR-System soll fähig sein, die Sachbearbeitung Dienststellen, welcher das Ein-
sichtsrecht gewährt wird, vor Ablauf des temporären Einsichtsrechts zu benachrichti-
gen. Die Sachbearbeitung Dienststellen, welche Einsichtsrechte bekommt, soll für
sich selbst die Anzahl der Tage vor Ablauf zentral festlegen können.
B
4.8.2.1.4 Personalakte übergeben / übernehmen
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ePAePV-A0876
Übergabe von Teilakten
Das HR-System muss fähig sein, zu gewährleisten, dass Personal- und Teilakten, z. B.
im Falle von Abordnungen auch von anderen Sachbearbeitungen Dienststellen in res-
sort-fremden Diensstellen geführt werden können.
A
4.8.2.1.5 Lesezeichen
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ePAePV-A0879
Lesezeichen setzen
Das HR-System soll der Sachbearbeitung Dienststellen die Möglichkeit bieten, meh-
rere Lesezeichen in einem Dokument zu setzen, sodass zu einem späteren Zeitpunkt
an diese Stelle zurückgekehrt werden kann. Die Lesezeichen müssen insbesondere
auch auf Abschnitte, Absätze und Worte innerhalb einer Seite setzbar sein. Die An-
zahl der Lesezeichen soll unbegrenzt sein.
B
ePAePV-A0594
Markierungen in Dokumenten setzen
Das HR-System soll der Sachbearbeitung Dienststellen die Möglichkeit bieten, Her-
vorhebungen / Markierungen in Dokumenten zu setzen, die zu späteren Zeitpunkten
auch durch andere Sachbearbeitende sichtbar sind.
B
13. Dezember 2024
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ePAePV-A1144
Löschen von Lesezeichen
Das HR-System soll der Sachbearbeitung Dienststellen die Möglichkeit bieten, Lese-
zeichen in einem Dokument zu löschen.
B
ePAePV-A1145
Benennung von Lesezeichen
Das HR-System soll der Sachbearbeitung Dienststellen die Möglichkeit bieten, Lese-
zeichen in einem Dokument zu benennen und nach der Bezeichnung suchen zu kön-
nen. Das HR-System muss der Sachbearbeitung Dienststellen ermöglichen, anschlie-
ßend zu dem jeweiligen Lesezeichen springen zu können.
B
ePAePV-A1153
Farbliche Markierung von Lesezeichen
Das HR-System soll der Sachbearbeitung Dienststellen die Möglichkeit bieten, Lese-
zeichen in einem Dokument unterschiedlich farblich zu markieren.
B
4.8.2.1.6 Akten schließen
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ePAePV-A0643
Status Akte geschlossen setzen 1/2
Das HR-System muss der Sachbearbeitung Dienststellen die Möglichkeit bieten, Ak-
ten zu schließen, indem der Status der Akte auf "Akte geschlossen" gesetzt wird.
A
ePAePV-A0644
Status Akte geschlossen setzen 2/2
Das HR-System muss fähig sein, Eigenschaften (insbesondere Zugriffsrechte, Sicht-
barkeit von geschlossenen Akten) mit dem Status der Akte (vgl. ePAePV-A0643) zu
verknüpfen. Bsp.: Mit dem Schließen einer Akte das Schreibrecht der Nutzenden au-
tomatisiert in ein Leserecht umzuwandeln.
A
4.8.2.2 Dokumente
4.8.2.2.1 Dokumentengruppen
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ePAePV-A0327
Zuordnung zu Dokumentengruppen
Da es für verschiedene Dokumente unterschiedliche Aufbewahrungsfristen gibt,
muss das HR-System der Sachbearbeitung Dienststellen die Möglichkeit geben, Do-
kumente einer Dokumentengruppe entsprechend zuzuordnen.
A
ePAePV-A0328
Aufbewahrungsfristen für Dokumentengruppen
Das HR-System soll der Zentralen Fachadministration ermöglichen, die verschiede-
nen Aufbewahrungsfristen für die Dokumentengruppen zu konfigurieren.
A
4.8.2.2.2 Dokumente einsehen
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ePAePV-A0354
Gleichzeitiger lesender Zugriff
Das HR-System muss fähig sein, mehreren Nutzenden gleichzeitig lesenden Zugriff
auf dasselbe Dokument zu gewähren.
A
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13. Dezember 2024
4.8.2.2.3 Dokumente ablegen
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ePAePV-A0021
Zuordnung Dokumente zu einer Personalakte
Die Sachbearbeitung Dienststellen muss im HR-System Dokumente einer konkreten
Personalakte direkt zuordnen können.
A
ePAePV-A0929
Benennung abzulegender Dokumente
Das HR-System soll fähig sein, abzulegende Dokumente nach einer einheitlichen mit
dem AG abzustimmenden Bildungsvorschrift automatisiert zu benennen.
Das HR-System soll der Sachbearbeitung Dienststellen ermöglichen, individuelle Än-
derungen an der Benennung vorzunehmen.
B
4.8.2.2.4 Paginierung/Nummerierung der Dokumente
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ePAePV-A1098
Paginierung/Nummerierung der Dokumente
Das HR-Systen muss fähig sein zu gewährleisten, dass alle Dokumente, die gemäß WF
04.08 exportiert werden, ganzheitlich durchnummeriert werden, z. B. Gesamtpagi-
nierung der Akte in der Fußzeile.
A
4.8.2.2.5 Dokumente verschieben
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ePAePV-A0921
Dokumente verschieben 1/3
Das HR-System muss der Sachbearbeitung Dienststellen ermöglichen, Dokumente
zwischen verschiedenen Ebenen der Aktenstruktur (Untergliederungen der Akte) zu
verschieben.
A
ePAePV-A0945
Dokumente verschieben 2/3
Das HR-System soll fähig sein, vor dem Verschieben eines Dokumentes zwischen ver-
schiedenen Ebenen einen Hinweis wie z. B. "Wollen Sie Dokument XY wirklich nach Z
verschieben?", anzuzeigen.
B
ePAePV-A0946
Dokumente verschieben 3/3
Das HR-System soll fähig sein, vor dem Verschieben eines Dokumentes zwischen ver-
schiedenen Personalakten, einen Hinweis wie z. B. "Wollen Sie Dokument XY wirklich
nach Personalakte Z verschieben?", anzuzeigen.
B
4.8.3 Personalverwaltungsspezifische Anforderungen (Elektronische Personalverwal-
tung)
4.8.3.1Prozess: Personaleinstellung
4.8.3.1.1 Personaleinstellung durchführen
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
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13. Dezember 2024
ePAePV-A0006
Verschiedene Einstellungsarten
Das HR-System muss der Sachbearbeitung Dienststellen die Möglichkeit bieten, zwi-
schen den Einstellungsarten Neueinstellung und Zuversetzung/Abordnung wählen zu
können.
A
ePAePV-A0005
Rechtsverhältnisse
Das HR-System muss zwischen verschiedenen Rechsverhältnissen (z. B. Beschäfti-
gungsverhältnisse, Beamtenverhältnisse) unterscheiden können.
A
ePAePV-A0023
Erstellung von Ernennungsurkunden
Das HR-System soll die Ernennungsurkunde bei Vorliegen aller Voraussetzungen au-
tomatisiert erstellen. Das Vorliegen der Voraussetzungen ist erfüllt, wenn festzule-
gende Datenfelder befüllt sind.
Das HR-System soll der Zentralen Fachadministration ermöglichen, die Auswahl der
Datenfelder für die Festlegung zu ändern.
B
ePAePV-A0007
Laufbahnbefähigung
Das HR-System soll automatisiert die Laufbahnbefähigung gem. LaufbBALVO M-V
prüfen können.
B
ePAePV-A0019
Berechnung Probezeit
Das HR-System soll die Dauer der Probezeit eines Beschäftigten, abhängig vom
Rechsverhältnis (z. B. Beschäftigungsverhältnisse, Beamtenverhältnisse), unter Be-
rücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben automatisiert in der elektronischen Perso-
nalverwaltung vorbelegen.
B
ePAePV-A0020
Anpassung Probezeit
Das HR-System muss die manuelle Anpassung der Probezeitdauer durch die Sachbe-
arbeitung Dienststellen ermöglichen.
A
ePAePV-A0128
Erstellung Arbeitsvertrag
Das HR-System soll den Arbeitsvertrag, bei Vorliegne aller notwendigen Daten vor-
handen sind, automatisiert erstellen. Das Vorliegen aller notwendigen Daten ist er-
füllt, wenn festzulegende Datenfelder befüllt sind. Das HR-System soll der Zentralen
Fachadministration ermöglichen, die Auswahl der Datenfelder für die Festlegung zu
ändern.
B
ePAePV-A0861
Stammdatenblatt
Das HR-System soll der Zentralen Fachadministration die Möglichkeit bieten, die In-
halte des Stammdatenblattes zu konfigurieren. Der AN muss das Stammdatenblatt
nach Abstimmung mit dem AG in das HR-System implementieren.
B
4.8.3.2 Prozess: Beurteilungsverfahren
4.8.3.2.1 Vergleichsgruppen
Es werden bei der Beurteilung von Beschäftigten verschiedene Vergleichsgruppen gebildet. Vergleichsgrup-
pen für die Richtwertbildung einer dienstlichen Beurteilung bestehen dabei aus Beschäftigten, die potenti-
ell in einer Konkurrenzsituation zueinanderstehen. Beschäftigte in einer Vergleichsgruppe haben ähnliche
oder zueinander nahestehende Merkmale wie z. B. Besoldungsgruppe.siehe BefRL-Pol-MV vom 15.10.2019
(Vergleich von Gesamturteilen, nicht mehr als einen Punkt Abstand…Beachte: Gesamtnote)
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ePAePV-A0142
Vergleichsgruppen 1/4
Das HR-System muss der Sachbearbeitung Dienststellen die Erstellung, Änderung und
Löschung von Vergleichsgruppen ermöglichen.
A
13. Dezember 2024
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ePAePV-A0143
Vergleichsgruppen 2/4
Das HR-System muss die Zuordnung von zu beurteilenden Beschäftigten durch die
Sachbearbeitung Dienststellen zu Vergleichsgruppen ermöglichen.
A
ePAePV-A0145
Vergleichsgruppen 4/4
Das HR-System muss der Sachbearbeitung Dienststellen ermöglichen, einer Ver-
gleichsgruppe eine Quotenregelung zuweisen zu können.
A
ePAePV-A0947
Quotenregelung 1/6
Das HR-System muss bei der Quotenregelung fähig sein, eine Quote für die Anzahl
der Beschäftigten aufzuzeigen.
A
ePAePV-A0948
Quotenregelung 2/6
Das HR-System muss der Sachbearbeitung Dienststellen bei der Quotenregelung er-
möglichen, Schwellenwerte zu konfigurieren.
A
ePAePV-A0949
Quotenregelung 3/6
Das HR-System muss bei der Quotenregelung fähig sein, zu gewährleisten, dass sich
die Quote auf die Gesamtnoten der Beschäftigten bezieht.
A
ePAePV-A0950
Quotenregelung 4/6
Das HR-System muss bei der Quotenregelung die Bewertung nach Quote erst auto-
matisiert vornehmen, wenn die Noten vom Beurteiler manuell erfasst wurden. So-
fern z. B. eine beschäftigte Person die Vergleichsgruppe verlässt, muss das HR-
System sofern möglich automatisiert eine Neubewertung vornehmen.
A
ePAePV-A0952
Quotenregelung 5/6
Das HR-System muss bei der Quotenregelung fähig sein, zu gewährleisten, dass die
Richtwerte für alle Vergleichsgruppen gleich sind.
A
ePAePV-A0146
Quotenregelung 6/6
Das HR-System soll die Einhaltung der Quote innerhalb der Vergleichsgruppe auto-
matisiert überwachen. Wird von der Quote abgewichen, muss das HR-System die
Sachbearbeitung Dienststellen hierauf automatisiert hinweisen.
B
ePAePV-A0148
Benachrichtigungen
Sollte die Zusammensetzung der Vergleichgruppe gewisse Kriterien nicht erfüllen (z.
B. Anzahl und/oder Geschlecht der Beschäftigten), soll die zuständige Sachbearbei-
tung Dienststellen vom HR-System benachrichtigt werden. Die Benachrichtung muss
eine Auflistung der verletzten Kriterien beinhalten.
B
ePAePV-A0150
Berücksichtigung nachgeorneter Behörden
Auch zu beurteilende Beschäftigte nachgeordneter Behörden müssen für die Zuord-
nung zu einer Vergleichsgruppe herangezogen werden können.
A
ePAePV-A0170
Einbeziehung der Schwerbehindertenvertretung Werden Beschäftigte mit Schwer-
behinderung einer Vergleichsgruppe zugeordnet, dann soll das HR-System automati-
siert die Einbeziehung der Schwerbehindertenvertretung sicherstellen. Die Einbezie-
hung umfasst die Beteiligung im Workflow mit der beigefügten Liste der
schwerbehinderten Beschäftigten. Die Beteiligung erfolgt driekt im HR-System.
B
ePAePV-A0164
Ausscheiden von Beschäftigten
Scheiden Beschäftigte, welche der Vergleichsgruppe zugeordnet sind, aus (z. B. Ver-
setzung, Entlassung), dann soll das HR-System die Sachbearbeitung Dienststellen au-
tomatisiert über diese Veränderung informieren.
B
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ePAePV-A0165
Aktualisierung einer Vergleichsgruppe
Das HR-System soll bei Verlassen beschäftigter Personen automatisiert eine neue
Version der Vergleichsgruppe ohne die ausgeschiedenen Beschäftigten anbieten.
B
ePAePV-A0168
Historisierung einer Vergleichsgruppe
Das HR-System soll Verändungen (ausgeschiedene und neu zugeordnete Beschäf-
tigte) in der Vergleichsgruppe historisieren.
Das HR-System soll die einzelnen Versionsstände einer Vergleichsgruppe vergleich-
bar machen können.
B
4.8.3.2.2 Beurteilungsverfahren durchführen
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ePAePV-A0162
Stichtag Beurteilung 1/2
Das HR-System soll der Sachbearbeitung Dienststellen ermöglichen, dass alle Aktivi-
täten, welche im Rahmen des Beurteilungsverfahrens anfallen, dem Stichtag des Be-
urteilungszeitraumes zugeordnet werden können.
B
ePAePV-A0163
Stichtag Beurteilung 2/2 Dass HR-System soll der Sachbearbeitung Dienststellen er-
möglichen, dass alle Dokumente, welche im Rahmen des Beurteilungsverfahrens an-
fallen, dem Stichtag des Beurteilungszeitraumes zugeordnet werden können.
B
ePAePV-A0174
Zusammenstellung von Dokumenten
Die Zusammenstellung aller vorliegenden Beurteilungsbeiträge (Dokumente) aus
dem Zeitraum bei Zuversetzung von alter Stelle für den Erstbeurteiler und Zweitbeur-
teiler soll mit Unterstützung des HR-Systems erfolgen.
B
ePAePV-A0172
Zuordnung im GVP
Das HR-System soll automatisiert aus dem Geschäftsverteilungsplan den Erstbeurtei-
ler und Zweitbeurteiler zum Beurteilungsverfahren (z. B. in den Stammdaten) hinter-
legen.
B
ePAePV- A0175
Gesprächsvermerke
Für Ereignisse, welche außerhalb des HR-Systems stattfinden (z. B. Gepräch zwischen
Erstbeurteiler und Zweitbeurteiler zur Durchführung der Regelbeurteilung) soll das
HR-System dem Erstbeurteiler und Zweitbeurteiler die Möglichkeit bieten, Ge-
sprächsvermerke als Dokument in der Sachakte zur Beurteilung (Teilakte zur Perso-
nalakte) abzulegen.
B
ePAePV-A0176
Checkbox
Das HR-System soll dem Erstbeurteiler und Zweitbeurteiler ermöglichen, im Work-
flow die Durchführung von Gesprächen z. B. mit einer Checkbox zu vermerken.
B
ePAePV-A0180
Delegieren von Aufgaben
Das HR-System muss Erstbeurteilern ermöglichen, ihre Aufgaben innerhalb des Re-
gelbeurteilungs-Workflows an andere Nutzende delegieren zu können. Deligieren
meint, dass die Rechte und Aktivitäten als Erstbeurteiler auf einen anderen Nutzen-
den übertragen werden.
A
ePAePV-A0318
Hinweis auf offene Beiträge
Wenn Erst- / Zweitbeurteilende z. B. die Dienststelle wechseln (Änderung der Ge-
schäftsverteilung), soll vom HR-System automatisiert die Erinnerung / Aufforderung
für den Wechselnden ausgelöst werden, dass noch Beurteilungsbeiträge zu erstellen
sind.
B
13. Dezember 2024
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ePAePV-A0181
Terminfindung
Die Terminfindung für das Beurteilungsvorgespräch soll über das HR-System durch-
geführt werden können.
B
ePAePV-A0184
Beteiligung der Interessenvertretung 1/2
In der Termineinladung zur Beurteilungseröffnung soll der Beschäftigte auf die Mög-
lichkeit zur Beteiligung der Interessenvertretung hingewiesen werden. Die Termin-
einladung muss per E-Mail versandt werden.
B
ePAePV-A0186
Beteiligung der Interessenvertretung 2/2
Die Entscheidung des Beschäftigten, ob die Interessenvertretung beteiligt werden
soll, soll im HR-System manuell vermerkt werden können.
B
ePAePV-A0183
Anbindung KP 1/2
Der beurteilte Beschäftigte soll sich vorbereitend auf die Beurteilungseröffnung seine
Beurteilung in der KP ansehen können.
B
ePAePV-A0190
Anbindung KP 2/2
Eine Kopie des unterschriebenen Eröffnungsvermerkes soll dem Beschäftigten in der
KP zugänglich gemacht werden.
B
ePAePV-A0191
Beurteilungsstatus
Das HR-System soll eine Übersicht über den Beurteilungsstatus der beurteilungspfl-
lichtigen Beschäftigten (Beurteilung ausstehend, beurteilt, Beurteilung eröffnet, etc.)
zur Verfügung stellen.
B
ePAePV-A0192
Erstellung Notenspiegel
Das HR-System soll der Sachbearbeitung Dienststellen die automatisierte und zeit-
punktungebundene Erstellung eines Notenspiegels (anonymisierte Zusammenfas-
sung nach Vergleichsgruppe) ermöglichen.
B
4.8.3.3 Prozess: Sonderurlaub beantragen
4.8.3.3.1 Sonderurlaub beantragen
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ePAePV-A0219
Sonderurlaubsantrag
Die Informationen (strukturierte Daten und Dokumente bei Antragseingang über die
KP bzw. manuelle Erfassung durch die Sachbearbeitung Dienststellen bei Papieran-
trag) aus (Sonder-)Urlaubsanträgen müssen im HR-System abgebildet werden kön-
nen.
A
ePAePV-A0244
Anpassung von Urlaubsdaten
Das HR-System soll der Sachbearbeitung Dienststellen ermöglichen, dass individuelle
Zuordnungen und Anpassungen der Urlaubsdaten von Beschäftigten manuell vorge-
nommen werden können.
B
ePAePV-A0261
Einpflegen von Urlaubsdaten
Das HR-System muss das Einpflegen von Daten zu beantragten und genehmigten
Sonderurlauben durch die Sachbearbeitung Dienststellen ermöglichen.
A
13. Dezember 2024
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ePAePV-A0251
• Abwesenheitsarten (Katalogauswahl)
Über den Sonderurlaub hinaus, muss das HR-System der Sachbearbeitung
Dienststellen auch die Erfassung von anderen Arten von Abwesenheiten
des Beschäftigten aus einem vorgegebenen Katalog ermöglichen. Der Kata-
log muss insbesondere die Abwesenheitsarten
• Beschäftigungsverbot
• Mutterschutz
• Elternzeit
• Sabbaticals
• Vorübergehende Umsetzungen
• Abordnungen
• Dienstreise
• Telearbeit
• Zeitausgleich
• Urlaub
• Sonstiges
umfassen.
A
ePAePV-A0358
Überwachung Resturlaub
Das HR-System soll fähig sein, Resturlaubsansprüche automatisiert zu überwachen
und diese innerhalb von zu definierenden Fristen an die Sachbearbeitung Dienststel-
len zu melden.
Die Festlegung der Fristen soll durch die Zentralen Fachadministration änderbar sein.
B
ePAePV-A0369
Berücksichtigung von Arbeitszeitmodellen
Das HR-System soll fähig sein, die in der elektronischen Personalverwaltung hinter-
legten Arbeitszeitmodelle für Berechnungen automatisiert zu berücksichtigen.
B
4.8.3.4 Prozess: Stellenhaushalt
4.8.3.4.1 Geschäftsverteilungsplan / Organigramm
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ePAePV-A0010
Automatisierte Erstellung des GVP
Das HR-System soll fähig sein, den Geschäftsverteilungsplan (GVP) automatisiert
über die im HR-System vorhandenen Daten zu erstellen. Veränderungen im Vergleich
zur direkten Vorgängerversion sollen historisiert werden und für die Sachbearbei-
tung Dienststellen vergleichend sichtbar sein.
B
ePAePV-A0542
Automatisierte Aktualisierung des GVP
Das HR-System soll bei Änderungen der Stammdaten automatisiert den GVP ändern.
B
ePAePV-A1014
Automatisierte Erstellung eines Organigramms
Das HR-System soll aus den strukturierten Daten zur Organisation und ihren Mitar-
beitenden automatisiert Organigramme erstellen können.
B
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13. Dezember 2024
4.8.3.4.2 Stellenplannummer
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ePAePV-A0391
Vergabe einer Stellenplannummer
Beim Anlegen einer neuen Stelle durch die Sachbearbeitung Stellenhaushalt im Stel-
lenplan, muss die Stellenplannummer automatisiert vom HR-System vergeben wer-
den.
A
ePAePV-A0392
Fortlaufende Stellenplannummer
Die in ePAePV-A0391 generierte Nummer muss fortlaufend sein.
A
ePAePV-A0393
Keine Neuvergabe von Stellenplannummern
Die in ePAePV-A0391 generierte Nummer darf nach Wegfall der Stelle nicht neu ver-
geben werden.
A
ePAePV-A0394
Möglichkeit der Hinterlegung einer Bildungsvorschrift
Die in ePAePV-A0391 generierte Nummer muss nach im HR-System hinterlegten Bil-
dungsvorschriften erzeugt werden.
A
ePAePV-A0395
Neuvergabe bei Ressortwechsel
Geht eine Stelle in ein anderes Ressort über (siehe ePAePV-A013 – Kapitel Haushalts-
stelle), muss ebenfalls vom HR-System eine Stellenplannummer vergeben werden
(siehe ePAePV-A0391).
A
ePAePV-A0396
Historisierung von Stellenplannummern bei Neuvergabe
Im Fall von ePAePV-A0395 muss die bisherige Stellenplannummer als historisches
Datum an der (Haushalts-)Stelle gespeichert werden. Das historische Datum muss re-
cherchierbar sein. Das historische Datum muss auch frei bleiben dürfen.
A
4.8.3.4.3 Haushaltsstelle
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ePAePV-A0399
Pflege eines Merkmals einer Haushaltsstelle 1/5
Das Merkmal, ab wann die Stelle einem Beschäftigten durch die Sachbearbeitung
Stellenhaushalt zugeordnet werden kann ("gültig von"), muss an der (Haushalts-
)Stelle im HR-System pflegbar sein.
A
ePAePV-A0400
Pflege eines Merkmals einer Haushaltsstelle 2/5
Das Haushaltskapitel (Ressort) muss durch die Sachbearbeitung Stellenhaushalt an
der (Haushalts-)Stelle pflegbar sein.
A
ePAePV-A0401
Pflege eines Merkmals einer Haushaltsstelle 3/5
Der Haushaltstitel muss durch die Sachbearbeitung Stellenhaushalt an der (Haus-
halts-)Stelle pflegbar sein.
A
ePAePV-A0402
Pflege eines Merkmals einer Haushaltsstelle 4/5
Die Maßnahmegruppe muss durch die Sachbearbeitung Stellenhaushalt an der
(Haushalts-)Stelle pflegbar sein.
A
ePAePV-A1148
Hinterlegung eines Status einer Haushaltsstelle
Das HR-System soll der Sachbearbeitung Dienststellen ermöglichen, an jeder (Haus-
halts-)Stelle einen Status zu hinterlegen.
B
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ePAePV-A0403
Haushaltsstelle in Ausschreibung 1/3
An der (Haushalts-)Stelle soll durch die Sachbearbeitung Stellenhaushalt im HR-
System hinterlegt werden können, wenn aktuell eine Ausschreibung zur Besetzung
stattfindet.
B
ePAePV-A0404
Haushaltsstelle in Ausschreibung 2/3
Solange die Ausschreibung zur Besetzung der Stelle stattfindet, soll die Stelle nach
Wahl der Sachbearbeitung Dienststellen geblockt werden können, so dass während
dieser Ausschreibungszeit kein Beschäftigter auf die Stelle gesetzt werden kann. Die
Wahl muss z.B. bei langwierigen Ausschreibungsverfahren änderbar sein.
B
ePAePV-A0406
Haushaltsstelle in Ausschreibung 3/3
Das HR-System muss ermöglichen, dass eine (Haushalts-)Stelle auf mehrere Beschäf-
tigte aufteilbar ist.
A
ePAePV-A0407
Automatisierte Übernahme von Änderungen
Das HR-System muss Veränderungen im Beschäftigungsumfang des Beschäftigten
auch in die Stellenbesetzung automatisiert übernehmen.
A
ePAePV-A0408
Zeitliche Befristung
Das HR-System muss der Sachbearbeitung Dienststellen ermöglichen, eine zeitliche
Befristung des Beschäftigungsumfangs hinterlegen zu können.
A
ePAePV-A0409
Aktualisierung der Stellenbesetzungsliste
Mit Zuordnung eines Beschäftigten zu einer (Haushalts-)Stelle, muss die Stellenbe-
setzungsliste automatisiert erstellt/aktualisiert werden.
A
ePAePV-A0410
Übergabe von Stellen an andere Ressorts
Das HR-System soll der Sachbearbeitung Stellenhaushalt ermöglichen, eine Stelle zur
Bewirtschaftung (Stellenbesetzung, Stellenausschreibung) auch einer Sachbearbei-
tung Stellenhaushalt des nachgeordneten Bereichs und eines anderen Ressorts zuzu-
führen.
B
ePAePV-A0414
Hinterlegung von Änderungen
Eine beantragte Änderung für eine (Haushalts-)Stelle muss an dieser (Haushalts-)
Stelle im HR-System hinterlegt werden können.
Die Beantragung selbst erfolgt außerhalb des HR-Systems.
A
ePAePV-A0415
Hebung einer Haushaltsstelle
Das HR-System muss der Sachbearbeitung Stellenhaushalt ermöglichen, die Hebung
einer Haushaltsstelle durchzuführen.
A
ePAePV-A0416
Senkung einer Haushaltsstelle
Das HR-System muss der Sachbearbeitung Stellenhaushalt ermöglichen, die Senkung
einer Haushaltsstelle durchzuführen.
A
ePAePV-A0417
Wandlung einer Haushaltsstelle
Das HR-System muss der Sachbearbeitung Stellenhaushalt ermöglichen, die Wand-
lung einer Haushaltsstelle durchzuführen.
A
ePAePV-A0418
Anbringung von Stellenvermerken
Das HR-System muss der Sachbearbeitung Stellenhaushalt ermöglichen, an einer
Haushaltsstelle Stellenvermerke anzubringen und zu pflegen.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
ePAePV-A0428
Recherchemöglichkeit
Das HR-System muss der Sachbearbeitung Dienststellen z. B. zur Ermittlung der Be-
förderungsmöglichkeiten und Stellennachbesetzungen ermöglichen, nach zukünftig
geplanten Altersabgängen (z. B. bedingt durch die Regelaltersgrenze) zu recherchie-
ren.
A
ePAePV-A0430
Reduzierung Stellenanteil
Das HR-System muss der Sachbearbeitung Dienststellen ermöglichen, den Stellenan-
teil eines befristet ausscheidenden Beschäftigten auf Null zu reduzieren.
A
ePAePV-A0436
Prozentuale Aufteilung einer Stelle
Das HR-System muss die Sachbearbeitung Dienststellen darauf hinweisen (Warnmel-
dung), wenn bei Aufteilung einer Stelle 100 % der Stelle und mehr aufgeteilt werden.
Das HR-System muss die Sachbearbeitung Dienststellen ermöglichen, die Stelle auf
über 100 % prozentual aufzuteilen.
A
ePAePV-A0512
Pflege eines Merkmals einer Haushaltsstelle Das HR-System muss die Sachbearbei-
tung Stellenhaushalt ermöglichen, an der Haushaltsstelle ein Datum "gültig bis" zu
hinterlegen.
Damit wird festgehalten, wie lange sie vorhanden ist.
A
ePAePV-A0530
Ermittlung freier Stellen
Das HR-System soll automatisiert ermitteln, wann welche Stelle planbar wieder frei
wird (z. B. durch Altersabgänge, Ende befristeter Arbeitsverträge). Das HR-System
muss der Sachbearbeitung Dienststellen die Möglichkeit bieten, die ermittelten Da-
ten einzusehen.
B
ePAePV-A0532
Freigabe von Stellen 1/2
Das HR-System muss automatisiert eine Haushaltsstelle vom Beschäftigten trennen,
sobald ein Beschäftigter ausscheidet, so dass die Stelle wieder frei ist.
A
ePAePV-A0549
Freigabe von Stellen 2/2
Das HR-System soll automatisiert auf verfügbare Stellen und erstellte Listen (z.B. Be-
förderungssperrlisten) überprüfen können und das Ergebnis der Sachbearbeitung
Stellenhaushalt bereitstellen.
B
ePAePV-A1005
Filter nach Stellenkategorien
Das HR-System muss die Haushaltsstellenunterteilbar und filterbar machen können,
insbesondere nach:
- AVD
- AN
- PVD-S (Schutzpolizei)
- PVD-K (Kriminalpolizei)
- LS (Leerstelle)
Das HR-System muss der Zentralen Fachadministration die Änderung dieses Stellen-
kategorien-Kataloges ermöglichen.
A
ePAePV-A0421
Recherche nach nutzbaren Stellenresten
Das HR-System muss der Sachbearbeitung Stellenhaushalt im Falle einer Zuverset-
zung / Einstellung und einer nicht vorhandenen Haushaltstelle ermöglichen, nach
nutzbaren Stellenresten innerhalb der vorhandenen Haushaltsstellen recherchieren
zu können.
A
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13. Dezember 2024
5 Nichtfunktionale Anforderungen an das Gesamtsystem
Das nachfolgende Kapitel beinhaltet die übergreifenden nichtfunktionalen Anforderungen. Die Anforderun-
gen nehmen demgemäß auf das Gesamtsystem gemäß EVB-IT System-AGB Bezug, sofern nicht explizit eine
Systemkomponente (KP oder HR-System) benannt ist.
Im Einzelnen sind dies Anforderungen an:
- Benutzeroberfläche,
- Änderbarkeit, Erweiterbarkeit und Wartbarkeit,
- Sicherheit,
- Technik,
- Schnittstellen,
- Barrierefreiheit,
- Dokumentation und Schulung,
- Projektdurchführung, Abnahme und Herstellung der Betriebsbereitschaft
Ein wesentlicher Anteil dieser Anforderungen ergibt sich aus zwingenden rechtlichen Rahmenbedingungen
sowie aus dem gegebenen Rahmen des Betriebes von Landes-IT in Mecklenburg-Vorpommern (MV).
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
NA01.01
Gesamtheitliche Abdeckung der nichtfunktionalen Anforderungen an das Gesamt-
system im Standard
Das Gesamtsystem soll alle nichtfunktionalen Anforderungen des Gesamtsystems
im Standard bei Angebotsabgabe abdecken. Der Begriff Standard ist im Glossar de-
finiert. Die Bewertung berechnet sich aus dem Anteil der bereits im Standard vor-
gesehenen Anforderungen auf Basis der Angaben des Bieters.
B
5.1 Anforderungen an die Benutzeroberfläche
Die nachfolgenden Anforderungen an die Benutzeroberfläche sind im Wesentlichen an die DIN EN ISO 9241
zur Ergonomie der Mensch-System-Interaktion angelehnt. Diese wurden ergänzt, um weitere vorhaben-
spezifische Anforderungen, beispielsweise zur Umsetzung des Corporate Designs des Landes Mecklenburg-
Vorpommern, zu realisieren. In Hinblick auf die Benutzeroberfläche sind darüber hinaus die Anforderungen
zur Barrierefreiheit in Kapitel 5.6 zu beachten.
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
BO01.01
Qualität der Benutzeroberfläche
Das Gesamtsystem soll die Interaktionsprinzipien der ISO 9241-110 zur Erstellung ef-
fektiver, effizienter und zufriedenstellender Software möglichst umfassend berück-
sichtigen, dies wird im Rahmen eines Usability Tests durch den AG auf Basis einer
Teststellung im Rahmen der Angebotsphase überprüft. Die Teststellung muss dabei
keine AG-spezifischen Funktionalitäten aufweisen, sondern kann in der Stan-
dardausprägung der angebotenen Anwendungen bereitgestellt werden. Ausge-
wählte Nutzende führen im Rahmen der Teststellung jeweils vier Anwendungsfälle
durch (siehe unten). Für diese hat der Anbieter jeweils fiktive Daten in seiner Te-
stumgebung zu hinterlegen und Zugänge für einen bestimmten Zeitraum zur Verfü-
gung zu stellen. Die Testpersonen bewerten auf Basis dieser Anwendungsfälle aus-
gewählte Anforderungen der ISO 9241-110 „Ergonomie der Mensch-System-
Interaktion - Teil 110: Interaktionsprinzipien“ auf einer Skala von 0 bis 5:
- 5 Punkte: Die Anforderung ist vollständig erfüllt.
- 4 Punkte: Die Anforderung ist mit geringen Einschränkungen erfüllt.
- 3 Punkte: Die Anforderung ist mit Einschränkungen erfüllt, die die Interaktion
insgesamt nicht wesentlich beeinträchtigen.
- 2 Punkte: Die Anforderung ist mit Einschränkungen erfüllt, die die Interaktion in
speziellen Anwendungsfällen oder insgesamt beeinträchtigen.
- 1 Punkt: Die Anforderung ist mit signifikanten Einschränkungen erfüllt, die die
Interaktion in speziellen Anwendungsfällen oder insgesamt stark beeinträchti-
gen.
- 0 Punkte: Die Anforderung ist nicht erfüllt.
Aus den Bewertungen sämtlicher Nutzenden, über sämtliche Anforderungen hinweg,
wird pro Anwendungsfall (Liste der Anwendungsfälle in der nachfolgenden Aufzäh-
lung) ein Durchschnitt ermittelt. Insgesamt können also 20 Punkte erreicht werden.
Die erreichte Punktzahl wird mit Faktor 0,5 in Bewertungspunkte umgerechnet und
auf ganze Zahlen gerundet.
Die Anwendungsfälle zur Prüfung der Anforderungen lauten:
- Erfassung eines neuen Personalfalls
- Änderungen an einem bestehenden Personalfall
- Erstellung einer Entgeltabrechnung/eines Bescheides
- Datenerfassung zur Versorgungsfestsetzung
In den Anwendungsfällen werden insbesondere unterschiedliche Fehlersituationen
geprüft, die durch die Testpersonen aktiv hervorgerufen werden, zum Beispiel:
- Verletzung von Datenformaten (kein Datum, keine Zahl in den entsprechenden
Eingabefeldern).
- Verletzung von Zeiträumen (Anfangsdatum größer als Enddatum).
- Nicht-Befüllung von Pflichtfeldern bzw. Musseingaben.
- Eingabe von unsinnigen Werten, Überschreitungen und Unterschreitungen von
Wertgrenzen.
- Fachliche Fehler:
• Abrechnung von Bezügen während einer gemeldeten Elternzeit
• Eintrag von Krankheit über das Ende eines Arbeitsverhältnisses hinaus
B
BO01.03
Gender-neutrale Sprache
Das Gesamtsystem muss durchgängig eine geschlechtsneutrale Sprache gemäß
Leitfaden für die sprachliche Gleichbehandlung von Frauen und Männern in der
Amts- und Rechtssprache (Anlage 5.1 Geschlechtergerechte Sprache ) verwenden.
A
BO01.04
Sprache der Benutzeroberfläche
Die Benutzeroberflächen des Gesamtsystems müssen vollständig in deutscher Spra-
che bereitgestellt werden.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
BO01.05
Erweiterbarkeit um Englisch
Die Benutzeroberflächen des HR-System und der KP sollen durch Konfigurationsmög-
lichkeiten benutzerspezifisch in Englisch verfügbar sein.
B
BO01.06
Corporate Design für das HR-System
Das HR-System soll visuell an das Corporate Design des Landes Mecklenburg-Vor-
pommern angepasst sein. Der für die geforderten Anpassungsmöglichkeiten maßgeb-
liche Leitfaden zum Landesdesign kann abgerufen werden unter:
https://www.mecklenburg-vorpommern.de/markenportal/landesmarke/marken-
handbuch
B
BO01.07
Corporate Design für KP
Der AN muss die KP visuell an das Corporate Design des Landes Mecklenburg-Vor-
pommern anpassen. Der für die Anpassung maßgebliche Leitfaden zum Landesdesign
kann abgerufen werden unter:
https://www.mecklenburg-vorpommern.de/markenportal/landesmarke/marken-
handbuch
A
5.2 Qualitätsanforderungen an Änderbarkeit, Erweiterbarkeit, Wartbar-
keit
Über die Qualitätsanforderung an Änderbarkeit, Erweiterbarkeit und Wartbarkeit wird die Zukunftsfähig-
keit des Vorhabens sichergestellt, sodass das Gesamtsystem über den geplanten Lebenszyklus einsetzbar
und auf dem Stand der Technik bleibt.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
QA01.01
Produktstrategie Weiterentwicklung (1/2)
Der AN muss eine Produkt-Releaseplanung vorlegen.
A
QA01.02
Produktstrategie Weiterentwicklung (2/2)
In der Produktstrategie Weiterentwicklung sollen die Ausrichtung, Prioritäten und die
geplanten Weiterentwicklungen von Funktionalitäten der Standardsoftware sowie ge-
plante technische Verbesserungen der Standardsoftware im zeitlichen Verlauf darge-
stellt werden.
B
QA01.03
Nutzung Framework ITIL
Im Rahmen der Erbringung des Systemservice muss das Framework ITIL in der Version
3 oder 4 beachtet werden. Sofern das Framework beim AN und Betreiber abweichend
ist, verpflichtet sich der AN harmonisierte Prozessketten bereitzustellen.
A
QA01.04
Produktlebenszyklus der verwendeten Komponenten
Der AN muss über den gesamten Nutzungszeitraum des Gesamtsystems sicherstellen,
dass nur solche Komponenten verwendet werden, für die weder das Enddatum von
Pflege (EOM) noch von Support (EOS) erreicht ist.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
QA01.05
Überwachter Lebenszyklus
Für die Entwicklung von Software muss sowohl für die kundenspezifischen Änderun-
gen als auch die Weiterentwicklung der Software die den AG betrifft ein Versionsver-
waltungssystem verwendet werden. Entwicklungsfortschritte müssen innerhalb von
Build-Pipelines kontinuierlich und automatisch integriert werden. Softwareartefakte
(sowohl selbst erstellte als auch von Lieferanten bereitgestellte Releases) sind in einer
Software-Registry zu verwalten und laufend auf bekannte Schwachstellen (CVEs) zu
untersuchen. Der Schwachstellenscan muss automatisiert erfolgen und die verwende-
ten Bibliotheken, sowie die SBOM (SA02.27 (Zuverlässigkeit und Schutz)) mit einbezie-
hen.
A
QA01.06
Software-Aktualisierung (1/3)
Diese Anforderung gilt ausschließlich für den On-Premise-Betrieb. Die Installation
neuer Programmstände muss selbstständig durch den AG bzw. den beauftragten IT-
Dienstleister erbracht werden können. Es muss dabei seitens des Auftragnehmers si-
chergestellt werden, dass die Softwareaktualisierung ohne den Verlust bereits beste-
hender Daten (z. B. Testdaten in einer Testumgebung) durchgeführt wird.
A
QA01.07
Software-Aktualisierung (2/3)
Für den gesamten Entwicklungsprozess gilt, dass die Entwicklungskonzepte, -methoden
und -prozesse standardisiert sein müssen.
A
QA01.08
Software-Aktualisierung (3/3)
Alle Programmstände, inklusive der Vorgängerversionen, müssen durch geeignete, mo-
derne Versionierungskonzepte und Codemanagement-Lösungen eindeutig identifizier-
bar und bei Bedarf automatisiert und lauffähig wiederherstellbar sein.
A
QA01.09
Performanz
Das Gesamtsystem muss pro Systemkomponente (KP und HR-System) die in der Anlage
5.2 (Performanz Anforderungen und Messung Produktlieferant) definierten Perfor-
manz-Ziele in Abschnitt 1 erfüllen.
Die Prüfung der Zielerreichung erfolgt anhand der in Abschnitt 2 der Anlage 5.2
(Performanz Anforderungen und Messung Produktlieferant) definierten Messverfah-
ren. Der AN hat für diese Komponenten eine entsprechende Dokumentation der auto-
matisiert durchzuführenden Last- und Performancetests in Form von Protokollen vor-
zulegen.
Die Bewertung von Abweichungen in der Zielerreichung erfolgt anhand der in Abschnitt
3 der Anlage 5.2 (Performanz Anforderungen und Messung Produktlieferant) definier-
ten Kriterien.
A
QA01.10
Kommunikation zwischen den Systemkomponenten
Der AN muss zur technischen Umsetzung der Kommunikation zwischen den System-
komponenten ausschließlich gängige Schnittstellenstandards (SOAP, REST, Webser-
vices etc. insbesondere jedoch nicht proprietäre Kommunikations- oder Schnittstel-
lenprotokolle), die dem Stand der Technik entsprechen, verwenden.
A
QA01.11
Dokumentation der Schnittstellen - Systemkomponenten
Der AN muss eine vollständige Dokumentation der Schnittstellen zwischen den System-
komponenten bereitstellen, so dass ein fachkundiger Dritter diese Schnittstelle(n) selb-
ständig und im vollen Funktionsumfang verwenden kann.
A
QA01.12
Dokumentation der Schnittstellen – Beistellungen, externen Systeme
Der AN muss eine vollständige Dokumentation der Schnittstellen zu Beistellungen bzw.
externen Systemen bereitstellen.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
QA01.13
Release Stabilität
Der AN muss sicherstellen, dass beim Einspielen neuer Programmstände die vorhan-
dene fachliche Konfiguration (insbesondere Workflows, Regelwerke, Parametereinstel-
lungen und Berechnungen) erhalten und funktionsfähig bleibt. Änderungen bedürfen
der Zustimmung des AG.
A
QA01.14
Abwärtskompatibilität
Die Abwärtskompatibilität der Systemfunktionen und Komponenten, insbesondere der
technischen Schnittstellen im Rahmen von neuen Programmständen, muss gewährleis-
tet sein.
A
5.3 Sicherheitsanforderungen
Das Gesamtsystem muss unter Beachtung der Grundlagen des Datenschutzes und der IT-Sicherheit erstellt
werden. Der Schutzbedarf ist im Hinblick auf Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit als hoch festge-
legt, da das System mit personenbezogenen Finanzinformationen operiert. Die Grundlagen ergeben sich
insbesondere aus der DSGVO, dem Landesdatenschutzgesetz Mecklenburg-Vorpommern (DSG MV), dem
IT-Grundschutz-Kompendium, den Grundschutz-Standards des Bundesamtes für Sicherheit in der Informa-
tionstechnik (BSI) sowie den technischen Richtlinien des BSI. Unterlagen sind auf der Webseite des BSI
4
bzw. das Standard-Datenschutzmodell auf der Webseite des Landesbeauftragten für Datenschutz und In-
formationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern
5
veröffentlicht.
5.3.1 Löschfristen und Datenschutz
Anforde-
rungs-kenn-
zeichnung
Anforderung
Kriterium
SA01.01
Datenschutzprüfung
Die DSGVO sowie ergänzend das DSG des Landes Mecklenburg-Vorpommern müssen
eingehalten werden. Das Gesamtsystem muss systemseitig die Einhaltung dieser Vor-
schriften ermöglichen, ohne dass der AG hier weitere konfigurative Maßnahmen tref-
fen muss. Des Weiteren müssen alle Anforderungen des behördlichen und des verfah-
rensbezogenen Datenschutzes in der aktuellsten Fassung im System umgesetzt
werden. Der AN muss dem AG geeignet nachweisen, dass die Anforderungen erfüllt
werden. Ein entsprechender Nachweis ist vor Beginn des Einwilligungsverfahrens, ca.
6 Monate vor dem im Projektplan hinterlegten Termin zur Inbetriebnahme, zu erbrin-
gen.
A
SA01.02
Drittauftragnehmer
Der AN muss sicherstellen, dass bei Verwendung von Softwarekomponenten Dritter
die Einhaltung sämtlicher Datenschutzanforderungen des Gesamtsystems auch mit
diesen Softwarekomponenten vollständig erfüllt wird.
A
4
Siehe https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/ITGrundschutz/ITGrundschutzStandards/ITGrundschutzStandards_node.html
5
Siehe www.datenschutz-mv.de
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13. Dezember 2024
Anforde-
rungs-kenn-
zeichnung
Anforderung
Kriterium
SA01.03
Export personenbezogener Daten
Der AN muss Funktionen bereitstellen, die einen Export sämtlicher zu einer Person
gespeicherten personenbezogenen Daten in einem maschinenlesbaren Format er-
möglichen (insbesondere für das Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO). Die technische
Weitergabe der Daten muss über REST-API, SOAP oder über dateibasierten Export auf
digitalen Medien möglich sein (z. B. DVDs, LTO oder andere marktübliche Methoden).
A
SA01.04
Übersicht personenbezogene Daten
Die Dokumentation des Gesamtsystems muss eine tabellarische Übersicht enthalten,
wo welche personenbezogenen Daten gespeichert sind. Darin enthalten sein müssen
Angaben, unter welchen Kriterien (Zweckbindung) die Daten am jeweiligen Ort ge-
speichert werden (Art. 30 DSGVO).
A
SA01.05
Auftragnehmer benennt Datenschutzbeauftragten
Der AN muss dem AG seinen fachkundigen Datenschutzbeauftragten als Ansprech-
partner nennen. Dieser muss bei der Klärung offener Anliegen zum Thema Daten-
schutz mitwirken.
A
SA01.06
Speicherdauer der Daten
Das Gesamtsystem muss alle abrechnungsrelevanten Daten, zahlungsbegründenden
und für die Personalverwaltung relevanten Unterlagen (einschl. Anträge, Bescheide)
für die Dauer des Lebenszyklus der Personalfallakte auswertbar speichern. Es sind die
unterschiedlichen Fristen für „Daten zur Berechnung“, „Dokumente“ und „Stammda-
ten (z. B. Lebenslauf)“ zu wahren. Mit Abschluss des Vorgangs muss eine automati-
sierte, durch die Fachadministration konfigurierbare Änderung der Zugriffsrechte er-
folgen (z. B. nur noch Zugriffsrechte für bestimmte Auswertungs-Rollen).
A
SA01.07
Speicherdauer aller anderen Daten
Folgende Punkte müssen durch den AN erfüllt werden:
- Hinsichtlich der Protokolldaten der revisionssicheren Dokumentation („Audit
Trail“) gemäß Anforderung SA02.18 (Revisionssichere Dokumentation (Audit
Trail)) gilt zwingend die Speicherdauer analog §76 Abs. 4 BDSG soweit diese nicht
abweichend durch den AG festgelegt wird.
- Löschregeln für alle anderen Daten sind in der nachfolgenden Anforderung
SA01.08 (Archivierung und Löschung) festgelegt.
- Andere nicht datenschutzrechtliche Protokollierungsdaten sind in Übereinstim-
mung mit dem Rahmendatenschutzkonzept, der Protokollierung und Detektion
von Cyber-Angriffen auf die Bundesverwaltung, nach 90 Tagen zu löschen.
A
ePAePV-
A0937
Speicherdauer Dokumente und Akten
Das HR-System muss gewährleisten, dass Aufbewahrungsfristen für
• einzelne Dokumente
• die Akte als Ganzes
anwendbar sind.
A
SA01.08
Archivierung und Löschung
Die Fristen für Archivierung und Löschung von Dokumenten sowie Daten inklusive
Protokolldaten, müssen im Hinblick auf Kategorien, Regeln und Leistungsarten, para-
metrisierbar sein. Der Beginn der Löschfrist muss aus dem Erstellungsdatum der je-
weiligen Dokumente/Daten im Fachverfahren abgeleitet werden. Die gesetzlichen
Aufbewahrungs-/Löschfristen und die Aufbewahrungs-/Löschfristen gemäß SA01.07
(Speicherdauer aller anderen Daten) müssen im Gesamtsystem abgebildet und im
Rahmen der Zentralen Fachadministration angepasst werden können.
A
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Anforde-
rungs-kenn-
zeichnung
Anforderung
Kriterium
SA01.09
Verlängerung der Aufbewahrungsfrist
Für Vorgänge, die sich in einer aktuellen Bearbeitung befinden, muss die Aufbewah-
rungsfrist automatisch aktualisiert werden.
A
SA01.10
Vorankündigung der Löschung
Die Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist soll mit einer Vorlaufzeit durch eine
Auswertung vom System an eine zentrale Stelle vorangekündigt werden. Die Vorlauf-
zeit muss abhängig von der Datenkategorie (entweder fachliche oder nichtfachliche
Daten) konfigurierbar sein. Zu den nichtfachlichen Daten gehören beispielsweise tech-
nische Protokolldaten.
B
SA01.11
Archivierungs- und Löschkonzept
Der AN muss im Rahmen der Umsetzungsphase ein Archivierungs- und Löschkonzept
vorlegen, in dem er die Umsetzung der gesetzlichen Aufbewahrungs-/Löschfristen
und der diesbezüglichen Anforderungen SA01.06 (Speicherdauer der Daten) –
SA01.10 (Vorankündigung der Löschung) im HR-System darstellt.
Der AN muss das vorgelegte Archivierungs- und Löschkonzept nach Freigabe durch den
AG technisch und datenschutzkonform im Gesamtsystem umsetzen.
A
SA01.12
Aussetzung der anstehenden Löschung
Es muss durch einen manuellen Eingriff von berechtigten nutzenden Personen möglich
sein, anstehende Löschungen in begründeten Fällen auszusetzen (zum Beispiel wegen
laufender Verfahren). Diese Begründung muss in ein entsprechendes Pflichtfeld einge-
tragen und im Gesamtsystem dokumentiert werden können.
A
SA01.13
Verarbeitung und Speicherung von Daten
Eine Verarbeitung und Speicherung von Daten ist nur in Ländern des EWR
6
und der
Schweiz – letzteres nur, sofern es einen zum Zeitpunkt der Verarbeitung/Speicherung
wirksamen Angemessenheitsbeschluss gemäß Art. 45 DSGVO gibt – zulässig.
A
SA01.14
Keine Weitergabe von personenbezogenen Daten an Hersteller oder Dritte
Der AN muss sicherstellen, dass aus dem Gesamtsystem keine personenbezogenen Da-
ten an Hersteller oder Dritte bereitgestellt werden. Dies gilt auch in Bezug auf Crash
Reporter, Analytics Tracker etc.
A
SA01.15
Rechte- und Rollenkonzept
Der AN muss zur Umsetzung der Rechte und Rollen, definiert in Kapitel 3.3 (Rollen-
und Berechtigungen) der Leistungsbeschreibung, ein geeignetes Umsetzungskonzept
in der Umsetzungsphase vorlegen , welches die technische Umsetzung der fachlichen
und datenschutzrechtlichen Vorgaben in vollem Umfang beschreibt und dieses nach
Freigabe durch den AG implementieren. Das Konzept muss sowohl Datenrechte (Le-
sen, Ändern, Anlegen und Löschen bestimmter Daten) als auch Funktionsrechte (Be-
rechtigungen für den Zugriff auf bestimmte Funktionen, z. B. Freigeben von Zahlun-
gen) umfassen.
A
SA01.16
Vertraulichkeit mittels Kryptographie
Das System muss die Vertraulichkeit mithilfe kryptographischer Methoden sicherstel-
len. Diese müssen zu jedem Zeitpunkt kollisionssicher sein. Die Daten müssen nach den
technischen Richtlinien für kryptographische Verfahren (TR-02102 und TR-03116) des
BSI verschlüsselt abgelegt werden.
A
6
Staaten des Europäischen Wirtschaftsraumes
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Anforde-
rungs-kenn-
zeichnung
Anforderung
Kriterium
SA01.17
Schutz vor unbefugter Änderung von Daten
Der AN muss sicherstellen, dass ein Verlust und eine unbefugte Veränderung (Manipu-
lation) der gespeicherten Daten (Dateien und Verarbeitungsprogramme) nicht erfol-
gen kann. Hierzu ist auch der Nachweis der zu diesem Zweck getroffenen technischen
Maßnahmen in der Umsetzungsphase zu erbringen.
A
5.3.2 IT-Sicherheit
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
SA02.01
BSI-Standard 200-2
Im Gesamtsystem werden personenbezogene Daten, insbesondere auch Finanzda-
ten, verarbeitet. Daraus ergibt sich gemäß Art. 9 DSGVO ein hoher Schutzbedarf im
Bereich der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit. Das Gesamtsystem muss
so gestaltet sein, dass die Anforderungen des IT-Grundschutzes nach BSI-Standard
200-2 unter der Maßgabe des hohen Schutzbedarfes erfüllt werden.
A
SA02.02
BSI-Standards für Kommunikation
Jegliche Kommunikation muss nach den technischen Richtlinien (TR-02102 und TR-
03161) des BSI verschlüsselt werden (z. B. Schnittstelle Client-Server, Webservices
für das HR-System).
A
SA02.03
Zertifizierung ISO 27001
Diese Anforderung gilt ausschließlich für den SaaS-Betrieb. Der AN muss über eine
Zertifizierung seines ISMS nach ISO 27001 verfügen und das Zertifikat dem Angebot
beifügen.
A
SA02.04
IT-Sicherheitsbeauftragter AN
Zur Sicherstellung der Anforderungen an den IT-Grundschutz, benennt der AN ei-
nen fachkundigen IT-Sicherheitsbeauftragten. Dieser muss sich eng mit dem IT-
Sicherheitsbeauftragten des AG (LAF MV) abstimmen.
A
SA02.05
Multi-Faktor-Authentisierung
Der AN muss den Anschluss des Gesamtsystems an die landeseigene Multi-Faktor-
Authentisierung- Lösung gewährleisten. Die Lösung wird in Anlage 5.11 ausführlich
beschrieben. Ggf. handelt es sich um zwei Instanzen der Multi-Faktor-Authentisie-
rung für KP und HR-System.
A
SA02.07
Konzept Multi-Faktor-Authentisierung
Der AN muss zum Anschluss des Gesamtsystems an die landeseigene Multi-Faktor-
Authentisierung- Lösung ein geeignetes Umsetzungskonzept in der Umsetzungs-
phase vorlegen, welches offenlegt, wie die Nutzung der Lösung durch den AN unter-
stützt wird.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
SA02.17
Protokollierung Login
Für das HR-System und die KP muss eine Log-Datei zur Protokollierung sicherheits-
relevanter Aktionen (Zugriff auf Kennwortdateien, Login- und Fehlversuche, Lo-
gout-Informationen, Sperrungen und Freigaben von Benutzerkonten sowie die
Neutralisierung von Kennwörter) angelegt und mitgeführt werden.
Das Protokoll muss den Mindeststandard des BSI zur Protokollierung und Detektion
von Cyber-Angriffen (bund.de) (www.bsi.bund.de → Themen → Staat und Verwal-
tung → Mindeststandards Bund → Letzte Aktualisierungen) und die Richtlinien aus
dem Standard-Datenschutzmodell (SDM) „Protokollierung“ (Anlage 5.4
SDM_Protokollieren) erfüllen. Die Log-Datei muss von der Zentralen Fachadminist-
ration des AG eingesehen und ausgewertet werden können.
A
ePAePV-N318
Single Sign On (1/2)
Das Gesamtsystem muss fähig sein, Nutzende über SSO-Funktionen den Zugang
und die Nutzung der Komponenten des Gesamtsystems zu ermöglichen.
A
ePAePV-N154
Single Sign On (2/2)
Das Gesamtsystem muss fähig sein, die Authentifizierung über Single-Sign-On (Stan-
dard-Client) in Windows-Domains und Windows-Subdomains zu ermöglichen.
A
SA02.18
Revisionssichere Dokumentation (Audit Trail)
Sämtliche Zugriffe auf Daten sowie Änderungen und Löschungen von Daten müssen
vollständig analog § 76 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) bzw. aus dem Standard-
Datenschutzmodell (SDM) „Protokollierung“ (Anlage 5.4 SDM_Protokollieren) pro-
tokolliert und als Audit Trail erfasst werden.
Das Protokoll muss
- den eindeutig gekennzeichneten Geschäftsvorfall,
- das Datum, die Uhrzeit und die Benutzerkennung des Nutzers die Erfassung, Än-
derung oder Löschung vorgenommen hat sowie
- die erfassten und geänderten Daten mit altem und neuem Stand enthalten.
- maschinenlesbar sein
A
SA02.19
Verschlüsselung von Dokumenten
Das Hochladen von verschlüsselten Dateien in der KP muss verhindert werden, da
diese nicht weiterverarbeitet werden können.
A
SA02.20
Registrierung einer Handynummer oder E-Mailadresse
Bei der Registrierung oder Änderung der E-Mailadresse in der KP, muss an diese E-
Mailadresse eine Verifikation bezüglich dieser Aktion versendet werden und die
Empfangenden müssen die Änderung bestätigen.
A
SA02.21
Benachrichtigung bei Änderung von Nutzerkontodaten in KP
Bei jeglicher Änderung der Profildaten von Nutzenden in der KP muss eine Benach-
richtigung an die hinterlegte E-Mailadresse versendet werden.
A
SA02.22
Authentifizierungsmechanismus bei Webservices und Diensten
Das Gesamtsystem muss den Zugriff auf Dienste oder Webservices, z. B. zu Beihilfe
oder ePA/ePV, zur Verhinderung von unberechtigten Zugriffen durch Authentifizie-
rung schützen. Hier wird auf das Rechte- und Rollenkonzept gem. Kapitel 3.3 verwie-
sen. Die Kommunikation muss verschlüsselt erfolgen.
A
SA02.23
Transportverschlüsselung von Daten
Für die Transportverschlüsselung von Daten ist die zum Umsetzungszeitpunkt aktu-
elle Version von TLS oder des Nachfolgeprotokolls zu nutzen.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
SA02.24
Trennungsgebot für Betriebsumgebungen
Das Gesamtsystem muss sicherstellen, dass die Zugangs- und Zugriffsberechtigungen
für die verschiedenen Umgebungen (z. B. Test-, Integrations-, Schulungs- und Pro-
duktivsystem) getrennt festgelegt werden können (Trennungsgebot). Die Berechti-
gungsprofile müssen in eine andere Umgebung übernehmbar sein.
A
SA02.26
Sitzungs-Timeout
Bei Inaktivität des Users ist die Sitzung nach einer festgelegten, durch die Zentrale
Fachadministration selbst konfigurierbaren Zeitdauer automatisch zu beenden.
A
SA02.27
Zuverlässigkeit und Schutz
Jegliche Komponenten des Gesamtsystems, insbesondere auch Dritt-Komponen-
ten, müssen aus zuverlässiger Quelle kommen und einen Schutz, beispielsweise
durch Härtung, vor Schadprogrammen bieten. Um die Zuverlässigkeit der Software
zu bewerten, muss der AN vor der Erstinstallation eine detaillierte Software Bill of
Materials (SBOM) gemäß TR 03183-02 des BSI zur Verfügung stellen. Die SBOM
muss zur Erstinstallation sowie mit jeder Releaseauslieferung auf dem aktuellsten
Stand eingereicht werden.
A
SA02.28
IT Sicherheitskonzept und Informationen zu IT-Sicherheitsaspekten
Der AN muss die Erstellung und regelmäßige Prüfung eines IT Sicherheitskonzepts
durch den AG vollumfänglich unterstützen. Dazu muss der AN dem AG auf entspre-
chende Anfragen hin unverzüglich Informationen zu IT-Sicherheitsaspekten und
dem Betrieb bereitstellen.
A
5.4 Technische Anforderungen
Dieses Kapitel beinhaltet die technischen Anforderungen an das Gesamtsystem oder an einzelne System-
komponenten sofern diese explizit genannt werden.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
TA01.02
Bereitstellung Konfigurationskonzept
Der AN muss im Rahmen der Umsetzung ein Konfigurationskonzept für die Fach- und
Systemebene vorlegen. Dieses enthält und beschreibt sämtliche Konfigurationsmög-
lichkeiten.
Darüber hinaus muss das Konzept ergänzende Erläuterungen zu folgenden Aspekten
der Konfiguration enthalten:
- Vermeidung von Fehlkonfigurationen durch abschließende Plausibilitätsprüfun-
gen zu den vorgenommenen Konfigurationen.
- Einfache funktionale Testmöglichkeit der Konfiguration und Testunterstützung
zum Test der Konfigurationsumgebung
- Direkte Überführung der Konfiguration in die Test- und Produktionsumgebung
("deployment option")
- Grafische Darstellung der Programm- und Prozesslogik
- Soweit vorhanden Hilfsmittel zur Definition von Workflows und Regeln (Kapitel
4.1.9)
A
TA01.03
Plausibilitätsprüfung bei der Konfiguration
Für die Konfiguration des Gesamtsystems muss eine systemseitige Plausibilitätsprü-
fung vorhanden sein, um widersprüchliche oder fehlerhafte Konfigurationen zu ver-
meiden.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
TA01.04
Unterstützung bei der Erstkonfiguration
Der AN muss den AG bei der Festlegung der fachlichen und betrieblichen Konfigura-
tionsparameter mindestens in der Erstkonfiguration unterstützen sowie das Gesamt-
system entsprechend der Vorgaben des AG konfigurieren. Die Unterstützung bei der
Festlegung der fachlichen Parameter der Erstkonfiguration sowie die Konfiguration
entsprechend der Vorgaben des AG ist unabhängig vom angebotenen Betriebsmo-
dell zu erbringen. Die Unterstützung bei der betrieblichen Erstkonfiguration gilt aus-
schließlich für den On-Premise- und Housing-Betrieb.
A
TA01.05
Effizienz
Das Gesamtsystem muss unter festgelegten Bedingungen gem. Anlage 5.2 mindes-
tens die dort festgelegte Leistung erbringen, bezogen auf den Umfang der eingesetz-
ten Betriebsmittel. Dieses Merkmal der Effizienz setzt sich aus folgenden Untermerk-
malen zusammen:
- Zeitverhalten – Grad, in dem die Reaktions- und Bearbeitungszeiten und Durch-
satzraten eines Produkts oder Systems bei der Ausführung seiner Funktionen den
Anforderungen entsprechen.
- Ressourcennutzung – Grad, in dem die Mengen und Arten der von einem Produkt
oder System bei der Ausführung seiner Funktionen verwendeten Ressourcen den
Anforderungen entsprechen.
- Kapazität – Grad, in dem die Höchstgrenzen eines Produkt- oder Systemparame-
ters den Anforderungen entsprechen.
A
TA01.06
Kalibrierung
Der AN muss vor Produktionsstart eine Kalibrierung des Gesamtsystems durchführen,
mit dem Ziel die Leistungsfähigkeit des Gesamtsystems zum Produktionszeitpunkt si-
cherzustellen. Maßgeblich sind die Vorgaben der Anlage 5.2.
A
TA01.07
Lastskalierbarkeit
Das Gesamtsystem muss in Bezug auf eine Erhöhung der aktiven Nutzerzahl unter
Beibehaltung der Reaktionszeit linear skalierbar sein (siehe Anlage 5.2).
A
TA01.08
Qualität der Skalierung
Eine horizontale Skalierung durch Parallelverarbeitung muss zum Abfangen von kurz-
fristigen Lastspitzen möglich sein. Der Auftragnehmer weist die Skalierbarkeit durch
entsprechende Architekturkonzepte und Testergebnisse spätestens mit der Bereit-
stellung zur Abnahme nach.
A
TA01.09
Volumenskalierbarkeit
Das Gesamtsystem muss in Bezug auf den Haupt- und den Massenspeicher skalierbar
sein, um mit der prognostizierten Wachstumsrate an Vorgängen (Anzahl an Vorgän-
gen) umgehen zu können (Verweis auf Anzahl der Vorgänge in Kapitel 2.1.1.1).
A
TA01.10
Strukturelle Skalierbarkeit
Das Gesamtsystem muss in Bezug auf den Haupt- und Massenspeicher skalierbar
sein, um mit der prognostizierten Wachstumsrate am Vorgangsumfang (Umfangrei-
chere Informationen innerhalb eines Vorgangs) umgehen zu können (siehe Kapitel
2.1.1).
A
TA01.11
Schichtenmodell
Diese Anforderung gilt ausschließlich für den On-Premise-Betrieb. Das Gesamtsystem
muss ein Schichtenmodell gewährleisten, sodass mindestens Präsentation Layer, Pro-
grammlogik und Daten jeweils voneinander getrennt sind (3-Tier-Architektur).
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
TA01.12
Mandantenfähigkeit
Das Gesamtsystem muss sowohl technisch als auch fachlich mandantenfähig sein. Die
inhaltliche Bedeutung der Mandantenfähigkeit ist in den Anforderungen TA01.13 bis
TA01.16 ausgeführt. (Siehe auch Anlage 5.8 Prüfkriterien Mandantenfähigkeit).
A
TA01.13
Ausgestaltung von Übermittlungen zwischen Mandanten
Bei einer getrennten Verarbeitung auf gemeinsamer IT-Infrastruktur ist die Verarbei-
tung von Daten eines Mandanten in einem anderen Mandanten als Datenübermitt-
lung auszugestalten. Um die Übermittlungen auf das Zulässige zu beschränken, darf
die Auswahl von Daten zur Übermittlung in jedem Fall nur an Identitätsdaten (Name,
Vorname, etc.) und solche Attribute oder Eigenschaften der Betroffenen anknüpfen,
für deren Übermittlung eine Rechtsgrundlage besteht.
A
TA01.14
Abgeschlossenheit der Transaktionen innerhalb eines Mandanten
Ein Mandant gilt als „abgeschlossen“, wenn jede Transaktion in einem Mandanten
einen gültigen Datenbestand eines Mandanten in einen neuen gültigen Datenbestand
überführt und hierbei von Daten anderer Mandanten weder abhängt, noch auf diese
Daten aufgrund technischer Maßnahmen weder lesend noch schreibend zugreift. Die
Datenhaltung muss jedoch stets so organisiert werden, dass für jede Instanz eines
personenbezogenen Datums die Zuordnung zu genau einem Mandanten erfolgt.
Sämtliche Zugriffe auf personenbezogene
Daten müssen die vergebenen Zugriffsberechtigungen sowie diese Zuordnung be-
rücksichtigen und durchsetzen.
A
TA01.15
Unabhängigkeit der Konfiguration
Eine ausreichende Mandantentrennung setzt voraus, dass die Zugriffsberechtigungen
die Verarbeitungsfunktionen und die Konfigurationseinstellungen je Mandant eigen-
ständig festgelegt werden.
Die eigenständige Vergabe von Zugangsberechtigungen bedingt das Anlegen von
mandantenspezifischen Benutzerkennungen, mit denen nur auf Daten ihres Mandan-
ten zugegriffen werden kann.
Sind für die technischen Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen auf Basis einer Ri-
sikoanalyse oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben mandantenspezifische Anforderun-
gen ersichtlich, so müssen diese Anforderungen auf Mandantenebene umgesetzt und
gemäß den Vorgaben der einzelnen Mandanten konfigurierbar sein.
A
TA01.16
Beschränkung der mandantenübergreifenden Verwaltung der Datenverarbeitung
Mandantenübergreifende Funktionen zur Verwaltung der Mandanten und der ge-
meinsam genutzten Infrastruktur dürfen keine Verarbeitung personenbezogener Da-
ten eines Mandanten erlauben.
Ausgenommen hiervon sind Funktionsträgerdaten der einzelnen Mandanten, die
dazu dienen, das mandantenspezifische Berechtigungssystem erstmalig einzurichten.
Auch das Anlegen und Löschen von Mandanten innerhalb des Systems gehört zu den
Funktionen einer mandantenübergreifenden Verwaltung. Die Organisation der Da-
tenspeicherung muss gewährleisten, dass für diese Verwaltungsfunktionen auch die
geltenden Bestimmungen für eine Auftragsdatenverarbeitung eingehalten werden
können.
A
TA01.17
Export strukturierter Daten
Im HR-Systemmuss es möglich sein, unter Beachtung der Regelungen zum Daten-
schutz und zur IT-Sicherheit (Kapitel 5.3), verarbeitete Daten in strukturierter Form in
einem marktüblichen Austauschformat zu exportieren.
Dabei muss der konkrete Umfang der Daten für den Export durch die Nutzenden ein-
geschränkt werden können, wie etwa im Rahmen der Suchfunktion (einschließlich der
Möglichkeit einer Filterung der Suchergebnisse).
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
TA01.18
Unterstützte Exportformate
Folgende Formate sollen im Export strukturierter Daten (TA01.17 (Export strukturier-
ter Daten)) unterstützt werden:
- XML oder JSON (Priorität 1)
- CSV (Priorität 2)
B
TA01.19
Offene Schnittstellen-Standards
Die Anwendung soll vorhandene XÖV-Standards (z. B. XDOMEA, XDATENFELDER,
XFALL…) nutzen. Soweit keine XÖV-Standards vorhanden sind, sollen Öffentliche Ver-
waltungsstandards (z. B. CMIS) genutzt werden. Zur Verifizierung ist mit dem Angebot
eine Liste aller Schnittstellen des Gesamtsystems unter Nennung der eingesetzten
Standards vorzulegen.
B
TA01.20
Browserkompatibilität
Die KP und das HR-System (soweit letzteres als Webanwendung bereitgestellt wird)
müssen in den Browsern Chrome, Firefox, Edge und Safari (bei Einsatz auf mobilen
Endgeräten) während der Laufzeit des Systemservice in der jeweils aktuellen Version
uneingeschränkt lauffähig sein. Dabei müssen vorherige Programmstände weiterhin
unterstützt werden (jeweils Programmstände der vorangehenden zwei Jahre).
A
TA01.21
HTML 5
Die KP muss für die Strukturierung, das Layout und Design von Webseiten folgende
Elemente nutzen:
- Strukturierung von Webseiten HTML ab Version 5.0 und höher
- Layout und Design von Webseiten CSS ab Level 2.0 und höher
Soweit das HR-System als Webanwendung zur Verfügung gestellt wird, gilt diese An-
forderung entsprechend.
A
TA01.22
UTF-8
Das Gesamtsystem muss UTF-8 (ohne Limitierung des Zeichensatzes, mindestens DIN
Spec 91379) durchgehend unterstützen, sodass z. B. diakritische Zeichen verarbeitet
werden.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
TA01.23
Hardware der Clients
Die Clients des Gesamtsystems müssen mindestens auf der unten genannten Hard-
ware lauffähig sein und die geforderte Performanz des Gesamtsystems (QA01.10)
muss mit dieser Hardware erreicht werden.
Hardware-Kennzahlen der APCs
Desktop:
- Core i5-7500
- 8 GB DDR4
- SSD SATA III 256 GB
- DVD SuperMulti SATA
- Intel® HD Graphics 630 (on-board)
- Secure Chip Hardware (TPM 2.0)
Laptop:
- Intel® CoreTi5-7300U
- 8 GB DDR4-2133 SoDimm
- SSD PCIe-NVMe OPAL 2, 256 GB
- Intel UHD Graphics620 Max.
- Auflösung 1980 x 1080 Pixel
- Wireless LAN
- Intel Dual Band
- Wireless-AC
- Wireless WAN (Fibocom L830-EB 4G LTE)
- Bluetooth Version 4.1
- Secure Chip Hardware (TPM 2.0)
A
TA01.24
Desktop-Clientbetriebssysteme
Als Clientbetriebssystem muss das auf den Clients vorhandene Microsoft Windows
(aktuell Version 11) genutzt werden können.
A
TA01.25
Nutzung aktiver Inhalte im Client
Die Verwendung herstellerspezifischer Webtechniken ist nicht zulässig.
Für die Darstellung von aktiven Inhalten im Client müssen herstellerunabhängige Lö-
sungen eingesetzt werden, z. B. ECMAScript ab Version 2017.
A
TA01.26
Nutzung einheitlicher Serverbetriebssysteme
Diese Anforderung gilt für den On-Premise-Betrieb. Als Serverbetriebssystem muss
eines der nachfolgenden Produkte in einer aktuellen Version genutzt werden:
- Microsoft Windows Server
- Red Hat Enterprise Linux
- DEBIAN LINUX inkl. Derivate
A
TA01.27
Nutzung einheitlicher Servervirtualisierungslösungen
Diese Anforderung gilt für den On-Premise-Betrieb. Als System für die Servervirtuali-
sierungslösungen (Hypervisor) muss eines der folgenden Systeme in aktueller Version
unterstützt werden:
- VMware ESX
- HyperV
A
TA01.29
Einheitlicher Betrieb von Containerlösungen
Diese Anforderung gilt ausschließlich für den On-Premise-Betrieb. Sofern die Lösung
als Containerlösung bereitgestellt wird, muss Kubernetes mit Vanilla-Standard ohne
proprietäre Erweiterungen genutzt werden.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
TA01.31
Webserver
Diese Anforderung gilt ausschließlich für den On-Premise-Betrieb. Als Webserver
muss eines der nachfolgenden Produkte in einer aktuellen Version genutzt werden:
- Apache HTTP Server
- Nginx
In die Softwarelösungen schon eingebettete Webserver sind davon nicht betroffen.
A
TA01.32
Laufzeitumgebungen
Diese Anforderung gilt ausschließlich für den On-Premise-Betrieb. Für Softwarelösun-
gen, die eine Laufzeitumgebung erfordern, muss eines der nachfolgenden Produkte
genutzt werden:
- OpenJDK LTS
- .NET LTS 5.0 oder höher
- .NET Core LTS.
A
TA01.34
Zugriff auf relationale Datenbanken
Diese Anforderung gilt ausschließlich für den On-Premise-Betrieb. Für den Zugriff auf
relationale Datenbanken muss eine der nachfolgenden Schnittstellen genutzt wer-
den:
- JDBC
- ADO.NET
- PHP Data Objects
A
TA01.35
Verschlüsselung auf Datenfeldebene
Das DB System muss in der Lage sein, bei Bedarf auch eine Verschlüsselung der Da-
tenfelder durchzuführen.
A
TA01.36
Ausführungsmodi
Das DB System soll in der Lage sein, die Abfragekommandos sowohl im Zeilenmodus
als auch, zur Verbesserung der Ausführungsgeschwindigkeit, im Batchmodus auszu-
führen.
B
TA01.37
Stored Procedures
Die Businesslogik des Gesamtsystems muss ausschließlich im Applikationsserver im-
plementiert sein, d.h. keine Stored Procedures für Businesslogik.
A
TA01.38
Infrastruktur
Die Anbindung der Benutzer in den Landesdienststellen erfolgt über das Landesda-
tennetz CN LAVINE. Die Anbindung der Landesbehörden an das CN LAVINE erfolgt mit
verschiedenen Bandbreiten, die kleinste derzeit im Betrieb befindliche Bandbreite
sind 8 Mbit/s. Die für die Nutzung des HR-Systems erforderliche Last pro Dienststelle
darf in Abhängigkeit der durchschnittlichen Nutzungszahlen gemäß Kapitel 3.1.4 diese
8 Mbit/s nicht überschreiten.
A
TA01.39
Option für den AG:
MV eigener Standard
Der AG plant eine neue fachliche „Bezüge“-Schnittstelle zu entwickeln. Diese wird
zum neuen Standard für den fachlichen Datenaustausch des neuen Gesamtsystems
mit den umliegenden MV-Fachverfahren werden. Die Entwicklung der Schnittstelle
wird nach Konzepten, Methoden und Vorgaben des XÖV erfolgen. Es wird keine Zer-
tifizierung des erstellten MV-eigenen Standards angestrebt.
A
ePAePV-A0704
Datensicherung
Das Gesamtsystem muss eine Datensicherung während des laufenden Betriebes
ohne Einschränkungen ermöglichen.
A
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13. Dezember 2024
5.5 Anforderungen an Schnittstellen
Wie im Kapitel 3.1 Systemarchitektur beschrieben, ist das Gesamtsystem an unterschiedliche externe IT-
Komponenten anzubinden. Das betrifft unter anderem Auskunftsverfahren, wie das Kindergelt-Abrufver-
fahren von der Bundesagentur für Arbeit/Familienkasse oder IK-Daten von den Krankenkassen, oder ver-
waltungsinterne Fachverfahren und Datenbanken, das MV-Serviceportal, das HKR-Verfahren, das Zahlungs-
verkehrsverfahren der Landesverwaltung MV sowie die Schnittstelle zum Druck- und Kuvertierdienst des
IT-Dienstleisters des AG (DVZ).
Ausführlichere Schnittstellenbeschreibungen für bisherige Schnittstellen sind als jeweilige Anlagen be-
schrieben. Schnittstellen sind in der Anlage unter der Nummerierung ST01 aufgeführt und die dazugehöri-
gen Anforderungen hier unter SS01. Eine Übersicht über alle Schnittstellen und Meldeverfahren ist als An-
lage 4.1 (Schnittstellen_Meldeverfahren_Übersicht) beigefügt. Darüber hinaus wird ein Ausblick
hinsichtlich der zukünftig voraussichtlich erforderlichen weiteren Schnittstellen gegeben.
Es ist zu beachten, dass sowohl in einer On-Premise, Housing oder SaaS-Lösung immer Netzübergänge (in-
tern AG, intern AG-DVZ, intern AG-DVZ-AN, sonstige Dritte) erfolgen und durch entsprechende Maßnah-
men (mindestens Firewall-Regeln, Zertifikate u. W.) abgesichert werden müssen.
Allgemeine Schnittstellen-Anforderungen
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
SS01.01
Fehlersituationen
Das HR-System muss mit Fehlersituationen bei den Schnittstellen (zum Beispiel Kommu-
nikationsstörungen, technische Fehlermeldungen des Schnittstellenpartners etc.) umge-
hen können. Dies beinhaltet insbesondere automatische Wiederholungen von Abrufen
und das Bereitstellen der Daten nach Abschluss der Fehlersituation. Innerhalb des HR-
Systems darf die eigentliche Sachbearbeitung durch eine Fehlersituation in den Schnitt-
stellen bei einem Datenexport für andere (abhängige) Systeme nicht verhindert werden.
Bei Fehlersituationen während des Datenimportes müssen kritische Fehlermeldungen für
die Fachadministration erzeugt werden.
A
SS01.02
Integritätsprüfungen Import
Das HR-System muss bei dateibasierten Schnittstellen eine Integritätsprüfung der Da-
teien vor einem Import durchführen, z. B. durch MD5-Hashwerte oder vergleichbare Ver-
fahren. Die Integritätsprüfung muss automatisiert beim Import der Dateien erfolgen.
Die Integritätsprüfung muss im Rahmen der technischen Administration bedarfsweise
(de-)aktivierbar sein. Der AN nennt in der Erläuterung zur Anforderung zur Verifizierung
der Selbstbewertung die unterstützten Integritätsprüfungsverfahren.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
SS01.03
Integritätsprüfungen Export
Vor einem Export von Dateien muss über dateibasierte Schnittstellen durch Anwenden
des MD5-Hashwert Verfahrens (oder eines vergleichbaren Hashwert Verfahrens) die In-
tegrität und Authentizität der Dateien standardmäßig automatisiert oder bei Bedarf auch
manuell sichergestellt werden.
Die zu exportierende Datei und der Hashwert müssen dem Empfänger zur Verfügung ge-
stellt werden. Durch Konfiguration muss die Hashwert Erstellung an- und abgeschaltet
werden können. Der Bieter nennt in der Erläuterung zur Anforderung zur Verifizierung
der Selbstbewertung die unterstützten Integritätsprüfungsverfahren.
A
SS01.04
Unterstützung der Meldeverfahren
Das HR-System muss gesetzliche und Meldeverfahren im Zusammenhang mit Lohnzah-
lungen, Sozialversicherung, betrieblicher Altersversorgung und Steuern abdecken (Siehe
Anlage 4.1 Schnittstellen_Meldeverfahren_Übersicht). Entsprechende elektronische
Meldungen müssen über das System erstellt, abgerufen und versendet werden.
Basis- und Zusatzmodule der sozialversicherungsrechtliche Meldeverfahren müssen
ITSG-zertifiziert unterstützt werden. Zu den Meldeverfahren zählen derzeit:
Sozialversicherungsrechtliche Meldeverfahren (Basis- und Zusatzmodule):
- Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV) (ST01.37)
- Institutionskennzeichen - Daten (IK-Daten) (ST01.11)
- Entgeltersatzleistungen (EEL) (ST01.39)
- Antragsverfahren Arbeitgeberaufwendungen (AAG) (ST01.32)
- Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) (ST01.38)
- Rentenversicherungsträger Bescheinigung elektronisch anfordern (rvBEA) (ST01.40)
- Unfallversicherung UV Lohnnachweis (ST01.41)
- VBL Zusatzversorgung (ZV) (ST01.46)
- Maschinelle Abfrage der Versicherungsnummer bei der Datenstelle der Rentenver-
sicherung – (ST01.42)
- Beitragssatzdatei (ST01.13)
- Zahlstellenmeldeverfahren (ZMV) – (ST01.43)
- BA-BEA (ALG) (ST01.33)
- Beitragsnachweis - Arbeitgeber (ST01.34)
- Beitragserhebung berufsständische Versorgungseinrichtungen (BV) (ST01.36)
- Unfallversicherungs-Daten (UV-Daten) (ST01.12)
- Elektronisches Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1 (ST01.31)
- Berufsständische Versorgungseinrichtungen (ST01.10)
- Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) (ST01.35)
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
SS01.05
Unterstützung der gesetzlichen und sonstigen Schnittstellen
Das HR-System muss über diejenigen Schnittstellen verfügen, die für die Erfüllung der
gesetzlichen Pflichten des AG im Rahmen der Bezügeabrechnung erforderlich sind. Hierzu
zählen derzeit folgende gesetzliche Schnittstellen:
Steuern:
- Elster-Lohn (elektronische Lohnsteuerbescheinigung) (ST01.45)
- Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) (ST01.44)
- DLS Digitale Lohnschnittstelle (ST01.17)
- Schnittstelle zum Elster-Portal für die Lohnsteueranmeldung (ST01.56)
Sonstige:
- Zulagensystem Altersvorsorge - Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen
(ZUSY/ZfA) (ST01.47)
- Statistik monatliche Verdiensterhebung (ST01.21)
- Statistik Arbeitskostenerhebung (ST01.26)
- Statistik Personalstatistik Versorgungsempfänger (ST01.27)
- Statistik Verdienststrukturerhebung (ST01.28)
- Kindergeld-Abrufverfahren (ST01.15)
- Rentenauskunftsverfahren (RAV) (ST01.09)
- Zulagensystem (ZUSY) (ST01.47)
A
SS01.06
MS Office-Anwendungen
Der AN muss eine Schnittstelle zu den derzeit in der Finanzverwaltung verwendeten MS
Office-Produkten zur Erzeugung, Anzeige und Bearbeitung von Dateien (insbesondere
Word, Excel, Access, mindestens in der vom Land MV aktuell eingesetzten Version (siehe
Anlage 4.2 (Standards)) von Microsoft umsetzen.
Folgende Angaben zum Personalfall müssen bedarfsweise über die Schnittstelle bereit-
gestellt werden:
- Grunddaten zur Person (Personalnummer, Anrede, Name, Vorname, Titel, Namens-
zusatz),
- Grunddaten zur Sachbearbeitung (Anrede, Name, Telefon, E-Mail)
- persönliche Adressdaten,
- Angaben zur Dienststelle (mit vollständiger Adresse),
- Angaben zur Krankenkasse (mit vollständiger Adresse).
A
SS01.07
Erweiterte Anbindung
Das HR-System soll eine direkte Integration der benötigten MS Office-Produkte (insbe-
sondere Word, Excel, Access, mindestens in der vom Land MV aktuell eingesetzten Ver-
sion (siehe Anlage 4.2 (Standards)) im HR-System ermöglichen, d.h. ein unmittelbares
Anbieten der jeweiligen Softwarefunktionalitäten ohne gesonderten Aufruf der Office-
Produkte.
B
SS01.08
Allgemeine Anforderung zur Verarbeitung
Das HR-System muss eine automatisierte Übersicht der Meldungen je Personalfall (Mel-
deobjekt) bearbeiten, zurücksetzen, erzeugen, löschen und korrigieren können. Die Mel-
dungen müssen zu jedem Meldeobjekt automatisiert mit den jeweils erforderlichen
Stammdaten befüllt und zum Aufruf und Versand durch Nutzende bereitgestellt werden.
A
SS01.09
Übermittlung und die Entgegennahme von Meldungen der Meldeverfahren
Die Übermittlung und die Entgegennahme von Meldungen der Meldeverfahren muss au-
tomatisiert und verschlüsselt erfolgen. Dies kann über den derzeit eingesetzten Kommu-
nikationsserver (DAKOTA) geschehen oder vom AN auf andere Weise umgesetzt werden
(Siehe https://www.itsg.de/wp-content/uploads/2022/12/dakota.ag-Leistungsbeschrei-
bung-V1.3.pdf).
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
SS01.10
Meldedialog mit den Krankenkassen
Die GKV-Monatsmeldungen an die Krankenkassen im Rahmen der DEÜV müssen auto-
matisiert erstellt werden.
Folgende Funktionalitäten müssen vorhanden sein:
- Abhol- und der Rückmeldedateien vom KomServer (OSCI Intermediär), Entschlüsse-
lung, automatisiertes Hochladen und Verarbeitung der gelieferten Daten insbeson-
dere aus:
• Datensatz DSME-Rückmeldung der Versicherungsnummer,
• Datenbaustein DBMM – Meldesachverhalt GKV-Monatsmeldung,
• Datenbaustein DBGZ – Meldesachverhalt Gleitzone,
• Datenbaustein DBBG – Meldesachverhalt Beitragsbemessungsgrenze.
Die automatisierten elektronischen Meldungen von Entgeltersatzleistungen (EEL) nach §
23 SGB IV müssen ausgelöst und Rückmeldungen verarbeitet werden.
A
SS01.11
Protokollierung
Im Gesamtsystem muss eine manipulationssichere Protokollierung der wichtigsten Anga-
ben (Auslöser, Aufruf und Parameter, Inhaltsangabe/Titel, Start/Ende Zeiten, Hashwerte,
Sender/Empfänger, u.a.) über alle Schnittstellennutzungen und Dateibewegungen erfol-
gen (mit Ausnahme von Administratoren der höchsten Berechtigungsstufe).
A
SS01.12
OSCI Protokoll
Das HR-System muss ermöglichen, dass bei Bedarf das OSCI Protokoll genutzt werden
kann.
A
SS01.13
Sprechende Dateinamen
Dokumente müssen direkt bei der Erzeugung einen sinnvollen, d.h. sprechenden, Datei-
namen bekommen wie z. B. "2023-01-Abrechnungsblatt" für das 1. Abrechnungsblatt von
2023.
A
SS01.14
Massendatenänderungen
Das HR-System muss eine Möglichkeit zur Massendatenänderung bereitstellen.
A
SS01.15
API für Import- und Exportdaten
Das HR-System muss eine API für Import- und Exportdaten bereitstellen.
A
SS01.16
Entgegennahme von Änderungen an eigenen Daten aus anderen Quellen
Aktualisierungen/Änderungen zu den bestehenden Stammdaten des HR-Systems müssen
zu jedem Zeitpunkt aus anderen Fachverfahren über eine Webschnittstelle auf Basis von
offenen Standards (z. B. REST oder SOAP) entgegengenommen und unmittelbar im eige-
nen Datenbestand aktualisiert werden können. Die zu übernehmenden Stammdaten
müssen im Rahmen der Administration des HR-Systems konfigurierbar sein.
A
SS01.17
Übergaben von Änderungen an eigenen Daten an andere führende Datenquellen
Beliebige Stammdaten müssen über eine Webschnittstelle auf Basis von offenen Stan-
dards (z. B. REST oder SOAP) an andere Fachverfahren übermittelt werden können. Die
zu übermittelnden Daten müssen im Rahmen der Administration des HR-Systems konfi-
gurierbar sein.
Es muss möglich sein in einstellbaren Abständen den gesamten Stammdatensatz des HR-
Systems zur weiteren Nutzung den Partnersystemen zur Verfügung zu stellen.
A
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13. Dezember 2024
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
SS01.18
Push Verfahren für Stammdaten
Bei jeder Erstellung und Aktualisierung von Stammdaten müssen diese automatisiert im
Push-Verfahren an definierte andere Fachverfahren übermittelt werden können (vgl.
SS01.17 (Übergaben von Änderungen an eigenen Daten an andere führende Datenquel-
len)).
Das Push-Verfahren muss je angebundenem Fachverfahren eigenständig aktivierbar/de-
aktivierbar sein.
A
SS01.19
Erweiterbarkeit der Stammdatenfelder
Die Struktur der Stammdatenfelder muss durch Customizing (ohne notwendige Ände-
rung des Standardsoftwarekerns, insbesondere ohne Anpassungen auf Quellcodeebene)
nach Bedarf erweitert und angepasst werden können.
Dabei ist es unerheblich, ob eine Erweiterung oder Anpassung in einer bestehenden oder
zusätzlichen Datenstruktur erfolgt, solange die Daten zusammenhängend behandelt und
betrachtet werden können.
Hinsichtlich der angepassten bzw. ergänzten Datenfelder müssen ebenfalls eine Entge-
gennahme und Übermittlung von Daten an andere Fachverfahren gemäß SS01.16 (Ent-
gegennahme von Änderungen an eigenen Daten aus anderen Quellen) – SS01.18 (Push
Verfahren für Stammdaten) möglich sein. Die Erweiterung und Anpassung von Stamm-
datenfeldern werden auf Basis der angegebenen Tagessätze für zusätzliche Leistungen
gemäß Preisblatt vergütet.
A
SS01.20
Option für den AG:
Schnittstelle zu ProFiskal (HKR Bestandsverfahren) (ST01.02)
Für den Fall eienr Verzögerung der Einführung des HKR-Systems des AG (siehe SS01.49)
muss der AN auf Abruf des AG übergangsweise die Anbindung des HR-Systems an das
HKR-Bestandsverfahren ProFiskal realisieren. Die fachlichen Anforderungen zur Über-
gabe der Buchungsdatei und der Annahme einer Datei mit den Zahlungseingängen zur
Begleichung von Rückforderungen gelten entsprechend. Die technische Beschreibung
der Schnittstelle wird als Anlage ST01.02 bereitgestellt, siehe zudem Anlage 3.6. Der AG
verpflichtet sich, spätestens bis zum 31.12.2025 eine Entscheidung ob der Ausübung der
Option zu treffen.
A
SS01.21
Zahlungsverkehrsverfahren PPM (ST01.03) (1/2)
Das HR-System muss Zahlungsverkehrsdateien (siehe 4.7.14.1 (Anforderungen an die Er-
stellung der Zahlungsverkehrsdatei) erzeugen, die bei der Anlieferung von Zahlungsda-
teien an das Zahlungsverkehrsverfahren der Schnittstellenspezifikation zum „Abkom-
men über die Datenfernübertragung zwischen Kunde und Kreditinstitut“ (DFÜ-
Abkommen) (https://www.ebics.de/de/datenformate) und den Anforderungen der
Deutschen Bundesbank genügen.
Diese Daten müssen über eine Schnittstelle an das Zahlungsverkehrsverfahren übergeben
werden. Die technische Verfahrensbeschreibung für die Schnittstelle sowie Inhalt und
Format dieser Datei sind als Anlage ST01.03 beigefügt.
A
SS01.22
Zahlungsverkehrsverfahren PPM (ST01.03) (2/2)
Bei einer angekündigten Anpassung durch die Bundesbank muss im Rahmen des System-
service ohne gesonderte Vergütung rechtzeitig die XML-Struktur Zahlungsverkehrsdatei
im HR-System angepasst werden, bevor die Anpassung wirksam wird.
A
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SS01.23
Druck und Kuvertierung (ST01.04)
Der Ausdruck und der Versand von Dokumenten erfolgen im Regelfall über die Druck- und
Kuvertieranlage des IT-Dienstleisters des AG (DVZ). Das HR-System muss die Daten für
den Druck und die Kuvertierung über eine Schnittstelle bereitstellen. Zu druckende Do-
kumente müssen über einen sicheren Übertragungsweg (z. B. "FTP over TLS", "SFTP",
"SCP", etc.) in ein Verzeichnis beim DVZ auf dem Beta UX Server übertragen werden. Die
technische Beschreibung der Schnittstelle zum Druck und Kuvertierdienst ist als Anlage
ST01.04 beigefügt.
A
SS01.24
Option für den AG: Qualifizierte Signatur und Siegel (ST01.05)
Das HR-System muss Dokumente qualifiziert signieren und siegeln können. Hierzu muss
der AN die folgenden Optionen anbieten und auf Abruf des AG umsetzen:
1. Der AN verwendet hierfür die durch den AG bereitgestellte Lösung Governikus DATA
Deneb Sign Service und bindet diese in das Gesamtsystem ein.
2. Der AN verwendet seine eigene Lösung und bindet diese in das Gesamtsystem ein.
Die technischen Grundlagen der Integration sind als Anlage ST01.05 beschrieben.
A
SS01.25
OCR-/ICR Software (ST01.06)
Das HR-System muss die von denbestehenden OCR/ICR-Lösungen des AG bereitgestell-
ten Daten automatisch weiterverarbeiten (siehe 4.3 Inputmanagement). Die Schnitt-
stelle ist als Anlage ST01.06 zugefügt.
A
SS01.26
Schnittstelle Kommunikationsplattform für das HR-System (ST01.08)
Die KP muss eine bidirektionale Schnittstelle (eingehend und ausgehend) bereitstellen,
die sämtliche gemäß dieser Leistungsbeschreibung geforderten Interaktionen zwischen
KP und dem HR-System ermöglicht. Eine Beschreibung der Schnittstelle ist als Anlage
ST01.08 beigefügt.
A
SS01.27
KP-MV-Serviceportal (ST01.57)
Die KP muss eine Schnittstelle auf Basis von offenen Standards zur Bereitstellung von Do-
kumenten inklusive der Metadaten wie Eingangsdatum/Erstelldatum, Status, Bezeich-
nung, Anzahl Anlagen und Aktivitätshistorie ermöglichen.
A
SS01.28
Datenabgleich zwischen KP und HR-System
In der KP vorgenommene Änderungen von Daten müssen nach Übermittlung an das HR-
System unmittelbar zur Verfügung stehen (siehe auch Anforderung aus Kapitel 4.2 „Kom-
munikationsplattform“). Der Abgleich ist in ST01.08 beschrieben.
A
SS01.29
BIC-SCL-Directory (ST01.14)
Der Empfang von Bankstammdaten für die automatisierte Abwicklung von SEPA-
Zahlungen muss automatisiert in das HR-System eingespielt werden können. Dabei
muss für jede Dienststelle ein SEPA-Kennzeichen eingerichtet werden können. Eine Be-
schreibung der Schnittstelle ist als Anlage ST01.14 beigefügt.
A
SS01.30
Protokollierung BIC-SCL Directory
Das HR-System muss den Datentransfer sowie die erfolgte Datenaktualisierung (inkl. evtl.
Fehlerereignisse) protokollieren.
A
SS01.31
Konfigurierbarkeit BIC-SCL Directory
Das HR-System muss die Möglichkeit bieten, Parameter des Imports der SCL-Datei (insbe-
sondere Zielverzeichnis, Zieldateinamen etc.) durch die Zentrale Fachadministration zu
konfigurieren.
A
SS01.32
Verarbeitung der zu importierenden SCL-Datei (1/2)
Das HR-System muss die importierende SCL-Datei verarbeiten.
A
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SS01.33
Verarbeitung der zu importierenden SCL-Datei (2/2)
Im HR-System muss die Zentrale Fachadministration die SCL-Dateien konfigurieren (d.h.
Selektionsmöglichkeiten über Umfang und Inhalt der BIC-SCL Importdateien) können.
Es sollen mindestens die folgenden Selektionsmöglichkeiten verfügbar sein:
- Anpassung des Dateiformats, z. B. mindestens die Auswahl der Ausgabeformate CSV,
XML
- Anpassung der Ausgabestruktur, z. B. Auswahl und Reihenfolge der auszugebenden
Datenspalten
- Anpassung und Auswahl der Import Methode, z. B. Einrichtung eines automatisierten
Importprozesses oder manuelle bedarfsgerechte Importe)
- Filtern nach spezifischen BICs; Daten bestimmter Banken, z. B. alle Volksbanken oder
Sparkassen
- Geographische/regionale Kriterien, z. B. aller Banken in MV oder in Deutschland
- Nach Banktyp z. B. nur Online Banken ohne Filialen.
A
SS01.34
Daten des BIC-SCL Directory
Das HR-System muss die aktualisierten Daten des SCL Directory sowie des BIC Directory
empfangen, auslesen und damit die Bankstammdaten des HR-Systems aktualisieren.
A
SS01.35
Dienstreisemanagement KIDICAP.Travel -
Steuerrelevante und nicht steuerrelevante Sachverhalte an Lohnkonto (ST01.16)
Das HR-System muss die Annahme von Informationen aus dem Dienstreisemanagement-
system an das Lohnkonto ermöglichen und diese entsprechend verarbeiten (§ 3 EStG).
Eine Beschreibung der Schnittstelle ist als Anlage ST01.16 beigefügt.
A
SS01.36
Personalausgaben-Jahresanalyse, PAJA (ST01.22)
Das HR-System muss über geeignete Methoden ausgewählte Personaldaten auf Perso-
nalfallebene zur Auswertung der gesamten Haushaltsbelastung verursachungsgerecht
(monatl. Zuordn.) für Angestellte des öffentlichen Dienstes, Beamte und Versorgungs-
empfänger an das Finanzministerium (Ref. 250) jährlich bereitstellen.
Die Erzeugung der PAJA vom bisherigen Bezügebestandssystem ist in der Anlage ST01.22
beschrieben. Der fachliche Informationsgehalt der durch das HR-System erstellten Analy-
sen muss der bisherigen PAJA entsprechen.
A
SS01.37
Personalausgaben-Monatsanalyse, PAMA (ST01.23)
Das HR-System muss über geeignete Methoden ausgewählte Personaldaten auf Perso-
nalfallebene (inkl. Beförderungshistorie, Versorgungshistorie, Sterbehistorie) zur Aus-
wertung der gesamten Haushaltsbelastung nicht verursachungsgerecht - Ausgaben wer-
den dem Auszahlungsmonat zugeordnet – an das Finanzministerium (Ref. 250)
bereitstellen. Die Erzeugung der PAMA vom bisherigen Bezügebestandssystem ist in der
Anlage ST01.23 beschrieben. Der fachliche Informationsgehalt der durch das HR-System
erstellten Analysen muss der bisherigen PAMA entsprechen.
A
SS01.38
Personalkostenhochrechnung, PKH (ST01.24)
Das HR-System muss über geeignete Methoden Berechnungen über mehrere Monate o-
der Jahre auf Basis des aktuellen Personalbestandes auf dem Datenbestand der Fachver-
fahren Entgelt und Besoldung an das Finanzministerium, Ref. 250 bereitstellen. Die Er-
zeugung der PKH vom bisherigen Bezügebestandssystem ist in der Anlage ST01.24
beschrieben. Der fachliche Informationsgehalt der durch das HR-System erstellten Analy-
sen muss der bisherigen PKH entsprechen.
A
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SS01.39
Professorenauswertung (ST01.25)
Das HR-System muss verschiedene Informationen (Dateien) zur Besoldung bzw. zum Ent-
gelt aller beschäftigen Professoren und Lehrstuhlvertreter der Universität Rostock und
der Universität Greifswald sowie den angeschlossenen Kliniken bereitstellen. Die Profes-
sorenauswertung des bisherigen Bezügebestandssystems ist in der Anlage ST01.25 be-
schrieben. Der fachliche Informationsgehalt der durch das HR-System erstellten Analysen
muss der bisherigen Professorenauswertung entsprechen.
A
SS01.40
Bezügedatenschnittstelle (1/2)
Das HR-System muss über eine bidirektionale Schnittstelle zur Übertragung und Annahme
sämtlicher bezügerelevanter Daten verfügen, um die Anbindung von Drittsystemen der
Landesverwaltung zu ermöglichen, z. B. das zukünftige Fachverfahren Personalmanage-
ment, Zeiterfassungssysteme, das elektronische Landes-Infrastruktur-Auskunftssystem
(eLIAS) oder sonstige Dienststellensysteme.
A
SS01.41
Bezügedatenschnittstelle (2/2)
Die Schnittstelle gemäß SS01.40 (Bezügedatenschnittstelle (1/2)) muss auf offenen Stan-
dards beruhen.
A
SS01.42
TR-ESOR (ST01.49)
Das HR-System muss über die Möglichkeit verfügen, dass ArchiSafe-Modul zu bedienen,
um Dokumente der Langzeitspeicherung zuzuführen. Die Beschreibung der Schnittstelle
ist als Anlage ST01.49 beigefügt.
A
SS01.43
Besonderes elektronisches Behördenpostfach (beBPo) (ST01.50)
Das HR-System soll in der Lage sein, über das Behördenpostfach zu kommunizieren. Es
soll einzelnen Nutzenden über eine Schnittstelle den Nachrichtenempfang und das Ver-
senden von Dokumenten im XJustiz Standard ermöglichen (siehe
https://www.xoev.de/die-standards/uebersicht-aller-xoev-standards/xjustiz-11258).
Das Versenden von Dokumenten über das besondere elektronische Behördenpostfach
soll über OSCI oder XTA (siehe https://www.xoev.de/osci-xta-3355) ermöglicht werden.
Eine Beschreibung der Schnittstelle ist als Anlage ST01.50 beigefügt.
B
SS01.44
Dokumentenschnittstelle (ST01.52)
In das Bestandssystem werden regelmäßig Dokumente fehlgeleitet, die für andere Fach-
verfahren bestimmt sind. Die Lösung des AN muss die Übergabe dieser Dokumente inklu-
sive deren Metadaten an das korrekte Drittverfahren mittels Schnittstelle unterstützen
und die Sachbearbeitung somit entlasten.
A
SS01.45
Anbindung Rentenversicherung (Versorgungsausgleich) - Allgemein
Das HR-System muss eine Schnittstelle bereitstellen, um Daten zum Erstattungsverfahren
beim Versorgungsausgleich mit der Deutschen Rentenversicherung Bund auszutauschen.
Das HR-System muss für den Datenaustausch die zur Implementierung aktuelle Version
des Austauschformates unterstützen.
A
SS01.46
Anbindung Rentenversicherung (Versorgungsausgleich) - Anmeldung
Der AN muss für das HR-System die Anmeldung zum Austausch von Daten mit der Deut-
schen Rentenversicherung Bund fristgerecht beantragen. Die Frist hierzu ist der 30.06.
des Vorjahres. Der ausgefüllte Antrag ist per E-Mail an die folgende Adresse zu senden:
Kommunikation-Behoerden-Gerichte@DRV-Bund.de
Die Teilnahme des neuen Fachverfahrens beginnt dann zum 01.01. des Folgejahres.
A
SS01.47
Anbindung Rentenversicherung (Versorgungsausgleich) – Anpassung
Der AN muss im Falle, dass die Prüfung zur Teilnahme zum Ergebnis führt, dass eine Zu-
lassung nicht erfolgen kann, die gefundenen Gründe, die zur Absage der Teilnahme ge-
führt haben, beheben, soweit diese in seinem Einflussbereich liegen.
A
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SS01.48
Mitteilung über Posteingang
Bei Nutzung der BundID zur Anmeldung an das HR-System sollen die Nutzenden eine Mit-
teilung in deren Postfach im Nutzerkonto Bund erhalten, wenn Meldungen des HR-
Systems für sie vorliegen. Die Anmeldung zur BundID ist bei Nutzung des HR-Systems über
die KP (Kapitel 4.2 „Kommunikationsplattform“) erforderlich.
B
ePAePV-A0040
Karriereportal MV
Das HR-System soll fähig sein, alle relevanten Bewerberdaten aus dem Karriereportal
MV durch Import eines csv-Datensatzes zu übernehmen.
Folgende Daten müssen dabei vom HR-System übernommen werden können:
• Anrede
• Titel
• Vorname
• Name
• Geburtsdatum
• Adresszusatz
• Straße und Hausnummer
• Postleitzahl
• Ort
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Schwerbehinderung / Gleichstellung
• Werdegang
B
ePAePV-A1032
ZAED (zentraler Auswahl- und Einstellungsdienst)
Das HR-System sollte fähig sein, Informationen eines ausgewählten Bewerbers aus dem
ZAED MV (zentraler Auswahl- und Einstellungsdienst) zu übernehmen.
Folgende Daten sollten vom HR-System übernommen werden können:
• Anrede
• Vorname
• Name
• Straße und Hausnummer
• Postleitzahl
• Ort
• Bundesland
• Staatsangehörigkeit
• Telefon Handy
• Telefon Festnetz
• E-Mail-Adresse
• Geburtsdatum
• Geburtsort
• Seminargruppe
• Zusage abgesandt am
B
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SS01.49
Schnittstelle zum zukünftigen HKR-Verfahren
Das HR-System muss in der Lage sein, eine Buchungsdatei zu erzeugen und diese über
eine Schnittstelle für die Verbuchung an das zukünftige HKR-Verfahren des AGs überge-
ben (zu den fachlichen Anforderungen siehe Kap. 4.7.14 „Zahlung/Zahlbarmachung“).
Bei dem HKR-Verfahren handelt es sich um eine Lösung auf Basis von SAP S4/HANA. Das
HKR-Verfahren wird zudem eine Datei mit den Zahlungseingängen zur Begleichung von
Rückforderungen bereitstellen. Diese muss durch das HR-System eingelesen und im
Rahmen der Rückforderungsprozesse verarbeitet werden (siehe z. B. RF01.17). Die Da-
tenübertragung wird jeweils im XML-Format stattfinden. Der Umfang der zu übermit-
telnden Daten entspricht dem HKR-Bestandsverfahren (vgl. Anlage ST01.02). Detaillier-
tere Informationen zur Datenstruktur stehen voraussichtlich ab Juni 2025 zur
Verfügung.
Soweit die angebotene Standardsoftware für die Übergabe der Buchungsdaten und/o-
der die Annahme von Zahlungseingängen zur Begleichung von Rückforderungen bereits
über eine Anbindung an eine SAP-Standardschnittstelle verfügt, welche die fachlichen
Anforderungen in gleicher Weise abdeckt, kann stattdessen diese zur Anbindung des
HKR-Verfahrens verwendet werden. In diesem Fall sind mit dem Angebot detaillierte In-
formationen zur Schnittstelle und zur Datenstruktur bereitzustellen.
A
SS01.50
Option für den AG:
Schnittstelle Dienstradleasing
Auf Abruf des AG muss der AN eine Schnittstelle auf Basis branchenüblicher Standards
(z.B. REST-API) des HR-Systems zur Anbindung der Verfahren von Dienstradanbietern
des Landes MV realisieren. Das HR-System muss die Berechtigung von über die Schnitt-
stelle übermittelten Anträgen automatisiert prüfen und diese genehmigen oder ableh-
nen können. Zudem müssen die Daten für die Abrechnung automatisch übernommen
werden können. Hierfür sind Schnittstellen für
• eine automatisierte Berechtigungsprüfung und Genehmigung oder Ablehnung
von Dienstradanträgen,
• die Bereitstellung von Dokumenten und Informationen bei Vertragsaktivierung
(Nutzungsüberlassungsvertrag, Einzelleasingvertrag etc.) für die Personalakte
und die Abrechnung,
• ein Abgleich der Mengen abgeschlossenen Verträge des Dienstradanbieters
und der im HR-System erfassten Vertragsdaten
• die Meldung von Störfällen
einzurichten.
Folgende Daten müssen im Rahmen des Genehmigungsprozesses über eine Schnittstelle
bereitgestellt werden:
• Daten zum Antragsteller (Beschäftigte)
• Daten zum Leasingobjekt (Preis, Marke, Typ etc.)
• Daten zum Leasing (Leasing Zeitraum, Leasingrate inkl. Versicherungs- und
Wartungsrate, geldwerter Vorteil etc.)
• Daten zum Fachhändler (Name, Anschrift, Kontaktdaten etc.)
• Vom AG individuell festgelegte Daten, die im Antragsprozess abgefragt werden
sollen (z.B. Dienststelle, Kostenstelle etc.)
A
Ausblick zukünftiger Schnittstellen
Es wird zukünftig Bedarf für weitere Schnittstellen geben. Im Rahmen des Registermodernisierungsgesetzes
(RegModG) ist zukünftig eine Schnittstelle an die registerführende Behörde zu erstellen, um Personendaten
nach §4 und §5 RegModG per automatisiertem Datenabruf (§6 RegModG) zu übermitteln. Es ist ein Wech-
sel des HKR-Systems und der Fachverfahren Personalmanagement (ST01.55) und Beihilfe (ST01.52) zu er-
warten, die zukünftig an das HR-System anzubinden sind. Um Dokumente zur Langzeitarchivierung dem
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Landeshauptarchiv (ST01.54) zuzuführen ist eine Anbindung an dieses zu erwarten. Die Realisierung dieser
Schnittstellen erfolgt bedarfsweise als Change Request.
Der Auftraggeber behält sich zudem vor, eine übergangsweise Anbindung der folgenden Systeme als
Change Request zu verlangen:
- Mitarbeiterportal (MAP), dient dem Zugang der Mitarbeitenden zum HR-System und greift auf Rol-
len und Rechte des HR-Systems zur Authentifizierung zurück.
- Dienststellenportal (DSP), dient einigen Dienststellen als Zugriffsmöglichkeit auf das aktuelle HR-
System und stellt den Dienststellen entsprechende Funktionalitäten zur Verfügung.
- Dokumentenmanagementsystem (DMS), verwaltet die eingehenden Dokumente und gewährleis-
tet den Zugriff auf dort archivierte Dokumente unter Berücksichtigung der Rollen und Rechte.
5.6 Barrierefreiheit
Für die Teilhabe von Menschen mit Behinderungen hat der Gesetzgeber öffentliche Träger nach Maßgabe
des Bundesteilhabegesetzes (BTHG) verpflichtet, u. a. die Arbeitsstätten, die Arbeitsplätze und das Arbeits-
umfeld barrierefrei zur Verfügung zu stellen. Hierzu zählt auch die Barrierefreiheit von IT-Verfahren.
Diese Verpflichtung wurde für IT-Verfahren von öffentlichen Stellen der Landes- und Kommunalverwaltung
Mecklenburg-Vorpommerns durch das Gesetz zur Gleichstellung, gleichberechtigten Teilhabe und Integra-
tion von Menschen mit Behinderungen (LBGG MV) sowie die Verordnung über barrierefreie Informations-
technik nach dem Landesbehindertengleichstellungsgesetz (BITVO MV) konkretisiert.
Diesem gesetzlichen Auftrag nimmt sich das Landesamt für Finanzen Mecklenburg-Vorpommerns als nach-
geordnete Landesbehörde ausdrücklich an.
Das Gesamtsystem muss gemäß § 6 LBGG MV für alle Nutzer in der allgemein üblichen Weise, ohne beson-
dere Erschwernis und ohne fremde Hilfe auffindbar, zugänglich und nutzbar sein. Dies erfordert gemäß § 5
Abs. 1 BITVO MV, dass es wahrnehmbar, bedienbar, verständlich und robust ist. Hierbei ist die Nutzung
assistiver Technologien über entsprechende Schnittstellen uneingeschränkt zu ermöglichen.
Die Barrierefreiheit des Gesamtsystems zielt darauf ab, abhängig vom Nutzungskontext die Erfordernisse
der folgenden Nutzergruppen zu berücksichtigen:
7
• Nutzung ohne Sehvermögen: Wenn das Gesamtsystem visuelle Betriebsmodi bereitstellt, sind einige Be-
nutzer darauf angewiesen, dass das Gesamtsystem mindestens einen Betriebsmodus bereitstellt, der kein
Sehvermögen erfordert
.
8
• Nutzung mit eingeschränktem Sehvermögen: Wenn das Gesamtsystem visuelle Betriebsmodi bereit-
stellt, sind einige Benutzer darauf angewiesen, dass das Gesamtsystem Funktionen bereitstellt, die ihnen
die Nutzung ihres eingeschränkten Sehvermögens erleichtern.
• Nutzung ohne Farbwahrnehmung: Wenn das Gesamtsystem visuelle Betriebsmodi bereitstellt, sind ei-
nige Benutzer darauf angewiesen, dass das Gesamtsystem Funktionen bereitstellt, die ihnen die Nutzung
ihres eingeschränkten Sehvermögens erleichtern.
7
Die Erläuterung ist inhaltsgleich zu den Ausführungen in Abschnitt 4 der EN 301 549 V3.2.1
8
Alternative Betriebsmodi sollten erst dann bereitgestellt werden dürfen, wenn das IKT-Produkt in der "Grundfunktionalität" den
Anforderungen nicht entsprechen kann. Ziel sollte sein, dass das IKT-Produkt ein inklusives Design aufweist, mit einer Version
für alle Benutzergruppen.
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• Nutzung ohne Hörvermögen: Wenn das Gesamtsystem auditorische
11
Betriebsmodi bereitstellt, sind ei-
nige Benutzer darauf angewiesen, dass das Gesamtsystem einen visuellen Betriebsmodus bereitstellt, der
kein Hörvermögen erfordert.
• Nutzung mit eingeschränktem Hörvermögen: Wenn das Gesamtsystem auditive Betriebsmodi bereit-
stellt, sind einige Benutzer darauf angewiesen, dass das Gesamtsystem erweiterte Audiofunktionen be-
reitstellt.
• Nutzung ohne Sprachvermögen: Wenn das Gesamtsystem sprachliche Eingaben durch den Benutzer er-
fordert, sind einige Benutzer darauf angewiesen, dass das Gesamtsystem mindestens einen Betriebsmo-
dus bereitstellt, der keine Sprachausgabe von ihnen erfordert.
• Nutzung mit eingeschränkter Handhabung oder Kraft: Wenn das Gesamtsystem manuelle Handlungen
erfordert, sind einige Benutzer darauf angewiesen, dass das Gesamtsystem Funktionen bereitstellt, die
es ihnen ermöglichen, die IKT über alternative Handlungen, die keine Handhabung oder Handkraft erfor-
dern, zu nutzen.
• Nutzung mit eingeschränkter Reichweite: Wenn das Gesamtsystem freistehend oder fest installiert ist,
müssen sich die Bedienelemente in Reichweite aller Benutzer befinden.
• Verringerung von Anfallsauslösern bei Photosensibilität: Wenn das Gesamtsystem visuelle Betriebsmodi
bereitstellt, sind einige Benutzer darauf angewiesen, dass das Gesamtsystem mindestens einen Betriebs-
modus bereitstellt, bei dem das Potential der Auslösung von Anfällen durch Lichtreize (Photosensibilität)
verringert ist.
• Nutzung mit kognitiven Einschränkungen: Einige Benutzer sind darauf angewiesen, dass das Gesamtsys-
tem Funktionen zur vereinfachten und erleichterten Nutzung bereitstellt.
5.6.1 Anforderungen an das Gesamtsystem
Anforde-
rungs-kenn-
zeichnung
Anforderung
Kriterium
BF01.01
Anforderungen an die Barrierefreiheit des Gesamtsystems
Der AN muss sicherstellen, dass die Anforderungen aus § 5 BITVO MV konsequent und um-
fassend beachtet und in dem Gesamtsystem umgesetzt werden.
Die einzelnen Anforderungen sind mit 1, 2 und 3 priorisiert und in der Anlage 5.10 Kriteri-
enkatalog_Barrierefreiheit konkretisiert Die Priorisierungen haben folgende Bedeutung:
- Prio 1: Alle Anforderungen, die mit Prio 1 eingestuft wurden, müssen von dem Gesamt-
system bei Zuschlag erfüllt sein bzw. der Auftragnehmer wird das Gesamtsystem spä-
testens mit der Bereitstellung des Gesamtsystems mit M02 so anpassen, dass die An-
forderungen erfüllt sind.
- Prio 2: Alle Anforderungen, die mit Prio 2 eingestuft wurden, müssen spätestens zur
Bereitstellung zur Gesamtabnahme erfüllt sein.
- Prio 3: Alle Anforderungen, die mit Prio 3 eingestuft wurden, müssen spätestens in-
nerhalb von 12 Monaten nach Beginn des Produktivbetriebs erfüllt sein.
A
11
Die Begriffe „auditorisch“ und „auditiv“ sind in diesem Zusammenhang synonym zu verstehen.
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Anforde-
rungs-kenn-
zeichnung
Anforderung
Kriterium
BF01.02
Anforderung an das Gesamtsystem gemäß § 5 Abs. 3 BITVO MV – Stand der Technik
Falls Bestandteile des Gesamtsystems nicht von den Anforderungen von harmonisierten
Normen abgedeckt sind, muss der Auftragnehmer diese nach dem Stand der Technik barri-
erefrei bereitstellen.
Stand der Technik bedeutet im Zusammenhang mit digitaler Barrierefreiheit, dass fort-
schrittliche Techniken eingesetzt werden, die sich in der Praxis bewährt haben und die eine
bestmögliche Barrierefreiheit für den Zugang durch Menschen mit Behinderungen sichern,
ohne die Funktionalität des Gesamtsystems zu beeinträchtigen.
Zum Stand der Technik gehören insbesondere:
- Für Content Management Systeme: Authoring Tool Accessibility Guidelines (ATAG 2.0),
- Für PDF-Dokumente: PDF/UA – Standard nach der DIN ISO 14289-1 (s. untenstehende
Anforderung),
- DIN EN ISO 9241-171 Ergonomie der Mensch-System-Interaktion - Teil 171: Leitlinien
für die Zugänglichkeit von Software.
A
BF01.03
Erhaltung der Barrierefreiheit über die gesamte Vertragslaufzeit
Der Auftragnehmer muss während der gesamten Laufzeit des Systemservice ohne geson-
derte Vergütung sicherstellen, dass die in diesem Abschnitt aufgeführten Anforderungen an
die Barrierefreiheit in der jeweils aktuellen Fassung der gesetzlichen Regelungen und Nor-
men durch das Gesamtsystem vollständig erfüllt werden.
Änderungen der gesetzlichen Regelungen und Normen zur Barrierefreiheit muss der Auf-
tragnehmer dabei spätestens innerhalb von 6 Monaten nach deren jeweiligem Inkrafttreten
im Gesamtsystem umsetzen.
A
BF01.04
Anforderung an vom Gesamtsystem erzeugte Dokumente
Alle vom Gesamtsystem bereitgestellten Dokumente müssen den Anforderungen der EN
301 549, Abschnitt 10 (Nicht-Web-Dokumente) entsprechen.
Falls es sich um von dem Gesamtsystem erzeugte PDF-Dokumente handelt, müssen diese
außerdem dem PDF/UA-Standard gemäß DIN ISO 14289-1 entsprechen.
A
BF01.05
Anforderung an Hilfe-Funktionen, Benutzerhandbücher, Schulungsunterlagen, etc.
Hilfe-Funktionen, Benutzerhandbücher und Schulungsunterlagen müssen barrierefrei sein.
Bei ihrer Gestaltung sind die in Abschnitt 12 der EN 301 549 aufgeführten Anforderungen
zur Barrierefreiheit einzuhalten. Insbesondere müssen alle Short-Cuts und alle Einstellungs-
möglichkeiten zur Barrierefreiheit (z. B. Größe von Schrift und Symbolen, Farb- und Kon-
trast-Einstellungen, etc.) vollständig und in barrierefreier Form dokumentiert sein.
A
BF01.06
Anforderungen an die elektronische Kommunikation
Die über das Gesamtsystem durchführbare elektronische Kommunikation soll nach § 6 LBGG
MV barrierefrei gewährleistet werden.
Folgende Kriterien sollten erfüllt sein:
- Die elektronische Kommunikation ist ohne Sehvermögen nutzbar.
- Die elektronische Kommunikation ist mit eingeschränktem Sehvermögen nutzbar.
- Die elektronische Kommunikation ist ohne Farbwahrnehmung nutzbar.
- Die elektronische Kommunikation ist ohne Hörvermögen nutzbar.
- Die elektronische Kommunikation ist ohne Sprachvermögen nutzbar.
- Die elektronische Kommunikation ist mit eingeschränkter Handhabung oder Kraft nutz-
bar.
- Die elektronische Kommunikation ist mit eingeschränkter Reichweite nutzbar.
- Die elektronische Kommunikation ist mit kognitiven Einschränkungen nutzbar.
- Die elektronische Kommunikation ist bei Photosensibilität nutzbar.
B
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Anforde-
rungs-kenn-
zeichnung
Anforderung
Kriterium
BF01.07
Anforderung an zu liefernde Dokumentation (Weitere Liefergegenstände)
Alle zu liefernden Dokumente müssen den Anforderungen der EN 301 549, Abschnitt 10
(Nicht-Web-Dokumente) entsprechen.
Falls es sich um PDF-Dokumente handelt, müssen sie zusätzlich dem PDF/UA-Standard ge-
mäß DIN ISO 14289-1 entsprechen.
A
BF01.08
Bereitstellung eines Feedback-Mechanismus
Soweit das Gesamtsystem in den Anwendungsbereich des § 4 BITVO MV fällt, muss das Ge-
samtsystem einen Feedback-Mechanismus entsprechend § 9 BITVO MV bereitstellen.
A
BF01.09
Bereitstellung der Erklärung zur Barrierefreiheit
Soweit das Gesamtsystem in den Anwendungsbereich des § 4 BITVO MV fällt, muss das Ge-
samtsystem eine Erklärung zur Barrierefreiheit entsprechend § 7 BITVO MV bereitstellen.
A
BF01.10
Erläuterungen in Leichter Sprache und Deutscher Gebärdensprache
Soweit das Gesamtsystem in den Anwendungsbereich des § 4 BITVO MV fällt, muss das Ge-
samtsystem Erläuterungen in Deutscher Gebärdensprache und Leichter Sprache entspre-
chend § 6 BITVO MV bereitstellen.
A
BF01.11
Anforderung an PDF-Dokumente mit Langzeitarchivierung
Soweit das Gesamtsystem Langzeit zu archivierende PDF-Dokumente erzeugt, müssen diese
zusätzlich zum PDF/A Standard nach DIN ISO 19005-2a die Anforderungen des Standards
PDF/UA nach DIN ISO 14289-1 und die Anforderungen des Abschnitts 10 der EN 301 549
einhalten.
A
BF01.14
Zusätzliche Anforderungen an die Barrierefreiheit des Gesamtsystems
Das Gesamtsystem soll zusätzlich die Erfolgskriterien der WCAG der Konformitätsstufe AAA-
gemäß Abschnitt 9.5 der EN 301 549 erfüllen.
B
ePAePV-
A0004
Kompatibilität mit technischen Assistenten (Sceenreader)
Innerhalb des Gesamtsystems müssen Texte und Hinweise von links nach rechts durchgän-
gig geschrieben und nicht etwa in zwei Blocksätze nebeneinander aufgeteilt werden, um
die Verwendung von technischen Assitenten (Screenreader) zu ermöglichen.
A
5.6.2 Anforderungen für den Nachweis der Barrierefreiheit
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Verbindlichkeit
BF02.01
Gutachterlicher Prüfbericht
Der Auftragnehmer muss die Erfüllung der Anforderungen gemäß BF01.01 (Prio 1, 2
und 3) mittels eines eigenständigen, lösungsbezogenen Barrierefreiheitstests mit Be-
reitstellung zur Abnahme des Gesamtsystems nachweisen. Innerhalb dieses Tests sind
auch die von dem Gesamtsystem erstellten Dokumente zu testen. Der Test ist gemäß
folgendem Vorgehen durchzuführen:
Der einzureichende Prüfbericht muss das Ergebnis einer heuristischen Prüfung einer
ausgewählten, repräsentativen Stichprobe des Gesamtsystems durch einen unabhän-
gigen, vom AN beauftragten, externen Prüfer sein.
Mindestens müssen folgende Anwendungsfälle im Barrierefreiheitstest betrachtet
werden:
A
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- Anmelde-Dialog,
- die Erfassung eines Neuzugangs,
- Änderungen an einem bestehenden Personalfall,
- Die Erstellung einer Entgeltabrechnung,
- Die Erstellung eines Bescheides,
- Die Datenerfassung zur Versorgungsfestsetzung,
- Start-Webseite (eventuell auch Seite nach dem Login).
Der Prüfbericht muss die Konformität der Anforderungen an die Barrierefreiheit lt.
BITVO MV ausweisen und muss folgende Inhalte abdecken:
- Bezeichnung der geprüften Komponenten und Bestandteile des Gesamtsystems
(einschließlich Version und Datum der geprüften Entwicklungsstände),
- Beschreibung des Testumfangs (geprüfte Dialoge bzw. Workflows)
- Beschreibung der Testumgebung (Testkontext, Testgeräte und Testwerkzeuge)
- Nennung der verwendeten assistiven Technologien (Name und Version),
- Gesamtergebnis mit
- Konformitätsaussage zu den gesetzlichen Anforderungen
- Übersicht über erfüllte, nicht erfüllte und nicht anwendbare Konformitätskrite-
rien
- Problembeschreibung
- Problemtitel
- Konformitätsrelevanz
- Problemvorkommen
- Zeitraum und Ort des Tests,
- Name der beteiligten Tester.
In die Ergebnisdarstellung wird zu jeder einzelnen getesteten Anforderung die Bewer-
tung bereitgestellt: Anforderung „erfüllt“, „nicht erfüllt“, „nicht anwendbar“ oder
„nicht prüfbar“.
Der Prüfbericht kann zusätzlich folgende Angaben enthalten:
- Benutzbarkeitsaussage zusätzlich zum Gesamtergebnis
- Problembeschreibung enthält zusätzlich
- Auswirkung auf die Nutzenden
- Problemursache
- Problemgewichtung
- Handlungsempfehlung
Der Prüfbericht sollte barrierefrei lesbar sein (Einhaltung der Anforderungen der EN
301 549 Abschnitt 10).
Der Auftraggeber behält sich vor, ggf. unter Einbeziehung eines externen Dienstleis-
ters, die vorgelegte Konformitätsaussage durch einen eigenen Konformitätstest Barri-
erefreiheit durchzuführen.
BF02.02
Nachweis der entwicklungsbegleitenden Barrierefreiheitstests
Der Auftragnehmer muss im Rahmen der Weiterentwicklung des Gesamtsystems ent-
wicklungsbegleitend Barrierefreiheitstests durchführen, um frühzeitig strukturelle
Mängel erkennen und nachbessern zu können.
Der zukünftige Auftragnehmer muss die Durchführung der entwicklungsbegleitenden
Barrierefreiheitstests nachweisen. Der Nachweis muss vom künftigen Auftragnehmer
mindestens für die geänderten Komponenten - erbracht werden. Der zugrundelie-
gende Konformitätstest zur Barrierefreiheit kann durch einen unternehmenseigenen,
qualifizierten Tester für Barrierefreiheit erbracht werden.
A
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Werden umfangreichere Änderungen am Gesamtsystem vorgenommen, die einen
rein komponentenbasierten Test ausschließen, erfolgt die Auswahl einer ausgewähl-
ten, repräsentativen Stichprobe des Gesamtsystems in Abstimmung zwischen dem zu-
künftigen Auftragnehmer und Auftraggeber.
Der Nachweis muss die Konformität der Anforderungen an die Barrierefreiheit lt.
BITVO MV ausweisen und muss entsprechend „Gutachterlichem Prüfbericht“ gemäß
Anforderung N-Acc-A-13 aufgebaut sein.
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5.6.3 Anforderungen für den Softwareentwicklungs-Prozess
Anforde-
rungs-kenn-
zeichnung
Anforderung
Kriterium
BF03.01
Prozessbegleitung „Experte für Barrierefreiheit“
Der Auftragnehmer muss einen „Experten für Barrierefreiheit“ als Ansprechpartner des Auf-
traggebers zur Verfügung stellen. Die Rolle „Experte für Barrierefreiheit“ kümmert sich über
den gesamten Software-Weiterentwicklungsprozess um die Einhaltung der Anforderungen
zur Barrierefreiheit des Gesamtsystems. Der Experte für Barrierefreiheit stellt sicher, dass
das Konzept zur Verankerung der Barrierefreiheit Anwendung findet.
A
5.7 Anforderungen an Systemumgebung, Dokumentation und Schulung
Im Zuge der Beauftragung sind verschiedene weitere Lieferbestandteile zu erbringen.
Das betrifft:
• Die bereitzustellenden Systemumgebungen,
• eine umfassende Dokumentation,
• Schulungsangebote und –unterlagen
• die Migration.
5.7.1 Anforderungen zu den Systemumgebungen
In Vorbereitung auf den Produktivbetrieb ist in der Umsetzungsphase die Betriebsbereitschaft des Gesamt-
systems durch den AN in vier Systemumgebungen herzustellen (Testumgebung, Referenzumgebung, Schu-
lungsumgebung, Produktivumgebung). Die Entwicklung neuer Programmstände sowie diesbezügliche AN-
seitige Tests erfolgen davon unabhängig in einer vom AN betriebenen Entwicklungsumgebung.
Für das Gesamtsystem muss durch Bietende im Fall eines On-Premise-Angebots im Preisblatt, dort Arbeits-
blatt P4 („fiktive Kosten Betrieb DVZ“) eine entsprechende verbindliche Dimensionierung hinsichtlich aller
genannten Systemumgebungen erstellt werden (siehe Nummer 3 Anlage 1.5 EVB-IT System-AGB). Die den
Angaben in P4 zugrunde zu legenden Performanz-Anforderungen befinden sich in der Anlage 5.2
(Performanz Anforderungen und Messung Produktlieferant).
Im Fall eines SaaS-Angebots werden die Umgebungen durch den AN in der Umsetzungsphase bereitgestellt
und während des gesamten vereinbarten Leistungszeitraum vorgehalten. Im Preisblatt P4 sind in diesem
Fall entsprechend lediglich Angaben zu Beistellungen hinsichtlich der Anbindung der Umgebungen an das
Landesnetz zu treffen. Zu weiteren spezifischen Anforderungen im Fall eines SaaS-Angebots siehe auch Ka-
pitel 5.11.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
SL01.01
Trennung der Umgebungen
Die Testumgebung, Schulungsumgebung, Referenzumgebung, und Produktivumge-
bung müssen unabhängig voneinander sowie parallel in unterschiedlichen Netzberei-
chen betrieben werden können.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
SL01.02
Testumgebung
Der AN muss eine Testumgebung bereitstellen, die ein Abbild der Produktivumgebung
darstellt, aber keine Echtdaten beinhaltet. Produktionsrelevante Änderungen müssen
über das Konfigurationsmanagement dokumentiert und qualitätsgesichert und über
die Test– und Referenzumgebung an die Produktivumgebung übergeben werden. Die
Zurverfügungstellung erfolgt im Fall eines On-Premise-Angebots auf der im Preisblatt
(Tabellenblatt „fiktive Kosten Betrieb DVZ“ (P4)) durch den AN definierten Testumge-
bung.
A
SL01.03
Referenzumgebung
Der AN muss eine Referenzumgebung für Abnahmetests bereitstellen. Diese Umge-
bung entspricht dem Konfigurationsstand der Produktionsumgebung und dient dem
finalen Test und der Abnahme, funktional wie auch nicht funktional. In den Zeiten
zwischen Auslieferungen durch den AN steht diese Umgebung dem AG für Konfigura-
tionsaufgaben zur Verfügung. Die Zurverfügungstellung erfolgt auf der im Preisblatt
(Tabellenblatt „fiktive Kosten Betrieb DVZ“ (P4)) durch den AN definierten Referenzu-
mgebung.
A
SL01.04
Schulungssystem
Der AN muss ein Schulungssystem bereitstellen, das ein Abbild der Produktivumge-
bung darstellt, aber keine Echtdaten beinhaltet. Die Zurverfügungstellung erfolgt im
Fall eines On-Premise-Angebots auf der im Preisblatt (Tabellenblatt „fiktive Kosten Be-
trieb DVZ“ (P4)) durch den AN definierten Schulungsumgebung.
A
SL01.05
Produktivumgebung
Der AN muss für das Gesamtsystem eine Produktivumgebung zur Verfügung stellen,
die alle Systemkomponenten enthält, die für die Bearbeitungsschritte von Echtdaten
erforderlich sind. Die Zurverfügungstellung erfolgt im Fall eines On-Premise-Angebots
auf der im Preisblatt (Tabellenblatt „fiktive Kosten Betrieb DVZ“ (P4) ) durch den AN
definierten Produktivumgebung.
A
Abbildung 6: Umgebungen DVZ. Die Schulungsumgebung ist in dieser Abbildung nicht enthalten, da sie nicht
Bestandteil des regulären Deploymentvorgehens ist.
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5.7.2 Dokumentation
Unter dem Begriff Dokumentation wird nachfolgend sowohl die technische, als auch die fachliche Doku-
mentation verstanden, welche notwendig ist, um das Gesamtsystem in einen betriebsbereiten Zustand zu
versetzen und im Produktivbetrieb betreiben zu können sowie eine Nutzung des Systems ohne spezielle
Vorkenntnisse zu ermöglichen. Die Dokumentation ist durch den AN im Zuge der Umsetzungsphase an den
AG auszuhändigen.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
SL02.01
Dokumentationen in deutscher Sprache
Die fachliche Dokumentation (SL02.04) und die technische Dokumentation (SL02.03)
müssen durchgängig in deutscher Sprache verfasst sein. Eingeführte und erläuterte
Fachtermini sind von dieser Regel ausgenommen.
A
SL02.02
Bereitstellung Dokumentation
Für die Dauer der Zusammenarbeit müssen sämtliche Dokumentationen in der jeweils
aktuellen Version an einem zentralen, durch den AG definierten Ort elektronisch be-
reitgestellt werden.
A
SL02.03
Technische Dokumentation
Der AN muss eine technische Dokumentation elektronisch zur Verfügung stellen. Da-
rin sind die Installation/Deinstallation, Betriebsumgebungen, Parameterisierungs-
möglichkeiten, Fehlerhandling und Konfigurationsmöglichkeiten vollständig zu be-
schreiben.
Die technische Dokumentation umfasst insbesondere:
- Technisches Architekturmodell
- Objekt- und Datenmodell
- Testkonzept inkl. Dokumentation aller angewendeten Testverfahren
- Betriebshandbuch/Wartungsdokumentation
- Dokumentation der Betriebsvoraussetzungen
- Installationsanleitungen
- Dokumentation der Kommunikationswege zwischen den einzelnen Systemkom-
ponenten (z. B. Datenbank, Client, Applikationsserver, Schnittstellen)
- Dokumentation aller Schnittstellen zur Anbindung an externe Systeme
- Dokumentation der Schnittstellen zwischen den Systemkomponenten
- Leitfaden zur Datensicherung
- Releasemanagement
- ReleaseNotes hinsichtlich der im Gesamtsystem eingesetzten Softwarekompo-
nenten (welche Version mit welchem Stand wird in diesem Release eingesetzt)
- Dokumentation der in den ReleaseNotes beinhalteten Fehlerkorrekturen und sich
evtl. daraus ergebende notwendige Maßnahmen zur Korrektur der Datenbe-
stände
- Software Bill of Materials – SBOM (siehe auch SA02.27 (Zuverlässigkeit und
Schutz))
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
SL02.04
Fachliche Dokumentation
In Bezug auf die fachliche Dokumentation sind mindestens folgende Anforderungen
zu erfüllen:
- Die fachliche Dokumentation muss die grundlegenden Arbeitstechniken mit dem
Gesamtsystem vermitteln sowie eine Beschreibung aller implementierten Funk-
tionen enthalten. Die Dokumentation muss den Maßgaben der Kap 5.6 BITV 2.0
und den Anforderungen an die Barrierefreiheit des Landes MV entsprechen.
- Die Nutzungsdokumentation muss zielgruppenspezifisch (Personalfall, Sachbear-
beitung, fachlich Administrierende etc.) ausgeprägt sein.
- Bei neuen Programmständen die Auswirkungen auf die Bedienung des Gesamt-
systems haben, sind im Rahmen des Systemservice aktualisierte Versionen der
Benutzungsdokumentationen in elektronischer Form zu übergeben.
- Für das Gesamtsystem muss eine Dokumentation für die Fachadministration zur
Verfügung gestellt werden, die sämtliche vorgesehenen Möglichkeiten der Be-
dienbarkeit zur Parametrisierung und Konfiguration umfassend beschreibt (z. B.
dem Einrichten von Nutzenden, Vergabe von Nutzerrechten u.a.).
- Für das Gesamtsystem muss eine Dokumentation für die Fachadministration zur
Verfügung gestellt werden, die die initiale Konfiguration des Gesamtsystems nach
erfolgreicher Inbetriebnahme vollständig beschreibt.
- Es muss eine vollständige Dokumentation des Rechte- und Rollenkonzepts des
Gesamtsystems zur Verfügung gestellt werden.
A
ePAePV-A0710
Einheitliches Glossar
Alle Handbücher und Anleitungen müssen einem einheitlichen Begriffsverständnis
unterliegen.
A
5.7.3 Schulungen
Durch die Schulungen muss der AN insbesondere dafür sorgen, dass der AG die notwendige Kompetenz für
die Nutzung und Administration des Gesamtsystems und seiner Systemkomponenten (insbesondere HR-
System und Kommunikationsplattform ) aufbauen kann. Das Schulungsangebot ist vom AN im Sinne des
„Blended Learning“ als Kombination der folgenden drei Lernformate zu konzipieren:
- Präsenz: Die Mitarbeitenden des AGs absolvieren synchrone Vorort-Schulungen unter Begleitung
einer Trainerin oder eines Trainers,
- Online: Die Mitarbeitenden des AGs absolvieren synchrone virtuelle Schulungen unter Begleitung
einer Trainerin oder eines Trainers,
- Web Based Training (WBT): Die Mitarbeitenden des AGs absolvieren selbstbestimmt interaktive
virtuelle Schulungen ohne Begleitung einer Trainerin oder eines Trainers.
Entsprechende Schulungsunterlagen sind bereitzustellen, die alle für die jeweilige Schulungszielgruppe re-
levanten Systemkomponenten beinhalten. Die Schulungen sind primär im der Schulungsumgebung bzw.
einer vergleichbaren Umgebung durchzuführen.
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
SL03.01
Schulung Systemadministratoren
Der AN muss Schulungen für künftige IT-Administrierende [ca. 5 – 10 Teilnehmende]
des AG nach Wahl des AG in Präsenz oder Online durchführen, sodass diese im An-
schluss eigenständig das System installieren, administrieren und betreiben können.
A
SL03.02
Schulung der Zentralen Fachadministration
Der AN muss fachliche Schulungen für künftige Fachadministrierende für das Gesamt-
system nach Wahl des AG in Präsenz oder Online durchführen.
Dabei ist zu beachten:
Die künftigen Fachadministrierenden des AG [ca. 20-30 Personen] müssen in geeigne-
ter Form geschult werden, sodass sie die Fachadministration des Gesamtsystems selb-
ständig durchführen können.
A
SL03.03
Basisschulung
Der AN muss den Projektmitarbeitenden der jeweiligen Systemkomponenten, ca. 30
Personen insgesamt, in Gruppengröße bis 15 Personen, in Form einer Basisschulung
bei Beginn des Projektes die Grundlagen der einzelnen Systemkomponenten vermit-
teln, sodass diese die vorhandene Funktionalität, insbesondere deren Zusammen-
hänge und Abhängigkeiten, kennen. Des Weiteren müssen die fachlichen Grundprin-
zipien und vorhandene Limitierungen der Systemkomponenten in der Schulung
behandelt werden. Die Basisschulungen müssen nach Wahl des AGs entweder in Prä-
senz oder Online durchgeführt werden.
A
SL03.04
Multiplikatorenschulung
Der AN muss Multiplikatorenschulungen der künftigen Multiplikatoren des AG im LAF
[ca. 20 Personen] in Gruppengröße bis zu 15 Personen anbieten, sodass diese Perso-
nen die Schulungsunterlagen und die Nutzung des Gesamtsystems beherrschen, um
so die Sachbearbeitenden selbstständig schulen und unterstützen zu können. Die Mul-
tiplikatorenschulungen müssen nach Wahl des AGs entweder in Präsenz oder Online
durchgeführt werden.
A
SL03.05
Mitarbeiterschulung LAF
Der AN muss Schulungen der künftigen Nutzenden im LAF [ca. 150 Personen] in Grup-
pengröße bis 15 Personen anbieten, so dass diese Personen insbesondere die Nutzung
des HR-Systems beherrschen können und über ein Grundverständnis hinsichtlich der
Funktionalität der KP verfügen. Die Schulungen sind zielgruppenfokussiert jeweils für
Versorgung, Besoldung und Entgelt in einem Umfang von jeweils vier Schulungstagen
durchzuführen (getrennte jeweilige Fachschulungen je Fachbereich einschließlich
Schulung übergreifender Grundfunktionalitäten). Die Mitarbeiterschulungen müssen
nach Wahl des AGs entweder in Präsenz oder Online durchgeführt werden.
A
SL03.06
Schulungen für Führungskräfte
Führungskräfte im LAF und IM sind in Bezug auf die ihrer Rolle und ihren Kompetenzen
entsprechenden Funktionalitäten des Gesamtsystems gesondert in Gruppengröße bis
15 Personen zu schulen (ca. 50 Personen). Die Schulungen für Führungskräfte des LAF
müssen nach Wahl des AGs entweder in Präsenz oder Online durchgeführt werden.
A
SL03.07
Schulungen für Nutzende in den Dienststellen
Der AN muss Schulungen der künftigen Nutzenden
in den Dienststellen (Kapitel 3.3.21) [ca. 800 Personen] in Gruppengröße bis zu 15 Per-
sonen anbieten, so dass diese die dienststellenspezifische Nutzung des HR-Systems
beherrschen können und über ein Grundverständnis hinsichtlich der Funktionalität
der KP verfügen. Die Schulungen für Nutzende in den Dienststellen müssen nach Wahl
des AGs entweder in Präsenz oder Online durchgeführt werden.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
SL03.08
Anwendungsbetreuung in den Dienststellen
Der AN muss Schulungen der Anwendungsbetreuung als künftige Multiplikatoren des
AG in den Dienststellen [ca. 110 Personen] in Gruppengröße bis zu 15 Personenanbie-
ten, sodass diese die Schulungsunterlagen die Nutzung der für die Dienststellen rele-
vanten Funktionalitäten des HR-Systems sowie die Nutzung der KP beherrschen, um
so die Sachbearbeitenden selbstständig zu schulen und unterstützen zu können. Die
Schulungen für die Anwendungsbetreuung in den Dienststellen müssen nach Wahl des
AGs entweder in Präsenz oder Online durchgeführt werden.
A
SL03.09
Option für den AG:
Unterstützung des AG bei Nutzerschulungen im laufenden Betrieb
Nutzerschulungen können ggf. durch den Fachbereich des AG in Präsenz oder Online
durchgeführt werden. Der AN muss den AG auf Abruf bei der Vorbereitung und Durch-
führung der Schulungen unterstützen. Die Leistungen werden auf Basis der angegebe-
nen Tagessätze für zusätzliche Leistungen gemäß Preisblatt vergütet (siehe auch Num-
mer 6.1 , 2. Ankreuzfeld EVB-IT Systemvertrag; Ziffer 7 EVB-IT System-AGB). Darüber
hinaus muss der AN auf Abruf weitere Schulungen selbstständig durchführen.
A
SL03.10
Schulungen für Mitarbeitende, die das BI-Tool als Designer nutzen
Der AN muss Schulungen durchführen, die Mitarbeitende, die das BI-Tool als Designer
nutzen, befähigen selbständig Berichte zu konfigurieren (ca. 42 Personen). Die Schu-
lungen für Mitarbeitende, die das BI-Tool als Designer nutzen, müssen nach Wahl des
AGs entweder in Präsenz oder Online durchgeführt werden.
A
SL03.11
Schulungen für Mitarbeitende, die das BI-Tool als Produzenten nutzen
Der AN muss Schulungen durchführen, die Mitarbeitende, die das BI-Tool als Produ-
zenten nutzen, befähigen Berichte zu erzeugen (ca. 500 Personen). Die Schulungen für
Mitarbeitende, die das BI-Tool als Produzenten nutzen, müssen nach Wahl des AGs
entweder in Präsenz oder Online durchgeführt werden.
A
SL03.12
Ergänzendes Schulungsmaterial für die Nutzung der KP durch die Personalfälle
Der AN muss dem AG ergänzendes Schulungsmaterial zum Selbststudium zur Verfü-
gung stellen, welches die Nutzenden der KP befähigt, sämtliche relevante Funktiona-
litäten und Workflows selbstständig zu erlernen und zu nutzen. Dabei ist zu beachten,
dass die Nutzenden der Kommunikationsplattform nicht zwangsläufig eine IT-Affinität
haben (zielgruppengerechte Themenaufarbeitung).
A
SL03.14
Schulungsunterlagen
Sämtliche Schulungsunterlagen aller Schulungen müssen mindestens in elektronischer
Form sowie in deutscher Sprache dem AG zur Verfügung gestellt werden.
A
SL03.15
Schulungsdaten
Der AN muss die Daten zu den Schulungsbeispielen zu den zugehörigen Beispielfällen
der Schulung bereitstellen.
A
SL03.16
Rollenorientierung der Schulungen
Die zu erbringenden Schulungen haben sich an den Rollen des HR-Systems zu orien-
tieren.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
SL03.17
Web Based Trainings für die Schulungsplattform LEON MV
Für die Zielgruppe der Multiplikatoren (SL03.04), der Mitarbeitenden des LAF
(SL03.05), der Nutzenden in den Dienststellen (SL03.07) und der Anwendungsbetreu-
ung (SL03.08) sind ergänzend Web Based Trainings (WBT) für das Selbststudium be-
reitzustellen. Die WBT müssen die jeweilige Zielgruppe befähigen, die für sie relevan-
ten Funktionalitäten und Workflows selbstständig zu erlernen und zu nutzen. Es
gelten folgende inhaltlichen Qualitätskriterien für WBT:
- Es werden eindeutige Lernziele definiert, die als Strukturelement für das
jeweilige Training dienen.
- Inhalte sind regelmäßig interaktiv und motivieren die Nutzenden, das Ge-
lernte anzuwenden.
- Das Design ist benutzerfreundlich und intuitiv.
- Es werden multimediale Sequenzen wie Videos, Screenshots, Animationen
oder Audioerklärungen eingesetzt
- Die Nutzenden erhalten sofortiges und detailliertes Feedback zu Übungs-
aufgaben.
- Regelmäßige Tests und Wissensprüfungen sind integriert.
- Eine Nutzung ist sowohl auf Desktopgeräten wie auch mobilen Endgeräten
möglich.
Der AN muss die WBT in einer Weise zur Verfügung stellen, welche eine Nutzung auf
der Schulungsplattform LEON MV ermöglicht (für weiterführende Informationen zur
benannten Schulungsplattform siehe Anlagen 5.12 und 5.13). Hierzu muss der AN die
folgenden Umsetzungsvarianten (Alternativpositionen) anbieten und auf Abruf des
AGs umsetzen:
1. Der AN stellt die WBT durch das Autorentool excelerate auf der Plattform
zur Verfügung.
2. Der AN stellt die WBT im Format xAPi auf der Plattform zur Verfügung.
Der AG verpflichtet sich, spätestens drei Monate nach Zuschlag eine Entscheidung
für eine der Umsetzungsvarianten zu treffen.
A
5.7.4 Migration
Durch den AN ist eine Datenmigration der Stammdaten der aktiven Personalfälle, der diesen zugeordneten
Dokumenten (PDF, DOCX, E-Mail) und deren Metadaten aus dem Bezüge-Bestandsystem (FABEA und
BEATA) und dem Personalverwaltungssystem EPOS 2.0 vorzunehmen. Das Datenvolumen aus dem Bezüge-
verfahren beläuft sich dabei auf ca. 930.000 Datenfelder, die für die vollständige Bezügeabrechnung und
Zahlbarmachung für alle Personalfälle notwendig sind sowie ca. 15.000.000 Dokumente (siehe Anlage 5.6
Stammdaten).
Im Anschluss ist eine Delta-Migration der strukturierten Daten aus dem System EPOS2.0 für die Ministerien
erforderlich.
Die Personalakten der Landesverwaltung werden dienststellenweise durch den AG bzw. einen von diesem
beauftragten Dienstleister digitalisiert und dem HR-System über entsprechende Importfunktionalitäten zu-
geführt.
Der AN muss gemäß SL04.04 innerhalb von drei Monaten nach Zuschlag ein Migrationskonzept vorlegen.
Das Migrationskonzept stellt eine Detaillierung des mit dem Angebot eingereichten Migrationsstategiekon-
zept dar. In diesem Konzept müssen weitere migrationsrelevante Inhalte im Detail erläutert werden. Die
Inhalte ergeben sich insbesondere aus den nachfolgenden Anforderungen. Ein Parallelbetrieb von 12 Mo-
naten nach dem Go-Live eines jeden Moduls ist geplant, um Nachberechnungen zu ermöglichen.
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Der Parallelbetrieb beschreibt die Phase, in der das Modul Entgelt bereits im neuen und die Module Besol-
dung/Versorgung noch im Bezüge-Bestandsystem abgerechnet werden. Darüber hinaus ist nach Go-Live
des jeweiligen Moduls ein Parallelbetrieb von jeweils 12 Monaten geplant, in dem das Bezüge-Bestandssys-
tem noch für Nachberechnungen zur Verfügung steht.Meldungen zur Sozial- und Rentenversicherung wer-
den aus dem abrechnenden HR-System heraus gemeldet. Bei Rückrechnungen über den Migrationszeit-
punkt hinaus, müssen Meldungen sowohl aus dem Bezüge-Bestandsystems als auch aus dem HR-System
erstellt werden. Meldungen und Rückmeldungen zu und von anderen Systemen, z. B. ELSTAM, werden in
dem jeweils abrechnenden System abgebildet. Die Meldungen für den elektronischen Datenaustausch für
variable Entgeltbestandteile (siehe SS01.23) werden ebenfalls im Parallelbetrieb verarbeitet.
Anforderungs-
kennzeich-
nung
Anforderung
Kriterium
SL04.01
Datenmigration allgemein
Der AN muss eine Datenmigration aus dem Bezüge-Bestandsystem (FABEA und BEATA),
eine Delta-Migration von Personaldaten aus EPOS 2.0 und die Tests entsprechend des
Datenmigrationskonzeptes (SL04. (Datenmigrationskonzept)) durchführen. Hierfür hat
der AN die benötigten Tools bereitzustellen. Die Datenmigration muss jederzeit repro-
duzierbar sein.
A
SL04.02
Mindestumfang der Datenmigration
Die Migration umfasst die Übernahme aller Daten, die für die vollständige Bezügeab-
rechnung und Zahlbarmachung sowie für die Personalverwaltung für alle Personalfälle
zum Zeitpunkt der Einführung entsprechend des Datenmigrationskonzeptes notwendig
sind.
A
ePAePV-
N0377
Datenmigration Personaldaten
Der AN muss in seinem Datenmigrationskonzept nach der Datenübernahme aus dem
Bezügeverfahren eine Deltamigration für die Personaldaten aus EPOS 2.0 berücksichti-
gen. Der AG unterstützt die Migration mit einem Datenexporttool für EPOS 2.0. Migra-
tion, Formate sind gemeinsam abzustimmen.
A
SL04.03
Mindestumfang der Dokumentenmigration
Im Rahmen der Migration müssen alle Dokumente (PDF, DOCX, E-Mail, Word) der Per-
sonalfallakten inklusive ihrer Metadaten (siehe Anlage 5.7 Metadaten) gemäß gesetzli-
cher Aufbewahrungsfristen revisionssicher in das Dokumentenmanagementsystem des
Gesamtsystems überführt und den jeweiligen Personalfällen zugeordnet werden.
A
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Anforderungs-
kennzeich-
nung
Anforderung
Kriterium
SL04.04
Datenmigrationskonzept
Der AN muss innerhalb von 3 Monaten nach Zuschlag ein Migrationskonzept vorlegen,
welches inhaltlich auf dem Migrationsstrategiekonzept (AI04.01) aufbaut und dieses
näher detailliert. In diesem Konzept muss der AN auf mindestens folgende Punkte ein-
gehen:
- Aufführung aller Migrationsanforderungen (inkl. Verweis, z. B. Anforderungs-ID
der Leistungsbeschreibung) mit jeweiliger kurzer Beschreibung der Anforderungs-
erfüllung
- Darstellung der Migrationsphasen „Extraktion“, „Transformation“ und „Load“ (ETL)
mit jeweiligen Aktivitäten und Verantwortlichkeiten in Form einer RACI-Matrix (un-
ter Beachtung, der Gesamtverantwortung des AN für die Migration und des mit
dem Angebot im Hinblick auf die Migration mitgeteilten Mitwirkungsumfangs des
AG)
- Darstellung der pro Migrationsphase relevanten Systemumgebungen
- Die Konkretisierung der Migrationsschritte gemäß Verweis SL04.(Stufenweise Mig-
ration) und technischen Aktivitäten. Hierbei sind u.a. folgende Mindestschritte zu
beachten:
• Data Cleansing (inkl. Anforderungen an die Datenqualität)
• Export der Daten in Dateien bzw. Bereitstellung in einer SQL-Datenbank durch
den AG
• Transformation der Daten in die Zielstruktur durch den AN
• Import und automatische Korrektur durch den AN
• Qualitätssicherung durch den AN
• Freigabe der Korrekturen des AN durch den AG
• Durchführung der vollständigen Migration durch den AN
• Abnahme der Migration durch den AG in der Produktivumgebung
- Die zeitliche Feinplanung der Migrationsschritte unter Einhaltung der Gesamtpro-
jektplanung (Abbildung 1).
- Die Mapping-Tabelle(n)
- Die Teststrategie und Verweis auf die Migrations-Testfälle
- Das Vorgehen bei der Protokollierung der Migration und Tests
- Grobe Darstellung der Aktivitäten des eigentlichen Cut-Overs (wird im Laufe des
Projekts als Migrationsdrehbuch detailliert)
- Die Übernahme und Integration der durch einen Dritten digitalisierten Personalak-
ten
A
SL04.05
Schnittstellenbeschreibung für den Datenimport für die Migration
Der AN soll gemeinsam mit dem Datenmigrationskonzept eine ausführliche Schnittstel-
lenbeschreibung der Importschnittstelle für die Datenmigration inklusive der detaillier-
ten Datenstruktur des HR-Systems mit Feldbeschreibung anfertigen und vorlegen.
B
SL04.07
Übergabe Referenzbeträge
Die Referenzbeträge von 2016 gemäß EG10.26 (BAV-Förderbetrag (§100 EstG)) müssen
im Rahmen der Migration mit an das neue HR-System übergeben werden.
A
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Anforderungs-
kennzeich-
nung
Anforderung
Kriterium
SL04.08
Protokollierung der Datenmigration
Die Protokollierung der Datenmigration (insbesondere über die durchgeführten auto-
matischen Korrekturen) muss in einer elektronisch auswertbaren Form durch den AN
geliefert werden, so dass eine fachliche Korrektheitsprüfung möglich ist.
Es muss zumindest protokolliert werden:
- Übernommene Daten
- Nicht übernommene Daten
- Fehlerzustände mit Fehlercode und Fehlerbeschreibung
A
SL04.10
Detailliertes Migrationsdrehbuch
Der Auftragnehmer muss für den Cut-Over auf Grundlage des Migrationskonzepts
(SL04.) ein detailliertes Migrationsdrehbuch, welches detailliert alle Aktivitäten mit
Start- und Endzeitpunkt sowie verantwortlicher Person für den Migrationszeitpunkt
darstellt, erstellen.
A
5.8 Anforderungen an die Abnahme und Herstellung der Betriebsbereit-
schaft
In diesem Kapitel sind die Anforderungen mit Bezug auf den Abnahmeprozess (Kapitel 5.8.1), die Herstel-
lung der Betriebsbereitschaft, die Begleitung der Produktivphase (Kapitel 6.3.1) und die Mitwirkung bei
Auditierungen (Kapitel 5.8.2) aufgeführt.
5.8.1 Herbeiführung und Durchführung der Abnahme
Voraussetzung für die Durchführung AG-seitiger Funktionsprüfungen sind durch den AN erfolgreich durch-
geführte und nachzuweisende Systemtests. Getestet wird somit sowohl seitens des AN als auch seitens des
AG. Für die Tests des AN ist im Rahmen der Projektdurchführung ein Testkonzept (siehe auch Kapitel 6.8)
vorzulegen. Für eine erfolgreiche Abnahme dürfen im Rahmen der Funktionsprüfung keine abnahmehin-
dernden Fehler entsprechend der festgelegten Mängelklassifikation (Nummer 5.1.1.2 EVB-IT Systemvertrag
„Reaktions- und Wiederherstellungszeiten, Mängelklassen“) vorhanden sein. Die Quality Gates im Rahmen
des System- bzw. Abnahmetests sind in DT01.08 (Erlaubte Fehleranzahl im Systemtest) und DT01.09 (Ab-
nahmetests des AG) beschrieben.
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
DT01.01
Testverfahren des AN
Der AN muss in Vorbereitung auf eine Bereitstellung des Gesamtsystems bzw. ein-
zelner Systemkomponenten zum Test oder zur Abnahme zunächst alle notwendigen
Tests auf Grundlage von Testfällen zur Qualitätssicherung durchführen und deren
Ergebnisse protokollieren. Die Testfälle werden dem AG vor Beginn der Testdurch-
führung vom AN bereitgestellt. Der AG hat das Recht, die bereitgestellten Testfälle
zu prüfen und fehlerhafte oder fehlende bzw. die jeweiligen Anforderungen nicht
vollständig abdeckende Testfälle zu beanstanden, die durch den AN zu korrigie-
ren/ergänzen sind. Die erfolgreiche Durchführung der Tests durch den AN führt
nicht zu einer Minderung des Umfangs bzw. Scopes der Abnahmetests des AG.
Notwendige Tests sind insbesondere:
- Tests zur Prüfung der fachlichen Korrektheit
- Integrationstests mit den angeschlossenen Systemen
- Tests zur Prüfung der Einhaltung des Datenschutzes
- Tests zur Prüfung der Einhaltung der IT-Sicherheit, auch Penetrationstests
- Tests zur Prüfung der Erfüllung der Last- und Performanz-Anforderungen
- Tests zu Prüfung der betrieblichen Anforderungen (nur notwendig, wenn Be-
trieb nicht durch AN erfolgt)
- Recovery/Wiederanlauftests
- Migrationstests
- Barrierefreiheitstests gemäß Kapitel 5.6
A
DT01.02
Testdurchführung des AN
Die Testergebnisse gemäß DT02.01 müssen mit Abschluss des jeweiligen Tests dem
AG zur Verfügung gestellt werden. Des Weiteren stellt der AN sämtliche Informati-
onen, Daten etc. bereit, die den AG in die Lage versetzen, diese und weitere Tests
eigenständig auf seiner Testumgebung durchzuführen.
A
DT01.03
Testkonzept des AN
Im Rahmen der Projektdurchführung muss durch den AN ein Testkonzept erstellt
werden, welches mit dem AG abzustimmen ist und durch den AG freizugeben ist.
Das Konzept muss mindestens die in diesem Kapitel genannten Anforderungen
(DT01) erfüllen. Zudem sind die Vorgaben in Kapitel 6.8 einzuhalten.
A
DT01.04
Testabdeckung des AN
Der AN muss durch geeignete Mittel sicherstellen, dass alle Anforderungen des Ge-
samtsystems durch mindestens einen Testfall inkl. mehrerer Variationen und Feh-
lerzuständen geprüft werden. Dazu stellt der AN dem AG eine Übersicht zur Verfü-
gung, aus der eindeutig hervorgeht, welche Testfälle welche Anforderungen prüfen.
A
DT01.05
Unabhängiger Test der Systemkomponenten (KP und HR-System)
Der AG muss die Systemkomponenten dem AN für einen Systemkomponententest
in einer Form bereitstellen, dass diese unabhängig von der jeweils anderen System-
komponente durch den AG getestet werden können. Mit der Bereitstellung der Sys-
temkomponente zum Test erfolgt auch die Bereitstellung der Dokumentation
(SL02.04 (Fachliche Dokumentation)) und der Qualitätsnachweise
(DT01.04(Testabdeckung des AN) und DT01.07 (Nachweis der Erreichung des Qua-
litätsziels des AGs für den Beginn der Tests durch AN (Systemkomponententest, Ab-
nahmetest))).
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
DT01.06
Integrationstests des AN
Zur Durchführung der Integrationstests durch den AN stellt der AG die in das Ge-
samtsystem zu integrierenden Systeme (siehe Kapitel 3.1.1) bereit. Der AN hat in
einem Integrationstest sicherzustellen, dass das HR-System mit diesen Systemen zu-
sammenarbeitet.
Der AN muss sich rechtzeitig im Vorfeld (mindestens 20 Arbeitstage vor Beginn des
Integrationstests) zu den Anforderungen an die Integrationstestumgebung (Präpa-
rierung der Testsysteme mit Testdaten etc.) abstimmen.
A
DT01.07
Nachweis der Erreichung des Qualitätsziels des AGs für den Beginn der Tests durch
AN (Systemkomponententest, Abnahmetest)
Mit Bereitstellung von Systemkomponenten oder des Gesamtsystems zum Test o-
der zur Abnahme muss der AN die Testergebnisse der vorangegangenen Tests des
AN (siehe DT01.01) mit übergeben, welche die Erreichung des jeweiligen Qualitäts-
ziels für den Beginn der Tests bzw. der Funktionsprüfung nachweisen. Insbesondere
weist der AN durch ein aussagekräftiges Protokoll nach, dass die geforderte Testab-
deckung erreicht wurde.
Das detaillierte Protokoll muss mindestens die folgenden Informationen beinhalten:
- Angabe der Anzahl an
• insgesamt getesteten,
• davon erfolgreich geprüften und
• fehlgeschlagenen Testfälle je Systemkomponente,
- eine Übersicht der mit Klassifizierung versehenen Anzahl an Fehlern (betriebs-
verhindernd, -behindernd, sonstige) aus Sicht des AN,
- eine detaillierte Liste der durchgeführten Tests und vor allem der Defects, klas-
sifiziert nach den Mängelklassen des EVB-IT Systemvertrags in Anlage 1.5
- ggf. ein Hinweis auf ausgelassene Testbereiche.
A
DT01.08
Erlaubte Fehleranzahl im Systemtest
Folgende Anzahl an Fehlern je Kategorie darf mit dem Systemtest nicht überschrit-
ten werden:
keine Mängel der Kategorie „betriebsverhindernd“
keine Mängel der Kategorie „betriebsbehindernd“
20 Mängel der Kategorie „leicht“.
A
DT01.09
Abnahmetests des AG
Die Abnahme wird nur erteilt, wenn die Grenzwerte aus DT01.08 nicht überschrit-
ten werden. Für den Abbruch der Funktionsprüfung gilt Ziffer 12.5 ff. der EVB-IT
System-AGB.
A
5.8.2 Auditierung
Die folgenden Anforderungen regeln die Beteiligung des ANs im Falle einer Auditierung, beispielsweise
durch den Landesrechnungshof oder den Landesdatenschutzbeauftragten.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
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DT03.01
Mitwirkung Audits
Der AN muss bei vom AG bzw. im Auftrag des AG durchgeführten Audits (zu den
Voraussetzungen siehe § 5.3 der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung) mitwir-
ken. Dies beinhaltet nicht nur den freien Zugang zu Räumlichkeiten, sondern ebenso
die Bereitstellung von Dokumenten und Daten, die das Projekt/den Auftrag betref-
fen.
A
DT03.02
Auditierung Unterauftragnehmer
Der AN muss die Mitwirkung seiner Unterauftragnehmer bei vom AG bzw. im Auf-
trag des AG durchgeführten Auditierungen analog zur Anforderung DT03.01 (Mit-
wirkung Audits) sicherstellen.
A
DT03.03
Auditierungsrechte
Sofern der Unterauftragnehmer seinerseits Unteraufragnehmer einsetzt, muss der
AN vertraglich sicherstellen, dass eine Auditierung durch den AG bzw. im Auftrag
des AG bei den Unterauftragnehmern analog DT03.01 (Mitwirkung Audits) auch in
diesen Fällen erfolgen kann.
A
5.9 Anforderungen zur Gewährleistung der Kassensicherheit und Revisi-
onssicherheit des Gesamtsystems sowie des Einwilligungsverfahrens des
Landesrechnungshofes
Das Gesamtsystem hat die Anforderungen zur Gewährleistung der Kassensicherheit und Konkretisierung
der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung verpflichtend einzuhalten. Das Verfahren sowie die not-
wendigen Voraussetzungen ergeben sich aus der Verfahrensrichtlinie zum Einsatz von IT-Verfahren im
Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen im Land Mecklenburg-Vorpommern (VerfRi-IT-HKR). Das Ge-
samtsystem muss die in der Verfahrensrichtlinie beschriebenen Voraussetzungen für eine Zustim-
mung/Freigabe erfüllen. Die Zustimmung/Freigabe erfolgt durch das Finanzministerium MV im Einverneh-
men mit dem Landesrechnungshof MV.
Zum einen muss der AN insbesondere ein Rollen- und Berechtigungskonzept (vgl. Kapitel 3.3), eine Verfah-
rensbeschreibung (vgl. KS01.04) und ein Archivierungskonzept (vgl. SA01.11) erstellen, dass der Prüfung im
Rahmen des Einwilligungsverfahrens standhält.
Zum anderen muss der AN den AG im Einwilligungsverfahren unterstützen, zum Beispiel durch die Bereit-
stellung von Informationen oder die Unterstützung bei der Erstellung von Dokumenten. Der AN unterstützt
den AG insbesondere bei der Erstellung der über die (vom AN zu liefernde) Verfahrensbeschreibung hin-
ausgehende Verfahrensdokumentation, der Gefährdungsanalyse, dem Ordnungsmäßigkeitskonzept und
der Prüfliste nach VerfRi-IT-HKR und stellt die für ein erfolgreiches Einwilligungsverfahren notwendigen In-
formationen und Unterstützungsleistungen (z. B. zum Test zur Schnittstelle zum HKR-Verfahren und Zah-
lungsverkehrsverfahren des Landes) bereit. Notwendige Unterstützungen durch den AN im Rahmen des
Einwilligungsverfahren ergeben sich aus der VerfRi-IT-HKR und ihren Anlagen und Musterdokumenten.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
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KS01.01
Anforderungen zur Gewährleistung der Kassensicherheit des Gesamtssystems und
Konkretisierung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung
Das Gesamtsystem muss alle in der Verfahrensrichtlinie zum Einsatz von IT-Verfahren
im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen im Land Mecklenburg-Vorpommern (Ver-
fRi-IT-HKR) genannten softwarebezogenen Anforderungen erfüllen. Die Anforderungen
sind frühestens erfüllt, wenn die Zustimmung des Landesrechnungshofes im Einverneh-
men mit dem Finanzministerium im Rahmen des Einwilligungsverfahrens vorliegt.
A
KS01.02
Beratung und Unterstützung durch den AN im Einwilligungsverfahren 1
Der AN erstellt die notwendigen Konzeptionen und Dokumentationen und berät und
wirkt im Einwilligungsverfahren vollumfassend mit bzw. leistet notwendige Zuarbeiten.
Dies gilt insbesondere bei den im Rahmen des Einwilligungsverfahrens zu erstellenden
Dokumenten und durchzuführenden Tests sowie bei der Verfahrensdokumentation,
der Gefährdungsanalyse, dem Ordnungsmäßigkeitskonzept und der Prüfliste nach der
VerfRi-IT-HKR sowie des Tests der elektronischen Schnittstellen zum HKR-Verfahren
und Zahlungsverkehrsverfahren des Landes, sodass im Rahmen des Einwilligungsver-
fahrens durch den Landesrechnungshof keine begründeten Zweifel an der Ordnungs-
mäßigkeit des Gesamtsystems bestehen. Inhalt/Beschreibung und Umfang können der
Verfahrensrichtlinie IT-Verfahren einschließlich Richtlinienanhang Anlage 5.9 entnom-
men werden.
A
KS01.03
Beratung und Unterstützung durch den AN im Einwilligungsverfahren 2
Der AN berät und wirkt bei der fachlichen Konfiguration des Systems und korrespon-
dierenden organisatorischen Prozessen vollumfassend mit, um im Rahmen des Einwil-
ligungsverfahrens akzeptierte Lösungen, zum Beispiel im Rahmen von Workshops, zu
erarbeiten. Dies betrifft insbesondere die Einrichtung eines Risikomanagements.
A
KS01.04
Verfahrensbeschreibung
Die Verfahrensbeschreibung des AN (vgl. Anforderungen zur Dokumentation Kapitel
5.7.2) muss sämtliche geforderte Funktionalitäten und auch technische Beschreibun-
gen des Systems umfassen. Anhand der Verfahrensbeschreibung muss zudem nachvoll-
ziehbar sein, dass alle maßgeblichen rechtlichen Vorschriften eingehalten werden, vgl.
insbesondere Kapitel 2.4).
A
5.10 Revisionsfähigkeit des Gesamtsystems
Das Gesamtsystem muss die Prüfbarkeit der formellen und materiellen Richtigkeit hinsichtlich der Revisi-
onsfähigkeit des Verfahrens sowohl im Hinblick auf einzelne Geschäftsvorfälle (Einzelprüfung) als auch auf
die Prüfbarkeit des gesamten Verfahrens (Verfahrens- oder Systemprüfung anhand einer Verfahrensbe-
schreibung) sicherstellen.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
RV01.01
Revisionsfähigkeit des Verfahrens (1/7)
Das Gesamtsystem ist so auszugestalten, dass über sämtliche buchführungspflichtige
Geschäftsvorfälle für die Dauer der Aufbewahrungspflicht (vgl. VV Nr. 4.7 i.V.m. Nr. 6
der Anlage 6 zu §§ 70-0-80 LHO) ein sachlicher und zeitlicher Nachweis erbracht werden
kann
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
RV01.02
Revisionsfähigkeit des Verfahrens (2/7)
Das Gesamtsystem muss sicherstellen, dass der Nachweis gemäß RV01.01 (Revisions-
fähigkeit des Verfahrens 1/7) von einer sachverständigen, nicht am Verfahren beteilig-
ten Person in angemessener Zeit dahingehend prüfbar ist, ob
- die verfahrensrechtlichen Vorgaben der Bestimmungen nach VV Nr. 6 zu §§ 70-80
LHO einschließlich GoBIT-HKR und dieser Richtlinie eingehalten wurden (formelle
Richtigkeit) und
- die inhaltlichen Anforderungen an eine Buchung sowie an eine Ein- bzw. Auszah-
lung, insbesondere das Vorliegen eines Rechtsgrundes, erfüllt sind (materielle
Richtigkeit).
A
RV01.03
Revisionsfähigkeit des Verfahrens (3/7)
Im Gesamtsystem müssen die Geschäftsvorfälle retrograd und progressiv prüfbar sein,
das heißt, der Zusammenhang zwischen erfassten und verarbeiteten Daten bis zur Bu-
chung muss sowohl von der Datenerfassung ausgehend chronologisch fortschreitend
(progressiv) als auch von der Buchung ausgehend chronologisch rückschreitend (ret-
rograd) erkennbar und nachvollziehbar sein.
A
RV01.04
Revisionsfähigkeit des Verfahrens (4/7)
Im Gesamtsystem muss durch Kontrollen oder andere Maßnahmen die Vollständigkeit
der Geschäftsvorfälle von deren Entstehung bis zu deren Dokumentation sicherzustel-
len sein.
A
RV01.05
Revisionsfähigkeit des Verfahrens (5/7)
Im Gesamtsystem sind die vorgenommenen Buchungen und ihre Reihenfolge durch Be-
lege (Nachweise über Buchungen) zu dokumentieren. Zu jedem Buchungsvorgang müs-
sen die folgenden Informationen nachweisbar sein:
- hinreichende Erläuterung des Vorgangs,
- zu buchender Betrag,
- den Zahlungspartner mit den für den Zahlungsverkehr notwendigen Angaben,
- Zeitpunkt des Vorgangs und
- die erfolgten Bescheinigungen.
Gehören zum Beleg begründende Unterlagen, ist zu gewährleisten, dass sowohl die be-
gründenden Unterlagen dem Beleg als auch die Belege den begründenden Unterlagen
eindeutig zugeordnet werden können.
A
RV01.06
Revisionsfähigkeit des Verfahrens (6/7)
Das Gesamtsystem muss die Belege (siehe RF01.05) nach ihrer Erstellung unveränder-
bar und lesbar machen.
A
RV01.07
Revisionsfähigkeit des Verfahrens (7/7)
Das Gesamtsytem muss die Geschäftsvorfälle sowohl vollständig als auch auszugsweise
sowie nach Zeitpunkt, Sach- und Personenkonten filterbar darstellen.
A
5.11 Software as a Service
In diesem Kapitel sind die spezifischen Anforderungen für den Betrieb des Gesamtsystems durch den AN
im Fall des Angebots einer SaaS-Lösung zu finden. Im Übrigen gelten die Anforderungen der „Nichtfunktio-
nalen Anforderungen an das Gesamtsystem“, Kapitel 5.1 bis 5.4 sowie 5.7 bis 5.8 auch für eine angebotene
SaaS-Lösung, soweit dort nicht ausdrücklich abweichend geregelt.
Zu den Druck- und Versanddienstleistungen ist Anforderung OM01.17 „Abgedeckte Druck- und Versand-
dienstleistungen“ im Kapitel Outputmanagement zu beachten.
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
SC01.01
Betriebszeit
Die Betriebszeit ist die Zeit, in welcher der AG die vereinbarten Services, d.h. sämtliche
geschuldeten Systemkomponenten (HR-System, KP) nutzen kann. Die Nutzung des Ser-
vice muss 24 Stunden an 7 Tagen die Woche gewährleistet sein (siehe Ziffer 8 EVB-IT
Cloud-AGB).
A
SC01.02
Verfügbarkeit
Abweichend von Ziffer 8 EVB-IT Cloud-AGB entspricht die während der Kernbetriebs-
zeit* (siehe SC01.03) geschuldete Verfügbarkeit* der Verfügbarkeitsklasse* VK2.Das
Gesamtsystem muss die Verfügbarkeit* pro Systemkomponente (KP und HR-System)
erfüllen.
Die Zielerreichung der Verfügbarkeit* wird mit Hilfe der Performanz-Messdaten
(SC01.09) nach dem in der Anlage 5.2 (Performanz Anforderungen und Messung Pro-
duktlieferant) in Abschnitt 4 definierten Verfahren je Systemkomponente ermittelt.
Die mit * gekennzeichneten Begriffe sind am Ende der EVB-IT Cloud-AGB definiert.
A
SC01.03
Kernbetriebszeit*
Der AN muss folgende Kernbetriebszeiten* (Definition siehe EVB-IT Cloud-AGB) einhal-
ten:
- Mo.-Fr. 07:00 – 18:00
A
SC01.04
Wartungsfenster
Abweichend von Ziffer 8 EVB-IT Cloud-AGB dürfen Zeiten geplanter Nichtverfügbarkeit
(insbesondere Wartungsarbeiten) nur in den folgenden Zeiträumen erfolgen:
- Fr. 22:00 – So. 23:00
-
Anlassbezogen können in Abstimmung mit dem AG weitere servicebezogene Wartun-
gen, bevorzugt außerhalb der Kernbetriebszeit (SC01.03), vereinbart und durchgeführt
werden.
A
SC01.05
Reaktionszeit auf Störungsmeldung des AG
Die Reaktionszeit auf Störungsmeldungen des AG ergibt sich aus DT02.08.
A
SC01.06
Wiederherstellungszeiten
Der AN muss die Wiederherstellungszeiten nach Auftreten einer Störung gemäß
DT02.09 einhalten.
A
SC01.07
BSI Zertifizierung
Der AN muss über eine Zertifizierung seines Informationsmanagementsystems
(ISMS) gemäß BSI ISO 27001 verfügen, welche alle für den SaaS-Betrieb des Ge-
samtsystems benötigten und vom Auftragnehmer betriebenen Komponenten
umfasst und dem Angebot einen entsprechenden Nachweis beifügen.
A
SC01.08
Cloud Zertifizierung
Der AN muss spätestens mit Bereitstellung des Gesamtsystems für den Go-Live Phase
1 (Meilenstein M01) eine der folgenden Cloud-spezifische Normen und Standards er-
füllen und deren Erfüllung durch Testate oder andere aussagekräftige Prüfungen durch
Dritte nachweisen:
- ISO 27017
- ISO 27018
- BSI C5
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
SC01.09
Performanz
Das Gesamtsystem muss pro Systemkomponente (KP und HR-System ) die in der Anlage
5.2 (Performanz Anforderungen und Messung Produktlieferant) definierten Perfor-
manz-Ziele in Abschnitt 1 je Systemkomponente erfüllen.
Die Prüfung der Zielerreichung erfolgt anhand der in Abschnitt 2 definierten Messver-
fahren mit den Messwerkzeugen gemäß SC01.10. Die Messung muss automatisch und
kontinuierlich mindestens während der Kernbetriebszeit (SC01.03) erfolgen.
Die Bewertung bei Abweichungen in der Zielerreichung erfolgt anhand der in Abschnitt
3 definierten Performanzbewertungskriterien.
A
SC01.10
Messwerkzeuge für die Service-Levels
Der AN muss zur Messung bzw. Prüfung der Einhaltung der Anforderungen SC01.02,
SC01.03, SC01.04, SC01.05, SC01.06, SC01.09 (im Folgenden „Service Levels“) geeignete
Messwerkzeuge einsetzen. Die Ergebnisse der in den SC09.09 vorgenommenen Mes-
sungen dienen als Beleg. Eine Prüfung der Einhaltung dieser Service Levels durch den
AG muss mit einem geringen Aufwand möglich sein, insbesondere durch Vorlage der
Rohmessdaten und in verbleibenden Zweifelsfällen etwa durch eine Vorortprüfung.
Über die Einhaltung der Service Levels muss der AN regelmäßig (mindestens 1x pro Mo-
nat) Bericht erstatten.
A
SC01.11
Produktivumgebung
Der AN muss für das Gesamtsystem eine Produktivumgebung zur Verfügung stellen, die
alle Systemkomponenten enthält, die für die Bearbeitungsschritte von Echtdaten erfor-
derlich sind und die Qualitätsziele in den Anforderungen SC01.02bis SC01.09 erfüllt.
A
SC01.12
Referenzumgebung
Der AN muss dem AG eine Referenzumgebung bereitstellen, die ein Abbild der Produk-
tivsysteme, inklusive der abzunehmenden Anpassungen darstellt und ggf. auch Echtda-
ten, beinhaltet. Diese Referenzumgebung wird durch den AG für die Abnahme von ab-
zunehmenden Änderungen verwendet. Nach der Abnahme überführt der AN die
Änderungen in das Produktionssystem.
Produktionsrelevante Änderungen müssen über das Konfigurationsmanagement doku-
mentiert und gesichert, über die Qualitätssicherungssysteme an das Produktivsystem
übergeben werden.
A
SC01.13
Schulungsumgebung
Der AN muss eine Schulungsumgebung bereitstellen, die ein Abbild der Produktivsys-
teme darstellt aber keine Echtdaten beinhaltet. Der AG verwendet diese Umgebung,
um die Schulung seiner Mitarbeiter durchführen zu können.
A
SC01.14
Testumgebung
Der AN muss eine Testumgebung bereitstellen, das ein Abbild der Produktivumgebung
darstellt, aber keine Echtdaten beinhaltet. Produktionsrelevante Änderungen müssen
über das Konfigurationsmanagement dokumentiert und qualitätsgesichert und über
die Test– und Referenzumgebung an die Produktivumgebung übergeben werden.
A
SC01.15
Konfigurationsentwicklung durch Fachadministration
Der AN muss auf Anfrage des AG eine Entwicklungsumgebung für bis zu 5 Fachadminis-
tratoren für die Konfiguration bereitstellen. Diese Umgebung entspricht dem Konfigu-
rationsstand der Produktionsumgebung und dient dem Test von Konfigurationsände-
rungen vor deren Durchführung in der Produktionsumgebung.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
SC01.16
IT-Servicemanagement
Das IT-Service Management muss auf Grundlage von marktüblichen Standards (ITIL v3
etc.) erbracht werden, soweit sich daraus keine Abweichungen zu in dieser Leistungs-
beschreibung oder in dem Systemvertrag enthaltenen Regelungen zum Systemservice
ergeben. Der AN spätestens zu Bereitstellung des Gesamtsystems zu Gesamtabnahme
muss die Leistungsfähigkeit des ITSM durch Zertifikate (zum Beispiel ISO 20000-1) oder
vergleichbare Prüfung durch Dritte nachweisen.
A
SC01.17
Einbindung in das Netzwerk des Landes MV
Das HR-System muss mit dem MV Netz CN LAVINE verknüpft werden, sodass das HR-
System nur hierüber erreichbar ist. Die Anbindung an das MV Netz erfolgt über einen
Service des DVZ (siehe Anlage 2.1 Anbindung von Onlinediensten und Fachverfahren
an die MV-Serviceplattform V1.0).
A
SC01.18
Erreichbarkeit der KP
Die KP muss über das Internet erreichbar sein. Dabei muss die KP netztechnisch von
dem HR-System und der OCR/ICR Software unter Einhaltung der Richtlinien des BSI
(NET.1.1: Netzarchitektur und -design) getrennt sein.
A
SC01.19
Schutz vor unbefugter Änderung von Daten
Der AN muss sicherstellen, dass ein Verlust und eine unbefugte Veränderung (Manipu-
lation) der gespeicherten Daten (Dateien und Verarbeitungsprogramme) nicht erfolgen
kann und hierzu Vorkehrungen treffen. Hierzu ist auch der Nachweis der zu diesem
Zweck getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen in der Umset-
zungsphase zu erbringen.
A
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6 Anforderungen an die Projektdurchführung/-umsetzung
In diesem Kapitel werden die Anforderungen des AG an die Zusammenarbeit mit dem AN dargestellt. Zu-
sätzlich werden Qualitätsanforderungen für deren vertragskonforme Abnahme definiert.
6.1 AllgemeinesDer AN trägt die Gesamtverantwortung für die Herbeiführung der Betriebsbereit-
schaft der ausgeschriebenen Leistungsgegenstände und des Gesamtsystems.
Im Rahmen der Beauftragung gelten die nachstehenden übergreifenden Regelungen für u. a. Projektma-
nagement sowie Test-, Qualitäts- und Fehlermanagement. Auf Wunsch des AG werden die Parteien wäh-
rend der Vertragslaufzeit Konkretisierungen bzw. Detaillierungen vereinbaren. Die Umsetzung dieser Kon-
kretisierungen/Detaillierungen im Projektvorgehen erfolgt ohne gesonderte Vergütung.
6.2 Projektsprache und Dokumentation
Projektsprache ist deutsch. Daher ist es notwendig, dass alle Projektbeteiligten, die mit dem AG oder dessen
Beauftragten in Kontakt treten, die deutsche Sprache fließend in Wort und Schrift beherrschen. Ausnahmen
von der Sprachvorgabe sind möglich für Code-Kommentierungen und –Dokumentationen, die alternativ
auch in englischer Sprache erfolgen dürfen.
Die Projektdokumentation (mindestens Projekthandbuch, Softwarearchitektur, Testkonzept, Testplan,
Meilensteinplanung, Handbücher etc.), muss die Projektarbeit effektiv unterstützen und revisionssicher ge-
speichert werden. Das zu diesem Zweck einzusetzende Kollaborationstool wird in Abstimmung mit dem AG
ausgewählt. In Abstimmung mit dem AG sind entsprechende Berichtsformate nach PRINCE2
12
(vgl. Kapitel
6.3) zu etablieren
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
PD01.01
Projektsprache
Die Projektsprache ist deutsch. Der Informations- und Dokumentenaustausch
zwischen AN und AG muss in deutscher Sprache erfolgen.
A
PD01.02
Projektdokumentation
Die Projektdokumentation muss in deutscher Sprache verfasst werden.
A
PD01.03
Inline-Kommentierung des Source Codes
Die Inline-Kommentierung des Source Codes (Quellcodes) jeglicher Program-
mierung zur Anpassung und/oder Erweiterung der Standardsoftware müssen
entweder in englischer oder deutscher Sprache erfolgen.
A
PD01.04
Sprache der Dokumentation und Inline-Kommentierung zusätzlicher Pro-
gramme
Die Dokumentation und Inline-Kommentierung jeglicher Programmierung zu-
sätzlicher Skripte (z. B. Shell-Skripts, Batchjobs, etc.) müssen entweder in engli-
scher oder deutscher Sprache erfolgen.
A
PD01.05
Schriftverkehr mit dem AG
Jeglicher Schriftverkehr mit dem AG muss in deutscher Sprache erfolgen.
A
12
PRojects IN Controlled Environments
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
PD01.06
Kommunikation mit dem AG
Benannte Kontaktpersonen sowie weitere zur Vertragserfüllung tätigen Mitar-
beitende (sowie mögliche Unterauftragnehmer), die in Kommunikation mit dem
AG treten, müssen die deutsche Sprache fließend in Wort und Schrift beherr-
schen (Sprachniveau C2).
A
PD01.07
Fortlaufende Anpassung der Projektdokumentation
Der AN muss die mit dem AG abzustimmende Projektdokumentation (mindes-
tens Projekthandbuch, Softwarearchitektur, Testkonzept, Testplan, Meilen-
steinplanung, Handbücher etc.) während der gesamten Laufzeit des Systemser-
vice ohne gesonderte Vergütung fortlaufend aktuell halten.
A
PD01.08
Bereitstellung der Projektdokumentation
Für die Dauer der Zusammenarbeit muss die gesamte Projektdokumentation in
der jeweils aktuellen Version nach Maßgabe des AG an einem zentralen Ort (on-
line, bspw. auf dem SharePoint des LAF) bereitgestellt werden.
A
PD01.09
Revisionssicherheit bei Nutzung eines Kollaborationstools
Bei Nutzung eines Kollaborationstools des AN muss der AN die Revisionssicher-
heit auf Seiten des AG durch beispielsweise die Bereitstellung eines regelmäßi-
gen Datenexports oder alternative Replikationsmöglichkeiten gewährleisten.
Dies berührt jedoch nicht die Gesamtverantwortung des AN und erweitert auch
nicht die Verpflichtungen des AG.
A
PD01.10
Berichtsformate nach PRINCE2
In Abstimmung mit dem AG müssen entsprechende Berichtsformate nach
PRINCE213 (vgl. Kapitel 6.3) etabliert werden.
A
6.3 Projektmanagement und –durchführung, Rollen
Der Landesstandard Mecklenburg-Vorpommern sieht die Projektmanagementmethode PRINCE2®
13
vor.
Die Projektstrukturen, Rollen und Prozesse sind vom AN für das Projekt daran auszurichten. Es wird eine
Integration der Subprojektstruktur des Auftragnehmers inkl. seiner Entscheidungsstrukturen/Steuerungs-
kreise auf Lieferebene erwartet, wobei die LAF Projekt/Programmstruktur bei der Abnahme und Entschei-
dungsstruktur zu berücksichtigen ist. Die konkrete Ausgestaltung hierfür und die Eingliederung des Projekts
in das Programm LEBE.digital und dem Teilprojekt Personalmanagement wird zu Beginn zwischen AG und
AN abgestimmt. Der AN muss sich hierbei in die Gesamtprojektorganisation mit geeigneten Management-
prinzipien integrieren und die strategischen Vorgaben des übergeordneten Programms LEBE.digital berück-
sichtigen. Abnahmen und Freigaben von Leistungen richten sich davon unabhängig ausschließlich nach den
Regelungen des EVB-IT Systemvertrags.
Die nachstehende Abbildung stellt die Struktur des Programms LEBE.digital dar.
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PRojects IN Controlled Environments
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Abbildung 7: Programmstruktur LEBE.digital
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Die nachstehende Abbildung stellt die bestehenden LAF-internen Projektstrukturen übersichtlich dar:
Abbildung 8: Projektstruktur LEBE.Bezüge
Projekt-Lenkungsausschuss
Der Projekt-Lenkungsausschuss, im Folgenden Lenkungsausschuss genannt, ist die übergreifende Überwa-
chungs- und Entscheidungsinstanz des Projektes. Für die Projektleitung ist der Lenkungsausschuss zugleich
die zentrale Berichtsinstanz. Der Lenkungsausschuss überwacht die Zielerfüllung des Projekts hinsichtlich
Leistungen, Ressourcenausstattung (personell und monetär) und Terminen. Bei erkanntem oder angezeig-
tem Bedarf veranlasst er die zur Korrektur erforderlichen Steuerungsmaßnahmen. Entscheidungen, die ei-
ner signifikanten Änderung an den zugesagten Ressourcen bedürfen oder eine hohe Tragweite haben, wer-
den vom Lenkungsausschuss im Benehmen mit dem Programmlenkungsausschuss zu LEBE.digital getroffen.
Sitzungen des Lenkungsausschusses finden nach Bedarf statt. Jedes Mitglied des Lenkungsausschusses hat
das Recht, eine außerordentliche Sitzung einzuberufen. Die Sitzungstermine werden von der Projektleitung
geplant und abgestimmt. Diese trägt auch die Verantwortung für die Tagesordnung.
Der Lenkungsausschuss wurde mit Initiierung des Projektes durch das Programm eingerichtet. Der Len-
kungsausschuss besteht aus der Behördenleitung des LAF als Vertretung des AG, der LAF Abteilungsleitung
Projekt-Lenkungs-
ausschuss
Arbeitspakete
Projektsicherung
Änderungs-
ausschuss
Projektleitung
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2 - Bezüge als Vertretung der Nutzenden, der LAF Abteilungsleitung 6 - IT als Lieferantenvertretung sowie
dem Finanzministerium MV (IV 150 - Informationstechnik, IV 180 – Grundsatzfragen des Besoldungs- und
Versorgungsrechts, IV 190 – Grundsatzreferat für Tarifrecht) als Vertretung der Fachaufsicht sowie der LAF
Programmleitung des übergeordneten Programms LEBE.digital. Der Lenkungsausschuss wird gegebenen-
falls um eine Nutzendenvertretung der Dienststellen des Teilprojektes Personalmanagement erweitert.
Änderungsausschuss
Der Änderungsausschuss dient der Beschleunigung der Entscheidungsfindung bei ad hoc aufkommenden
Themen oder Issues. Er wird auf Programmebene durch die Behördenleitung des LAF und auf Projektebene
durch die Behördenleitung des LAF, der LAF Abteilungsleitung 6 - IT und der LAF Abteilungsleitung 2 (Bezüge
und Besoldung) gebildet und ist somit jeweils eine Teilmenge des Lenkungsausschusses. Der Änderungs-
ausschuss entscheidet über einen Großteil der Fragestellungen sowie der Notwendigkeit einer Gesamtkon-
sultation des Lenkungsausschusses eigenständig.
Im Änderungsausschuss getroffene Entscheidungen werden durch die Projektleitung zeitnah z. B. über die
Instrumente der Projektstatusberichterstattung an den Projektlenkungsausschuss kommuniziert.
Projektsteuerungskreis
Der Projektsteuerungskreis wird ad hoc im Bedarfsfall (anlassbezogen, Einberufung durch jedes Mitglied
möglich) einberufen. Die Mitglieder setzten sich zusammen aus der Gesamtprojektleitung des AN, der Pro-
grammleitung LAF 64, der Projektleitung LAF 64a und weiteren Mitgliedern des AN (z.B. Geschäftsführung).
Weitere Teilnehmende können Mitglieder des Änderungsausschusses, geeignete Vertretende des DVZ und
sonstige weitere Teilnehmende je nach Themenschwerpunkt sein. Der Projektsteuerungskreis wird konsul-
tiert, um wesentliche Themen (etwa hinsichtlich der Erweiterung oder Änderung des geschuldeten Leis-
tungsumfangs) zu besprechen. Bei Bedarf kann der Projektsteuerungskreis für die Vorabstimmung, Vorqua-
lifikation und Vorverhandlung involviert und konsultiert werden. Die Entscheidungen selbst werden durch
den Änderungsausschuss beziehungsweise den Programmleiter getroffen.
Projektsicherung
Die Rolle der Projektsicherung wird durch das LAF wahrgenommen. Die Projektsicherung agiert als Siche-
rungs- und Kontrollinstanz des Lenkungsausschusses, beurteilt als Hüter der Methode die Durchführung
des Projekts, berät die Projektleitung und befördert eine qualitätsgerechte Wirkungsweise und die Proble-
midentifikation.
Projektleitung des AG
Die Rolle der Projektleitung des AG ist direkter Ansprechpartner der Projektleitung des AN und koordiniert
die zeit-, sach- und fachgerechte Erbringung der vom AN angeforderten Mitwirkungsleistungen. Gegenüber
dem Lenkungsausschuss vollzieht die Projektleitung des AG die Verlaufs- und Ergebniskommunikation und
fungiert als Vermittler von Change Requests sowie in Bezug auf erforderliche Ressourcen. Insbesondere
fungiert die Projektleitung als zentrale Ansprechstelle für den Lenkungsausschuss und berichtet anlassbe-
zogen oder quartalsweise in einem Projektstatusbericht.
Projektressourcen des AGs
Das Projektteam besteht voraussichtlich aus anteiliger Programmleitung, einer Projektleitung, zwei Sach-
bearbeitenden für technisches/organisatorisches Projektmanagement, sieben Sachbearbeitenden für das
fachliche Projektmanagement, Anforderungs- und Testmanagement, 11 Sachbearbeitenden für die Fach-
lichkeit und das Testen und zwei Sachbearbeitenden für die Migration. Einzelne Rollen können hierbei auf
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verschiedene Personen aufgeteilt werden. Zudem kann eine Person mehrere Rollen haben. Das Team wird
zudem unterstützt durch Abteilung 2 - Bezüge (insbesondere die Dezernate Beamtenbezüge, Versorgung,
Entgelt) sowie anlassbezogen durch zwei Dezernate der IT Abteilung.
Projektmanagement des AN
Der AN verantwortet das Projektmanagement im Bereich seiner Zuständigkeit als Generalunternehmer
(insbesondere Erstellung des Gesamtsystems und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Gesamtsys-
tems im Sinne des EVB-IT Systemvertrags). Darunter fällt insbesondere die Planung, Steuerung und Projekt-
leitung bei der Durchführung des Projekts, die Integration aller Teilprojekte und Leistungsbestandteile ein-
schließlich Qualitätssicherung sowie Ergebnisdokumentation und -sicherung hinsichtlich aller
Projektschritte.
Das Projektmanagement beinhaltet auch die mindestens einmal wöchentliche Durchführung von Projekt-
sitzungen auf Projektebene zusammen mit den vertretenden Personen des AG, in denen der aktuelle Pro-
jektfortschritt vom AN dargestellt wird. Hierbei übernimmt der AN die Protokollführung und fertigt ein Er-
gebnisprotokoll an, welches sein Verständnis der Feststellungen/Informationen sowie Aktionspunkte
(„wer“ hat „was“ „bis wann“ zu liefern) klar dokumentiert. Das AN-seitige Ergebnisprotokoll ist spätestens
2 Tage nach Durchführung der wöchentlichen Projektsitzung dem AG bereitzustellen. Zusätzlich zu den Pro-
jektsitzungen berichtet der AN zur Mitte des Quartals an die Projektleitung des AG im Rahmen der Regel-
berichterstattung an den Lenkungsausschuss.
Der AN stellt dem AG neue Entwicklungsstände in sinnvollen, mit dem AG abzustimmenden Abständen zur
Verfügung, ohne dass daraus für den AG eine Test- oder Freigabeverpflichtung entsteht. Unabhängig von
einer beim AN gegebenenfalls agilen Vorgehensweise zur internen Arbeitsorganisation ist der AG in die
interne Arbeitsweise des AN nicht eingebunden und sieht entsprechend keine agilen Rollen und keine agile
Mitwirkung vor. Der AG ist zudem nicht zu einem Test der bereitgestellten Entwicklungsstände verpflichtet.
Eine Freigabe einzelner Sprintergebnisse erfolgt nicht.
Der AN muss ein Pflichtenheft gemäß Kapitel 7.2 erstellen. Die Dokumentation der Aufgaben, Zuständig-
keiten und die Spezifikation der Umsetzung der Anforderungen durch den AN erfolgt in einem geeigneten
Projektmanagementtool (z. B. Jira) in Form von Tickets auf Basis der jeweiligen Anforderung der Leistungs-
beschreibung. Mit dieser Dokumentation muss jede Anforderung aus der Leistungsbeschreibung abgedeckt
werden. Die für die Testphase und das Testmanagement relevanten Informationen (z. B. Testfälle, Tester-
gebnisse, Test Runs, etc.) werden zudem in einem geeigneten Tool (z. B. im JIRA-Plug-In Atlassian Xray)
dokumentiert und verwaltet. Der AN nimmt auf diese Weise eine vollständige Dokumentation des Software
Lifecycles inkl. der durchgängigen Nachverfolgbarkeit der Anforderungen („traceability“) von der Leistungs-
beschreibung über die Spezifikation bis zum Testfall und dem Testergebnis sowie ggf. Defects während der
gesamten Projektlaufzeit vor.
Der AG erhält vom AN allerdings den notwendigen Zugriff (inkl. Berechtigungen) auf die eingesetzten Tools,
um den Status der Spezifikation, der Implementierung, der Qualitätssicherung und damit den Projektfort-
schritt nachvollziehen zu können. Die Tools sind so zu gestalten, dass sie ergänzt um ggf. nötige weitere
Dokumentation (z. B. begleitende Präsentationen) als zentrale Berichtsgrundlage dienen.
Der AN hat Mitarbeitende in Schlüsselpositionen für die folgenden Rollen und die dazu aufgeführten Auf-
gaben im Rahmen der abgefragten Personen-/Mitarbeiterprofile zu benennen:
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Projektleitung
- Zentrale Kontaktperson für den AG
- Koordination des Projektteams des AN
- Planung und Steuerung des Projekts und der Projektaktivitäten gemäß allgemein anerkannter Be-
standteile des Projektmanagements (siehe u.a. ISO 21500) insbes. nach PRINCE2 unter Berücksich-
tigung der Dimensionen Kosten, Zeitrahmen, Qualität, Umfang, Risiko und Nutzen
- Kontrolle der Projektzielerreichung
- Koordination des Änderungsmanagements
- Vorbereitung und Moderation von Projektbesprechungen
- Konkretisierung Zeit- und Meilensteinplan
- Durchführung des Projektrisikomanagements
- Erstellung und Präsentation von wöchentlichen Projektstatusberichten und Projektberichten für
den Lenkungsausschuss
- Beratung und Vorschläge zur Prozessinnovation basierend auf den technischen Möglichkeiten des
Systems zur optimalen Systemausnutzung (ggf. auch „Process follows System“)
Fachliche Beraterin bzw. fachlicher Berater Bezüge
- Fachliche Kontaktpersonen und beratende Personen für den AG für den Bereich Bezüge
- Verantwortlich für die fachliche Architektur des Gesamtsystems
- Personen mit Expertise im jeweils aktuellen Bezügerecht für die Bereiche Besoldung, Versorgung
und Entgelt (Kenntnisse im Tarifrecht des öffentlichen Dienstes, Besoldungs- und Versorgungs-
recht, Kenntnisse der einschlägigen sozialversicherungs- und steuerrechtlichen Vorschriften sowie
der betrieblichen Altersversorgung. – vgl. 2.4 sowie mit guten bis sehr guten Kenntnissen zu fachli-
chen Regelwerken sowie im Bereich Bezüge zu softwarespezifischen Kernkomponenten und -pro-
zessen (u.a. Berechnung, Widerspruch, Workflow)
- Priorisierung und Planung von umzusetzenden Anforderungen und Änderungen
- Beratung und Unterstützung des AG bei der fachlichen Umsetzung der vereinbarten Mitwirkungs-
leistungen (inkl. Prüfung der Konformität zu aktuellen gesetzlichen Regelungen)
- Begleitung der Umsetzung der fachlichen Regularien
- Beratung, Unterstützung, Anleitung, Begleitung im Kontext Prozessinnovation basierend auf den
technischen Möglichkeiten des Systems zur optimalen Systemausnutzung (ggf. auch „Process
follows System“)
Technische Architektin bzw. technischer Architekt
- Kontaktperson und beratende Person für den AG für das Gesamtsystem zu technischen Fragen in
allen Bereichen (Schnittstellen, Betrieb, IT-Sicherheit etc.)
- Verantwortlich für die technische Architektur des Gesamtsystems und die Umsetzung der nicht-
funktionalen Anforderungen
- Person mit Expertise in IT-Architekturen und IT-Architektur Patterns allgemein und insbesondere
für das Gesamtsystem
- Design von Produktarchitektur und den technischen Komponenten des Gesamtsystems
- Beratung und Unterstützung des AG bei der technischen Umsetzung von notwendigen Mitwir-
kungsleistungen
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- Erstellung und Koordination der technischen Dokumentation, Herstellung der Betriebsbereitschaft
und ggf. Durchführung und Begleitung von Betriebs- und Administrationsschulung des AG
- Technische Ansprechpartnerin bzw. Ansprechpartner für die Überführung der fachlichen Anforde-
rungen und Architektur in technische Anforderungen und Architekturen
- Technische Ansprechpartnerin bzw. Ansprechpartner für die Architektur der existierenden anzu-
passenden, bzw. noch zu schaffenden Schnittstellen von/zum neuen/alten Bezügesystem bzw. HR-
System, sowie die damit zusammenhängenden sonstigen Systeme
- Unterstützung bei der Vorbereitung, Definition Kriterien, Bewertung der technischen QS bei der
Abnahme der finalen Lösung
- Unterstützung und QS bei der Herstellung der Betriebsbereitschaft aus Sicht des AG, für das IT Ser-
vice Management und technischer/architektonischer Sicht
- Ansprechpartner des späteren IT Betriebes während der Projektphase
- Bei der Vorbereitung und während der Projektumsetzung Ansprechpartner und Unterstützender
bei der Etablierung, Standardisierung und Automatisierung von modernen Methoden des Release-
managementprozesses (DevOps, CI/CD, etc.)
- Unterstützung bei der Providersteuerung, Projektplanung und Projektfortschrittskontrolle aus AG
Sicht
- Beratung und Vorschläge zur Prozessinnovation basierend auf den technischen Möglichkeiten des
Systems zur optimalen Systemausnutzung (ggf. auch „Process follows System“)
Test- und Qualitätsmanagerin bzw. -manager
- Kontaktperson und beratende Person für den AG bei Fragen im Bereich Test und Qualitätssicherung
für das Gesamtsystem des AG
- Überwachung aller vertraglich vereinbarten Qualitätsziele sowie der korrekten und vollständigen
Umsetzung aller Anforderungen (funktional und nichtfunktional) im Gesamtsystem
- Person mit Expertise in Testvorgehen, Testmethodik, Testarten (z. B. Usability, Automatisierung,
Performanz- und Lasttests, Fachtests etc.) des Gesamtsystems
- Erstellung und Koordination der Testdokumentation (z. B. Testkonzept), der Testanalyse und der
Testfallerstellung sowie der Testberichterstattung, etc. für das Gesamtsystem
Testerin bzw. Tester
- Person mit Expertise in Testvorgehen, Testmethodik, mindestens Usability-Test, Testautomatisie-
rung, Performanz- und Lasttests und Fachtests des Gesamtsystems
- Erstellung, Planung und Durchführung von funktionalen und nicht funktionalen Tests
- Dokumentation der durchgeführten Tests sowie evtl. Abweichungen vom erwarteten Ergebnis (De-
fect Management)
Entwicklerin bzw. Entwickler
- Person mit Expertise in den im Gesamtsystem verwendeten technischen Grundlagen (Program-
miersprache, Architektur, Schnittstellenstandards etc.)
- Programmierung spezifischer (nicht über das Standardprodukt abgedeckte) Anforderungen im Ge-
samtsystem
- Durchführung von Entwicklertests in den Erweiterungen des Gesamtsystems
- Erstellung von dokumentierten, wart- und erweiterbaren Codes im Gesamtsystem
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- Erstellung von fehlertoleranten und robusten Codes im Gesamtsystem
- Umsetzung der Coding Standards und Coding Style der verwendeten Programmiersprache im Ge-
samtsystem
6.3.1 Support und Betriebsüberwachung
In diesem Kapitel finden sich Anforderungen im Hinblick auf die Herstellung der Betriebsbereitschaft und
die Produktivphase.
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
DT02.01
Installation und Aktualisierung
Die Systemkomponenten (HR-System und KP) müssen einzeln automatisiert, installier-
bar und aktualisierbar sein (z. B. per Skript).
A
DT02.02
Backups
Backups müssen durch den Betreiber während des Betriebs durchgeführt werden kön-
nen, dabei darf keine Betriebsunterbrechung notwendig sein.
A
DT02.03
Produktivsetzung
Der Auftragnehmer schuldet die Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Gesamt-
systems einschließlich der Produktivsetzung (zum Verantwortungsschnitt im On-
Premise-Modell siehe Nummer 2.3 EVB-IT Systemvertrag (Variante on Premise)).
In der Umsetzungsphase qualifiziert der AN dabei fortlaufend die Verfahrensbetreu-
ung des AG (LAF und DVZ) als erste Anlaufstelle für Nutzende, sodass typische Sup-
port-Sachverhalte sowie deren Bearbeitung und Lösung dem LAF und dem DVZ mög-
lichst umfassend transparent sind. Darüber hinaus muss der AN den entsprechenden
Mitarbeitenden des LAF und des DVZ das Know-how vermitteln, ggf. auch untypische
Sachverhalte qualifiziert bearbeiten zu können. Die verwendeten Instrumente für den
Support (z. B. Ticketsystem, Reviews und Prozesse) und die Vorgehensweisen sind da-
bei auf Basis der vertraglichen Regelungen mit dem AG abzustimmen, umzusetzen und
zu evaluieren.
A
DT02.04.
Go-Live-Support
Der Auftraggeber hat die Möglichkeit, auch nach Abnahme des Gesamtsystems über
den Systemservice hinaus eine laufende fachliche und technische Unterstützung für
die Administration sowie für die Bedienung des Gesamtsystems abzurufen („Go-Live-
Support“). Die Unterstützung für die Administration umfasst dabei insbesondere die
Unterstützung bei der Konfiguration des Systems, dem Aufsetzen und Konfigurieren
von spezifischen Testumgebungen sowie der Konzeption von Testsettings.
A
DT02.05
Verfügbarkeit
Das Gesamtsystem (u.a. bestehend aus Infrastruktur und Softwaresystem des Auftrag-
nehmers) muss für einen 24/7-Betrieb ausgelegt und implementiert werden.
A
DT02.06
Wartungsfenster
Wartung von sämtlichen Komponenten des Gesamtsystems erfolgen ausschließlich in-
nerhalb eines vom AG vorgegebenen Wartungsfensters (in den Zeiträumen Di. + Do.
von 19:00 – 23:00) und im Rahmen der vereinbarten Reaktions- und Fehlerbehebungs-
zeiten.
Für Wartungsankündigungen muss ein Hinweis an die Nutzenden des HR-Systems ak-
tivierbar sein.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
DT02.07
Option für den AG:
Optionale Unterstützungsleistungen
Der AN muss zur weiteren Unterstützung und Beratung des AG geeignetes Personal
gemäß den vorgelegten Mitarbeiterprofilen zur Verfügung stellen (z. B. für allgemeine
Softwareberatung, Weiterentwicklung, Schnittstellenanpassung). Dies kann vom AG
zu den jeweils für die Rolle im Preisblatt angegebenen Stundensatz optional und bei
Bedarf beauftragt werden (vgl. Nummer 6.1, 2. Ankreuzfeld i.V.m. Nummer 7 EVB-IT
Systemvertrag)
A
DT02.08
Reaktionszeit auf Störungsmeldung
Der AN muss folgende Reaktionszeiten bei einer Störung zusichern:
- Reaktionszeit, betriebsverhindernde Störung: 1 Stunde
- Reaktionszeit, betriebsbehindernde Störung: 2 Stunden
- Reaktionszeit, leichte Störung: 4 Stunden
Die Reaktionszeit ist der Zeitraum, innerhalb dessen der AN die Störung bestätigt und
mit der Behebung beginnt. Die Reaktionszeit beginnt mit dem Zugang der Störungs-
meldung des AG. Tritt eine Störung außerhalb der vereinbarten Servicezeiten auf, be-
ginnt die Reaktionszeit mit Beginn der nächsten Servicezeit.
A
DT02.09
Wiederherstellungszeit
Der AN muss folgende Wiederherstellungszeiten bei einer Störung zusichern:
- Wiederherstellungszeit, betriebsverhindernde Störung: 8 Stunden
- Wiederherstellungszeit, betriebsbehindernde Störung: 24 Stunden
- Wiederherstellungszeit, leichte Störung: Beseitigung im nächsten Release, spä-
testens aber nach 3 Monaten
Monatliche produktive Abrechnungsläufe unterliegen einer besonderen Zeitkritikali-
tät. Daher gilt bei diesen eine verkürzte Wiederherstellungszeit für betriebsverhin-
dernde Störungen von 6 Stunden. Die Wiederherstellungszeit ist der Zeitraum, inner-
halb dessen der AN die Störungs- bzw. Mängelbehebungsarbeiten erfolgreich
abzuschließen hat.
Der Zeitraum beginnt mit der Reaktionszeit innerhalb der vereinbarten Servicezeiten
(DT02.10 (Servicezeiten für das Gesamtsystem)) und läuft ausschließlich während der
vereinbarten Servicezeiten.
Stellt der AN eine Umgehungslösung zur Verfügung, die zu einer Reduzierung der Stö-
rungsklasse führt, gilt ab dem Zeitpunkt der Bereitstellung die Wiederherstellungszeit
für die niedrigere Störungsklasse, wobei die bereits seit Zugang der Störungsmeldung
vergangene Zeit abzuziehen ist.
A
DT02.10
Servicezeiten für das Gesamtsystem
Der AN muss folgende Servicezeiten* (Definition siehe EVB-IT System-AGB) sicherstel-
len:
Mo.- Fr. 08:00 - 18:00 (ausgenommen gesetzliche Feiertage)
Geht eine Meldung oder tritt ein vereinbartes Ereignis außerhalb der vereinbarten
Servicezeiten ein, beginnt die Reaktions- und Wiederherstellungszeit mit Beginn der
nächsten Servicezeit.
A
DT02.11
Technische Administration
Das HR-System und die KP müssen eine Möglichkeit zur Verfügung stellen, dessen
technische Administration über eine für den Zweck der technischen Betriebsführung
und -überwachung geeignete Administrationsoberfläche durchzuführen.
A
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
DT02.12
Zustandsprotokollierung
Das HR-System und die KP müssen laufend Informationen darüber zur Verfügung stel-
len, in welchem Zustand sich die Systemkomponenten aus technischer Sicht befinden.
Die Zustandsinformationen müssen nachvollziehbar, bis zum Ende der Aufbewah-
rungsfrist gespeichert, protokolliert, technisch maschinell auswertbar und durch be-
rechtigte Nutzer lesbar sein.
A
DT02.13
Austausch mit technischer Betriebsüberwachung
Im Falle eines On-Premise-Betriebs müssen die Zustandsdaten gemäß DT02.12 (Zu-
standsprotokollierung) über das HR-System und die KP über eine marktübliche Stan-
dardschnittstelle an ein Betriebsüberwachungssystem übertrag- und dort auswertbar
sein. Das Protokollformat, das Format der Meldungen, deren Bedeutung und Reakti-
onsmöglichkeiten der technischen Betriebsführung müssen dokumentiert sein. Es gel-
ten die Anforderungen an die Ausgestaltung der Schnittstellen gemäß Kapitel 5.5.
Es müssen „Andockpunkte“ vorhanden sein, um alle wichtigen Daten und Zustände
abfragen zu können oder diese müssen automatisiert an das Monitoringsystem über-
mittelt werden. Diese Informationen müssen gegliedert sein und angereichert sein mit
Timestamp, User, Zustandsniveau, Fehler- und Verarbeitungsinformationen.
Im Falle eines SaaS- oder Housing-Betriebs muss der AN Einblick in die für den First-
Level-Support erforderlichen, in DT02.12 definierten technischen Zustandsdaten er-
möglichen.
A
DT02.14
Umfang der technischen Informationen
Die Bereitstellung des Umfangs und der Detailtiefe der technischen Informationen
über den Zustand des Systems für das HR-System und KP (DT02.12 Zustandsprotokol-
lierung)) muss anpassbar sein.
A
DT02.15
Nachrichtenüberwachung
Bei allen über die Schnittstellen des Gesamtsystems zwischen den beteiligten Syste-
men ausgetauschten Nachrichten via WebService o.ä. sollen insbesondere die bidirek-
tionalen Sende- und Empfangsschritte sowie die Parameter aller aktiven Schnittstellen
überwacht und protokolliert werden.
B
DT02.16
Eigene Monitoringfunktionalität
Das HR-System soll auch eigene Monitoringfunktionalitäten besitzen und damit fach-
liche und auch systemtechnische Probleme aufzeichnen, die über die Zentrale Fach-
administration einsehbar sind.
Für den Fall, dass die Monitoring-Funktionalität zur Verfügung steht, muss in Fehler-
fällen ein Alarmsystem zur Verfügung zu stehen. Zudem müssen über die technische
Administrationsoberfläche laufend Informationen über die Zustandsüberwachung
und -verfolgung zur Verfügung gestellt werden.
B
6.4 Projektteam und Personalkontinuität des Auftragnehmers
Während die Projektleitung und die Stellvertretung in allen Phasen als zentrale hauptverantwortliche Kon-
taktpersonen die vom AN verantworteten Tätigkeiten begleiten, richtet sich der Einsatz der weiteren oben
genannten hauptverantwortlichen Mitarbeitenden bzw. Rollen nach den phasenspezifischen Tätigkeiten
des Projekts. Die Projektleitung bzw. im Vertretungsfall ihre Stellvertretungen müssen an Arbeitstagen
Montag bis Freitag, außer an bundesweiten gesetzlichen Feiertagen, zwischen 09:00 und 17:00 Uhr für
Rückfragen des AG zur Verfügung stehen.
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Für die Rolle Projektleitung hat der AN eine Stellvertretung vorzusehen, die über vergleichbare Qualifikati-
onen und Erfahrungen verfügt wie die Projektleitung. Zum Nachweis der Eignung ist dem AG durch den AN
ein beruflicher Lebenslauf der Stellvertretung vorzulegen. Der AG hat das Recht, eine Stellvertretung, die
die genannten Anforderungen nicht erfüllt, abzulehnen. Der Stellvertretung obliegt primär die Übernahme
der Aufgaben der o.g. Rolle „Projektleitung“ mit allen Pflichten, wenn dieses aus vertretbaren Gründen (z.
B. Urlaub, Krankheit), ihre Tätigkeiten vorübergehend nicht persönlich wahrnehmen kann. Federführend in
der Ausführung von Projektmanagementtätigkeiten des AN ist also die Projektleitung und nur in begründe-
ten Ausnahmefällen ist diese durch die benannte Stellvertretung zu vertreten.
Der Wechsel von projektbeteiligten Mitarbeitenden seitens des AN ist nur aus einem wichtigen Grund mög-
lich. Ist dennoch ein Wechsel von Mitarbeitenden auf Seiten des AN notwendig, ist dieser Wechsel so im
Hintergrund des AN zu gestalten, dass für den AG keine Zeitverzögerungen bei der qualifizierten Leistungs-
erbringung in der jeweiligen Rolle kommt oder Zusatzaufwände durch beispielsweise Wissensübermittlung
entstehen. Gleichzeitig ist die Neubesetzung adäquat zügig vorzunehmen und der AG ist bei einem geplan-
ten Wechsel frühzeitig, d.h. mindestens vier Wochen vor dem Wechsel, in Kenntnis zu setzen. Die Eignung
des neuen Mitarbeitenden ist dem AG vorab nachzuweisen. Basis des Nachweises ist das Personenprofil,
das für die Rolle in der Ausschreibung eingereicht wurde. Die Eignung ist dann gegeben, wenn die Mindest-
voraussetzungen für die Rolle erfüllt sind und mindestens die gleiche Punktzahl wie das Profil des auszu-
tauschenden Mitarbeitenden erreicht wird. Der AG hat das Recht, einzelne Personen aufgrund der fehlen-
den fachlichen Qualifikation und Erfahrung abzulehnen.
6.5 Vertraulichkeit
Der AN behandelt alle Arbeitsvorgänge und Arbeitsergebnisse vertraulich. Der AN hat sicherzustellen, dass
er die bei der Durchführung der Arbeiten beschäftigten Mitarbeitenden vor Aufnahme der Tätigkeit mit den
für sie maßgebenden Bestimmungen des Datenschutzes vertraut macht und für die Zeit ihrer Tätigkeit wie
auch nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses in geeigneter Weise zur Verschwiegenheit ver-
pflichtet (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. b und Art. 29 DS-GVO). Vertrauliche Informationen einschließlich aller
Dokumente und Daten dürfen nur einem befugten Personenkreis zur Kenntnis gelangen, der zur Wahrung
der Vertraulichkeit verpflichtet ist. Außerdem muss der AN dafür Sorge tragen, dass er den Unterauftrag-
nehmern unter besonderer Berücksichtigung der Eignung der von diesen getroffenen technischen und or-
ganisatorischen Maßnahmen im Sinne von Art. 32 DS-GVO sorgfältig auswählt. Die relevanten Prüfunterla-
gen dazu sind dem AG auf Anfrage zur Verfügung zu stellen. Der AN stellt durch vertragliche
Einzelvereinbarung sicher, dass Unterauftragnehmer sowie deren Mitarbeiter denselben Verpflichtungen
zur Mitwirkung bei und Duldung von Kontrollhandlungen der Überwachungsstelle unterliegen wie er selbst
auch.
6.6 Arbeitsort und Kernarbeitszeit
Vom AN wird ein flexibler Projekteinsatz überwiegend in Remotetätigkeit erwartet. In besonderen Fällen
kann durch den AG auch ein Präsenzeinsatz in den Räumlichkeiten des LAF (vorrangig Neustrelitz und
Schwerin) oder des DVZ sowie betroffener Dienststellen verlangt werden. Die Intensität der Vor-Ort-Prä-
senz (mit Blick auf den Personal- und Zeitumfang) sowie die Regelmäßigkeit der Tätigkeiten vor Ort sind
vom phasenspezifischen Abstimmungsbedarf zwischen AN und AG abhängig. Zusätzlich ist anzunehmen,
dass nicht alle in das Projekt involvierten Rollen gleichermaßen und zur selben Zeit vor Ort sein müssen.
Detaillierte Regelungen zur Vor-Ort-Präsenz werden im Rahmen der Projektaufbauphase vereinbart. Unter
Berücksichtigung pandemiebedingter Umstände (wie bspw. COVID-19) können in Absprache zwischen AG
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und AN kurzfristig Anpassungen in Bezug auf die Vor-Ort-Präsenz getroffen werden. Zur Vergütung von
Reisezeiten und Reisekosten siehe Nummer 7.4 des EVB-IT Systemvertrags.
Zusätzlich zur Vor-Ort-Präsenz, insbesondere für unterschiedliche Abstimmungen und Klärung offener Fra-
gen, sind regelmäßige Videokonferenzen zwischen dem AG und dem AN vorzusehen.
6.7 Mitwirkung durch den Auftraggeber
Die Mitwirkung, die dem AG obliegt, sind in Anlage 5 zum EVB-IT Systemvertrag sowie ergänzend im Preis-
blatt (Anlage 3 zum EVB-IT Systemvertrag), dort Arbeitsblätter P4 und P5 beschrieben. Bei der inhaltlichen
Konkretisierung der Mitwirkungsleistungen in Anlage 5 zum EVB-IT-Systemvertrag können zusätzliche Qua-
litätsanforderungen seitens des AN an das Personal des AG nicht berücksichtigt werden und sind somit
unwirksam.
6.8 Test-, Qualitäts- und Fehlermanagement
Der AN ist für das Test- und Qualitätsmanagement verantwortlich. Ein wesentlicher Bestandteil des Projek-
tes ist die erfolgreiche Durchführung von Tests, die eine Voraussetzung für die Abnahme des Gesamtsys-
tems bzw. seiner Bestandteile darstellt.
Der AN muss eigene interne Tests zur Qualitätsprüfung durchführen, um die Erreichung der in den nicht-
funktionalen Anforderungen definierten Qualitätsziele und die erfolgreiche Umsetzung der funktionalen
und nichtfunktionalen Anforderungen zu prüfen. Das interne Testvorgehen ist in einem internen Testkon-
zept des AN zu dokumentieren und an den AG zu übergeben. Die Erreichung dieser Qualitätsziele und Um-
setzung der Anforderungen muss der AN durch Vorlage der Testergebnisse, der Testfälle, der Testdaten
und der Testabdeckung dem AG nachweisen. Die Vorlage muss in einer Form erfolgen, die es dem AG er-
möglicht, die Tests nachzuvollziehen, sie zu prüfen und selbstständig durchzuführen, um das Testergebnis
zu verifizieren.
Im On-Premise-Betriebsmodell wird die Test- und Qualitätssicherungsumgebung durch den AG bereitge-
stellt, bei SaaS durch den AN.
Vom AN ist zu Beginn des Projekts das im vorherigen Absatz genannte Testkonzept zu erstellen und vom
AG freigeben zu lassen sowie im Projektverlauf ggf. zu aktualisieren. Das Ziel dabei ist es, durch ein stan-
dardisiertes Testvorgehen mit einheitlichen Abläufen, Rollen und Begriffen für das gesamte Vorhaben die
Qualitätsziele und die korrekte Umsetzung der Anforderungen zu erreichen. Der AN greift dabei die in den
Vergabeunterlagen genannten Anforderungen des AG auf und berücksichtigt entsprechende Personalpla-
nungen und Ansätze zur Testautomatisierung etc. Das Testkonzept bildet somit die Basis für die Erstellung
einheitlicher Testfälle und stellt die Weichen für die Durchführung konkreter Tests, wie z. B. Testmetho-
dik/Testtypen und Rollen. Ebenso im Testkonzept enthalten sind die Vorgaben und Verfahren zur Erstellung
bzw. Generierung von Testdaten für die unterschiedlichen Teststufen.
Ebenfalls hat der AN eine Test-Spezifikation zu erstellen, die alle vom AN durchzuführenden Testfälle bein-
halten muss. Hierbei ist vom AN darauf zu achten, dass jede funktionale und nichtfunktionale Anforderung
jeweils mit mindestens einem (1) Testfall abgedeckt sein muss. Technische Tests sind zu automatisieren,
fachliche Tests ebenfalls, es sei denn, der Aufwand wäre belegbar nicht verhältnismäßig. Für jeden Testfall
müssen zumindest folgende Informationen in der Testspezifikation dokumentiert sein:
- Eindeutige Testfall-Nummer
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- Kurze Beschreibung des Testfalls (u.a. Sinn und Zweck)
- Setup und Voraussetzungen (z. B. notwendige spezifische Daten, notwendiger Zustand des Systems
zu Beginn des Tests, etc.)
- Testschritte (Aktionen zur Durchführung des Testfalls)
- Erwartete Ergebnisse pro Testschritt (spezifische, prüfbare Werte/Systemzustände, die gegen die
tatsächlichen Ergebnisse zu prüfen sind)
- Referenz auf die, durch den Testfall abgedeckte Anforderung.
Für die Erzeugung und laufende Aktualisierung der Testdaten sowie der Testfälle und der Skripte zur Mig-
ration und Testautomatisierung ist der AN verantwortlich. Bei der Erzeugung von Testdaten unter Berück-
sichtigung von Eigenschaften echter personenbezogener Daten ist zu beachten, dass die Testdaten die Echt-
daten nicht derart nachbilden, dass eine Re-Identifizierung Betroffener durch die Nutzung der Testdaten
möglich wird. Auch die Systemmigration sowie spezifische Funktionalitätstests, bspw. von Benutzerberech-
tigungen, sind Anwendungsbeispiele einer Anonymisierung. Für die Verwendung von Echtdaten als Testda-
ten ist ein Anonymisierungskonzept vorzulegen. Bei der Notwendigkeit der Nutzung pseudonymisierter
Echtdaten ist dies im entsprechenden Anonymisierungskonzept mit aufzunehmen und eine Datenschutz-
folgeabschätzung mit zugehöriger Begründung der Nutzung zu erstellen. Der AN übernimmt in Abstimmung
mit dem AG die Erstellung und Ausführung aller relevanten Testfälle für die
- Funktionalen Tests
- Last- und Performance Tests (LuP)
- Sicherheitstests (Penetrationstests)
- Usability Tests
- Integrationstests zwischen den Systemkomponenten und angeschlossenen Systemen (Bereit-
stellung der angeschlossenen Systeme erfolgt durch den AG)
- End-to-End-Tests (mit Unterstützung durch den AG)
- Betriebstests inkl. Recovery- und Wiederanlauftests
- Datenmigrationstests für das HR-System
- Tests im Rahmen des Einwilligungsverfahrens des LRH
Testfälle, die technische Schnittstellen prüfen oder Massendaten verarbeiten (LuP, Penetrationstest o.ä.)
sind zu automatisieren.
Der AG wird voraussichtlich für die Abnahme eigene vom AN unabhängige Testfälle erstellen, ergänzt durch
andere Testmethoden (zum Beispiel explorative Tests), um den Abnahmegegenstand zu validieren. Für die
Durchführung der Abnahmetests durch den AG ermöglicht der AN einen Import AG-eigener Testdaten in
das Gesamtsystem und die einzelnen Systemkomponenten durch Bereitstellung entsprechender Import-
funktionalitäten und Anleitungen zur Nutzung und weist den AG bei Bedarf in die Nutzung der Importfunk-
tionalitäten ein. Das Testvorgehen des AG ist zweistufig geplant. In der ersten Stufe wird der AG die vom
AN behauptete Qualität der Systemkomponenten (soweit sinnvoll und technisch möglich) getrennt verifi-
zieren (z. B. Smoke-Testing, Quick-Check). Damit möchte der AG erreichen, dass nur ein vom AG verifizierter
Qualitätsstand der vom AN entwickelten und getesteten Funktionalität je Systemkomponente in den Test
des Gesamtsystems eingeht. In der zweiten Stufe wird das Gesamtsystem und die Integration zwischen den
Systemkomponenten und angeschlossenen Systemen Ende-zu-Ende getestet und so die Abnahmereife des
Gesamtsystems validiert. Sowohl im Systemkomponententest des HR-Systems wie auch im Gesamttest
wird ebenfalls die Datenmigration mit Echtdaten, soweit möglich, geprüft.
Funktionale Tests
Der AN ist für die Vorbereitung, Planung, Durchführung und Dokumentation von funktionalen Tests verant-
wortlich. Vom AN wird ein strukturiertes Testvorgehen erwartet, dass nicht nur die Funktionalitäten der
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vom AN entwickelten Software-Komponenten umfasst, sondern diese Funktionalitäten auch im Zusammen-
spiel mit anderen Komponenten des Gesamtsystems (z. B. vom AN eingesetzten Komponenten von Drittan-
bietern, Funktionalität der umgesetzten Schnittstellen) oder im Zusammenspiel mit den vom AG bereitge-
stellten Fremdsystemen im Rahmen von End-to-End-Tests nachweist. Es sind funktionale Tests
durchzuführen. Dazu gehören u.a.
- Integrationstests: Tests zur Überprüfung der entwickelten Schnittstellen
- Systemtests: Test der Anforderungen nach erfolgreicher Integration aller Systemkomponenten im
Zusammenspiel (End-to-End-Test)
- Regressionstests: Als Bestandteil der Entwicklung, zur Sicherstellung der Funktionalität. Zudem bei
Auslieferung eines Systems zur Bestätigung, dass die Funktionalitäten erhalten geblieben sind. Sind
bei Updates entsprechend um neue Funktionalitäten zu überarbeiten.
Nichtfunktionale Tests
Der AN ist für die Vorbereitung, Planung, Durchführung und Dokumentation von nichtfunktionalen Tests
zur Abdeckung nichtfunktionaler Anforderungen verantwortlich. Nichtfunktionale Tests beziehen sich auf
das Testen nichtfunktionaler Aspekte einer Software, im Gegensatz zu funktionalen Tests, die die Haupt-
funktionen oder Features der Software testen. Während funktionale Tests sicherstellen, dass die Software
ihre beabsichtigten Aufgaben erfüllt, stellen nichtfunktionale Tests sicher, dass die Leistung und das Ver-
halten der Software unter verschiedenen Bedingungen akzeptabel sind. Dazu zählen unter anderem:
- Last- und Performancetests: hierbei werden Reaktionszeit und Stabilität der Software unter einer
bestimmten Last getestet. Dieser Test umfasst:
• Lasttest (Load Testing): Überprüft das Systemverhalten unter einer erwarteten Last.
• Stresstest (Stress Testing): Überprüft das Systemverhalten unter extremen Bedingungen.
• Die Last- und Performancetests sind auf einer produktionsnahen Testumgebung durchzu-
führen. Die Last muss beispielsweise durch die Bearbeitung hoher Datenmengen und vieler
gleichzeitig zu bearbeitender Nutzeranfragen technisch simuliert werden können. Bei die-
sen Tests soll auch das Verhalten bei steigender Last und/oder abrupt wechselnder Last
getestet werden. Die konkreten Lastszenarien, die durch den AN getestet werden, sollen in
der Vorbereitungsphase der Last- und Performancetests mit dem AG abgestimmt werden.
Vor der Übergabe des Gesamtsystems in den Regelbetrieb ist auch auf dem Produktions-
system ein Last- und Performancetest durchzuführen.
• Die Last- und Performancetests müssen automatisiert durchgeführt werden.
- Sicherheitstests: Bei einem Sicherheitstest sollen Schwachstellen, Bedrohungen, Risiken in einer
Software identifiziert werden, um sicherzustellen, dass die Daten und Ressourcen vor möglichen
Eindringlingen geschützt sind. Der AN soll eigene Sicherheitstests auf einer produktionsnahen Te-
stumgebung durchführen (zum Beispiel Negativtest, SQL-Injection, sicherheitsspezifische Softwa-
retests, Penetrationstests), die im Sicherheitskonzept festgelegt werden.
- Usability Testing: hierbei wird getestet, wie benutzerfreundlich, intuitiv und leicht zugänglich das
Gesamtsystem für Endbenutzer ist.
- Kompatibilitätstest (Compatibility Testing): hierbei wird die Softwarekompatibilität in verschiede-
nen Umgebungen, Betriebssystemen, Browsern, Netzwerken usw. überprüft.
- Zuverlässigkeitstest (Reliability Testing): hier wird überprüft, ob die Software kontinuierlich ohne
Unterbrechung arbeiten kann.
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- Skalierbarkeitstest (Scalability Testing): hier wird die Fähigkeit des Gesamtsystems bestimmt, in-
wieweit Leistungsfähigkeit, Funktionalität und Reaktionszeit unter einem wachsenden Arbeitsvolu-
men sich verhalten.
- Wiederherstellungstest (Recovery Testing): hier wird die Fähigkeit des Gesamtsystems überprüft,
sich nach einem Crash oder Fehler schnell wieder zu erholen.
- Volumentest (Volume Testing): hier wird das Verhalten des Gesamtsystems überprüft, wenn eine
große Datenmenge verarbeitet wird.
- Installations-/Deinstallationstests: hier wird überprüft, ob das Gesamtsystem erfolgreich installiert
und deinstalliert werden kann.
- Datenmigrationstests: Tests zur Überprüfung der Datenmigration
- Betriebstests zur Verifikation der betrieblichen Anforderungen.
Der AN muss nachweisen, dass durch seine Tests jede Anforderung mindestens durch einen Testfall geprüft
wird. Der AG kann verlangen, dass der AN weitere spezifische Tests ergänzt.
Mit der Bereitstellung zur Abnahme des Gesamtsystems durch den AN erklärt der AN die Abnahmefähigkeit
des Gesamtsystems gegenüber dem AG. Hierbei werden die Testergebnisse der vorangegangenen Tests,
welche die Abnahmereife nachweisen, mit übergeben. Des Weiteren wird eine Fehlerliste mit allen gefun-
denen und noch nicht behobenen Fehlern, klassifiziert nach den Mängelklassen des EVB-IT Systemvertrags
mit übergeben. Dabei ist zu beachten, dass die maximale Fehleranzahl, definiert in der Anforderung
DT01.08, bei der Bereitstellung zur Abnahme nicht überschritten werden darf. Die Testergebnisse sowie die
Fehlerliste binden den AG nicht.
Zwischen den folgenden drei Störungs-/Mängelklassen wird unterschieden:
Ein betriebsverhindernder Mangel bzw. eine betriebsverhindernde Störung liegt vor, wenn die Nutzung
des Gesamtsystems oder ein wesentlicher Teil unmöglich oder schwerwiegend eingeschränkt ist. Dies sind
unter anderem:
- Berechnungen werden falsch durchgeführt, sodass eine Bezügeauszahlung falsch erfolgt bzw. po-
tentiell falsch erfolgen würde,
- Daten werden nicht oder verfälscht abgespeichert, sodass die Bezügebearbeitung und/oder deren
korrekte und revisionssichere Dokumentation bzw. Veraktung nicht nur im Einzelfall nicht mehr
gewährleistet ist,
- ein Fehler verhindert den Abschluss von mehreren Teilvorgängen eines Vorgangs (zum Beispiel
kann ein Prozessschritt im Vorgang nicht gespeichert werden; falsche Plausibilisierung, die die Ver-
arbeitung von fachlich korrekten Daten verhindert),
- die Verfügbarkeit ist durch Abstürze eingeschränkt, so dass es zu wiederholten Bearbeitungsunter-
brechungen bei mehreren Nutzenden der Systemkomponenten, welche im Einflussbereich des Bie-
ters liegen (z. B. Kommunikationsplattform oder/und HR-System o.ä.) kommt,
- die Performance weicht von den Performance-Vorgaben entsprechend der Anlage 5.2 (Performanz
Anforderungen und Messung Produktlieferant) signifikant ab und/oder ist so gering, dass eine Be-
arbeitung innerhalb einer gem. mittlerem Ausführungsstandard angemessenen Zeit nicht mehr
möglich ist,
- über eine Schnittstelle werden fehlerhafte Daten bereitgestellt und diese können auch nicht mittels
eines manuellen Eingriffs mit vertretbarem bzw. dem AG zumutbarem Aufwand korrigiert werden,
- über eine Schnittstelle empfangene Daten werden fehlerhaft ins System übernommen und können
auch nicht mittels eines manuellen Eingriffs im Zielsystem mit vertretbarem bzw. dem AG zumut-
barem Aufwand korrigiert werden,
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- gesetzliche Bestimmungen (z. B. DSGVO) werden nicht bzw. nicht korrekt umgesetzt und es gibt
keine technischen, organisatorischen oder sonstigen Maßnahmen, um derartige Fehler zu umge-
hen oder zu beheben,
- bekannte gewordene Aspekte unzureichender IT-Sicherheit, insbesondere Schwachstellen mit
CVSS-Score 7.0 oder höher (High oder Critical).
Ein betriebsbehindernder Mangel bzw. eine betriebsbehindernde Störung liegt vor, wenn die Nutzung des
Gesamtsystems erheblich eingeschränkt ist. Mängel dieser Kategorie führen dazu, dass eine wesentliche
Funktion oder ein wesentlicher Geschäftsprozess nicht ausgeführt werden kann oder fehlerhaft ist, aber
keine direkten Folgefehler auftreten. Es kommt nicht zum Versagen des Gesamtsystems insgesamt, ein Ar-
beiten mit dem System ist mit Einschränkung in der Bedienung möglich, es sind zeitkritische Funktionen
und Geschäftsprozesse betroffen. Eine Umgehung ist möglich. Die Umgehung ist jedoch am System mit
hohem Aufwand bzw. mit erheblichem manuellem Zusatzaufwand verbunden, der dem AG nur kurzfristig
zugemutet werden kann. Unzumutbarkeit ist weiterhin gegeben, wenn die Performance des Systems er-
heblich eingeschränkt ist und es sich um zeitsensible Funktionalitäten handelt. Dazu zählen unter anderem:
- Mängel im Einzelfall, die, wenn sie in mehreren Fällen auftreten würden, als betriebsverhindernd
gelten würden,
- unterstützende Funktionen, wie zum Beispiel Plausibilisierung, erkennen nicht alle Fehler,
- Wertevorselektion oder -einschränkungen erfolgen nicht oder nicht im möglichen Umfang,
- die Performance ist eingeschränkt und es kommt zu Wartezeiten von mehr als bis zu 3 Sekunden
bei nichtkomplexen Aktivitäten,
- über eine Schnittstelle des Gesamtsystems werden fehlerhafte Daten an andere Systemkomponen-
ten oder Drittsysteme bereitgestellt, die mittels eines manuellen Eingriffes jeweils korrigiert wer-
den müssen, was dem AG jedoch nur kurzfristig zugemutet werden kann
- gesetzliche Bestimmungen (z. B. DSGVO) werden nicht bzw. nicht korrekt umgesetzt und es gibt
technische, organisatorische oder sonstigen Maßnahmen, um derartige Fehler zu umgehen oder zu
beheben, was dem AG jedoch nur kurzfristig zugemutet werden kann,
- bekannte gewordene Aspekte unzureichender IT-Sicherheit, insbesondere Schwachstellen mittlere
Kritikalität mit CVSS-Score 4.0. bis 6.9,
- Suchfunktionen liefern nicht das korrekte Ergebnis, bzw. Suchkriterien können nur in einer anderen
Art und Weise, wie zum Beispiel durch mehrere Suchschritte, erreicht werden.
Ein leichter Mangel bzw. eine leichte Störung liegt vor, wenn die Nutzung des Gesamtsystems ohne oder
mit unwesentlichen Einschränkungen möglich ist. Dies sind unter anderem:
- fehlerhafte Platzierung von UI Elementen, Schreibfehler im GUI, Farbfehler, Fontfehler etc.,
- Fehler in Dokumenten, die deren Nutzen nicht einschränken (Format, Ausrichtung, Farbgebung
etc.),
- eine Funktionalität ist fehlerhaft, kann aber über alternative Funktionen erreicht werden ohne we-
sentlichen Zusatzaufwand,
- unterstützende Funktionen sind nicht verfügbar, führen aber zu keinem wesentlichen Zusatzauf-
wand.
Ein betriebsbehindernder Mangel bzw. eine betriebsbehindernde Störung liegt auch vor, wenn die leichten
Mängel bzw. Störungen insgesamt zu einer nicht unerheblichen Einschränkung der Nutzung des Gesamt-
systems bzw. einer oder mehrerer Systemkomponenten (KP, HR-System) führen. Vergleiche hierzu Kapitel
3.1 und die dazugehörigen Anforderungen DT01.08 Erlaubte Fehleranzahl im Systemtest und DT01.09 Ab-
nahmetests des AG in Kapitel 5.8.
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7 Angebotsinhalte, Liefergegenstände und Projektergebnisse
7.1 Angebotsinhalte
Der AN reicht im Rahmen seines Angebots fünf Konzepte ein, in denen er sein Vorgehen im Hinblick auf die
unten beschriebenen Konzeptarbeiten im Falle eines Zuschlags beschreibt. Auf Wunsch des AG können die
Konzepte die Grundlage für die späteren, im Projekt zu erarbeitenden, detaillierten Konzepte sein (vgl. un-
ten 7.2). Sie sind Teil der Bewertung des Angebots und Gegenstand des Verhandlungsverfahrens.
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Konzept zur Projektzeitplanung und zur Projektvorgehensweise (AI01.01-AI01.04)
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
AI01.01
Konzept zur Projektzeitplanung und Projektvorgehensweise (1/3)
Der Bieter muss einen detaillierten und realistischen, aus Sicht des Bieters verbind-
lichen Vorschlag des Projektplans (Termin- und Leistungsplan) für die Einführung
des Gesamtsystems auf Basis und unter Einhaltung der Meilensteine des Projekt-
plans in Kapitel 2.1.4 mit der Angabe von Annahmen, Phasen, Arbeitspaketen und
ggf. zusätzlichen Meilensteinen erstellen und diesen mit dem Angebot einreichen.
Zwingende Bestandteile unter besonderer Berücksichtigung der maximalen Mitwir-
kungsleistungen des LAF sind:
- Die Ausplanung der Umsetzung der einzelnen Module und Systemkomponen-
ten inklusive Schnittstellen sowie Stammdatenmanagement und deren Integra-
tion in die Gesamtplanung zur Einführung des Gesamtsystems.
- Ein Vorschlag zur zeitlichen Realisierung der Meilensteine M01-M09 gemäß
dem Projektplan.
- Ggf. Vorschläge für zusätzliche Meilensteine, zu denen prüfbare Leistungsteile
bereitgestellt werden
- Die Darstellung eines praktikablen Vorgehensmodells zur Einbindung der Pro-
jektmitarbeitenden des LAF unter Benennung der benötigten Zulieferungen
und Kompetenzen in den einzelnen Projektphasen und Arbeitspaketen, Dar-
stellung in Monatsscheiben zur Sichbarkeit von Aufwandsspitzen
- Die Darstellung des geplanten Ressourceneinsatzes des AN (Größe des Projekt-
teams, Einsatz nach Rollen, Organisationszugehörigkeit, Benennung von
Schlüsselmitarbeitenden zu den geforderten Rollen.)
- Die Darstellung der Auswirkung eines Wechsels auf einen unterjährigen Go Live
Termin auf den Projektplan (spätestester Go Live Prio 2 am 01.07.2029).
- Die Darstellung von Vor- und Nachteilen eines Go Lives zum Jahreswechsel im
Vergleich zum unterjährigen Go Live sowie die Auswirkungen auf die Mitwir-
kungsleistungen des AG
- Die Eingliederung der Projektstruktur in die unter 6.3 aufgezeigte LAF-interne
Projektstruktur.
Das Konzept darf den Umfang von 35 Seiten (DIN A4, einseitig, Schrift Calibri Text-
körper, Schriftgröße 12) nicht überschreiten.
Die Einreichung des Konzepts mit den o.g. Mindestinhalten ist verbindlich (inso-
weit Ausschlusskriterium). Die Qualität des eingereichten Konzepts wird daraufhin
anhand der B-Kriterien AI01.02 – AI01.03 hinsichtlich verschiedener Aspekte be-
wertet.
A
AI01.02
Konzept zur Projektzeitplanung und Projektvorgehensweise (2/3)
Der vom Bieter eingereichte Projektplan (Termin- und Leistungsplan, siehe AI01.01
) soll eine durchgehend nachvollziehbare Darstellung der Mindestbestandteile auf-
weisen und insbesondere keine ungewöhnlich kurzen und/oder langen Umset-
zungszeiten vorsehen. Darüber hinaus soll der Projektplan ein praktikables Vorge-
hensmodell zur Einbindung der Projektmitarbeitenden des LAF unter Benennung
der in den einzelnen Projektphasen und Arbeitspaketen benötigen Kompetenzen
und deren Umfang beinhalten (auf Monatsbasis dargestellt). Ziele hierbei sind ge-
ringe Belastungen sowie die Entzerrung bei größeren Belastungen auf Seite des AG.
B
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Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
AI01.03
Konzept zur Projektzeitplanung und Projektvorgehensweise (3/3)
Der vom Bieter eingereichte Projektplan (Termin- und Leistungsplan, siehe AI01.01
) soll ausreichend Zeit vorsehen, die es dem AG ermöglicht, die Module und System-
komponenten inklusive Schnittstellen sowie Stammdatenmanagement einzeln und
in angemessenem Abstand zueinander vor Gesamtabnahme zu testen.
B
Die geplanten maximal zur Verfügung stehenden Kapazitäten des AG stellen sich wie folgt dar:
Im LAF wird ein in-
ternes VZÄ mit ca.
190 Projektarbeits-
tagen verplant.
Konzept zum
Stammdatenma-
nagement
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
AI02.01
Konzept zum Stammdatenmanagement (1/2)
Der AN muss mit dem Angebot ein Konzept einreichen, in dem er beschreibt, in wel-
cher Form das Gesamtsystem die benötigten Stammdaten den Partnersystemen
konkret bereitstellt (mindestens für die Fachverfahren Beihilfe und Dienstreise).
Das Konzept muss Ausführungen zu den folgenden Punkten beinhalten:
- Berücksichtigung des HR-Systems als führendes System mit zentraler Stamm-
datenhaltung mit folgenden Merkmalen:
• Für Personalstammdaten ist das HR-System das führende System, das an-
deren Fachverfahren seine Stammdaten zur Verfügung stellt, die diese als
A
Mitwirkungsleistung
2025
2026
2027
2028
2029
Projektteam Bezüge
Projektleitung
1
1
1
1
1
Organisatorisches/technisches Projektma-
nagement
1
2
2
2
2
Fachliches Projektmanagement,
Anforderungsmanagement inklusive
Test- und Migrationsmanagement
5
7
7
7
7
Fachbereich Bezüge
Linienunterstützung zur Umsetzung der nicht
funktionalen Anforderungen
0
2
2
2
2
Linienunterstützung zur Umsetzung der funkti-
onalen Anforderungen
8
8
8
8
8
Qualitäts- und Testmanagement
2
3
3
3
3
Fachbereich Personalakte und Personal-
verwaltung
Organisatorisches/technisches Projektma-
nagement
1
1
1
1
1
Fachliches Projektmanagement,
Anforderungsmanagement inklusive
Test- und Migrationsmanagement
3
3
3
3
3
Tabelle 2: Kapazitäten
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persistente Kopie speichern. Die Pflege und Aktualisierung der Bezü-
gestammdaten erfolgt durch das HR-System als führendes System.
• Stammdaten anderer führender Fachverfahren werden in die integrierte
Datenbank des HR-Systems aufgenommen. Die Pflege und Aktualisierung
der Daten erfolgt über die jeweiligen Fachverfahren.
- Beschreibung der Methoden, Prozesse, die für die initiale Bereitstellung des
zentralen Stammdatenmanagements Anwendung finden, den zeitlichen Bedarf
(Vorlauf und Umsetzung) für die Einrichtung des zentralen Stammdatenmana-
gements und die erforderlichen Mitwirkungsleistungen des AG.
- Beschreibung des zukünftigen Änderungsbedarfs der Datenstrukturen (Hinzu-
fügen und Entfernen weiterer Schnittstellen und Datenfelder).
- Unterstützte und/oder adaptierbare Markt- und Industriestandards für die Da-
tenversorgung bzw. den Datenaustausch (wie z. B. REST, SOAP, WebServices)
- Unterstützte Integrationsmöglichkeiten (wie z. B. Integrationslayer, Integrati-
onspatterns)
- Angaben zu den Methoden von Replikation bzw. (Re-)Synchronisierung von
Stammdaten zwischen den Partnersystemen, z. B. nach einem Ausfall eines
Partnersystems.
- Angaben zum Umgang mit Replikation- bzw. (Re-)Synchronisierungsfehlern so-
wie der Protokollierungsmöglichkeiten
- Beschreibung der verfügbaren Funktionen für die Extraktion und Übertragung
von Stammdaten an die Partnersysteme.
- Beschreibung der Methoden, die es dem AG ermöglichen, selbständig die be-
nötigten Schnittstellen zwischen den Partnersystemen herzustellen.
- Beschreibung, wie das zentrale Stammdatenmanagement auf weitere Fachver-
fahren im Land MV erweitert werden kann (Skalierbarkeit).
- Für den Betrieb: Angaben zu Automatisierungsmöglichkeiten, z. B. bei ETL Pro-
zessen.
- Beschreibung, wie die Vorgaben der DSGVO eingehalten werden.
Das Konzept soll den Umfang von 20 Seiten (DIN A4, einseitig, Schrift Calibri Text-
körper, Schriftgröße 12) nicht überschreiten.
Die Einreichung des Konzepts ist verbindlich (insoweit Ausschlusskriterium). Die
Qualität des eingereichten Konzepts wird anhand des B-Kriteriums AI01.02 bewer-
tet.
AI02.02
Konzept zum Stammdatenmanagement (2/2)
Das vom AN eingereichte Konzept zum Stammdatenmanagement soll durchgehend
nachvollziehbar und plausibel sein. Die Nutzung des integrierten Stammdatenma-
nagements soll für weitere Fachverfahren mit geringen technischen Hürden möglich
sein.
B
Konzept zu Regelwerken und Konfigurierbarkeit
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
AI03.01
Konzept zu Regelwerken und Konfigurierbarkeit (1/2)
A
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Der AN muss ein Konzept erstellen, in dem er die Konfigurationsmöglichkeiten der
Zentralen Fachadministration und diesbezügliche unterstützende Funktionen be-
schreibt. Das Konzept muss mindestens Ausführungen zu den die folgenden Punkte
enthalten:
- Unterstützung der Nutzenden bei der Konfiguration durch Vorauswahl, Hin-
weise, bzw. Fehlerhinweise, etc.
- Hilfsmittel zur Definition von Workflows, Regeln etc. (Einsatz von nativer Re-
gelsprache (zum Beispiel Wenn-Dann-Formulierungen), grafische Workflow-
bzw. Regeldefinition, etc.)
- Vermeidung von Fehlkonfigurationen durch abschließende Prüfung
- Testmöglichkeit und Testunterstützung der Änderung
- Überführung der Konfiguration in die Produktion
- Konfiguration Benutzerrollen
Das Konzept soll den Umfang von 20 Seiten (DIN A4, einseitig, Schrift Calibri Text-
körper, Schriftgröße 12) nicht überschreiten.
Die Qualität des eingereichten Konzepts wird anhand des B-Kriteriums AI03.02
bewertet.
AI03.02
Konzept zu Regelwerken und Konfigurierbarkeit (2/2)
Aus dem eingereichten Konzept zu Regelwerken und Konfigurierbarkeit (AI03.01)
sollen die Konfigurationsmöglichkeiten des Systems durchgehend nachvollziehbar
hervorgehen. Zudem soll aus dem Konzept ersichtlich sein, dass von der Fachadmi-
nistration änderbare Konfigurationen ohne bzw. mit nur minimaler Einbezie-
hung/Belastung von IT-Personalressourcen möglich sind.
B
Konzept zur IT-Sicherheit
Anforderungs-
kennzeichnung
Anforderung
Kriterium
AI04.01
Konzept zur IT-Sicherheit (1/2)
Der AN muss mit dem Angebot ein Konzept einreichen, in dem er beschreibt, wie
die Anforderungen an die IT-Sicherheit nach BSI IT-Grundschutz im Gesamtsystem
und im Betrieb sicherstellt werden.
A
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Das Konzept muss Ausführungen zu den folgenden Punkten beinhalten (unter Be-
rücksichtigung ggf. vorhandener spezifischer Anforderungen gemäß den Vergabe-
unterlagen):
- Schutzbedarfsanalyse
- Risikomanagement
- Zutritt- und Zugriffskontrollen
- Datenverschlüsselung
- Schwachstellenmanagement
- Compliance und Nachweis von Sicherheitsstandards/Zertifizierungen
- Incident- und Notfallmanagementsystem
- kontinuierliche Sicherheitsüberwachungen (Monitoring) und regelmäßige
Sicherheits-Audits
- Schulungen und Sensibilisierung des eingetzten Personals
- Externe Dienstleister (Sicherstellung, dass auch eingesetzte Unterauftrag-
nehmer und sonstige externe Dienstleister des AN die Sicherheitsanfor-
derungen einhalten)
Das Konzept soll den Umfang von 20 Seiten (DIN A4, einseitig, Schrift Calibri Text-
körper, Schriftgröße 12) nicht überschreiten.
Die Einreichung des Konzepts ist verbindlich (insoweit Ausschlusskriterium). Die
Qualität des eingereichten Konzepts wird anhand des B-Kriteriums AI04.02 bewer-
tet.
AI04.02
Konzept zur IT-Sicherheit (2/2)
Das vom AN eingereichte Konzept soll Maßnahmen zur Sicherstellung der IT-
Sicherheit enthalten. Die Maßnahmen sollen sich auf die Themen in der Anforde-
rung AI04.01 beziehen und durchgehend, nachvollziehbar sowie plausibel sein.
B
Konzept zur Migrationsstrategie
Der AN muss ein Migrationsstrategiekonzept erstellen und bei Angebotsabgabe einreichen. In diesem muss
er ausgehend vom Datenschema (siehe Anlage 5.6) detailliert die Migrationsstrategie, d.h. u.a. das Vorge-
hen der Datenmigration, die technische Lösung zur Automatisierung der Migration sowie die Art und Weise
der Durchführung und Bewertung des Migrationsergebnisses beschreiben
Zudem sind im Migrationsstrategiekonzept potenzielle Schwierigkeiten, Risiken sowie mögliche Maßnah-
men zur Reduzierung/Vermeidung von Risiken (sog. Mitigations) darzustellen. Siehe zu den Konzeptanfor-
derungen insgesamt AI05.01, AI05.02. Zur Detaillierung der Inhalte im Rahmen der Umsetzung in Abstim-
mung mit dem AG siehe unten Kap. 7.2 (SL01.04 - Migrationskonzept).
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Anforderungs-
kennzeich-
nung
Anforderung
Kriterium
AI05.01
Migrationsstrategiekonzept
Der AN muss bei Angebotsabgabe ein Migrationsstrategiekonzept für die Migration
einreichen. In diesem Konzept muss der AN darstellen, wie die Big Bang Migration
durchgeführt wird und auf mindestens folgende Punkte („Mindestbestandteile“) ein-
gehen:
- Umfassende Darstellung und Begründung der Migrationsstrategie, insbesondere
auch die Beschreibung der durchzuführenden Probemigrationen während der
Projektlaufzeit. Hierbei müssen klare Phasen und Meilensteine inkl. Zeitabläufen
aufgezeigt werden.
- Darstellung der Migrationsschritte, insbesondere müssen hierbei auf folgende
Punkte eingegangen werden:
o welche Migrationsschritte manuell/halb-automatisch/vollautoma-
tisch durchgeführt werden
o welchen Migrationsschritten Konsistenzprüfungen vorgenommen
werden müssen
o welche Migrationsschritte (beliebig oft) wiederholt werden kön-
nen
o welche Migrationsschritte simuliert werden können
- Darstellung, wie eine kontinuierliche Verbesserung des Migrationsergebnisses
erreicht werden kann.
- Darstellung welche Daten für die Probemigrationen vom LAF benötigt werden.
Insbesondere auch eine Beschreibung der benötigten Datenqualität und der zu
verwendenden des AN Schnittstellen.
- Darstellung der Mitwirkungsleistung des LAF.
- Darstellung einer Risikoanalyse der Migrationsstrategie und geeignete Maßnah-
men zur Minimierung des Risikos.
- Darstellung der Teststrategie, insbesondere wie Probemigrationen und deren
Erfolg / Misserfolg getestet und bewertet werden.
- Darstellung, wie Datenschutz und Datenlöschung gewährleistet wird, insbeson-
dere umfangreich darlegen, wie die Sicherheit und Löschung der Daten sowie
die Datenintegrität während der Probemigrationen gewährleistet wird.
- Detailliert darlegen, wie im Fehlerfall einer Probemigration ein Zurücksetzen auf
den ursprünglichen Zustand gewährleistet wird.
- Umfassend beschreiben, wie Daten anonymisiert und welche Migrationswerk-
zeuge (z.B. zur Anonymisierung) verwendet werden, inklusive Systemumgebung
und Einsatzzeitpunkt.
Die Qualität des eingereichten Konzepts wird daraufhin anhand der B-Kriterien
AI05.02 hinsichtlich verschiedener Aspekte bewertet.
A
SL04.12
Planung und Struktur
Das Migrationsstrategiekonzept soll klare Phasen und Meilensteine inkl. Zeitabläufen
für die Probe-Migrationen aufzeigen.
B
SL04.13
Durchführung Probemigrationen
Der AN soll detailliert beschreiben, wie Probemigrationen durchgeführt werden und
eine kontinuierliche Verbesserung des Migrationsergebnisses erreicht werden kann.
B
SL04.14
Risikoanalyse und Minimierung
Das Migrationsstrategiekonzept des AN soll eine gute Risikoanalyse der Migrations-
strategie enthalten und geeignete Maßnahmen zur Minimierung des Risikos darle-
gen.
B
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Anforderungs-
kennzeich-
nung
Anforderung
Kriterium
SL04.15
Datensicherheit und Integrität
Das Migrationsstrategiekonzept des AN soll umfangreich darlegen, wie die Sicherheit
und Löschung der Daten sowie die Datenintegrität während der Probemigrationen
gewährleistet wird.
B
SL04.16
Fallback Strategie
Das Migrationsstrategiekonzept des AN soll detailliert darlegen, wie im Fehlerfall ei-
ner Probemigration ein Zurücksetzen auf den ursprünglichen Zustand gewährleistet
wird.
B
SL04.17
Teststrategie
Das Migrationsstrategiekonzept des AN soll darlegen, wie Probemigrationen und de-
ren Erfolg / Misserfolg getestet und bewertet wird. Hierfür soll der AN eine geeig-
nete Teststrategie darlegen und aufzeigen wie Testfälle durch den AG überprüft wer-
den können.
B
SL04.18
Anonymisierung
Das Migrationsstrategiekonzept des AN soll umfassend beschreiben, wie Daten ano-
nymisiert werden und welche Migrationswerkzeuge (z.B. zur Anonymisierung) ver-
wendet werden, inklusive Systemumgebung und Einsatzzeitpunkt.
B
AI05.02
Konzept zur Migrationsstrategie
Das vom AN eingereichte Konzept zur Migrationsstrategie soll eine durchgehend
nachvollziehbare und plausible Darstellung der Mindestbestandteile aufweisen. Die
im Migrationsstrategiekonzept beschriebenen Migrationsschritte sollen durchge-
hend nachvollziehbar visualisiert werden.
B
7.2 Liefergegenstände in der Projektarbeit
Nachfolgend aufgeführte Liefergegenstände müssen während der Projektarbeit vom AN erbracht werden.
Im Folgenden aufgeführte Dokumente müssen nach abnahmereifer Bereitstellung durch den AN vom AG
freigegeben werden und stellen die Voraussetzung für die Erreichung eines Quality Gates dar.
Projektmanagement
Insbesondere in der Phase der Projektinitiierung sind durch den AN verschiedene Liefergegenstände zu er-
stellen, mit dem AG abzustimmen und bei abnahmereifer Bereitstellung des AN durch den AG freizugeben.
Hierzu zählen:
- Projektleitdokumentation (Projekthandbuch) vergleichbar zur Projektleitdokumentation nach
PRINCE2 (vgl. Kapitel 6.3), aus der das Projektvorgehen des AN hervorgehen muss.
• Detaillierter Projektplan: Im Rahmen der Projektinitialisierung erstellt der AN eine De-
taillierung des mit dem Angebot eingereichten Projektplans. Dabei müssen die ur-
sprünglichen Meilensteine mindestens eingehalten werden. Eine frühere Erreichung
der Meilensteine ist gewünscht. In diesem Projektplan ist mindestens festzuhalten:
• Die „Ausplanung“ (Detailplanung) der einzelnen Projektphasen (Wann werden welche
Arbeitspakte bearbeitet und welche Liefergegenstände werden erarbeitet?).
• Die Workshop-Planung inklusive der benötigten Zeit für Vor- und Nachbereitung. In Ab-
stimmung mit dem AG wird darin die zeitliche Abfolge der Workshops unter Berück-
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sichtigung der jeweiligen Verfügbarkeiten festgelegt. In der Planung ist auch festzuhal-
ten, welche Vorbereitungen und fachlichen Mitwirkungen zur Durchführung der Work-
shops vom AG erwartet werden. Der AN hat in seiner Planung zudem zu berücksichti-
gen, dass voraussichtlich nicht in allen Workshop-Terminen, sondern nur nach
rechtzeitigem Anzeigen eines entsprechenden Bedarfs Entscheidungsträger des AG an-
wesend sein können und dass wesentliche strategische Entscheidungen im Rahmen der
oben skizzierten Entscheidungsstrukturen getroffen werden und frühzeitig zu kommu-
nizieren sind. Notwendige strategische Entscheidungen, welche an den Änderungs- o-
der Lenkungsausschuss zu adressieren sind, sind mit einer entsprechender Vorlaufzeit
einzuplanen.
• Ggf. Dauer und Anzahl der geplanten Sprints bei ggf. agilem Vorgehen
• Die Einbindung der Fachteams/-gruppen und weiterer Projektrollen, mit besonderem
Fokus auf die vorgesehenen AG Mitwirkungsleistungen unter Berücksichtigung der Ver-
fügbarkeit der Personalressourcen des AG
• Frühzeitige Spezifizierung der durch den AG zu erbringenden (vorbereitenden) Tätig-
keiten im Rahmen der Mitwirkungsleistungen, z. B. in Form eines Backlogs
• Die Zeitpunkte der Konzeptauslieferungen inklusive ausreichender Review-Zyklen und
Review-Zeiträume pro Zyklus (Prüfung durch den AG und Behebung durch den AN)
• Vorschläge für weitere Projektmeilensteine in Ergänzung zu den Meilensteinen M01-
M07 gemäß Leistungsbeschreibung
• Die Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen/Workstreams
• Der kritische Pfad zur Projektdurchführung
- Risikomanagementansatz (inkl. Risikomatrix)
- Änderungssteuerungsansatz
- Qualitätsmanagementansatz
- Kommunikationsmanagementansatz
- Einrichtung der Projektsteuerungsmittel
- Nutzenmanagementansatz
Der abgestimmte und vom AG freigegebene Projektplan ersetzt die Projektplanung die im Angebotsverfah-
ren vom AN vorgelegt wurde.
Change- / Akzeptanzmanagementkonzept
Der AN legt ein Change-/Akzeptanzmanagementkonzept vor. In diesem müssen die Veränderungsmanage-
mentprozesse für die Sachbearbeitenden im LAF und auch potentielle Nutzende der Kommunikationsplatt-
form mit Blick auf eine hohe Akzeptanz zur Nutzung der Kommunikationsplattform sowie die Sachbearbei-
tenden in den Personaldienststellen mit Blick auf eine mit dem neuen Gesamtsystem höhere
Eigenverantwortung durch die Direkteingabe anstatt der herkömmlichen Papiervordruckbefüllung konzep-
tionell geplant werden. Sachbearbeitende des LAF, der Personaldienststellen sowie potentielle Nutzende
der Kommunikationsplattform sind von Anfang an einzubeziehen und im Changemanagement / Akzeptanz-
management durch den AN zu berücksichtigen. Das Konzept muss ein Modell zur Strukturierung von
Change-Management-Prozessen (Beispielsweise: 5-Phasen-Modell von Krüger, 8-Stufen-Modell von John
Kotter, ADKAR-Modell von Jeff Hiatt) beinhalten.
Insbesondere müssen im Konzept folgende Aspekte berücksichtigt und dargestellt werden:
- Zielsetzung quantifizieren: Analyse der Situation aus AG- und Nutzenden-Perspektive.
- Multiplikatoren: Identifizieren der Multiplikatoren und aktive Einbindung von Nutzenden in Work-
shops und Schulungen.
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- Methodische Vorgehensweise: Erstellung einer detaillierten Change-Management-Strategie und
Einbindung passender Methoden.
Pflichtenheft
Der AN hat ein Pflichtenheft zur Verfügung zu stellen. Das ist eine Dokumentation über die geplante Um-
setzung aller Anforderungen aus der Leistungsbeschreibung bis zur Bereitstellungserklärung der Abnahme-
fähigkeit (wie wird welche Anforderung wo im Fachverfahren umgesetzt). Anhand dieses Dokuments kann
der AG erkennen, ob eine Anforderung durch Standardfunktionalität oder durch Anpassung der Standard-
funktionalität oder durch Erweiterungsprogrammierung umgesetzt werden soll.
Fachliche Dokumentation
Folgende fachliche Dokumentationen müssen vom AN in elektronischer Form vorgelegt werden:
- Die Nutzungsdokumentationen müssen die grundlegenden Arbeitstechniken mit dem Gesamtsys-
tem vermitteln sowie eine Beschreibung aller implementierten Funktionen enthalten.
- Die Nutzungsdokumentationen müssen zielgruppenspezifisch (Antragstellende, Sachbearbeitende
LAF, Sachbearbeitende Dienststelle, fachlich Administrierende etc.) ausgeprägt sein und deren
Kenntnisse berücksichtigen.
- Bei Änderungen von Programmständen, die Auswirkungen auf die Bedienung des Gesamtsystems
haben, sind aktualisierte Versionen der Nutzungsdokumentationen in elektronischer Form (bspw.
PDF) zu übergeben.
- Für das Gesamtsystem und seine Systemkomponenten muss eine Dokumentation für die Fachad-
ministration zur Verfügung gestellt werden, die sämtliche vorgesehene Möglichkeiten der Bedien-
barkeit zur Parametrisierung und Konfiguration umfassend beschreibt (z. B. dem Einrichten von
Nutzenden, Vergabe von Nutzerrechten u.a.).
- Für das Gesamtsystem muss eine Dokumentation für die Fachadministration zur Verfügung gestellt
werden, die die durchgeführten Konfigurationen des Gesamtsystems vollständig beschreibt.
- Eine Dokumentation der Rollen- und Rechte
Technische Dokumentation
Der AN muss eine technische Dokumentation zur Verfügung stellen. Darin sind Angaben zur Installation/De-
installation, Betriebsumgebungen, Parametrisierung, Fehlerhandling und Konfiguration der Softwarelösung
vollständig zu beschreiben.
Die Technische Dokumentation umfasst insbesondere:
- Systemarchitektur inkl. Schaubild
- Entity Relationship Diagram (ER-Diagramm) der Datenbank, inkl. Beschreibung aller Datenbankob-
jekte (z. B. Tabellen, Felder, Indizes, Views, Constraints, etc.)
- Dokumentation aller angewendeten Testverfahren
- Dokumentation der Testergebnisse
- Betriebshandbuch/Wartungsdokumentation
- Dokumentation der Betriebsvoraussetzungen
- Installationsanleitungen
- Dokumentation der Kommunikationswege zwischen den einzelnen Systemkomponenten (z. B. Da-
tenbank, Client, Applikationsserver, Schnittstellen)
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- Dokumentation aller Schnittstellen zur Anbindung an externe Systeme
- Dokumentation der Schnittstellen zwischen den Systemkomponenten
- Dokumentation zur Datensicherung
Während der Projektumsetzung müssen verschiedene Konzepte durch den AN erarbeitet werden. Diese
werden durch den AG geprüft und freigegeben. Der AG legt nach Rücksprache mit dem AN fest, wann die
Konzepte bereitgestellt werden müssen. Zu den erforderlichen Konzepten zählen insbesondere:
- Test- und Qualitätssicherungskonzept
- Konzept Stammdatenmanagement
- Archivierungs- und Löschkonzept
- Datenmigrationskonzept
- Datensicherungskonzept
- Konzept Multi-Faktor-Authentifizierung
- Schulungsunterlagen
- Konzept zur fachlichen Pflege und Weiterentwicklung
- IT-Sicherheitskonzept
- Administrationshandbuch
Test- und Qualitätssicherungskonzept
Der AN liefert ein Konzept, in dem das Vorgehen zu Tests und zur Qualitätssicherung auf Grundlage der
diesbezüglichen Anforderungen in Kapitel 6.8 konkretisiert wird. Dabei hat der AN insbesondere zu be-
schreiben, durch welche Maßnahmen und Methoden die Erreichung der Qualitätsziele des Projektes im
Rahmen des Testmanagements unterstützt wird. Weitere für den AG wichtige Punkte sind hierbei die Er-
reichung und Kontrolle der Testabdeckung, die Verknüpfung zwischen Testfällen und Anforderungen und
wie der AN ihm die Nachvollziehbarkeit und Reproduzierbarkeit der AN-Testfälle ermöglicht.
Konzept Stammdatenmanagement
Auf der Grundlage des im Angebot enthaltenen Konzepts zum Stammdatenmanagement beschreibt der AN
detailliert die Umsetzung des Stammdatenmanagements unter Einhaltung der DSGVO und mit Once-Only-
Prinzip (Einmaleingabe-Mehrfachnutzung).
Ziel ist die Bereitstellung von benötigten Stammdaten in mindestens zwei Fachverfahren (Beihilfe und
Dienstreise) über das Stammdatenmanagement im HR-System. Weiterhin soll perspektivisch die Bereitstel-
lung für andere Systeme, wie z. B. Personalmanagement sichergestellt werden, so dass für diese keine Spei-
cherung der Stammdaten in deren eigenem System mehr notwendig ist.
Bestandteil des Konzepts ist die Beschreibung der technischen Lösung im Rahmen der Umsetzung von er-
forderlichen Schnittstellen sowie die Darstellung potentieller Schwierigkeiten, Risiken sowie mögliche Maß-
nahmen zur Reduzierung/Vermeidung von Risiken (sog. Mitigation).
Das Konzept zum Stammdatenmanagement bedarf der Freigabe durch den AG. Die Umsetzung wird ab-
schließend im Rahmen der Projektdurchführung zwischen AG und AN abgestimmt.
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Archivierungs- und Löschkonzept
Der AN legt ein Archivierungs- und Löschkonzept zur datenschutzkonformen Umsetzung der Fristen und
Regelungen, sowie zur Umsetzung des Rechts auf Löschung nach Aufforderung von Personalfällen (Umset-
zung des Rechts auf Löschung nach Aufforderung durch Betroffene nach DSGVO) und der begründeten Aus-
setzung von Lösungen (zum Beispiel bei Rechtsverfahren) vor.
Umsetzungskonzept Rechte und Rollen
Der AN legt ein datenschutzkonformes Umsetzungskonzept der Rechte und Rollen vor, welches sowohl
funktionale Zugriffsbeschränkungen als auch Datenzugriffsbeschränkungen der Nutzenden (Siehe SA01.13
in Kapitel 5.3.1) abbildet.
Datenmigrationskonzept
Der AN muss ein Datenmigrationskonzept erstellen, in dem er ausgehend vom Datenschema (siehe Anlage
5.3) detailliert die Migrationsstrategie, das Vorgehen der Datenmigration, die technische Lösung zur Auto-
matisierung der Migration sowie die Art und Weise der Durchführung von Datenkorrekturen beschreibt.
Zudem sind im Migrationskonzept potenzielle Schwierigkeiten, Risiken sowie mögliche Maßnahmen zur Re-
duzierung/Vermeidung von Risiken (sog. Mitigations) darzustellen. Die Strategie wird abschließend im Rah-
men der Projektdurchführung zwischen AG und AN abgestimmt.
Konzept Multi-Faktor-Authentifizierung
Der AN legt zur Umsetzung der Multi-Faktor- Authentifizierung (MFA) ein geeignetes Umsetzungskonzept
vor. Daraus muss die technische Umsetzung der diesbezüglichen fachlichen und datenschutzrechtlichen
Vorgaben in vollem Umfang technisch unterstützt werden
Insbesondere müssen im Konzept folgende Punkte der Multi-Faktor-Authentisierung berücksichtigt und
dargestellt werden:
- Registrierung der Nutzenden an der KP
- Anmeldung der Nutzenden an der KP und HR-System
- Kritische Transaktionen, bei denen eine Wiederholung der Authentisierung notwendig ist.
- Angaben zu den konkreten Faktoren
- Angaben zur Benutzerintegration, Richtlinien und Verwaltung aus MFA Sicht
• Es sind Angaben zum Nutzermanagement zu machen, wie einzelne oder mehreren neue
Benutzer MFA Funktionalität zugänglich gemacht werden soll.
• Wie Richtlinien zu verwalten sind.
• Wie die von AG ausgewählten Faktoren zu verwenden sind und auf welche Weise Benut-
zergruppen authentifiziert werden sollen. Dabei sind mindestens die Nutzergruppe der in-
ternen Sachbearbeitung (Nutzende des HR-Systems ), die Nutzergruppe der Endnutzer der
KP (Bedienstete und Pensionäre/Pensionärinnen), sowie die Nutzergruppe der fachlichen
und technischen Administration (sowohl HR-System als auch KP) zu unterscheiden.
- Angaben zur Sicherheit des Übertragungsweges der Authentifizierungsfaktoren
- Angaben zur Anpassungsfähigkeit: Es muss beschrieben werden, mit welcher MFA Methode welche
Stufen von Sicherheitsanforderungen abgedeckt werden kann und wie die angebotene MFA-
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Lösung angepasst werden kann, um den sehr hohen Sicherheitsanforderungen an das HR-System
und deren Betriebsumgebung gerecht zu werden.
- Angaben zur Benutzerfreundlichkeit bei der Administration der MFA-Lösung
• Der AG muss darstellen, wie die angebotene MFA-Lösung durch den Endnutzer zu verwen-
den ist.
- Hier wird, neben der Bestätigung der Einhaltung, insbesondere die Darstellung erwartet, wie die
EU Norm zur Barrierefreiheit (EN 301 549), und darin speziell die Nutzung der vorgesehenen Au-
thentifizierungswerkzeuge für gehandicapte Nutzer. Integration in die KP und das MV-IDM
• Der AN muss darstellen wie die Integration in die Kommunikationsplattform (KP) und das
MV-Identity Management (IDM) erfolgen kann.
Schulungsunterlagen
Der AN erstellt folgende Schulungsunterlagen:
- für die Schulung der zentralen Fachadministration
- für die Schulung der Systemadministratoren
- für die Schulung der Multiplikatoren (auf Abruf)
- für die Mitarbeiterschulung LAF (auf Abruf)
- für die Schulung der Führungskräfte
- für die Schulung der Nutzenden in den Dienststellen
- für die Schulung der Anwendungsbetreuung in den Dienststellen
- für die Basisschulung
- für die Nutzung der KP durch die Nutzenden
- für die Schulung der Mitarbeitenden, die das BI-Tool als Designer nutzen
- für die Schulung der Mitarbeitenden, die das BI-Tool als Produzenten nutzen
Die Schulungsunterlagen werden in elektronischer Form zur Verfügung gestellt und sind in deutscher Spra-
che verfasst. Sie sind selbsterklärend und als Nachschlagewerk geeignet (Umfassende Anforderungen zum
Schulungskonzept befinden sich in Kapitel 5.7.3).
Konzept zur fachlichen Pflege und Weiterentwicklung
Der AN legt ein Konzept vor, in dem er erläutert, wie er die Weiterentwicklung der fachlichen Regelwerke
und Vorschriften in Zukunft gestalten will. Die fachlichen Regelwerke und Vorschriften entwickeln sich z. B.
durch Verordnungen, Gesetzesänderungen, Einigungen der Tarifvertragsparteien etc. stetig weiter. Der AN
stellt im Konzept zur fachlichen Pflege und Weiterentwicklung dar, auf welche Weise die entsprechende
Verantwortung für die laufende Anpassung des Gesamtsystems im Hinblick auf veränderte Rechtslagen
durch ihn wahrgenommen werden soll. Er erläutert die bereits vorhandene Bezüge-Expertise und die Ver-
fügbarkeit der entsprechenden Infrastruktur (Aufbauorganisation des AN im Bereich Pflege und Weiterent-
wicklung, technische Tools etc.) und erklärt die Wertschöpfungskette beginnend bei der Änderung der Re-
gelwerke und Vorschriften bis hin zur Realisierung im HR-System.
IT-Sicherheitskonzept
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Der AN muss die Erstellung und regelmäßige Prüfung eines IT Sicherheitskonzepts durch den AG vollumfas-
send unterstützen.
Datensicherungskonzept
Der AN legt ein Konzept vor, in dem er erläutert durch welche Maßnahmen IT-Systeme und Daten vor ver-
sehentlichem Verlust geschützt werden und wie im Verlustfall Daten schnell rekonstruiert werden können.
Es ist vor allem die Art der Datensicherung (Vollsicherung, Inkrementell oder Differenziell) und den zuge-
hörigen Einflussfaktoren zu beschreiben.
Administrationshandbuch
Der AN legt ein Administrationshandbuch vor, in dem beschrieben ist, welche Administrationsfunktionen
bereitgestellt werden. Insbesondere sind hier Aufgaben und Rollen, das Berechtigungskonzept, die Benut-
zerverwaltung, sowie die Administration von Gruppen und Postkörben zu berücksichtigen.
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8 Anlagen
Das Anlagenverzeichnis gibt einen Gesamtüberblick über die weiterführenden Dokumente auf die in dieser
Leistungsbeschreibung und den jeweiligen Anlagen verwiesen wird. In den Anlagen zu den allgemeinen
Schnittstellenbeschreibungen wird zum Teil auf die jeweils folgenden Anlagen verwiesen. Diese stehen
ebenfalls zur Ansicht zur Verfügung.
1 Anlagen zur Ausgangssituation, allgemeinen Systembeschreibung und Angebotsinhalten
1.1 Anlage: Dienststellen
1.2 Anlage: OrgPlan – Mitarbeiter (Stand 16.02.2014)
1.3 Anlage ANG 2a EVB-IT Systemvertrag (Variante on Premise)
1.4 Anlage ANG 2b EVB-IT Systemvertrag (Variante SaaS)
1.5 Anlage: EVB-IT System-AGB
2 Anlagen Kommunikationsplattform
2.1 Anlage: Anbindung von Onlinediensten und Fachverfahren an die MV-Serviceplattform V1.0
2.2 Anlage: Standardkonfiguration
2.3 Anlage: Dokumentenstatus_Aktionen
2.4 Anlage: Wissensdatenbank
3 Anlagen Bezügebearbeitung
3.1 Anlage: Personalfallstatus
3.2 Anlage: Personenkreise
3.3 Anlage: weitere Bezügebestandteile
3.4 Anlage: Liste Auswertungen_Dokumente_Protokolle
3.5 Anlage: Suteda_Datei
3.6 Anlage: Datensatzaufbau_Bezüge_Bestandsverfahren
3.7 Anlage: Musterpfändungsblatt
3.8 Anlage: Widerspruchsprozess
3.9 Anlage: Laufweg Widerspruch
3.10 Anlage: Rückforderungsprozess_BE_VE_AG
3.11 Anlage: Rückforderungsprozess_EG
3.12 Anlage: gesetzl. Aufbewahrungsfristen
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4 Anlagen Schnittstellen
4.1 Anlage: Schnittstellen_Meldeverfahren_Übersicht
4.2 Anlage: Standards
4.3 Anlage: ST01.02_Profiskal
4.4 Anlage: ST01.03_PPM
4.5 Anlage: ST01.04_Druck/Kuvertierung
4.6 Anlage: ST01.05_Signatur
4.7 Anlage: ST01.06_OCR/ICR
4.8 Anlage: ST01.08_Kommunikationsplattform
4.9 Anlage: ST01.14_BIC_SCL
4.10 Anlage: ST01.16_KIDICAP-TMS
4.11 Anlage: ST01.22_PAJA
4.12 Anlage: ST01.23_PAMA
4.13 Anlage: ST01.24_PKH
4.14 Anlage: ST01.25_Professorenauswertung
4.15 Anlage: ST01.49_TRE-SOR
4.16 Anlage ST01.50_beBPo
4.17 Anlage: PKH_für Tarifmatrix_Aufbau
5 Anlagen nichtfunktionale Anforderungen
5.1 Anlage: Geschlechtergerechte Sprache
5.2 Anlage: Performanz Anforderungen und Messung Produktlieferant
5.3 Anlage: Auszug aus Passwortrichtlinie
5.4 Anlage: SDM_Protokollieren
5.5 Anlage: Usability_Teststellung nach ISO 9241-114
5.6 Anlage: Stammdaten
5.7 Anlage: Metadaten
5.8 Anlage: Prüfkriterien Mandantenfähigkeit
5.9 Anlage: Verfahrensrichtlinie IT-Verfahren
5.10 Anlage: Kriterienkatalog Barrierefreiheit
5.11 Anlage: Multi-Faktor-Authentisierung und Single-Sign-On
5.12 Anlage: Governance-Richtlinien LEON MV
5.13 Anlage: Excelerate Informationen zum Tool